MODEL RISICOBELEID VOOR HET CLIËNTENONDERZOEK INGEVOLGE DE WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIEREN VAN TERRORISME (WWFT) Opgesteld door de NOB werkgroep WWFT bestaande uit mr. W.J.D. Gohres, mr. D.G. Barmentlo en mr. E. Schouten Maart 2015 De WWFT veronderstelt dat het risicobeleid van een instelling voortvloeit uit een risicoanalyse van de eigen organisatie, het eigen dienstverleningspakket en de eigen te onderscheiden cliënten(groepen). Dit model is een hulpmiddel om te komen tot een dergelijk kantoorbeleid. Gebruik van dit model - al dan niet in aangepaste vorm is volledig de eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker. De NOB en de opstellers van dit model aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade als gevolg van of in verband met het gebruik van dit model. De NOB heeft dit model opgesteld ten behoeve van haar leden. Indien andere organisaties dit model - al dan niet in aangepaste vorm - aan hun leden ter beschikking willen stellen is dat toegestaan mits vermeld wordt dat dit model is opgesteld door de NOB en gewezen wordt op de door de NOB gebruikte disclaimer.
RISICOBELEID [NAAM INSTELLING] VOOR HET CLIËNTENONDERZOEK INGEVOLGE DE WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIEREN VAN TERRORISME (WWFT) INHOUD: 1 ALGEMEEN 2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK 2.1 Cliënt/natuurlijk persoon 2.2 Cliënt/rechtspersoon 2.3 Cliënt/trustee 2.4 Cliënt/personenvennootschap 2.5 Vaststellen doel en aard van de beoogde relatie 2.6 Monitoring 3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK 4 CRITERIA VOOR VERSCHERPT CLIËNTENONDERZOEK 4.1 Schematische weergave 4.2 Toelichting criteria m.b.t. cliënt, zakelijke relatie of transactie en land van vestiging 4.3 PEP status 5 VERSCHERPT CLIËNTENONDERZOEK 5.1 Schematische weergave 5.2 Monitoring 6 PROCEDURE INTERNE MELDING MISLUKT CLIËNTENONDERZOEK EN INTERNE MELDING ONGEBRUIKELIJKE TRANSACTIE 2
1 ALGEMEEN 1 De WWFT eist dat een instelling een cliëntenonderzoek instelt alvorens in of vanuit Nederland een zakelijke relatie aan te gaan met een nieuwe cliënt dan wel een incidentele transactie of meerdere met elkaar verband houdende transacties van ten minste 15.000 te verrichten voor een nieuwe cliënt. Het cliëntenonderzoek dient risico-georiënteerd te zijn 2, d.w.z. dat de intensiteit van het cliëntenonderzoek wordt afgestemd op het risico dat een bepaald type cliënt, relatie, product of transactie oplevert. In het onderhavige Risicobeleid voor het cliëntenonderzoek ingevolge de WWFT wordt invulling gegeven aan dit begrip risico-georiënteerd. Dit risicobeleid is afgestemd op de organisatie van [naam instelling] en haar cliënten. Binnen [naam instelling] is [naam persoon] aangewezen om [optioneel: als compliance officer ] de naleving van de WWFT te bewerkstelligen. In het onderstaande wordt uitwerking gegeven aan de volgende onderwerpen: 1. Het cliëntonderzoek afgestemd op de risicogevoeligheid voor witwassen en/of terrorismefinanciering van: a. de cliënt; b. de zakelijke relatie, product of transactie; c. de woonplaats of het land van vestiging. 2. Identificatie en risico-georiënteerde verificatie van de eventuele Ultimate Beneficial Owner (UBO) met een belang of zeggenschap van meer dan 25% 3. 3. Het verscherpte cliëntenonderzoek dat verplicht is bij: cliënten, zakelijke relaties en transacties, woonplaatsen en vestigingslanden met een verhoogd risico 4 ; cliënten (natuurlijke personen) die niet fysiek aanwezig zijn 5 ; cliënten en/of UBO s die een Politically Exposed Person (PEP) zijn. 4. De op risico gebaseerde procedure om te bepalen of een cliënt of diens eventuele UBO een PEP is. Conform de WWFT ziet deze procedure alleen op natuurlijke personen 1 Voor meer informatie over de WWFT verwijst de NOB graag naar de door de NOB in samenwerking met de NBA en het RB opgestelde Richtsnoeren voor de interpretatie van de WWFT voor belastingadviseurs en accountants. 2 Art. 3 lid 2, onderdeel b en f, lid 3 aanhef en onderdeel a en b, lid 4 onderdeel a en c WWFT. 3 Art. 3 lid 2, onderdeel b juncto art 1 lid 1, onderdeel f WWFT. 4 Art. 8 lid 1 WWFT. 5 Art. 8 lid 2 WWFT. 3
