Vidis Virtual Integrated Drug Information System Doelstellingen 2015-2018 Inleiding VIDIS betreft een elektronisch communicatiesysteem voor het beheer van alle aspecten (voorschrijven, afleveren, toedienen, terugbetalen, informeren, overleggen, enz.) van de medicamenteuze behandeling van een patiënt. Het systeem moet een sluitende ondersteuning bieden van de workflows van alle betrokken actoren (elk binnen hun specifieke bevoegdheden), het moet een end-toend uitwisseling en exploitatie van de gegevens i.v.m. de medicamenteuze behandeling van een patiënt mogelijk maken en de interdisciplinaire samenwerking faciliteren. Het moet tot stand komen door een virtuele integratie van de bestaande systemen (medicatieschema, gedeeld farmaceutisch dossier en hoofdstuk IV elektronisch akkoordensysteem) waarbij ontbrekende schakels in de workflows zullen ingevuld worden door verder te bouwen op de bestaande systemen of, enkel indien er geen ander alternatief is, door nieuwe systemen. Het is belangrijk om te benadrukken dat in dit nieuwe systeem voorgesteld wordt om de klassieke geneesmiddelenvoorschriften (het model vastgelegd door het K.B. van 08-06-1994 of het elektronisch voorschrift) te vervangen door gegevensuitwisselingen met het medicatieschema. Het medicatieschema wordt het uitgangspunt voor het afleveren van voorschriftplichtige geneesmiddelen. Synopsis arts/specialist (maar ook tandarts/vroedvrouw bij uitbreiding) : De klassieke voorschriften worden vervangen door het medicatieschema waarin de arts de medicamenteuze behandeling van de patiënt beheert. Het systeem laat toe de therapietrouw van de patiënt op te volgen (dankzij een geïntegreerd zicht op de afgeleverde geneesmiddelen), het informeert de arts over andere behandelingen (bvb. na ontslag uit het ziekenhuis, afgeleverde OTC-geneesmiddelen, enz.) en het faciliteert de communicatie en het overleg met de andere actoren en met de patiënt zelf (VIDIS laat de arts/specialist toe om af te stappen van zijn/haar rol als producent van voorschriften en te focussen op een evaluatie van de behandeling van de patiënt samen met de patiënt). Vidis 17/06/2015 19
Synopsis apotheker : Het medicatieschema vormt het uitgangspunt voor de aflevering van geneesmiddelen en de basis voor de individuele medicatievoorbereiding. Het systeem faciliteert het informeren, adviseren en begeleiden van de patiënt, het opvolgen van de therapietrouw en het correct gebruik van geneesmiddelen en ondersteunt de communicatie en het overleg (medication review en medisch-farmaceutisch overleg) met de andere actoren. Synopsis WZC/ROV/RVT : Het systeem vormt de basis voor het correct toedienen van de geneesmiddelen, de medication review (CRA) en het medisch-farmaceutisch overleg. Synopsis verpleging : Het medicatieschema geeft rechtstreekse input voor het correct toedienen van geneesmiddelen. Het systeem laat toe feedback te geven aan de andere actoren. Synopsis ziekenhuis : Het systeem levert informatie over de medicatie bij opname (en ondersteunt de medication reconciliation met het ziekenhuisformularium) en informeert de andere actoren over de ontslagmedicatie. Synopsis patiënt : De kwaliteit van de zorg verbetert: het systeem bevordert het correct gebruik van geneesmiddelen, biedt de patiënt of zijn vertegenwoordigers (mantelzorgers, familieleden, enz.) permanent een correct toedieningsschema en laat hem/haar/hen toe input en feedback te geven. Vidis 17/06/2015 29
Vidis 17/06/2015 39
