Inhoudsopgave Voorwoord... 3 1. Uitgangspunten van de verslaggeving... 4 2. Profiel van de organisatie... 5 2.1 Algemene identificatiegegevens... 5 2.2 Structuur van het concern... 5 2.3 Kerngegevens... 9 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering... 9 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten... 10 2.3.3 Werkgebieden... 10 2.4 Belanghebbenden... 10 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering... 14 3.1 Bestuur en toezicht... 14 3.1.1 Zorgbrede Governance Code... 14 3.1.2 Raad van Bestuur... 14 3.1.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht)... 15 3.2 Bedrijfsvoering... 18 3.2.1 Planning- & control cyclus... 18 3.2.2 Risico s en onzekerheden... 19 3.3 Lokale en centrale cliëntenraad... 20 3.3.1 Faciliteren... 21 3.3.2 Vergaderen... 21 3.3.3 Commissie van Vertrouwenslieden... 22 3.3.4 Documenten grondslag Cliëntenraden... 22 3.3.5 Werkplan 2010 Nieuwbouw Transwijk... 22 3.3.6 Training cliëntenraden... 22 3.3.7 Verantwoording aan de achterban... 23 3.3.8 Centrale Cliëntenraad... 23 3.3.9 Onderhoud met Raad van Toezicht... 23 3.4 Ondernemingsraad... 23 4. Beleid, inspanningen en prestaties... 25 4.1 Meerjarenbeleid... 25 4.2 Algemeen beleid, onderdeel communicatiestrategie... 27 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid... 27 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten... 27 4.4.1 Kwaliteit van zorg, verantwoorde zorg... 27 4.4.2 Klachten... 31 4.4.3 Toegankelijkheid... 31 4.4.4 Veiligheid... 33 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers... 33 4.5.1 HRM-beleid... 33 4.5.1.1 Opleidingsbeleid... 33 4.5.1.2 Vrijwilligers... 33 4.5.1.3 Gerealiseerde prestaties personeelsbeleid... 34 4.5.2 Kwaliteit van het werk... 35 4.5.3 Verloop, verzuim en vacatures... 35 4.6 Samenleving... 35 4.7 Financieel beleid... 37 Slotwoord... 41 5. Jaarrekening 2010... 42 2
Voorwoord Waar en hoe mensen ook wonen en leven, er kan een moment komen dat ondersteuning wenselijk is, bijvoorbeeld bij dagelijkse activiteiten, begeleiding, verzorging of verpleging. Dat kan thuis of op een plaats met meer bescherming en begeleiding. Vecht en IJssel is dé dienstverlener in wonen, welzijn en zorg in de regio Utrecht en IJsselstein. Vecht en IJssel is een jonge organisatie met een eeuwenoude historie: woonzorgcentrum Ewoud komt direct voort uit een gasthuis dat in 1348 in IJsselstein werd opgericht, Transwijk en Zuylenstede zijn opgericht in 1960. De overkoepelende organisatie Vecht en IJssel bestaat sinds 2010. Vecht en IJssel is de stichtingsnaam waar verschillende locaties onder vallen. Wij zien de nieuwe stichtingsnaam als het fundament voor de organisatie. De nieuwe positionering van Vecht en IJssel en haar locaties is in gang gezet; samen zijn we beter en geven we Vecht en IJssel een gezicht. Wij geloven dat een levendige gemeenschap belangrijk is voor het welzijn van mensen: in de wijk, onder cliënten, huurders, medewerkers en vrijwilligers. Deskundige en gastvrije dienstverlening en vernieuwende woonconcepten dragen hieraan bij. Met medewerkers en vrijwilligers werken wij dagelijks aan het welbevinden van onze cliënten. Dit doen wij vanuit een protestants-christelijke identiteit en met respect voor ieders levensloop en levensinstelling. Iedereen moet zich welkom, veilig en geborgen weten. Juist in deze tijd, waarin ouderen steeds vaker op zichzelf komen te staan, wil Vecht en IJssel hier het antwoord op zijn. Vecht en IJssel is een ISO-HKZ gecertificeerde organisatie. Dit keurmerk biedt een basisgarantie voor kwaliteit. De wensen en behoeften van de cliënt staan centraal en zijn goed in beeld. Medewerkers zijn adequaat opgeleid en gemotiveerd voor hun werk. W. J. Nicolaas Bestuurder / algemeen directeur 3
1. Uitgangspunten van de verslaggeving Deze jaarverantwoording is opgesteld voor Vecht en IJssel met één woonzorgcentrum in IJsselstein, te weten Ewoud en twee woonzorgcentra in Utrecht voor ouderen te weten: Transwijk en Zuylenstede. Het verslag is volgens de Jaarverantwoording zorginstellingen 2010 van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport opgesteld en voldoet aan de WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen). Het verslag beslaat het kalenderjaar 2010. Het opstellen van dit verslag is gebeurd met de grootst mogelijke zorg. Niet alleen de wettelijk verplichte onderdelen zijn benoemd, maar omdat wij transparant willen opereren is er voor gekozen de informatie breder te verstrekken. Andere items die Vecht en IJssel vanuit haar visie belangrijk vindt, komen ook aan de orde. Deze jaarverantwoording vervangt het jaarbericht en andere uitingen van de organisatie niet, maar is aanvullend hierop. 4
2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslag leggende rechtspersoon Vecht en IJssel Adres Perudreef 90 Postcode 3563 VE Plaats Utrecht Telefoonnummer (030) - 264 74 70 Identificatienummer Kamer van Koophandel 51286068 E-mailadres info@vechtenijssel.nl Internetpagina www.vechtenijssel.nl 2.2 Structuur van het concern Juridische en organisatorische structuur De juridische structuur van Vecht en IJssel is een stichting die in 2010 is opgericht. De nieuwe stichting komt voor uit 2 andere stichtingen: Ewoud Gasthuis te IJsselstein en SHBU-zorgcentra te Utrecht. Het organogram is op de volgende pagina weergegeven. Uit dit organogram blijkt dat Vecht en IJssel werkt met een Raad van Toezicht- en een Raad van Bestuursmodel. Door de in 2008 ingezette organisatieverandering (werken met teams Welzijn en Zorg), is de samenstelling van het MT gewijzigd: Manager Welzijn en Zorg, Manager EAD, bestuurssecretaris/ beleidsmedewerker(wwz) en de bestuurder. Medezeggenschap Vecht en IJssel heeft op iedere locatie een eigen cliëntenraad met daarnaast een centrale cliëntenraad. Er is één ondernemingsraad voor de stichting. Naast de diverse vraagstukken die aan de orde zijn gekomen, is er samen bijzonder goed opgetrokken in het kader van de voorbereidingen rond de fusie en de nieuwe opzet van de OR Vecht en IJssel. Dit alles heeft in een goede sfeer plaatsgevonden. Het is de kwaliteit ten goede gekomen. 5
Organogram Onderstaand treft u het organogram aan van onze organisatie. Medewerkers staan bovenaan in de wijze waarop de organisatie grafisch is weergegeven (organogram). Hieruit spreekt onze visie dat wij onze medewerkers belangrijk vinden, met hen afstemmen en een besluit nemen als er vanuit de praktijk naar gekeken is. Wij vinden die inbreng belangrijk en komt de uiteindelijke dienstverlening naar de cliënten toe, ten goede. 6
