BESTEK: DATACENTER MANAGEMENT TOOL

BESTEK: DATACENTER MANAGEMENT TOOL Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 06 september 2010 om 10 u. Indiening van offertes uitsluitend bij de: Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 BRUSSEL Pagina 1

BESTEK:... 1 DATACENTER MANAGEMENT TOOL... 1 DEEL A: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN CONTRACTUELE ASPECTEN VAN DE... 5 1 IDENTIFICATIE VAN DE OPDRACHT... 5 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID.... 5 1.2 CONTROLE EN SUPERVISIE OVER DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT.... 5 1.3 AARD VAN DE OPDRACHT... 5 1.4 GUNNINGSWIJZE.... 5 1.5 VOORWERP VAN DE OPDRACHT... 5 1.6 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT... 6 1.7 OPZEGGING... 6 1.8 AANVRAAG VAN INFORMATIE... 6 1.9 DEMONSTRATIE TER PLAATSE EN PRESENTATIE VAN DE TOOL... 7 1.10 OP DE OPDRACHT VAN TOEPASSING ZIJNDE BEPALINGEN... 8 1.10.1 Wetgeving... 8 1.10.2 Specifieke documenten van de opdracht... 8 2 OFFERTES... 9 2.1 ALGEMEEN... 9 2.2 GELDIGHEIDSDUUR VAN DE OFFERTES... 9 2.3 VARIANTEN/ALTERNATIEVEN... 9 2.4 OPTIES... 9 2.5 PRESENTATIE VAN DE OFFERTE... 9 2.5.1 Presentatie en structuur van de offerte... 9 2.5.2 Taal van de offerte en aantal exemplaren... 11 2.5.3 Gevolmachtigden... 11 2.6 INDIENING VAN DE OFFERTES.... 11 2.6.1 Elektronisch verstuurde offertes... 11 2.6.2 Niet elektronisch verstuurde offertes... 12 2.6.3 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte... 12 2.7 OPENING VAN DE OFFERTES... 13 FOD FINANCIËN... 13 3 PRIJS VAN DE OPDRACHT.... 13 3.1 ALGEMEEN... 13 3.2 MUNTEENHEID... 13 3.3 PRIJSHERZIENING... 13 VOOR DE LEVERINGEN IS PRIJSHERZIENING NIET TOEGESTAAN.... 13 VOOR DE DIENSTEN IS PRIJSHERZIENING WEL MOGELIJK... 13 P = HERZIENE PRIJS... 14 4 PROCEDURE VOOR TOEWIJZING VAN DE OPDRACHT... 15 4.1 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA... 15 4.1.1 Criteria van uitsluiting... 15 ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING... 15 EERSTE UITSLUITINGSCRITERIUM... 16 TWEEDE UITSLUITINGSCRITERIUM... 17 Pagina 2

DERDE UITSLUITINGSCRITERIUM... 17 VIERDE UITSLUITINGSCRITERIUM... 17 VIJFDE UITSLUITINGSCRITERIUM... 18 4.1.2 Criterium van economische en financiële draagkracht... 18 4.1.3 Criterium van technische bekwaamheid... 19 4.2 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 19 4.3 GUNNINGSCRITERIA... 19 DEEL B: CLAUSULES BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT... 21 5 KENNISGEVING VAN DE GUNNING VAN DE OPDRACHT... 21 6 TERMIJNEN... 22 7 PERSONEEL VAN DE OPDRACHTNEMER... 22 8 BORG... 22 9 UITVOERING VAN DE OPDRACHT... 24 9.1 OPVOLGING VAN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT... 24 9.1.1 Stuurgroep (Steering Committee)... 24 9.1.2 Verslaglegging... 24 9.1.3 Opstartvergadering... 24 9.2 DUUR VAN DE PRESTATIES... 24 9.3 VERTROUWELIJKHEID... 24 9.4 ONDERAANNEMERS... 25 9.5 LEVERING EN INSTALLATIE... 25 10 OPLEVERING... 25 10.1 VOORLOPIGE OPLEVERING... 25 10.2 DEFINITIEVE OPLEVERING - GARANTIE... 26 11 FACTURERING EN BETALING... 26 12 GESCHILLEN: VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE... 27 DEEL C: TECHNISCHE BEPALINGEN... 28 13 DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT... 28 14 TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE OMGEVING... 28 15 BESCHRIJVING VAN HET VERZOEK... 28 15.1 HUIDIGE SITUATIE EN WERKWIJZE... 29 15.1.1 Beheer CI s (CI = configuration item)... 29 15.1.2 Beheer grondplannen... 30 15.2 DATACENTER TOOL... 30 15.2.1 Beheer en gebruik van grondplannen... 31 15.2.2 Opstellen van de grondplannen & indeling... 31 15.2.3 Beheer van CI s... 32 15.2.4 Workflow en templates... 34 15.2.5 Integratie met de CMDB... 34 15.2.6 Rapporterings- en zoekmogelijkheden... 35 15.2.7 Toegankelijkheid van de informatie... 36 15.2.8 Performantie... 36 15.2.9 Back-up en restore... 36 15.2.10 Aanpasbaarheid van de tool... 37 Pagina 3

