Jaarverslag Calamiteitenzorg 2013 Waterschap Brabantse Delta Doc.nr. 13IT001423 Zaak nr. 13.ZK00664 1
Colofon Opdrachtgever Samensteller Waterschap Brabantse Delta Postbus 5520 4801 DZ Breda T 076 564 10 00 F 076 564 10 11 E info@brabantsedelta.nl I www.brabantsedelta.nl Frank van Beek Calamiteitencoördinator M. 06-52398221 E. f.van.beek@brabantsedelta.nl Versie 1.0 Vaststelling Dagelijks Bestuur waterschap Brabantse Delta 2
Inhoudsopgave 1. Doel van dit jaarverslag... 66 2. Calamiteitenzorg... 66 2.1 Missie, Visie en Doelstelling van de calamiteitenorganisatie... 66 2.2 CalamiteitenZorgSysteem (CZS)... 77 2.3 Samenvattende terugblik op de verwachtingen in 2013... 77 3. Samenwerking... 88 4. Opleiden, trainen en oefenen (OTO)... 1111 4.1 4.2 Beleidsplan OTO 2011 2014... 1111 OTO- activiteiten 2013... 1111 5. Calamiteiten... 1515 5.1 Jaaroverzicht 2013... 1515 5.2 Jaaroverzichten vanaf 2004... 1616 5.3 Lessons learned... 1717 5.4 Samenvattende terugblik op calamiteiten in 2013... 1717 6. Vooruitblik voor 2014... 1818 7. Tot slot... 1919 3
Voorwoord In mei 2013 ben ik benoemd tot dijkgraaf van waterschap Brabantse Delta. Eén van mijn eerste afspraken was met de calamiteitencoördinator en operationeel leider van het waterschap om uitleg te krijgen over de structuur en werkwijze van de calamiteitenorganisatie. Dat vind ik belangrijk. Bij de aanpak van een aantal van die calamiteiten ben ik het afgelopen jaar al betrokken geweest. Zoals de langdurige droogte en waterschaarste in de zomerperiode en de Sinterklaasstorm die het waterschap noodzaakte om de situatie nauwgezet in de gaten te houden en waar nodig maatregelen te treffen. Ik bedank iedereen die zich het afgelopen jaar binnen de calamiteitenorganisatie heeft ingezet voor zowel de aanpak van kleine en grotere calamiteiten en voor het professionaliseren van de organisatie. Samenwerking Zowel in de uitvoering van de calamiteitenaanpak als in de professionalisering van de calamiteitenzorg is samenwerking onontbeerlijk. Daarbij zijn drie niveaus te onderscheiden. Als eerste de samenwerking met de Veiligheidsregio, de regionale netwerkpartners en de Unie van Waterschappen. In het kader van de samenwerking met de Veiligheidsregio heb ik al deelgenomen aan de verschillende oefeningen, onder andere bij de gemeente Moerdijk. Het tweede niveau betreft de samenwerking met Vlaanderen. Afgelopen jaar heeft het waterschap afspraken gemaakt met de Vlaamse waterpartners om de samenwerking met hen vorm te geven bij aanpak van grensoverschrijdende calamiteiten, zoals watervervuiling. Ik heb inmiddels deelgenomen aan de grensoverschrijdende oefening Langeschouw. In de uitbouw van de samenwerking met Vlaanderen hecht ik daar veel waarde aan. Tenslotte is het goed te constateren dat gemeenten, in het kader van samenwerking in de afvalwaterketen, incidentplannen hebben opgesteld voor de riolering. Daardoor kan er beter onderling afgestemd worden bij water gerelateerde calamiteiten in bijvoorbeeld bebouwd gebied. Opleiden en oefenen Opleiden, trainen en oefenen (OTO) blijft belangrijk om de juiste beslissingen te kunnen nemen tijdens een echte calamiteit, de afstemming te toetsen met onze partners en om na te gaan of de genomen maatregelen effect hebben. Begin maart hebben medewerkers van de afdelingen Onderhoud en Bediening & Beheer een uitgebreide oefening gehouden bij de Amersluis bij Lage Zwaluwe. Daarbij hebben zij ervaring opgedaan met de aanleg van een tijdelijke dam, het onder moeilijke omstandigheden plaatsen van nooddeuren in een sluis en het verpompen van overtollig water. In september vond een grote systeemoefening plaats bij het waterschap aan de hand van een uitgebreid scenario om de afstemming binnen de calamiteitenteams van het waterschap te oefenen. Een groot aantal netwerkpartners heeft meegewerkt bij de voorbereiding en ook bij de monitoring van de aanpak tijdens die oefening. Dat is heel waardevol en leerzaam geweest, heb ik zelf gemerkt, mede omdat tijdens de oefening ook afstemming nodig bleek met de regionale calamiteitenbestrijding binnen de Veiligheidsregio. In lijn met het OTO-traject zetten we het opleiden, trainen en oefenen met veel inzet voort. Communicatie Tijdige communicatie blijkt steeds weer een cruciaal onderdeel te zijn van de calamiteitenaanpak. Daarbij moet er oog zijn voor de impact van calamiteiten op de inen externe omgeving. Dat vraagt van ons allemaal een maximale inzet bij de 4
informatievoorziening, het bieden van handelingsperspectief en het geven van betekenis aan de gevolgen van de calamiteit. Ik wens u veel leesplezier toe. Carla Moonen dijkgraaf waterschap Brabantse Delta 5
