Directiereglement woonstichting VechtHorst

Transcriptie

1 Directiereglement woonstichting VechtHorst

2 Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte 3 Artikel 2 Benoeming en bezoldiging 3 Artikel 3 Beoordeling, schorsing en ontslag 4 Artikel 4 Functioneren directeur 4 Artikel 5 Afwezigheid 5 Artikel 6 Taakomschrijving en taakverdeling 5 Artikel 7 Vertegenwoordiging 7 Artikel 8 Besluitvorming 7 Artikel 9 Bevoegdheden 7 Artikel 10 Stakeholders 8 Artikel 11 Informatie 8 Artikel 12 Secretariaat van de RvT 8 Artikel 13 Onverenigbaarheden 8 Artikel 14 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties 9 Artikel 15 Onregelmatigheden en klachten 10

3 Pre-ambule Binnen woonstichting VechtHorst worden de directie- en bestuurstaken door één persoon vervuld. In de statuten wordt hiervoor de term directeur gehanteerd. Ook binnen de werkorganisatie wordt voor deze functie de term directeur gehanteerd. Conform art. 5.1 van de statuten wordt in dit reglement de term directeur gehanteerd. Uitgangspunt is een open communicatie tussen directeur en Raad van Toezicht en een relatie die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen. De directeur zorgt dat de Raad van Toezicht niet wordt verrast.

4 Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte 1. Dit reglement heeft ten doel de in artikel 5 t/m 9 van de statuten van woonstichting VechtHorst (hierna VechtHorst) opgenomen bepalingen met betrekking tot het functioneren van de directeur nader uit te werken. De directeur is voorts verplicht alles te doen en na te laten wat een goed directeur behoort te doen. Het reglement is een vertaling van de werkafspraken welke zijn gemaakt tussen de Raad van Toezicht (hierna RvT) en de directeur van VechtHorst. Bij de vervulling van hun taak nemen de directeur en de leden van de RvT de statuten en de geldende Governancecode voor Woningcorporaties in acht. Dit reglement moet worden beschouwd als een nadere uitwerking van de statuten en de Governancecode voor Woningcorporaties. De bepalingen in de statuten van VechtHorst betreffende de bevoegdheden van de directeur alsmede de wettelijke bepalingen terzake worden hierdoor niet ter zijde gesteld; dit reglement vormt hierop slechts een aanvulling. Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van de directeur en RvT op 25 maart Dit reglement kan bij gezamenlijk besluit van de RvT en directeur worden gewijzigd. Een voorstel tot wijziging kan geschieden door zowel de RvT als de directeur. De directeur kan bevoegdheden mandateren aan medewerkers in de werkorganisatie. Daarbij blijft de directeur altijd eindverantwoordelijk. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvT in het jaarverslag. Het is tevens te downloaden van de website van VechtHorst. Bij dit reglement horen de volgende bijlagen: a. Jaarplanning RvT b. Procuratieregeling Artikel 2 Benoeming en bezoldiging 1. De directeur wordt door de RvT benoemd. Voorafgaande aan de benoeming van de directeur zijn de RvT en het managementteam betrokken bij de gesprekken met de (kandidaat) leden van de directeur. Het personeel wordt actief geïnformeerd over de werving van een nieuwe directeur. Het selectie-rapport, opgesteld door de RvT, vermeldt de motivering voor de benoeming. Uiteindelijk beslist de RvT op grond van de gesprekken en het selectierapport. 2. De Governance-code maakt het onderscheid tussen de bestuurlijke benoeming en de arbeidsrechtelijke aanstelling. Voor de bestuurlijke benoeming geldt in de governance-code een periode van vier jaar, terwijl de arbeidsrechtelijke aanstelling voor onbepaalde termijn is. De strikte naleving hiervan wordt bemoeilijkt door het potentiële conflict tussen deze beide benoemingstermijnen. De directeur van VechtHorst wordt dan ook voor onbepaalde tijd aangesteld. 3. De bezoldiging van de directeur is door de RvT vastgelegd in het remuneratieverslag.

