College voor zorgverzekeringen Afdeling Contact Centrum Zakelijk Beheerteam Zorgregistratie

Colofon Documentgegevens Auteur College voor zorgverzekeringen Afdeling Contact Centrum Zakelijk Beheerteam Zorgregistratie Titel Handboek Zorgregistratie AWBZ (AZR release 2.2) Uitgave 7 In deze nieuwe uitgave van het Handboek Zorgregistratie AWBZ zijn de nieuwe besluiten opgenomen en de wijzigingen op de vorige uitgave verwerkt. Daarnaast is het handboek opnieuw vormgegeven en is de structuur aangepast. Met deze aanpassingen wil het College voor zorgverzekeringen (CVZ) de keten een goed leesbaar en overzichtelijk handboek aanbieden. Het College voor zorgverzekeringen (CVZ) benadrukt dat de inhoud van AZR release 2.2 met dit nieuwe handboek niet is gewijzigd. Datum December 2009 Digitale versie (PDF) De digitale versie van dit handboek is te downloaden via www.zorgregistratie.nl. Contactgegevens Hebt u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit handboek, dan horen wij die graag van u. College voor zorgverzekeringen Afdeling Contact Centrum Zakelijk Beheerteam Zorgregistratie Bezoekadres Eekholt 4 1112 XH DIEMEN Postadres Postbus 320 1110 AH DIEMEN Telefoon: (020) 797 89 48 E-mail: info@zorgregistratie.nl Website: www.zorgregistratie.nl 2 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ AZR- Uitgave Datum Inhoud Auteur release 1.0 1 (versie 1.0) Oktober 2004 Uitgegeven bij de oplevering van AZR 1.0 VWS 2.1 1 (versie 2.0) December 2005 Uitgegeven bij de oplevering van AZR 2.1 CVZ 2.1 2 (versie 2.1) Juni 2007 In deze versie is de inhoud van de volgende CVZ documenten verwerkt: Samenvatting besluiten AZR 2.1 (april 2006); Addendum Handboek Zorgregistratie AWBZ (juli 2006); Vraag en antwoord bij bedrijfsregels AZR 2.1 (september 2006); Besluiten rondom implementatie AZR 2.1 (maart 2007); Besluiten na implementatie AZR 2.1 (juni 2007) 2.1 3 Mei 2008 In deze versie is het volgende aangepast: CVZ De ontbrekende tekst van bedrijfsregel I is toegevoegd; De ontbrekende tekst van bedrijfsregel 32 is toegevoegd; De vermelding AW39 is verwijderd uit de kolom EI bij bedrijfsregel 32; de bedrijfsregel is alleen van toepassing op IO31 en AW33; De vermelding mutatie cliëntrecord (03) is verwijderd uit de kolom in record bij bedrijfsregel 32; Bedrijfsregel 82 is uitgebreid met extra regels voor overbruggingszorg; ingangsdatum 1 juli 2008; Bedrijfsregel 109 is gecorrigeerd; de vermelding dat588 is vervangen door cod588; Bedrijfsregel 110 is gewijzigd; ingangsdatum 1 juli 2008; In tekst paragraaf 12.4.4.5 en paragraaf 12.4.5 is een verwijzing naar bedrijfsregel 110 opgenomen; Aanpassing tekst paragraaf 4.5.4, 6.6.7 en 14.4.1 i.v.m. het in werking treden van de Wbsn-z; Er zijn enkele wijzigingen in de lay-out doorgevoerd en enkele typefouten gecorrigeerd. 2.2 4 Juli 2008 In deze versie zijn de aanpassingen doorgevoerd CVZ naar aanleiding van versie 2.2; Inhoudelijke aanpassingen in de paragrafen: 4.4, 4.5.4, 6.6.2, 6.6.6, 6.7.9, 8.5.5, 8.5.6, 9.2.3, 10.2, 10.4.4, 10.4.5, 12.2.2, 12.4.4, 14.6.2, 14.6.4, 14.8.1, 14.9.1, 15.2.2, 15.2.3; Aanpassingen in de voetnoten: Versienummers van Vektis standaarden geactualiseerd. Verwijzingen naar besluitendocumenten AZR 2.1 verwijderd. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 3

Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ (vervolg) AZR- Uitgave Datum Inhoud Auteur release Alle teksten met betrekking tot de ZK31/ZK32 berichten verwijderd; Wijzigingen met betrekking tot bedrijfsregels: Ingangsdatum verwijderd uit de volgende bedrijfsregels: IX, 12, 32, 34, 106; Verwijzing naar ZK31 verwijderd uit de volgende bedrijfsregels: IX, 34, 40; Tekstuele aanpassingen in de volgende bedrijfsregels: 2, 4, 11, 40, 66, 74, 76, 82d, 90, 95, 96; Inhoudelijk gewijzigde bedrijfsregels: IX, 2, 9, 32, 38, 68, 102, 103, 110; Verwijderde bedrijfsregels: 46, 98, 104, 111; Nieuwe bedrijfsregels: 112 t/m 117. 2.2 5 Oktober 2008 In deze versie is het volgende aangepast: Aanpassing in het versiebeheer: Vermelding tekstuele wijziging bedrijfsregel 11 gewijzigd in bedrijfsregel II; Inhoudelijke aanpassing in de paragrafen: 1.3.2, 4.4.2, 4.5.4, 5.4 (voetnoot 1), 6.2.7, 6.3.1, 6.6.5, 6.6.6, 6.7.2, 6.7.7, 8.4.5, 8.4.6, 8.5.6 (extra voorbeeld), 10.4.9, 12.2.1, 12.4.4, 12.4.4.2, 14.6.4, 14.6.6; Tekstuele aanpassingen in de paragrafen: 2.2, 4.7, 4.7.3, 5.3.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.7.2, 8.5.5, 6.8.1, 8.3.1, 10.4.4, 10.4.6, 11.1, 12.4.4.4.1, 12.4.4.4.2, 13.1, 14.1, 14.2.2, 14.3.1, 14.4.1, 14.10.7, 16.1; CAK-BZ in gehele handboek vervangen door CAK ; Wijzigingen met betrekking tot bedrijfsregels: Ingangsdatum weer toegevoegd in de bedrijfsregels: IX, 12, 32, 34, 106; Inhoudelijk gewijzigde bedrijfsregels: 38, 49, 56, 67, 69, 82; Vermelding CA319 toegevoegd bij bedrijfsregel 110; Verwijderd: bedrijfsregel 115. 2.2 6 April 2009 In deze versie is het volgende aangepast: Inhoudelijke aanpassing in de paragrafen: 4.7.5, 5.4.1 (voetnoot), 6.6.6, 6.6.7, 6.6.13, 8.4.6 (voorbeeld), 8.5.5, 8.5.6.4, 8.5.6.6 (voorbeeld 6), 9.2.2, 10.4.4, 12.4.4, 12.4.4.4, 12.4.5, 12.5.1, 14.6.1 (2 subparagrafen), 14.6.4, 15.2.3; Tekstuele aanpassing in de paragrafen: 10.3.1, 12.3.3, 12.4.4.4.1en 12.4.4.4.2 (nummer MUT verwijderd), 15.2.2 (fig.4), CVZ CVZ 4 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ (vervolg) AZR- Uitgave Datum Inhoud Auteur release 2.2 6 April 2009 Wijzigingen met betrekking tot bedrijfsregels: Nieuwe bedrijfsregels: 118, 119; Tekstuele aanpassingen in de volgende bedrijfsregels: 3; Inhoudelijke aanpassingen in de volgende bedrijfsregels: 38, 113, 114; Berichten en records toegevoegd aan bedrijfsregel 44, cod269/274 gewijzigd in num269/274; CA317 toegevoegd aan bedrijfsregel 47; AW39 toegevoegd aan bedrijfsregel 90; Vermelding CA317 verwijderd bij bedrijfsregel 97. 2.2 7 December 2009 In deze versie is het volgende aangepast: Aanpassing structuur van alle berichthoofdstukken in het handboek (hoofdstukken / paragrafen). Gevolg hiervan is dat het handboek enkele nieuwe paragrafen bevat en veel paragrafen of delen daarvan binnen een hoofdstuk verplaatst zijn. Zie hoofdstuk Leeswijzer voor een toelichting op de nieuwe structuur; Tekstuele aanpassingen in bijna alle paragrafen, onder andere: Actief taalgebruik ter bevordering van het doelgroepgerichte karakter van het handboek; Eenvoudiger taalgebruik; Consequent taalgebruik; Toevoegen van leeswijzers. Nieuwe hoofdstukken: 14, 15 en 16; Verwijderde hoofdstukken: 3 (inhoud verplaatst naar website); Nieuwe paragrafen: 4.2, 5.2, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2, 10.2, 11.2, 11.3.2, 11.3.3, 12.2, 12.3.2, 12.3.3; Toevoeging/vervanging van afbeeldingen in de volgende paragrafen: 2.1, 2.3, 4.1.1, 4.3.1, 5.1.1, 5.3.1, 6.1.1, 6.3.1, 7.1.1, 7.3.1, 8.1.1, 8.3.1, 9.1.1, 9.3.1, 10.1.1, 10.3.1, 10.3.3, 11.1.1, 11.3.1 en 12.1.2; Toevoeging/vervanging van praktijkvoorbeelden in hoofdstuk 15. In de voorbeelden (ook in ZZP s) zijn de functies Begeleiding individueel en Begeleiding in groepsverband opgenomen in plaats van Ondersteunende begeleiding algemeen/dagprogramma en Activerende begeleiding algemeen/dagprogramma ; CVZ CVZ Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 5

Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ (vervolg) AZR- Uitgave Datum Inhoud Auteur release 2.2 7 December 2009 Inhoudelijke aanpassing in de paragrafen: 4.1.4, 4.4.1 (Privacy; welke informatie meesturen, tabel, cliëntgegevens), 4.4.8 (Bemiddeling zorgkantoor), 5.1.3, 7.4.5 (Zorgaanbieder meldt voortijdige beëindiging van de zorg, bullet 2), 8.1.3 (Gebruik melding aanvangzorgbericht (CA317) bullet 2, 8.3.2, 8.4.1 en 9.4.1 (Cliëntgegevens; gebruik van het burgerservicenummer), 8.4.3, 10.3.3, 12.4.3, 12.4.4; Verwijderde paragrafen: 4.8, 10.4.8 (verouderd); Wijzigingen met betrekking tot besluiten in de volgende paragrafen: 4.4.3, 4.4.4 (Partnergegevens), 5.3.3 (Wat is de recentste zorgtoewijzing), 7.4.3, 8.4.1. Wijzigingen met betrekking tot bedrijfsregels: Aanpassing bedrijfsregel 3: functierecord (indicatiebesluit) in plaats van functierecord; Aanpassing bedrijfsregel 34: Voorletters relatie cliënt (NAM153) verwijderd; Aanpassing bedrijfsregel 101 (CA319): Indien de functiecode (COD732) de waarde 62, 71 of 72 heeft ; Correctie bedrijfsregel 113: DAT051 in plaats van DAT186; Nieuw: bedrijfsregel 120. CVZ 6 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

Leeswijzer In deze leeswijzer vindt u allereerst tips voor het gebruik van de digitale versie van het handboek. Daarnaast vindt u informatie over de opbouw van de hoofdstukken in deel II van dit handboek. Tips digitale versie handboek Als u de digitale PDF-versie van dit handboek gebruikt, gelden de volgende tips: Vanuit de Inhoudsopgave kunt u direct klikken op het onderwerp van uw keuze. Door de knop [Bladwijzers] te activeren in het PDF-document kunt u gemakkelijk navigeren in het handboek aan de hand van de documentstructuur (hoofdstukken en paragrafen). Door de knop [Pagina s] te activeren in het PDF-document kunt u gemakkelijk navigeren in het handboek aan de hand van de paginanummering. Door de knop [Bijlagen] te activeren in het PDF-document heeft u direct toegang tot de Excel-bijlage met bedrijfsregels. Zie paragraaf 13.3. Gebruik de hyperlinks in het document om snel te schakelen tussen informatie die verband met elkaar houdt. Gebruik de toetscombinatie <Alt> + <Pijl naar links> om terug te keren naar de oorspronkelijke tekst nadat u een hyperlink heeft aangeklikt. Gebruik het zoekvenster rechts bovenin uw scherm om te zoeken naar het onderwerp van uw keuze. Let hierbij op de zoekopties, die u kunt instellen met de drop-down knop aan de rechterkant van het zoekvenster. Gebruik de toetscombinatie <Ctrl> + <+> of <Ctrl> + <-> om op de tekst van het PDF-bestand in- en uit te zoomen. Opbouw hoofdstukken deel II handboek Ieder hoofdstuk in deel II van dit handboek bevat informatie over een specifiek bericht. De opbouw van deze hoofdstukken is telkens gelijk. Ieder hoofdstuk bestaat uit de volgende paragrafen: Inleiding, met daarin: plaats van het bericht in de AZR-berichtenketen; doel van het bericht; gebruik van het bericht; Opbouw bericht; deze paragraaf beschrijft de verschillende soorten records in het bericht; Proces van het bericht; deze paragraaf beschrijft alle procesafspraken rond het bericht die verband houden met AZR: grafische weergave verzend-/ontvangstproces van het bericht en bijbehorend retourbericht; informatie over tijdslijnen; informatie over berichtvolgorde en onderwerpen die hiermee verband houden; overige procesinformatie (indien van toepassing); informatie over niet-reguliere situaties (indien van toepassing); Inhoudelijke afspraken; deze paragraaf beschrijft alle inhoudelijke afspraken rond het bericht. Het gaat hierbij om afspraken hoe een ketenpartij de records/velden van het bericht vult: algemene inhoudelijke afspraken; inhoudelijke afspraken, zoveel mogelijk per record gegroepeerd; In deel III Bijlagen van dit handboek (hoofdstuk 15) vindt u praktijkvoorbeelden van cliëntsituaties, die vooral bedoeld zijn om onderwerpen die eerder in het handboek staan beschreven te verduidelijken. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 7

