Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Visie en Beleid NFGD Zoetermeer B.V. Koraalrood 48 2718 SC Zoetermeer
Voorwoord NFGD is één van de langst bestaande audiovisuele bedrijven in Nederland (sinds 1947) en met de ca. 50 vaste medewerkers en vele freelancers behorend tot de grotere en meest gerenommeerde bedrijven op dit vakgebied. NFGD ziet maatschappelijke betrokkenheid als een vanzelfsprekendheid. Innovatie, een heldere, open en integere stijl van zaken doen, zorg voor het milieu, klantvriendelijkheid en duurzaam ondernemen vormen wezenskenmerken van het dagelijks denken en handelen. Ons MVO-beleid is ontstaan uit het bundelen en centraal coördineren van initiatieven en handelswijzen, die reeds langer binnen onze organisatie bestonden. Je kunt zeggen, dat onze kijk op MVO organisch is gegroeid vanuit de overtuiging dat wie echt maatschappelijk verantwoord wil ondernemen bij zichzelf moet beginnen. Voor ons betekent dit concreet aangeven welke rol en betrokkenheid wij kiezen in de maatschappij en wat de impact hiervan is op onze interne bedrijfsvoering en onze dienstverlening aan onze klanten. Bij het gestructureerd aanpakken van MVO hoort voor ons ook een heldere doelstelling. Kort en simpel willen wij bijdragen aan het behoud van onze planeet en de verbetering van de werk- en leefomgeving van haar bewoners. Dit dwingt ons keuzes te maken en aanpassingen of concessies te doen maar ook tot creativiteit en innovatie. Vanuit deze doelstellingen willen wij handelen en meedenken over onze eigen expertise. MVO betekent ondernemen met aandacht voor de drie P s: People, Planet en Profit. Bij de uitoefening van al onze activiteiten gaan wij respectvol om met deze drie P s; mensen, milieu en maatschappij. Peter Kramer Directeur Bedrijfsprofiel De NFGD, opgericht in 1947, is een landelijk werkende organisatie en gespecialiseerd in audiovisuele technieken. Op dit vakgebied behoren wij tot de grotere en meest vooraanstaande bedrijven in Nederland met een uitgebreide referentielijst van onder onze eindverantwoording gerealiseerde projecten. De NFGD heeft dan ook een grote technische kennis in huis. Dit vinden wij echter niet het belangrijkste voor onze opdrachtgevers, dat is hooguit vanzelfsprekend. Het belangrijkste vinden wij de inzet en motivatie van onze medewerkers om uw project te realiseren binnen uw verwachtingspatroon, zodat u met de installatie het effect bereikt dat u wilt bereiken. En dat verklaart ook onze slogan: NFGD: de mens achter de techniek! De NFGD heeft ervoor gekozen als full-service bedrijf in de markt te staan. Wat wij beogen is onze opdrachtgevers een totaalpakket te bieden voor al hun audiovisuele vraagstukken: one-stop-shopping. Hiertoe hebben wij onze activiteiten onderverdeeld in drie kerntaken op gebied en deze ondergebracht in 4 zelfstandige afdelingen. Hierdoor vindt u altijd een specialist tegenover u met korte communicatielijnen als het om gecombineerde opdrachten gaat. De 4 activiteiten respectievelijk afdelingen zijn de volgende: De Multimediadivisie is gespecialiseerd in het vervaardigen van audiovisuele programma s en digitale presentaties. De producties worden volledig in eigen beheer vervaardigd, waarbij regelmatig wordt samengewerkt met externe producenten en creatieve freelancers. Voor de realisatie staan bij de NFGD uitgebreide opname-, montage en grafische faciliteiten ter beschikking. 2
De Verhuurdivisie levert apparatuur en diensten bij zakelijke evenementen zoals congressen, beurzen, tentoonstellingen en productintroducties. De divisie beschikt over een grote voorraad verhuurapparatuur en een team van getrainde technici voor de installatie en bediening. Als meerwaarde heeft de divisie een afdeling Congrestolken, die de tolken kan verzorgen van en naar elke gewenste taal. Tevens kunnen schriftelijke vertalingen uitgevoerd worden. De Verkoopdivisie adviseert en installeert complete audiovisuele systemen. Deze worden overwegend turnkey onder onze eindverantwoording gerealiseerd, waartoe de NFGD beschikt over een team van professionele specialisten. Variërend