(cliënten en/of UBO s) die niet de Nederlandse nationaliteit hebben of niet in Nederland wonen 6. 2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK 2.1 Cliënt/natuurlijk persoon Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/natuurlijk persoon kan als volgt worden weergegeven: CLIËNT/NATUURLIJK PERSOON Identificatie door middel van Verificatie door middel van Binnenlandse of buitenlandse cliënt Voorna(a)m(en) Achternaam Geboortedatum Adres Woonplaats of Plaats van vestiging (i.g.v. een onderneming van een natuurlijk persoon) Treedt cliënt voor zichzelf op? Nationaliteit (tbv het bepalen of een PEP-check noodzakelijk is) Naast bovenstaande gegevens dienen de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd te worden vastgelegd 7. Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron 8. Zie * hieronder. N.B. Bij een standaard cliëntenonderzoek dient verificatie van de identiteit in persoon plaats te vinden door de instelling, de verwijzende instelling of een aangewezen derde. Vindt de identificatie niet in persoon plaats dan is een verscherpt onderzoek noodzakelijk. Vertegenwoordiger Schema 2.1 Voorna(a)m(en) Achternaam Geboortedatum Adres Woonplaats of plaats van vestiging Bevoegdheid tot vertegenwoordiging Naast bovenstaande gegevens dienen de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd te worden vastgelegd 9. Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron 10. Zie * hieronder. N.B. Verificatie is vormvrij. 6 Art. 8 lid 4 juncto artikel 1 lid 1, onderdeel e WWFT. 7 Art. 33 lid 1 onder a sub 2 o WWFT. 8 Art. 11 lid 1 WWFT. 9 Art. 33 lid 1 onder a sub 2 o WWFT. 10 Analoog aan art. 11 lid 1 WWFT. 4
* De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium 11 : a. geldig paspoort b. geldige Nederlandse identiteitskaart c. geldige identiteitskaart die is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder d. geldig Nederlands rijbewijs e. geldig rijbewijs dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder f. reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen g. vreemdelingendocumenten afgegeven op grond van de Vreemdelingenwet 2000 2.2 Cliënt/rechtspersoon Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/rechtspersoon kan als volgt worden weergegeven: CLIËNT/RECHTSPERSOON Identificatie door middel van Verificatie door middel van Nederlandse rechtspersoon of buitenlandse rechtspersoon met vestiging in Nederland Rechtsvorm Statutaire naam Handelsnaam Vestigingsadres (adres, postcode, plaats) Statutaire Zetel Registratienummer KvK Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijk bron 12. Zie * hieronder. Buitenlandse rechtspersoon, niet in Nederland gevestigd Rechtsvorm Statutaire naam Vestigingsadres (adres, postcode, plaats) en/of andere identificerende gegevens of Betrouwbare en in het internationale verkeer gebruikelijke documenten, gegevens of inlichtingen uit onafhankelijke bron. Zie ** hieronder. Documenten, gegevens of inlichtingen die bij de wet als geldig middel voor identificatie zijn erkend in de staat van herkomst 13. Vertegenwoordiger van rechtspersoon Voorna(a)m(en) Achternaam Geboortedatum Bevoegdheid vertegenwoordiging Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron 14. Zie * bij schema 2.1. Verificatie vertegenwoordigingsbevoegdheid kan veelal d.m.v. uittreksel handelsregister. N.B. Verificatie is vormvrij. 11 Art. 4 lid 1 Uitvoeringsregeling WWFT. 12 Art. 11 lid 2 WWFT. 13 Art. 11 lid 3 WWFT. 14 Analoog aan art. 11 lid 1 WWFT. 5
Ultimate Beneficial Owner Schema 2.2 Voorna(a)m(en)en/of initialen Achternaam Adres of geboortedatum en plaats of andere unieke combinatie van gegevens Woonplaats/nationaliteit (t.b.v. het bepalen of een PEP-check noodzakelijk is) Verificatie vindt plaats op basis van risico-analyse 15. Zie *** hieronder. * De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium 16 : a. uittreksel uit het handelsregister (fysiek of door de instelling rechtstreeks online verkregen 17 ) b. akte of verklaring opgemaakt onderscheidenlijk afgegeven door een in Nederland of een andere lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep c. document waaruit blijkt dat een kerkgenootschap of lichaam waarin zij is verenigd, is aangesloten bij het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken dan wel dat het kerkgenootschap of lichaam is aangemerkt als een instelling als bedoeld in artikel 6.33 eerste lid, onderdeel b, van de Wet inkomstenbelasting 2001 d. document waaruit blijkt dat een zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap als bedoeld in onderdeel c deel uitmaakt van dat kerkgenootschap en het kerkgenootschap voldoet aan het bepaalde sub c e. statuten van een vereniging van eigenaars die deel uitmaken van het reglement van de akte van splitsing ** Gegevens rechtsreeks verkregen van een business information service zoals Dun & Bradstreet voldoen aan dit criterium. *** Bij een laag risico kan volstaan worden met een door de cliënt ondertekende verklaring met betrekking tot de identiteit van de UBO( s). Eventueel kan dit aangevuld worden met een onderzoek via internet. 