handleiding PROJECTAANVRAGEN KMO-PORTEFEUILLE PROJECTEN MOETEN ALTIJD UITERLIJK 14 KALENDERDAGEN NA START VAN HET PROJECT INGEDIEND ZIJN!! Zorg eerst dat u toegang hebt tot uw kmo-portefeuille via de registratieprocedure. Zie hiervoor onze handleiding registratieprocedure kmo-portefeuille. Ga naar de website www.kmoportefeuille.be Klik op de knop Login kmo-portefeuille Maak een keuze hoe u zich wil aanmelden: ofwel met uw elektronische identiteitskaart (e-id) ofwel met uw federaal token meer info over de aanmeldingsprocedure kan u vinden in onze handleiding registratieprocedure kmo-portefeuille Vink uw onderneming aan onder Kies een onderneming en klik op Aanmelden
XXXXXX U zal zien dat naast uw eigen naam ook de firmanaam verschijnt. Het is mogelijk dat u hierna een aantal firmagegevens moet aanvullen, bvb. het omzetcijfer van het gevraagde boekjaar of het rekeningnummer van de firma. Bevestig de grootte van uw onderneming en klik op Bevestig OPGELET, u moet hier zelf bepalen of uw onderneming al dan niet onder de EUdefinitie van KMO-bedrijf valt. Hiervoor dient u rekening te houden met eventuele partner-ondernemingen! Klik op de link EU-definitie voor meer uitleg. Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 2 van 10
U komt terecht op Mijn ondernemingsfoto. Hier ziet u een overzicht van alle lopende dossiers van uw onderneming van de diverse Vlaamse steunmaatregelen. Klik op de link kmo-portefeuille. Indien er lopende projecten zijn, kan u op het project klikken voor verdere details. U ziet nu uw portefeuille status, waarop u kan zien hoeveel subsidiebedrag er nog in uw portefeuille rest per pijler. Klik op de groene balk Ga verder Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 3 van 10
U ziet een overzicht van de projecten in uw portefeuille. Controleer of het mailadres nog steeds correct is, want alle verdere correspondentie vanuit de kmo-portefeuille zal naar dit mailadres gestuurd worden! Klik op het grijze blakje Klik hier voor een nieuw project. Het mailadres kan u wijzigen. Klik rechtsbovenaan op Mijn profiel en vervolgens kies je voor De ondernemingsgegevens wijzigen. Hier kan u een mailadres opgeven. Sluit alle schermen van de kmo-portefeuille en meld u opnieuw aan. Vul de NACE-code van uw onderneming in en klik op Ga verder U kan de NACE-code van uw onderneming eventueel opzoeken via de KBO: http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 4 van 10
Kies de pijler waarvoor u een subsidie-aanvraag wil indienen, bvb. opleiding. U moet ook het domein kiezen. Bij de pijler opleiding is dit meestal algemeen domein. Klik vervolgens op Ga verder. Geef het erkenningsnummer in van de dienstverlener. Opgelet, bij een dienstverlening voor opleiding is dit telkens DV.Oxxxxxx (met hoofdletter O). Onze erkenningsnummers: o Confederatie Bouw West-Vlaanderen = DV.O105687 o Confederatie Bouw Oost-Vlaanderen = DV.O106694 o Confederatie Bouw Waasland = DV.O105577 U vraagt de steun aan met het erkenningsnummer van de regio waar u gevestigd bent. Bent u gevestigd in een andere provincie dan Oost- of West-Vlaanderen dan vraagt u de steun aan in de regio waar u inschrijft. Als u het erkenningsnummer niet kent, dan kan u op de knop Zoek het erkenningsnummer van uw dienstverlener klikken (of vraag het op bij uw dienstverlener). Klik vervolgens op Ga verder Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 5 van 10