Wonen bij Vecht en IJssel Vecht en IJssel biedt op de locaties een breed en gevarieerd woonaanbod. Bij elke cliëntvraag wordt gezocht naar een oplossing op maat. De organisatie werkt voortdurend aan eigentijdse woonvoorzieningen die het leven van de cliënten zo aangenaam mogelijk maken. We streven naar een zo genormaliseerd mogelijke woon- en leefomgeving. De drie locaties in het kort Vecht en IJssel werkt op diverse plaatsen in de regio Utrecht en IJsselstein. Het Centraal Bureau van Vecht en IJssel is eveneens in Utrecht gevestigd. Daar zijn alle ondersteunende diensten ondergebracht. De drie locaties van Vecht en IJssel maken de organisatie bijzonder. Elke locatie voorziet in de woon- en dienstverleningsbehoefte van de omgeving met een eigen identiteit en cultuur. Ewoud ligt in de Baroniestad IJsselstein en beschikt over eeuwenlange ervaring in De ouderenzorg (meer dan 650 jaar). Transwijk is een locatie in de wijk Kanaleneiland van Utrecht, grenzend aan het Transwijk park. Op deze locatie wordt het mogelijk om in de toekomst in hetzelfde appartement te blijven wonen, ook als de behoefte aan dienstverlening (wwz) toeneemt. Zuylenstede ligt in Utrecht, midden in de wijk Overvecht en grenzend aan de rivier de Vecht. De bijzonder groene omgeving van Zuylenstede, maakt het tot een bijzondere locatie. Een verdieping per locatie Ewoud Ewoud is een veelzijdig kleinschalig woonzorgcentrum gelegen in het groen, nabij het historische centrum van IJsselstein. Het woonzorgcentrum heeft 78 appartementen. Daarnaast zijn er 166 servicewoningen op het terrein gevestigd. Ewoud heeft medewerkers en vrijwilligers die met hart en ziel werken voor de cliënten. Er is een uitgebreid activiteitenprogramma, een sfeervol restaurant, dagbesteding "de Meikers", een dames- en herenkapsalon, 55+ computer leercentrum, Verwensuper, bibliotheek en een dierenweide. Alles is er op gericht het welzijn van de cliënten te vergroten. In de servicewoningen, maar ook in de rest van IJsselstein levert Ewoud diverse vormen van Zorg Thuis, waaronder welzijn, huishouding en zorg. Veel activiteiten en vormen van dienstverlening van Ewoud, zijn ook beschikbaar voor ouderen uit de wijk. Naast de al eerder genoemde dienstverlening, kunnen ouderen tegen betaling deelnemen aan een activiteit of gezellig eten in ons restaurant. Transw ijk Eind februari 2009 zijn de cliënten verhuisd naar het gebouw De Zusters dat gehuurd wordt van woningcorporatie Mitros. Hier verblijven ca. 114 cliënten en wordt zorg met verblijf geboden. Er zijn meerdere huiskamerprojecten voor licht dementerende cliënten. Door deze vorm kunnen cliënten onder intensieve, professionele begeleiding de dag doorbrengen om zo een verhuizing naar een verpleeghuis uit te stellen. Transwijk grenst aan het prachtige park Transwijk. Er is sprake van een kleine tuinstrook, alwaar voor cliënten een visplaats is gecreëerd. Cliënten kunnen dagelijks een warme maaltijd gebruiken in het restaurant, een bezoek brengen aan de fysiotherapie, de kapsalon, de 7
bibliotheek of de huiswinkel. Ook kan deelgenomen worden aan diverse activiteiten in- en extern. Zuylenstede Dat is een eigentijds woonzorgcentrum in de wijk Overvecht en biedt aan ca. 152 cliënten dienstverlening (wwz). Daarnaast zijn er 100 servicewoningen. De appartementen zijn ruim qua opzet. Zuylenstede beschikt over een eigen verpleeghuisafdeling psychogeriatrie en enkele huiskamers voor cliënten met intensieve dienstverlening (wwz) die onder begeleiding de dag gezamenlijk doorbrengen. Zuylenstede is gelegen aan de rivier de Vecht en heeft een mooie binnentuin en balkonterrassen. Tevens ligt het midden in een park. Cliënten kunnen dagelijks een warme maaltijd gebruiken in het restaurant, een bezoek brengen aan de fysiotherapie, de kapsalon, de bibliotheek of de huiswinkel. Ook hier kan deelgenomen worden aan alle activiteiten, zowel in- als extern. Bouwprojecten Vecht en IJssel werkt constant aan vernieuwing om op die manier het welzijn van haar cliënten en medewerkers te bevorderen. Dit komt o.a. tot uitdrukking in de bouwprojecten die ook in 2010 liepen. U treft hieronder een korte projectomschrijving aan. Ewoud In de afgelopen jaren zijn de plannen verschillende keren, mede door voortschrijdend inzicht, gewijzigd. Toch blijven de eerste grote lijnen en uitgangspunten overeind staan. Dat was al een uitdaging op zich, want het is steeds weer zoeken naar het optimale, binnen de steeds veranderende omstandigheden en financiële kaders. Er komen straks 24 nieuwe appartementen voor zelfstandig wonende ouderen op het terrein van Ewoud. De huurprijs zal voor het nieuwe complex boven het niveau van de huurtoeslagwet uitkomen. Op de begane grond zal een AHOED (Apothekers, Huisartsen Onder Een Dak) worden gehuisvest in combinatie met een paramedisch centrum met fysiotherapie en fitness. Het marktplein met o.a. multifunctionele, flexibele (welzijns)ruimtes, een restaurant en een nieuwe keuken, krijgt een wijkfunctie. Die visie was er vanaf het begin, maar in de afgelopen jaren kreeg het steeds meer handen en voeten. Er ligt inmiddels meer vast en in stapjes gaan we naar het daadwerkelijk slopen en bouwen. De gemeentelijke procedures zijn in de tussentijd redelijk volgens planning verlopen. Niet alles verliep zoals afgesproken, maar we zijn doorgegaan èn met de nodige resultaten. De cliënten van het woonzorgcentrum, maar ook wijkbewoners, medewerkers, vrijwilligers en andere belangstellenden, worden regelmatig geïnformeerd over de voortgang. Nieuw Transwijk/ De Zusters Het voormalige woonzorgcentrum Transwijk was verouderd en is gesloopt. Hiervoor in de plaatst komt vervangende nieuwbouw met 36 plaatsen psychogeriatrie, 75 plaatsen lichte zorg, 10 plaatsen dagbesteding en 75 plaatsen extramuraal. De interim-huisvesting is gevonden in het voormalige kantoorpand Domus Medica, De Zusters, in Utrecht wat door woningbouwcorporatie Mitros omgebouwd is tot een woonzorgcentrum. Voor de nieuwbouw ligt er een prachtig concept waarbij Vecht en IJssel en Bo-Ex samen optrekken. De nieuwbouw verloopt goed. Er is geen echte achterstand. De Zonnehoek, Zuylenstede De verpleeghuisafdeling van Zuylenstede, De Zonnehoek, is verbouwd om aan de bouwkundige eisen te voldoen voor verpleeghuiszorg. Vecht en IJssel heeft deze gelegenheid aangegrepen om direct kleinschalig wonen te realiseren voor deze groep cliënten. Dit is een veilige en vertrouwde vorm van wonen voor dementerenden die zoveel als mogelijk lijkt op het thuis 8