2.3 Cliënt/trustee 18 Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/trustee kan als volgt worden weergegeven: 15 Art. 3 lid 2 onder b:de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt te identificeren en op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om zijn identiteit te verifiëren, en indien de cliënt een rechtspersoon is, op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. 16 Art 4 lid 2 Uitvoeringsregeling WWFT. 17 Toelichting bij art. 4 lid 2 oorspronkelijke Uitvoeringsregeling WWFT, Staatscourant 25 juli 2008, nr. 142 / pag. 8. 18 Artikel 1 lid 3 WWFT: In deze wet en de daarop berustende bepalingen wordt onder de begrippen <<trust>>, <<trustee>> en <<insteller>> verstaan: hetgeen daaronder in het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts (Tbr. 1985, 141) wordt verstaan. 6
CLIËNT/TRUSTEE Identificatie door middel van Verificatie door middel van Trustee Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2 Bevoegdheid te handelen als trustee Verificatie identiteit vindt plaats op basis van risico-analyse 19. Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2. Zie * hieronder. Settlor/Insteller Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2 Verificatie identiteit vindt plaats op basis van risico-analyse 20. Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2. Zie * hieronder. Ultimate Beneficial Owner 21 Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner Schema 2.3 Verificatie vindt plaats op basis van risico-analyse 22. Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner. Zie * hieronder. * Informatie over de trustee, instellers/settlors, (klasse van) begunstigden en bevoegdheden kan worden gevonden in de trustakte. 2.4 Cliënt/personenvennootschap 23 Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/personenvennootschap kan als volgt worden weergegeven: CLIËNT/PERSONEN- VENNOOTSCHAP Identificatie door middel van Verificatie door middel van Vennoten en personen bevoegd inzake het beheer Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2 Hoedanigheid van vennoot Verificatie identiteit niet noodzakelijk, tenzij het om een UBO gaat (zie aldaar) 24. Verificatie hoedanigheid vennoot vindt plaats op basis van risicoanalyse. Vertegenwoordiger Zie schema 2.2/vertegenwoordiger Zie schema 2.2/vertegenwoordiger. Ultimate Beneficial Owner 25 Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner Verificatie vindt plaats op basis van 19 Art. 3 lid 3 onder a WWFT. 20 Art. 3 lid 3 onder a WWFT. 21 Eventuele (klasse van) begunstigden. 22 Art. 3 lid 3 onder b WWFT. 23 Art. 3 lid 11 WWFT: maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, of een daarmee vergelijkbare vennootschap naar buitenlands recht. 24 Art. 3 lid 4 onder a en c. 25 Art. 3 lid 4, onderdeel b WWFT geeft de definitie van een UBO bij een personenvennootschap: de natuurlijke persoon die: 7
Zie * hieronder. risico-analyse 26. Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner. Schema 2.4 * Bij een commanditaire vennootschap dient onderzocht te worden of zich onder de commanditaire (stille) vennoten UBO s bevinden. Gewoonlijk is een vennootschapscontract gesloten waarin de benodigde informatie gevonden kan worden. 2.5 Vaststelling doel en aard van de beoogde relatie De WWFT eist de vaststelling van het doel en de aard van de beoogde relatie 27. Beiden zullen vrijwel altijd al duidelijk zijn gezien de dienstverlening 28 die van de belastingadviseur wordt gevraagd en die veelal in een opdrachtbevestiging wordt vastgelegd. Bij enige twijfel dient nader onderzoek gedaan te worden, zo nodig in overleg met een interne functionaris verantwoordelijk voor risk management. 2.6 Monitoring Indien een zakelijke relatie bestaat met een cliënt, dient deze cliënt, zijn handelwijze, de zeggenschaps- of eigendomsstructuur, vermogenssituatie, zakenrelatie en familierelaties (indien van toepassing) e.d. regelmatig gemonitord te worden op veranderingen in het risicoprofiel. Deze monitoring dient plaats te vinden door degenen die de cliënt bedienen alsook waar mogelijk gecentraliseerd bijvoorbeeld op het niveau van de afdelingen riskmanagement, cliëntadministratie en de financiële administratie. 3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK De WWFT maakt een vereenvoudigd onderzoek mogelijk onder de voorwaarden dat: er geen aanwijzingen zijn dat de cliënt betrokken is bij witwassen of financieren van terrorisme 1. bij ontbinding van de personenvennootschap recht heeft op een aandeel in de gemeenschap van meer dan 25 procent; 2. recht heeft op een aandeel in de winsten van de personenvennootschap van meer dan 25 procent; 3. bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, meer dan 25 procent van de stemmen kan uitoefenen voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is bedongen; of 4. feitelijk zeggenschap kan uitoefenen over de personenvennootschap. 26 Art. 3 lid 4 onderdeel c WWFT. 27 Art. 3 lid 2, onderdeel c, art 3 lid 3, onderdeel c en art 3 lid 4, onderdeel d WWFT. 28 Mvt TK 2007-2008, 31 238, nr. 3 p. 18. 8