15.2.11 Gebruikersbeheer... 37 15.2.12 Licenties... 37 15.2.13 Taal... 37 15.3 INSTALLATIE-, MIGRATIE-, CONFIGURATIE- EN INBEDRIJFSTELLINGSDIENSTEN... 38 15.4 OPLEIDINGEN... 39 15.5 ASSISTENTIE... 39 15.6 ONDERHOUD VAN DE SOFTWARE... 39 15.7 SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)... 39 16 BIJLAGEN... 40 16.1 BIJLAGE A: ADMINISTRATIEVE ASPECTEN... 40 16.1.1 Voorwerp van de inschrijving... 40 16.1.2 Identificatie van de inschrijver... 40 16.1.3 Geldigheidsduur van de inschrijving... 41 16.2 BIJLAGE B: PRESENTATIE VAN DE PRIJZEN... 43 16.3 BIJLAGE C: PRESENTATIE VAN REFERENTIES... 44 16.4 BIJLAGE D: MODEL VOOR DE CV S VAN DE MEDEWERKERS DIE AAN HET PROJECT WORDEN TOEGEWEZEN46 16.5 BIJLAGE E: MODEL VOOR TE STELLEN VRAGEN... 49 16.6 BIJLAGE F: HUIDIGE GRONDPLANNEN... 50 16.7 BIJLAGE G: VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE... 53 Pagina 4

DEEL A: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN CONTRACTUELE ASPECTEN VAN DE OPDRACHT 1 Identificatie van de opdracht 1.1 Aanbestedende overheid. Aanbestedende overheid: De Belgische staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën 1.2 Controle en supervisie over de uitvoering van de opdracht. Leidende dienst: FOD Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33, bus 95 1030 BRUSSEL Leidend ambtenaar: Louis Collet, Directeur van de stafdienst ICT Contactpersonen: Koen Van Hoeck, informaticus-projectleider e-mail: koen.vanhoeck@minfin.fed.be Tel.: 0257/67274 Frank Baelus, eerste attaché van financiën e-mail: frank.baelus@minfin.fed.be Tel.: 0257/62501 De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de uitvoering van onderhavige opdracht. 1.3 Aard van de opdracht. Opdracht van leveringen (tegen globale prijs). 1.4 Gunningswijze. Algemene offerteaanvraag met bekendmaking op Europees niveau (artikel, 53 3, 3 Koninklijk Besluit van 8 januari 1996). 1.5 Voorwerp van de opdracht. De FOD Financiën beschikt over 2 datacenters, een productiesite (CR1, CR2, CR3, CR4, Data 1, Data 2) en een disaster recovery site. waarvan alle systemen (CR5), samen met hun karakteristieken stelselmatig geïnventariseerd worden in de CMDB. Het beheer van de grondplannen gebeurt met MS Visio. Computer Room Oppervlakte CR1 410 m² CR2 390 m² CR3 365 m² CR4 320 m² Data 1 105 m² Pagina 5

