Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie - september 2015
- 1 - DOORBRAAKPROJECT ONDERWIJS & ICT Eigentijds onderwijs vraagt om leermethoden die de leerling centraal stellen en die modern, op maat en activerend zijn. De inzet van ict is daarbij cruciaal. Dankzij technologie kunnen leermiddelen worden gedigitaliseerd, gepersonaliseerd en gedifferentieerd. Kinderen kunnen leren op hun eigen niveau, toegespitst op hun eigen talenten, leraren kunnen hun voortgang makkelijk en snel volgen en bijsturen, er wordt meer rendement uit lesuren gehaald en er gaat minder kwaliteit verloren. In het Doorbraakproject Onderwijs werken de PO-raad, de VO-raad, EZ en OCW aan een doorbraak, zodat scholen sneller van de meerwaarde van (adaptieve) digitale leermiddelen kunnen profiteren. Samen met scholen, aanbieders en publieke partijen zorgen we ervoor dat het po en vo in 2017 in staat is om optimale keuzes voor gepersonaliseerd leren te maken. Ook beogen we met het Doorbraakproject dat deze keuzes dan verkrijgbaar zijn op de markt en dat scholen deze relatief eenvoudig kunnen implementeren en gebruiken. Daarin is het versterken van de inkoopfunctie een belangrijk middel. In de eerste helft van 2015 is in het Doorbraakproject een advies opgesteld over de vervolgactiviteiten van inkoop in het kader van het Doorbraakproject. Dit advies is door de stuurgroep van het Doorbaakproject onderwijs & ICT overgenomen. Dit document is de publieksversie van dit advies. - 2 - SLIM INKOPEN = MEER RUIMTE VOOR ONDERWIJS Met het Doorbraakproject willen we de vraagkant van zowel po als vo versterken en de beweging in de markt versnellen. Eerst is in kaart gebracht welke ict-producten en -diensten scholen inkopen, welke knelpunten ze daarbij tegenkomen en wat daarvoor de oplossingen zijn. Daarbij gaat het om alles wat nodig is om probleemloos met ict op school te werken: van connectiviteit tot devices, van de benodigde software tot de digitale leermiddelen. De basis is natuurlijk een professioneel inkoopproces van ict-producten en -diensten. Een dergelijk proces hebben we in het kader van het Dorbraakproject vastgelegd. Met het Doorbraakproject willen we scholen de ruimte geven om op onderwijs te focussen en hen helpen om zo efficiënt mogelijk met hun ict-middelen om te gaan. Wij doen dit door hen te ondersteunen en waar mogelijk gezamenlijk voorwaarden te stellen of in te kopen. Daarmee willen we meer transparantie en inzicht in de markt te creëren en leveranciers uitdagen om scherpe en passende aanbiedingen te doen. Duidelijkheid over wat scholen nodig hebben en een goede afstemming tussen vraag en aanbod, zijn ook voor de leverancier van belang. De bundeling van wensen en eisen van scholen zorgt dus voor een gestroomlijnd inkoopproces voor beide partijen. 2 Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie
- 3 - INKOOP: PRODUCTCATEGORIEËN EN UITGANGSSITUATIE Om meer te kunnen differentiëren en personaliseren hebben scholen verschillende soorten producten nodig. Ze kopen hiervoor leermiddelen, software, devices, een netwerkinfrastructuur en connectiviteit (zie afbeelding 1). Voor elk van deze categorieën is gekeken welke situatie er op de markt is en welke knelpunten scholen tegenkomen. BUITENWERELD connectiviteit SCHOOL netwerk-infrastructuur E X P E R T I S E S C H O O L devices software digitaal leermateriaal Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie 3
A Leermiddelen In een Programma van Eisen (hyperlink naar www.kennisnet.nl/themas/leermiddelenbeleid/programma-van-eisen) hebben de PO- en VO-raad hun basiseisen en wensen ten aanzien van leermiddelen (folio en digitaal) geformuleerd. Het beschrijft welke inspanningen scholen zelf moeten leveren en waaraan de leermiddelenketen moet voldoen, zoals een gezonde marktwerking, ruimte voor nieuwe toetreders en het waarborgen van privacy. De leermiddelenmarkt wordt beheerst door vier grote uitgeverijen, goed voor ca. 90% van de markt in PO en VO: Noordhoff, ThiemeMeulenhoff, Malmberg en Zwijssen. Scholen in het PO kopen hun leermiddelen in via twee grote tussenpartijen: de Rolf