1. Doel van dit jaarverslag Dit jaarverslag geeft een overzicht van de incidenten en calamiteiten die zich in 2013 binnen ons beheersgebied hebben voorgedaan. Ook biedt het zicht op de activiteiten die in het kader van calamiteitenzorg en calamiteitenbestrijding in 2013 zijn uitgevoerd. Het verslag is opgesteld om het bestuur, het managementteam, alle medewerkers van Brabantse Delta en externen te informeren over hoe het waterschap in 2013 is omgegaan met calamiteitenzorg. 2. Calamiteitenzorg 2.1 Missie, Visie en Doelstelling van de calamiteitenorganisatie Missie De calamiteitenorganisatie wil zorgen voor een tijdige en adequate bestrijding van calamiteiten, zijnde omstandigheden waarin de veiligheid van waterstaatswerken in gevaar is of dreigt te komen, met ernstige gevolgen voor de waterkering, waterhuishouding, zuivering en oppervlaktewaterkwaliteit. Daarbij denken we ook aan de veiligheid van mensen, het milieu en de bedrijfscontinuïteit van andere bedrijven. De calamiteitenorganisatie wil zich waar mogelijk verder verbeteren en ontwikkelen. Daarnaast streeft het waterschap er nadrukkelijk naar om een veerkrachtige calamiteitenorganisatie te ontwikkelen die goed aansluit op zijn omgeving. Visie De calamiteitenorganisatie heeft de volgende visie op de wijze waarop ze haar missie wil vervullen. De calamiteitenorganisatie zorgt er steeds voor dat inzet van kwalitatief en kwantitatief voldoende mensen en middelen mogelijk is. Verbeterpunten uit opleidingen, trainingen, oefeningen en evaluaties van gebeurtenissen worden geborgd. Er wordt nadrukkelijk samenwerking gezocht met de externe partners maar er wordt ook zeker gekeken naar organisaties die in een andere sector actief zijn en mogelijk andere visies of ideeën hebben. Een actueel Handboek calamiteitenzorg, bestaande uit het calamiteitenplan, deelbestrijdingsplannen en supplementen, beschrijft de procedures. Doelstelling Klantgerichtheid De calamiteitenorganisatie verleent service en zoekt indien nodig naar alternatieven voor klantwensen zowel intern als extern. De calamiteitenorganisatie leeft zich in de algehele problematiek van de klant in. Duidelijkheid De calamiteitenorganisatie geeft duidelijk aan internen en externen aan, wat van de calamiteitencoördinatoren van het waterschap verwacht kan worden en wat de calamiteitenorganisatie inhoudt. Dit komt tot uitdrukking in: handboek calamiteiten, taakverdeling, wachtdienstrooster, bereikbaarheid, instructies, hoe het proces werkt en wie daarin betrokken zijn. Samenwerken Extern De calamiteitenorganisatie betrekt externen bij ontwikkelingen, oefeningen en evaluaties. - Met de waterschappen De Dommel en Aa en Maas werd de samenwerking verder uitgebreid waar het gaat om een gezamenlijke structuur en werkwijze, opleidingen, trainingen en oefeningen (OTO), planvorming, fasering, jaarverslag, sjablonen en beleidsontwikkelingen. 6
- De verdere samenwerking met de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en Rijkswaterstaat richtte zich met name op OTO maar ook op planvorming. Daarnaast nam het waterschap actief deel aan het gremium Multi Disciplinair & Bestuurlijk Oefenen (MDBO) van de Veiligheidsregio. - Het convenant dat is opgesteld met RWS, Veiligheidsregio en de Brabantse waterschappen is verder uitgewerkt. Intern Met betrekking tot de calamiteitenzorg en de calamiteitenbestrijding is het van groot belang dat er intern samengewerkt wordt. De calamiteitenzorg is geborgd in de werkgroep calamiteitenzorgsysteem. Voor wat betreft de bestrijding kwam dit samen in het overleg van het Waterschap Actie Team, het Waterschap Operationeel Team en het Waterschap Beleidsteam. 2.2 CalamiteitenZorgSysteem (CZS) Werkgroep CZS Aan het CalamiteitenZorgSysteem werd sturing gegeven door de werkgroep CZS, die bestond uit medewerkers van de afdelingen Kennis & Advies, Bediening & Beheer, Onderhoud, Advies & Ondersteuning, Zuiveren, Onderhoud & Techniek, Handhaving, Communicatie, de calamiteitencoördinator, de medewerker calamiteitenzorg en de plaatsvervangend calamiteitencoördinator. De werkgroep CZS bestond in de voorafgaande jaren uit afdelingshoofden. Echter, deze afdelingshoofden hebben besloten om deze verantwoordelijkheid lager in de organisatie te leggen c.q. bij de meest betrokken medewerkers van deze afdelingen. Taken werkgroep CZS revisie/aanpassingen aan het Handboek calamiteitenzorg, bestaande uit het calamiteitenplan, zes deelbestrijdingsplannen en 13 supplementen; begeleiding en monitoring van de voortgang inzake opleiden, trainen en oefenen; personele invulling van de calamiteitenorganisatie die betrokken was bij de bestrijding van een calamiteit; planning en evaluatie van de bereikbaarheid/het wachtdienstschema (jaarlijks); monitoring van ontwikkelingen in het netwerk; borging van verbeteracties die uit de evaluaties en ervaringen voortkwamen; voorlichting aan internen en externen over gebeurtenissen of ontwikkelingen in de calamiteitenorganisatie; evaluatie van calamiteitengebeurtenissen. 