Data 2 55 m² CR5 350 m² FOD Financiën wenst deze situatie te optimaliseren door de aanschaf van een tool waarmee het beheer van de grondplannen, het inventariseren van de systemen met elkaar geïntegreerd kunnen worden. Een ander belangrijke doelstelling van deze opdracht is een beter beheer van de aspecten omtrent koeling en elektriciteit. Deze opdracht omvat de levering van de nodige licenties voor de aangeboden software de installatie en configuratie van de aangeboden software de migratie van de reeds aanwezige gegevens in de CMDB en op de Visioplannen naar de voorgestelde oplossing; de maintenance voor de volledige duurtijd van de opdracht; de opleidingen voor de beheerders van de tool; abonnement op bibliotheek met iconen en technische specificaties het projectbeheer. 1.6 Looptijd van de opdracht De opdracht vangt aan op de dag na bekendmaking van de toewijzing van onderhavige opdracht. De maximale looptijd voor de implementatie van het systeem is vastgesteld op zes (6) maanden te tellen vanaf de aanvangsdatum van de opdracht. Het onderhoud van de licenties begint te lopen vanaf de definitieve oplevering, na de garantieperiode. Het licentiecontract en het abonnement zijn voorzien voor een periode van 5 jaar, na de implementatie, en kunnen vervolgens tweemaal voor één jaar worden vernieuwd aan dezelfde voorwaarden als de initiële periode. 1.7 Opzegging Onder voorbehoud van eventuele maatregelen van ambtswege, kan de opdracht op elk moment met vol recht door de aanbestedende overheid worden opgezegd middels een opzeggingstermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen via een aangetekend schrijven. 1.8 Aanvraag van informatie Gelet op de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten een enige informatiesessie te organiseren ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Datum: 10 augustus 2010 om 10 u. Plaats: FOD Financiën, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel, North Galaxy, paviljoen C, 5de verdieping, Zaal Mandarin Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 04 augustus 2009 werden ingediend via het document in bijlage E. Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheet-bestand als bijlage, op het adres tender.datacenterbeheer@minfin.fed.be. Pagina 6

Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang van de taal). Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich vooraf bekend te maken met een e-mail aan tender.datacenterbeheer@minfin.fed.be adres en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen in het bestek onvolkomenheden, onduidelijkheden enz. opmerken, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie. Evenzo, indien ze opmerken dat de aanbestedende overheid bepaalde kenmerken, bestanddelen of functies heeft vergeten die onontbeerlijk zijn of die de werking of de doeltreffendheid van het systeem gunstig zouden kunnen beïnvloeden, worden ze ertoe aangezet, zulks vóór de infosessie te laten weten volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De aanbestedende overheid hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit dit bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk de dag voor de infosessie. In voorkomend geval zal de aanbestedende overheid, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om daarmee rekening te houden. 1.9 Demonstratie ter plaatse en presentatie van de tool. Met het oog op een goede beoordeling van de tool en het verkrijgen van de relevante informatie om de offertes te kunnen evalueren, behoudt de FOD Financiën zich het recht voor een demonstratie te vragen, die bestaat uit: Het inbrengen van een vijftal systemen in de tool. FOD Financiën zal 2 weken vooraf het scenario meedelen dat dient gevolgd te worden. De presentatie en demonstratie van de functionaliteiten van de oplossing, zoals gevraagd in het bestek. De FOD Financiën vestigt de aandacht van de inschrijvers op het belang van deze demonstratie, die zeer nuttig is voor de evaluatie van de offertes. Bijgevolg zullen zij de nodige tijd krijgen om deze demonstratie uit te voeren. Er wordt eveneens overeengekomen dat de kosten voor deelname aan deze demonstratie ten laste van de inschrijver zijn. De demonstratie kan zowel doorgaan in de lokalen van FOD Financiën als bij de inschrijver. Pagina 7