wonen. Er is een nieuw concept toegepast: het zogenaamd gelaagd wonen. Dit betekent dat op de begane grond 3 huiskamers met ieder een eigen leefsfeer en leefstijl zijn ontwikkeld waar 3 groepen van 7/8 cliënten dagelijks kunnen verblijven en daar een eigen huishouden vormen. Tussen de drie huiskamers zijn allerlei belevingsgerichte elementen aangebracht zodat er volop ruimte is om daarvan gebruik te maken. Door deze mogelijkheden kan de cliënt kiezen, even terugtrekken of juist naar een ruimte gaan die het beste past bij de beleving van de cliënt op die dag. Het staat de cliënten ook vrij om zo nodig te wisselen van huiskamer. Er zijn bij de huiskamers ook terrassen aangelegd, zodat bij goede dagen ook van de tuinen en het park genoten kan worden. Op de eerste etage zijn de slaapkamers (kleine appartementen met eigen sanitair). Voor veel cliënten wordt daarmee inhoud gegeven aan hun opmerking dat ze naar boven gaan naar hun bed. Oktober 2010 heeft de heropening plaatsgevonden. Santa Cruz Omdat niet alle cliënten uit Transwijk konden meeverhuizen en de capaciteit van het gebouw De Zusters onvoldoende was, is besloten een tijdelijk gebouw te realiseren naast locatie Zuylenstede. Het gaat hier om units waar 2 groepen van 9 cliënten kleinschalig kunnen wonen. Eind 2009 was deze tijdelijke bouw gerealiseerd en is begin 2010 in gebruik genomen. Nieuw Zuilen Het nieuwbouwproject Zuilen wordt samen met woningcorporatie Mitros ontwikkeld. Ook hier is sprake van een zeer boeiend proces. Een mooie locatie in de zogenaamde van Heukelomlob, één van de drie groene lobben die Zuilen rijk is. Een gebouw dat komt te staan aan de Lieven de Keylaan, die overigens afgesloten zal worden voor auto s, waardoor het nieuwe gebouw grotendeels door een park wordt omgeven. Een gebouw dat uiteindelijk stapsgewijs uit komt op 7 lagen. In het gebouw zal Vecht en IJssel de dienstverlening gaan bieden aan ca. 50 cliënten, vooral psychogeriatrie, maar ook voor oudere psychiatrische cliënten. Er komt een kinderdagverblijf en ruimte voor bijvoorbeeld een buurthuis. Het geheel is gegroepeerd rondom een intieme binnentuin. Deze tuin draagt bij aan de interactie tussen jong en oud en vormt zo het hart van het gebouw. Ook hier lopen de nodige procedures en is nog niet duidelijk wanneer begonnen kan worden met de bouw. Verbouw Centraal Bureau In verband met de uitbreiding van het aantal functies dat gecentreerd wordt bij het Centraal Bureau, is in 2010 gestart met een kleine uitbreiding van werkruimtes voor de verschillende medewerkers. 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Vecht en IJssel is een stichting die nagenoeg alleen publieke activiteiten ontplooit. De dienstverlening (wwz) die wij leveren aan ouderen, zijn in onderstaande tabel weergegeven. AWBZ-functies Functie Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf 9
2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Het aantal cliënten, de capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten, zijn gedetailleerd weergegeven in digimv. Onderstaande tabel geeft een samenvatting weer. Kerngegevens VVT Kerngegeven Aantal/bedrag Cliënten per einde verslagjaar Aantal intramurale cliënten 367 Aantal cliënten dagactiviteiten 34 Aantal extramurale cliënten excl. cliënten dagactiviteiten incl. 259 WMO Capaciteit per einde verslagjaar Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf 378 Productie in verslagjaar Aantal intramurale verzorgingsdagen 111.409 Aantal intramurale verpleegdagen 24.171 Aantal dagdelen dagactiviteiten 5.803 Aantal uren extramurale productie (excl. Dagactiviteiten) incl. 55.114 WMO Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 260 personen 161,86 fte Bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Totaal bedrijfsopbrengsten 24.787.118 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 21.361.975 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 3.425.143 2.3.3 Werkgebieden Het werkgebied van Vecht en IJssel is de zorgkantoorregio Utrecht. Het heeft onze sterke voorkeur om in de provincie Utrecht actief te zijn. 2.4 Belanghebbenden Vecht en IJssel heeft diverse belanghebbenden naast haar cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Hieronder is alfabetisch weergegeven wie de voornaamste belanghebbenden zijn, wat hun relatie is met Vecht en IJssel en op welke wijze de contacten verlopen. ActiZ Vecht en IJssel is lid van ActiZ, de brancheorganisatie voor zorgondernemers die zich bewegen in de markt van wonen, welzijn en zorg, preventie en aanverwante diensten. Op bestuursniveau wordt actief een bijdrage geleverd aan de ledenbijeenkomsten. Ook is er sprake van kennisoverdracht via nieuwsbrieven, bijeenkomsten en de website. Altrecht Altrecht is een instelling voor geestelijke gezondheidszorg, waar mensen met psychiatrische problemen terechtkunnen voor specialistische hulpverlening. In 2008 zijn wij met Altrecht overeengekomen om in Nieuw Transwijk een groepswoning beschikbaar te houden voor oudere chronische cliënten van wie de psychiatrische diagnose bekend is en stabiel is. Dit om die groep 10
cliënten zoveel als mogelijk in aanmerking te laten komen voor een normale dienstverlening en woonomgeving. Aveant Vecht en IJssel heeft een samenwerkingsverband met Aveant. Aveant is ook een aanbieder van zorg in de stad Utrecht. De deskundigheid van de Specialist ouderen geneeskunde en Psycholoog, kunnen door deze samenwerking worden ingezet bij het MDO (multi Disciplinair Overleg). Het gaat om cliënten met een aanvullende verpleeghuis- of BOPZ-indicatie. Apotheek en huisartsen Ewoud heeft nauwe contacten met de 1 e lijnszorg. Er wordt samengewerkt met een huisarts, die wekelijks spreekuur houdt in het Ewoud. Daarnaast is er een intentieovereenkomst afgesloten met een aantal huisartsen en de apotheek voor het huren van ruimtes in de nieuwbouw van Ewoud. Er zal een AHOED (Apotheek en Huisartsen onder één Dak) worden gevestigd. De samenwerking zal door vestiging in ons gebouw, verder geïntensiveerd kunnen worden. BES-verband Bartholomeus Gasthuis, Ewoud en SHBU-zorgcentra vormen samen het BES-verband. Deze samenwerking is gestart in 2005 en formeel vastgelegd in een overeenkomst. Uitgangspunt bij de samenwerking is dat de drie organisaties er aan hechten hun zelfstandigheid en identiteit te behouden. Daardoor blijven cliënten de