8 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

Inhoud DEEL I ACHTERGRONDINFORMATIE...15 1 Inleiding...17 1.1 Wat is de Zorgregistratie?... 17 1.2 Handboek Zorgregistratie; doel en doelgroep... 17 1.3 Het handboek in relatie tot overige documenten... 18 1.3.1 Soorten documenten... 18 1.3.2 Welke informatie is leidend?... 18 1.3.3 Het documentenoverzicht... 19 1.3.4 Onderhoud van het handboek... 19 1.3.5 Reikwijdte van dit handboek... 19 2 De Zorgregistratie op hoofdlijnen...21 2.1 AZR-ketenpartijen en hun rol... 21 2.2 Waarom zijn standaarden belangrijk voor het berichtenverkeer?... 22 2.2.1 Waarom standaardisatie?... 22 2.2.2 Wat zijn EI-standaarden?... 22 2.3 Informatie- en berichtstromen binnen de Zorgregistratie... 23 2.3.1 Berichtstromen binnen de regio... 24 2.3.2 Berichtstromen tussen de regio s... 24 2.3.3 Berichtstromen tussen zorgkantoor en CAK... 25 2.3.4 Berichtstromen naar landelijk niveau... 25 2.3.5 Identificatie van berichten... 25 3 Afspraken berichtenverkeer...27 3.1 Inleiding... 27 3.2 Procesmatige afspraken rond het berichtenverkeer... 27 3.2.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de keten... 27 3.2.2 Beveiliging... 27 3.3 Inhoudelijke afspraken rond het berichtenverkeer... 29 3.3.1 Juiste en volledige vulling van de berichten... 29 3.3.2 Het gebruik van datumvelden... 29 3.3.3 GBA-controle... 29 3.3.4 Burgerservicenummer... 29 3.3.5 Gebruik van tabellen in AZR... 30 3.3.6 Onderhoud van muterende tabellen... 30 DEEL II AZR-BERICHTEN...35 4 Het indicatiebesluitbericht...37 4.1 Inleiding... 37 4.1.1 Plaats indicatiebesluitbericht in de AZR-berichtenketen... 38 4.1.2 Doel indicatiebesluitbericht... 38 4.1.3 Gebruik indicatiebesluitbericht... 39 4.1.4 De grondslag van het indicatiebesluit en het recht op zorg... 39 4.2 Opbouw van het bericht... 42 4.2.1 Opbouw indicatiebesluitbericht... 42 4.3 Proces van het bericht... 44 4.3.1 Grafische weergave indicatiebesluitproces... 44 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 9

4.3.2 Tijdslijnen... 44 4.3.3 Berichtvolgorde... 45 4.3.4 Geldigheidsduur indicatiebesluit verstrijkt... 47 4.3.5 Bezwaar tegen een indicatiebesluit... 47 4.3.6 Zorgzwaartebekostiging... 47 4.4 Inhoudelijke afspraken... 49 4.4.1 Algemene afspraken... 49 4.4.2 ZZP s in het indicatiebesluit... 53 4.4.3 Afspraken cliëntrecord... 55 4.4.4 Afspraken relatierecord... 57 4.4.5 Afspraken adresrecord... 58 4.4.6 Afspraken ziektebeeld- en stoornisrecord... 60 4.4.7 Afspraken indicatiebesluitrecord... 61 4.4.8 Afspraken functierecord... 62 4.4.9 Afspraken activiteitrecord... 65 5 Het zorgtoewijzingbericht...67 5.1 Inleiding... 67 5.1.1 Plaats zorgtoewijzingbericht in de AZR-berichtenketen... 68 5.1.2 Doel zorgtoewijzingbericht... 68 5.1.3 Gebruik zorgtoewijzingbericht... 69 5.2 Opbouw van het bericht... 70 5.2.1 Opbouw zorgtoewijzingbericht... 70 5.3 Proces van het bericht... 73 5.3.1 Grafische weergave zorgtoewijzingproces... 73 5.3.2 Tijdslijnen... 73 5.3.3 Berichtvolgorde... 74 5.3.4 Activiteiten van het zorgkantoor... 75 5.3.5 Zorgtoewijzing in etappes... 77 5.3.6 Beoordeling toewijzing door zorgaanbieder... 77 5.3.7 Situaties na zorgtoewijzing... 77 5.3.8 ZZP s in het zorgtoewijzingbericht... 79 5.4 Inhoudelijke afspraken... 80 5.4.1 Algemene afspraken... 80 5.4.2 Afspraken functierecord (zorgtoewijzing)... 80 6 Het melding aanvangzorgbericht...83 6.1 Inleiding... 83 6.1.1 Plaats melding aanvangzorgbericht in de AZR-berichtenketen... 84 6.1.2 Doel melding aanvangzorgbericht... 84 6.1.3 Gebruik melding aanvangzorgbericht... 85 6.2 Opbouw van het bericht... 86 6.2.1 Opbouw melding aanvangzorgbericht... 86 6.3 Proces van het bericht... 87 6.3.1 Grafische weergave melding aanvangzorgproces... 87 6.3.2 Tijdslijnen... 87 6.3.3 Berichtvolgorde... 88 6.3.4 Aanvang zorg en overbruggingszorg... 89 6.3.5 Niet-reguliere situaties... 89 6.4 Inhoudelijke afspraken... 90 6.4.1 Algemene afspraken... 90 10 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

6.4.2 Afspraken voorgaande opnamerecord... 92 6.4.3 Afspraken functierecord... 92 7 Het mutatie-/eindezorgbericht...97 7.1 Inleiding... 97 7.1.1 Plaats mutatie-/eindezorgbericht in de AZR-berichtenketen... 98 7.1.2 Doel mutatie-/eindezorgbericht... 99 7.1.3 Gebruik mutatie-/eindezorgbericht... 99 7.2 Opbouw van het bericht... 100 7.2.1 Opbouw mutatie-/eindezorgbericht... 100 7.3 Proces van het bericht... 101 7.3.1 Grafische weergave mutatie-/eindezorgproces... 101 7.3.2 Tijdslijnen... 101 7.3.3 Berichtvolgorde... 102 7.3.4 Mutatie-/eindezorgbericht en einde zorg in etappes... 104 7.3.5 Koppeling berichten... 104 7.3.6 Niet-reguliere situaties... 105 7.4 Inhoudelijke afspraken... 106 7.4.1 Algemene afspraken... 106 7.4.2 Mutatie van cliënt-, relatie- en/of adresgegevens... 106 7.4.3 Mutatie van zorglevering: algemene afspraken... 107 7.4.4 Mutatie van zorglevering: De zorg gaat (nog) niet van start... 109 7.4.5 Mutatie van zorglevering: Beëindiging van zorg... 110 8 Het melding aanvangzorgbericht ZK-CAK... 113 8.1 Inleiding... 113 8.1.1 Plaats melding aanvangzorgbericht ZK-CAK in de AZR-berichtenketen... 114 8.1.2 Doel melding aanvangzorgbericht ZK-CAK... 114 8.1.3 Gebruik melding aanvangzorgbericht ZK-CAK... 115 8.2 Opbouw van het bericht... 116 8.2.1 Opbouw melding aanvangzorgbericht ZK-CAK... 116 8.3 Proces van het bericht... 118 8.3.1 Grafische weergave melding aanvangzorgproces ZK-CAK... 118 8.3.2 Tijdslijnen... 119 8.3.3 Berichtvolgorde... 119 8.3.4 Processen bij het zorgkantoor in relatie tot de eigen bijdrage... 120 8.3.5 Bezwaar tegen de opgelegde eigen bijdrage... 120 8.3.6 Afspraken m.b.t. adresgegevens... 120 8.3.7 Afspraken m.b.t. partnergegevens... 120 8.3.8 ZZP s en het CAK... 121 8.3.9 Bijzondere situaties... 121 8.3.10 Niet-reguliere situaties... 122 8.4 Inhoudelijke afspraken... 123 8.4.1 Algemene afspraken... 123 8.4.2 Afspraken cliëntrecord... 126 8.4.3 Afspraken voorgaande opnamerecord... 126 8.4.4 Afspraken functierecord... 126 9 Het mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK... 129 9.1 Inleiding... 129 9.1.1 Plaats mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK in de AZR-berichtenketen... 130 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 11