1.10 Op de opdracht van toepassing zijnde bepalingen 1.10.1 Wetgeving Wet van 24 december 1993 (B.S. van 22 januari 1994 en errata in B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26.1.1996 en errata in B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (B.S. van 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De bijlage bij vorig Koninklijk besluit van 26 september 1996, genaamd Algemene aannemingsvoorwaarden. Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes. 1.10.2 Specifieke documenten van de opdracht Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de huidige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de informatiesessie (gestelde vragen en door de Administratie verstrekte antwoorden). Deze aangebrachte verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op zijn offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen of verzoeken om toelichting. Pagina 8

2 Offertes 2.1 Algemeen Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijver is gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijver moet zich zoveel mogelijk houden aan de structuur die in dit bestek wordt gevraagd voor de voorstelling van zijn offerte. Als hij dit niet doet, kan zijn offerte als onregelmatig worden beschouwd. 2.2 Geldigheidsduur van de offertes De geldigheidsduur van de offertes bedraagt minstens 240 dagen. Deze periode vangt aan vanaf de uiterste datum voor indiening van de offertes. Gedurende deze periode is een prijsherziening niet toegestaan. 2.3 Varianten/Alternatieven De inschrijver mag geen varianten voorstellen in zijn offerte. 2.4 Opties Het is niet toegestaan vrije opties in te dienen. 2.5 Presentatie van de offerte 2.5.1 Presentatie en structuur van de offerte De offerte dient te worden opgesteld overeenkomstig het indieningsmodel dat u vindt als bijlage A. De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het model voor de indiening van een offerte in de bijlage van onderhavig bestek. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996). Elk inschrijvingsvoorstel dat niet de voorgeschreven opmaak volgt, kan worden afgewezen. Pagina 9

Er zal bijzondere aandacht worden besteed aan de duidelijke en nauwkeurige presentatie van de gevraagde inlichtingen. Met de kwaliteit van de presentatie en de leesbaarheid van de offerte wordt rekening gehouden bij de evaluatie. Elke offerte bevat een volledig antwoord op de in het technische gedeelte vermelde vragen. De offerte van de inschrijver moet in drie volumes worden gepresenteerd: Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (indieningsmodel bijlage A bij onderhavig bestek) B. Kwalitatieve selectie (uitsluitingscriteria) C. Criteria inzake economische en financiële draagkracht D. Informatie met betrekking tot onderaannemers E. Criterium van technische bekwaamheid Deel 2 Financieel gedeelte Antwoorden op de opsomming zoals weergegeven in bijlage B van het bestek, op de juiste wijze ingevuld en ondertekend. Deel 3 Technisch voorstel Het technisch voorstel volgt de structuur van dit bestek. Deel 4 - Bijlagen Bijlage 1 : Curriculum Vitae (model : bijlage D in dit bestek) Bijlage 2 : Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model : Bijlage C in dit bestek) Bijlage 3 : Vertrouwelijkheidsclausule (model : Bijlage G in dit bestek) Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de FOD Financiën opgelegde structuur volgt, zal worden beschouwd als onregelmatig. Pagina 10

2.5.2 Taal van de offerte en aantal exemplaren De offerte moet verplicht worden opgesteld in één enkele taal, ofwel het Nederlands ofwel het Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen Nederlandse of Franse vertaling zou bestaan. De offerte dient te worden ingediend in zesvoud (een origineel, vier papieren kopieën en een elektronische versie zonder prijsvermelding (een cd-rom met bijvoorbeeld meerdere Word- of PDF-bestanden)). Het elektronische exemplaar dient ook een apart bestand te bevatten met de prijzen, dat anders is dan de technische offerte. Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zo niet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend; zo niet, dan wordt de offerte onregelmatig verklaard. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver moet de elektronische bestanden controleren op virussen om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën door virussen wordt besmet. Hij vermeldt in zijn offerte: de naam en de versie van de voor de viruscontrole gebruikte software en de garantie dat de bestanden zijn gecontroleerd en geen virussen bevatten. 2.5.3 Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke juridische entiteit de gevolmachtigden acteren. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd. 2.6 Indiening van de offertes. Voor opening worden de offertes ingediend via de elektronische applicatie e-tendering (zie hieronder voor meer informatie), via de post (bij voorkeur aangetekend) of door middel van afgifte bij de leidende diensten van de aanbestedende overheid. Offertes worden geaccepteerd tot op het moment dat de openingssessie voor geopend wordt verklaard. 2.6.1 Elektronisch verstuurde offertes Elektronische offertes kunnen worden ingediend via de internetsite https://eten.publicprocurement.be/, welke garandeert dat de voorwaarden van artikel 81ter van het KB van 8 januari 1996 in acht worden genomen. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet voldoet aan deze voorwaarden. Deze manier van indienen van offertes is derhalve niet toegestaan. Pagina 11

