Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek A000350

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek A Wijze van gunnen Bekendmaking Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Europese en Belgische publicatie Indiening van de vragen tot deelneming Via De aanvragen tot deelneming worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. ( ) Uiterlijk tegen 4 januari 2017 om 13:00 uur Plaats opening De aanvragen tot deelneming zullen worden geopend in Zaal O, Digipolis II gebouw op het vermelde uur. Contactpersoon Véronique Janssen, Projectleider 0476/ veronique.janssen@digipolis.be Indiening van de offertes Verzending van uitnodiging tot inschrijven Indicatieve data ifv deze selectieprocedure. De definitieve data worden gecommuniceerd na de selectiefase en zullen vermeld zijn in het bestek Uiterlijk tegen Verbintenistermijn 14 april 2017 om 13:00 uur (indicatief) 120 kalenderdagen Titel van het bestek Raamovereenkomst met betrekking tot de aankoop, implementatie en ondersteuning van een softwaretoepassing voor het debiteurenbeheer en een softwaretoepassing voor de vaststelling van gemeentebelasting bij de klanten van Digipolis. Selectiedocument A pagina 1 van 11

2 Voorwerp van de opdracht De basisopdracht bestaat uit twee percelen. Kandidaten kunnen inschrijven voor één of beide percelen. Perceel 1: toepassing ter ondersteuning van het debiteurenbeheer De stad Antwerpen en het Antwerpse OCMW hebben nood aan een toepassing voor het ondersteunen van het debiteurenbeheer. Dit debiteurenbeheer omvat alle activiteiten voor het opvolgen en aanzetten tot betalen van openstaande vorderingen, zoals: - het automatisch controleren en verwerken van betalingen aan de hand van verschillende regels: gestructureerde mededeling, vrije mededeling (geheel, gedeeltelijk),... - het automatisch opstellen en versturen van aanmaningen en rappels, inclusief de berekening van interesten en administratieve kosten. - de gebruiker kan op een eenvoudige en duidelijke manier overzichten opvragen van de debiteuren en vorderingen met hun actuele status. - de gebruiker kan ingrijpen in het automatische proces om manuele acties te kunnen uitvoeren. - bij het uitblijven van betaling kan de gebruiker de escalatie van het dossier inleiden. De toepassing stuurt het dossier dan door naar een advocaat of deurwaarder. - de toepassing voorziet in de mogelijkheid om afbetalingsplannen op te maken en op te volgen. - de toepassing voorziet in de mogelijkheid om bezwaren op te volgen. - de gebruiker kan foutieve vorderingen rechtzetten, met inbegrip van het versturen van creditnota s. - de toepassing voorziet in een beheersysteem voor gebruikers taken (aanmaken, agenderen en opvolgen van de status van de taken). - de gebruiker kan standaardbrieven aanmaken, (beperkt) aanvullen en aanpassen, en verzenden. - de gebruiker kan eenvoudige rapporten raadplegen via de toepassing, en meer complexe, ad hoc rapporten via de bestaande datawarehouse. De toepassing kan op een eenvoudige manier gegevens uitwisselen met andere, bestaande toepassingen, waaronder het SAP-boekhoudpakket. Dit perceel omvat de levering en implementatie van een nieuwe toepassing voor het debiteurenbeheer, de integratie ervan met bestaande systemen, de conversie en migratie van de bestaande naar de nieuwe database, een overeenkomst voor het onderhoud van de software en een SLA (service level agreement), een dienstencatalogus en een productencatalogus. Selectiedocument A pagina 2 van 11

