WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER WAT U MOET WETEN OM VERANDERINGEN IN UW ADMINISTRATIE DOOR TE GEVEN Zwaansvliet 3 1081 AP Amsterdam Postbus 7855 1008 CA Amsterdam 020 541 82 00 vza@pensioenfondspgb.nl www.mutatiesonline.nl www.pensioenfondspgb.nl
WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 3 5 10 Het doorgeven van uw gegevens Uw bedrijf neemt deel aan de pensioenregeling bij pensioenfonds PGB. Om de premies voor uw werknemers goed te kunnen vaststellen hebben we gegevens van u nodig, zoals uw jaarloongegevens. In deze wegwijzer leest u hoe u uw jaaropgave, veranderingen in uw bedrijf en wijzigingen in uw werknemersbestand aan ons kunt doorgeven. Toelichting op het invullen van uw gegevens In deze wegwijzer vindt u informatie over het vaststellen van het parttimepercentage, het wijzigen van uw voorlopige premieheffing en de eindafrekening van uw jaaropgave. Ook zijn er voorbeelden over het berekenen van het parttimepercentage, het aantal loondagen en de in te houden pensioenpremies. Extra pensioenzekerheid voor uw werknemers U kunt voor uw werknemers aanvullende pensioenregelingen afsluiten. Zo is het mogelijk om extra pensioen bovenop het partnerpensioen te verzekeren via onze Anw-Plusverzekering of ons PGB-Netto Partnerpensioen Plus. Door het opbouwen van extra kapitaal kan bijvoorbeeld een tekort aan pensioen worden opgevangen. Daarnaast hebben we een regeling om risico s van inkomensdaling bij arbeidsongeschiktheid zoveel mogelijk te verkleinen. We bieden vier pensioenregelingen aan die als bijkomende arbeidsvoorwaarde de moeite van het overwegen waard zijn. Mail of bel gerust als u vragen heeft Heeft u vragen over het gebruik van deze wegwijzer of over de onderwerpen die hier aan de orde komen? Wij helpen u graag. U kunt ons mailen via ks@pensioenfondspgb.nl of bellen op 020 541 82 00. Geef uw veranderingen en wijzigingen zo snel mogelijk aan ons door en wacht daarmee niet tot uw jaaropgave! WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 2
HET DOORGEVEN VAN UW GEGEVENS Doorgeven van nieuwe gegevens of het wijzigen van uw gegevens gaat op twee manieren. Via ons werkgeversportaal op www.mutatiesonline.nl of per e-mail via vza@pensioenfondspgb.nl. Hieronder ziet u wanneer u welke gegevens aan ons moet doorgeven. Het enige dat u hoeft te doen, is op de onderwerpen te klikken. Daarna kunt u eenvoudig uw gegevens invullen. Als u gegevens doorgeeft via e-mail, wilt u daarin ook het aansluitnummer van uw bedrijf vermelden? WERKGEVERSGEGEVENS Doorgeven van uw jaaropgave U krijgt van ons een brief wanneer u kunt beginnen met uw jaaropgave. Uitleg over invullen van uw jaaropgave Op www.mutatiesonline.nl vindt u onder andere een handige instructie hoe u uw jaaropgave kunt invullen. Doorgeven van een nieuw rekeningnummer De overstapservice van uw bank informeert ons namelijk niet over uw nieuwe rekeningnummer. Veranderingen in uw bedrijf Uw bedrijfsnaam verandert. Of u verhuist met uw bedrijf naar een nieuw adres. Als er sprake is van een nieuwe rechtsvorm, reorganisatie of fusie U mailt ons uw wijzigingen door als uw bedrijf verder gaat onder bijvoorbeeld een naamloze vennootschap. Bij een reorganisatie moet u denken aan een opsplitsing van uw bedrijf of een opheffing van bedrijfsonderdelen. Bij een fusie geeft u aan welke werknemers overgeplaatst worden en of er één of meerdere bedrijven worden opgeheven. Verandering in cao s U mailt ons wanneer er bijvoorbeeld nieuwe producten worden gemaakt, of wanneer u overgaat op een nieuwe productiemethode. Het kan betekenen dat uw werknemers onder een nieuwe cao gaan vallen. Beëindiging van uw bedrijf U mailt ons wanneer uw bedrijf is verkocht of wordt opgeheven. Het heeft namelijk gevolgen