2.3 Samenvattende terugblik op de verwachtingen in 2013 Van de werkgroep calamiteitenzorg kon in 2013 in het bijzonder de volgende acties worden verwacht, naast het reguliere werk en de ambitie om nog verder te professionaliseren, zoals aangegeven in het jaarverslag 2012. Waterschap intern Het OTO beleidsplan 2011-2014 verder uitwerken in een OTO-Jaarplan voor 2013. Het OTO-Jaarplan 2013 uitvoeren door middel van de OTO-activiteiten. Het Handboek Calamiteiten actualiseren per 1 april en 1 oktober. Het evalueren van de calamiteiten. De samenwerking met de Brabantse waterschappen verder uitbouwen in het kader van Winnend Samenwerken. Alle punten zijn in 2013 opgepakt en met het gewenste resultaat. 7
3. Samenwerking Overleg calamiteitenzorg Brabantse waterschappen Dit jaar heeft 14 keer een coördinatorenoverleg plaatsgevonden tussen de waterschappen De Dommel, Aa en Maas en Brabantse Delta. In dit overleg maakten de genoemde partijen onder meer afspraken over uniformiteit met betrekking tot planvorming, aanbesteding, opleiden, trainen, oefenen, sjablonen, werkwijze en de structuur van de calamiteitenorganisaties. Daarnaast werden kwetsbare functies in beeld gebracht en is gezamenlijk opgetrokken bij vraagstukken uit het netwerk. De Stuurgroep Winnend Samenwerken heeft ingestemd met de ingediende voorstellen met als resultaat: eenzelfde calamiteitenstructuur (opbouw calamiteitenorganisaties) en werkwijze. Verder zijn er afspraken gemaakt met waterschap De Dommel om elk kwartaal elkaars noodcommunicatievoorziening (noodnet) te testen. Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Waterschap Brabantse Delta vertegenwoordigde in de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant ook waterschap Rivierenland, waterschap De Dommel en waterschap Aa en Maas. Brabantse Delta heeft punten ingebracht namens deze waterschappen en alle (belangrijke) informatie rechtstreeks naar hen teruggekoppeld. Bestuurlijk De dijkgraaf van waterschap Brabantse Delta was agendalid van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio. Ambtelijk De ambtelijke samenwerking met de Veiligheidsregio is ook in 2013 weer op een prettige manier voortgezet. Het overleg met betrekking tot planvorming heeft onder meer geleid tot het volgende: - inbreng bij het verbeteren van het beleidsplan en het regionaal crisisplan; - een aantal specifieke plannen voor bedrijven die vallen onder het Besluit Rampen en Zware Ongevallen (BRZO); - een Jaarplan Multi Opleiden, Trainen en Oefenen 2013. Als volwaardig lid van de werkgroep Multi Disciplinair & Bestuurlijk Oefenen (MDBO) (voorbereiding en uitvoering) heeft het waterschap de volgende taken opgepakt: - het voorzitterschap van de werkgroep MDBO; - het projectleiderschap van twee GRIP 3-oefeningen van de Gemeentelijke Beleidsteams (GBT) van de gemeenten Roosendaal en Werkendam en van het Regionaal Operationeel Team (ROT); - het projectleiderschap van twee GBT-trainingen van de gemeenten Geertruidenberg en Baarle-Nassau. De Veiligheidsregio Midden en West Brabant heeft op 29 augustus instructiefilms laten maken over het CoPI en het ROT. Het waterschap heeft hieraan meegewerkt door inbreng van G.J. van Oorschot en F. van Beek. Op 5 november zijn de CoPI- en ROT-films opgeleverd en deze vormen nu onderdeel van een nieuwe e-learning module voor de basisopleidingen COPI en ROT van de Veiligheidsregio. Er is een eerste invulling gegeven aan de afspraken uit het in 2012 afgesloten samenwerkingsconvenant tussen de Veiligheidsregio MWB, Rijkswaterstaat en de Brabantse waterschappen. 8
