Voor vooruitgang rond welzijn op het werk, kwaliteit en milieu Interne audits pakket (e-book) WAT? Het e-book op de volgende blz geeft onze visie weer op het organiseren en uitvoeren van interne audits. Konsilo kan voor jou een pakket interne audits op maat samenstellen. Volgens het abonnementsprincipe. Je betaalt een maandelijkse of jaarlijkse fee. Wij voeren de audits uit volgens het overeengekomen plan. Dit e-book is een uittreksel uit het boek Preventie. Hoe doe je dat?. Het volledige boek kan je bestellen via http://www.konsilo.org. Contact: Myriam Van der Steen myriam@konsilo.be +32 (0) 497 35 47 38 Onze Waarden: Kennis. Konsilo heeft kennis. Verbinden. Puzzelstukken tot een volledig beeld maken. Verrijken. Welzijn op het werk: work should be fun. Nuchterheid. Een nuchtere aanpak, snel en flexibel. WAAROM? Aantoonbaar compliant zijn met de eisen rond interne audits uit ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, VCA. Frisse blik op het interne auditgebeuren Je interne audits elk jaar op tijd uitgevoerd Systematisch inspiratie opdoen voor continu verbetering VOOR WIE? Bedrijven met maar 1 interne auditor (en die moet ook geauditeerd worden) Bedrijvend ie extra mankracht kunnen gebruiken voor hun team interne auditoren Bedrijven die een alternatief zoeken voor het opleiden van eigen interne auditoren bij het opzetten van een systeem Vraag een offerte, neem Konsilo mee in je aanbestedingen, want: 1. Je wilt een betaalbare partner. 2. Je wilt een duidelijk aanbod, zonder verborgen kosten 3. Je wilt dat er echt naar je geluisterd wordt 4. Je wilt een flexibele en wendbare partner Wil je referenties? Vraag ze aan. Ref: e book interneaudits 20170102 De essentie? Konsilo is een luisterende #Partner die het #BetaalbaarAlternatief is.
19 Interne audits Waarom Om te zorgen dat je zeker weet of het geïmplementeerde systeem overeenkomt met je bedoelingen en of het leeft binnen je organisatie. Door een audit licht je periodiek de werking van het volledige systeem door op zoek naar verbetermogelijkheden (analoog aan wat gebeurt bij kwaliteitsmanagement & milieumanagement).
202 Hoe? Auditprogramma: planning Auditprogramma verbeteren Auditprogramma opstellen doelstellingen verantwoordelijkheden/ competenties middelen procedures/afspraken Auditprogramma Auditprogramma opvolgen bewaking en opvolging noodzaak tot verbetering vastleggen mogelijkheden tot verbetering vaststellen Auditprogramma invoeren audits inplannen audits uitvoeren Het auditprogramma (of auditplanning) legt de frequentie en intensiteit vast waarmee onderdelen van het systeem en zijn processen intern worden geauditeerd. Zorg dat alle processen binnen het systeem en binnen je organisatie aan bod komen. Een goed uitgangspunt is dat tenminste een keer per drie jaar het volledige systeem wordt geauditeerd. Dit betekent dat alle afdelingen en alle systeemonderdelen minstens één keer per drie jaar aan de beurt zijn. Afdelingen & processen met een hoger risico, met zorgwekkende auditresultaten of met specifieke incidenten komen vaker aan bod, soms als extra audit bovenop de geplande. Ook de systeemprocedures moeten aan bod komen. Daarmee bedoelen we onder meer: documentbeheer, directiebeoordeling, naleving van de wetgeving, en ook, jawel, interne audits zelf. 19
Een audit moet objectief verlopen. Interne auditoren kunnen niet hun eigen werk auditeren of werk waarvoor zij rechtstreeks verantwoordelijk zijn. Dus een warehousemanager mag geen audit houden over de afhandeling van goederen bij binnenkomst en vertrek. Het hoofd customer service, bij voldoende kennis, echter wel. 203 TIP Extra inspiratie nodig bij het organiseren van de audits? Raadpleeg ISO 19011. Die norm gaat in op de principes van auditeren, het auditprogramma, de onderdelen (activiteiten) van een audit en de competenties van auditoren. Auditoren Auditoren kunnen worden gekwalificeerd op basis van zowel ervaring als opleiding en training. Aangezien auditeren meer om vaardigheid dan om kennis draait, zijn dit ook typisch