Ongeacht de eventueel toegelaten varianten kan iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte dient de aanbestedende overheid te bereiken vóór de uiterste datum waarop offertes worden geaccepteerd. De inschrijver kan zijn offerte voor een gedeelte op papier indienen en voor een deel in elektronische vorm. Deze twee delen vormen samen één en dezelfde offerte. Door zijn gehele of een deel van zijn offerte op elektronische wijze in te dienen, accepteert de inschrijver dat de gegevens die worden aangemaakt door het ontvangstsysteem worden geregistreerd (artikel 81quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien noodzakelijk worden de in het bestek gevraagde verklaringen gescand om bij de offerte te worden gevoegd. Op internet kan meer informatie worden verkregen, via: - http://www.publicprocurement.be/ - of via het telefoonnummer van de Helpdesk e-procurement: - FR: Liza Torossian 02 790 52 66, e.proc@publicprocurement.be NL: Peter Christiaens 02 790 52 58, e.proc@publicprocurement.be 2.6.2 Niet elektronisch verstuurde offertes Offertes die niet op elektronische wijze worden ingediend, worden in een gesloten enveloppe ingediend. Op de enveloppe staat het volgende vermeld: - de naam van het bestek: DATACENTER MANAGEMENT TOOL ; - de datum en het tijdstip van de opening van de offertes: 6 september 2010 om 10 u. Deze omslag wordt op zijn beurt in een tweede omslag gesloten die de volgende vermeldingen draagt: - het woord OFFERTE in de linkerbovenhoek; - het adres van de geadresseerde. 2.6.3 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dient hij dit te doen in overeenstemming met de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan elektronisch worden gedaan overeenkomstig de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996, of schriftelijk. Wijziging of intrekking van een reeds verzonden of ingediende offerte vereist een schriftelijke verklaring die op de juiste wijze is ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Op straffe van ongeldigheid van de offerte dient deze verklaring het voorwerp te vermelden waarop deze wijzigingen betrekking hebben. Intrekking geschiedt zonder voorwaarden. Pagina 12

De intrekking kan ook worden bekendgemaakt per telegram, telex of fax, met inachtneming van de volgende voorwaarden: 1 De intrekkingsmededeling bereikt de voorzitter v an de openingssessie van de offertes vóór de opening van de sessie; 2 De intrekkingsmededeling wordt bevestigd door mi ddel van een aangetekende brief, welke uiterlijk de dag voorafgaand aan de openingssessie van de offertes is verstuurd. Deze voorwaarde is niet van toepassing wanneer de inschrijver de beschikking heeft over elektronische middelen overeenkomstig de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996. Opmerking: Om technische en organisatorische redenen heeft het de voorkeur van de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De inschrijver heeft echter de keuze en deze zal de analyse en evaluatie van de offerte op geen enkele wijze beïnvloeden. 2.7 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 06 september 2010 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL C5. Kleine Zaal. 3 Prijs van de opdracht. 3.1 Algemeen De opdracht heeft een forfaitaire prijs. De inschrijver maakt in zijn offerte gedetailleerd melding van de prijs van elk onderdeel van zijn offerte. Gedurende de geldigheidsperiode van de offerte staan de prijzen vast en kunnen deze niet worden herzien; de prijzen zijn vermeld inclusief kosten en exclusief BTW. De inschrijver vermeldt het toepasselijke btw-tarief. 3.2 Munteenheid De prijzen moeten worden uitgedrukt in euro (EUR). 3.3 Prijsherziening Voor de leveringen is prijsherziening niet toegestaan. Voor de diensten is prijsherziening wel mogelijk. De volgende regels zijn van toepassing op de herziening: Pagina 13