Waterschap gealarmeerd via P2000 Op 25 februari is het convenant ondertekend tussen de Veiligheidsregio Midden en West- Brabant en de Brabantse waterschappen die actief zijn binnen de grenzen van de VR MWB. De afspraken die zijn gemaakt in dit convenant werden omgezet naar concrete uitwerkingen. Eén daarvan betrof de alarmering van de waterschappen. Ten aanzien van de alarmering is afgesproken dat bij bepaalde incidenten het waterschap voortaan automatisch wordt gealarmeerd. Hiermee wordt bereikt dat het waterschap in een vroeg stadium wordt opgeroepen voor incidenten waar het een mogelijke rol heeft zodat het waterschap de noodzakelijke acties tijdig kan nemen. De incidenten waarbij het waterschap voortaan automatisch wordt gealarmeerd hebben betrekking op: - brand met een classificatie grote brand of hoger; - brand in een industrieel complex met een classificatie middelbrand of hoger; - brand in de natuur vanaf code rood; - ongeval waar gevaarlijke stoffen bij betrokken zijn (weg, spoor en water); - ongeval met een schip op watergangen van het waterschap; - alle meldingen bij bedrijven waar een rampbestrijdingsplan van kracht is; - alle opschalingen naar GRIP 1 t.b.v. bovengenoemde meldingen; - alle opschalingen naar GRIP 2 en hoger voor alle mogelijke type meldingen. Alle alarmeringen verlopen via P2000 en worden ontvangen op een pager die wordt bijgehouden door het contactcentrum van het Waterschap Brabantse Delta. Na alarmering maakt deze piketambtenaar zelf een inschatting van noodzakelijk acties (zowel in termen van mensen als middelen) en zet deze uit. Voor aanvullende informatie wordt contact gezocht met de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK). Binnen de VR MWB zijn in totaal vier verschillende waterschappen actief. Indien een melding betrekking heeft op het gebied van een ander waterschap, zal de piketambtenaar van het Waterschap Brabantse Delta contact opnemen met de GMK en verzoeken het verantwoordelijke waterschap telefonisch in kennis te stellen. De alarmeringsregeling is ingegaan op maandag 9 september 2013. Overleg calamiteitenzorg Brabantse waterschappen met Rijkswaterstaat Eenmaal is er een coördinatorenoverleg geweest tussen de Brabantse waterschappen en Rijkswaterstaat. In dit overleg werden afspraken gemaakt over de samenwerking en het gezamenlijk oppakken van de actielijst die voortkomt uit het convenant met de Veiligheidsregio s. Het landelijk overleg coördinatoren calamiteitenzorg Tweemaal vond er een landelijk overleg plaats van alle coördinatoren calamiteitenzorg van de waterschappen. Hoofdzakelijk ging het hier om het delen van informatie en ervaringen, en er werden stukken besproken die in de Adviesgroep Crisisbeheersing zijn behandeld. Adviesgroep Crisisbeheersing In februari 2010 hebben de calamiteitencoördinatoren van de waterschappen in Nederland - op initiatief van de Unie van Waterschappen - de Adviesgroep Crisisbeheersing opgericht. De waterschappen Aa en Maas, De Dommel, Scheldestromen en Brabantse Delta werden in 2013 vertegenwoordigd door de calamiteitencoördinator van waterschap De Dommel, D. van Roosmalen. Doel van de Adviesgroep Crisisbeheersing is om in de Uniestructuren meer aandacht voor, en eenduidige besluitvorming over crisisbeheersingsonderwerpen te realiseren. De Adviesgroep Crisisbeheersing stimuleert en bevordert de samenwerking tussen de Unie van Waterschappen en de waterschappen op het gebied van crisisbeheersing en geeft een eenduidig advies aan de waterschappen. Daarnaast heeft de Adviesgroep een Visie op crisisbeheersing opgesteld in opdracht van de portefeuillehouder Crisisbeheersing 9
van de Unie van Waterschappen (UvW). De visie Samenwerking in Crisisbeheersing, heeft als kern: In 2020 vormen de waterschappen een (veer)krachtig partnerschap in crisisbeheersing. Zowel in de voorbereiding als de feitelijke bestrijding van een crisis. Dit bereiken zij door vergaande samenwerking tussen de waterschappen en door het aangaan van optimale allianties met hun belangrijkste partners in crisisbeheersing: de Veiligheidsregio s. Waakvlamovereenkomst voor incidentenbestrijding Het waterschap is ook in 2013 verschillende waakvlamovereenkomsten aangegaan voor een adequate calamiteitenbestrijding. In deze waakvlamovereenkomsten verplichtte een extern bedrijf zich om met voorrang goederen en diensten aan het waterschap te leveren. Het waterschap had met deze overeenkomsten de borging dat er 24 uur per dag, mensen en materieel beschikbaar zijn. Daarmee had het waterschap de aanpak van incidenten op een sluitende wijze geregeld. Voorlichting Datum Doelgroep Onderwerp en gegeven door: Voorlichting / Presentatie / Informatiebijeenkomst door waterschap 4 februari Beleidsmedewerkers rioolbeheer van gemeenten. Werkeenheid Hart van Brabant. Incidenten bestrijdingsplan rioleringen en maatgevende scenario s. Door F. van Beek en L. van Dixhoorn. 6 februari HOVD-training Veiligheidsregio Midden en West-Brabant. 21 mei Bestuurlijk medewerker en specialist Oosterscheldekering van Rijkswaterstaat Zee en Delta Noord. 7 juni Gemeente Breda: werksessie Crisisaanpak geen gif via het riool. 