FAQ van vragen over CVS-registratie PmAH voor GOB s.

FAQ van vragen over CVS-registratie PmAH voor GOB s. Alle vragen ivm registraties kunnen gestuurd worden naar cvsfaq@fegob.be!!!! 1. Begeleidingslijn 01/01/2010 zie projectfiche http://partners.vdab.be/cvs/projecten_gespecialiseerdediensten.shtml Een begeleidingslijn moet steeds geopend worden voor je andere acties mag registreren, is de startdatum voor MOO-meting. De begeleidingslijn is de overkoepelende lijn en blijft openstaan zolang de MOO loopt. De datum van de meting van het resultaat wordt bepaald op basis van de einddatum van de MOO (=de einddatum van de begeleidingslijn). De opleidingslijn is dus niet meer van belang voor het bepalen van het resultaat, natuurlijk wel nog voor de premies voor de cursist. Het is in theorie ook perfect mogelijk om bijvoorbeeld de begeleidingslijn af te sluiten, terwijl de opleidingslijn nog op "Bezig" staat. Het GOB moet er zelf voor zorgen dat op het einde van een MOO alles wordt afgesloten: de begeleidingslijn, maar ook de opleidingslijn, de stagelijn, de GIBO-lijn. Zeer belangrijk Kan geannuleerd worden zowel vanuit toestand aangevraagd als bezig op voorwaarde dat er geen andere stappen naar werk werden onder geregistreerd vb. opleidingslijn/gos Annulatie betekent ook geen instroom MOO-meting. (volledig geschrapt uit systeem) Let wel: er kan een maand overgaan vooraleer de annulatie volledig uit de cijfers verdwijnen. Er wordt geen contract voorzien bij het starten van begeleidingslijn, enkel bij de andere stappen naar werk. Dus bij bemiddeling/begeleiding ook geen prestatieregistratie, of andere vergoedingen. Lopende opleidingen: daarvoor zal door ICT automatisch een begeleidingslijn geopend worden. Mail Yves Moriën aan Luc VDP 15/03/2010 met antwoorden LVDP al verwerkt. (1) De begeleidingslijn is de enige indicator voor de telling van opstart MOO s, (als de toestand op bezig gestaan heeft), stopzettingen, uitgevoerd en tewerkstellingen 3 maand na eindtoestand, zijnde stopgezet of uitgevoerd. (2) Een begeleidingslijn kan te allen tijde worden geannuleerd (het onderscheid op aanvraag of bezig is irrelevant) dus niet meer na stopzetting of uitgevoerd (3) In geval van annulatie vervalt elke telling (4) Een opleidingslijn maken en uitvoeren is onafhankelijk!! van het al of niet maken van een begeleidingslijn (voor het invoeren van een opleidingslijn moet er wel nog altijd een trajectlijn (bij GTB of VDAB of andere partner) in het dossier staan) (5) Het is dus perfect mogelijk een opleidingslijn te maken (met diverse registraties/acties in CVS) zonder begeleidingslijn: de implicatie is wel dat ze NIET meetelt als MOO of als tewerkstelling (cfr1) is dit is perfect mogelijk en kan ook, maar noteer dat een langdurige stage (gekoppeld aan een opleidingslijn en/of een GIBO volgens het BVR enkel kunnen binnen een MOO!! Pagina 1 van 8

Beroepsverkennende stages (5 halve dagen) Als we vanaf volgend jaar met een cursist eerst kunnen starten met een begeleidingslijn is het dan ook mogelijk om als GOB beroepsverkennende stages te organiseren?of is dit voorbehouden voor de trajectbegeleiders van VDAB en GTB? Neen, enkel trajectbegeleiders VDAB/GTB. Moet je andere acties doen in de begeleidingslijn? Neen, de andere acties tijdens de looptijd van deze MOO zijn enkel verplicht als er sprake is van een verplichte overeenkomst tussen partijen met al dan niet deelnemersvoordelen: opleiding, stage, GIBO en jobcoaching. Is de begeleidingslijn (zoals een opleidingslijn) opschortend voor andere VDAB en