3 Perceel 2: toepassing voor het beheren, uitvoeren en controleren van de stedelijke belastingreglementen De gemeentebelastingen vormen de belangrijkste inkomstenstroom van de stad Antwerpen. Het vaststellen, controleren en innen ervan, valt onder de verantwoordelijkheid van de dienst Fiscaliteit. Dit perceel omvat een toepassing voor het beheer van de belastingreglementen, het registreren en opvolgen van vaststellingen, het berekenen van de belastbare feiten en het genereren, versturen en verwerken van de belastingaanslagen. Het opvolgen van de betaling van de belastingen vormt onderdeel van de nieuwe toepassing voor het debiteurenbeheer uit perceel 1. Daarnaast omvat dit perceel de integratie van de toepassing met bestaande systemen, de conversie en migratie van de bestaande naar de nieuwe database, een overeenkomst voor het onderhoud van de software en een SLA (service level agreement), een dienstencatalogus en een productencatalogus. Min. en max. aantal te selecteren kandidaten Maximaal 6 kandidaten per perceel zullen weerhouden worden voor de volgende beoordelingsronde. Uitvoeringstermijn De toepassing dient uiterlijk op 30 september 2018 getest, geaccepteerd en in productie beschikbaar te zijn, inclusief de dataconversie en -migratie. Selectiedocument A pagina 3 van 11

4 Juridische situatie verlangde bewijsstukken De kandidaat inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in art. 61 KB Plaatsing 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3. bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 ; 7. zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat inschrijver die bij een rechterlijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de 4. financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 5. witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de kandidaat inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: - een verklaring op erewoord waarin de kandidaat inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 61 van het KB Plaatsing. (document 1) - RSZ-attest voor binnenlandse kandidaten (art. 62 van het KB Plaatsing): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. - RSZ-attest voor buitenlandse kandidaten (art. 62 van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. (document 2) Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Selectiedocument A pagina 4 van 11

5 Economische en financiële draagkracht verlangde bewijsstukken Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaten gevraagd: - een geldig bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum. (document 3) - een geldig bewijs van neergelegde jaarrekening van de laatste twee boekjaren. (document 4) Technische bekwaamheid verlangde bewijsstukken Digipolis gaat de technische bekwaamheid na van de kandidaat-inschrijver. Hiervoor dient de kandidaat-inschrijver volgende vragen te beantwoorden. Let wel: u dient zich strikt te houden aan de aangegeven limieten voor aantal pagina s en woorden.. 1. Beschrijving van het projectbeheer (maximaal 2 A4-pagina s en 1000 woorden, document 5) - Beschrijf de projectmethodologie die u bij voorkeur hanteert (met inbegrip van de planning). Geef daarbij aan waarom u deze methodologie verkiest. - Welke zijn volgens u de belangrijkste factoren die het succes van een project bepalen? Geef per factor aan op welke manier u die tracht te beheersen om een project tot een goed einde te brengen. Rangschik de factoren in functie van hun belang. 2. Beschrijving van de nodige kennis en vaardigheden van het projectteam (maximaal 2 A4-pagina s en 1000 woorden, document 6) - Welke kennis en vaardigheden van het projectteam acht u minstens noodzakelijk om een gelijkaardig project tot een goed einde te brengen? Beschrijf waarom. - Geef aan hoe u die kennis en vaardigheden kan garanderen tijdens de uitvoering van een project. 3. Minimaal 3 en maximaal 5 relevant geachte referenties van projecten die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar. (document 7) (maximaal 2 A4 s en 1000 woorden per referentie) Worden als relevante referenties beschouwd: - referenties in de overheidssector en/of van een gelijkaardige grootte-orde en complexiteit. - de installaties en implementaties die u als referenties opgeeft, moeten afgerond en daadwerkelijk uitgevoerd zijn, m.a.w. er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven en de toepassing moet momenteel in productie in gebruik zijn. Indien dit niet het geval is, dient u duidelijk aan te geven in welk stadium het project zich bevindt en wat de vooropgestelde datum van in-productie-stelling is. Selectiedocument A pagina 5 van 11