7 augustus Werksessie 'Crisisaanpak: geen gif via het riool' georganiseerd door de gemeente Breda. Taak, rol, bevoegdheden van het waterschap. Door F. van Beek. Structuur, werkwijze en inrichting calamiteitenruimte bij het waterschap. Door F. van Beek. Incidenten bestrijdingsplan rioleringen en maatgevende scenario s. Door L. van Dixhoorn. Toelichting over calamiteitenorganisatie Brabantse Delta t.a.v. afvalwaterketen. Door L. van Dixhoorn. 9 oktober Visbeheerstandscommissie (VBC). Structuur en werkwijze calamiteitenorganisatie en bespreken van een aantal praktijkvoorbeelden. Door F. van Beek. 20 november Visbeheerstandscommissie (VBC). Structuur en werkwijze calamiteitenorganisatie en bespreken van een aantal praktijkvoorbeelden. Door F. van Beek. 10 december Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) Structuur en werkwijze calamiteitenorganisatie en bespreken van een aantal praktijkvoorbeelden. Door F. van Beek. Voorlichting / Presentatie / Informatiebijeenkomst door externe 4 september Algemeen Bestuur waterschap Brabantse Delta Organisatie en werkwijze Veiligheidsregio. Door directeur Veiligheidsregio N. van Mourik. 10
4. Opleiden, trainen en oefenen (OTO) 4.1 Beleidsplan OTO 2011 2014 De Brabantse waterschappen Aa en Maas, De Dommel en Brabantse Delta hebben in 2010 een gezamenlijk beleidsplan opleiden, trainen en oefenen 2011 2014 opgesteld. De uitvoering ervan is gezamenlijk aanbesteed. Doelstelling Voor de periode 2011 2014 is door de Brabantse waterschappen unaniem als hoofddoelstelling gekozen: De waterschappen zijn aan het einde van deze beleidsperiode een herkende, erkende, volwaardige, gelijkwaardige en geaccepteerde structurele crisispartner. Belangrijk is daarbij dat de bestuurlijke bevoegdheden over en weer (waterschap in relatie tot de Veiligheidsregio s) helder zijn geworden en dat de Dijkgraaf is geaccepteerd als bestuurlijk overlegpartner. Zowel in de preparatie- als in de repressiefase. 4.2 OTO- activiteiten 2013 Algemeen Omdat calamiteiten ernstige situaties zijn, maakt het oplossen ervan geen onderdeel uit van het reguliere dagelijks werk. Calamiteiten vragen met andere woorden om een aparte, gecoördineerde aanpak, waarbij de inzet van speciale teams en geschoolde mankracht vereist is. In 2013 is verder ingezet op de ontwikkeling van goede calamiteitenteams, te weten het WaterschapBeleidsTeam, het Waterschap Operationeel Team en het Waterschap Actie Team. Beleidsdoel 2013 Voor 2013 lag het accent van opleidingen, trainingen en oefeningen op multidisciplinair samenwerken. Als de samenwerking 'in de koude fase' tussen Waterschap Brabantse Delta en de Veiligheidsregio als indicator wordt genomen, dan kan gesteld worden dat het beleidsdoel bereikt is. Ook de interne samenwerking is voldoende op orde om gedegen calamiteitenzorg te bieden. De organisatie toont zich krachtig in het snel en effectief opschalen waardoor de benodigde expertise bijtijds beschikbaar is voor een calamiteit. Dit maakt dat het waterschap zijn kerntaak en alle water technische problemen bij een calamiteit, snel en doeltreffend kan oppakken om erger te voorkomen. Daarbij kunnen de calamiteitenteams zowel op WAT, WOT als WBT-niveau beschikken over voorzitters die effectief leiding kunnen geven aan het calamiteitenteam. Zij doen dit door hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden, het bijzondere aan de situatie te herkennen en te prioriteren wat als eerste aandacht verdient op het operationele, tactische of bestuurlijke niveau. Dit alles biedt een stevige basis voor een gedegen partnership met de Veiligheidsregio ten tijde van calamiteiten. Toch behoeft de samenwerking zowel extern als intern zeker nog aandacht. Een belangrijke proeve van bekwaamheid volgt nog in de vorm van de simulatieoefening met de Veiligheidsregio in 2014. Opbouw en samenhang programma Bij de OTO-activiteiten in 2013 onderscheidde het waterschap zowel teams als functiegroepen. Uitgangspunt was dat ieder team binnen de calamiteitenorganisatie (WAT, WOT en WBT) tenminste eenmaal per jaar wordt getraind en geoefend. Dit beschouwde het waterschap als de minimum inspanning die nodig is om teamleden op het gewenste niveau te houden. 11