mogelijkheid houden een keuze te maken uit meerdere woonzorgaanbieders met ieder hun eigen identiteit. Daarnaast echter wordt het van belang geacht in het hedendaagse krachtenveld samenwerking te zoeken op het gebied van ondersteunende processen en bij de aansturing van de organisatie. De nadruk wordt gelegd op het bundelen van de krachten bij ondersteunende diensten zoals financiën, medewerkers en organisatie, automatisering en de facilitaire dienst. Omdat Ewoud en SHBU-zorgcentra in 2010 gefuseerd zijn, wordt nagedacht over de afkorting BES en hoe we verder gaan in dit samenwerkingsverband. Door gebruik te maken van elkaars ervaringen en deskundigheid, blijven er mogelijkheden tot financiële besparingen die de cliënten ten goede kunnen komen. De kwaliteit van de dienstverlening (wwz) kan zo weer worden verhoogd. Bo-Ex Samen met woningcorporatie Bo-Ex wordt het nieuwbouwproject Nieuw Transwijk ontwikkeld. Dit is een erg prettige en constructieve samenwerking. In 2009 is de ontwikkeling van het plan verder afgerond, zijn de vergunningen aangevraagd en heeft Bo-Ex ingestemd met de overeenkomsten voor koop, huur, realisatie, onderhoud en samenwerking. De Raad van Commissarissen van Bo-Ex heeft groen licht gegeven voor de investering. Inmiddels is er gestart met de bouw. Gemeente IJsselstein De gemeente IJsselstein is een belangrijke partner van het Ewoud. Op een aantal terreinen vindt overleg plaats met hen, bijvoorbeeld over de nieuwbouw, kleinschalig wonen en woonservicezone II. Ook neemt het Ewoud deel in gremia zoals het Overlegorgaan Maatschappelijke Ondersteuning, Zorg op Maat en het Economisch Platform IJsselstein. Als leverancier van huishoudelijke dienstverlening, heeft Ewoud ook een relatie met de medewerkers van het WMO-loket van de gemeente. 11
Gemeente Utrecht Met de Gemeente Utrecht is op verschillende vlakken overlegd in het kader van de (nieuw)bouwplannen. We noemen hier: Nieuw Transwijk, Zuilen en het perceel naast de Bertha Muller school. Hier zijn de tijdelijke woningen (Santa Cruz) geplaatst voor de cliënten van Transwijk. Inspectie voor de gezondheidszorg De Inspectie voor de gezondheidszorg houdt toezicht op de Nederlandse gezondheidszorg. In 2010 is een bezoek gebracht inzake een onderzoek middelen een maatregelen bij De Zonnehoek, het kleinschalig wonen bij onze locatie Zuylenstede. Er zijn punten waar we aan kunnen en moeten werken, maar het is verder goed op orde. IVVU Vecht en IJssel is lid van de IVVU, de vereniging van verzorgingshuizen en verpleeghuizen in Utrecht. Op bestuursniveau wordt actief een bijdrage geleverd aan de ledenbijeenkomsten. Ook is er sprake van kennisoverdracht via nieuwsbrieven, bijeenkomsten en de website. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verleent toestemming aan bouwplannen van intramurale woonzorginstellingen. Mitros Het nieuwbouwproject Zuilen wordt samen met woningbouwcorporatie Mitros ontwikkeld. Er is een goede basis gelegd voor de voortgang van dit project. Ook wordt er met Mitros samengewerkt aan de interim-huisvesting De Zusters. Paramedisch Centrum Nieuwegein (PMC) Ewoud heeft een overeenkomst met het PMC in Nieuwegein. Zij huren een ruimte in het Ewoud voor het aanmeten van therapeutische elastische kousen. Vanuit deze verbintenis is er een intentieovereenkomst afgesloten tussen Ewoud en het PMC voor vestiging in de nieuwbouw. Zij zullen hier fitness gaan verzorgen, fysiotherapie, maar ook andere paramedische functies. Provides IJsselsteinse Woningbouwvereniging Met Provides wordt samengewerkt door gebruik te maken van elkaars expertise. Er wordt o.a. gekeken naar mogelijkheden om gezamenlijk een kleinschalige woonvorm in IJsselstein of omgeving op te zetten. Daarnaast is Provides één van de ketenpartners in woonservicezone II en trekken we samen op in het project Community(PAL4. Zorg op afstand). Eerder is er samengewerkt als het gaat om het project vervanging kozijnen Ewoud Staete. Dat is onder supervisie van Provides tot stand gekomen. Pulse Stichting Pulse is de welzijnsorganisatie van en voor de stad IJsselstein. Pulse vervoert o.a. cliënten van onze dagbesteding van hun huis naar Ewoud. Daarnaast vervoeren zij ook ouderen uit IJsselstein naar het restaurant van Ewoud. Ewoud werkt ook samen met Pulse in het Duimelotproject. 1 dagdeel per week komen 6 ouderen en 6 peuters bij elkaar in het Ewoud. De belangrijkste doelgroep voor het Duimelotproject zijn ouderen en dan met name de ouderen die niet meer in staat zijn om zelfstandig activiteiten te ontplooien, nauwelijks meer deelnemen aan het maatschappelijk verkeer en/of in een sociaal isolement verkeren. De doelstelling van het project is het doorbreken van het isolement van ouderen, het stimuleren van lichaamsbeweging 12
en deelname aan activiteiten. Voor de nieuwbouw van het Ewoud zijn er gesprekken over het huren van ruimtes welzijn en het gezamenlijk aanbieden van activiteiten aan doelgroepen in de wijk. Interne cliënten kunnen daar dan ook gebruik van maken. Rhijnhuysen Rhijnhuysen is het bureau voor project- en programmamanagement in ketenzorg in de regio Utrecht en een samenwerkingsverband van woonzorgaanbieders in de regio Utrecht. Deze 15 aanbieders zijn ervan overtuigd dat een andere, betere organisatie van de zorg leidt tot een beter product. Rhijnhuysen heeft de ambitie optimale zorg- en dienstverlening aan de cliënt te realiseren door de samenwerking soepel te laten verlopen tussen de verschillende woonzorgorganisaties. Rhijnhuysen brengt de medewerkers van verschillende woonzorginstellingen met elkaar in contact en stimuleert, onder leiding van een organisatieadviseur, de samenwerking. Er zijn diverse workshops en ketenprogramma s georganiseerd in Rhijnhuysen verband. Vanuit Vecht en IJssel is in 2010 o.a. deelgenomen aan het project: Welzijn voorkomt de vraag naar zorg. Rhijnhuysen biedt ook advies op maat aan de aangesloten instellingen. Via het Bureau Rhijnhuysen is een adviseur aangetrokken die een aantal project- en taakgroepen in 2010 heeft ondersteund. Stichting Thuis De werkgroep uit de Groene Driehoek, waar onder andere Cabauw, Lopik, Benschop, Oudewater, Polsbroek en Montfoort deel van uitmaken, wil in al deze kernen kleinschalige woonvormen realiseren en heeft een oproep gedaan aan woonzorgaanbieders en corporaties om hierbij als partner te fungeren. Het project in Benschop is helaas niet doorgegaan. De contacten blijven en mogelijk dat in de toekomst nieuwe mogelijkheden