RVA-acties? Opschortend voor het beëindigen van trajecten (in de tender trajectbegeleiding bv: wordt de begeleidingslijn gezien als een actie?) RVA kan steeds werkzoekende oproepen, bij het volgen van een opleiding (met opleidingscontract) krijgt de werkzoekende wel een specifieke code maar de werkzoekende blijft ingeschreven en is oproepbaar. a.begeleidingslijn voor getenderde cliënten (TB)? Voor de klanten die een rode banner hebben = getenderde dossiers, moet de trajectbegeleider (GTB/VDAB) de actie steeds aanvragen. Voor een MOO betekent dit, dat de opleidingslijn "in aanvraag" moet gezet worden, maar ook de begeleidingslijn door GTB/VDAB. b.kunnen we voor cliënten nadien een opleidingslijn starten als ze beginnen met een opleiding in het centrum en/of een GOS? Voor getenderde dossiers = ja Ik start een GIBO op, moet ik dan de Begeleidingslijn sluiten? NEEN, die blijft openstaan, wel moet je evt. opleidingslijn, GOS die openstaan eerst beëindigen/stopzetten zodat je C91 kan aanmaken. Dit is het aandachtspunt welke je moet hebben voor je begeleidingslijn afsluit moet je checken dat alle andere stappen naar werk afgesloten zijn. Daarna handleiding GIBO volgen Meting van resultaat van GIBO (dus MOO) start pas als je de begeleidingslijn stopzet, dus vergeet dit niet te doen op einde GIBO. Hoe kunnen we via dossiermanager een overzicht hebben van alle begeleidingslijnen (tijdens opleiding) die openstaan? Vroeger konden we via de prestaties immers een overzicht hebben van alle cursisten die bezig zijn met een opleiding. Graag hadden we een dergelijk overzicht van al de cursisten die bezig zijn onder de begeleidingslijn. VDAB : wordt opgenomen, is in de maak. Hoe zit het met verzekeringen voor mensen die naar ons centrum komen en enkel een begeleidingslijn open hebben staan? Zijn zij verzekerd voor woon-werkverkeer, of arbeidsongevallen (stel dat die bij ons van de trap valt)? In de Handleiding Arbeidsongeval-verzekering cursisten staat : Deze polis is toepasselijk voor de werkzoekenden die een door VDAB erkende opleiding volgen in samenwerking met derden of met een onderwijsinrichting. Dus geen verzekering bij begeleidingslijn, sommige GOB s hebben een extra verzekering die hier dan van toepassing kan zijn. Ook geen verzekering bij een screening of opmaak doorverwijslijn. Pagina 2 van 8

Indien een dossier opgestart is in 2009 (PH MOO) dan heeft de VDAB voor deze dossiers via een centrale batchwerking een lijn "begeleiding tijdens opleiding" op aanvraag gezet. Wat moet men concreet doen voor deze dossiers van 2009? Voor deze dossiers van 2009 moet men deze lijn NIET op bezig zetten. Men moet deze lijn enkel op bezig zetten éénmaal dit van toepassing is. Zie richtlijnen hieronder. Voor dossiers (PH MOO) van 2010 moet de procedure gevolgd worden zoals omschreven in de handleiding. Deze handleiding zal ook aangepast worden met bovenstaande opmerking. Vanaf wanneer kunnen cliënten beroep doen op een gratis buspas? vanaf start opleidingslijn Nieuws : Er is een akkoord dat gerechtigden op BTOM een lijnabonnement zullen krijgen maar dit moet nog juridisch en ICT matig uitgewerkt worden. Een cliënt van wie de begeleidingslijn werd afgesloten maar die opnieuw begeleid wil worden, kan dat? Is er een soort sperperiode? Kan iemand waarvan een begeleidingslijn is afgesloten terug starten met een begeleidingslijn? Ja, maar indien het traject van GTB nog lopende is, zal dit niet als nieuwe PH MOO meetellen maar kan wel positief meetellen voor de uitstroom. Kan je al de notities van de