9.1.2 Doel mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK... 130 9.1.3 Gebruik mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK... 131 9.2 Opbouw van het bericht... 132 9.2.1 Opbouw mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK... 132 9.3 Proces van het bericht... 133 9.3.1 Grafische weergave mutatie-/eindezorgproces ZK-CAK... 133 9.3.2 Tijdslijnen... 134 9.3.3 Berichtvolgorde... 134 9.3.4 Niet-reguliere situaties... 134 9.4 Inhoudelijke afspraken... 136 9.4.1 Algemene afspraken... 136 9.4.2 Afspraken mutatie functierecord... 136 10 Bovenregionaal berichtenverkeer... 139 10.1 Inleiding... 139 10.1.1 Plaats bovenregionale berichten in de AZR-berichtenketen... 140 10.1.2 Doel bovenregionale berichten... 140 10.1.3 Gebruik bovenregionale berichten... 141 10.2 Opbouw van de berichten... 142 10.3 Proces van de berichten... 143 10.3.1 Grafische weergave bovenregionale processen... 143 10.3.2 Tijdslijnen... 144 10.3.3 Berichtvolgorde... 145 10.4 Inhoudelijke afspraken... 148 10.4.1 Afspraken (mutatie) adresrecord... 148 11 Landelijke gegevensverzameling... 151 11.1 Inleiding... 151 11.1.1 Plaats landelijk bericht in de AZR-berichtenketen... 152 11.1.2 Doel landelijk bericht... 153 11.1.3 Gebruik landelijk bericht... 153 11.2 Opbouw van het bericht... 154 11.3 Proces van het bericht... 154 11.3.1 Grafische weergave landelijke gegevensverzamelingproces... 154 11.3.2 Tijdslijnen... 155 11.3.3 Berichtvolgorde... 155 11.3.4 Bovenregionale zorg en landelijke aanlevering gegevens... 155 11.4 Inhoudelijke afspraken... 155 12 Gebruik van retourberichten en foutafhandeling... 157 12.1 Inleiding... 157 12.1.1 Welke documentatie is leidend?... 157 12.1.2 Plaats retourberichten in de AZR-berichtenketen... 158 12.1.3 Doel retourbericht... 158 12.1.4 Gebruik retourbericht... 159 12.2 Opbouw van de berichten... 160 12.2.1 Opbouw retourberichten... 160 12.3 Proces van de berichten... 162 12.3.1 Grafische weergave proces retourinformatie... 162 12.3.2 Tijdslijnen... 162 12.3.3 Berichtvolgorde... 163 12 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

12.4 Inhoudelijke afspraken... 164 12.4.1 Bedrijfsregels en foutcodes... 164 12.4.2 EI-bericht volledig goedgekeurd... 165 12.4.3 EI-bericht volledig afgekeurd... 165 12.4.4 EI-bericht op onderdelen afgekeurd... 166 12.4.5 Het EI-bericht heeft één of meer lege records... 167 DEEL III BIJLAGEN... 169 13 Bedrijfsregels... 171 13.1 Waarom bedrijfsregels?... 171 13.2 Wat zijn bedrijfsregels?... 171 13.3 Waar kunt u de bedrijfsregels vinden?... 171 13.3.1 Opmerkingen bij de digitale bijlage... 172 14 Begrippenlijst... 175 15 Praktijkvoorbeelden... 187 15.1 Toelichting... 187 15.2 Praktijkvoorbeeld indicatiebesluitbericht (IO31)... 188 15.2.1 Meerdere indicaties in één indicatiebesluitbericht... 189 15.3 Praktijkvoorbeelden zorgtoewijzingbericht (AW33)... 191 15.3.1 Intrekking zorg... 192 15.3.2 Opbouw en afbouw van zorg... 205 15.3.3 Zorgtoewijzing in etappes... 211 15.4 Praktijkvoorbeelden melding aanvangzorgbericht (AW35)... 213 15.4.1 Berichtvolgorde... 214 15.4.2 Overbruggingszorg... 219 15.4.3 Gebruik STATUS AANLEVERING RECORD... 222 15.4.4 Melding aanvang zorg op functieniveau... 223 15.4.5 Intramurale functies en aanvangsdatum/sleuteldatum... 225 15.4.6 Opbouw en afbouw van zorg... 229 15.5 Praktijkvoorbeelden mutatie-/eindezorgbericht (AW39)... 230 15.5.1 De cliënt overlijdt... 231 15.5.2 Overplaatsing en tijdelijke afwezigheid... 235 15.5.3 Beëindiging van zorg (ZZP zonder opnamewens)... 242 15.5.4 Cliënt niet (meer) in zorg & beëindiging van zorg door zorgaanbieder... 244 15.5.5 Gedeeltelijke beëindiging van zorg... 249 15.6 Praktijkvoorbeeld melding aanvangzorgbericht ZK-CAK (CA317)... 251 15.6.1 Meer dan één melding aanvang zorg (vlak) na elkaar ( MAZ op MAZ )... 251 15.7 Praktijkvoorbeeld bovenregionaal berichtenverkeer (ZKxx)... 252 15.7.1 Bovenregionaal berichtenverkeer... 252 16 Totaalvoorbeeld AZR-ketenproces... 257 16.1 Toelichting... 257 16.2 Totaalvoorbeeld... 257 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 13

14 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

DEEL I ACHTERGRONDINFORMATIE Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 15

16 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

1 Inleiding 1.1 Wat is de Zorgregistratie? De partijen die bij de AWBZ betrokken zijn, de zogenaamde ketenpartijen, wisselen regionaal informatie uit in gestandaardiseerde vorm. Elke ketenpartij heeft een eigen taak in het proces: het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) indiceert, het zorgkantoor wijst de zorg toe, de zorgaanbieder levert vervolgens die zorg en het Centraal Administratie Kantoor (CAK) stelt tot slot de eigen bijdrage vast. Als onderdeel van het project Modernisering AWBZ is het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) (zie Begrippenlijst) in 2000 gestart met het landelijk introduceren van de AWBZ-brede Zorgregistratie (ook wel AZR of Zorgregistratie genoemd): elektronisch berichtenverkeer tussen het CIZ, zorgkantoren, zorgaanbieders en het CAK. Als strategisch beheerder van de Zorgregistratie vult het ministerie van VWS de randvoorwaarden voor de Zorgregistratie in. VWS regelt bijvoorbeeld de financiering van de Zorgregistratie, stelt de uitwisseling van gegevens volgens de standaarden verplicht en bewaakt het bestuurlijk draagvlak om ervoor te zorgen dat de Zorgregistratie goed werkt. VWS kan daarmee besluiten nemen over de inhoud van en veranderingen in het berichtenverkeer. In overleg met het ministerie van VWS verzorgt het College voor zorgverzekeringen (CVZ) (zie Begrippenlijst) het tactisch beheer van de Zorgregistratie. Het CVZ is in die rol onder andere verantwoordelijk voor het beheer van alle afspraken waarop de Zorgregistratie is gebaseerd: het Handboek Zorgregistratie AWBZ, de EI-standaarden, de codetabellen en alle overige afspraken en regels. Het CVZ heeft het beheer van de EI-standaarden en de (meeste) codetabellen belegd bij Vektis (zie Begrippenlijst). De Zorgregistratie is een systeem voor het volgen van de cliënt in alle fasen van de keten: van de indicatie via het toewijzen en leveren van zorg tot het vaststellen van de eigen bijdrage. Elke ketenpartij geeft via de Zorgregistratie de informatie door die belangrijk is voor de volgende partij in de keten. De informatie-uitwisseling vindt plaats via elektronisch berichtenverkeer op basis van landelijk vastgestelde standaarden, de Externe Integratiestandaarden (EI) (zie Begrippenlijst). Die bestaan voor ieder EI-bericht (zie Begrippenlijst) uit een standaardbeschrijving en berichtspecificaties. Deze beschrijven welke informatie moet worden doorgegeven en waar een elektronisch bericht inhoudelijk en technisch aan moet voldoen opdat de ontvangende partij dit succesvol kan verwerken. 1.2 Handboek Zorgregistratie; doel en doelgroep Het handboek vormt een noodzakelijke aanvulling op de EI-documentatie. Het bevat alle afspraken (bedrijfsregels) over het berichtenverkeer die niet in een technische berichtdefinitie opgenomen kunnen worden. Het kan onder andere gaan om eisen aan de berichtvolgorde, om afhankelijkheden tussen berichten, maar ook om specifieke eisen aan de inhoud van bepaalde velden (zie Begrippenlijst). Al deze afspraken staan beschreven in deel II van het handboek. Om sommige afspraken te verduidelijken, bevat deel III van dit handboek enkele praktijkvoorbeelden van cliëntsituaties. In deel I vindt u achtergrondinformatie zoals het ontstaan van de Zorgregistratie, de ketenpartijen en hun rol in het berichtenverkeer en de taken en verantwoordelijkheden van landelijke partijen. In deel III komt de landelijke gegevensverzameling aan bod. Het handboek is bestemd voor iedereen die zich direct bezighoudt met de opzet en de uitvoering van het berichtenverkeer: hoe zorgt u ervoor dat de inrichting van de Zorgregistratie in uw eigen omgeving voldoet aan de landelijke afspraken? Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 17

