Verwachtingen stakeholder Alvero Kantoormeubelverhuur bv betreffende MVO (28-05-2014) Onderstaande MVO thema s zijn als aandachtspunten gekozen op basis van dialoog met directie, medewerkers, klanten en leveranciers MVO Indicator Toelichting Stakeholderseisen en verwachtingen Beheersmechanisme Alvero Resultaten Korte termijn Alvero (middel)lange termijn Alvero Kern: Behoorlijk bestuur Uitwerken en afleggen verantwoording aan stakeholders mbt tot MVO-kernthema's Nederlandse Grondwet; overige van toepassing zijnde wetgeving volgens Inventarisatie publiek- en privaatrechtelijke wetgeving; Werknemers: juiste en voldoende informatievoorziening; Klanten: "gewoon doen"; Leveranciers: hechten hier wisselend belang aan. Dit geeft de stakeholders tevens de mogelijkheid om te reageren (open dialoog). Nodig groepen uit om bepaalde thema s uit te werken. werknemers: terugkoppeling vindt plaats tijdens APV en in sociaal jaarverslag klanten: website benoemt dat werkzaamheden Alvero pur sang MVO zijn en logo MVO Prestatieladder; melding van MVO Prestatieladder certificering in elke offerte Leveranciers: e-mail en/of via website een gezond bedrijf dat voldoet aan relevante wet- en regelgeving en stakeholderseisen door communiceert met haar belangrijkste stakeholders over MVO: directie, medewerkers, klanten en leveranciers. aanwezig: via APV's (3x/jaar) intern; via website extern: minimaal jaarlijkse update jaarlijks MVO initiatieven, ambities en doelstellingen herzien en formuleren, zodat op langere termijn het voor Alvero hoogst mogelijk MVO Prestatieladder niveau behaald kan worden. Dit wordt elk jaar in januari door het MT besproken en vastgesteld 1. Werkgelegenheid Zekerstellen werkgelegenheid medewerkers arbeidscontracten voor onbepaalde tijd Werknemers: groot belang managementreview; arbeidscontracten; sturen op: - financiële analyses; - bedrijfsdoelstellingen; Een vaste groep werknemers met zeer weinig verloop. Ondanks de crisis van de afgelopen jaren hebben we geen werknemers hoeven ontslaan. In principe hebben we alleen vaste medewerkers in dienst, met arbeidscontracten voor onbepaalde tijd Nakomen contractuele verplichtingen Arbeidstijdenwet: Arbeidstijden en Rij- en rusttijden; BW7: Arbeidsrecht vindt plaats op basis van wet- en regelgeving, geen overtredingen bekend; consequente loonbetaling, verplichtingen werkgever en werknemer Werknemers: groot belang, Wet- en regelgeving algemeen en daaruit volgende rechterlijke sancties bij overtreding; salarisadministratie sturen op opvolging diverse procedures handboek aanwezig: voldoen aan wet- en regelgeving Minimalisering van nadelige effecten van reorganisaties en herstructureringen BW7: Arbeidsrecht; zomer 2009 in goed overleg 4 medewerkers tegelijkertijd uitgetreden Werknemers: groot belang, meesten afhankelijk van loon voor levensonderhoud Wet- en regelgeving algemeen en daaruit volgende rechterlijke sancties bij overtreding; sturen op: voorkomen van gedwongen ontslagen; overleggen met medewerkers over in-/uit dienst treden; geen gedwongen ontslagen gevallen gedurende de crisis In principe hebben we alleen vaste medewerkers in dienst, met arbeidscontracten voor onbepaalde tijd
2. Verhouding werknemer en werkgever Passende sociale voorzieningen Arbeidsomstandigheden wet; goede pensioenregeling; collectieve ziektekostenverzekering mogelijk; ARBO-dienst, meer vakantiedagen dan wettelijk minimum, twee extra vrije dagen tijdens feestdagen Werknemers: grootste belang arbeidsovereenkomst; arbeidsvoorwaardenreglement; Personeelsinformatie & Huisreglement; overeenkomst met pensioenfonds; overeenkomst ziektekostenverzekeraar; overeenkomst ARBO-dienst; Ziekteverzuim over 2013 was slechts 2,17 %; Premievrij pensioen; Zodra er wettelijke wijzigingen zijn op dit gebied, dan wordt dat in de juiste documenten aangepast Vastleggen rechten en plichten tussen werknemer