1. De prijzen kunnen één keer per jaar worden herzien. 2. De dienstverleners verzoeken jaarlijks om een prijsherziening door middel van een aangetekende brief gericht aan de aanbestedende overheid, t.a.v.: Stafdienst B&B Boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33, bus 785, 1030 Brussel. 3. De prijsherziening treedt in werking op: a. De jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag geleverd zijn. b. de 1 e dag van de maand volgend op de verzending van de aangetekende brief als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1 e dag van de maand geleverd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de prijsherziening van de diensten die na de eerstvolgende jaardag geleverd zullen worden). 4. De prijsherziening wordt berekend volgens de volgende formule: P = P0 * [0,8 * S/S0) + 0,2], waarbij: P = herziene prijs P0 = aanvankelijke prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S = zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat. Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be 5. De prijs van diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels. 6. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij een dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, alleen zal de aangetekende brief dan uitgaan van de aanbestedende overheid. Pagina 14

4 Procedure voor toewijzing van de opdracht 4.1 Kwalitatieve selectiecriteria De aanbestedende overheid zal een kwalitatieve selectie van de inschrijvers uitvoeren op basis van de inlichtingen betreffende de persoonlijke situatie van elke gegadigde en op basis van de informatie en documenten voor evaluatie van de financiële, economische en technische toestand (vgl. art. 68 tot 71 van het KB van 8 januari 1996). Deze eerste selectiefase zal worden uitgevoerd op basis van de hieronder beschreven kwalitatieve selectiecriteria. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om, voor toewijzing van de opdracht, te controleren of de inschrijvers zich niet bevinden in een van de uitsluitingsgevallen die vermeld worden onder punt 4.1.1 hierna. 4.1.1 Criteria van uitsluiting Administratieve vereenvoudiging Alleen al door deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid bestudeert de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die het mogelijk maken zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij deze controle zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens de procedure zou blijken dat de toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Wanneer een van deze gevallen zich voordoet, maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, 4, van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996. Pagina 15

De aanbestedende overheid kan de opdracht vervolgens gunnen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste uitsluitingscriterium.1. De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes aan de aanbestedende dienst een verklaring overleggen waaruit blijkt dat zijn bijdragen in het kader van de sociale zekerheid met deze wet in overeenstemming zijn. De aanbestedende overheid kan die informatie rechtstreeks verkrijgen via het elektronisch loket. De inschrijver voldoet aan de toepassing van onderhavig artikel wanneer hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2 voor de bewuste aangiften geen achterstallige bi jdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Ook als het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger is dan 2.500 EUR, zal de inschrijver toch als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop de verklaring zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10 van de wet, of tegenover een publieke ond erneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. 2. De buitenlandse inschrijver moet de volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes: 1 een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de belangstellende partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2 een attest in overeenstemming met 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers. Pagina 16

.3. De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1 zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt; 2 een verklaring van faillissement hebben ingedie nd, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering. De aanbestedende overheid kan die informatie rechtstreeks verkrijgen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW-administratie waaronder hij valt, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de BTW (of de belastingen die in zijn land de BTW vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium Een dienstverlener die, ongeacht het stadium van de procedure, veroordeeld is geweest bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht: 1 deelneming aan een criminele organisatie zoals g edefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; Pagina 17

2 omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkom st aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4 het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te verkrijgen die zij hiertoe noodzakelijk acht. Vijfde uitsluitingscriterium In overeenstemming met artikel 43, 4 van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: -> het verbod op dwangarbeid (conventie nr. 29 over dwangarbeid of verplichte arbeid, 1930, en conventie nr. 105 over de afschaffing van dwangarbeid, 1957); -> het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948); het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949); -> het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958); -> de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), evenals het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van de voormelde conventies zal worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4 van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit. 4.1.2 Criterium van economische en financiële draagkracht een opgave van de omzet van de inschrijver met betrekking tot de diensten die gelijksoortig zijn als de diensten die onderwerp vormen van deze opdracht gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. Pagina 18