Het handboek is niet bedoeld als beleidsmatig - of inhoudelijk naslagwerk over de AWBZ. Het CVZ probeert geen toelichting op het beleid te geven of bepaalde thema s uitputtend te beschrijven. Het handboek gaat uit van de huidige AWBZ- wet- en regelgeving en beschrijft hoe de Zorgregistratie het proces van indicatiestelling, via zorgtoewijzing en zorglevering tot het vaststellen van de eigen bijdrage ondersteunt: aan welke afspraken moeten de ketenpartijen in de AWBZ zich houden bij de uitwisseling van informatie? Het handboek bevat een groot aantal landelijke afspraken en bedrijfsregels die tot doel hebben het berichtenverkeer niet alleen regionaal maar ook bovenregionaal op dezelfde manier plaats te laten vinden. Binnen deze afspraken zijn de ketenpartners tot op bepaalde hoogte vrij om hun eigen werk vorm te geven. 1.3 Het handboek in relatie tot overige documenten 1.3.1 Soorten documenten De afspraken over het AZR-berichtenverkeer staan beschreven in twee documentcategorieën: 1. Technische documentatie Deze bestaat uit de EI-standaarden en aanverwante teksten. Hierin vindt u informatie over de eisen waaraan een EI-bericht moet voldoen (formaat, lengte), uit welke records (zie Begrippenlijst) het bericht bestaat, welke gegevenselementen de afzonderlijke records moeten bevatten en aan welke eisen deze moeten voldoen. Ook staat hierin beschreven welke codetabellen ketenpartijen moeten gebruiken en welke waarden zijn toegestaan. 2. Inhoudelijke, procedurele documentatie Deze bestaat uit het handboek en de daarin opgenomen bedrijfsregels. Het handboek beschrijft alle landelijke afspraken die betrekking hebben op het gebruik van de Zorgregistratie, al dan niet in de vorm van een bedrijfsregel. Alle bedrijfsregels die op het moment van verschijnen van dit handboek gelden, staan in een gebruiksvriendelijke Excel-bijlage bij dit handboek. De bijlage biedt onder andere de mogelijkheid om filters te gebruiken bij het zoeken in de bedrijfsregels. Het CVZ publiceert de bijlage tegelijk met het handboek op www.zorgregistratie.nl. De belangrijkste bedrijfsregels worden overigens ook in de afzonderlijke hoofdstukken genoemd. 1.3.2 Welke informatie is leidend? In combinatie met het handboek en de bedrijfsregels vormen de EI-standaarden de ruggengraat van het berichtenverkeer. Hierin staan de spelregels voor het berichtenverkeer. Wat gebeurt er wanneer er tussentijds een correctie of aanvulling op het handboek nodig is, bijvoorbeeld als er sprake is van een nieuwe of gewijzigde bedrijfsregel? Het CVZ stelt deze dan formeel vast en publiceert deze daarna als bijvoegsel bij het handboek of kiest ervoor om deze te publiceren op zijn website www.zorgregistratie.nl. Op vastgestelde tijden verwerkt het CVZ de informatie uit het bijvoegsel of op de website in een nieuwe uitgave van het handboek. Omdat niet alle documenten gelijktijdig gepubliceerd worden, gebeurt het soms dat een instructie in een EI-standaard in strijd is of lijkt te zijn met een ander document. Een EI-standaard kan bijvoorbeeld het vullen van een bepaald gegeven niet verplicht stellen, terwijl het handboek of een bedrijfsregel beschrijft dat ketenpartijen het gegeven altijd moeten vullen. Om te voorkomen dat dit soort tegenstrijdigheden tot conflicten in het berichtenverkeer leidt, zijn hierover afspraken gemaakt. Algemeen geldt dat de informatie in het handboek leidend is. Als er ná publicatie van het handboek over een bepaald onderdeel nieuwe afspraken zijn gemaakt, publiceert het CVZ deze in de vorm van een besluit. Besluiten zijn leidend ten opzichte van het handboek. Bijvoegsels bij het handboek kunt u beschouwen als een integraal onderdeel van het handboek. 18 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

1.3.3 Het documentenoverzicht Op www.zorgregistratie.nl kunt u naast de actuele versie van het handboek ook de wijzigingen en de besluiten vinden. Daarnaast vindt u hier de Excel-bijlage met actuele bedrijfsregels. 1.3.4 Onderhoud van het handboek Het Beheerteam Zorgregistratie van het CVZ onderhoudt en beheert het handboek. In principe verschijnt bij elke nieuwe release van de EI-standaarden ook een nieuwe versie van het handboek. Suggesties voor aanpassingen van het handboek kunt u sturen naar het CVZ via info@zorgregistratie.nl. 1.3.5 Reikwijdte van dit handboek De afspraken in dit handboek zijn, op één hoofdstuk na, van toepassing op de EI-standaarden versie 2.2 (vrijgegeven en voor het eerst gepubliceerd door Vektis in juli 2008). Alleen de inhoud van hoofdstuk 8 en hoofdstuk 9 heeft betrekking op de CAK-berichten versie 1.1 (vrijgegeven en voor het eerst gepubliceerd door Vektis in juli 2008). Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 19