Zorgpad Aangezien Vidis tot doel heeft verschillende bestaande of geplande principes of projecten in één geheel te coördineren, moeten dienovereenkomstig de scenario's (use-cases) zorgvuldig worden beschreven waarbij de nadruk wordt gelegd op de interacties die nodig zijn voor een vlotte afstemming. De gelijktijdige analyses van de bestaande (of zelfs een verbetering ervan) of ontbrekende functionaliteiten (en de opvulling van de leemten) en de bundeling ervan zullen dus centraal staan in de voorbereidende werkzaamheden van Vidis. Met die studies wordt meer beoogd om een situatie 'to-be' na te streven in plaats van de situatie 'as-is' in stand te houden. De resultaten zullen geleidelijk meer en meer worden gebruikt voor de gespreide operationalisering van Vidis. Actoren Projectleider: INAMI-RIZIV. Samenstelling van het begeleidingscomité: De rol, dus de samenstelling van het begeleidingscomité, is afhankelijk van het bestuursmodel voor de uitvoering van de roadmap. We gaan echter ervan uit dat de projectleider minstens een samenvattend, besluitvormend en coördinerend orgaan nodig zal hebben. Organisatie (en samenstelling) van de analytische ad-hocwerkgroepen: Met elk onderstaand onderzoeksonderwerp stemt een team, een rapporteur, een elektronische collaboratieve werkomgeving en een 'to-be smart' rapporteringsmodel overeen. Vidis 17/06/2015 49
De samenwerking met alle interveniërende actoren is uiteraard van essentieel belang (in alfabetische volgorde): Abrumet, FAGG, APB, NIC, Franse Gemeenschap, ehealth, Intermed, WIV, LUSS, Ophaco, Recipe,Waals Gewest, Réseau Santé Wallon, Smals, FOD Volksgezondheid, Vitalink, Vlaamse Overheid, VPP,... Analyses van de use cases : 2015-2016 Scenario's voor het dagelijkse leven van de patiënt: Aanvangen van een behandeling, eventuele machtiging hoofdstuk IV, apotheekbezoek, interpretatie van de 'checkup'-datum, dagboek invullen, ziekenhuisopname, aanpassing van een behandeling, opname en verblijf in een rustoord, rechtstreekse('viewer patient') of onrechtstreekse (documenten) toegang tot Vidis, mobiele functies,... Scenario's WZC/ROB/RVT: Dit project werd opgestart naar aanleiding van de tarifering per eenheid in de sector van de rustoorden en zal, naast een verbetering van de kwaliteit van de zorg, ongetwijfeld ook bijdragen tot een doelmatiger voorschrijven van geneesmiddelen (dankzij medication review en medischfarmaceutisch overleg) en een correcte tarifering van de effectief gebruikte geneesmiddelen (door een betere communicatie tussen de betrokken actoren m.b.t. wijzigingen aan het toedieningsschema en het stopzetten of wijzigen van een medicamenteuze behandeling). Ondanks de prioritaire focus op de sector van de rustoorden, moet het project een generieke bredere context voor ogen houden. Ambulante scenario's: Visualiseren van Vidis ('viewers professionele zorgverleners'), aanvangen van een behandeling, eventuele machtiging hoofdstuk IV, apotheekbezoek, interpretatie en beheer van de 'checkup'datum, dagboek invullen, behandeling aanpassen, indicatie invoeren, registraties en toegang tot de afgeleverde producten, eventuele actualisering van de teller hoofdstuk IV, geval van Vidis 17/06/2015 59
de tandarts, geval van de ambulante verpleegkundige, mobiele functies (synchroon of asynchroon), link met de Sumehr,... Scenario's ziekenhuisopname: Lezing en integratie in het informatiesysteem van het ziekenhuis van het medicatieschema bij de opname, eventuele machtiging hoofdstuk IV, actualisering van het medicatieschema bij ontslag, link met de voorlopige en definitieve ontslagbrieven, link met de Sumehr, dagboek invullen, actualisering van de afgeleverde producten, eventuele actualisering van de teller hoofdstuk IV,... Scenario's dagboek: De alomtegenwoordige (intra of extra Vidis) behoefte aan het instrument Dagboek brengt ons ertoe de mogelijkheid van een hoogstaand generiek instrument dat in uiteenlopende contexten kan worden gebruikt, te onderzoeken. Voorafgaand scenario 'niet-medicamenteus' Met het oog op een voorlopige toepassing van de principes van Vidis op de 'niet-medicamenteuze' voorschriftenmachtigingen-verstrekkingen' (sector van de verpleegkundigen, kinesitherapie, logopedie, enz...) stellen wij voor om de (on)mogelijke gelijkenissen ervan te bestuderen. Technische analyses: 2015-2016 Integraties: Vidis zal per definitie een integrerende rol moeten vervullen: organisatorische integraties (rollen en plichten van de actoren), logica (unieke identificaties en overeenstemmingen), semantiek (gestandaardiseerde syntaxis en coderingen van de gegevens) en weergave (overkoepelende interface, eigen 'viewers') van verspreide elementen. Die onderwerpen zullen worden opgenomen in drie referentie-'cookbooks': samenwerking, standaardisatie en interface Veiligheid: onder deze titel hebben wij het onderzoek van de typologie, de rollen, de plichten en de verantwoordelijkheden (als content providers of beoordelaar van de status) van de gebruikers opgenomen. Die onderwerpen zullen worden opgenomen in twee referentie-'cookbooks': toegang en handtekeningen. Aanpassing van Recipe: Herinnering bladzijde 1: Het is belangrijk om te benadrukken dat in dit nieuwe systeem voorgesteld wordt om de klassieke geneesmiddelenvoorschriften (het model vastgelegd door het K.B. van 08-06-1994 of het elektronisch voorschrift) te vervangen door gegevensuitwisselingen met het medicatieschema. Er zal een overgangsplan worden opgesteld met het team Recipe waarin de nuttige verworvenheden van het project Recipe worden behouden en de migratie van de voorschriften- 'boodschappen' naar de voorschriften-'orders' wordt ondersteund. Een Vidis 17/06/2015 69
fusie van de begeleidingscomités is een van de middelen om tot een symbiose te komen. De gevalideerde authentieke bron voor de geneesmiddelen ('SAM'): daarop zal in de loop van het project een beroep worden gedaan. Deze is thans operationeel in verschillende contexten, maar kan ook worden beïnvloed door de behoeften van Vidis. De dagboeken: op basis van de scenario's identificeren van een generiek product dat in het project Vidis is opgenomen (ontwikkeling en gebruik). Reglementaire gevolgen en raadpleging van de adviesorganen: Communicatie- en informatieplan: Die onderwerpen zullen worden opgenomen in twee retrospectieve actieschema's. Vidis 17/06/2015 79
Ontwikkelingen, validatie en roll out: 2016-2018 Zoals reeds werd vermeld, zullen de resultaten van de voormelde analyses (vijf scenario's, een voorafgaand scenario, vijf 'cookbooks', een overgangsplan, een deelproject en twee retrospectieve actieschema's) geleidelijk meer en meer worden gebruikt bij de gespreide operationalisering van Vidis volgens twee prospectieve actieschema's die respectievelijk tegen begin 2016 (kalender voor de lancering) en begin 2017 (kalender voor de roll out) moeten worden uitgewerkt. Na een ontwikkelingsfase zullen de scenario's worden gevalideerd via grondige tests 'end-to- end' in een 'real- life' context. Het is de bedoeling om het systeem in een volledige context van start te laten gaan die in december 2016 moet worden gedefinieerd en daarna te voorzien in een roll out volgens de retrospectieve kalender die begin 2017 zal worden vastgelegd om in december 2018 tot een veralgemeend systeem te komen. Wij geven toe dat wij daarover nu niet meer kunnen vertellen. Vidis 17/06/2015 89
Vidis 17/06/2015 99