begeleidingslijn uitprinten? VDAB bekijkt dit. Ten vroegste meer info april/mei. Wat wordt er verstaan onder begeleidingsacties (enkel gesprekken of ook assessment, testing jobclub)? Begeleidingsacties = wanneer er sprake is van een opleiding op de werkvloer, GIBO, oriënterende module AFSPRAAK: GOB s registreren in DM beknopt de trajectstappen. Trajectstappen zijn: start opleiding, evaluatie,einde opleiding, verandering van stageplaats, Oriënterende module, behaald profiel. GOB s spreken af om dit onder de begeleidingslijn te noteren TENZIJ het specifieke informatie is. HOE: Eerst de datum DD/MM/JJJJ, naam van persoon die registreert, inhoud. VOLGORDE: laatste actie steeds bovenaan. Kan een medisch onderzoek aangevraagd worden in de begeleidingslijn JA. Bekijk hiervoor ook de handleiding (bij stappen naar werk) http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20medisch%20onderzoek%20voor% 20opleidingen%20en%20stages%20bij%20partners.doc en http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20aanvragen%20mo%20of%20ma% 20bij%20Experconsult.doc 2. Opleidingslijn en/of Stagelijn Beëindigen of Stopzetten, is er een verschil? JA, zie handleiding Beëindigen = positief cliënt heeft de opl/stage naar voldoening volbracht Stopzetten = negatief, en er moet een reden aangevuld worden en welke partij wilde stopzetten. Vanaf 2010 gelden ook transmissie regels naar VDAB dus belangrijk dat je de juiste optie neemt. Pagina 3 van 8

3. Moet je altijd CVS-registratie competenties aanvullen na een opleiding? Om aan elke partner een correct en volledig inzicht in de mogelijkheden van de klant te verschaffen, is het belangrijk dat zowel bij competentieversterkende als bij competentiebepalende acties de geëvalueerde competenties zo snel mogelijk in het klantendossier aangepast worden. Door te klikken op één van de gewenste jobs in het scherm Intake overzicht of in het Uitgebreid dossier, kom je terecht in het scherm Je Dossier Gewenste Jobs. zie hiervoor handleiding http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvshandleiding%20competenties.doc Je noteert hier als derde. 4. Wat met mensen die vorig jaar(2009) getenderd werden door GTB, is dat een probleem om ze nu in een MOO te starten of gaat daar nog een administratieve procedure aan vooraf? Neen geen probleem om ze in MOO te starten. 5. Wat moeten we doen met mensen die vorig jaar zijn gestart met een regulier traject en nu starten in een GIBO? MOO s van vorig jaar die nu in januari 2010 starten met een GIBO, eerst de begeleidingslijn opstarten, daarna opleidingslijn en/of stage afsluiten en dan GIBO-lijn aanmaken. Intussen via centrale batchwerking begeleidingslijn aangemaakt. 6. Mag/kan een GIBO < 17,5 (PT)? Een (G)IBO kan inderdaad "in principe" niet voor minder dan een halftijds werkschema. De reden heeft te maken met de vrees dat (zeker bij een RVA-statuut) het loon dat men dan krijgt na de GIBO lager wordt dan de uitkering die men kreeg. Dus een werkeloosheidsval.. "in principe" regeling betekent natuurlijk dat men in dergelijk geval best contact opneemt met de regionale GIBO-expert. Het geval uitlegt en er ook voor zorgt dat de cliënt duidelijk weet wat de gevolgen zijn. De regionale GIBO-expert kan een perfecte simulatie hierrond maken. GOB verleent zijn advies evt. gestaafd door extra info, med. attest. maar VDAB beslist. GIBO en daarna een GESCO-contract Kan dat??? De Raad van Bestuur van de VDAB heeft (al lang geleden) beslist dat een IBO niet kan voorafgaand aan een arbeidsgebonden gesubsidieerde tewerkstelling. Hieronder valt o.a. GESCO. Deze regels gelden voor alle IBO's, dus ook voor de GIBO. Van deze regels wordt voor individuele gevallen niet afgeweken; een herziening ervan moet via de Raad van Bestuur. Gelet op de vermelde tijdsdruk, zal dit voor dit dossier geen oplossing zijn. 7. Vanaf wanneer telt men mee als tewerkgestelde cliënt? Tellen mensen die 50% werken ook mee? En tewerkstelling in BW? Men houdt rekening met een contract waarbij er een registratie is in DIMONA. Pagina 4 van 8