er geen verplichting is tot het verrichten van verscherpt cliëntenonderzoek (artikel 8 WWFT) of het nemen van bijzondere maatregelen (artikel 9 WWFT). [Naam instelling] heeft er voor gekozen om, indien aan deze voorwaarden is voldaan, een vereenvoudigd cliëntenonderzoek toe te passen in de volgende gevallen: Soort cliënt Registratie bij DNB dan wel AMF of Zetel in EU of in een door de Minister aangewezen staat 29 Vereenvoudigd onderzoek 1 Kredietinstelling Ja Toegestaan 2 Financiële instelling Ja Toegestaan 3 Geldtransactiekantoor Ja Toegestaan 4 Levensverzekeraar (tenzij uitsluitend voor naturauitvaartverzekeringen) Ja Toegestaan 5 Beleggingsonderneming Ja Toegestaan 6 Beleggingsinstelling Ja Toegestaan 7 Instelling met beursgenoteerde effecten binnen de EU Toegestaan 8 100% dochter van een instelling genoemd onder 7 30 Toegestaan 9 Cliënt met geld op derdenrekening advocaat of notaris Toegestaan 10 Nederlandse overheidsinstanties Toegestaan Schema 3.1 Het moet aantoonbaar zijn dat deze toetsing heeft plaatsgevonden. In het cliëntendossier wordt daartoe bijvoorbeeld een gedateerde print van de registratie bij De Nederlandsche Bank (DNB) 31 of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) 32 opgenomen waaruit blijkt dat sprake is van registratie in de gevallen 1 t/m 6 zonodig aangevuld met gegevens omtrent de vestigingsplaats. Voor de gevallen 7 en volgende dient eveneens uit bijvoorbeeld het cliëntendossier of de cliëntenadministratie te blijken dat cliënt onder de genoemde omschrijving valt. 29 Art 3 Uitvoeringsregeling WWFT van 25 juli 2008 wijst aan: Argentinië, Aruba, Australië, Brazilië, Canada, Frans Polynesië, Guernsey, Hongkong, Japan, Jersey, het eiland Man, Mayotte, Mexico, De Nederlandse Antillen, Nieuw Zeeland, de Russische Federatie, Singapore, Sint Pierre en Miquelon, de Verenigde Staten van Amerika, de Wallis-archipel en Futuna-eiland, Zuid-Afrika en Zwitserland. 30 Art 2 Uitvoeringsbesluit WWFT van 15 juli 2008. 31 Voor kredietinstellingen, banken, geldtransactiekantoren, levensverzekeraars: www.dnb.nl. 32 Voor beleggingsinstellingen en beleggingsondernemingen: www.afm.nl. 9
Indien blijkt dat een directielid[ 33 ], vertegenwoordiger[ 34 ] of UBO een PEP is, wordt verscherpt onderzoek ingesteld met behulp van een zoekmachine op het internet[ 35 ]. De WWFT kent nog meer gevallen waarin een vereenvoudigd cliëntenonderzoek mogelijk is 36. Omdat het niet eenvoudig kenbaar is of een cliënt hiervoor in aanmerking komt, wordt het vereenvoudigd cliëntenonderzoek in deze gevallen gedaan in overleg met en met toestemming van [naam persoon/de compliance officer]. 4 CRITERIA VOOR VERSCHERPT ONDERZOEK In een aantal gevallen dient verscherpt onderzoek verricht te worden. Dit is deels expliciet voorgeschreven in de WWFT en deels overgelaten aan het risicobeleid van de instelling. Hoofdstuk 4 betreft de vaststelling door [naam instelling] in welke gevallen sprake is van een verhoogd risico zodat verscherpt onderzoek verplicht is. Hoofdstuk 5 betreft de wijze waarop dit onderzoek plaats dient te vinden. 4.1 Schematische weergave In de volgende schema s worden de criteria uiteengezet voor de gevallen waarin verscherpt onderzoek vereist is. Cliënt NATUURLIJK PERSOON Schema 4.1 Criteria voor verscherpt onderzoek Cliënt niet fysiek aanwezig of Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico cliënt (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Cliënt woonachtig of gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of Indien cliënt zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder) Cliënt RECHTSPERSOON Schema 4.2 Criteria voor verscherpt onderzoek Vermoeden witwassen of financieren van terrorisme of Verhoogd risico cliënt (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Cliënt gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder) 33 NB: de WWFT verplicht niet tot het actief controleren van de PEP status van deze personen. 34 NB: de WWFT verplicht niet tot het actief controleren van de PEP status van deze personen. 35 NB: De instelling kan er voor kiezen een commerciële database hiervoor te gebruiken, waarin zgn. PEPlijsten zijn opgenomen en deze controle centraal en/of op de achtergrond plaats te laten vinden. 36 Zie art. 6 WWFT en art. 3 Uitvoeringsregeling WWFT. 10