en werkgever BW7: Arbeidsrecht; Werknemers: grootste belang ook plichten voor werknemers arbeidsovereenkomst; arbeidsvoorwaarden; Personeelsinformatie & Huisreglement; overeenkomst met pensioenfonds; geen arbeidsconflicten in de afgelopen 5 jaar Op een rechtvaardige manier met de medewerkers omgaan 3. Gezondheid en veiligheid Zorgdragen veiligheid en gezondheid van klanten, werknemers en direct omwonenden Arbeidsomstandigheden wet; Klanten hechten hier groot belang aan ISO 9001, VCA* en MVO Prestatieladder certificaten; ARBO verantwoorde hulpmiddelen in magazijn en vrachtwagens; zeer ARBO vriendelijke vrachtwagens + Euro 6; elektrische zit-sta werkplekken + NPR stoelen op kantoor; alleen biologische reinigingsmiddelen; Geen ongevallen gerapporteerd door klanten tijdens gebruik van Alvero producten; in 2013 zijn er geen arbeidsongevallen geweest Severity Rate = 0 continueren van huidig en richt zich op direct omwonenden, wat in het geval van Alvero neer komt op dialoog met de bedrijven in de directe omgeving op het industrieterrein 6. Strategie en beheer 7. Verbod op discriminatie Ontwikkeling, naleving en continu verbeteren van smaatregelen om zeker te stellen dat activiteiten, inkopen en investeringen niet in strijd zijn met mensenrechten Alle vormen van discriminatie worden voorkomen Nederlandse Grondwet; Klanten: groot belang dit is eerder een voorwaarde om aan MVO te doen Nederlandse Grondwet; Werknemers:groot belang; Klanten: groot belang Leveranciers: vrij groot belang Arbeidsovereenkomst; geborgd via ISO 9001, VCA* en MVO Prestatieladder certificering; wettelijke regelgeving en vastgelegd in Personeelsinformatie & Huisreglement: gedragsregels Mensenrechten worden nageleefd aanwezig, opgenomen in JV en BP opnemen in BP dat leveranciers en klanten tevens betrokken worden bij MVO-aspecten Er wordt niet gediscrimineerd bij Alvero aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving
9. Uitbanning kinderarbeid Kinderarbeid wordt uitgebannen BW7 Arbeidsrecht; Arbeidsomstandighedenwet; Klanten: hechten hier veel belang aan PIS om leeftijd vast te stellen; wettelijke regelgeving In principe leveren we alleen aan klanten in de Benelux en Duitsland, die op hun beurt weer moeten voldoen aan de Europese wetgeving. Daarvan uitgaande kunnen we aannemen dat we mbt klanten hiervoor geen verdere actie hoeven te ondernemen. Leveranciers geven aan dat ze hier aan voldoen en vinden het belangrijk dat Alvero hier ook aan voldoet. Er vindt geen kinderarbeid plaats bij Alvero. Bij jongere werknemers wordt met zwaar werk rekening gehouden met maximum aantal uren aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving 10. Preventie van gedwongen en verplichte arbeid Gedwongen en verplichte arbeid wordt tegengegaan BW7 Arbeidsrecht; Arbeidsomstandighedenwet; Klanten: hechten hier veel belang aan wettelijke regelgeving In principe leveren we alleen aan klanten in de Benelux en Duitsland, die op hun beurt weer moeten voldoen aan de Europese wetgeving. Daarvan uitgaande kunnen we aannemen dat we mbt klanten hiervoor geen verdere actie hoeven te ondernemen. Leveranciers geven aan dat ze hier aan voldoen en vinden het belangrijk dat Alvero hier ook aan voldoet. Bij Alvero vindt geen gedwongen of verplichte arbeid plaats aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving 14. Corruptie Bestrijden van corruptie en omkoping Rijkswet tot goedkeuring van enkele verdragen inzake de bestrijding van fraude en corruptie II Klanten: groot belang wettelijke regelgeving en vastgelegd in Personeelsinformatie & Huisreglement: gedragsregels Er vindt geen corruptie plaats. Alle eindejaarsgeschenken worden verzameld en verloot onder alle medewerkers aanwezig: intern reeds vastgelegd; NL leveranciers moeten hier al aan voldoen. 