Draaiboek Juridische Materies Inhoudstafel: 1. Vereniging zonder winst - Het begrip geen winstoogmerk - Het begrip handelsdaden 2. De 6 % bijdrage 3. Werken met zorgbedrijven als tussenschakel 4. Openen van een rekening als lokaal voedselteam 5. Juridische aansprakelijkheid van de verantwoordelijken 1
I.Vereniging zonder winst: wat betekent dit 1. Het begrip geen winstoogmerk : Het niet-winstgevende oogmerk van een vzw wordt volgens de heersende opvatting ter zake bepaald als het niet-verdelen van de eventuele inkomsten onder de leden, doch wel het besteden ervan aan de verdere realisatie van het doel van de vereniging. (met leden bedoeld men de werkende leden, dus de leden van de Algemene Vergadering) 2. Handelsdaden Een vzw mag inkomsten hebben, mag winst maken en mag zelfs beperkte handelsdaden stellen. Deze daden van koophandel mogen echter geen winstoogmerk beogen, dit betekent dat zodra een vzw als hoofdbezigheid daden van koophandel stelt, die haarzelf en haar leden winst verschaffen, men niet meer kan spreken van een vzw. Wat mag wel: - bijkomende winstgevende activiteiten, maar dan moeten die werkelijk bijkomstig zijn en niet de hoofdactiviteit uitmaken - de winsten die deze activiteiten opleveren, moeten geheel worden besteed aan de realisatie van het onbaatzuchtig doel dat het voorwerp van de vzw uitmaakt. Voedselteams vzw: - wij verkopen zelf niets, ons doel is voedselteams opstarten en ervoor zorgen dat we producenten vinden die aan deze teams kunnen leveren. Voedselteams vzw stelt dus zelf geen handelsdaden - wel vragen wij aan onze leden, zowel consumenten als producenten, een ledenbijdrage. Dit is wettelijk volledig in orde. - Sommige jaren eindigen wij met een positief saldo, dit wordt steeds geinvesteerd in de werking van de vzw. Er wordt geen geld verdeeld onder de werkende leden van de vzw. 2. De 6 % bijdrage Voedselteams vzw beschouwt de producenten waar zij mee samenwerkt als leden. Deze producenten leveren aan de voedselteams en zij betalen 6% op hun omzet aan de vzw als ledenbijdrage. Deze regeling wordt afgesproken bij het begin van de samenwerking tussen Voedselteams vzw en de betrokken producenten. Op welk bedrag wordt de 6% berekend? De 6% moet altijd berekend worden op het totaalbedrag zonder BTW en leeggoed. Via de webwinkel wordt dit automatisch berekend. 2
3. Werken met arbeidszorgbedrijven als tussenschakel Er zijn 2 mogelijkheden: 1. De tussenschakel, bv een arbeidszorgbedrijf, levert diensten aan producenten. Dit betekent dat het arbeidszorgbedrijf geen producten aankoopt van de producenten maar enkel bv. instaat voor het transport en de verdeling. In ruil betalen de producenten bv. 20% op hun omzet aan hen.. Dit maakt het mogelijk om producenten die in het forfaitair belastingssysteem zitten, ook deel te laten nemen. De meeste fruitboeren werken met een forfaitair systeem, dit betekent dat zij enkel mogen verkopen aan eindverbruikers (particulieren, producentencoöperatieven) en niet voor doorverkoop (bv. fruitsap voor verkoop in cafés) De 6% bijdrage kan in dit geval ofwel door de tussenschakel worden betaald die dit terug verrekend aan de producenten of door de individuele producenten. (ipv 20% op de omzet zou het arbeidszorgbedrijf 26% kunnen vragen aan de producenten waarvan dan 6% aan Voedselteams wordt betaald) 2. De tussenschakel, bv een arbeidszorgbedrijf zoals Biobello, koopt de producten bij de producenten, stelt zelf pakketten samen en zorgt ook voor de distributie. Dit kan echter enkel als deze producenten in het BTW stelsel zit. Biobello maakt in dit geval ook de facturen, de 6 % bijdrage wordt afgehouden van deze factuur en doorgestort aan Voedselteams vzw.. 4.Openen van een rekening als voedselteam. Een nieuw voedselteam moet een rekening openen. De banken hebben hiervoor sinds kort nieuwe reglementen voor. Het voedselteam, maw de financieel verantwoordelijke, moet een rekening openen als feitelijke vereniging. Hiervoor krijgen ze de nodige documenten van de bank. Via de regioverantwoordelijke krijgen de financieel verantwoordelijken een handleiding voor het openen van een rekening. Er moeten minstens 2 personen tekenen. Het voedselteam moet geen eigen statuten opmaken, ze kunnen de statuten van Voedselteams vzw gebruiken. Wat moeten ze doen: - bij een bank een rekening openen als feitelijke vereniging - in het bezit zijn van de statuten van de vzw (de RV bezorgt hen deze kopies) - de documenten invullen en ondertekenen met min. 2 personen - de vragenlijst opsturen naar de zetel van Voedselteams vzw 3