6 Per referentie dient u volgende gegevens te verstrekken: - Inhoud project Geef een korte inhoudelijke beschrijving van het project. Leg uit waarom dit project relevant is voor de opdracht (refereer naar de in het vet gedrukte kernwoorden uit de beschrijving van het voorwerp van de opdracht). Welke zijn de belangrijkste functionele en architecturale elementen? Eenvoudig visueel illustratiemateriaal onder de vorm van schema s, screenshots e.d. is voor deze vraag toegelaten als bijlage bij de referentie. - Projectaanpak en -team In welk stadium bevindt het project zich en sinds wanneer? (voorstudie, ontwerp, ontwikkeling, testen, acceptatie, productie) Wat is het totaalbudget van het project? Hoeveel mandagen heeft uw organisatie voor dit project gepresteerd (inclusief onderaannemers)? In welke mate en op welke manier was de organisatie van de klant betrokken bij het project? Hoeveel mandagen heeft de klant gepresteerd voor het project? Hoe lang bedroeg de werkelijke doorlooptijd van het project en wanneer is het project effectief opgeleverd? Welke projectmethodologie hebt u toegepast en waarom? Beschrijf welke moeilijkheden u tegen het lijf liep, en op welke manier u die heeft opgelost. Welke kennis en vaardigheden waren nodig om het project te realiseren en hoe hebt u daarin voorzien? Welke onderaannemers waren betrokken bij het project? Welke taken hebben de onderaannemers uitgevoerd? - Technische aspecten Welke technologieën hebt u aangewend in de toepassing? Met welke systemen is de gerealiseerde toepassing gekoppeld en op welke manier werden die koppelingen tot stand gebracht? Geef de transactionele volumes die de toepassing aankan, zoals het aantal vorderingen per jaar, het totaal aantal debiteuren, het aantal vorderingen per debiteur, aantal gebruikers... Hoe heeft u de conversie en migratie van de databasegegevens aangepakt? - Contactgegevens van de opdrachtgevende organisatie waar het project geïmplementeerd werd (de klant) Organisatiegegevens (bedrijfsnaam, website, telefoonnummer, adres) Sector Contactpersoon van de organisatie (naam, , telefoonnnummer) 4. Verbintenis om in het kader van deze opdracht alle communicatie met de opdrachtgever (zowel schriftelijk als mondeling) in het Nederlands te voeren. (document 8) 5. Intentieverklaring onderaanneming (document 9) Een intentieverklaring om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven. Bij de intentieverklaring dient u een eenduidige identificatie en contactgegevens van de onderaannemers toe te voegen. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. Selectiedocument A pagina 6 van 11

7 6. Verbintenis met andere bedrijven/onderaannemers (document 10) In het kader van de selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat moet dan aantonen dat hij voor deze opdracht over een verbintenis met de andere bedrijven/onderaannemers beschikt. In dat geval voegt de kandidaat bij zijn aanvragen tot deelneming een schriftelijke verklaring met de verbintenis van deze entiteiten, waarin zij zich ertoe verbinden om de kandidaat voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen. Let wel, artikel 61 KB Plaatsing is ook van toepassing op deze entiteiten, dus ook de aangewezen onderaannemers of derde entiteiten zullen het document verklaring op erewoord moeten ondertekenen. (document X) Selectiecriteria De inschrijver(s) waarvan de juridische situatie bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht komen voor verdere evaluatie in aanmerking. Er zal offerte gevraagd worden aan de inschrijver(s) wiens economisch, financiële en technische bekwaamheid voldoende bewezen wordt, rekening houdend met de selectiecriteria en hun gewichten zoals vermeld in onderstaande tabel. De inschrijver dient zijn economische en financiële draagkracht aan te tonen middels de hoger gevraagde bewijsstukken. Het niet aanleveren van de correcte en waarheidsgetrouwe bewijsstukken leidt tot uitsluiting van de opdracht. De technische bekwaamheid van een inschrijver wordt als voldoende bewezen geacht wanneer de inschrijver cumulatief voldoet aan volgende voorwaarden: - haalt een score van minstens 50% per elk selectiecriterium; - haalt een totaalscore voor alle selectiecriteria van minstens 60%; - behoort tot de zes beste inschrijvers op basis van de totaalscore. Indien de behaalde score in de opeenvolgende rangschikking van inschrijvers een verschil vertoont van 20% of meer dan heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om met minder dan zes kandidaten verder te gaan naar de offertefase. selectiecriterium gewicht beschrijving van het projectbeheer 15% beschrijving van de nodige kennis en vaardigheden van het projectteam 15% referenties (totaal) 70% waarvan deelcriterium Inhoud project : 20% deelcriterium projectaanpak en -team : 20% Selectiedocument A pagina 7 van 11