18. Gezondheid en veiligheid van consumenten Gezondheid en veiligheid van afnemers producten en/of diensten niet in gevaar brengen Medewerkers: groot belang: producten die geleverd worden moeten goed zijn Klanten: hechten hier het grootste belang hieraan Leveranciers: groot belang. Denk hierbij aan: - Geen beknelling of andere risico s bij gebruik (instellen geborgd in ISO 9001 / VCA* / MVO Prestatieladder certificering; Europese normen voor kantoormeubilair Normering van leveranciers Geen ongevallen gerapporteerd door klanten tijdens gebruik van Alvero producten; Ergonomische tips op onze website aanwezig: Ergo advies op website; Cleansit (reiniging (bureau)stoelen ); criteria duurzaam inkopen mbt kantoormeubilair gelden nadere afspraken met kritieke leveranciers vastleggen, gericht op de MVO Prestatieladder criteria
ed) - Ergnomie hebben jullie hier adviesdiensten voor? - Cleansit is hier ook onderdeel van Gebruik van veilige en gezonde materialen in producten (zoals bijvoorbeeld C2C, die voorkomt dat er schadelijke stoffen in producten zit) 23. Grondstoffen Inzichtelijkheid grondstoffengebruik en maatregelen nemen om het gebruik van grondstoffen afkomstig uit recycleprocessen en/of afval te verhogen REACH: nvt Medewerkers: klein belang Klanten: redelijk groot belang Erg belangrijk, maar jullie rol moet goed gedefinieerd zijn. Jullie zijn eigenaar van het meubilair, maar jullie ontwerpen en produceren niets. Welke relaties ga je aan met leveranciers om producten te kunnen repareren /upgraden (voor lange levensduur) En welke info ga je van leveranciers vragen (hebben jullie bijvoorbeeld samenstellingsetiketten van het hele assortiment?) actie: vastleggen in BP; Bezig met community of Practice Circulaire Economie (CoP CE); Een aantal van onze leveranciers is zelf bezig met duurzaamheid en/of ISO 26000 Van diverse leveranciers (in elk geval de kritieke voor het primaire proces) productinformatie en certificaten ontvangen dat producten milieuvriendelijk geproduceerd zijn, geen gevaarlijke stoffen bevatten en uit welke grondstoffen ze bestaan vastleggen in BP; eerst CoP CE afronden om er zelf meer inzicht in te krijgen. Omdat we zelf geen producent zijn, ligt dit met name bij de leveranciers minimaal 50% van de inkoop dient circulaire te zijn in 2020 24. Energie Inzichtelijkheid energieverbruik en maatregelen nemen om te beperken of gebruik te maken van energie afkomstig uit duurzame energiebronnen Medewerkers: groot belang: zij moeten zuinig omgaan met energie Klanten: vrij groot belang Erg belangrijk, maar geef goed de verhouding weer. Jullie produceren niets, dus veel energie zit in transport en ook wel in gebouwen. Op jullie website laten jullie alleen % zien, maar geen absolute waardes. Laat zien waar jullie het meeste verschil kunnen maken. contract met EMB; nieuwe zuinige Euro 6 vrachtwagens aangeschaft + cursus het nieuwe rijden voor de chauffeurs in 2014 zowel het diesel verbruik van onze vrachtwagens als gebruik van gas en elektriciteit van het pand zijn inzichtelijk. We hebben Euro 6 motoren in onze nieuwe (9) vrachtwagens. De cursus Het nieuwe rijden brengt aan het licht dat de meeste van onze chauffeurs al heel zuinig rijden aanwezig, nadenken over verdere energiebeperking; overschakelen op groene energie 50% van de gebruikte energie in 2020 moet duurzaam zijn opgewekt; mogelijkheden zelf energie op te wekken bestuderen; andere energiezuinige verlichting /apparatuur inzetten 27. Uitstoot, afvalwater en afvalstoffen Alvero geeft informatie over en de genomen maatregelen om emissies en lozingen te reduceren van: 1. hoeveelheid uitstoot broeikasgassen 2. gebruik en uitstoot stoffen die ozonlaag aantasten Medewerker: groot belang, ze dienen zich hieraan te confirmeren Klanten: matig belang Leveranciers: klein belang Procedure Inkoop Hoeveelheid gescheiden afvalinzameling. actie: analyse van gebruik en uitstoot; geen sprake van niet opzettelijke lozingen De grootste uitstoot zat in de vrachtwagens. Met het nieuwe vrachtwagenpark (begin 2014) met Add blue toevoeging aan de diesel, is dit tot een minimum gereduceerd. Afval wordt gescheiden ingezameld Hoeveelheid gescheiden afvalinzameling. Analyse van gebruik en uitstoot en melden op website In 2020 25% minder restafval Afspraken met leveranciers maken over terugnemen en/of hergebruik verpakkingsmateriaal (eind 2015 gereed)
