BESTUURSREGLEMENT Vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen op 10 maart 2010
2 Vaststelling en reikwijdte reglement Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte 1. Dit reglement is een uitwerking van de statuten en een vertaling van de werkafspraken tussen het bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC) van Wonen Midden-Delfland. 2. Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de RvC in aanwezigheid van de (nieuw benoemde) directeur-bestuurder d.d. 10 maart 2010 en gaat in per 1 april 2010. Dit reglement kan bij besluit van de RvC en directeur-bestuurder gezamenlijk worden gewijzigd. Een voorstel tot wijziging kan geschieden door zowel de RvC als het bestuur. Daar waar de wijziging van het reglement de bevoegdheden van het bestuur raakt, behoeft het instemming van het bestuur. Dit reglement dient door het bestuur te worden nageleefd. 3. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC in het jaarverslag. Het is tevens te downloaden van de website van Wonen Midden-Delfland. Vertegenwoordiging Artikel 2. Vertegenwoordiging Conform artikel 6 lid 1, van de statuten, vertegenwoordigt het bestuur Wonen Midden-Delfland, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 lid 2 van de statuten wordt Wonen Midden-Delfland, in alle gevallen waarin Wonen Midden-Delfland naar het oordeel van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft met het bestuur, in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter (respectievelijk diens plaatsvervanger) en één of meer leden van de RvC. Een en ander ter beoordeling van de RvC. Taakomschrijving en taakverdeling Artikel 3 Taakomschrijving en taakverdeling 1. Het bestuur heeft de leiding over de dagelijkse gang van zaken bij Wonen Midden-Delfland en voert al de taken uit welke volgens de wet, de statuten, reglementen en/of benoemingsbesluiten aan het bestuur zijn toegewezen. Om de dagelijkse gang van zaken te beheersen, hanteert het bestuur een op Wonen Midden-Delfland en haar bedrijfsvoering toegesneden intern (nog op te stellen) risicobeheersings- en controlesysteem. In het jaarverslag geeft het bestuur inzicht in de interne risicobeheersing- en controlesystemen en de werking hiervan. 2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij hem bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de interne en externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. 3. Het bestuur neemt alle beleidsbeslissingen en is verantwoordelijk voor de totale beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering. 4. Conform artikel 5 lid 10 van de statuten is het bestuur bevoegd- na verkregen goedkeuring van de RvC- te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging en vervreemding van registergoederen.
3 5. Het bestuur zal voor uitgaven die het totaal van de begroting met 5% te boven gaan en voor zover niet in het goedgekeurde jaarwerkplan zijn opgenomen, voorafgaande goedkeuring vragen aan de RvC. Daarnaast is aan de voorafgaande goedkeuring van de RvC onderworpen: a. Investeringen in de nieuwbouw van woningen, aankoop van gronden en onroerend goed. Hiervoor wordt een apart investerings- en exploitatieoverzicht gemaakt. b. Woningverbeteringen en renovatie voor zover die geen onderdeel zijn van het jaarwerkplan en de bijbehorende begroting. c. Investeringen ten dienste van de exploitatie voor zover die niet in de begroting staan en een grensbedrag van 25.000 overschrijden. 6. Het bestuur is uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de RvC voor het gevoerde beleid en voor het functioneren van de organisatie. 7. Voorafgaand aan de besluiten waarvoor de RvC goedkeuring dient te verlenen, zal het bestuur geen actie(s) ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen, behalve als het bestuur hierover met de RvC overleg heeft gepleegd en de RvC aan de betreffende actie goedkeuring verleend heeft. 8. Alle functionele contacten tussen RvC en werkorganisatie vinden in beginsel plaats in overleg met het bestuur. 9. Onverminderd de taakomschrijving kan het bestuur te allen tijde besluiten een aangelegenheid aan de RvC ter raadpleging voor te leggen. 10. Het bestuur zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn functie beschikbaar krijgt, in welke vorm ook, steeds met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandelen, ook indien het bestuur op enig moment geen werkzaamheden meer verricht ten behoeve van Wonen Midden-Delfland. Een (al dan niet) gewezen directeur is gehouden tot vergoeding van alle schade die direct of indirect voortvloeit uit het onbevoegd openbaar maken van deze gegevens. Onverenigbaarheden, tegenstrijdige belangen en nevenfuncties Artikel 4 Onverenigbaarheden Lid van het bestuur kan niet zijn: een persoon die de genoemde onverenigbaarheden in artikel 9 van de statuten met zich meebrengt. Artikel 5 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties 1. Het bestuur zal: a) niet in concurrentie treden met Wonen Midden-Delfland; b) geen substantiële schenkingen vragen of aannemen van Wonen Midden-Delfland of van een voor Wonen Midden-Delfland relevante derde voor zichzelf, zijn echtgenote, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind, bloed- of aanverwant tot in de tweede graad; c) ten laste van Wonen Midden-Delfland derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; d) geen zakelijke kansen die aan Wonen Midden-Delfland toekomen voor zichzelf of zijn echtgenote, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind, bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten. 2. Het bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang alsook een aan te nemen nevenfunctie