Cliënt TRUSTEE Schema 4.3 Criteria voor verscherpt onderzoek Indien trustee natuurlijk persoon: trustee niet fysiek aanwezig of Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico trustee (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Trustee woonachtig of gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of Indien trustee natuurlijk persoon zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder) Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder) Cliënt PERSONEN- VENNOOTSCHAP Schema 4.4 Criteria voor verscherpt onderzoek Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico personenvennootschap (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Personenvennootschap gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder) * Voor het checken of sprake is van een PEP-status wordt internet en/of een business information service geraadpleegd. 4.2 Toelichting criteria met betrekking tot cliënt, zakelijke relatie of transactie en land van vestiging In deze paragraaf worden de criteria uitgewerkt voor de risicogevoeligheid voor witwassen en/of terrorismefinanciering van het type cliënt (4.2.1), zakelijke relatie of transactie (4.2.2) en land van vestiging (4.2.3). 4.2.1 Toelichting risico cliënt Onder meer de volgende omstandigheden kunnen leiden tot een verhoogd risico voor een cliënt 37 : 1. Cliënten waar veel contant geld beschikbaar is (bijvoorbeeld antiekhandelaar, casino s, wisselkantoren, autohandelaren, juweliers, botenhandelaren); 2. Cliënten waarvan de aandelen aan toonder zijn; 3. Cliënten die onjuiste of onvolledige informatie verschaffen of twijfel bestaat over de juistheid van de verstrekte informatie of volledigheid daarvan; 4. Cliënten waarbij sprake is van (eenmalige) complexe spoedeisende dienstverlening zonder aanwijsbare reden; 5. Cliënten die beschikken over vermogen waarvan de herkomst onduidelijk is; 37 Deze richtlijnen zijn grotendeels ontleend aan de RBA Guidance for accountants van de FATF van 17 juni 2008 en Bijlage III bij de concepttekst van de vierde EU AML-richtlijn. Omdat de risico s deels al zijn opgenomen in de WWFT en de schema s 4.1 t/m 4.4 hiervoor, beperken we ons hier tot de risico s die niet expliciet in de WWFT en de schema s 4.1 t/m 4.4 zijn voorzien. 11
6. (Nieuwe) cliënten afkomstig van buiten de regio zonder dat hiervoor een verklaring aanwezig is; 7. Cliënten met een onduidelijk of wisselend vestigingsadres zonder dat hiervoor een verklaring aanwezig is; 8. Cliënten waarbij de bedrijfsactiviteiten onduidelijk zijn of die gebruik maken van tussenpersonen waarvan de rol onduidelijk is. 9. Geen direct contact met de cliënt bij de aanvang van de relatie en daarna, wanneer dit wel voor de hand zou liggen; 10. Onduidelijkheid over de positie van tussenpersonen; 11. Onduidelijkheid over de wisseling van eigendom; 12. Onduidelijkheid over de activiteiten van de onderneming; 13. Veelvuldige wijziging van de juridische structuur van de cliënt; 14. Directie lijkt te handelen op instructie van onbekende partij(en); 15. Cliënten met een nodeloos ingewikkelde structuur; 16. De keuze van cliënt voor de accountant of adviseur ligt niet voor de hand gezien omvang, specialisatie of locatie; 17. Cliënten afkomstig uit delen van de wereld waar sprake is van (burger)oorlogen of andere gewapende conflicten; 18. Cliënten met een niet verklaarbare voorkeur voor buitenlandse rechtsvormen; 19. Cliënten waarvan de bron van het vermogen onduidelijk is; 20. Ondernemingen waarvan in de praktijk is gebleken dat ze mogelijk als dekmantel voor criminele activiteiten kunnen fungeren (bijvoorbeeld auto schadebedrijven, pizzeria s, snackbars, autopoetsbedrijven, Oosterse toko s, videotheken, afvalverwerkingsbedrijven, seksbranche/massagesalons/hotelkamerverhuur); 21. Horeca ondernemingen; 22. Belwinkels; 23. Ondernemingen die handelen in drugs gerelateerde producten (growshops, coffeeshops, smartshops, headshops en seedshops); 24. Kamerbemiddelingsbureau s en hotels; 25. Schildersbedrijven en bouwbedrijven (in verband met zwarte omzet en/of mogelijk steekpenningen/smeergelden); 26. Voetbalmakelaars; 27. Cliënten die in autobanden, schroot, computeronderdelen of mobiele telefoons handelen (i.v.m. BTW carrouselfraude). 4.2.2 Toelichting risico zakelijke relatie (product of transactie) Onder meer bij de volgende zakelijke relaties of transacties kan sprake zijn van een verhoogd risico 38 : 38 Deze richtlijnen zijn grotendeels ontleend aan de RBA Guidance for accountants van de FATF van 17 juni 2008 en Bijlage III bij de concepttekst van de vierde EU AML-richtlijn. Omdat de risico s deels al zijn opgenomen in de WWFT en de schema s 4.1 t/m 4.4 hiervoor, beperken we ons hier tot de risico s die niet expliciet in de WWFT en de schema s 4.1 t/m 4.4 zijn voorzien. 12