5 Artikel 3 Beoordeling, schorsing en ontslag 1. De RvT beoordeelt jaarlijks het functioneren van de directeur. Hiertoe worden er jaarlijks prestatieafspraken tussen de directeur en de RvT gemaakt en wordt de directeur hier jaarlijks op beoordeeld. Eens in de vier jaar heeft deze beoordeling daarnaast ook betrekking op de totale achterliggende periode van vier jaar. 2. De beoordeling van de directeur wordt vastgelegd in een zogenaamd remuneratierapport. Hierin wordt verslag gedaan van de wijze waarop het beoordelings- en bezoldigingsbeleid in het afgelopen jaar door de RvT in de praktijk is gebracht. In het geval dat aan een (voormalig) directeur een bijzondere vergoeding is betaald of toegezegd, wordt deze in het remuneratierapport vermeld en van een toelichting voorzien. Het remuneratierapport bevat tevens een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren door de RvT wordt voorzien. De hoofdlijnen van het remuneratiebeleid worden in het jaarverslag opgenomen. 3. Het overzicht dat in het voorgaande lid is bedoeld bevat in elk geval bepalingen over de verhouding tussen vaste en variabele beloningscomponenten, het beleid ten aanzien van de duur van het contract van de directeur en de geldende opzegtermijnen en afvloeiingsregelingen, overige arbeidsvoorwaarden en de regeling en financiering van de pensioentoezeggingen. 4. Wanneer de RvT het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van de directeur, gaat de RvT te werk conform artikel 10 lid 4 en 5 van het reglement van de RvT. Artikel 4 Functioneren directeur 1. Tenminste éénmaal per jaar vindt een overleg plaats tussen de RvT en de directeur waarin specifiek gesproken wordt over de relatie tussen de directeur en de RvT en het functioneren van de directeur. Dit jaarlijkse gesprek vindt plaats kort nadat de RvT in zijn jaarlijkse vergadering buiten aanwezigheid van de directeur gesproken heeft over deze zaken. In dit gesprek wordt ook aangegeven op basis van welke criteria de directeur het komende jaar door de RvT zal worden beoordeeld. Van dit gesprek wordt een kort verslag opgesteld welke door beide partijen voor akkoord wordt ondertekend. 2. In het eerste jaar na de benoeming van de directeur vindt dit gesprek in ieder geval ook plaats zes maanden na diens aanstelling. In dit gesprek wordt eveneens de wederzijdse relatie besproken. Indien uit deze gesprekken naar voren komt dat de relatie niet naar beider tevredenheid wordt ingevuld, zal worden aangegeven op welke punten de relatie verbeterd dient te worden en welke acties daarin van de directeur respectievelijk de RvT worden verwacht. Van dit evaluatiegesprek wordt een verslag opgesteld.

6 Artikel 5 Afwezigheid 1. Bij ongeplande afwezigheid van de directeur korter dan vier weken worden, indien noodzakelijk, dringende bestuurstaken waargenomen door de voorzitter van de RvT. Deze neemt eventuele bestuursbesluiten met inachtneming van de geldende procuratieregeling. Indien noodzakelijk wordt de dagelijkse leiding gedurende deze periode door het managementteam waargenomen, eveneens conform de geldende procuratieregeling. 2. Bij langer durende afwezigheid van de directeur (meer dan vier weken) kan de RvT één of meerdere personen, al dan niet uit zijn midden, aanwijzen om als waarnemer van de directeur het managementteam bij te staan bij het interne management van de werkorganisatie. Deze persoon (personen) kan (kunnen) door de RvT tevens worden aangewezen om de directeur in deze periode waar te nemen. Ingeval bekend is dat de directeur niet terug keert en een datum van zijn aftreden bekend is, start de selectieprocedure voor het werven van een nieuwe directeur. Tot die tijd kan de waarnemende directeur invulling geven aan de beschreven taken. Deze waarnemend directeur kan ook een van de leden van het managementteam zijn; hierbij gaat het dan wel om een beperkte bevoegdheid. Indien de RvT eigen leden als waarnemend directeur aanwijst, treden zij conform het gestelde in artikel 6 van de statuten en artikel 10 lid 6 van het reglement van de RvT, tijdelijk terug als lid van de RvT. 3. Bij afwezigheid van de voorzitter van de RvT, welke langer dan veertien dagen aaneensluitend is, wordt deze afwezigheid gemeld bij de directeur en bij de waarnemend voorzitter van de RvT. Artikel 6 Taakomschrijving en taakverdeling 1. De directeur heeft de leiding over de dagelijkse gang van zaken bij VechtHorst en voert al de taken uit welke volgens de wet, de statuten, reglementen en/of benoemingsbesluiten aan de directeur zijn toegewezen. 2. Om de dagelijkse gang van zaken te beheersen hanteert de directeur een op VechtHorst en haar bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem. Instrumenten daarvan zijn: risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van VechtHorst; een integriteitcode, die in ieder geval op de website van VechtHorst wordt geplaatst; kwaliteitszorg en zelfevaluatie met het oog op visitatie; handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving, alsmede de voor de opstelling daarvan te volgen procedures zodat tijdigheid, juistheid en volledigheid van interne en externe informatie worden geborgd;een systeem van periodieke monitoring en rapportering. In het jaarverslag geeft de directeur inzicht in de interne risicobeheersing- en controlesystemen en de werking hiervan.