In aanvulling op dit basisprogramma worden per jaar andere accenten gelegd via verdiepingsmodules en functie specifieke trainingen. In 2013 kregen de communicatieadviseurs van de (verschillende) crisisteams een vaardighedentraining crisiscommunicatie. De voorzitters van de crisisteams kregen een vaardighedentraining met als doel om op een meer doelgerichte en efficiënte wijze leiding te geven. Daarnaast werd een basisopleiding crisisbeheersing en rampenbestrijding (OCR) aangeboden voor nieuwe medewerkers binnen de calamiteitenorganisatie. Kosten Calamiteitenzorg is voor het waterschap zeer belangrijk en opleiden, trainen en oefenen is daar een onderdeel van. Daarom is in 2013 aan het proces calamiteitenzorg een apart budget toegekend van 90.000,00. De calamiteitencoördinator is verantwoordelijk voor het budget calamiteitenzorg. Het budget voor de calamiteitenbestrijding valt niet onder het proces calamiteitenzorg maar valt onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Bediening & Beheer. Opleidingen in 2013 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gegeven calamiteitenopleidingen. Datum Thema / Taak Medewerker / Teams Interne opleidingen 7 maart Basismodule Crisisbeheersing en Rampenbestrijding door COT. * Twaalf nieuwe medewerkers die een rol hebben in de calamiteitenbestrijding. 1 juli Basismodule Crisisbeheersing en Rampenbestrijding door eigen calamiteitenorganisatie *. Acht (nieuwe) medewerkers die een rol hebben in de calamiteitenbestrijding. 2 december Basismodule Crisisbeheersing en Rampenbestrijding door eigen calamiteitenorganisatie *. Externe opleidingen 24 januari CMR Alumnidag / Intervisie. Leren van en met elkaar o.a. over netcentrisch werken Voor kernteams handhaving en vergunningverleners. Calamiteitencoördinator en medewerker calamiteitenzorg. 5 september Crisismanager - Terugkomdag Voorzitter WAT en de medewerker calamiteitenzorg. 10 september Basisopleiding Veiligheidsregio Twee Operationele Wachten = Coördinatoren Plaats Incident in COPI. * Alle nieuwe leden (medewerkers) van het WAT en het WOT en het WBT volgden de opleiding Basismodule Crisisbeheersing en Rampenbestrijding. Naast kennis over de interne organisatie werd tijdens de opleiding ook aandacht besteed aan algemene kennis over de externe organisaties, die bij de calamiteitenbestrijding betrokken (kunnen) zijn. 12
Trainingen in 2013 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gehouden calamiteitentrainingen. Datum Thema / Taak Medewerker / Teams Interne trainingen 26 februari GEO-workshop voor geografische Ondersteuning in Drie GEO-medewerkers i.s.m. een WATvoorzitter. calamiteitenvergaderingen 20 maart Scenarioanalyse Medewerkers van de wachtdiensten waterkwaliteit, waterkwantiteit en coördinatiewacht. 4 april Netwerkanalyse Medewerkers van de wachtdiensten zuiveringstechnologen en leidingen. 25 juni Brabantbrede training juridisch Juridische medewerkers. advisering i.r.t. calamiteitenzorg Voorjaar Verslaglegging; 2 e deel. Notulisten calamiteitenvergaderingen. Externe trainingen 27,28 februari 10, 11 april Psychologie van de Crisisbeheersing Medewerker calamiteitenzorg. 8 mei Brabantbrede training: Inzicht krijgen in het effect van een calamiteit op de omgeving en de gevolgen daarvan voor de te kiezen communicatiestrategie. Communicatie medewerkers en calamiteitencoördinatoren. 4 juni Lunch- en Learnsessie over Nafase Operationele Leiders en calamiteitencoördinatoren van Brabantse waterschappen. Oefeningen in 2013 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gehouden calamiteitenoefeningen. Datum Thema / Taak Medewerker / Teams Interne oefeningen 7 maart Uitvoerende oefening voor (Senior) cultuurtechnisch medewerkers. waterkeringen en vaarwegen (gebruik materieel en methodes) 18 juni WBT-oefening m.b.t. Vaste leden WBT. waterkwaliteit. 11 september Systeemoefening hoog Leden van het WAT, WOT en WBT. buitenwater. Externe oefeningen 14 maart ROT- en GBT-oefening gemeente Calamiteitencoördinator in de responscel. Breda. 2 april Crisisteam gemeente Bergen op Zoom (waterincident) Loco dijkgraaf in het crisisteam en calamiteitencoördinator als waarnemer. 26 september GRIP 3 oefening gemeente Moerdijk. Dijkgraaf in het GBT, Operationeel Leider in het ROT en Operationele Wacht in het CoPI. De medewerker calamiteitenzorg in de responscel. De calamiteitencoördinator ondersteunend aan de projectleider. 7 en 8 oktober CoPI-oefeningen met betrekking tot de BRZO-bedrijven. Operationele Wacht (4 medewerkers) 3 december Grensoverschrijdende oefening Langeschouw (scenario natuurbrand) tussen België en Nederland. Samenwerking als doelstelling. Vanuit de Veiligheidsregio waren GBT, ROT en CoPI actief. Dijkgraaf in het GBT, Operationeel Leider in het ROT, Operationele Wacht in het CoPI en een collega van de Operationele Wacht in responscel. Calamiteitencoördinator was medelocatieverantwoordelijke en begeleider bezoekers van de inspectie. 13