voor de premieheffing en de deelname van uw werknemers aan het fonds. WERKNEMERSGEGEVENS Wijzigingen in uw werknemersbestand U neemt een nieuwe werknemer aan, uw werknemer krijgt een nieuwe functie of een dienstverband wordt beëindigend. Let op! Heeft u geen werknemers meer in dienst, dan moet u ons dat mailen (vza@pensioenfondspgb.nl). Opnieuw aanmelden Als u enige tijd zonder personeel bent geweest en u neemt weer werknemers aan, dan meldt u ze aan via www.mutatiesonline.nl. De nieuwe loongegevens geeft u ook per e-mail via vza@pensioenfondspgb.nl door. De voorlopige premieheffing gaat dan weer in. WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 3
HET DOORGEVEN VAN UW GEGEVENS Uw werknemer verhuist naar het buitenland Verhuist uw werknemer naar het buitenland? Geeft u dan het nieuwe adres aan ons door. Als uw werknemer binnen Nederland verhuist hoeft u niets te doen. Uw werknemer is overleden en woonde in het buitenland U mailt ons de datum van overlijden en zo mogelijk ook de naam en adres van de nabestaanden. Als uw werknemer in Nederland woonde hoeft u niets te doen. Aangaan of beëindiging ongehuwd samenwonen Uw werknemer moet dit aan ons doorgeven per e-mail via vza@pensioenfondspgb.nl. U kunt uw werknemer daarvan op de hoogte brengen. U hoeft niet zelf deze wijziging door te geven. Arbeidsongeschiktheid U mailt ons als uw werknemer recht heeft of krijgt op een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WIA). WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 4
TOELICHTING OP HET INVULLEN VAN UW GEGEVENS Voor een toelichting op het invullen van uw gegevens kunt u op de volgende onderwerpen klikken. Daarna kunt u eenvoudig de toelichting bekijken. Vaststellen van het parttimepercentage Het parttimepercentage is het percentage dat uw werknemer werkt ten opzichte van fulltime werknemers. U vindt hier informatie over hoe dit percentage wordt vastgesteld. En wat de gevolgen van dit percentage zijn wanneer uw werknemer arbeidsongeschikt wordt. Vaststellen van uw voorlopige premieheffing U vindt hier informatie over hoe uw voorlopige premieheffing tot stand komt. En wat u moet doen om uw voorlopige jaarpremie te wijzigen. Eindafrekening van uw jaaropgave U krijgt uitleg over hoe de voorlopige premies worden verrekend met de definitieve premies. REKENVOORBEELDEN Parttimepercentage Aantal loondagen Inhouden van pensioenpremies WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 5
TOELICHTING OP HET INVULLEN VAN UW GEGEVENS UW JAAROPGAVE Wij hebben uw jaaropgave al gedeeltelijk voor u ingevuld. U kunt het bestand downloaden via www.mutatiesonline.nl. Wat wij nog van u nodig hebben is het loon van uw werknemers en het parttimepercentage. En u moet controleren of al uw werknemers in het bestand staan. Het kan zijn dat uw werknemer in 2014 een periode ouderschapsverlof heeft gehad. Of uw werknemer nam in 2014 deel aan een demotieregeling. Wij vragen van u om in de opgave daarmee rekening te houden. Zelf een bestand aanleveren Levert u zelf een bestand aan? Bijvoorbeeld omdat u een uitdraai maakt uit uw salarisadministratie? Wij vragen u om uw bestand als CSV-bestand aan te leveren. Op www.mutatiesonline.nl ziet u welke stappen u daarvoor moet doen. Nadat u alle gegevens hebt ingevuld, slaat u het bestand op en uploadt u het bestand weer via www.mutatiesonline.nl. VASTSTELLEN VAN HET PARTTIMEPERCENTAGE Het parttimepercentage is het percentage dat uw werknemer werkt ten opzichte van fulltime werknemers. U gaat bij de berekening van het parttimepercentage uit van: het aantal daadwerkelijk gewerkte uren. Dit aantal uren mag niet hoger zijn dan het aantal uren voor een fulltimer. Overuren tellen niet mee bij het berekenen van het parttimepercentage; een