7 3. De directeur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij hem bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de interne en externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt de directeur ervoor dat ook de financiële informatie aangaande ondernemingen waarover VechtHorst overwegende zeggenschap uitoefent, rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd. 4. De directeur neemt alle beleidsbeslissingen in beginsel na overleg met en na advisering door het managementteam. Het managementteam is integraal verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en het operationeel handelen. De directeur houdt hier toezicht op en is hier ook formeel eindverantwoordelijk voor. 5. De directeur is uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de RvT voor het gevoerde beleid en voor het functioneren van de organisatie. Voorafgaand aan de besluiten waarvoor de RvT goedkeuring dient te verlenen zal de directeur geen actie(s) ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen. 6. Er vinden geen functionele contacten tussen de (leden van ) de RvT en de werkorganisatie plaats, dan alleen na instemming van de directeur. Daarnaast heeft de manager financiën, uit hoofde van z n controllers verantwoordelijkheid, het recht om indien hij dit vanuit deze verantwoordelijkheid dit noodzakelijk nodig acht, rechtstreeks te rapporteren aan de RvT. 7. Aan de vergaderingen van de RvT neemt de directeur deel, tenzij de RvT van mening is dat dit voor een bepaald onderwerp niet gewenst is. De directeur kan zich, in overleg met de RvT, laten vergezellen door één (of meerdere) van de leden van het managementteam of medewerkers. 8. Onverminderd de taakomschrijving kan de directeur te allen tijde besluiten een aangelegenheid aan de RvT ter raadpleging voor te leggen. 9. De directeur zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn functie beschikbaar krijgt, in welke vorm ook, steeds met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandelen, ook indien de directeur op enig moment geen werkzaamheden meer verricht ten behoeve van VechtHorst. 10. Slechts in gevallen waarbij het belang van VechtHorst dit vordert, kan de directeur besluiten in een alsdan te beleggen vergadering, in beginsel samen met het managementteam, tot het openbaar maken van de in het vorige lid genoemde informatie.

8 Artikel 7 Vertegenwoordiging 1. Conform artikel 8 lid 1, van de statuten, vertegenwoordigt de directeur VechtHorst. Indien VechtHorst een tegenstrijdig belang heeft met de directeur, wordt VechtHorst, conform artikel 8 lid 2 van de statuten, vertegenwoordigd door de RvT. Artikel 8 Besluitvorming 1. De directeur stelt een vast vergaderschema op samen met het managementteam, waarin vorm en structuur zijn opgenomen. Van elke vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. Bij het nemen van besluiten wordt gestreefd naar consensus. Bij afwijkende standpunten beslist de directeur. Artikel 9 Bevoegdheden 1. De in artikel 9 lid 1 van statuten genoemde besluiten hebben betrekking op VechtHorst en de met haar verbonden ondernemingen. De genoemde besluiten zijn aan de goedkeuring van de RvT onderworpen. Daarnaast is aan voorafgaande goedkeuring van de RvT onderworpen de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij VechtHorst en de wijze van uitvoering van en verslaggeving over de visitatie. Alle hier genoemde en naar verwezen besluiten, kunnen eerst door de directeur worden genomen dan nadat de RvT de goedkeuring schriftelijk heeft verstrekt; waaronder vastlegging in de notulen is begrepen. 2. Waar aan de orde geldt voor de in artikel 9 lid 1 van de statuten genoemde besluiten dat de directeur niet begrote bedragen met een maximale omvang van ,- zonder voorafgaande goedkeuring van de RvT mag nemen. Daarbij geldt dat hiervan bij de eerstvolgende gelegenheid doch uiterlijk de eerstvolgende vergadering melding wordt gemaakt. Voor begrote bedragen geldt het bedrag zoals dat in de begroting is opgenomen. 3. Conform de Governancecode Woningcorporaties legt de directeur tevens ter goedkeuring aan de RvT voor: de volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen van VechtHorst; de operationele en financiële doelstellingen van VechtHorst; de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd; de wijze waarop de principes van horizontale verantwoording naar belanghebbenden worden vormgegeven. De hoofdzaken hiervan worden vermeld in het jaarverslag.