Intervisie bijeenkomsten 2013 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gehouden intervisie bijeenkomsten. Datum Thema / Taak Medewerker / Teams Interne intervisie bijeenkomsten 13 mei Wat kunnen operationeel leiders van elkaar leren? Begeleider: afdelingshoofd JZ. Operationeel Leiders, calamiteitencoördinator en medewerker calamiteitenzorg. Externe intervisie bijeenkomsten 14 november Kaderdag / symposium Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant. 9 december Actieprogramma toont 'daadkracht en doorzettingsvermogen'. De VeiligheidsTOP met als thema Samen werken aan veiligheid. Het programma werd georganiseerd voor bestuurders, vakambtenaren veiligheid, veiligheidspartners, hulpdiensten en vertegenwoordigers van het Moerdijkse bedrijfsleven. Medewerkers van de Operationele Wacht, Operationeel Leiders, dijkgraaf en calamiteitencoördinator. De provincie Noord-Brabant, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, Havenschap Moerdijk en de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant organiseren de VeiligheidsTOP. Bereikbaarheidstest Calamiteiten komen altijd onverwacht. Daarom heeft waterschap Brabantse Delta een calamiteitenorganisatie met een wachtdienstregeling. Zodra zich een calamiteit aandient moet deze wachtdienst gaan draaien en blijven functioneren. In de afgelopen 10 jaar heeft het waterschap veel calamiteiten gehad en is jaarlijks de bereikbaarheid van de gehele calamiteitenorganisatie getest. Uit deze systeemtesten bleek steeds dat iedereen goed bereikbaar en beschikbaar was; daarom is in 2013 geen systeemtest uitgevoerd. In 2014 is deze test weer wel ingepland. 14
5. Calamiteiten Niet iedere klacht of melding leidt tot een calamiteit. Als een medewerker van het waterschap, een inwoner of een bedrijf een probleem in ons beheersgebied meldt dat snel en zonder bijzondere inspanningen kan worden opgelost, geldt dit als een incident in fase 0. Wanneer het probleem echter te groot is om binnen de normale werksituatie op te lossen, kan worden besloten om op te schalen naar coördinatiefase 1 en wanneer nodig naar coördinatiefase 2 en 3 en 4. Wanneer een probleem is opgeschaald, spreken we niet langer van klachten of incidenten, maar van calamiteiten. 5.1 Jaaroverzicht 2013 In onderstaande tabel zijn de calamiteiten toegelicht die zich in 2013 hebben voorgedaan. Calamiteit Nummer Periode Datum Taak Omschrijving Coördinatie Fase 1 29 januari - Waterkwantiteit Wateroverlast binnendijks 1 6 februari 2 18 mei Zuiveringstechnische Dreigende 1 werken fenoloverschrijding bij Shell Moerdijk 3 24 juni - 28 juni Waterkwaliteit Vissterfte in Zuiderafwateringskanaal bij Raamsdonk 1 4 12 juli - 24 september 5 18 juli - 28 juli Waterschaarste Algemeen Waterkwaliteit, waterkwantiteit, Zuiveringstechnische werken Waterschaarste als gevolg van weinig regenval Dreigende stroomuitval als 1 gevolg van reparatie hoogspanningskabel bij Bergen op Zoom en omgeving Netwerkuitval ICT 1 6 5 augustus Ondersteunend proces ICT 7 13 oktober Waterkwantiteit Hoogwater binnendijks 1 8 9 november Waterkwantiteit Hoogwater binnendijks 1 9 5 en 6 Dijken Hoogwater buitendijks 2 december 2 In onderstaande tabel zijn de opgeschaalde incidenten, ofwel de calamiteiten, ingedeeld naar de vijf waterschapstaken en fasering. Totaal aantal calamiteiten per taak Coördinatie Fase 1 Coördinatie Fase 2 Coördinatie Fase 3 Coördinatie Fase 4 Kwaliteit 1 0 0 0 Kwantiteit 3 1 0 0 Kering 0 1 0 0 Scheepvaart 0 0 0 0 Zuiveringsbeheer 1 0 0 0 Algemeen / overige 2 0 0 0 Totaal aantal calamiteiten 7 2 0 0 15
5.2 Jaaroverzichten vanaf 2004 Onderstaande tabel toont het aantal incidenten en klachten over de jaren 2004 tot en met 2013 per coördinatiefase. Totaal aantal geregistreerde klachten en incidenten per coördinatiefase fase 0 (regulier werk) coördinatiefase 1 (calamiteit) coördinatiefase 2 (calamiteit) coördinatiefase 3 (calamiteit) coördinatiefase 4 (calamiteit) Totaal geregistreerde klachten en incidenten (Waarvan totaal aantal calamiteiten) 13 12 11 10 09 08 07 06 05 04 2186 2081 1559 1030 551 496 452 453 505 97 7 5 4 8 14 13 20 12 8 8 2 3 5 4 6 2 2 3 6 2 0 0 2 0 1 0 0 2 1 0 0 0 0 n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 2195 2089 1570 1042 572 511 474 470 520 107 9 8 11 12 21 15 22 17 15 10 In onderstaande tabel zijn de opgeschaalde incidenten, ofwel de calamiteiten, ingedeeld naar de vijf waterschapstaken en ICT / stroomuitval. Totaal aantal 13 12 11 10 09 08 07 06 05 04 calamiteiten per taak Kwaliteit 1 2 4 5 7 11 7 10 6 4 Kwantiteit 4 2 4 4 7 2 7 1 4 5 Kering 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 