PROJECTPLAN Er zijn heel veel manieren hoe je een projectplan (of plan van aanpak) maakt. Een projectplan hoeft echt niet uit heel veel pagina s te bestaan, als je maar over een aantal dingen goed hebt nagedacht en hebt door gedacht. Wat staat er in? 1. Omschrijving project - Doel van project - Doelgroep omschrijving - Locatie omschrijving - Concurrentie onderzoek 2. Communicatie 3. Planning 4. Go no go moment 5. Facilitair 6. Dekkingsplan/ begroting 7. Samenwerkingspartners 1. Omschrijving project - Wat ga je organiseren? (debat / lezing / feest / expositie) - Hoe heet jouw project? - Op welke dag ga je het organiseren? Of in welke periode? - Waarom wil je / ga je dit organiseren? - Wat wil je gaan organiseren? - Voor wie ga je het organiseren? - Waar ga je dit organiseren en waarom kies je voor deze locatie? - Hoeveel publiek wil je bereiken en past het aantal mensen op deze locatie? - Hoe is de locatie te bereiken (let op veiligheid en bereikbaarheid)? Het is van belang dat jouw project uniek is. Wat maakt dit project bijzonder? Waarom wilt jouw doelgroep hier naar toe? Waarom zou een fonds jouw project willen ondersteunen? Wie is je concurrent? Is de naam van jouw project uniek? Zorg ervoor dat je onderzoek hebt gedaan en dit ook kan aantonen. /
2. Communicatie - Hoe bereik je je doelgroep? - In welke taal ga je communiceren? - Welke kanalen ga je inzetten? (social media, krant, radio) - Wil je ook posters en flyers? Zo ja, waarom wil je dit? Waar en hoe ga je dit verspreiden? Denk goed na over hoeveel je er nodig hebt. Het klinkt zo ontzettend logisch om bij een project flyers en posters te laten ontwerpen. Het ziet er professioneel uit, maar het bereik is minimaal. Let maar eens op, hoe vaak jij naar een poster kijkt als je ergens langsloopt. Kijk jij op elke flyer die bij een kassa van een winkel ligt? Is aanmelden via Facebook effectiever? 3. Planning Het is van belang dat je een strakke planning maakt. Maak 2 planningen naast elkaar. Een organisatie-planning en een communicatie-planning. Deze twee lopen naast elkaar. In de organisatieplanning schrijf je alles uit. De volgende onderwerpen die hier zeker naar voren moeten komen zijn: Fonds aanvragen (wanneer dien je dit in, houdt rekening met de indienings- en verwerkingstijd) Sponsorwerving Vrijwilligerswerving Locatie / aankleding check Techniek, met wie, waar, wat, hoe? Op- en afbouw planning In de communicatieplanning moeten de volgende onderwerpen aan bod komen: Ontwerp communicatiemiddelen Social media. Welke media kies je? Welk bericht stuur je wanneer uit? Persbericht momenten. Wanneer welk bericht? Welke pers schrijf je aan? Nabellen pers (heel belangrijk). Waar en wanneer ga je je project promoten? /
Zorg ervoor dat alles via een chronologische volgorde verloopt. Maak de planning per maand, met weeknummers en per dag aan. Januari Week 3 Maandag 11 januari Opstellen projectplan Grietje Dinsdag 12 januari Versturen projectplan Hans Woensdag 13 Etc. etc. Week 4 4. Go- No Go moment In elke planning moet een GO of een NO GO moment staan. Dit is een moment, een datum, waarop je stil staat of het project haalbaar is. Dit moment plan je in wanneer je weet of je financiën binnen zijn, of de datum haalbaar is en de locatie / programmering haalbaar zijn. Het is altijd spannend om dit moment te bepalen. Tenslotte is dit een confrontatie met jezelf, heb ik wel hard genoeg mijn best gedaan om het project te laten slagen? Het is van belang dat dit moment ook echt ingepland wordt. Natuurlijk is het vervelend om de stekker uit je project te moeten trekken, maar het is nog vervelender als je complete promotiecampagne al is uitgezet, programma al rond is en dan er achter komen dat je het financieel niet gaat redden. Dan stel je je publiek teleur en jezelf waarschijnlijk ook. 5. Facilitair Bij een project komt ontzettend veel kijken. Behalve je locatie en communicatie, is het facilitaire gedeelte erg belangrijk. Wat heb je allemaal nodig om dit project te laten slagen? Maak een lijst met benodigdheden en geef hierbij aan of deze aanwezig zijn op de locatie of dat je deze moet inhuren. Het is van belang om hier al over na te denken, voordat je gaat beginnen met geld binnen te halen voor je project, anders mis je een aantal grote posten op je begroting. /
