Pagina 1 van 7 Contractbeheer, goede inkoop en optimaal gebruik maken van de technische mogelijkheden kan aanzienlijke besparingen opleveren! Uw communicatie kosten bestaan niet alleen uit uw tweemaandelijkse telefoonrekening voor de infrastructuur. Ook de frequenties van software upgrades en service bepalen het totale kostenplaatje. Niet alle organisaties hebben het overzicht over de totale kosten van hun communicatie apparatuur, ook wel Total Cost of Ownership genoemd. Laat staan dat de mogelijkheden bekend zijn om erop te besparen. Toch zijn er vele mogelijkheden om grote besparingen te realiseren. Hieronder treft u een checklist met besparingsmogelijkheden. Ook zijn een aantal praktijkvoorbeelden van gerealiseerde besparingen uitgewerkt. Manieren om kosten te besparen Uw data- en telecommunicatiekosten bestaan uit diverse vaste posten. In de onderstaande checklist kunt u eenvoudig zelf beoordelen of er ook voor uw organisatie mogelijkheden zijn om op uw communicatiekosten te besparen. Uw communicatiekosten bestaan uit: De vaste en variabele kosten voor uw infrastructuur (ISDN, ADSL, vaste verbindingen etc.) De vaste en variabele kosten van uw mobiele infrastructuur Het onderhoudscontract en/of service op uw apparatuur Uitbreidingen en upgrades omdat u nieuwe faciliteiten wilt gebruiken of meer capaciteit nodig heeft Rekeningen voor storingen die (blijkbaar!) niet gedekt worden door het servicecontract
Pagina 2 van 7 Uw telecommunicatie apparatuur bestaat uit: Telefooncentrale Licenties voor software in de telefooncentrale ACD installatie Voicemail systeem, Voice Response Systeem, Unified Messaging Telefoontoestellen, faxapparaten, mobiele toestellen Apparatuur (switches en routers) in uw datanetwerk Besparingen op deze kosten zijn te realiseren door: Post U vraagt zich af: Contractbeheer Maakt u gebruik van beschikbare kortingsregelingen? Worden deze toegepast op al uw telefoonrekeningen / telefoonbundels? Heeft u een servicecontract op uw telefooninstallatie dat past bij de aard van uw organisatie? Bij hoeveel verschillende leveranciers heeft u onderhoudscontracten voor verschillende apparatuurdelen afgesloten? Betaalt u rekeningen voor diensten die eigenlijk gedekt zijn door dit service contract? Worden alle contracten en rekeningen centraal beheerd, of worden sommige contracten op afdelingsniveau afgesloten? Zijn uw licenties in overeenstemming met het aantal gebruikers? Goede inkoop Heeft u het meest gunstige telefoniecontract, dat aansluit bij het belvolume en belgedrag van uw organisatie? Sluit het dienstenpakket van uw provider aan bij uw
Pagina 3 van 7 eisen en wensen? Betaalt u voor aanvullende diensten die u niet afneemt? Is de bandbreedte en overboeking van uw *DSL verbindingen afgestemd op het gebruik? Heeft u contracten met verschillende leveranciers? Optimaal gebruik maken van technische mogelijkheden Is de least cost routing faciliteit in uw centrale goed geïnstalleerd? Is het zinvol om een GSM box aan te schaffen of om een andere koppeling te realiseren om de kosten van het bellen naar mobiele nummers te beperken? Is het zinvol om de verschillende locaties op basis van Voice over IP te integreren, zodat u geen kosten meer heeft als u met uw collega s op de andere vestiging belt? De lokale centrale komt te vervallen en beheer is centraal geregeld! Verifiëren Als u uw communicatiekosten in beeld heeft, is de volgende stap het vergelijken met de gangbare marktprijzen. Vaak blijkt in de praktijk dat dit een lastige opgave is. In het geval van telefoontikken en abonnementskosten kunt u deze controleslag uitvoeren door uw profiel aan verschillende providers voor te leggen en hiervan een berekening te laten maken. Daarnaast kunt u bij uw huidige leverancier nagaan of u van de juiste kortingsregelingen gebruik maakt. Voor andere posten kunt u een richtlijn krijgen door eens te bellen met een concurrerende leverancier of een collega organisatie met een vergelijkbare infrastructuur. Een ander aanknopingspunt kan zijn om uw leverancier te