van adviseurs tot projectmanagers, tekenaars, programmeurs en installatietechnici. Zo mogelijk nog belangrijker dan een goede installatie achten wij de after sales service. Zelfs zo belangrijk, dat wij hiervoor een aparte afdeling Service&Support hebben ingesteld. Die meer doen dan repareren of storingen oplossen, veel meer zelfs. Kort en goed kunt u hier terecht voor elk probleem, dat zich na de oplevering mocht voordoen. Een storing oplossen, iemand vragen voor de bediening van uw apparatuur, een reparatie laten uitvoeren, een onderhoudsovereenkomst laten opstellen, kleine aanpassingen aan uw installatie laten uitvoeren: u zegt het maar. Uitgangspunten voor de NFGD Bij al onze leveringen staan drie zaken voorop, die ook in onze bedrijfsdoelstellingen zijn opgenomen: Kwaliteit: kwaliteit zowel in onze interne organisatie via een kwaliteitsbewakingssysteem volgens de ISO-normen als in onze leveringen staat voorop bij al onze activiteiten. Vandaar dat u bij de NFGD ook alleen maar apparatuur aantreft van de bekende A-merken in Nederland. Betrouwbaarheid: wij streven naar een langdurige relatie met onze opdrachtgevers en niet naar een éénmalige snelle levering. Om dit te realiseren zullen wij het vertrouwen van onze relaties moeten winnen. Betrouwbaarheid in onze adviezen en afspraken staat dan ook hoog in het vaandel en ook onze prijsstellingen kunnen wij te allen tijde verantwoorden. Flexibiliteit: niet één opdracht of opdrachtgever is gelijk. Cultuurverschillen, budgetten, gewenste uitstraling, intensiteit van gebruik zijn allemaal factoren die voor een vergelijkbare vraag bij twee opdrachtgevers tot een ander advies onzerzijds kunnen leiden. De NFGD levert geen confectiepak maar maatwerk. NFGD en haar visie op MVO De drie P s De basis voor maatschappelijk verantwoord ondernemen ligt in de drie P s: Planet, People en Profit. Voor een bedrijf als NFGD betekent dit, dat het naast het maken van winst zij ook moet zorgen dat het personeel het naar de zin heeft en rekening moet houden met het milieu en de maatschappij. Een goede balans hierin is essentieel; het streven naar winst mag niet ten koste gaan van de zorg voor het personeel of milieu, en andersom. Duurzaamheid Ons belangrijkste doel is het voeren van een winstgevende, groeiende en duurzame onderneming. Evenwicht in de doelstellingen voor de korte en lange termijn is daarbij essentieel evenals het vermijden van schade aan mens en milieu. Deze waarden zijn van essentieel belang voor de wijze waarop NFGD haar onderneming voert en deze waarden staan aan de basis van al onze zakelijke beslissingen. Milieuzorg De NFGD is beoordeeld als een uiterst schoon bedrijf en heeft bijvoorbeeld geen milieuvergunning nodig, wat uniek is voor een bedrijf. Binnen de NFGD wordt dan ook op geen enkele wijze gewerkt met schadelijke stoffen en zelfs motorolie wordt buiten het bedrijf verwisseld. Los van de officiële milieueisen neemt de NFGD intern diverse maatregelen om het milieu te ontlasten. Zo wordt er niet gewerkt met schadelijke materialen en worden van de leveranciers uitsluitend producten ingekocht, die voldoen aan de RoHs norm, waardoor geen schadelijke materialen in het apparaat zijn verwerkt. Overtollige apparatuur waaronder ook mobiele telefoons en laptops wordt binnen de wet Verwijdering Wit- en Bruingoed via een gespecialiseerd verwijderingbedrijf afgevoerd en gerecycled. 3
Ook op kleiner niveau werken wij hieraan door bijvoorbeeld papier dubbelzijdig te printen. Toners worden gerecycled via een gespecialiseerd bedrijf en ingeruild voor nieuwe. Afvalpapier wordt zo mogelijk nog gebruikt als kladpapier en uiteindelijk afgevoerd via het recyclingbedrijf Wildenberg. Verpakkingsmaterialen van apparatuur worden van de locatie mee teruggenomen en eveneens afgevoerd via een recyclingbedrijven. Batterijen worden verzameld en ingeleverd bij het daarvoor bestemde verzamelpunt. Mensenrechten en discriminatie Wij respecteren mensenrechten en leven alle regelgeving op dit gebied na. Wij keuren elke vorm van intimidatie of discriminatie op basis van