parttimepercentage is maximaal 100%; het aantal uren dat uw werknemer gemiddeld per week werkt. Let op! Heeft u werknemers die in ploegendienst werken? En werken zij daardoor minder uren dan werknemers in dagdienst? Dan zien wij deze werknemers als fulltime werknemers. Hun percentage is dus 100%. Gevolgen van het parttimepercentage bij een arbeidsongeschikte werknemer Als een (deels) arbeidsongeschikte werknemer bij u werkt tegen betaling van loon naar wat hij of zij nog kan, dan heeft hij of zij over dit loon ook recht op pensioenopbouw. Over dit loon is pensioenpremie verschuldigd. Om de premie te berekenen zal aan de hand van het parttimepercentage worden vastgesteld, welke franchise van toepassing is. Rekenvoorbeeld van het vaststellen van het parttimepercentage WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 6
TOELICHTING OP HET INVULLEN VAN UW GEGEVENS WIJZIGING VAN UW VOORLOPIGE PREMIEHEFFING Als de loongegevens van uw werknemers wijzigen kunt u het formulier Wijziging voorlopige premieheffing downloaden op www.pensioenfondspgb.nl. Ga naar www.pensioenfondspgb.nl. Klik op de afbeelding van uw branche > naar tabblad informatiebalie > naar Informatie werkgever > naar Formulieren werkgever > vervolgens openen PDF Wijzigingen voorlopige premieheffing. Na het invullen scant u het formulier en mailt u het naar ons (vza@pensioenfondspgb.nl). EINDAFREKENING VAN UW JAAROPGAVE Aan de hand van uw jaaropgave wordt een eindafrekening gemaakt. De in rekening gebrachte voorlopige premies worden dan verrekend met de definitieve premies. U ontvangt daarvoor een nota. In bijzondere gevallen - zoals bij een bedrijfsbeëindiging - is het mogelijk dat met u voortijdig afgerekend wordt. Als u zelf een verschil merkt tussen de eindafrekening en uw eigen administratie, dan kunt u dit doorgeven per e-mail (vza@pensioenfondspgb.nl). Als een verschil is vastgesteld, volgt een correctienota met een specificatie. WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 7
REKENVOORBEELDEN PARTTIMEPERCENTAGE contracturen normale werktijd (in uren) in volledig dienstverband in een tijdvak x 100% (afronden op hele procenten) Voor uw jaaropgave berekent u - aan de hand van de parttimepercentages van de verschil-lende perioden - een gemiddeld parttimepercentage. Dit gemiddelde parttimepercentage rondt u af op hele procenten. Het kan voorkomen dat uw werknemer met meerdere tijdvakken op uw jaaropgave vermeld staat. Dit gebeurt meestal als uw werknemer een andere functie heeft gekregen, waardoor zijn deelname is veranderd. U houdt dan per tijdvak een gemiddeld parttimepercentage bij. AANTAL LOONDAGEN Een werknemer krijgt loon voor vijf werkdagen in de week. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 260 loondagen. Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een jaar wordt bij een gebroken maand uitgegaan van het aantal netto werkdagen. Als de berekening hoger uitvalt dan 21,75 loondagen wordt deze vastgesteld op 21,75 loondagen. Voor parttime werk- nemers is het aantal loondagen gelijk aan het aantal loondagen van een fulltime werknemer, ook wanneer die niet iedere dag werkt. Voorbeelden Periode 01-01-2015 t/m 31-12-2015 = 260 dagen Periode 01-01-2015 t/m 31-03-2015 = 3 x 21,75 = 65,25 dagen Periode 01-01-2015 t/m 15-04-2015: 01-01 t/m 31-03 = 3 x 21,75 = 65,25 dagen + 01-04 t/m 15-04 = 11 dagen Totaal: 76,25 dagen Periode 16-04-2015 t/m 28-09-2015: 16-04 t/m 30-04 = 11 dagen + 01-05 t/m 31-08 = 4 x 21,75 = 87 dagen + 01-09 t/m 28-09 = 20 dagen. Totaal: 118 dagen Periode 01-01-2015 t/m 30-03-2015: 01-01 t/m 28-02 = 2 x 21,75 = 43,5 dagen 01-03 t/m 30-03 = 22 dagen, gemaximeerd op 21,75 dagen. Totaal: 65,25 dagen WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 8