Pagina 4 van 7 laten uitleggen hoe de in rekening gebrachte bedragen opgebouwd zijn. Niet zelden blijkt juist dan dat jarenlang fouten in de opbouw van facturen heeft gezeten. Een onafhankelijke deskundige kan u bij het inventariseren en vergelijken van dienst zijn. Niet alleen weet die deskundige eenvoudig de weg naar het juiste aanspreekpunt, maar doordat vaker met dit bijltje is gehakt weet men daar snel de vinger op de zere plek te leggen. Regelmatig worden voor klanten grote besparingen gerealiseerd. Bovendien kost het u geen tijd terwijl het wel geld bespaart! Voorbeeld 1: Uw service niveau Het is belangrijk om bij het uitvoeren van de prijsvergelijking ook het door u verwachte service niveau mee te nemen. Wellicht heeft u contracten afgesloten met service niveaus die niet passen bij uw organisatie. Zowel contracten met een laag als een te hoog service niveau kunnen op termijn te duur zijn voor uw organisatie. Als u een te laag service niveau heeft afgesproken dan kan het zijn dat u te maken krijgt met rekeningen voor werkzaamheden die buiten het servicecontract vallen. Bijvoorbeeld omdat u een servicevraag heeft die buiten werktijd afgehandeld moet worden terwijl uw contract alleen werkzaamheden tijdens kantoortijden dekt. Bij een te hoog service niveau betaalt u voor service die u nooit zult afnemen. Bijvoorbeeld voor werkzaamheden tijdens het weekend terwijl het nooit zal voorkomen dat uw medewerkers op zaterdag of zondag aanwezig zijn om uw leverancier binnen te laten. Bij het herzien van uw contracten is het goed een beeld te hebben van het door u gewenste service niveau. Er zijn een aantal aandachtspunten waarmee u rekening moet houden om ervan verzekerd te zijn dat uw nieuwe contract bij een deskundige partij wordt ondergebracht en dat u ook op lange termijn een marktconform contract heeft.
Pagina 5 van 7 Vooral oudere contracten zijn relatief duur ten opzichte van contracten die de afgelopen twee jaar zijn afgesloten. Soms is het prijsverschil zo groot dat het zinvol is om het lopende contract af te kopen en een nieuw contract af te sluiten. Soms is het mogelijk om in combinatie met een upgrade van uw bestaande apparatuur een nieuw en goedkoper onderhoudscontract af te sluiten. Het verschil kan oplopen tot meer dan 50%! Hetzelfde geldt overigens voor ADSL of SDLS verbindingen. In de praktijk blijkt dat organisatie dure verbindingen (voor internet of tussen locaties) hebben liggen met erg veel bandbreedte en een overboeking van 1:1, terwijl ook een grotere overboeking en minder bandbreedte zouden voldoen. Onnodig hoge kosten! Voorbeeld 2: Uw (twee)maandelijkse telefoonrekening Het is goed om regelmatig kritisch te kijken naar uw telefoonrekening. Heeft u nog steeds de provider en het abonnement dat het beste bij u past? Uw telefoonrekening geeft u (beperkt) inzicht in het belgedrag van uw organisatie. U ziet globaal waarheen gebeld is. Op basis van dat profiel kunt u een provider en/of kortingsregeling selecteren die u het meeste voordeel oplevert. Door hier geregeld kritisch naar te kijken kunt u grote besparingen realiseren, ook als u vooral binnen Nederland belt. Hoe groot uw besparing kan zijn? 5% is al snel verdiend, maar als u voor het eerst naar uw rekening kijkt is een besparing van 20% snel haalbaar. Verder blijkt regelmatig dat posten onterecht aan klanten worden doorbelast. Ook als u regelmatig die bewuste post op de facturen ziet staan is het goed u af te vragen of die post daar überhaupt moet staan. Niet zelden staan zaken dubbel op de factuur, met net even een andere omschrijving.