zich voordoen. Ook in Polsbroek is het idee met meerdere partners woningen met (wijk)voorzieningen te realiseren. Ewoud denkt hierin mee. Stichting Vrienden van Voor de fusie waren er twee Vrienden Stichtingen. Deze stichtingen zorgen er voor dat cliënten iets extra geboden kan worden om het welzijn te verhogen. Zij werven donoren en hebben relaties in het Utrechtse en IJsselsteinse zakenleven. In 2010 is in het kader van de fusie een eerste stap gezet om te komen tot één stichting. Er is een tijdelijk bestuur aangesteld die voorbereidingen treft om te komen tot een nieuw bestuur. Thuiszorg Service Nederland In 2008 is Zuylenstede een samenwerking aangegaan met Thuiszorg Service Nederland voor de levering van huishoudelijke hulp in de servicewoningen. Thuiszorg Service Nederland is een door de gemeente geselecteerde organisatie voor de levering van huishoudelijke hulp. Op deze manier kunnen wij als onderaannemer onze bestaande cliënten huishoudelijke hulp blijven leveren en konden ook de arbeidsplaatsen behouden worden. Wijkakkoorden In Utrecht wordt invulling gegeven aan de wijkakkoorden. Het wijkakkoord heeft als doel dat iedereen, ouderen, maar ook mensen met een psychische of fysieke beperking of andere kwetsbare groepen, in de wijk kunnen blijven wonen ongeacht achtergrond, hulp- en/of cliëntvraag. Sociale netwerken kunnen dan zoveel mogelijk in stand blijven. Daarop moet de wijk toegerust zijn en om dat te bereiken, zijn veranderingen nodig in de manier waarop organisaties samenwerken en in het dienstenpakket of voorzieningen die aanwezig zijn. 13
Wijkservicepunt Ewoud is samen met Provides, Pulse en thuiszorgorganisatie Vitras/CDM verantwoordelijk voor de afstemming in woonservicezone II op het gebied van wonen, welzijn en zorg- en dienstverlening. In Ewoud is het wijkservicepunt gevestigd en wordt gecoördineerd door de Teammanager Welzijn en Zorg extramuraal. Woonservicezone De Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) bevordert actief dat mensen langer in hun eigen vertrouwde omgeving kunnen blijven wonen. Ook in IJsselstein voert de gemeente hiervoor beleid. Zij spreekt hiervoor de diverse organisaties op het gebied van wonen, welzijn en zorg aan, om het gemeentelijk beleid in een drietal woonservicezones te realiseren. Een woonservicezone is een gebied waar gemeente, wonen, zorg- en welzijnsorganisaties samen met de bewoners werken aan leefbaarheid. Met als doel het aanbod van wonen, welzijn en zorg optimaal op elkaar af te stemmen. In 2010 heeft de gemeente IJsselstein met geld van de Provincie Utrecht een projectleider aangesteld die IJsselstein breed is gaan kijken naar de WZS's. Na een kennismakings- en inventarisatieronde, is er beleid gemaakt en zijn er adviezen gevolgd over hoe de structuur op het gebeid van WSZ's in IJsselstein er het beste uit kan gaan zien. Zorgkantoor Het zorgkantoor is de uitvoerder van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. Zij zorgen voor afstemming tussen vraag en aanbod in een regio. Het zorgkantoor waar Vecht en IJssel productieafspraken mee maakt, is het Zorgkantoor Utrecht in Amersfoort. Voor 2010 zijn hier alle productieafspraken mee gemaakt. 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Bestuur en toezicht 3.1.1 Zorgbrede Governance Code Vecht en IJssel hanteert de Zorgbrede Governance Code als basis voor haar bestuur en toezicht. De code is opgesteld voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording van zorgorganisaties. 3.1.2 Raad van Bestuur Vecht en IJssel heeft een eenhoofdige directie/raad van Bestuur. Zijn personalia zijn hierna weergegeven. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties W.J. Nicolaas (17-09-1950) Bestuurder / algemeen directeur Voorzitter PKN Kerk in Vinkeveen. Voorzitter bestuur Bijzondere Tandheelkunde. Voorzitter Nederlandse Patiënten Vereniging afdeling de Ronde Venen. Voorzitter EHBO-vereniging 14
3.1.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) Vinkeveen. Lid van de Klankbordgroep WMO de Ronde Venen. Voorzitter Klachtencommissie zorgcentrum de Ronde Venen. Voorzitter Stichting zorg en werk. Lid van het bestuur van Rhijnhuysen. Lid van het Economisch Platform IJsselstein. Lid van de Vrienden van Hospice IJsselstein. De Raad van Toezicht van Vecht en IJssel bestaat uit zes leden en een voorzitter. Dit zijn ervaren commissarissen die toezicht houden op het beleid en de ontwikkelingen van Vecht en IJssel. De leden zijn onafhankelijk en benoemd op basis van geschiktheid eisen. Zij hebben geen verdere banden met Vecht en IJssel waardoor er geen sprake van belangenverstrengeling kan zijn. Onderstaand schema geeft de personalia weer. Samenstelling Raad van Toezicht Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties H.C.M. Hendriks (29-07-1960) Voorzitter Advocaat KBS advocaten. Secretaris CvK Protestantse Gemeente Utrecht. Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Begraafplaats Oud-Zuilen. Bestuurder/vereffenaar Vereniging Aurivom. Lid college van afgevaardigden NOVA (Ned. Orde van Advocaten). Docent Juridische Academie. W.P. Rijksen (06-01-1959) Vicevoorzitter Algemeen directeur KNMG. Voorzitter Commissie van Toezicht van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Hoofdredacteur Handboek 'Privacy in de gezondheidszorg'. Voorzitter Raad van Advies Kwaliteitsregister Tandartsen (NMT). Lid bestuur Zorgpoort (Nieuwspoort). Lid College van Curatoren bijzondere leerstoel Gezondheidsrecht VUmedisch centrum. W. Immink (19-09-1954) Vicevoorzitter Geen. L.A. Hartogs-Sieswerda Lid Bestuurslid van de landelijke 15
