1 Vrijwilligersbeleid VERSLAG VRIJWILLIGERSBELEID RKVV ROOSENDAAL 2012-2013 In 2012 is het meerjaren beleidsplan voor RKVV Roosendaal opgesteld. Hierin is als zwaartepunt opgenomen het onderdeel vrijwilligersbeleid. De visie die op dit terrein geformuleerd is, is als volgt: De continuïteit van de club waarborgen door langdurige binding van vrijwilligers zodat zij maximaal plezier beleven aan hun vrijwilligersschap. Het aan deze visie gekoppelde beleid zal zich vooral gaan richten op de volgende elementen: 1. Binden huidige vrijwilligers en trachten te realiseren dat zij zoveel mogelijk plezier beleven aan hun taken. - Ondersteunen vrijwilligers door creëren van hulpmiddelen en systemen en verschaffen van duidelijke richtlijnen m.b.t. de werkzaamheden 2. Werven en begeleiding nieuwe vrijwilligers 3. Opzetten van een heldere structuur m.b.t. vrijwilligers en hun waardering 4. Bewaken en terugkoppeling verkrijgen m.b.t. tevredenheid vrijwilligers en leden 5. Het assisteren van andere commissies en borgen dat vrijwilligersbeleid een vast onderdeel van hun werkwijze is. Tijdens de algemene ledenvergadering in September 2012 is binnen het bestuur een Vrijwilligerscoordinator aangesteld. Hij zal zich de komende jaren bezig gaan houden met het uitwerken van dit beleid en het starten en begeleiden van acties hieromtrent. 2 uitgevoerde acties vrijwilligersbeleid in seizoen 2012-2013 Het opzetten en bewaken van een gedegen vrijwilligersbeleid is lange termijn werk. Het verdient continu aandacht en een groot aantal acties blijven door lopen in de toekomst. In het eerste bestuursjaar zijn toch al een aantal acties genomen en afgesloten of in gang gezet. In dit hoofdstuk is een opsomming te vinden van de acties die genomen zijn: 1 Binden huidige vrijwilligers en trachten te realiseren dat zij zoveel mogelijk plezier beleven aan hun taken. Ondersteunen vrijwilligers door creëren van hulpmiddelen en systemen en verschaffen van duidelijke richtlijnen m.b.t. de werkzaamheden 1. Op de website zijn plaatsen gecreëerd waar iedereen overzichtelijk informatie kan vinden ter ondersteuning van de taken. i. Bij begeleiding>trainers-leiders hier staan diverse documenten ter ondersteuning. (zowel van KNVB als zelf gecreëerde) ii. Bij begeleiding>vrijwilligers is uitgebreide informatie te vinden m.b.t. vrijwilligersbeleid. 2. Er zijn een aantal hulpdocumenten gecreëerd. De belangrijkste zijn: i. Checklist leiders/trainers geeft een opsomming van de uit te voeren taken. ii. Voorbeeldbrieven EF en CD en hoger te gebruiken door leiders om afspraken met het team en de ouders vast te leggen aan het begin van het seizoen. iii. Clubgids Pagina 1 van pagina 5
3. Op de website is een aparte ruimte gemaakt getiteld Onze vrijwilligers in beeld. Hier zullen regelmatig interviews worden geplaatst met onze vrijwilligers. Het eerste interview met onze terreinmeesters is zeer succesvol ontvangen. 4. Op de site zijn onze ereleden en leden van verdienste op een mooie overzichtelijke wijze geplaatst. Zij verdienen deze waardering. 5. Er is een eerste stap gemaakt m.b.t. het opleiden van vrijwilligers. Zo zijn door de Technische Commissie z.g.n, KNVB-Sessies voor trainers/leiders F georganiseerd. 2 Werven en begeleiding nieuwe vrijwilligers 1. Er zijn voor het eerst intro avonden georganiseerd voor ouders nieuwe leden en leiders onder het thema Welkom bij de club. Tijdens deze sessies presenteerde zich het bestuur en kregen de aanwezigen een overzicht van de werkzaamheden binnen de verschillende commissies. 2. Op de site is een duidelijk overzicht gemaakt van vacatures met daarbij een procedure hoe nieuwe vacatures aangemeld kunnen worden door commissievoorzitters. 3. Diverse commissies zijn ondersteund bij het werven van nieuwe medewerkers, m.n. bij de werving van medewerkers voor: 1. Bar/kantine 2. Bestuurskamer/wedstrijdsecretariaat 3. Secretaris Dit item verdient verder continu aandacht, met name op boven genoemde terreinen is immers nog steeds ondersteuning welkom. 