1. Transacties die niet passen bij de normale activiteiten van de cliënt; 2. Het opzetten van een onderneming die niet past bij de cliënt; 3. Bereidheid van cliënt om ongewoon hoge tarieven te willen betalen; 4. Grote internationale betalingen zonder duidelijke zakelijke reden; 5. Het opzetten van internationale structuren die eigendom of economisch belang verhullen bijvoorbeeld door gebruikmaking van trust, rechtspersonen met aandelen aan toonder enzovoort; 6. Het ontvangen van betalingen van onbekende partijen; 7. Gebruik van lege of slapende vennootschappen: vennootschappen waarvan het kapitaal niet volgestort is of activa niet echt bestaan of verborgen zijn, of de boekhouding ontbreekt of geen activiteiten in worden ontplooid; 8. Advisering over kasgeldvennootschappen; 9. Gebruik van nominees : de natuurlijke persoon, rechtspersoon of begunstigde die is benoemd of aangewezen om voor een ander te handelen; 10. Aandelentransacties waarbij de waarde van de aandelen moeilijk bepaalbaar is; 11. Vastgoedtransacties zoals beschreven in het FEC rapport FEC misbruik vastgoed; 12. Cliënten die gebruik maken van financiering buiten de reguliere financiële sector (bijvoorbeeld contante) geldleningen (van familie) uit het buitenland / ondergronds bankieren). 4.2.3. Toelichting risico land van vestiging De volgende geografische risicofactoren kunnen een hoog risico op witwassen en het financieren van terrorisme met zich brengen 39 : Staten die significante niveaus van corruptie of andere criminele activiteiten hebben (zie * hieronder); Staten zonder effectieve systemen voor de bestrijding van witwassen van geld en terrorismefinanciering (zie ** hieronder); Staten waarvoor sancties, embargo s of soortgelijke maatregelen van bijvoorbeeld de Europese Unie of de Verenigde Naties gelden (zie *** hieronder); Staten die financiering of ondersteuning verschaffen voor terroristische activiteiten, of op het grondgebied waarvan als terroristisch aangemerkte organisaties actief zijn (zie **** hieronder). * Onderstaande lijst is gebaseerd op de Corruption Perceived Index 2014 40 en bestaat uit de staten met een confidence range van 20 en lager. [Een instelling kan afhankelijk van het soort cliënten of zakelijke relaties ook voor een veiligere (hogere) cesuur kiezen]. Deze index betreft corruptie in de overheid en publieke sector. Een land met een overheid en publieke sector die laag scoort op deze index zal ook in overige delen van de maatschappij corrupt gedrag vertonen en derhalve gevoelig zijn voor witwaspraktijken. 39 Bijlage III onder 3) Concepttekst vierde EU AML-richtlijn. 40 Zie voor de meest recente lijst www.transparency.org. 13
Corruption Perception Index 2014 Confidence Range < = 20 Gesorteerd op ranking Rank Country Score 159 Burundi 20 159 Syria 20 161 Angola 19 161 Guinea Bissau 19 161 Haiti 19 161 Venezuela 19 161 Yemen 19 166 Eritrea 18 166 Libya 18 Corruption Perception Index 2014 Confidence Range < = 20 Gesorteerd op ranking Rank Country Score 166 Uzbekistan 18 169 Turkmenistan 17 170 Iraq 16 171 South Sudan 15 172 Afganistan 12 173 Sudan 11 174 Korea (North) 8 174 Somalia 8 ** Woon- of vestigingslanden die op de lijst van High-risk and non cooperative jurisdictions van de FATF 41 staan worden geacht een verhoogd risico op witwassen en/of terrorismefinanciering mee te brengen: JURISDICTIONS SUBJECT TO A FATF CALL ON ITS MEMBERS AND OTHER JURISDICTIONS TO APPLY COUNTER-MEASURES TO PROTECT THE INTERNATIONAL FINANCIAL SYSTEM FROM THE ON-GOING AND SUBSTANTIAL MONEY LAUNDERING AND TERRORIST FINANCING (ML/FT) RISKS EMANATING FROM THE JURISDICTIONS FEBRUARY 2015. Iran Democratic People s Republic of Korea (DPRK) JURISDICTIONS WITH STRATEGIC AML/CFT DEFICIENCIES THAT HAVE NOT MADE SUFFICIENT PROGRESS IN ADDRESSING THE DEFICIENCIES OR HAVE NOT COMMITTED TO AN ACTION PLAN DEVELOPED WITH THE FATF TO ADDRESS THE DEFICIENCIES. THE FATF CALLS ON ITS MEMBERS TO CONSIDER THE RISKS ARISING FROM THE DEFICIENCIES ASSOCIATED WITH EACH JURISDICTION, AS DESCRIBED BELOW- FEBRUARY 2015. Algeria Ecuador Myanmar *** [naam instelling] beschouwt de volgende staten - waartegen de Europese Unie sancties heeft afgekondigd 42 - als staten die een verhoogd risico op witwassen of het financieren van terrorisme meebrengen: 41 Deze lijst wordt meer keren per jaar bijgewerkt. Zie voor meest recente lijst www.fatf-gafi.org. 42 Zie http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/docs/measures_en.pdf 14