ras, leeftijd, geslacht, huidskleur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, handicap of land van afkomst af. Niet alleen onze medewerkers, maar ook anderen die met NFGD te maken hebben, zoals inhuurkrachten, klanten, leveranciers of bezoekers moeten zich verre houden van elke vorm van discriminatie en de mensenrechten van anderen respecteren. Gelijke mogelijkheden en arbeidsomstandigheden Wij staan voor gelijke mogelijkheden voor alle medewerkers. In alle werkgerelateerde aangelegenheden, waaronder werving, promotie, overplaatsingen, ontslagen, discipline, compensatie en vergoedingen, worden beslissingen zuiver genomen op basis van kwalificaties en vaardigheden die nodig zijn voor de betreffende functie. Elke relatie met en tussen onze medewerkers moet gebaseerd zijn op respect voor het individu. Wij streven ernaar vakbekwame mensen aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden en bieden al onze medewerkers een veilige en gezonde werkomgeving. Onze medewerkers hebben een plicht om alle redelijke maatregelen te treffen om verwondingen en schade aan zichzelf, hun collega s en het algemene publiek te voorkomen. Diversiteit en arbeidsparticipatie NFGD maakt optimaal gebruik van de arbeidsmarkt. Het personeelsbestand is zoveel mogelijk een afspiegeling van de samenleving en bestaat uit: - mannen én vrouwen - jonge én oudere leeftijdsgroepen - autochtonen én allochtonen - ervaren medewerkers én leerlingen/stagiairs en ook zij-instromers - mensen met een (arbeids)handicap - Re-integrerenden Vertrouwelijke informatie Onze medewerkers moeten informatie die zij hebben verkregen in verband met of tijdens hun dienstverband met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandelen. In gevallen waarin medewerkers de beschikking krijgen over vertrouwelijke informatie die, indien deze informatie openbaar gemaakt zou worden, NFGD op korte of lange termijn zou kunnen schaden, mogen die medewerkers deze informatie niet gebruiken voor eigen gewin of dat van anderen. Specifieke gegevens over de financiële positie, het productieproces, belangrijke contracten, acquisities, afstotingen en fusies van NFGD moeten altijd als vertrouwelijk worden beschouwd. Ook informatie die niet openbaar is en die medewerkers, klanten of concurrenten financieel of anderszins zou kunnen beschadigen, valt onder vertrouwelijke informatie. Politieke betrokkenheid Wij ondersteunen geen politieke partijen en dragen niet bij aan fondsen voor groepen waarvan de activiteiten bedoeld zijn voor het behartigen van partijbelangen. In sommige omstandigheden kunnen wij besluiten materiële of financiële steun te verlenen aan plaatselijke, niet-partijdige zaken die relevant zijn voor de gemeenschap waarbinnen NFGD opereert. Duurzaam ondernemen De NFGD wil niet bewijzen dat wij duurzamer ondernemen dan onze concurrenten, maar aangeven dat wij daadwerkelijk bezig zijn met duurzaam en verantwoord ondernemen. Kwaliteit van de organisatie en haar medewerkers draagt bij aan duurzaam ondernemen, kwaliteitszorg bij uitvoering en planning draagt bij aan efficiënte bedrijfsvoering. Geen onnodige 4
belasting van het milieu door extra kilometers, plannen dat meerdere bezoeken in een rit kunnen worden uitgevoerd. Onze klanten hebben uiteraard hun eigen verantwoordelijkheid op het gebied van duurzaam ondernemen, het enige wat de NFGD kan doen is aan te geven dat zaken doen met de NFGD in ieder geval een steentje bijdraagt in duurzaam ondernemen van de eigen organisatie. Samen met de klant zullen wij bij ieder project, dat door ons wordt uitgevoerd, bekijken dat in ieder geval de wettelijke norm op gebied van energieverbruik, veiligheid, milieu wordt gerealiseerd. En gebruik wordt gemaakt van duurzame technologieën. NFGD en haar medewerkers NFGD wil haar personeelsbeleid concreet koppelen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en streeft naar een personeelsbeleid dat zich nog meer richt op het individuele welbevinden van haar medewerkers om hen te binden en actief te houden in het arbeidsproces. Er is weinig verloop in het personeelsbestand