Pagina 6 van 7 Voorbeeld 3: Prijsonderhandeling Als u de contracten met uw leveranciers wilt herzien, over wilt stappen naar een nieuwe leverancier of nieuwe apparatuur wilt aanschaffen, let dan op de volgende randvoorwaarden: Uw eisen, wensen en toekomstverwachtingen: Als u applicaties aanschaft die op lange termijn niet meekunnen met de uitgezette bedrijfsstrategie, blijkt goedkoop wellicht duurkoop. Andersom betekent de aanschaf van applicaties met teveel faciliteiten dat u teveel betaalt; niet alleen initieel maar ook op lange termijn als u een onderhoudsovereenkomst heeft afgesloten. De geldende marktprijzen: Laat u goed voorlichten over wat iets mag kosten. Niet alleen de lijstprijs, maar vooral: wat wordt er daadwerkelijk gefactureerd? Kijk daarbij niet alleen naar de korting die gegeven wordt, maar ook naar de compleetheid van de offertes en de mogelijke verbogen kosten. Bij prijsonderhandelingen is het altijd goed de lange termijn in het oog te houden. Een hoge initiële korting kan gepaard gaan met een duur onderhoudscontract. De prijs van het servicecontract komt tot uiting in de maandlasten, maar ook in de verplichtingen die u in het kader van dat contract aangaat. Door goed te kijken naar de kosten in relatie tot uw eisen en wensen op lange termijn, kunnen tussen verschillende aanbiedingen grote verschillen ontstaan in het totale Cost of Ownership van uw communicatie installatie. Voorbeeld 4: Effectiever gebruik maken van uw bestaande middelen U heeft in uw organisatie diverse ICT voorzieningen geïnstalleerd. Misschien nog maar een paar maanden geleden, wellicht enkele jaren terug. Tijdens de installatie is er natuurlijk veel aandacht besteed aan het inpassen van deze voorzieningen in uw organisatie. Maar, uw organisatie heeft daarna niet stilgestaan en hebben uw ICT voorzieningen de bewegingen gevolgd? Werken deze nog net zo effectief als u tijdens de installatie verwachtte? En zijn alle voorzieningen voldoende op elkaar afgestemd?
Pagina 7 van 7 Het is zinvol periodiek te kijken naar de manier waarop uw huidige ICT voorzieningen u ondersteunen. Vaak is het mogelijk om met kleine aanpassingen (en vergelijkbare investeringen) uw ICT middelen effectiever in te zetten. U bespaart dan enerzijds op een eventuele aanschaf van nieuwe apparatuur en anderzijds doordat uw organisatie effectiever werkt. Ter afsluiting Besparen op uw telecommunicatiekosten is gewoon leuk! Ineens kunt u daadwerkelijk invloed uitoefenen op de hoogte van deze kosten en ze daarmee onder controle krijgen. Dat levert niet alleen geld op maar ook een goed gevoel. Besparen is echter geen éénmalige activiteit. Door uw rekeningen te blijven controleren tegen de afgesloten contracten, blijft u de baas over uw communicatie kosten. WCS TeleAdvies helpt u graag op weg! WCS TeleAdvies heeft ruime ervaring in deze trajecten en begeleidt u graag! Al meer dan 10 jaar begeleidt WCS TeleAdvies succesvol haar klanten. Vanaf de inventarisatie, het keuzetraject, de implementatie tot en met de oplevering van het project. Tevreden klanten binnen onder meer de branches overheid, handel en industrie, dienstverlening en zorg. WCS TeleAdvies is slagvaardig, bedreven en gefundeerd vanuit een brede ICT expertise. Expertise die wordt verwezenlijkt door onze business consultants, projectmanagers, trainers en ondersteunende binnendienst. Ondersteunen en begeleiden vanuit een resultaatgericht en kostenverlagend oogpunt. Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.