**** [naam instelling] beschouwt de volgende staten - die financiering of ondersteuning verschaffen voor terroristische activiteiten, of op het grondgebied waarvan als terroristisch aangemerkte organisaties actief zijn- als staten die een verhoogd risico op witwassen of het financieren van terrorisme meebrengen: 4.3 PEP status Een PEP is een persoon als bedoeld in de Uitvoeringsrichtlijn 43, tenzij deze de bedoelde functie langer dan één jaar geleden voor het laatst bekleedde, alsmede diens directe familie en naast geassocieerden. Indien de PEP buiten Nederland woont of in Nederland woont doch niet de Nederlandse nationaliteit bezit, is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht. Het gaat om de volgende personen (dit zijn de hoofd-pep s ): a) staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen; b) parlementsleden; c) leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere hoge rechterlijke instanties die arresten wijzen waartegen doorgaans geen verder beroep mogelijk is; d) leden van rekenkamers of van directies van centrale banken; e) ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge legerofficieren; f) leden van bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven. Middelbare of lagere ambtenaren vallen niet onder de onder a) tot en met f) genoemde categorieën. Onder de onder a) tot en met e) genoemde categorieën vallen, waar toepasselijk, ook posten op internationaal niveau, waaronder EU-niveau. De directe familieleden zijn 44 : de echtgenoot of echtgenote; een partner die naar nationaal recht als gelijkwaardig met een echtgenoot of echtgenote wordt aangemerkt; de kinderen en hun echtgenoten of partners; de ouders. De naast geassocieerden zijn 45 : 43 Zie de verwijzing in artikel 1, lid 1, onderdeel e WWFT naar artikel 2, lid 1, lid 2 en lid 3 van de Uitvoeringsrichtlijn 2006/70/EG. 44 Art. 2, lid 2 Uitvoeringsrichtlijn. 45 Art. 3, lid 3 Uitvoeringsrichtlijn. 15
a. een natuurlijke persoon van wie bekend is, dat deze met een PEP de gezamenlijke uiteindelijke begunstigde is van juridische entiteiten of juridische constructies of met genoemde persoon andere nauwe zakelijke heeft; b. een natuurlijke persoon die alleen de juridische begunstigde is van een juridische entiteit of juridische constructie waarvan bekend is, dat deze is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van de in lid 1 genoemde persoon. De nadruk in de omschrijving van de naast geassocieerden ligt op de zinsnede van wie bekend is. Naar de aanwezigheid van een naast geassocieerde hoeft geen actief onderzoek ingesteld te worden. De vraag of een cliënt een direct familielid is van een hoofd-pep (bijvoorbeeld een hoge legerofficier) moet wel actief onderzocht worden. Indien er op grond van concrete aanwijzingen of vermoedens sprake kan zijn van een PEP, wordt de betreffende naam gecontroleerd met een zoekmachine op het internet of met een daarvoor bestemde internationale commerciële database. [NB: de instelling kan er voor kiezen bij cliënten betrokken personen uit bepaalde landen (vgl. lijst onder 4.2.3 systematisch te controleren.] 5 VERSCHERPT CLIËNTENONDERZOEK 5.1 Schematische weergave Hieronder wordt schematisch weergegeven hoe het verscherpt onderzoek dient plaats te vinden. Cliënt Criteria voor verscherpt onderzoek Inhoud verscherpt onderzoek Cliënt niet fysiek aanwezig Voorschotbetaling laten verrichten ten laste van rekening cliënt bij bank met zetel in EU of Identiteit verifiëren aan de hand van aanvullende documenten, gegevens of informatie en Documenten beoordelen op echtheid NATUURLIJK PERSOON Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico cliënt (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Cliënt woonachtig of gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of Nader onderzoek naar cliënt Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] Schema 5.1 Indien cliënt zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status Onderzoek naar bron vermogen PEP en de fondsen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] 16
Cliënt Criteria voor verscherpt onderzoek RECHTSPERSOON Vermoeden witwassen of financieren van terrorisme of Verhoogd risico cliënt (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Cliënt gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) Nader onderzoek naar cliënt Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij transactie/relatie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] Schema 5.2 Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status Onderzoek naar bron vermogen PEP en de fondsen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] Cliënt Criteria voor verscherpt onderzoek Inhoud verscherpt onderzoek Indien trustee natuurlijk persoon: trustee niet fysiek aanwezig of Voorschotbetaling laten verrichten ten laste van rekening cliënt bij bank met zetel in EU of Identiteit verifiëren aan de hand van aanvullende documenten, gegevens of informatie en Documenten beoordelen op echtheid TRUSTEE Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico trustee (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Trustee woonachtig of gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of Nader onderzoek naar cliënt Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] Schema 5.3 Indien trustee natuurlijk persoon zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status Onderzoek naar bron vermogen PEP en de fondsen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] 17