8. Een concrete vraag/vb 1 van mijn cursisten kan binnenkort mogelijk een interim van 6 maanden gaan doen. (deeltijds) Momenteel volgt hij een opleiding bij Goci als CAD-tekenaar en doet hij stage. Kan hij bij ons in opleiding blijven en ondertussen die interim doen? We zouden dit nog combineren met coaching. Dan laten we opleidingslijn open tot na interim. Of moeten wij zijn contract dan onderbreken/schorsen? Er was al overleg met GTB hierover, de trajectbegeleider heeft er geen problemen mee. Alleen kan/mag het en hoe dan best registreren.? Het GOB bepaalt zelf wanneer de begeleidingslijn wordt afgesloten. Als de begeleidingslijn blijft openstaan registreert het GOB in dit concrete geval de uren waarop de klant aanwezig was voor coaching in de opleidingslijn. Indien zij de begeleidingslijn afsluiten, wordt er geen coaching geregistreerd, maar wordt dit beschouwd als nazorg en begint de periode voor resultaatsbepaling te lopen. De klant krijgt in dit laatste geval geen premies meer. 9. Is er een checklijst met documenten die verplicht in een papieren MOO-dossier aanwezig moeten zijn bij controle/audit? Is er een lijst met documenten die verplicht in een dossier aanwezig moeten zijn bij controle? Zijn hier bepaalde nieuwe eisen? Elk GOB bepaalt zelf wat er in een dossier aanwezig is. Natuurlijk in kader van financiering moeten voor elke cliënt de nodige documenten o.a. opleidingscontracten, aanwezigheden, woon-werk verkeer aanwezig zijn! Bewaren : 3 jaar, indien ESF : 15 jaar. 10. Welk statuut geef je het best in voor werkzoekenden met een arbeidshandicap bij het aanmaken van een opleiding? Bij navraag bij diverse GOB s blijkt dat men open leren/groepsleren tijdens de kantooruren"aangeeft. 11. Onder welke code moeten we de uren registreren (bij ons staat er enkel code 1 en 9 voor stage en daar staat geen GOS tussen)? Code 9 12. Mensen die op mutualiteit staan maar nog een contract hebben, tellen zij mee als werkende? Mensen die op mutualiteit staan en nog een contactuele band hebben maar inactief zijn = tellen niet mee als werkende maar als werkzoekende (indien code 32 of code 76). Mensen met een ZIV-statuut worden bij de VDAB ingeschreven met code 32. Zij worden op dat moment beschouwd als niet-werkend, zelfs al hebben zij nog een contract met de vroegere werkgever. Mensen met een ZIV-statuut die een job hebben in functie van progressieve tewerkstelling, krijgen via DIMONA het statuut van werkend. Controleer dus steeds de inschrijvingscategorie om te zien of iemand de routing werkzoekend of werkend moet doorlopen. Meer info ivm registratie en meetellen vind je in http://partners.vdab.be/cvs/documenten/opleiding_en_begeleiding_van_werkenden.doc 13. Kan men een afdruk maken van dossiermanager? Ja maar enkel basisdossier. Pagina 5 van 8