- de coördinator vult de documenten verder aan (verklaring dat het voedselteam wel degelijk onder de statuten van de overkoepelende vzw valt) ondertekent en stuurt de documenten terug - deze documenten aan de bank bezorgen - aan alle leden van het voedselteam het rekeningnummer bezorgen Met Voedselteams promoten we het ethisch bankieren en vinden we Triodos op dat vlak veruit de interessantste bank. Tot voor kort was het niet gemakkelijk om er een zichtrekening te openen en ze via internet te beheren. Daar kwam recent echter verandering in. Lokale teams kunnen nu een zichtrekening openen als feitelijke vereniging. De financieel verantwoordelijken kunnen contact nemen met een Triodos adviseur voor exacte informatie over de diensten die zij verbinden aan een rekening: bellen naar de dienst info en advies via 02/548 28 51 (Nadia Wera of Jo Props) Het openen van een rekening gebeurt via (post-)correspondentie met hun hoofdkantoor. Meer info op www.triodos.be De digipas voor het internet bankieren wordt gratis geleverd. 5. Juridische aansprakelijkheid van de verantwoordelijken Kan een contactpersoon, een financieel verantwoordelijke of een depothouder van een voedselteam aansprakelijk gesteld worden indien er wanbetalers in het team zijn? Dat kan, maar het kan voorkomen worden, een woordje uitleg : Indien de producent geen facturen of bestelbonnen maakt: Een producent is niet verplicht een factuur te maken : verkoop via Voedselteams wordt gelijkgesteld met rechtstreekse verkoop. Boekhoudkundig volstaat het dat de ontvangen bedragen genoteerd worden in het dagontvangstenboek. Indien er geen bestelbon ondertekend wordt, of geen factuur gemaakt wordt dan is er geen bewijs van levering en kan niemand verantwoordelijk gesteld worden voor de betaling. De producent neemt op die manier een risico bij wanbetaling. De producent maakt facturen of bestelbonnen : Een bestelbon die,door diegene aan wie geleverd werd, is ondertekend, is een bewijs dat er geleverd werd. Een factuur die niet geprotesteerd wordt eveneens. Indien producenten een factuur of een bestelbon maken, dan maken ze die voor een voedselteam als geheel en niet per klant. De verantwoordelijkheid ligt dan bij diegenen die de bon getekend heeft of de factuur ontvangen heeft: in een voedselteams kan dit de depothouder, de contactpersoon of de financieel verantwoordelijke zijn. In geval van feitelijke vereniging, zoals een voedselteam, is de privé persoon verantwoordelijk voor de betaling van de hele levering, tenzij anders vermeld in het huishoudelijk reglement. Een voedselteam heeft geen echt huishoudelijk reglement, alhoewel we de afsprakenlijsten hiermee zouden kunnen gelijkstellen. Om alle problemen te vermijden volstaat het om door elk van de gezinnen die deel uitmaken van het team een overeenkomst te laten tekenen die de verantwoordelijken ontslaat van enige financiële verantwoordelijkheid voor de producten die voor anderen geleverd werden. Op de volgende blz. is een voorbeeld van zo'n overeenkomst. Ze kan apart door iedereen getekend worden (iedereen één exemplaar) of iedereen kan tekenen op hetzelfde blad. Het is zaak om ook nieuwe mensen die aansluiten bij het team, de overeenkomst te laten tekenen. 4
Document i.v.m. de juridische aansprakelijkheid van diegenen die een taak opnemen in een Voedselteam Ondergetekenden, allen lid van het voedselteam van.. verklaren hierbij dat : - de verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke. zich beperkt tot het beheer van de financies van het voedselteam als een goed huisvader/huismoeder en tot het doorstorten van de hem of haar toevertrouwde bedragen aan de producenten-leveranciers, aan de vzw Voedselteams en aan diegenen die kosten gemaakt hebben voor het team. - de verantwoordelijkheid van de bestelverantwoordelijke. zich beperkt tot het invoeren van de leden in de webwinkel - de verantwoordelijkheid van de depothouder :.. zich beperkt tot het ter beschikking stellen van de ruimte voor het depot. Elk lid van het voedselteam blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de goederen die in zijn of haar naam besteld werden. De drie hierboven genoemde verantwoordelijken worden ontheven van financiële aansprakelijkheid ten aanzien van de leveranciers van het voedselteam voor goederen die niet voor henzelf besteld werden en die niet betaald werden door diegene die ze besteld heeft. Zij engageren zich wel om actief mee te zoeken naar een oplossing indien er wanbetalers zijn in het team. Plaats :...datum... Naam Handtekening 5