REKENVOORBEELDEN INHOUDEN VAN PENSIOENPREMIES Als werkgever draagt u de pensioenpremie af. Pensioenpremie bestaat uit een werknemers- en een werkgeversdeel. De totaal af te dragen premie wordt berekend over de pensioengrondslag. De bij uw werknemer in te houden pensioenpremie wordt eveneens over de pensioengrondslag berekend. Bij de berekening van de premies gaan we uit van maximumdaglonen. De pensioengrondslag is het brutoloon verminderd met de franchise. De franchise is een maximum jaarfranchise. Wij hanteren hier echter een dagfranchise. De dagfranchise is de maximum jaar- franchise gedeeld door het maximale aantal loondagen van 260. Als uw werknemer niet het hele jaar werkte, wordt de franchise evenredig toegepast afhankelijk van het aantal berekende loondagen. Bij een parttime werknemer, wordt de franchise berekend door het maximale aantal loondagen in het betreffende tijdvak te vermenigvuldigen met de dagfranchise en het parttimepercentage. Fulltime werknemer Loon 4.000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 100% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 100% = 1.164,28 Pensioengrondslag = 4.000-1.164,28 = 2.835,72 Parttime werknemer Loon 4.000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 82% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 82% = 954,71 Pensioengrondslag = 4.000-954,71 = 3.045,29 Gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer Loon 4.000, waarvan 900 WIA-uitkering Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 70% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 70% = 814,99 Pensioengrondslag = 3.100-814,99 = 2.285,01 WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 9
EXTRA PENSIOENZEKERHEID VOOR UW WERKNEMER Anw-Plusverzekering Dit is een vangnet voor nabestaanden die geen of slechts gedeeltelijk recht hebben op het Anw-pensioen van de overheid. Wanneer uw werknemer overlijdt krijgt zijn of haar partner met de Anw-Plusverzekering een extra pensioen bovenop het partnerpensioen, tot zijn of haar AOW-leeftijd. PGB-Pensioen Plus Als er sprake is van een pensioentekort bijvoorbeeld bij een pensioenbreuk of een echtscheiding, maar ook als uw werknemer eerder wil stoppen met werken, kan het pensioen - binnen fiscale grenzen - worden aangevuld. Door het betalen van een maandelijkse premie of het storten van een eenmalige koopsom, bouwt uw werk - nemer extra pensioen op. Vanaf 1 januari 2015 is bij ons extra opbouw fiscaal toegestaan tot maximaal 1,875% per jaar (dat was in 2014 nog 2,15%) met een maximum van 100% van het genoten brutoloon in dat jaar. PGB-Netto Partnerpensioen Plus Met deze verzekering kunt u extra partnerpensioen regelen voor uw werknemers die meer dan 100.000 per jaar verdienen. De premie bedraagt per werknemer 1% (2015) over het salaris boven 100.000. Deze premie houdt u in op het nettoloon. Als uw werknemer overlijdt krijgt zijn of haar partner extra pensioen uitbetaald, naast het partnerpensioen uit de afgesproken regeling. WIA-Excedentpensioen Wanneer uw werknemer geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt wordt dan heeft hij of zij recht op een uitkering van de overheid op grond van de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). Werknemers met een inkomen boven de WIA-loongrens van 51.978 (2015) lopen het risico om er in inkomen behoorlijk op achteruit te gaan. U kunt het deel van het inkomen boven de WIA-loongrens verzekeren. De uitkering is afhankelijk naar de mate van arbeidsongeschiktheid en loopt - als de omstandigheden niet veranderen - door tot aan de AOW. Wilt u meer weten over onze aanvullende pensioenregelingen? Wij helpen u graag. U kunt u ons mailen via ks@pensioenfondspgb.nl of bellen op 020 541 82 00. WEGWIJZER VOOR DE WERKGEVER 2015 10