Groep en Heutink. Iddink en Van Dijk zorgen voor 95-100% voor de verspreiding van leermiddelen in het VO. Voor nieuwe, innovatieve aanbieders is het niet eenvoudig om een marktpositie te verwerven naast de grote bestaande partijen. Scholen die gepersonaliseerd leren willen invoeren, geven aan nog vaak moeite te hebben met het vinden van een passend aanbod. Of het beperkte aantal spelers de belemmering is of dat de onderwijsmarkt eenvoudigweg niet groot genoeg is voor meerdere aanbieders, is nog de vraag. Ook kan het zijn dat scholen hun aanbestedingen zo formuleren, dat kleine aanbieders niet aan de eisen kunnen voldoen. B C D Onderwijsspecifieke software Hier gaat het om de software die nodig is voor de organisatie van het leren (bijv. leerlingvolgsystemen, elektronische leeromgeving) en voor het leren zelf (bijv. adaptieve leersystemen). De verschillende systemen breiden uit en integreren meerdere functionaliteiten. Als een schoolbestuur eenmaal voor een systeem heeft gekozen, zit het eraan vast. Het wordt steeds moeilijker om gaandeweg nog voor een concurrent te kiezen, bijvoorbeeld voor een ander proces in de bedrijfsvoering, omdat de systemen niet naadloos op elkaar aansluiten. Dit heeft ook te maken met het stellen van voorwaarden vanuit de vraagzijde. Dit risico op vendor lock-in speelt ook met de opkomst van nieuwe, meer adaptieve leerplatformen. Die ontsluiten leermiddelen en bieden functionaliteiten voor leermanagement, maar gebruiken vaak geen open standaarden en zijn niet aantrekkelijk om naast elkaar te gebruiken. Er is beperkt samenwerking tussen één adaptief platform en meerdere uitgevers. Scholen lopen daardoor vast als ze een dergelijk platform voor alle leerjaren en vakken willen invoeren. Generieke software Scholen kopen hun Officepakketten (Word, Excel, Powerpoint) en algemene besturingssystemen in via APS-IT (PO), SLB-diensten (VO en MBO) en SURFmarket (MBO en HO). Die partijen onderhandelen over licenties voor het onderwijs en bieden ze met hoge kortingspercentages aan. Aanvullende collectieve voordelen lijken op dit moment niet reëel. Devices Bij de inkoop van alle ict-apparaten die de school gebruikt (van laptop tot smartphone) hoort ook het (werkplek)beheer. In het po loopt dit vaak via een tussenleverancier, zoals ODIN Groep (Heutink ICT), de Rolf Groep (QLict) en Paradigit (Skool). Voor een bepaald bedrag per leerling bieden zij totaalpakketten aan, waarin het onduidelijk is welk deel daarvan precies wordt uitgeven aan devices, beheer en andere ict-oplossingen. Binnen het vo nemen leerlingen steeds vaker hun eigen apparaten mee, gekocht door de ouders. Een variant op dit Bring Your Own Device-concept (BYOD) is Choose Your Own Device, waarbij de school namens de leerling de apparaten inkoopt. Als scholen zelf devices kopen bij leveranciers, houden ze niet altijd rekening met de beheer- en onderhoudskosten die bij de aanschaf van het product komen kijken. Door deze total cost of ownership zijn zij bij een lage inkoopprijs duurder uit. 4 Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie
E F ICT-netwerkinfrastructuur Netwerkinfrastructuur maakt doorgaans deel uit van een totaalpakket, waardoor de specifieke kosten van het netwerk zelf niet inzichtelijk zijn. Beheer en onderhoud worden ook hier vaak niet in meegenomen. Daarbij is de netwerkinfrastructuur op veel scholen niet berekend op toekomstige uitbreidingen of vernieuwingen. Voor de aanleg van een gedegen, toekomstbestendig netwerk tegen beheersbare kosten is meestal expertise van buiten nodig. De partij die de school adviseert, is in de praktijk ook degene die de oplossing aanbiedt. Dat kan een onafhankelijk niet-commercieel advies in de weg staan. Connectiviteit Toegang tot snel internet is cruciaal voor gepersonaliseerd leren met behulp van ict. Scholen hebben behoefte aan hulp bij het vaststellen van de benodigde bandbreedte. Daarbij is het van belang om rekening te houden met toekomstige onderwijstechnologieën die om flexibiliteit in bandbreedte vragen. Ca. 41% van de PO- en 78% van de VOscholen hebben een toekomstvaste glasverbinding (zie tabel). Voor po-scholen bieden de huidige kabelverbindingen op dit moment ook nog genoeg bandbreedte, maar onduidelijk is of dit voor de onderwijstechnologieën van de toekomst nog steeds het geval is. Ook vo-scholen hebben wellicht niet genoeg aan een kabelverbinding. Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie 5