(10-10-1943) Vereniging Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg. Bestuurslid van de landelijke St.Sesam Academie(=Senioren en Samenleving). Sesam-adviseur bij de Sesam Academie. Vertrouwenspersoon voor de vrijwilligers van Sensoor Utrecht. G. van Beusekom (09-03-1950) Vicevoorzitter en secretaris Kerkrentmeester van de Hervormde Gemeente IJsselstein Kronenburgplantsoen Tj. Visser (28-03-1933) Algemeen lid Geen. A. Blokhuis (23-07-1952) Algemeen lid Bestuurslid Onderlinge verzekeringsmaatschappij Benschop IJsselstein. Ouderling (PKN) gereformeerde Kerk te Benschop. Lid Regionaal College voor behandeling van beheerszaken PKN gemeenten. Lid bestuur Historische Kring IJsselstein. Lid bestuur Stichting Leergeld IJsselstein. Voorzitter Stichting publicatiefonds IJsselstein. Notaris te IJsselstein. Vergaderingen Het jaar 2010 betrof een overgangsjaar. De Raden van Toezicht functioneerden eerst naast elkaar en zijn later opgegaan in één Raad van Toezicht. Daarom is het overzicht hieronder gesplitst. SHBU De Raad van Toezicht van SHBU is in 2010 op de volgende data bijeengekomen: 17 februari, 23 maart, 15 april, 27 en 31 mei en 30 september. Ewoud De Raad van Toezicht van Ewoud is in 2010 op de volgende data bijeengekomen: 28 januari, 2 maart, 11 maart, 11 mei, 26 augustus en op 14 september. De heer Ernst van Bokhorst heeft t/m 31 december 2010 zitting gehad in de raad van toezicht van Ewoud. De heer Jelte Huizinga is begin 2010 gestopt als lid van de raad van toezicht. Gezamenlijke vergaderingen RvT SHBU en RvT Ewoud In het kader van de voorbereidingen van de voorgenomen fusie, hebben in 2010 drie gezamenlijke vergaderingen van de Raad van Toezicht van SHBU en Ewoud plaatsgevonden, te weten: 9 juni, 14 september, 15 december en 29 december. Op 11 mei werd de intentieovereenkomst voor de fusie ondertekend door beide voorzitters van de raad (de heer Ernst van Bokhorst namens Ewoud en de heer Hans Hendriks namens SHBU). 16
In de vergadering van 14 september hebben de leden het besluit genomen in te stemmen met een fusie tussen SBHU en Ewoud. Vervolgens hebben beide Raden van Toezicht op 29 december 2010 het fusiebesluit ondertekend. Ter voorbereiding op deze vergaderingen vond er een gesprek plaats met de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Jaarlijks vindt er een evaluatie/functioneringsgesprek plaats met de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Gespreksonderwerpen worden ontleend aan de gedragscode, reglement van de Raad van Bestuur en evaluatie van de Raad van Bestuur. Strategie, risico s en kansen Er wordt met de Raad van Toezicht overlegd over strategie en risico s en kansen door een aantal vaste agendapunten in de vergaderingen te bespreken. Dit geeft de Raad van Toezicht tevens de mogelijkheid om te sturen en toezicht te houden. Deze agendapunten zijn: Managementreview. Financiële rapportage. Jaarplannen. Commissies In 2010 was er één commissies om specifieke zaken te bespreken en verder uit te werken in kleiner comité. Dit was de financiële commissie. De financiële commissie heeft als doel om de begroting en de halfjaarcijfers te bespreken. Verder worden de bijeenkomsten van de NVTZ bijgewoond. De NVTZ staat voor de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen. Samenstelling commissies Naam commissie Lid Rol Financiële Commissie H.C.M. Hendriks Raad van Toezicht De heer W. Immink Raad van Toezicht De heer Tj. Visser Raad van Toezicht W.J. Nicolaas Raad van Bestuur H. Koelewijn Controller Bijzondere bijeenkomsten Op 17 september en 1 oktober heeft mevrouw Hartogs respectievelijk de vergadering van de bestuurder met de ondernemingsraad en de cliëntenraad bijgewoond. Hiermee wordt voldaan aan de eisen van de WOR en WMCZ. Op 24 september was er een kennismaking van de Raad van Toezicht van SHBU met de Raad van Toezicht van Ewoud Gasthuis. Dit gebeurde op een prettige manier in de vorm van een presentatie over kleinschalig wonen en een verdere verkenning van de samenwerking. Overleg met Accountant In de vergadering van 27 mei 2010 werd met de accountants van Verstegen Accountants de jaarrekening 2009 toegelicht en het accountantsverslag 2009 besproken. De jaarrekening, welke is opgenomen in het jaardocument, is goedgekeurd door de RvT. 17
Bezoldiging toezichthouders De toezichthouders ontvangen een vergoeding volgens de daarvoor geldende normen van de NVTZ. Deze is opgenomen in DigiMV en de jaarrekening. 3.2 Bedrijfsvoering 3.2.1 Planning- & control cyclus Vecht en IJssel heeft haar planning- & control cyclus opgesteld volgens de eisen die de HKZ hieraan stelt. Hieronder worden de stappen weergegeven waaruit deze cyclus is opgebouwd om interne risicobeheersing en controle te laten plaatsvinden. Opstellen meerjarenbeleidsplan Eenmaal per drie jaar wordt er een meerjarenbeleidsplan opgesteld. Tevens wordt hierbij de missie en visie geactualiseerd. Het plan wordt opgesteld na het raadplegen van stakeholders, het OMO, MT, MT+, de ondernemingsraad en cliëntenraad. Onderwerpen van het meerjarenbeleidsplan zijn in ieder geval: doelstellingen van de organisatie; strategische keuzes; wet- en regelgeving; missie/ visie, visie op wonen, welzijn en zorg; wat willen we realiseren voor cliënten; wat willen we realiseren voor en met medewerkers; samenwerkingspartners en maatschappelijke verantwoordelijkheid; financiën (waaronder de financiële ambities); medezeggenschap; aan de hand van de uitkomsten van de zorg verbeterpunten aanbrengen en/of doelstellingen bijstellen. Er ligt een meerjarig beleidsplan voor Vecht en IJssel. Het stuk is geschreven voor de periode 2010-2012. Zie ook 4.1. Opstellen kaderbrief In augustus van elk jaar wordt, op basis van het meerjarenbeleidsplan en evaluatie jaarplannen van het voorgaande jaar, een kaderbrief opgesteld. De kaderbrief dient als basis voor de jaarplannen. De kaderbrief wordt op de beleidsdagen van het MT besproken en zo nodig bijgesteld en daarna besproken met het operationeel management. De definitieve versie wordt voorgelegd aan de Raad van Toezicht en de medezeggenschapsorganen. Opstellen jaarplan De betreffende tactisch manager ontwikkelt een jaarplan met kaders voor het beleidsgebied en betrekt hierbij de operationeel leidinggevenden. Het jaarplan is eind augustus gereed en heeft een geldigheidsduur van een jaar. Presenteren en implementeren jaarplannen Door de tactisch en operationele managers worden in december de jaarplannen aan elkaar gepresenteerd in een bijeenkomst waar afgevaardigden van de medezeggenschapsorganen eveneens aanwezig zijn. 18