U krijgt de gegevens van de dienstverlener te zien. Klik op de knop Ga verder U moet nu alle essentiële gegevens van de overeenkomst invullen: Zijn de prestaties gestart voor 14 kalenderdagen terug? Datum overeenkomst (bij opleiding is dit de inschrijvingsdatum) Bedrag overeenkomst (altijd excl. BTW) Voorziene aantal uren (bij opleiding is dit het totaal aantal opleidingsuren, van alle deelnemers samen) Titel project (bij opleiding is dit de titel van de opleiding + datum/data opleiding) Vakgebied (kies één van de vakgebieden uit het lijstje) Klik vervolgens op de knop Ga verder Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 6 van 10
Geef het aantal werkenden van uw onderneming in die de opleiding zullen volgen. Geef tevens de naam en voornaam van deze personen in. Klik vervolgens op Ga verder. Werkenden in de onderneming = werkende die aan één van volgende beschrijvingen voldoet: o de bij arbeidsovereenkomst tewerkgestelde persoon die zijn activiteit binnen een in het Vlaamse Gewest gelegen exploitatiezetel van een onderneming uitoefent en die ingeschreven is bij de RSZ (geen jobstudenten); o de persoon die voornamelijk als zaakvoerder of actieve vennoot aangesloten is bij het RSVZ of bij een Sociale Verzekeringskas voor Zelfstandigen; o de natuurlijke persoon die koopman is of een zelfstandig vrij beroep uitoefent; o de helper van een zelfstandige die onderworpen is aan het sociaal statuut; o de meewerkende echtgenoot/echtgenote of wettelijk samenwonende partner (die onderworpen is aan het sociaal statuut der zelfstandigen) Het maximum toegelaten projectbedrag wordt getoond. Dit bedrag kan eventueel automatisch verlaagd zijn t.o.v. het bedrag van uw overeenkomst, bvb. omdat het maximaal jaarlijks budget bereikt is of door de beperking van maximaal 90 EUR per uur. Bevestig via de knop Ga verder. Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 7 van 10
U krijgt een overzicht van de bijzonderste projectgegevens. Controleer alles nog even en klik dan op de knop Akkoord. U moet een verklaring op eer bevestigen. Onderaan de verklaring vinkt u aan dat u akkoord gaat en klik vervolgens op de knop Akkoord. Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 8 van 10
Op het scherm verschijnt een bevestiging van het ingediende project, met vermelding van het projectnummer. Klik op Terug naar overzicht In het overzicht ziet u nu het nieuwe project staan, met vermelding Aangevraagd. Via de link detail kan u de projectgevens nog eens opvragen en desgewenst afdrukken. Het is nu aan de dienstverlener op de projectaanvraag goed te keuren. Van zodra de dienstverlener het project goedkeurt, wordt u hiervan op de hoogte gebracht via mail. In deze mail staan dan de stortingsgegevens vermeld. De storting aan Sodexho moet zeker binnen de 30 dagen correct uitgevoerd worden (gebruik zeker de juiste gestructureerde mededeling). Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 9 van 10
U kan ook de stortingsgevens opvragen via uw kmo-portefeuille. Van zodra het project door dienstverlener is goedgekeurd, wijzigt de status van het project in Bevestigd. Klik naast het project op de link storten om de stortingsgegevens op te vragen. Na ontvangst van uw storting aan Sodexho zal u opnieuw via mail een bevestiging hiervan ontvangen. Vanaf dan kan u de factuur van de dienstverlener betalen. Hiervoor moet u opnieuw inloggen in de kmo-portefeuille om daar de betaling door te voeren. Meer info hierover kan u vinden in onze handleiding Betaling via kmo-portefeuille. Meer info of hulp nodig? Neem dan contact op met onze medewerkers. Wij helpen u graag verder bij de indiening van uw subsidieprojecten. WEST-VLAANDEREN Hanna Vanlancker T 056 26 81 48 hanna.vanlancker@confederatiebouw.be Gerd Decoene T 056 26 81 41 gerd.decoene@confederatiebouw.be OOST-VLAANDEREN Eveline Van Assche T 09 244 45 00 eveline.vanassche@confederatiebouw.be WAASLAND Kaat Van Remoortere T 03 760 18 82 kaat.vanremoortere@confederatiebouw.be Projectaanvragen kmo-portefeuille Pagina 10 van 10