- 4 - HET ICT-INKOOPPROCES In onderstaande figuur zijn de stappen uit het inkoopproces vertaald naar de stappen die een onderwijsinstelling zou moeten nemen bij de inkoop van ict producten en diensten. Een professioneel inkoopproces is één van de oplossingen voor een aantal van de knelpunten uit hoofdstuk 3. inventariseren specificeren selecteren contracteren bestellen inrichten en borgen uitvoeren en bewaken nazorg hoe ziet mijn onderwijs eruit? wat heb ik nodig aan ICT? hoe en waar kan ik het inkopen? hoe kan ik het in gebruik nemen? AANBESTEDEN De inkoop van ict-middelen is een complex proces. Het inkoopproces start met het formuleren van de gewenste onderwijssituatie. Hoe ziet het onderwijs in mijn school eruit? Nu, komend jaar, over vijf jaar? Het antwoord op deze vragen geeft de basis voor de volgende vraag: welke ict-middelen heb ik nodig om dit beeld naar de praktijk te vertalen? Om te bepalen welke hulpmiddelen scholen nodig hebben om hun visie op onderwijs naar de praktijk te vertalen, is inzicht in ict, in de markt en in effectief inkopen een voorwaarde. Ook kennis van aanbesteding is essentieel: als het verwachte uit te geven bedrag in vier jaar over een vastgestelde grens gaat, moeten scholen hun ict-hulpmiddelen immers inkopen via aanbesteding. Van scholen valt niet te verwachten dat ze al deze vrij diepgaande kennis in huis hebben. Om ze te in staat te stellen toch een goed inkoopbeleid te voeren, is dus ondersteuning nodig. Alleen zo kan een professionaliseringsslag worden gemaakt. 6 Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie
- 5 - ONDERSTEUNEN VAN DE INKOOP Hoe gaan we schoolbesturen ondersteunen om de knelpunten in het inkoopproces op te lossen? En om de voordelen te benutten die gebundelde inkoop geeft? Uitgangspunt is dat we de vraagmacht van schoolbesturen willen versterken en hen willen ontzorgen in hun inkoopproces. Hoe kunnen ze besparen op uren en kosten, en fouten voorkomen in het inkoop- en aanbestedingstraject? Hoe kan het proces beter en sneller verlopen, en kunnen scholen een heldere vertaalslag maken van onderwijsvisie naar ict? Met die vragen in het achterhoofd beogen we het volgende: a b c d e We willen scholen ontzorgen door ze ondersteunende tools en informatie aan te bieden. We willen scholen ontzorgen door een gezamenlijke aanbesteding van devices uit te voeren, waarbij we verwachten geld te besparen. We willen de vraagmacht van scholen versterken door gezamenlijk de wensen richting de markt te formuleren. We willen een bij de vraag passend aanbod versnellen door innovatieve inkooptrajecten te begeleiden. We willen snel en betaalbaar internet op zoveel mogelijk scholen realiseren. 5a Ontzorgen met tools We helpen schoolbestuurders onafhankelijke informatie en hulpmiddelen te vinden om zo hun inkoop beter uit te kunnen voeren. Door specifieke know how van onderwijs & ict-inkoop beschikbaar te stellen hoeft niet elke school het wiel opnieuw uit te vinden. Dat doen we met voorbeeldbestekken voor het voorbereiden van een eigen aanbesteding en inkoopvoorwaarden waarmee ze eisen aan leveranciers kunnen formuleren. Daarnaast zetten we een meer informele kennisuitwisseling in de vorm van netwerken op, waarin inkopers tips en ervaringen kunnen delen en werken we aan een overzicht van best practices en markttransparantie. Een overzicht van de beoogde tools: Bandbreedtewijzer Met de bandbreedtewijze kunnen scholen aan de hand van het aantal leerlingen en devices snel en eenvoudig zien welke bandbreedte ze nodig hebben. Stappenplan keuze devices/netwerkinsfrastructuur Dit stappenplan geeft een overzicht van vragen die een schoolbestuur moet stellen om een afgewogen keuze te maken voor passende devices en een passende infrastructuur. Ook biedt