Conceptnota Ontwikkeling van een patrimoniumbeheerstoepassing CDG000712 Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 1 van 9
Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis... 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure... 3 2.1 Opdrachtgevend bestuur... 3 2.2 Wijze van gunnen... 4 2.3 Motivatie van de procedure... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden... 4 3 Omschrijving van de opdracht... 5 3.1 Deelnemers... 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten... 5 3.3 Beschrijving van de opdracht... 5 3.4 Duurtijd van de opdracht... 5 4 Achtergrondinformatie... 6 4.1 Huidige situatie... 6 4.2 Toekomstige situatie... 6 5 Concept en uit te werken oplossing... 6 6 Functionele vereisten... 6 7 Gevraagde koppelingen... 6 8 Technische vereisten... 6 9 SLA... 6 10 Implementatie plan... 6 Inschrijvingsbiljet... 8 Invulformulier verklaring op erewoord... 9 Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 2 van 9
1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. Tevens bevat deze conceptnota in bijlage een invulformulier verklaring op erewoord dat de kandidaat dient te gebruiken bij de kandidaatstelling. 1.1 De opdracht AG SOB (Stadsontwikkelingsbedrijf) Gent is de uitvoerder van het stedelijk beleid inzake projectontwikkeling en patrimoniumbeheer. In dat opzicht zijn ze dagdagelijks bezig met het beheer van patrimonium. De opdracht bestaat eruit om een nieuwe patrimoniumbeheer webtoepassing te ontwikkelen in.net technologie gegeven een reeds uitgewerkte functionele analyse en usability studie. Hierbij kan de leverancier verder bouwen op een reeds bestaande 1 ste generatie webtoepassing voor patrimoniumbeheer. Deze heeft vergeleken met de huidige behoeftes een gelijkaardige datastructuur maar zal op vlak van schermen er totaal anders uitzien. De leverancier is vrij om ofwel verder te bouwen op de bestaande applicatie of bestaande componenten uit de huidige applicatie te hergebruiken, ofwel niets te hergebruiken uit de bestaande applicatie. De bestaande source code en documentatie kan opgevraagd worden. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (09) 266 09 00Fax. (09) 231 55 21 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Geert Van Laer Tel: +32 (0)9 266 07 32 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging in het europees publicatieblad http://ted.publications.eu.int/official/ en/of het bulletin der aanbestedingen http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 3 van 9
2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o Zeer specifieke vraag van klant dient ingevuld te worden via maatwerk 2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 2 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 Selectiefase In deze opdracht vindt er een oproep tot kandidaatstelling plaats in het Bulletin der Aanbestedingen. De voorwaarden om zich kandidaat te kunnen stellen worden gespecificeerd in het selectiedocument dat gepubliceerd wordt in het Bulletin der Aanbestedingen. - Verzending naar het Bulletin der Aanbestedingen : 07/03/2011 - Openbare Zittingsdag voor Ontvangst van Kandidaatstelling : 23/03/2011 - Verzending getekende brief van selectie : 11/04/2011 Ronde 2 Gunningsfase In deze ronde wordt het bestek gestuurd naar de geselecteerde kandidaten. Er wordt onderhandeld over de offertes van deze kandidaten, om uiteindelijk de opdracht te gunnen. - Verzending getekende bestek (samen met brief van selectie) : 11/04/2011 - Beperkte zittingsdag voor ontvangst van de offertes: : 28/04/2011 - Onderhandelingen tussen 28/04/2011 en 12/05/2011 - Verzending gunningsbrief : 30/05/2011 Ieder ingezonden offerte zal na de opening van deze onderzocht worden op de administratieve en inhoudelijke juistheid. Eens dit uitgevoerd zal er een evaluatie van de aangeboden oplossing (kwalitatieve selectie) worden gemaakt en een waarde gegeven aan ieder onderdeel conform aan de opgestelde gunningscriteria vastgelegd in het bestek. Er wordt onderhandeld over de offertes om uiteindelijk de opdracht te gunnen. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 1 onderhandelingsronde, zoals hieronder beschreven Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 4 van 9