Goedkeuren jaarplan De jaarplannen worden o.a. gepresenteerd aan de Raad van Toezicht en goedgekeurd door de bestuurder. Opstellen afdelingsplan Op basis van het jaarplan van de tactisch managers, worden door de operationeel managers de afdelingsplannen opgesteld. Hierbij worden medewerkers van de afdeling betrokken. De opzet en inhoud van de jaarplannen is identiek aan de jaarplannen van de tactisch manager. Start is eveneens in augustus van het lopende jaar en het plan heeft een geldigheidsduur van een jaar. Vaststellen afdelingsplannen en begroting De door de tactische managers goedgekeurde afdelingsplannen, worden aangeboden in de MTvergadering van oktober en besproken. De bestuurder stemt in met plannen en stelt de begroting vast. Goedkeuren begroting De begroting wordt vastgesteld door de bestuurder en in de Raad van Toezicht-vergadering van december wordt de begroting goedgekeurd. Opstellen kwartaalrapportage Na ieder kwartaal wordt binnen 14 dagen een kwartaalrapportage opgesteld. Het is een rapportage van de operationele managers aan de tactische managers. De tactische managers rapporteren aan de bestuurder. Bespreken kwartaalrapportage De rapportage en resultaten worden besproken, geanalyseerd en er worden voortgangsafspraken gemaakt voor het volgende kwartaal. Tevens wordt het functioneren van het kwaliteitssysteem beoordeeld door de bestuurder. In het werkoverleg op afdelingsniveau worden de resultaten van de rapportage na het overleg met de tactisch manager besproken. Bijsturen Bijsturing is noodzakelijk indien men achterloopt op de planning en door voortschrijdend inzicht. Opstellen jaarverslag Na het jaar vindt verslaglegging plaats over het afgelopen jaar, hetgeen de basis is voor het jaardocument, inclusief jaarrekening. Evalueren afgelopen jaar Evalueren van de jaarplannen en de jaarrekening. Het resultaat hiervan vormt tevens de input voor de volgende kaderbrief en jaarplannen. 3.2.2 Risico s en onzekerheden Financiering Het grootste risico waar wij als woonzorginstelling mee te maken hebben, is de financiering en de wijzigingen die het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport voornemens is door te voeren. Enkele voorbeelden zijn: financiering op basis van ZZP; beschikbaarheid extra middelen; herschikking; 19
mogelijkheid tot het overhevelen van productie; leegstand appartementen bij invoering normatieve huisvestingscomponent (NHC). Vacatures Vacatures in de dienstverlening zijn lastig op te vullen. Dit vergroot de druk op de aanwezige medewerkers wat een risico is om in de gaten te houden. Het gezondheidspercentage is weergegeven bij paragraaf 4.5.3. In 2009 is wel gekozen voor een andere werving in advertenties. " WERKEN WAAR JE ECHT VAN WAARDE BENT!" Ook zijn er procedures aangepast. Er wordt gewerkt op bepaalde posities met een assessment. Alle acties hebben een positieve uitwerking gehad. 3.3 Lokale en centrale cliëntenraad Vecht en IJssel heeft drie lokale cliëntenraden en één centrale cliëntenraad. Onderstaand schema geeft de personalia weer. Samenstelling lokale cliëntenraden 31/12/2010 Naam cliëntenraad Lid Rol Ewoud R. de Jong Voorzitter C. van der Veer Penningmeester D. Hoogendoorn Lid H. van Koten Lid P. Oskam Lid L. van Blitterswijk Lid E. Wouda Lid A. Jagessar Ambtelijk secretaris Transwijk W. Heus Voorzitter J. van Keulen Lid G. Koenen Lid H. Snier Lid C. Vos Lid A. Jagessar Ambtelijk secretaris Zuylenstede J. van Luijn Voorzitter P. van der Werff Penningmeester W. van leeuwen Lid J. Verkruyssen Lid J. Rottier Lid A. Jagessar Ambtelijk secretaris Samenstelling centrale cliëntenraad 31/12/2010 Namens de locatie Lid Rol Onafhankelijk J.K.C. Matthijs Voorzitter Ewoud R. de Jong Lid Ewoud D. Hoogendoorn Lid Transwijk W. Heus Lid Zuylenstede J. Rottier Lid 20
3.3.1 Faciliteren De cliëntenraden hebben een budget beschikbaar en kunnen onkosten declareren. Ook kunnen zij gebruikmaken van kantoorbenodigdheden en van vergaderruimtes op de diverse locaties. 3.3.2 Vergaderen Vergadering lokale cliëntenraden en overleg met woonzorgaanbieder Tot juli 2010 hadden de cliëntenraden maandelijks overleg. Dit werd afgewisseld tussen een onderling overleg en een overlegvergadering met de Raad van Bestuur volgens een vooraf vastgesteld vergaderschema. Vanaf september 2010 vergaderde de cliëntenraad maandelijks met de Manager Welzijn en Zorg. De betreffende manager neemt voor één uur deel aan de vergadering en neemt zo nodig teammanagers mee naar de overlegvergadering. In de vergaderingen komen aan de orde; adviesaanvragen van de Raad van Bestuur en de gang van zaken op de betreffende locatie. Voeding is elke keer een belangrijk onderwerp van gesprek. De cliëntenraden leveren een bijdrage aan de bedrijfsvoering. Enkele issues die met hen besproken zijn conform de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen) en waarover zij een advies hebben afgegeven zijn: Adviesvragen cliëntenraden Belangrijke vermelding hierbij: na de zomer van 2010 is een centrale cliëntenraad gestart waardoor er ook een splitsing kwam in de adviesaanvragen. In het overzicht hieronder staan dus ook nog adviesaanvragen die betrekking hebben op beleidszaken. Onderwerp Reanimatiebeleid Veiligheidsvoorzieningen Omslagregeling kleinschalig wonen Budget activiteiten/versnaperingen Onderhoud ABC Aanstellen teammanager Zorg Thuis Avondsluiting restaurant Zuylenstede Protocol oplevering appartement EG Begroting 2010 EG Nieuwe statuten stichting ES Benoeming manager Welzijn en Zorg EG Nieuw- en verbouw fase 1 EG Zorgleveringsovereenkomst kortdurend verblijf EG Besproken met de cliëntenraden X X X X X X X X X X X X X Adviesaanvragen Centrale Cliëntenraad. Na de zomer zijn de beleidsadviezen overgenomen door de Centrale cliëntenraad. Onderwerp Besproken met de cliëntenraden Elektronisch Cliënten Dossier X Restorganisatie X Beleidskaders en speerpunten 2010-2012 X Fusie SHBU en Ewoud X Kassasysteem BES 00000 Begroting 2010 X 21
Basisarrangementen, services en comfortdiensten X Criteria kleinschalig wonen BOPZ X Wasvoorziening 00000 3.3.3 Commissie van Vertrouwenslieden Vecht en IJssel heeft zelf geen commissie van vertrouwenslieden, maar is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden in Utrecht. 3.3.4 Documenten grondslag Cliëntenraden In 2010 heeft een werkgroep, bestaande uit afvaardigingen van beide cliëntenraden, zich gebogen over een drietal documenten waaraan cliëntenraden hun bestaan ontlenen. De eerder opgestelde documenten voldeden niet meer anno 2010. Naar volle tevredenheid van de Raad van Bestuur en de cliëntenraden, zijn de documenten opgesteld en ondertekend. 