4 dat, respectievelijk die, van betekenis is voor Wonen Midden-Delfland en/of voor het bestuur zelf terstond aan de voorzitter van de RvC en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenote, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De RvC besluit buiten aanwezigheid van het bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang. 3. In gevallen waarin conform artikel 6 lid 2 van de statuten sprake is van een (potentieel)) tegenstrijdig belang tussen het bestuur en Wonen Midden-Delfland wordt de stichting in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter (respectievelijk diens plaatsvervanger) en één of meer leden van de RvC. Een en ander ter beoordeling van de RvC. 4. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen voor het bestuur spelen die van materiële betekenis zijn voor Wonen Midden-Delfland en/of voor het bestuur zelf, behoeven schriftelijke goedkeuring van de RvC. De toestemming zal slechts worden geweigerd als het verlenen van toestemming het belang van Wonen Midden-Delfland zou kunnen schaden. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de bepalingen in lid 2 van dit artikel zijn toegepast. 5. Wonen Midden-Delfland verstrekt aan het bestuur geen persoonlijke leningen, garanties, en dergelijke. Onregelmatigheden en klachten Artikel 6 Onregelmatigheden en klachten 1. Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen Wonen Midden-Delfland aan het bestuur of aan een door het bestuur aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het bestuur betreffen, worden gerapporteerd aan de voorzitter van de RvC. Dit wordt geregeld in een klokkenluiderregeling. 2. Het bestuur doet ten minste één maal per jaar verslag aan de RvC over werkzaamheden van de geschillencommissie in de zin van artikel 16 BBSH en maakt hiervan melding in het jaarverslag van Wonen Midden-Delfland. Overige Bepalingen Informatie Artikel 7 Informatie 1. De RvC bevordert dat zij tijdig schriftelijke informatie van het bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot Wonen Midden-Delfland, welke informatie de RvC nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en haar taken naar behoren te kunnen uitoefenen. De RvC is bevoegd met het bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie. 2. Het bestuur verstrekt alle mondelinge en schriftelijke informatie, die nodig is om de RvC goed te kunnen laten functioneren. Uitgangspunt hierbij is een open communicatie, die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en partnership. 3. Het bestuur meldt arbeidsconflicten c.q. -geschillen van het bestuur met medewerkers aan de RvC.
5 4. De RvC ontvangt na ieder trimester tijdig een financieel overzicht van de gerealiseerde cijfers in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar en een prognose die de eerstkomende drie trimesters beslaat (in vergelijking met dezelfde periode van het voorliggende jaar), voorzien van een analyse van de afwijkingen. De analyse van afwijkingen moet inzicht geven in wijzigingen in de begroting. Deze informatie bevat ten minste gegevens over onder andere: a) de woningexploitatie, waarin onder meer informatie over de huurontwikkeling, de onderhouds- en algemene beheerskosten; b) de investeringen; c) projecten (hoofdlijnen); d) het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille en de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en beleggingenportefeuille; e) het personeel (op basis van kengetallen en majeure wijzigingen); f) de verantwoordingsvelden in de zin van het BBSH; g) realisatie van prestatie-indicatoren genoemd in het jaarwerkplan van Wonen Midden- Delfland. De rapportage wordt vergezeld van een toelichting van het bestuur. Artikel 8 Relatie met de Belanghouders (stakeholders) 1. Het bestuur kiest, na goedkeuring door de RvC, voor iedereen kenbaar de belanghouders bij de maatschappelijke en volkshuisvestelijke missie en doelstellingen van Wonen Midden-Delfland en voert met hen actief overleg. 2. Wonen Midden-Delfland heeft en onderhoudt een website waarop zij de informatie toegankelijk maakt die zij krachtens wet- of regelgeving of de governancecode dient te publiceren. 3. De vorm van het periodieke overleg met belanghouders wordt vastgesteld door het bestuur. 4. Het bestuur stelt belanghouders, in het overleg, in de gelegenheid advies uit te brengen over de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag en over de strategie en beleid van Wonen Midden- Delfland in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen. 5. Het bestuur maakt in ieder geval op hoofdlijnen een verslag over wat in het overleg met belanghebbenden is besproken en plaatst dit verslag binnen drie maanden op de website van Wonen Midden-Delfland. Visitatie Artikel 9 Visitatie 1. Wonen Midden-Delfland laat zich één keer per vier jaar visiteren, waarbij een gestructureerd oordeel wordt gegeven over het volkshuisvestelijk en maatschappelijk presteren, op de wijze waarop belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld invloed uit te oefenen op het beleid en op de kwaliteit van de governance. Visitatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bestuur en RvC. 2. Het visitatierapport, alsmede het standpunt ter zake van het bestuur en RvC, is te downloaden van de website van Wonen Midden-Delfland. 3. Het visitatierapport wordt besproken in het overleg met belanghouders op basis van het standpunt van het bestuur en RvC.
6