4. Alle voorbereidingen zijn gestart om met ingang van volgend seizoen een proef uit te voeren met het structureel inzetten van jeugdspelers als clubscheidsrechters in de EF-categorie. Dit initiatief is m.n. gestart vanuit de opleidingsgedachte, n.l. jeugdspelers laten voelen wat het is om scheidsrechter te zijn en zo hopen dat het hun helpt in de verdere ontwikkeling. Daarnaast zal het leiders EF een klein beetje ontlasten van hun taken rondom wedstrijden. Een dergelijk systeem zal grote steun en betrokkenheid vragen van iedereen, spelers, ouders en leiders. 3 Opzetten van een heldere structuur m.b.t. vrijwilligers en hun waardering 1. Tijdens bestuursvergadering is een vast onderdeel vrijwilligersbeleid. Bovendien is een speciale vergadering hier volledig aan gewijd. Op basis hiervan is een document opgesteld waarin de bestuurvisie wordt uitgewerkt, m.n. op de terreinen wel/niet verplichte vrijwilligerstaken en vrijwilligersvergoedingen. Dit document is gepubliceerd op de website, mochten hierover opmerkingen of vragen zijn dan vernemen we die graag. 2. De actuele situatie m.b.t. verzekeringen en ARBO-regels die gelden voor vrijwilligers is uitgezocht en overzichtelijk op de site gezet. 3. Alle vrijwilligers zijn door Nancy vd Bemt in het programma Sportlink ingevoerd. Daarnaast is een systeem opgezet waardoor de vrijwilligerslijst in sportlink actueel kan worden gehouden. De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van dit overzicht ligt bij de voorzitters van de diverse commissies. 4 Bewaken en terugkoppeling verkrijgen m.b.t. tevredenheid vrijwilligers en leden 1. In overleg met TC is een systeem opgezet waarbij leiders en trainers van alle elftallen een z.g.n. 10-minuten gesprek hebben met hun coördinator. Voor dit gesprek is ook een apart formulier ontwikkeld. Tijdens deze gesprekken zal naast technisch/opleidingsbeleid van spelers ook vooral stil gestaan worden bij tevredenheid van leiders/trainers, verder zal hen gevraagd worden naar hun toekomstplannen m.b.t. hun taken of eventueel andere taken. 2. De vrijwilligerscoordinator heeft actief interactie gezocht met de coördinatoren door aanwezig te zijn bij hun vergadering of door terugkoppeling te vragen m.b.t. zaken die zij van leiders/trainers door krijgen. Pagina 2 van pagina 5
5 Het assisteren van andere commissies en borgen dat vrijwilligersbeleid een vast onderdeel van hun werkwijze is. 1. De vrijwilligerscoordinator heeft daarnaast andere commissies geassisteerd m.b.t. andere acties die niet direct op het gebied van vrijwilligersbeleid liggen. In dit kader is het goed hier de volgende zaken te noemen i. Technische commissie: 1. Assistentie bij de opzet en invoering van spelregels m.b.t. het spelen in selectie/niet-selectie jeugdelftallen ii. Normen/Waarden 1. Uitwerken posteracties m.b.t. bewustwording normen/waarden en sportiviteit 2. Assisteren bij de opzet van een pestprotocol 3 Geplande acties vrijwilligersbeleid voor seizoen 2013-2014 en de langere termijn Voor het komende seizoen en voor de langere termijn zijn de volgende acties gepland op het gebeid van vrijwilligersbeleid. Algemeen Het uitgebreider netwerken binnen de vereniging: o Leden en hun ouders binden en verbinden, zorgen dat contacten worden gelegd en op die manier trachten nog meer mensen enthousiast te maken voor het verrichten van activiteiten binnen de club. De focus van de vrijwilligerscoordinator zal hierbij vooral zijn op de EF-categorie en de senioren. o Contacten onderhouden met vrijwilligers en trachten geregeld aanwezig te zijn wanneer zij hun werkzaamheden uitvoeren. Hierbij zal de vrijwilligerscoordinator zich vooral richten op de niet-direct voetbalgerelateerde vrijwilligers. Bewaken dat op het gebied van vrijwilligersbeleid reeds opgezette systemen actueel worden gehouden en in gang gezette acties opgevolgd worden of jaarlijks terugkeren (zoals de introavond welkom bij de club en de 10-minuten gesprekken). 