9 Artikel 10 Stakeholders 1. De directeur stelt primaire stakeholders jaarlijks in de gelegenheid advies uit te brengen over de vastgestelde jaarrekening, het jaarverslag en over de strategie en beleid van VechtHorst in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen. Volgens de Governancecode Woningcorporaties kunnen belanghebbenden onder meer zijn: bewoners (klanten, zijnde huidige of toekomstige afnemers van producten en diensten, en andere burgers) en hun vertegenwoordigers; relevante overheden en hun instellingen op gemeentelijk en regionaal niveau; maatschappelijke organisaties op het terrein van zorg, welzijn, onderwijs en veiligheid; collega-corporaties. Van deze gesprekken wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 2. VechtHorst heeft conform de wet overleg huurder verhuurder overleg met de huurderorganisatie TOEK en biedt het ondersteunende faciliteiten. Artikel 11 Informatie 1. De directeur verstrekt alle mondelinge en schriftelijke informatie, die nodig is om de RvT goed te kunnen laten functioneren. Uitgangspunt hierbij is een open communicatie, die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen. Omgekeerd deelt de RvT alle tot haar gekomen relevante informatie inzake de strategie en het functioneren van VechtHorst, met de directeur. Directeur en RvT zorgen ervoor dat zij elkaar niet verrassen. Artikel 12 Secretariaat van de RvT 1. De directeur voorziet in een secretariaat voor de RvT met een archief waarin notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie aangaande de directeur en VechtHorst worden bewaard. 2. Indien nodig kan de directeur besluiten een (vaste) medewerker van VechtHorst te belasten met het beheer van dit secretariaat. Artikel 13 Onverenigbaarheden 1. De directeur kan niet zijn een persoon op wie een onverenigbaarheid zoals genoemd in artikel 7 van de statuten van toepassing is.

10 Artikel 14 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties 1. De directeur zal: niet in concurrentie treden met VechtHorst; geen substantiële schenkingen vragen of aannemen van VechtHorst of van een voor VechtHorst relevante derde voor zichzelf, zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind, bloed- of aanverwant tot in de tweede graad; ten laste van VechtHorst derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; geen zakelijke kansen die aan VechtHorst toekomen voor zichzelf of zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind, bloed of aanverwant tot in de tweede graad benutten. 2. De directeur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor VechtHorst en/of voor de directeur terstond aan de voorzitter van de RvT en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De RvT besluit buiten aanwezigheid van de directeur of sprake is van een tegenstrijdig belang. 3. Het door de directeur aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van de directeur behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvT. Nevenfuncties van de directeur worden vermeld in het jaarverslag. 4. De directeur neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij (potentieel) een tegenstrijdig belang heeft. In voorkomende gevallen dient de RvT goedkeuring te verlenen aan dergelijke besluiten. Hiervan wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 5. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de directeur spelen die van materiële betekenis zijn voor VechtHorst en/of voor de directeur behoeven goedkeuring van de RvT. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de bepalingen in lid 2, 3 en 4 van dit artikel zijn toegepast. 6. In gevallen waarin, conform artikel 8 lid 2 van de statuten, VechtHorst naar oordeel van de RvT met de directeur een tegenstrijdig belang heeft, wordt VechtHorst vertegenwoordigd door de RvT. 7. VechtHorst verstrekt aan de directeur geen persoonlijke leningen, garanties, en dergelijke.

11 Artikel 15 Onregelmatigheden en klachten 1. De directeur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen VechtHorst aan de directeur of aan een door de directeur aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van de directeur betreffen worden aan de voorzitter van de RvT gerapporteerd of er wordt gebruikt gemaakt van de geldende klokkenluiderregeling. 2. De directeur doet tenminste één maal per jaar, verslag aan de RvT over werkzaamheden van de klachtencommissie in de zin van artikel 16 BBSH en maakt hiervan melding in het jaarverslag van VechtHorst. Vastgesteld door de Raad van Toezicht: d.d. 25 maart 2010