Handleiding GVOP Wordimport 2.0 Inhoud Inleiding... 2 Uitgangspunten... 2 1. GVOP-Template... 2 Gebruik maken van stijlen... 3 Aanwezige stijlen... 3 OP_Titel... 4 OP_Aanhef... 4 OP_Artikel_Titel en OP_Hoofdstuk_Titel... 4 Alinea... 4 Tabellen... 4 Opsommingen... 5 Afbeeldingen... 5 2. Het importeren... 5 3. Bewerken in de editor... 6 4. Implementatie in uw organisatie... 7
Inleiding In DRP versie 3.3 is de Wordimportfunctie van de GVOP en Verkeersbesluiten (VB) geheel opnieuw ontworpen. De oorspronkelijke importfunctie probeerde aan de hand van een groot aantal bedrijfsregels te bepalen welke standaard stijlen (Kop 1, Kop2 etc.) vertaald moesten worden naar de gestructureerde XML van de GVOP. Om dit probleem te verhelpen is gekozen om al in MS Word de in een verordening gebruikte stijlen te kiezen, zodat de importfunctie die veel makkelijker kan vertalen naar de GVOP. In dit document word de nieuwe Wordimport in de GVOP beschreven. Wij raden u aan om dit document goed door te lezen alvorens te starten met het gebruik van dan de nieuwe importfunctie. Uitgangspunten Wordimport 1.0 Wordimport 2.0 Vrijwel alles wordt geïmporteerd, maar doordat de import interpreteert is de import vrijwel nooit foutloos. interpreteren. Het gebruik van stijlen is niet eenduidig, met importfouten tot gevolg. Als er iets fout gaat wordt er geen concrete feedback gegeven. Elk.docx bestand kan worden geïmporteerd Door een gestructureerde template te gebruiken kan de import foutloos documenten Alleen GVOP-stijlen worden door de import gelezen, zodat content in het goede element komt. De importfunctie geeft leesbare en begrijpelijke foutmeldingen terug. Alleen.docx bestanden met de juiste KOOPstijlen kunnen worden geïmporteerd.! Knippen & plakken Door stijlen mee te nemen uit een ander Word document wordt het document niet meer geaccepteerd door de importfunctie. Het is dus van belang dat u altijd plakt met Alleen tekst behouden. 1. GVOP-Template UBR KOOP heeft drie templates beschikbaar gesteld waarin alleen stijlen voorkomen die door de importfunctie vertaald kunnen worden naar specifieke elementen in het XML-schema van de GVOP. Compleet Besluit Zakelijke Mededeling Verkeersbesluit U kunt de laatste versies van deze templates downloaden op de projectwebsite.
Gebruik maken van stijlen Een stijl wordt in Microsoft Word gebruikt om aan te duiden welke structuur en opmaak een deel van het document heeft. Anders dan bij het bewerken van het lettertype wordt de structuur bewerkt, zodat deze voor computers eenvoudig uit te lezen is. In afbeelding 1 ziet u de stijlbalk waarmee u stijl kunt aanbrengen op stukken tekst in uw document. Deze balk is te vinden onder de ribbon Start in Office 2007. Door de pijltjes te gebruiken kunt u het volledige stijlmenu bekijken. U selecteert een stijl door in het document op de juiste plek te gaan staan of een stuk tekst te selecteren en vervolgens de gewenste stijl aan te klikken. Verderop in dit document geven wij aan welke stijlen u waarvoor kunt gebruiken. Afbeelding 1: De stijlbalk in MS Word 2007. Naast stijlen, is er ook de mogelijkheid tot het aanbrengen van opmaak binnen een stijl. In afbeelding 2 ziet u de functionaliteit waarmee u opmaak kunt aanpassen. Wij raden u aan om alleen bold, cursief, en onderstreept te gebruiken. De rest van de opmaakwijzigingen worden niet ondersteund. In een volgende versie zullen wij wel superscripts gaan ondersteunen. Afbeelding 2: De lettertypebalk in MS Word 2007. Aanwezige stijlen In afbeelding 3 kunt u zien welke stijlen er momenteel te gebruiken zijn in de Wordimport. In volgende versies zullen hier meer stijlen aan worden toegevoegd. Afbeelding 3: De te kiezen stijlen.