en het ziekteverzuim is zeer laag. Opleiding en training De kwaliteit van de dienstverlening wordt bij een bedrijf als NFGD zeer sterk bepaald door de uitvoerende medewerkers. NFGD besteedt derhalve zeer veel zorg aan goede arbeidsomstandigheden, scholing en veiligheid. Door op deze wijze met personeel om te gaan kunnen wij vaststellen dat NFGD medewerkers jarenlang aan zich weet te binden hetgeen de kwaliteit van handelen ten goede komt. 12,5-jarige of zelfs 25-jarige dienstverbanden zijn daarbij geen uitzondering. Medewerkers die operationeel ingezet worden ten behoeve van projectinstallaties hebben allen de cursus Basisveiligheid VCA of de cursus Veiligheid voor leidinggevenden VCA gehad. Maatregelen in het wagenpark NFGD beschikt over een aanzienlijk wagenpark. Alle nieuwe auto s worden aangeschaft met inachtneming van het genormeerde brandstofverbruik en energielabel op basis van de huidige Euronormen. Insteek is hierbij een milieuvriendelijk investeringsbeleid met de geringst mogelijke verbruikswaardes. NFGD en haar leveranciers NFGD wil niet alleen zelf maatschappelijk verantwoord ondernemen, wij verwachten dat ook van onze leveranciers. Goederen en diensten die NFGD inkoopt, moeten zowel tijdens productie en gebruik als in de afvalfase duurzaam zijn. Wij zullen steeds bij het inkopen van materialen en apparatuur keuzes maken of de leveranciers waar wij onze producten inkopen: milieuvriendelijke verpakkingsmaterialen gebruiken; bij het vervaardigen geen gebruik is gemaakt van kinderarbeid; voldoende aandacht wordt besteed aan energieverbruik van haar producten. Uiteraard is het onze verantwoordelijkheid dat wij onze producten zo goed mogelijk inkopen, zodat onze organisatie gezond en solvabel blijft. Hierdoor kunnen wij onze medewerkers goed belonen wat positief bijdraagt aan de werksfeer binnen onze organisatie. Alle producten die wij leveren zijn RoHS compliant. RoHS ( Restriction of use of certain Hazardous Substances in Electrical and Electronic Equipment, d.w.z. beperking in het gebruik van bepaalde gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische uitrusting) is een EU Richtlijn die het gebruik van 6 gevaarlijke materialen aan banden legt in de productie van diverse types elektronische en elektrische uitrusting. Deze richtlijn maakt deel uit van een hele reeks EU milieurichtlijnen en is nauw verbonden met de WEEE Richtlijn (Waste Electrical and Electronic Equipment, d.w.z. de richtlijn inzake afvalstoffen in elektrische en elektronische uitrusting). Duurzaam innoveren NFGD is lid van de Vereniging van System Integrators (VSI). Binnen de VSI vindt een continue beoordeling plaats van preferente leveranciers op de aspecten productkwaliteit, 5
investering in nieuwe technologie, knowhow, support en service, leveringsbetrouwbaarheid, kwaliteit samenwerking, distributiebeleid, telefonische bereikbaarheid en kwaliteitsmanagement. Alle leden geven de leveranciers cijfers die uiteindelijk een gewogen gemiddelde opleveren. Iedere leverancier wordt geconfronteerd met zijn eigen beoordeling en in de gelegenheid gesteld zijn performance op de diverse aspecten te verbeteren. Waar mogelijk kiezen wij een leverancier op grond van onderscheidendheid op maatschappelijk gebied. NFGD en interne bedrijfsvoering NFGD laat het maatschappelijk verantwoord ondernemen ook bij haar interne bedrijfsvoering een belangrijke plek innemen. Hiervoor worden energiebesparende keuzes gemaakt en is een stuk bewustwording onder haar werknemers van groot belang. NFGD onderneemt milieuverantwoord, is continu bezig met het opzetten van oplossingen en initiatieven voor milieuvriendelijk opereren, houdt zich aan formele regelgeving en informele gedragscodes en streeft voor de langere termijn op dit vlak een goede positie na in relatie tot andere audiovisuele bedrijven. Uitgangspunt hierbij is het alara-principe: as low as reasonable achievable (zo laag als redelijker wijze bereikbaar is) op basis van de laatste stand van de (milieu-)techniek en rekening houdende met kosteneffectiviteit van de milieumaatregelen. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden is het beleid erop gericht om te allen tijde te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving op het gebied van milieuaspecten en rekening te houden met alle mogelijke emissies van milieubelastende stoffen alsmede met een efficiënt gebruik van energiebronnen. Daartoe zullen er met het oog op continue verbetering maatregelen worden getroffen om de gesignaleerde milieueffecten bij de bron aan te pakken. De belangrijkste doelstellingen en uitgangspunten van ons milieubeleid zijn: het verminderen van de schadelijke uitstoot in de atmosfeer; het stimuleren van energiebesparende maatregelen; het stimuleren van hergebruik; de reductie van materiaalgebruik; het voorkomen van bodemverontreiniging; het tegengaan van de verspreiding van bestaande verontreiniging; het minimaliseren van overlast bij de inrichting van gebouwen, terreinen en installaties. NFGD neemt haar verantwoordelijkheid ten opzichte van het milieu; Er wordt zuinig omgesprongen met energie - in het pand zijn geen gloeilampen te vinden, er worden uitsluitend spaarlampen toegepast - in veelgebruikte ruimtes, zoals o.a. toiletten, zijn bewegingssensoren geplaatst - verlichting wordt alleen indien nodig aangezet Papier wordt dubbelzijdig bedrukt. Alleen waar nodig wordt geprint. Kartonafval en papier wordt apart ingezameld De medewerkers worden gestimuleerd een eigen beker te gebruiken, zodat geen gebruik gemaakt hoeft te worden van plastic bekertjes Verwarming wordt jaarlijks onderhouden Verwarming is uitgeschakeld in onbenutte ruimten In het pand van NFGD is een lift aanwezig. Deze is bestemd om apparatuur te vervoeren, de medewerkers worden gestimuleerd zoveel mogelijk de trap te nemen Kantoorapparatuur Apparaten worden volledig uitgeschakeld bij langdurige afwezigheid. De apparaten slijten hier niet van. Apparatuur wordt regelmatig onderhouden Energiezuinige apparatuur wordt aangeschaft. Productieapparatuur Energiezuinige apparatuur wordt aangeschaft 6
Apparatuur wordt regelmatig onderhouden Als installerend en dienstverlenend bedrijf worden er bij NFGD geen eigen producten vervaardigd of geproduceerd. Derhalve vindt er geen aanvoer plaats van grondstoffen, zware metalen of anderszins milieubelastende of gevaarlijke grondstoffen. Kortom, er vindt bij NFGD geen schadelijke emissie plaats. Door de dagelijkse bedrijfsvoering heeft NFGD te maken met reststoffen in de vorm van huishoudelijk en industrieel afval. Het industriële afval bestaat voornamelijk uit verpakkingsmaterialen en defecte of verouderde audiovisuele apparatuur, het zogenaamde bruingoed. De losse afvalstoffen worden gescheiden in de volgende categorieën: hout ijzer plastic folie piepschuim papier en karton batterijen cartridges Deze afvalstoffen worden gescheiden verzameld en voor afvoer aangeboden aan de daartoe gekwalificeerde en gecertificeerde bedrijven die voor verdere verwerking zorgdragen. Het zogenaamde bruingoed wordt aan de daartoe aangewezen verwerkingsstations aangeboden. Het afval binnen kantoorgebouwen wordt periodiek gecontroleerd op de scheiding van papier en restafval. De totale vervanging van onze oude computerbeeldschermen door moderne en zuinige flatscreens heeft een energiebesparing opgeleverd. Ook heeft dit een positieve invloed op de warmteafgifte in de kantoorgebouwen. De veel energieverbruikende CRT en plasma displays zijn in de editsuites vervangen door de meer energiebesparende LCD displays. NFGD heeft er beleid van gemaakt, dat het aantal printers en kopieerinstallaties wordt teruggedrongen. Het gevolg daarvan is dat op een aantal vleugels van het gebouw een centrale kopieermachine geplaatst is. Ook het aantal printers is teruggedrongen; niet elke medewerker heeft zijn eigen printer, maar er is een centrale printer op een afdeling van minimaal 6/7 werknemers. Maatregelen buiten kantoor Om ook buiten de eigen kantoren het energieverbruik te verminderen, geeft NFGD energiebesparende adviezen in Audiovisuele oplossingen, bijvoorbeeld verduistering, zonwering en gebruik van LED-verlichting. 7