het scholen inzicht in het aanbod van devices en netwerkcomponenten. Voorbeeldbestek infrastructuur Hoewel de netwerkinfrastructuur per school verschillend is, zijn er wel elementen waarvoor een voorbeeldbestek geformuleerd kan worden. Scholen kunnen dit bestek gebruiken bij aanbesteding. Algemene inkoopvoorwaarden Scholen krijgen algemene ict-inkoopvoorwaarden aangeboden die ook in andere sectoren gelden, met bijzondere aandacht voor privacy en open standaarden voor gegevensuitwisseling. Organisatievormen gebundelde inkoop Scholen die in groepen willen inkopen krijgen advies over het inrichten van een gebundeld inkooptraject en de organisatievorm die daar het best bij past, plus een uitleg van de bijbehorende voordelen, nadelen en risico s. Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie 7
Aanbestedingsinformatie Met documentatie over de verschillende vormen van aanbesteding en hun toepasbaarheid voor het onderwijs, worden scholen ontzorgd die een aanbesteding moeten doen. 5b Ontzorgen en besparen door gebundeld aanbesteden Door met meer schoolbesturen tegelijk aan te besteden, worden hogere kortingen op producten en betere voorwaarden verkregen. Ook delen scholen dan de kosten om aan te besteden. Daarom nodigen we schoolbesturen uit om deel te nemen aan een gezamenlijke aanbesteding voor devices die we vanuit het Doorbraakproject begeleiden. Zo willen we bekijken welke voordelen dit oplevert. Het traject start in het najaar van 2015 en neemt de inkoop zoveel mogelijk uit handen van de deelnemende scholen. De keuze voor de devices ligt uiteraard wel bij de scholen. Op basis van de resultaten van de aanbesteding kijken we in het voorjaar van 2016 hoe verder om te gaan met gebundelde inkoop. 5c De vraagmacht versterken Op de leermiddelenmarkt lijkt de balans tussen vraag en aanbod uit evenwicht. De vraagkant schoolbesturen voelt zich niet goed gehoord. Scholen op hun beurt hebben moeite hun wensen scherp te formuleren. Het is zaak dat scholen dit gezamenlijk doen om zo met elkaar richting te geven aan de ontwikkeling van leermateriaal. Een goede eerste stap daarin is het Programma van Eisen (https://www.poraad.nl/files/themas/innovatie_ict/pve_juni_2014.pdf). De volgende stap is dat po en vo samen optrekken in hun vragen aan de markt. Een kritische massa is immers nodig om een krachtige vraagmacht te vormen. Maar ook vertrouwen in de marktwerking is een voorwaarde. Daarom adviseren we onderzoek (zie ook in paragraaf 3a) en maatregelen vanuit de sector om de marktwerking te bevorderen, zoals het opstellen van inkoopvoorwaarden. 5d Innovatieve inkooptrajecten begeleiden We begeleiden een aantal innovatieve inkooptrajecten (maximaal drie po-en drie vo-trajecten). Hier gaat het om de vraag naar niet-standaard, vernieuwende producten of diensten en/of een innovatieve vorm van aanbesteden. We willen daarmee versneld een passend aanbod bij de gestelde vragen realiseren en nieuwe methoden en voorbeelden van inkoop beschikbaar krijgen. 5e Realiseren van snel en betaalbaar internet Samen met de ministeries van OCW en EZ gaan de sectorraden bekijken hoe zoveel mogelijk scholen van snel en betaalbaar internet kunnen worden voorzien, ook in de buitengebieden. We werken de komende periode aan een actieplan waarin we de interventies uitwerken om dit doel te bereiken. Dat kan variëren van een onderzoek naar kostenreductie middels gezamenlijke inkoop tot het verkennen van aanvullende financieringsmogelijkheden vanuit gemeente, provincie of rijk. 8 Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie
- 6 - TOT SLOT Door scholen te helpen hun vraag helder te formuleren, hen te ondersteunen bij de verwerving van ict-producten, en samen op te trekken richting leveranciers, hopen we versneld vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen en te komen tot scherpe en passende aanbiedingen. Daarbij gaat het om alles wat nodig is om probleemloos met ICT op school te werken: van connectiviteit tot devices en van de benodigde software tot de digitale leermiddelen. Doorbraakproject Onderwijs & ICT Advies Inkoop publieksversie 9