20 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

2 De Zorgregistratie op hoofdlijnen In dit hoofdstuk leest u meer over de rol van de verschillende AWBZ-ketenpartijen en waarom standaardisatie in het berichtenverkeer belangrijk is. Daarnaast komen de informatie- en berichtstromen binnen de Zorgregistratie aan bod. 2.1 AZR-ketenpartijen en hun rol De kern van de Zorgregistratie is dat de partijen die zijn belast met de uitvoering van de AWBZ informatie registreren en uitwisselen op basis van landelijk vastgestelde standaarden. In deze paragraaf vindt u een toelichting op de rol van iedere partij. Onderstaand schema toont de belangrijkste AZR-ketenpartijen en hun plaats in de keten. Figuur 1: AZR-ketenpartijen en hun plaats in de keten Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) Iemand die AWBZ-zorg nodig heeft (de cliënt), meldt zich bij het indicatieorgaan (zie Begrippenlijst) in de regio waarin hij woont. Meestal vult het CIZ de functie van indicatieorgaan in. Het CIZ beoordeelt op basis van de zorgbehoefte van de cliënt of deze in aanmerking komt voor AWBZzorg. Zo ja, dan ontvangt de cliënt een indicatiebesluit dat bestaat uit één of meerdere AWBZ-functies. Het CIZ kan andere organisaties of deskundigen inschakelen bij de indicatiestelling, maar blijft wel eindverantwoordelijk voor (de kwaliteit van) de indicatiebesluiten. Het CIZ stuurt het indicatiebesluit in de vorm van een EI-bericht (IO31) naar het zorgkantoor. Zorgkantoor Elk zorgkantoor heeft een eigen regio als werkgebied. In die regio voert het zorgkantoor de regie over de uitvoering van de AWBZ. Een belangrijke taak is het toewijzen van zorg. Daarvoor maakt het zorgkantoor contractafspraken met zorgaanbieders en ziet erop toe dat een cliënt met een geldig indicatiebesluit op een efficiënte manier passende zorg krijgt (zorglevering). Het zorgkantoor kan met de zorgaanbieders afspreken hoe deze de zorgtoewijzing uitvoeren, maar blijft daar wel in alle gevallen eindverantwoordelijk voor. Het zorgkantoor bepaalt ook of een cliënt terecht aanspraak maakt op de AWBZ (de rechtmatigheidtoets). Verder is het zorgkantoor het informatieknooppunt in de regio. Het zorgkantoor zorgt ervoor dat de keten goed functioneert. Het bewaakt de doorlooptijden van het berichtenverkeer en de kwaliteit van de informatie die de ketenpartners uitwisselen. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 21

Ten slotte stelt het zorgkantoor de regionale wachtlijst samen met behulp van de Zorgregistratie. Elk kwartaal stuurt het zorgkantoor een bestand naar Zorgverzekeraars Nederland (ZN), dat de gegevens weer doorstuurt naar het CVZ. In dat bestand staan de regionale gegevens over de geïndiceerde, de toegewezen en de geleverde zorg. Aan de hand van de verzamelde informatie stelt het CVZ een landelijke rapportage samen. Zorgaanbieder De zorgaanbieder levert de zorg en houdt daarbij rekening met de contractafspraken met het zorgkantoor. De zorgaanbieder meldt de start van de zorg (AW35) en de beëindiging daarvan (AW39) aan het zorgkantoor. Centraal Administratie Kantoor (CAK) Het CAK stelt de eigen bijdrage voor AWBZ-zorg vast, die de cliënt moet betalen, en brengt deze in rekening. Om dit te kunnen doen, stuurt het zorgkantoor informatie over start en einde van de zorg (voorlopig alleen voor intramurale zorg (zie Begrippenlijst)) door naar het CAK met behulp van de Zorgregistratie. 2.2 Waarom zijn standaarden belangrijk voor het berichtenverkeer? 2.2.1 Waarom standaardisatie? De kern van de Zorgregistratie is dat de AWBZ-ketenpartijen informatie vastleggen en deze uitwisselen op basis van landelijk vastgestelde standaarden. Het basisprincipe van de Zorgregistratie is vrijheid in gebondenheid. Binnen de landelijke afspraken zijn ketenpartijen vrij in de manier waarop ze de eigen bedrijfsprocessen inrichten en kan elke partij kiezen voor eigen software (vrijheid). Het naleven van de EI-standaarden is verplicht (gebondenheid). Deze standaarden zorgen ervoor dat de ketenpartijen informatie altijd op dezelfde manier vastleggen en communiceren, wat goed is voor de kwaliteit van de informatie. Gelijke definities en taal zorgen ervoor dat de gegevens kunnen worden uitgewisseld en optelbaar en vergelijkbaar zijn; in alle zorgkantoorregio s, maar ook in het bovenregionale verkeer tussen zorgkantoren onderling (zie hoofdstuk 10). Eenheid van taal leidt er uiteindelijk ook toe dat de regionaal verzamelde gegevens vergelijkbaar zijn, wat belangrijk is voor de landelijke rapportage. 2.2.2 Wat zijn EI-standaarden? Elektronische gegevensuitwisseling is de uitwisseling van informatie tussen partijen op basis van externe integratiestandaarden (ook wel berichtstandaarden genoemd). Een Externe Integratiestandaard (EI-standaard) beschrijft gedetailleerd de volgende zaken: de opbouw van een bericht; uit welke records bestaat een bericht en wat zijn de kenmerken van de verschillende gegevenselementen daarin (formaat, lengte, etc.)?; het gebruik van het bericht; hoe moeten de ketenpartijen een bericht maken en vullen?. Vektis publiceert de berichtstandaarden in rapportvorm op zijn website (http://ei.vektis.nl). 22 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

2.3 Informatie- en berichtstromen binnen de Zorgregistratie In onderstaand schema kunt u de berichtstromen tussen de verschillende ketenpartijen aflezen, inclusief de volgorde waarin partijen de berichten versturen/ontvangen. Let op! Het schema gaat uit van regionaal berichtenverkeer tussen de partijen, de bovenregionale berichten zijn dan ook niet van een volgordenummer voorzien. Figuur 2: Berichtstromen (inclusief volgorde) tussen de verschillende AZR-ketenpartijen Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 23

2.3.1 Berichtstromen binnen de regio Hieronder staat welke berichtstromen op het moment van in productieneming van versie 2.2 van toepassing zijn. Elke berichtstandaard heeft een naam, een afkorting, een versienummer en een versiedatum. Berichtstromen binnen de regio Nr. volgorde EI-bericht Berichtstroom 1A IO31 Indicatiebesluitbericht Het CIZ verstuurt het indicatiebesluitbericht naar het zorgkantoor. 1B IO32 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar het CIZ. 2A AW33 Zorgtoewijzingbericht Het zorgkantoor verstuurt het zorgtoewijzingbericht naar de zorgaanbieder. 2B AW34 De zorgaanbieder verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 3A AW35 Melding aanvangzorgbericht De zorgaanbieder verstuurt het melding aanvangzorgbericht om het zorgkantoor te informeren over de aanvang van de zorg. 3B AW36 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar de zorgaanbieder. 5A AW39 Mutatie-/eindezorgbericht De zorgaanbieder verstuurt het mutatie-/eindezorgbericht om het zorgkantoor te informeren over een wijziging of beëindiging van de zorg. 5B AW310 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar de zorgaanbieder. 2.3.2 Berichtstromen tussen de regio s Een cliënt krijgt de zorg meestal in de regio waar hij woont (regio A). Er is sprake van bovenregionale zorg als een cliënt zorg wil of gaat ontvangen van een zorgaanbieder die een contract heeft met een ander zorgkantoor (regio B) dan het zorgkantoor in de regio waarin de cliënt woont. De afstemming tussen deze regio s verloopt in dat geval tussen de betrokken zorgkantoren via de Zorgregistratie; het berichtenverkeer is hierop afgestemd en ondersteunt dit proces. Een procesbeschrijving van het bovenregionale berichtenverkeer vindt u in hoofdstuk 10. Het zorgkantoor in regio A is verantwoordelijk voor de zorgtoewijzing. Het zorgkantoor in regio B zorgt ervoor dat de cliënt de zorg werkelijk krijgt. Berichtstromen tussen de regio s EI-bericht ZK33 Berichtstroom Zorgtoewijzingbericht bovenregionaal Zorgkantoor A verstuurt het bovenregionale zorgtoewijzingbericht om zorgkantoor B te informeren over de toewijzing van de zorg. ZK34 Zorgkantoor B verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor A. ZK35 Melding aanvangzorgbericht bovenregionaal Zorgkantoor B verstuurt het bovenregionale melding aanvangzorgbericht om zorgkantoor A te informeren over de aanvang van de zorg. 24 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

