Installatie How-to Kodak Scanstation 100 t.b.v. Factuurscanning TBlox Introductie Het Kodak Scan Station 100 welke gebruikt wordt t.b.v. TBlox factuurscanning is een zelfstandige oplossing, waarvoor geen hostcomputer of toepassingssoftware nodig is. Het werkt via een bestaand netwerk (Ethernet, 10/100 Base T) en maakt gebruik van bestaande gedeelde netwerkservices, zoals TCP/IP en SMTP, om te communiceren met andere apparaten of doelen in het netwerk. Het aanraakscherm in kleur biedt een eenvoudige grafische gebruikersinterface (GUI) waarmee u het apparaat kunt bedienen en de uitvoer kunt sturen. Netwerkvereisten Het apparaat werkt alleen op een Ethernet netwerk, token ring netwerken worden niet ondersteund. Om foutopsporing te vergemakkelijken, wordt het aangeraden om een statisch IP address toe te kennen aan het Kodak scanstation. Het installatieproces 1. Alle beheertaken voor het Scan Station worden via de configuratieorganizer uitgevoerd. U kunt met de configuratieorganizer configuratiebestanden voor beheer en voor gebruikers maken. Voor het instellen van het Scan Station moet een configuratiebestand voor beheer worden gemaakt. Om het Scan Station correct te kunnen instellen en configureren, moet u eerst de configuratieorganizer op een aparte computer installeren. 2. Wanneer de configuratieorganizer eenmaal is geïnstalleerd, maakt u hiermee een configuratiebestand voor beheer dat naar een USBflashstation wordt weggeschreven (er worden bij het Scan Station 100 drie USB-flashstations geleverd). 3. U maakt een configuratiebestand voor beheer door Beheerder te kiezen in het menu Bestand van de configuratieorganizer. Het configuratiebestand voor beheer krijgt de naam KSS100.XML en wordt als een gecodeerd bestand naar het flashstation (of een andere locatie) weggeschreven. Omdat dit bestand is gecodeerd, kan het alleen door het Kodak Scan Station 100 of de configuratieorganizer worden gedecodeerd en gelezen. 4. Wanneer het bestand eenmaal naar het USB-flashstation is weggeschreven, kan het worden meegenomen en op het Scan Station worden geïnstalleerd 1
TBlox configuratie instellingen 1. De taal die u selecteert, wordt gebruikt voor het configureren van de gebruikersinterface van het Scan Station en voor de functie voor optische tekenherkenning (bijvoorbeeld bij het maken van een doorzoekbaar PDF-bestand). U kiest hier dus voor Dutch. 2. Met het pictogram Apparaat opent u een lijst met instellingen die u gebruikt om het Scan Station voor uw kantoornetwerk te configureren. Voer een apparaatnaam in die nog niet is gebruikt voor een apparaat in uw kantoornetwerk (de apparaatnaam moet uniek zijn, bijvoord TBlox Factuurscanner). Ook geeft u hier wat het IP adres moet worden van het Scan Station, zodat het vindbaar is binnen het bedrijfsnetwerk. Dat doet u door op IP adres te klikken waardoor er een nieuw scherm voor verdere instellingen voor IP adressen: LET OP: Deze waarden dienen alleen ingevuld te worden wanneer u niet gebruik maakt van het Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP). Dit is een netwerkdienst die automatisch de waarden in deze schermen invult. Scherm 1: 2
Scherm 2: Bij alle opties in het scherm voor statische IP-adressen wordt een toetsenbord/toetsenblok weergegeven waarmee u gegevens kunt invoeren. Wanneer u klaar bent met het invullen van de volgende velden, klikt u op Gereed op het toetsenbord/toetsenblok om de waarden te accepteren en het scherm te sluiten. - Klik op IP-adres en voer het adres in. - Klik op Subnetmasker en voer het masker in. - Klik op Standaardgateway en voer het gatewayadres in. - Klik op Voorkeurs-DNS-server en voer het serveradres in. - Klik op Alternatieve DNS-server en voer het serveradres in. - Klik op Voorkeurs-WINS-server en voer het serveradres in. - Klik op Alternatieve WINS-server en voer het serveradres in. LET OP: Het instellen van DNS- en WINS-servers is optioneel, behalve wanneer u de TBlox mailserver gaat gebruiken voor uitgaande scans. In dat geval is de DNS server nodig om de TBlox mailserver te kunnen identificeren. 3. Met het pictogram E-mailinstellingen worden de verbinding met TBlox Inkoop ingesteld. Ingescande facturen worden namelijk per E-mail naar een speciaal hiervoor aangemaakt adres gestuurd. Van hieruit worden de scans vervolgens ingeladen in TBlox Facturenscanning. 3
U kunt hiervoor gebruik maken van een eigen mailserver welke aan een aantal eisen moet voldoen, namelijk: o De instellingen hier zijn : Server address: palladium.tblox.com Username: moet worden aangemaakt, verzoek via TBlox Assist Password: moet worden aangemaakt, verzoek via TBlox Assist Port : 465 (controleer of deze poort toegestaan is door de firewall) Wanneer de SMTP-verbinding is geconfigureerd, gebruikt u de optie Verbinding testen om na te gaan of uw instellingen juist zijn. Het Scan Station test de instellingen en geeft het bericht weer dat deze gelukt of mislukt zijn. Als uit de test blijkt dat de verbinding niet werkt, controleert u uw instellingen en brengt u zo nodig wijzigingen aan, net zo lang tot het bericht Gelukt wordt weergegeven. 4. Klik op Maximale grootte van bijlage en stel deze in op (tenminste) 40 MB. 5. Klik op het pictogram Configuratieopties: 4
Wanneer u het Kodak Scanstation uitsluitend voor factuurscanning wil gebruiken, kunt u er met de optie Aangepaste e-mailadressen toestaan dat er uitsluitend naar het E-mailadres t.b.v. TBlox Factuurscanning gemaild kan worden. Zet deze optie dan op aan en stel het standaard e-mailadres in op invoicescanning@tblox.com Voor testdoeleinden, hebben wij het mailadres invoicescanning-test@tblox.com aangemaakt. U kunt hiermee uw facturenscanproces testen in de testomgeving van TBlox. Neem hiervoor contact op via TBlox Assist. 6. Het Scan Station moet worden geconfigureerd met standaardwaarden voor instellingen als Scannen als, Bestandstype, Instellingen bestandsnaam, enzovoort. Deze standaardwaarden worden bij het scannen van documenten gebruikt, tenzij de gebruiker deze vóór het scannen wijzigt. Klik op het pictogram Snelkoppelingen instellingen, wanneer dit niet op dewerkbalk wordt weergegeven, klikt dan op de pijl rechts tot dit pictogram tevoorschijn komt. Klik op de instellingensnelkoppeling Standaard. Loop door de pictogrammen voor scannerinstellingen (zoals Bestandsnaamtoewijzing, Scannen als, enzovoort) en breng de gewenste wijzigingen aan. Wanneer u door de andere instellingen loopt, wordt de naam van de geselecteerde snelkoppeling op de titelbalk weergegeven, zodat u kunt zien welke snelkoppeling u aan het bewerken bent. De voorgeschreven instellingen zijn: o Invoerdocument: Enkelzijdig o Bestandstype: JPEG (Quality: superior) o Resolutie: 240 DPI o Documenttype: Tekst met afbeeldingen 5