14. Gebruik nieuwe aanwezigheidslijsten: concrete afspraken? Voor de GOB geldt de sinds jaren gehanteerde regeling zoals die van toepassing was voor de ESF-tender: "Onderliggende registraties van de CVS-invoer Zowel voor de VDAB (o.a. de facturatie, betaling van premies e.d.) als voor het ESFAgentschap en diens diverse controle-instanties moeten de in CVS ingevoerde gegevens steeds aantoonbaar zijn door onderliggende registraties die de effectieve aanwezigheid van de persoon in begeleiding of opleiding en diens begeleider en/of opleider aantonen. In concreto betekent dit dat voor de competentieversterkende acties moet aangetoond worden dat de cursisten de acties effectief hebben bijgewoond en dat de lesgevers effectief aan de in CVS geregistreerde cursisten opleiding hebben verstrekt. Dit wil zeggen: > De aan- en afwezigheidsregistratie (inclusief reden van afwezigheid en bewijsstukken) van -de persoon in opleiding. Dit is ook van belang met betrekking tot de invoer in CVS van de cursistenprestaties en voorziene vergoedingen: van de ingevoerde uren, verplaatsingskosten, dient er een bewijsstuk te zijn -diens opleider of lesgever, met specificatie van de effectieve inzet voor deze opdracht. > Een getekende overeenkomst tussen de aanbieder en de klant met de wederzijdse engagementen (opleidingsovereenkomst, stageovereenkomst, ) > Een individueel dossier per klant dat bewijst dat de acties effectief werden uitgevoerd conform bovenvermelde overeenkomst. De wijze van bewijsvoering hieromtrent is de verantwoordelijkheid van de aanbieder." 15. Tellen RIZIV ers (met un 99GN010) mee voor instroom? Mensen die een opleiding volgen die gefinancierd wordt door het RIZIV (en dus niet door VDAB) vallen niet onder de regels van VDAB. Zij tellen niet mee als instroom, en ook niet als uitstroom. Onze afspraken gelden dus enkel voor de mensen die een MOO volgen... Pagina 6 van 8

NIEUWE VRAGEN Vanaf 15/4 tm 20/5 16. Registratie van werkenden in MOO, cijfers? Sinds nov 2009 blijkt er toch een probleem te zijn bij het aanleveren van cijfers van werkenden in begeleiding. Registratie in VS gebeurde zoals aangegeven in de projectfiche maar in cijfermateriaal zijn een aantal niet terug te vinden. mail van LVDP op 3/11 Van: Luc Van De Putte [mailto:luc.vandeputte@vdab.be] Beste, Je hebt gelijk. De stap naar werk "gespec. opl/bgl voor werkende PmAH" wordt nog niet opgenomen. Enkel de "opleidingen" buiten traject staan er in. Ik bekijk met de specialisten (leverancier van data) hoe we dit kunnen in orde brengen. In het overzicht van begeleidingslijnen 1 e kwartaal, welke GOB s kregen van Edwin De Pauw waren er opnieuw opm van GOB s hierover (meer info bij Edwin). Antw 20/05/2010: We kennen het probleem, het is nog niet opgelost, maar er wordt aan gewerkt! Voor werkenden gebruik je sinds 1/1/2010 ook de DERBOP-lijn, niet meer de speciale begeleidingslijn (maar dat wist je al ). Vergeet ook niet de gewijzigde projectfiche hierrond door te nemen http://partners.vdab.be/cvs/documenten/opleiding_en_begeleiding_van_werkenden.doc (wijziging 19/04/2010) 17. Mag een GOB zelf de code AH aanpassen in DM? De codes mogen enkel aangepast worden door bevoegd persoon. DM registreert nl. wie de code wijzigt en die persoon heeft dan ook de bewijslast voor de code, dus moet die in bezit zijn van het attest of de bevoegdheid om zich uit te spreken over de code (=geneesheer/psychiater etc.) Zelfs GA/GTB zijn hier heel voorzichtig in, dus laat hen de aanpassing registreren. 