Berichtstromen tussen de regio s (vervolg) EI-bericht Berichtstroom ZK36 Zorgkantoor A verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor B. ZK39 Mutatie-/eindezorgbericht bovenregionaal Zorgkantoor B verstuurt het bovenregionale mutatie-/eindezorgbericht om zorgkantoor A te informeren over een wijziging of beëindiging van de zorg. ZK310 Zorgkantoor A verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor B. 2.3.3 Berichtstromen tussen zorgkantoor en CAK Het zorgkantoor verstuurt ieder regionaal melding aanvangzorgbericht en mutatie-/eindezorgbericht naar het CAK. Berichtstromen tussen zorgkantoor en CAK Nr. volgorde EI-bericht Berichtstroom 4A CA317 Melding aanvangzorgbericht ZK-CAK Het zorgkantoor verstuurt het melding aanvangzorgbericht ZK-CAK om het CAK te informeren over de aanvang van de zorg. 4B CA318 Het CAK verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 6A CA319 Mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK Het zorgkantoor verstuurt het mutatie-/eindezorgbericht om het CAK te informeren over de beëindiging van de zorg of een overplaatsing van een cliënt. 6B CA320 Het CAK verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 2.3.4 Berichtstromen naar landelijk niveau Het zorgkantoor stuurt periodiek een bericht met regionale gegevens naar ZN voor de landelijke gegevensverzamelingen. ZN levert de gegevens door aan het CVZ. Berichtstroom (landelijk niveau) Nr. volgorde EI-bericht Berichtstroom 7 AW317 Aanlevering landelijke gegevens - Er bestaat geen retourbericht voor de aanlevering van landelijke gegevens 2.3.5 Identificatie van berichten De identificatie van een bericht gebeurt op basis van de combinatie van: berichtcode (CODE EXTERNE-INTEGRATIEBERICHT); de code van de verzender (veldnaam is afhankelijk van de verzender); identificatie van de aanlevering (IDENTIFICATIE AANLEVERING). De identificatie van de aanlevering is dus uniek per berichtsoort en afzender. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 25

26 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

3 Afspraken berichtenverkeer 3.1 Inleiding Bij de realisatie van de (eerste versie van de) Zorgregistratie heeft het CVZ met de betrokken ketenpartijen algemene afspraken gemaakt. Deze afspraken vormen de basis van de Zorgregistratie. Later zijn er aanvullende afspraken gemaakt tijdens de ontwikkeling van volgende versies van AZR. Dit hoofdstuk gaat over deze afspraken. Afspraken over de specifieke berichtsoorten vindt u in de hoofdstukken 4 tot en met 11. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk vindt u informatie over de volgende onderwerpen: paragraaf 3.2; informatie over procesmatige afspraken en onderwerpen rond het berichtenverkeer. Deze paragraaf bevat informatie over verantwoordelijkheden/bevoegdheden in de keten, beveiligingsaspecten en hoe ketenpartijen moeten omgaan met privacygevoelige cliëntgegevens. paragraaf 3.3; informatie over inhoudelijke afspraken rond het berichtenverkeer. Deze paragraaf bevat afspraken over de inhoudelijke vulling van diverse records/velden, het gebruik van tabellen en het onderhoud door CVZ van de huisartstabel, de AZR-AGB-codelijst en de AZR- UZOVI-tabel. 3.2 Procesmatige afspraken rond het berichtenverkeer 3.2.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de keten Eén van de belangrijkste uitgangspunten in het AZR-berichtenverkeer is dat elke ketenpartij verantwoordelijk is voor het beheer en de kwaliteit van de eigen gegevens. Dit houdt het volgende in: Het CIZ moet de cliënt- en indicatiebesluitgegevens vastleggen en is verantwoordelijk voor de inhoud van het indicatiebesluitbericht. Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor het onderhoud van de cliënt-, zorgtoewijzing- en wachtlijstgegevens. Het zorgkantoor bewaakt de kwaliteit van het toewijsgedeelte van het zorgtoewijzingbericht. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de cliëntgegevens en moet alle gegevens onderhouden met betrekking tot de aanvang van zorg, wijzigingen in de zorglevering en het einde van de zorg. De kwaliteit moet blijken uit het melding aanvangzorgbericht en het mutatie- /eindezorgbericht. De ketenpartijen moeten er samen voor zorgen dat de gegevens van de cliënt actueel zijn en blijven. Elke ketenpartij heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid door alleen gegevens de keten in te sturen die op dat moment voor haar actueel zijn. Het zorgkantoor heeft als regionale ketenmanager een signalerende functie en spreekt de contractpartijen, als dat nodig is, aan op hun werkwijze. 3.2.2 Beveiliging Alle AZR-ketenpartijen onderhouden een eigen registratiesysteem waarvoor zij beveiligingsmaatregelen moeten treffen. Deze maatregelen richten zich op de mensen die ermee werken, op de gegevens die de partijen daarin opslaan (databases) (zie Begrippenlijst) en op de apparatuur waarop het systeem draait. Alle partijen moeten zich houden aan de actuele wettelijke regels en bepalingen die gelden voor de opslag, de verwerking en de uitwisseling van (zorgregistratie)gegevens. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 27

Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar: beveiligingseisen die zich richten op de beschikbaarheid van het systeem; beveiligingseisen die zich richten op de betrouwbaarheid van het systeem; beveiligingseisen die zich richten op de vertrouwelijkheid. Omdat de gegevens die ketenpartijen via de Zorgregistratie uitwisselen zeer privacygevoelig zijn, moet elke ketenpartij bijzondere aandacht besteden aan de regelgeving op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) (zie Begrippenlijst). Privacy In de Zorgregistratie leggen ketenpartijen persoonsgebonden gegevens vast en geven die informatie door in de keten. Voor een deel zijn dit privacygevoelige gegevens, bijvoorbeeld de medische gegevens van een cliënt. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) (zie Begrippenlijst) heeft de berichtstandaarden uit AZR release 1.0 getoetst aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het CBP hanteert als criterium dat ketenpartijen alleen die persoonsgegevens mogen uitwisselen die noodzakelijk zijn om de zorgtoewijzing uit te voeren. De term noodzakelijk hangt samen met de formele taken die elke organisatie in de keten heeft. De conclusie van het CBP was dat de standaarden van de Zorgregistratie aan dat criterium voldeden. Ook de cliëntenorganisaties bewaken de bescherming van de privacygevoelige gegevens van de cliënt. Zij zijn betrokken bij het toetsen van de standaarden en beoordelen daarbij de noodzaak van de uitwisseling van privacygevoelige gegevens. Ketenpartijen mogen dus niet méér privacygevoelige informatie uitwisselen dan strikt noodzakelijk is. Alle EI-standaarden bevatten commentaarrecords waarin de verzender van het bericht extra informatie kan vastleggen. Met het oog op de privacy gelden er regels voor het vullen van deze commentaarrecords. Een commentaarrecord mag alléén voorkomen in het indicatiebesluitbericht en in het zorgtoewijzingbericht en uitsluitend bij de volgende records (bedrijfsregel 3): cliëntrecord; ziektebeeld- en stoornisrecord; beperkingrecord; indicatiebesluitrecord; functierecord (indicatiebesluit); score stoornis- en beperkingrecord. 28 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7