Maak een lijst van zaken die aanwezig zijn op de locatie. Pak dan de onderstaande checklist erbij of je deze zaken nodig hebt en of deze daar aanwezig zijn. Zo niet, noteer dit dan in je begroting / dekkingsplan. - Werk je met licht en geluid? - Wat voor apparatuur heb je nodig voor je programma? - Heb je een podium nodig? - Is er hekwerk nodig? - Is er een garderobe nodig? - Is er personeel nodig? (bar, garderobe, promotiemedewerkers etc.) - Is er beveiliging nodig? Denk ook aan veiligheid, EHBO, brandblussers etc. - Zijn er tafels / stoelen / banken / kraampjes / tenten nodig? - Is er aankleding nodig? - Toiletvoorzieningen - Schoonmaak / vuilzakken 6. Dekkingsplan / begroting In je dekkingsplan geef je aan wat je uitgaven zijn en wat er binnen komt. Het is een beknopt overzicht. Een dekkingsplan is een schatting, je weet natuurlijk nooit van te voren of de fondsen of stichtingen die je aanschrijft, daadwerkelijk dat bedrag honoreren (toezeggen). Zodra er iets meer bekend is van een bedrag, pas je dit aan. Let er wel op dat het totaal aan bedragen van je baten en lasten gelijk lopen. Let ook op, dat je voor aanvragen bij een stichting of een Fonds, een stichting achter je moet hebben staan. Als zelfstandig persoon kan je niet verantwoordelijk zijn voor een aanvraag. Toevallig is ACKU zo n Stichting die je kan bijstaan Bijvoorbeeld: Baten Lasten Stichting 1.000 Facilitair 3.000 Fonds 5.000 Programma 1.500 Kaartverkoop 500 Publiciteit 1.500 Inzamelactie 1.500 Personeel 2.000 Totaal 8.000 Totaal 8.000 /
In de begroting geef je specifiek aan wat je uitgaven zijn. Dit beschrijf je per post. Zoals hierboven aangegeven in je dekkingsplan. Ook de totale uitgaven per post, komen weer overeen met de bedragen in je dekkingsplan. Voorbeeld Begroting project FACILITAIR Techniek 1000 Locatie 800 Schoonmaak 200 Tafeltjes 80 Stoelen 20 Aankleding 400 TOTAAL 3.000 EHBO en beveiliging 500 PROGRAMMA Muzikale programmering 1000 Presentator 200 TOTAAL 1.500 Lezing 300 PUBLICITEIT Ontwerp 300 Posters drukwerk 500 Flyers drukwerk 200 TOTAAL 1.500 Verspreiding 500 PERSONEEL Vrijwilligers vergoeding 1000 TOTAAL 2.000 Professionals (techniek etc.) 1000 TOTAAL UITGAVEN 8.000 7. Samenwerkingspartners Het is altijd fijn als er meer partijen zich verbinden aan jouw project. Door samenwerking bereik je meer bezoekers en krijg je ook meer aandacht. Het is ook van belang dat je in je projectplan de samenwerkingspartners benoemd. Werk je bijvoorbeeld samen met jouw docent van de muziekschool? Dan is dit zeker interessant om te vermelden. Net als een samenwerking met een groep studenten die jouw plan ondersteunen, een locatie die de zaal gratis aanbiedt, een muziekschool gratis versterkers doneert, et cetera. 8. Tot slot ACKU is er om je te helpen met je projectplan. Het is van belang dat je projectplan goed in elkaar zit, dit is tenslotte jouw visitekaartje naar een stichting of een fonds. Met een projectplan denk je nog eens goed na over je project en daarmee kom je vanzelf allemaal dingen tegen waar je van te voren nog niet over na had gedacht. Succes! In deel twee van projectplan, vind je een uitleg over hoe je een evaluatie schrijft. /