18. Kan een stagecontract verlengd worden en zo ja wat is de juiste procedure in CVS? Vb. stage oorspronkelijk voorzien voor 1 maand (31 dagen), maar stage wordt verlengd met 1 maand. Wij kunnen de einddatum met 1 maand verlengen in CVS, maar dan klopt het aantal dagen niet meer (dit kan in CVS niet aangepast worden). Wat met contract? Moet/kan er een nieuw contract afgedrukt worden? De overkoepelende overeenkomst = start MOO spreekt over een duurtijd van 1 jaar (1800u). Dus cliënt is verzekerd gedurende die tijd, dus geen problemen... EN op de overeenkomst stage/opleiding op werkvloer (GOS) staat bij de duurtijd standaard 240 dagen. Een stage mag maximaal 800 uren duren. Zolang een stage loopt binnen eenzelfde bedrijf is een verlenging dan niet nodig. Indien de cursist verandert van stage, moet een nieuw stagecontract aangemaakt worden. Uit het overleg op 05/02/2010 bleek wel dat de meeste GOB's nog een extra bijlage voorzien (zonder juridische waarde) waarin de opleidings/stage-uren, taken, specifieke afspraken en duurtijd vermeld worden. Het staat het GOB vrij om extra bijlagen bij het contract te voorzien. Bevestigd door: Wendy 20/05/2010 Pagina 7 van 8

19. Extra vragen over begeleidingslijn. Vakanties komen eraan, begeleiders die vertrekken werken graag hun eigen dossiers af, daaruit voortvloeiend volgende vragen? Kan je een begeleidingslijn aanmaken in de toekomst + 15d en met terugwerkende kracht? Kan je een begeleidingslijn beëindigen met terugwerkende kracht? En in toekomst Vb. cliënt is tewerkgesteld tijdens mijn verlofperiode, ik maak einde opleiding anderhalve week later op, op datum 10d? Antw: Wendy 20/05/2010 Je kunt bij het ingeven van een toestand van een begeleidingslijn altijd een datum ingeven, deze datum kan zowel in de toekomst als in het verleden liggen. Indien je een cliënt laat opstarten onder PH MOO maar de cliënt daagt niet op. Hoeveel tijd heb je om deze PH MOO opleiding te annuleren? Misschien een beetje voorbarig dat ik de vraag nu al stel want 2010 is nog lang niet voorbij maar wat met begeleidingslijnen die wij in 2010 op bezig zetten en waarvan wij ze in 2011 toch nog zouden annuleren?? Antw: Wendy 20/05/2010 Voor een juiste afrekening is het belangrijk dat alle registraties juist staan op het einde van een kwartaal. Dat is dus de tijd die je hebt om eventuele annulaties door te voeren. Indien je niet zeker bent of de cursist al dan niet zal starten is het veiliger om de DERBOP op AV te laten staan en pas op BZ te zetten, eens de MOO effectief gestart is. Betekent dit dan dat er nog in onze middelen gesnoeid kan worden als er slechts een nipt % instroom of tewerkstelling gehaald werd? Ja. Het is zeer belangrijk dat alle registraties juist staan op het einde van een werkjaar. (zie ook opmerking hierboven). Concreet voorbeeld. De Winning moet voor 2010 61 MOO s doen. Stel dat wij er 64 registreren waarvan er eind 2010 ook nog enkelen gewoon op bezig staan zonder opleidingslijn. Wat gebeurt er dan als wij deze in 2011 zouden annuleren en we dan nog maar 60 of minder MOO s overhouden voor 2010? 20. Worden cliënten die op mutualiteit staan en in een MOO zitten verzekerd door de arbeidsongevallenverzekering van VDAB? In de handleiding http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvshandleiding%20verzekering%20cursisten.doc vond ik letterlijk Werkzoekenden die bij een partner een door VDAB erkende opleiding volgen zijn verzekerd door VDAB tegen arbeidsongevallen (ongeval in centrum of op weg van of naar de opleidingsplaats, of alle andere plaatsen die hier rechtstreeks mee verband houden, vb. stageplaats). Dus is je cl ingeschreven als werkzoekende ENKEL EN ALLEEN code 32 en volgt hij opl van en door VDAB betaald dan is hij verzekerd. Klopt De code zie je staan in CVS/DM bij huidige situatie in chronologisch overzicht Pagina 8 van 8