Scheepvaart 0 1 0 2 1 0 1 1 1 1 Zuiveringsbeheer 1 2 3 1 6 2 7 5 4 0 ICT / 2 stroomuitval Totaal aantal calamiteiten 9 8 11 12 21 15 22 17 15 10 Bovenstaande cijfers van de calamiteiten in de periode 2004-2013 zijn hieronder, gesorteerd naar taak, als staafdiagram weergegeven. Er is echter een verschil van twee te zien tussen bovenstaande en onderstaande tabellen in het jaar 2013. Er is namelijk eenmaal opgeschaald als voorbereiding op mogelijke stroomuitval in het westelijk deel van het beheersgebied en eenmaal voor uitval netwerk binnen het waterschap. Deze staan niet in onderstaande staafdiagram. De afgelopen jaren is er minder opgeschaald omdat we de eerst jaren bijna elk incident hebben opgeschaald omdat we vooral ervaring wilde opdoen met de structuur en werkwijze. En dit is de afgelopen jaren bewezen dat de structuur en werkwijze er goed inzitten en daardoor niet elk incident meer opschalen alleen als het echt noodzakelijk is. 16
Net als andere jaren is er weer sprake van een daling van het aantal calamiteiten met betrekking tot waterkwaliteit. Alle calamiteiten zijn geëvalueerd met een aantal betrokken waterschapsmedewerkers. Alle evaluaties zijn gerapporteerd aan het Management Team (MT). De verbeterpunten zijn opgepakt door de calamiteitencoördinator of door de afdelingen waarop ze betrekking hadden. 5.3 Lessons learned Naar aanleiding van een aantal calamiteiten en uit de OTO-activiteiten in het afgelopen jaar werd geconcludeerd dat verbetering te behalen is bij: de ontsluiting van gegevens, zowel voor internen als externen; het vastleggen van activiteiten; de werkbelasting van notulisten bij meerdere vergaderingen WAT en WOT; de verslaglegging, de goedkeuring/ondertekening en verspreiding van het verslag; het volledig invullen van logboeken; het doormelden van feiten naar de CW t.b.v. een juist totaalbeeld; het vastleggen van alle afwijkingen van procedures; het volgen van de meldingen- en alarmeringsprocedure; het verminderen van de storingsgevoeligheid van installaties; het treffen van voorzorgsmaatregelen als verhoogde neerslag wordt verwacht; het verzenden van laag- en hoogwaterberichten naar interne en externe belanghebbenden; de procedure m.b.t. drukloos zetten van leidingen; de aandacht voor persoonlijke veiligheid (arbeidsomstandigheden); de concretisering van het informatiemanagement (in- en extern); de omgevingsimpact; het anticiperen op kritische besluiten en kantelmomenten; de strategische en gestroomlijnde inzet van crisiscommunicatie. 5.4 Samenvattende terugblik op calamiteiten in 2013 Het jaar 2013 was een relatief rustig calamiteitenjaar, net als 2012. Er deden zich negen calamiteiten voor. Het waterschap kon op grond van de bestaande ervaring de calamiteiten goed afhandelen. Door adequaat optreden van het waterschap zijn grote milieuschades, economische gevolgen en maatschappelijke ontwrichting voorkomen. 17
6. Vooruitblik voor 2014 De calamiteitenorganisatie zal zich in 2014 voornamelijk richten op de volgende activiteiten. Het verder uitwerken van het OTO-beleidsplan 2011-2014 in een OTO-Jaarplan voor 2014. Het uitvoeren van het OTO-Jaarplan 2014 door onder andere de systeemoefening op 9 oktober met de Veiligheidsregio. Het actualiseren van het handboek calamiteiten en het vereenvoudigen qua indeling. De vaststelling van het handboek calamiteiten 2014-2018 door het algemeen bestuur. Het evalueren van calamiteiten. Het verder uitbouwen van de samenwerking Brabantse waterschappen in het kader van Winnend Samenwerken. Het lager leggen van de verantwoordelijkheden in de organisatie, wat ook iets betekent voor de opschaling van calamiteiten. Het inventariseren van mogelijkheden tot meer samenwerking met Defensie. Deelname aan werkgroepen in het kader van de Visie Samenwerking in crisisbeheersing. Het in stand houden van de samenwerking met de Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant. 18
7. Tot slot Tot slot wil de werkgroep calamiteitenzorg iedereen wederom bedanken voor de prettige samenwerking en betrokkenheid bij planvorming, opleiden, trainen en oefenen maar in het bijzonder bij het bestrijden van calamiteiten. Want uiteindelijk samen staan we sterk. Heeft u nog vragen? Graag geven wij u meer informatie. U kunt terecht bij: Waterschap Brabantse Delta F.J.M. van Beek calamiteitencoördinator Telefoon: 076-5641853 e-mail: f.van.beek@brabantsedelta.nl of C.F.M. Verheijen Kuhne medewerker calamiteitenzorg Telefoon: 076-5641060 e-mail: c.verheijen@brabantsedelta.nl En natuurlijk kunt u ook onze internetsite raadplegen op www.brabantsedelta.nl 19