8 deelcriterium technische aspecten : 20% deelcriterium contactgegevens klant : 10% Tabel 1: selectiecriteria en hun gewichten Voor wat betreft de selectiecriteria beschrijving van het projectbeheer en beschrijving van de nodige kennis en vaardigheden van het projectteam kent het opdrachtgevend bestuur een score toe volgens onderstaande waardetabel. De score wordt vervolgens herleid volgens de gewichten van de selectiecriteria (zie tabel 1). beoordeling waarde uitstekend 10 goed 8 voldoende 6 matig 4 zwak 2 element niet aanwezig of irrelevant 0 Tabel 2: waardetabel Voor het criterium referenties zal een score toegekend worden per referentie en per deelcriterium (volgens de gewichten van de deelcriteria uit tabel 1). Deze scores worden per kandidaat opgeteld, en vervolgens herleid tot het gewicht van het criterium. Selectiedocument A pagina 8 van 11

9 Beschikbare documenten Er is een conceptnota, eventuele bijlagen en een selectiedocument inzake deze opdracht verkrijgbaar. Deze worden gratis ter beschikking gesteld op het officieel federaal platform op Ingeval het platform niet beschikbaar is kunnen deze documenten ook gratis aangevraagd worden bij de aankoopdienst van Digipolis. Telefoon: 03/ Fax: 03/ ask_aankoop@digipolis.be. Ondertekening van de aanvraag tot deelneming De ingediende aanvraag tot deelneming moet niet ondertekend zijn, maar ze moet wel ingediend worden via de e-tendering applicatie. Aanvragen tot deelneming die via het platform opgeladen worden en die niet ondertekend zijn worden niet uitgesloten wegens het niet reglementair ondertekend zijn van de aanvraag tot deelneming. Indienen van de aanvraag tot deelneming De aanvragen tot deelneming worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren aanvraag tot deelneming in te dienen; om meer dan een (1) elektronische aanvraag tot deelneming in te dienen. De capaciteit voor het opladen van aanvragen tot deelneming is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk aanvragen tot deelneming correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De kandidaat is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige aanvraag tot deelneming. De aanvragen tot deelneming die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en zullen als onregelmatig worden geweerd. De aanvragen tot deelneming worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De aanvragen tot deelneming moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Selectiedocument A pagina 9 van 11

10 Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) KBO nr(s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, adres, tel.no en fax.no Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze opdracht. Deze medewerker zorgt ten allen tijde voor de nodige continuïteit bij de leverancier inzake de voortgang en opvolging van deze opdracht. Tot en met de toewijzing van de opdracht en gedurende de uitvoering van de opdracht zal enkel dit adres door het opdrachtgevend bestuur gebruikt worden om de inschrijver elektronisch in kennis te stellen van genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de inschrijver kunnen ontvangen. Het is tevens aan te raden dat deze persoon ook is geregistreerd op het e-notification, e-tendering platform. Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Selectiedocument A pagina 10 van 11

11 Formulier verklaring op erewoord Dit formulier dient verplicht gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de aanvragen tot deelneming van de kandidaat als bijlage. 1 Verklaring Wij, ondergetekenden, de kandidaat verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals vermeld in artikel 61 KB Plaatsing : 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3. die, bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt; 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitingsgrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. Selectiedocument A pagina 11 van 11