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht AG SOB (Stadsontwikkelingsbedrijf) Gent is de uitvoerder van het stedelijk beleid inzake projectontwikkeling en patrimoniumbeheer. In dat opzicht zijn ze dagdagelijks bezig met het beheer van patrimonium. De opdracht bestaat eruit om een nieuwe patrimoniumbeheer webtoepassing te ontwikkelen in.net technologie gegeven een reeds uitgewerkte functionele analyse en usability studie. Hierbij kan de leverancier verder bouwen op een reeds bestaande 1 ste generatie webtoepassing voor patrimoniumbeheer. Deze heeft vergeleken met de huidige behoeftes een gelijkaardige datastructuur maar zal op vlak van schermen er totaal anders uitzien. De leverancier is vrij om ofwel verder te bouwen op de bestaande applicatie of bestaande componenten uit de huidige applicatie te hergebruiken, ofwel niets te hergebruiken uit de bestaande applicatie. De bestaande source code en documentatie kan opgevraagd worden. 3.1 Deelnemers Een raamcontract voor het leveren en operationeel maken van een patrimoniumbeheerstoepassing ten behoeve van alle leden van Digipolis Gent en Antwerpen, zijnde de steden en hun dochters, OCMW's en politiezones van Antwerpen en Gent. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Patrimoniumbeheer op een vlottere, gebruiksvriendelijke en uniforme manier toepassen. 3.3 Beschrijving van de opdracht AG SOB (Stadsontwikkelingsbedrijf) Gent is de uitvoerder van het stedelijk beleid inzake projectontwikkeling en patrimoniumbeheer. In dat opzicht zijn ze dagdagelijks bezig met het beheer van patrimonium. De opdracht bestaat eruit om een nieuwe patrimoniumbeheer webtoepassing te ontwikkelen in.net technologie gegeven een reeds uitgewerkte functionele analyse en usability studie. Hierbij kan de leverancier verder bouwen op een reeds bestaande 1 ste generatie webtoepassing voor patrimoniumbeheer. Deze heeft vergeleken met de huidige behoeftes een gelijkaardige datastructuur maar zal op vlak van schermen er totaal anders uitzien. De leverancier is vrij om ofwel verder te bouwen op de bestaande applicatie of bestaande componenten uit de huidige applicatie te hergebruiken, ofwel niets te hergebruiken uit de bestaande applicatie. De bestaande source code en documentatie kan opgevraagd worden. 3.4 Duurtijd van de opdracht Belangrijkste milestones: Gunning opdracht: 30/05/2011 Start opdracht: 31/05/2011 Einde ontwikkeling: 11/10/2011 Start test: 11/10/2011 Productiestelling: 8/11/2011 Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 5 van 9
Periode voor change requests (Maximaal 40 mandagen op te nemen in een periode van 4 jaar): Datum productiestelling + 4 jaar -> 8/11/2011 8/11/2015 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Momenteel wordt patrimoniumbeheer eerder ad hoc ingevuld, waarbij de meeste medewerkers eigen Excel data sheets onderhouden. 4.2 Toekomstige situatie Eén unieke patrimoniumbeheerstoepassing enterprise wide met betere proces ondersteuning en GIS integratie. 5 Concept en uit te werken oplossing De gevraagde oplossing is volledig beschreven in de functionele analyse, dewelke wordt meegeleverd bij het bestek. 6 Functionele vereisten Een volledig uitgewerkte functionele analyse samen met een usability studie zal gepubliceerd worden samen met het bestek. 7 Gevraagde koppelingen De patrimoniumbeheerstoepassing dient te integreren met een (bestaand) geoloket. (GIS toepassing). Hiervoor is echter geen GIS kennis nodig. Alle GIS ontwikkeling voor deze toepassing zal uitgevoerd worden door Digipolis. De integratie wordt beschreven in de functionele analyse. Deze zal gebeuren door het aanspreken van een aantal webservices. 8 Technische vereisten Deze zullen gepubliceerd worden samen met het bestek. 9 SLA Deze zullen gepubliceerd worden samen met het bestek. 10 Implementatie plan Belangrijkste milestones: Gunning opdracht: 30/05/2011 Start opdracht: 31/05/2011 Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 6 van 9
Einde ontwikkeling: 11/10/2011 Start test: 11/10/2011 Productiestelling: 8/11/2011 Periode voor change requests (Maximaal 40 mandagen op te nemen in een periode van 4 jaar): Datum productiestelling + 4 jaar -> 8/11/2011 8/11/2015 Bijlagen te gebruiken bij de kandidaatstelling: 1. inschrijvingsbiljet 2. invulformulier verklaring op erewoord Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 7 van 9
Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, adres zetel vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) BTW nr. (s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, e-mailadres, tel. nr. en fax. nr. Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in al de relaties met Digipolis voor deze opdracht: NAAM: TEL: FAX: EMAIL: Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 8 van 9
Invulformulier verklaring op erewoord Dit invulformulier dient door de kandidaat gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidaatstelling als bijlage. Verklaring 1 Wij, ondergetekenden, verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17 (in geval van werken), art. 43 (in geval van leveringen) en 69 (in geval van diensten) van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. Gedaan te De inschrijver(s) Naam op Handtekening Naam en handtekening van de gemandateerden die tekenen. Tevens plaats en datum in te vullen. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 9 van 9