3.3.5 Werkplan 2010 Nieuwbouw Transwijk Voorjaar 2010 is begonnen met de werkelijke nieuwbouw Transwijk. De cliëntenraad participeert middels een afvaardiging uit de raad in de drie werkgroepen Nieuwbouw, Sociaal plan en Verhuizen. De dependance Santa Cruz voor BOPZ cliënten van Transwijk, gelegen direct naast de locatie Zuylenstede, werd gerealiseerd en door deze groep cliënten betrokken. Verbouwing Zonnehoek van Zuylenstede Voor de cliënten van de gesloten afdeling is een nieuw onderkomen gerealiseerd. De drie groepen die daar wonen hebben meer ruimte en er zijn meer mogelijkheden. De vrijheid van deze cliënten is een groot goed. Om organisatorische redenen wordt Santa Cruz en de Zonnehoek gesteld onder één teammanager. Nieuw- en verbouw Ewoud Met de nieuwbouw van de 24 huurappartementen (gebouw D), hoopt de organisatie te voldoen aan de wensen van een nieuwe doelgroep (55 jaar en ouder) voor het Ewoud. De nieuwbouw, maar ook de renovatie van de strip, worden gelijktijdig opgepakt. De bouwtermijn zal ca. 1,5 jaar bedragen waarbij de verwachting is dat eind 2012, begin 2013 de nieuwbouw gereed zal zijn. Inspectie Volksgezondheid In het kalenderjaar 2010 zijn er vanuit de cliëntenraden geen contacten geweest met de inspectie. Werkplan 2010 Aan de hand van de verbeterpunten uit de CQ-index, is voor het jaar 2010 voor alle raden een aantal aandachtspunten blijven staan; voeding, huisvesting, bejegening en kleine teams. 3.3.6 Training cliëntenraden Gezien het aantreden van nieuwe leden tot de lokale cliëntenraden en het aftreden van de zittende leden van de raad, wordt de LOC (Landelijke Organisatie Cliëntenraden) gevraagd een training in huis te organiseren. Daarnaast zal Karel-Jan Matthijs trachten de cliëntenraden te ondersteunen. 22
3.3.7 Verantwoording aan de achterban In 2010 zijn de cliëntenraden niet altijd in staat geweest om hun achterban naar wens te informeren door een jaarlijkse bijeenkomst te organiseren voor die achterban. Een en ander heeft te maken met de mutaties in de cliëntenraad Transwijk en de verse samenstelling van de cliëntenraad Zuylenstede sinds half september 2009. Dit onderwerp is expliciet opgenomen in het werkplan 2011 van de cliëntenraden. Cliëntenraad Ewoud heeft in 2010 structureel bijeenkomsten georganiseerd, genaamd zitjes. Het doel van deze avonden is om cliënten dichter bij elkaar te brengen en erachter te komen wat onder hen leeft. 3.3.8 Centrale Cliëntenraad In de lijn van de opnieuw opgestelde documenten, is er tevens een vierde document opgesteld en eveneens ondertekend, waarmee een centrale cliëntenraad is ingesteld. Deze raad wordt gevormd door afvaardigingen van beide lokale raden en onder voorzitterschap van een onafhankelijk voorzitter worden, bij mandaat van de lokale raden, de organisatie brede onderwerpen in de centrale cliëntenraad met de Raad van Bestuur besproken en ook geadviseerd. De gesprekspartner voor de lokale raden bestaat nu uit een afvaardiging namens de Raad van Bestuur. 3.3.9 Onderhoud met Raad van Toezicht Als gebruikelijk is er eenmaal per jaar een gesprek van centrale cliëntenraad met de Raad van Toezicht. Aan de hand van vooraf geformuleerde vragen en opmerkingen, is deze bijeenkomst voor de cliëntenraden als zeer constructief ervaren. Andere onderwerpen CCR: In plaats van dat de woonzorgaanbieder een jaarplan deponeert met daarin alvast genoemd de veronderstelde adviesaanvragen van het nieuwe jaar, is in overleg de weg gekozen de centrale cliëntenraad vanaf het begin te betrekken bij ontwikkelingen en onderwerpen waar een advies over gegeven dient te worden. 3.4 Ondernemingsraad SHBU-zorgcentra te Utrecht en Ewoud Gasthuis te IJsselstein (sinds 1 januari 2010) samen Vecht en IJssel), hadden een ondernemingsraad die de belangen behartigen van de medewerkers (van Ewoud, Transwijk en Zuylenstede) zonder daarbij de belangen van de organisatie uit het oog te verliezen. De ondernemingsraad SHBU-zorgcentra bestond in het verslagjaar uit: Lid Rol De heer Bernard Jansen Voorzitter Mevrouw Japke Beiboer Vicevoorzitter Mevrouw Aletta van den Broek Lid Mevrouw Joke Driehuis Lid Mevrouw Anita Klomp Lid (vanaf juni) Mevrouw Anjo Nieuwenhuis Lid Mevrouw Anja van Opstal Lid (tot maart) Mevrouw Jacqueline Sturkenboom Lid De heer Simon Friendrijk Lid 23
De ondernemingsraad Ewoud bestond in het verslagjaar uit: Lid Mevrouw Reina Karelse Mevrouw Elize Brouwer Mevrouw Wil Flippo Mevrouw Joke de Groot Mevrouw Hennie van der Luit Mevrouw Johanna Stigter Mevrouw Marijke Wobma Rol Voorzitter Lid (tot juni) Lid Lid (tot februari) Lid Lid (vanaf mei) Lid (vanaf oktober) Het ambtelijk secretariaat van beide ondernemingsraden werd verzorgd door de heer Guillaume Spiering. Hij is tevens ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad van Bartholomeus Gasthuis, waarmee een samenwerkingsverband bestaat. In 2010 vergaderde de ondernemingsraad van zowel Ewoud als van SHBU-zorgcentra, tien keer met de bestuurder. Eén keer vergaderden beide ondernemingsraden gezamenlijk met de bestuurder (over het voorgenomen besluit tot fusie van beide organisaties). De ondernemingsraden zelf vergaderden in 2010 elf keer (Ewoud) en twaalf keer (SHBUzorgcentra). Voorafgaande aan de overlegvergaderingen stellen de voorzitter en de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad en de bestuurder de agenda op. Van de vergaderingen van de ondernemingsraad en van de overlegvergaderingen, stelt de secretaris een verslag op. De ondernemingsraad levert een constructieve bijdrage aan de bedrijfsvoering. In 2010 heeft een groot aantal zaken de revue gepasseerd, waarbij in sommige gevallen de ondernemingsraad een advies uitbracht en in sommige gevallen instemming verleende. Eén van de belangrijkste onderwerpen voor de beide ondernemingsraden in 2010, was de voorgenomen fusie van beide organisaties tot de Stichting Vecht en IJssel. Bij de behandeling van dit onderwerp trokken de ondernemingsraden gedurende het gehele proces gezamenlijk op. In het verslagjaar heeft de samenwerking tussen de ondernemingsraden van het BESsamenwerkingsverband (Bartholomeus Gasthuis, Ewoud en SHBU-zorgcentra) verder gestalte gekregen. Gezamenlijk hebben de ondernemingsraden met de organisatie overlegd over decentrale afspraken in het kader van de CAO VVT en over het Sociaal Plan. Daarnaast zijn de drie ondernemingsraden gezamenlijk een aantal dagen op cursus geweest om met name na te denken over de vorm en de intensiteit van de onderlinge samenwerking en om inzicht te verkrijgen in het financiële reilen en zeilen van de organisaties. Traditiegetrouw hebben de ondernemingsraden ook in het verslagjaar uitvoerig overlegd met een delegatie van de raden van toezicht. Daarbij waren met name de financiële gang van zaken en de toekomst van Ewoud Gasthuis en SHBU-zorgcentra en de fusie, belangrijke bespreekpunten. Vanaf 1 januari 2011 opereren de beide ondernemingsraden gezamenlijk als de ondernemingsraad van Vecht en IJssel. Nog voor de zomervakantie 2011 vinden verkiezingen plaats voor de nieuwe ondernemingsraad van de nieuwe stichting. 24