1 Binden huidige vrijwilligers en trachten te realiseren dat zij zoveel mogelijk plezier beleven aan hun taken. Ondersteunen vrijwilligers door creëren van hulpmiddelen en systemen en verschaffen van duidelijke richtlijnen m.b.t. de werkzaamheden 1. Er voor zogen dat gedurende het seizoen minimaal een 3-tal interviews geplaatst worden in de categorie: Onze vrijwilligers in beeld. 2. Opzet van een document met uitleg over de buitenspelregel. Dit zal vooral bedoeld zijn om iedereen beter te informeren over deze regel en zo de onnodige irritatie rondom en op het veld weg te nemen. Ook zal het bedoeld zijn om ouders beter te informeren over deze regel, zodat het voor iedereen makkelijker wordt om af en toe grensrechter te zijn. 1. Bedenken en opzetten nieuwe activiteiten gericht op het waarderen en bedanken van vrijwilligers. Pagina 3 van pagina 5
2. De technische commissie assisteren bij een structureel opgezet systeem voor opleiding van leiders en trainers vooral voor niet-selectie elftallen. 2 Werven en begeleiding nieuwe vrijwilligers 1. Alles in het werk stellen om de proef jeugdspelers als clubscheidsrechters in de EFcategorie tot een succes te maken en uit te bouwen. 2. Voor aanvang van het volgende seizoen opzetten van een systeem van Buddy-leiders voor nieuwe leiders in overleg coördinatoren. 3. Samen met de commissievoorzitters bekijken welke additionele acties genomen kunnen worden om hun te helpen assistentie te verkrijgen bij de uitvoering van de volgende taken: 1. Bar/kantine 2. Bestuurskamer/wedstrijdsecretariaat 3. Secretaris 4. Woensdagmiddag-training 5. Terreinmeesters 4. Netwerken met andere externe organisaties op het gebied van vrijwilligersbeleid. 1. Bedanken en opzetten van nieuwe activiteiten specifiek gericht op het werven van nieuwe vrijwilligers, b.v. ladies night. 2. Bekijken op welke wijze jeugd- en seniorleden nog vaker structureel ingezet worden voor taken binnen de vereniging. 3 Opzetten van een heldere structuur m.b.t. vrijwilligers en hun waardering 1. Voor het einde van het seizoen samen met de coördinator Normen/Waarden een transparant en eenduidig waarderingssysteem voor vrijwilligers opzetten. 1. Het opstellen van Functietaakomschrijvingen voor alle vrijwilligers 2. Zo mogelijk 10-minuten.gesprekken invoeren voor alle vrijwilligers. 4 Bewaken en terugkoppeling verkrijgen m.b.t. tevredenheid vrijwilligers en leden 1. Netwerken met leiders/trainers en coördinatoren uit de EF-categorie 1. Het opzetten van 4-tal verschillende klankbordgroepen die tot doel hebben terugkoppeling te krijgen m.b.t. het bestuurbeleid en het ontwikkelen van nieuwe initiatieven binnen de verenging. Deze klankbordgroepen zullen ca. maal per kwartaal bijeen komen. Op dit moment wordt gedacht aan de volgende groepen: Jeugd vanaf (D)C Ouders EF Leiders totaal Ouders DCB Pagina 4 van pagina 5
5 Het assisteren van andere commissies en borgen dat vrijwilligersbeleid een vast onderdeel van hun werkwijze is. 1. De vrijwilligerscoordinator zal andere commissies assisteren m.b.t. andere acties die niet direct op het gebied van vrijwilligersbeleid liggen. In dit kader zijn de volgende initiatieven gepland: i. De voorzitter assisteren bij externe contacten, b.v. Hulsdonk-overleg ii. Technische commissie: 1. Assistentie bij de opzet en invoering van spelregels m.b.t. het spelen in selectie/niet-selectie jeugdelftallen iii. Normen/Waarden & Sportiviteit 1. Uitwerken speciale acties m.b.t. bewustwording normen/waarden en sportiviteit iv. Communicatie commissie 1. Assisteren bij de opzet van een systeem van interne clubjournalisten, zodat nog sneller verslagen van activiteiten die hebben plaats gevonden op de site gezet worden. Rini de Rooij Vrijwilligerscoordinator Pagina 5 van pagina 5