Cliënt Criteria voor verscherpt onderzoek Inhoud verscherpt onderzoek PERSONEN- VENNOOTSCHAP Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of Verhoogd risico personenvennootschap (zie par. 4.2.1) en/of Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of Personenvennootschap gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) Nader onderzoek naar cliënt Onderzoek naar herkomst vermogen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] Schema 5.4 Indien UBO zonder Nederlandse nationaliteit bezit of woont buiten Nederland: PEP status Onderzoek naar bron vermogen PEP en de fondsen gebruikt bij zakelijke relatie/transactie Beslissing inzake dienstverlening door [naam persoon/de compliance officer] 5.2 Monitoring Zoals beschreven in 2.6 dient een cliënt en zijn handelen regelmatig gemonitord te worden op veranderingen in het risicoprofiel. Wijzigingen in de hiervoor aangegeven criteria voor een verscherpt cliëntenonderzoek (schema s 4.1 t/m 4.4 c.q. 5.1 t/m 5.4) kunnen aanleiding vormen om de frequentie en intensiteit van het monitoren te verhogen. 6 PROCEDURE INTERNE MELDING MISLUKT CLIËNTENONDERZOEK EN INTERNE MELDING ONGEBRUIKELIJKE TRANSACTIE De WWFT verplicht [naam instelling] tot onverwijlde melding van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL). Ook geldt een meldplicht in het geval dat het cliëntenonderzoek (bij nieuwe dan wel bestaande cliënten) niet de door de wet voorgeschreven gegevens heeft opgeleverd (bijv. de identiteit van de UBO kon niet worden vastgesteld), en er tevens indicaties zijn van betrokkenheid bij witwassen of terrorismefinanciering. Onverwijld wil zeggen zo snel mogelijk, doch in ieder geval binnen 14 dagen na vaststelling van het ongebruikelijke karakter van de transactie. Dit betekent dat professionals werkzaam voor [naam instelling] in aanmerking komende situaties zo snel mogelijk intern moeten melden aan [naam persoon/de compliance officer]. [naam persoon/de compliance officer] zal na controle en overleg zonodig zorg dragen voor de melding aan de FIU-NL. Het is dus nadrukkelijk niet de bedoeling dat professionals zelfstandig een externe melding doen. De betrokken cliënt noch anderen mogen over een mogelijke interne of externe melding geïnformeerd worden 46. 46 Art 23, lid 1 WWFT. 18
Uit de regelgeving blijkt dat sprake is van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie bij aanwezigheid van één of meer van de volgende indicatoren: Objectieve indicator: Contante transactie van 15.000 of meer betaald aan of door tussenkomst van [naam instelling] Subjectieve indicator: Feiten en omstandigheden die aanleiding geven om te veronderstellen dat sprake kan zijn van witwassen of het financieren van terrorisme Witwassen is omschreven in het Wetboek van Strafrecht 47. Kort gezegd gaat het om het verwerven, verbergen, vervreemden, gebruiken of het voorhanden hebben van hetgeen (vermoedelijk) uit misdrijf afkomstig is en/of het verhullen van de rechthebbende(n) daarop. Het financieren van terrorisme is strafbaar gesteld als een zelfstandig misdrijf 48. Praktisch gesproken zullen instellingen verhoogde aandacht moeten geven aan geconstateerde of voorgenomen geldstromen naar personen en/of organisaties in landen waarvan publiekelijk bekend is dat terrorisme voorkomt. Het ongebruikelijke wijst uitsluitend op het mogelijke witwassen of de mogelijke terrorismefinanciering. Een transactie die bij een cliënt of in de branche vaker voorkomt, is daardoor niet zonder meer gebruikelijk! Het voorgaande betekent dat alle situaties waarin sprake is of kan zijn van steekpenningen (vaak vermomd als facility payments, commissies, contante betalingen, kick backs), fraude belastingfraude zwart geld geldstromen naar personen en/of organisaties die zich bezig houden met terrorisme wijzen op een mogelijke ongebruikelijke transactie. Het is daarbij niet relevant of cliënt of diens wederpartij zich zelf schuldig maakt aan een misdrijf of slechts passief betrokken was. 47 Art. 420 bis t/m 420 quinques Wetboek van Strafrecht. 48 Art. 1 lid 1 onder i WWFT jo. artikel 421 Wetboek van Strafrecht. 19