! Ziet u meer stijlen? Ziet u meer stijlen dan de bovenstaande (KOOP)stijlen? Dan mislukt uw import mogelijk! Via de functie stijlcontrole kunt u bekijken of een alinea de juiste stijl heeft, en eventuele fouten corrigeren; 1. Open het venster stijlen (CTRL + ALT + SHIFT + S) 2. Klik onderin op het middelste icoon ( ) Stijlcontrole. 3. Het venster stijlcontrole verschijnt. Nu kunt u stukken tekst selecteren en de opmaak en stijl eventueel wissen en opieuw defineren. Als er in de tekst stijlen voorkomen die niet worden herkent, dient u deze stijlen in het Worddocument te verwijderen. OP_Titel Dit is de titel van het besluit. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. OP_Aanhef De aanhef wordt gekenmerkt door de gestippelde lijn in de linkerkantlijn. In de uiteindelijke opmaak van de bekendmaking (in de GVOP) is deze lijn niet meer zichtbaar. Afbeelding 4: Een voorbeeld met een OP_Titel en OP_Aanhef OP_Artikel_Titel en OP_Hoofdstuk_Titel De kop van het artikel geeft de titel van het artikel weer, met eventueel de bijbehorende nummering; Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen en Algemene bepalingen Alinea Na elke kop begint automatisch een alinea. De importfunctie voegt de tekst onder een kop altijd in het betreffende hoofdstuk / artikel. Daar hoeft u geen extra stijl voor aan te brengen. In een alinea mag u opmaak aanbrengen (bold, onderstreept, en cursief) Tabellen De importfunctie ondersteunt standaard Wordtabellen. Binnen een tabel mogen opsommingen en toegestane opmaak voorkomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van de elementen die een tabel mogen voorkomen.
1. Test 2. Test 3. Test bold, onderstreept, en cursief Afbeeldingen zijn toegestaan: Ook mogen cellen worden samengevoegd. Verder mogen cellen natuurlijk ook leeg zijn. Opsommingen Een van de grote voordelen van de nieuwe import is dat opsommingen en subopsommingen correct werken. De standaard opsommingen van MS Word worden herkend. Afbeeldingen Het is toegestaan om afbeeldingen te gebruiken binnen stijlen, mits deze ook binnen de GVOP in een stijl worden toegestaan. In een titel of een kop hoort bijvoorbeeld geen afbeelding, dus mag het daar niet. In een (lijst)alinea of een tabel is het daarentegen wel toegestaan om afbeeldingen te plaatsen. 2. Het importeren Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken is de optie om een bestaand document te importeren. Het document kan zijn in de vorm van een Microsoft Word bestand. Via de optie Importeren kan een bestand worden geïmporteerd. Na het klikken op Importeren wordt er verzocht het document te selecteren door middel van de button Bladeren. Vink het blokje Maak gebruik van de Word-import 2.0 versie (beta) aan.(alleen als de import een Word document bevat). Klik vervolgens op de button Importeer. Het document wordt nu geopend in de editor. Afbeelding 5: Screenshots van de importfunctie in GVOP.
Om de import van het document en de publicatie vlekkeloos te laten verlopen is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van vaste stijlen. Gebruik bij het opmaken van titels, paragrafen, teksten enz de optie stijlen die in onderstaande plaatje wordt weergegeven. Afbeelding 6: De stijlbalk in Word 2010. NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit bestand kan gevonden worden op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. 3. Bewerken in de editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie opent de editor. Dit is een editor die werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. Bewaar na het invoeren de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. Afbeelding 7: Een met de Wordimport 2.0 geïmporteerd document in de XOPUS XML-editor.
4. Implementatie in uw organisatie Omdat in de nieuwe Wordimport met speciale templates wordt gewerkt raden wij u aan om deze templates breed in te zetten in uw organisatie. Dat betekent dat ook andere afdelingen dan de juridische afdeling en communicatie moeten gaan werken met deze templates. Door zo vroeg mogelijk in de keten met gestructureerde documenten te werken, hoeft de invoerder minder tijd te besteden aan het opmaken van de bekendmaking.