4.1.3 Criterium van technische bekwaamheid Een lijst van de belangrijkste gelijkwaardige diensten die de inschrijver de afgelopen drie jaar heeft verleend, evenals van gelijkaardige projecten die hij in dezelfde periode heeft uitgevoerd, met vermelding van de publiek- of privaatrechtelijke opdrachtgevers. Met gelijkaardige projecten verwijst de FOD Financiën naar projecten voor de implementatie van een datacenter management tool voor een publiek- of privaatrechtelijke opdrachtgever met een omvang die vergelijkbaar is met die van de FOD Financiën. De inschrijver geeft per project en per referentie de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van de contactpersoon aan, zodat de FOD Financiën de mogelijkheid heeft om, eventueel, zonder zijn tussenpersoon, meer inlichtingen over de genoemde diensten (minimaal twee referenties) te verkrijgen. Elk beroep op onderaanneming, met vermelding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed en van de naam van de onderaannemers in kwestie De inschrijver dient gebruik te maken van het modelformulier in bijlage C. 4.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. In deze fase van de selectie zal elk voorstel worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. Elk onvolledig financieel voorstel kan onregelmatig worden verklaard. Een offerte waarvan de financiële gegevens onvolledig zijn, is een offerte die tegenstrijdigheden bevat of aanzienlijke onnauwkeurigheden voor wat betreft de kosten, of niet voldoet aan de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek. 4.3 Gunningscriteria De opdracht zal worden toegewezen aan de meest interessant bevonden regelmatige offerte, gelet op de volgende criteria, vermeld in aflopende mate van belangrijkheid: 1. De prijs (35 %) 2. De functionaliteiten van de voorgestelde oplossing (40 %): a. Beheer CI s (7,5%) b. Beheer plannen (7,5%) c. Rapporterings- en zoekfunctionaliteiten (5%) d. Visualisatiemogelijkheden (7,5%) e. Integratie met CMDB (5%) f. Gebruiksvriendelijkheid en eenvoud van implementatie (7,5%) 3. De voorgestelde diensten (20 %) a. Installatie, configuratie en inbedrijfstelling (10 %) Pagina 19

b. Projectmanagement en SLA (5 %) c. Inhoud van de trainingsofferte (5 %) 4. Kwaliteit van de offerte (5 %) Aan elk criterium wordt een wegingscoëfficiënt toegekend (het percentage tussen haakjes) waarmee de behaalde score zal worden vermenigvuldigd. Offertes die niet minimaal 60 % van de punten behalen voor de totaliteit van de subcriteria onder 2 functionaliteiten van de voorgestelde oplossing komen niet in aanmerking voor gunning van de opdracht. De inschrijving moet bij zijn offerte alle inlichtingen verstrekken die relevant zijn voor de evaluatie van zijn offerte aan de toewijzingscriteria. Er wordt als volgt beoordeeld in hoeverre aan de toewijzingscriteria is voldaan (de toegewezen punten hoeven geen hele getallen te zijn): 5 punten: zeer goed 4 punten: goed 3 punten: voldoende 2 punten: slecht 1 punt: zeer slecht 0 punten: niet aanwezig of onmogelijk te beoordelen Aan elk criterium wordt een wegingscoëfficiënt toegekend (het percentage tussen haakjes) waarmee de behaalde score zal worden vermenigvuldigd. Voor wat betreft de prijs zal de volgende methode worden toegepast om de punten te berekenen: P = Pn x (Y/Z). waarbij: P = gewogen totaalbedrag Pn = weging van de prijs met betrekking tot de andere criteria Y = het laagste bedrag dat door de inschrijvers is ingediend Z = het bedrag dat is voorgesteld door de inschrijver die geëvalueerd wordt Pagina 20