3.3 Inhoudelijke afspraken rond het berichtenverkeer 3.3.1 Juiste en volledige vulling van de berichten Elke AZR-ketenpartij is verantwoordelijk voor een juiste en volledige vulling van de berichten. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (zie Begrippenlijst) heeft in 2007 de Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZ-zorgaanbieders(AO/IC) uitgegeven. Hierin staan de regels waaraan de Administratieve Organisatie en Interne Controle van de zorgaanbieders moet voldoen. Elke ketenpartij heeft een eigen verantwoordelijkheid om de organisatie rond het AZR-registratiesysteem te onderhouden. Dit kan gebeuren: door de documentatie te onderhouden die bij het AZR-registratiesysteem hoort. door controlemaatregelen te nemen die waarborgen dat berichten inhoudelijk en technisch correct worden verstuurd, ontvangen en opgeslagen. door eventueel de software en/of de bedrijfsprocessen te laten certificeren. 3.3.2 Het gebruik van datumvelden In de Zorgregistratie spelen datumvelden een belangrijke rol. Voor het gebruik daarvan gelden de volgende regels: Wanneer een ketenpartij twee datumvelden vult die samen een periode aangeven, moet men de tweede datum lezen als de datum tot en met waarop iets geldt. Dit wijkt af van onder andere de omschrijvingen in het indicatieprotocol, maar sluit aan bij de omschrijvingen in de EI-documentatie. Wanneer een ketenpartij een niet-verplicht, conditioneel datumveld niet met een datum vult, moet hij het vullen met nullen. 3.3.3 GBA-controle Als een ketenpartij cliëntgegevens vastlegt en doorgeeft in de keten, is het belangrijk dat ze overeenkomen met en geverifieerd zijn door de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) (zie Begrippenlijst). Het gaat dan om vragen als: leeft de cliënt nog, woont de cliënt op het opgegeven adres en is de naam juist gespeld? Rond de NAW-gegevens van de cliënt zijn de GBA-gegevens leidend. 3.3.4 Burgerservicenummer De Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z) (zie Begrippenlijst) regelt het gebruik van het burgerservicenummer (BSN) (zie Begrippenlijst) in de zorg door zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Het doel van de Wbsn-z is om de kwaliteit van de zorg te verbeteren door betrouwbare gegevensuitwisseling. Met ingang van 1 juni 2009 moeten ketenpartijen het BSN opnemen in de administratie en gebruiken bij de onderlinge uitwisseling van gegevens. Daarbij moeten partijen voldoen aan alle regels uit de Wbsn-z. Het kan echter nog voorkomen dat het niet mogelijk is om het BSN bij opvraag te controleren. Dit kan onder andere het geval zijn als de identiteit van een cliënt niet is vastgesteld of als het niet in het belang van de cliënt is om het BSN te communiceren (bijvoorbeeld bij vrouwenopvang). In zulke situaties geeft de betreffende ketenpartij de reden door waarom het BSN niet beschikbaar is (bedrijfsregel 113). Voor het AZR-berichtenverkeer geldt daarnaast technische bedrijfsregel II: het burgerservicenummer moet voldoen aan de 11-proef. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7 29

3.3.5 Gebruik van tabellen in AZR Bij de ontwikkeling van een nieuw EI-bericht bepaalt het CVZ voor elk veld wat voor soort gegeven het is en op welke manier ketenpartijen het veld moeten vullen: is het een tekstveld, is het een datumveld of gaat het om een veld dat men op een gestructureerde manier moet vullen door een codetabel te gebruiken? In het laatste geval geeft de berichtspecificatie aan welke codetabel men moet gebruiken. Het CVZ stelt de inhoud van de AZR-berichten, en daarmee ook de inhoud van de codetabellen, vast. AZRrelease 2.2 maakt nu gebruik van in totaal ± 70 codetabellen. De tabellen vindt u op http://ei.vektis.nl. Wanneer de ketenpartijen gegevens uitwisselen, is het erg belangrijk dat iedereen dezelfde tabel gebruikt; de onderdelen van de tabel (de codes en de omschrijving) moeten voor iedereen hetzelfde zijn. Daarom is het belangrijk dat iedereen weet wie de codetabellen onderhoudt en hoe en vooral welke versie van een tabel men moet gebruiken. De inhoud van de meeste tabellen is stabiel en verandert in principe niet tijdens de looptijd van een release. Echter, voor een deel van de tabellen geldt dat de inhoud tussentijds regelmatig wijzigt. Het gaat dan vooral om tabellen met gegevens die actueel moeten zijn, bijvoorbeeld de huisartsentabel en de tabel met alle contractrelaties tussen zorgkantoren en AWBZ-instellingen. Als de inhoud van een tabel vaker wijzigt, is de kans groter dat niet alle partijen dezelfde versie van de tabel gebruiken. Paragraaf 4.3.6 beschrijft hoe het onderhoud en het versiebeheer van deze tabellen geregeld is: hoe komen wijzigingen tot stand, wie voert ze door en hoe komt de inhoud van een tabel beschikbaar? Controle op de waarde van een code; hoofd- en kleine letters Vooral wanneer ketenpartijen velden moeten vullen waarbij ze een codetabel moeten gebruiken, kan het belangrijk zijn dat de ingevulde waarde in het veld ook letterlijk voorkomt in de codetabel. Daarom moet de controle op de inhoud van codevelden case-sensitive (zie Begrippenlijst) zijn. Voorbeelden van zulke velden zijn: KLASSECODE en CODE ZIEKTEBEELD/STOORNIS. De controle op de inhoud van alle andere velden is case-insensitive (zie Begrippenlijst). 3.3.6 Onderhoud van muterende tabellen Algemene informatie over AGB Om zorg te mogen leveren die valt onder de Zorgverzekeringswet (Zvw) of de AWBZ, moet een zorginstelling een toelating hebben. Het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) (zie Begrippenlijst), een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van VWS, is verantwoordelijk voor de afgifte van toelatingen. Alle toegelaten zorgaanbieders krijgen een zogenaamde Algemeen GegevensBeheercode (AGB) (zie Begrippenlijst). Hiermee wordt een zorgaanbieder uniek geïdentificeerd. Voor zorginstellingen geeft het CAK de AGB-code uit, terwijl Vektis deze verstrekt aan (individuele) zorgverleners. Vektis beheert daarnaast alle uitgegeven codes in het AGB-register (zie Begrippenlijst). De huisartstabel (gebaseerd op het AGB-register) In het AGB-register beheert en onderhoudt Vektis ook de gegevens van huisartsen. De inhoud van het register kan dagelijks wijzigen en is daarom niet te gebruiken voor de Zorgregistratie. Daarom stelt Vektis elke vier weken een actuele tabel samen op basis van het register, waarvan de ketenpartijen vervolgens gebruik maken. Voor deze tabel geldt de volgende werkwijze: 1. Het CVZ verspreidt elke vier weken twee bestanden onder het CIZ en de zorgkantoren, namelijk: een gecomprimeerd bestand (in ZIP-formaat) met alle actuele huisartsgegevens (naam: AZR-HA_<MAANDJAAR>_AGBU2_01.ZIP). Dit bestand bestaat uit zes bestanden met actuele huisartsgegevens (zie onderstaande tabel). een gecomprimeerd bestand (in ZIP-formaat) met alle doorgevoerde mutaties (naam: AZR-HA_<MAANDJAAR>_AGBU3_01.ZIP). Dit bestand bestaat uit zes bestanden met mutatiegegevens (zie onderstaande tabel). 30 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 7