3. hoeveelheid uitstoot in de lucht van stikstofdioxide, zwaveldioxide en andere stoffen 4. totale hoeveelheid afval per soort en bestemming 5. aanzienlijke lozingen op het water onderverdeeld naar soort 6. totale hoeveelheid aanzienlijke, niet opzettelijke lozingen van chemische stoffen, olie of brandstof 32. Positieve bijdrage aan locale economie en bedrijvigheid Zorgen voor en inzichtelijk maken van positieve bijdrage aan de locale economie door personeel, diensten, goederen materieel uit de locale omgeving te betrekken Directeur: groot belang: weinig reiskosten betalen Medewerkers: groot belang: korte reistijden De mate van belangrijkheid ligt heel erg hoe je dit punt invult. Wil je alleen een productassortiment van bedrijven uit West- Brabant? Of laar je personeel vrijwilligerswerk in de omgeving doen? Of sponsor je de lokale sportvereniging. Als je hier een keuze in maakt, dan kan ik aangeven of het belangrijk is of niet. woonplaatsen in PIS Alle medewerkers van Alvero wonen binnen een straal van 40 km; lokale verenigingen, scholen en/of zorginstellingen worden geregeld voorzien van gratis meubilair; oud papier wordt door de lokale scouting opgehaald; vrachtwagens worden om niet ingezet voor verhuizingen van verenigingen/scholen en de dode hoek voorlichting op scholen aanwezig: sponsoring (in natura) van scholen/zorginstellingen in de regio; oud papier voor locale scouting Alvero gaat een project zoeken waar medewerkers ook fysiek een bijdrage aan kunnen leveren De bijdrage dient niet beperkt te zijn tot economische ontwikkeling, maar kan ook sociale- of milieuaspecten omvatten Leveranciers: De mate van belangrijkheid ligt heel erg hoe je dit punt invult. Wil je alleen een productassortiment van bedrijven uit West-Brabant? Of laar je personeel vrijwilligerswerk in de omgeving doen? Of sponsor je de lokale sportvereniging. Als je hier een keuze in maakt, dan kan ik aangeven of het belangrijk is of niet. jaarverslag lokale verenigingen, scholen en/of zorginstellingen worden geregeld voorzien van gratis meubilair; oud papier wordt door de lokale scouting opgehaald; vrachtwagens worden om niet ingezet voor verhuizingen van verenigingen/scholen en de dode hoek voorlichting op scholen aanwezig: sponsoring (in natura) van scholen/zorginstellingen in de regio; oud papier voor locale scouting Alvero gaat een project zoeken waar medewerkers ook fysiek een bijdrage aan kunnen leveren 33. Bijdrage aan economisch systeem Bijdragen dmv activiteiten of diensten aan de inrichting van een infrastructuur die ten goede komt aan de omgeving of het algemeen nut Medewerkers: matig belang Ik denk dat jullie al onderdeel zijn van zo n systeem, maar dat dit vooral op ad hoc basis gebeurd (soort CE). Verhuur is natuurlijk verhuur in zichzelf is al een bijdrage aan het algemeen nut = duurzaam. Verdere uitwerking via Cop CE huurmeubilair een zo lang mogelijk leven geven door reiniging, reparatie en/of vervangen van onderdelen aanwezig: dat is de kern van de zaak, maar wel verder ontwikkelen naar meer circulair
al grip hebben op de gebruiksfase van de grondstofketen. Dit helpt het verminderen van de milieudruk. 34. Nakomen afspraken met stakeholders Nakomen van alle contractuele verplichtingen met alle stakeholders Medewerkers: groot Klanten: groot Leveranciers: groot ISO 9001, VCA*, MVO Prestatieladder certificaten Alvero houdt zich altijd aan haar afspraken, zelfs als het geld gaat kosten aanwezig: afspraak is afspraak