opleidingen met een heel sterk praktijkkarakter. De competentie van de auditoren is cruciaal voor het succes van de audits. Let wel. Auditoren voor andere managementsystemen (kwaliteit, milieu, ) zijn niet automatisch gekwalificeerd als auditor voor het thema veiligheid. Naast de algemene auditvaardigheden is het aangeraden dat auditoren van een veiligheidsmanagementsysteem kennis hebben op de volgende domeinen: risicobeoordeling; preventiehiërarchie; meet- en monitoringtechnieken; principes van ergonomisch ontwerp; menselijk gedrag; ongevallenanalyse; safety jargon ; grenswaarden; wetgeving; specifieke bedrijfsprocessen en werkmethodes. 19
204 O ja, al deze kennis hoeft niet in 1 enkel hoofd te zitten. Werk samen en verdeel de (audit)taken volgens vaardigheden en kennis, maar zorg dat auditoren competent zijn voor wat ze doen. Opgeleide preventieadviseurs hebben natuurlijk meestal een uitgebreide, brede kennis van een aantal van deze domeinen. Zij zullen tijdens een opleiding tot intern auditor eerder nog de algemene auditvaardigheden moeten aanleren. Die zijn voor interne audits eigenlijk bijna belangrijker dan de expertise in welzijn op het werk. Oprechte belangstelling voor het thema dat je gaat auditeren, weten hoe je vragen stelt, durven doorvragen, antwoorden kunnen interpreteren en beoordelen, brengen je als intern auditor verder dan een gerichte expertise. We raden aan de audits voor kwaliteit, veiligheid en milieu te combineren om zo het aantal audits te beperken. Behalve, uiteraard, voor specifieke thema s die slechts in 1 systeem voorkomen. Hoeveel auditoren heb ik nodig? Dat mag je zelf kiezen. Sommige organisaties kiezen voor 1 enkele intern auditor die alle interne audits uitvoert, behalve die van z n eigen werk. Daarvoor nodigen ze dan een collega van een zusterbedrijf uit, of een consultant. Andere kiezen voor 2 auditoren. Nog andere bedrijven kiezen dan weer voor een verdeling van de taken, met een intern auditor in elke afdeling, die dan in een andere afdeling dan de zijne gaat auditeren. Trust, but verify Het standpunt en de benadering vanwege de auditor wordt erg goed weergegeven door het principe: Trust but Verify. In het Nederlands: Vertrouw maar Controleer. Je zoekt als auditor niet actief naar tekortkomingen, je zoekt bevestiging van de conformiteit. Je uitgangspunt is dus positief, je verwacht conformiteit aan te treffen. Je vertrekt vanuit vertrouwen. Maar je wil die bevestiging ook echt met eigen ogen zien. En dus controleer je. 19
Hoe verloopt een audit? Een audit bestaat uit een beoordeling van documenten uit het systeem, aangevuld met interviews & observaties op het terrein. 205 Stuur bij waar nodig Verloop van een audit Audit voorbereiden bekijk de handboeken (het papierwerk) maak een check list (trefwoorden) maak een planning voor de audit Opvolging controleer of nieuwe afspraken worden nagekomen Audit uitvoeren Audit op het terrein Audit rapporteren Maatregelen indien er gebreken zijn Auditverslag Het auditverslag is wat blijft na de audit. De maatregelen zijn er op gebaseerd, het moet dus helder en beknopt zijn. Er zijn een aantal strekkingen waar het auditverslagen betreft. Sommigen vinden dat het verslag gedetailleerd weer moet geven wat besproken en bekeken werd. Anderen behandelen enkel (of voornamelijk) de aangetroffen afwijkingen en verbeterpunten. Zorg vooral voor een intern akkoord hierover zodat zowel je auditteam als de geauditeerden een houvast hebben. 19
206 Wat een auditverslag kan bevatten (* = optioneel) Gegevens over de audit (thema, datum, link naar auditplanning, ) Beschrijving van voorziene thema-onderdelen, met aanduiding van degene die niet geauditeerd werden (bv. bij tijdsgebrek) Gegevens over de auditor Vaststellingen (verbeterpunten, observaties, niet-conformiteiten) * Link naar paragrafen van de norm * Samenvatting van het gesprek * Algemene uitspraak over de aangetroffen situatie * Oplijsting van nagekeken bewijsmateriaal 19
Interne audits zijn een van de vele kanalen waaruit verbeterpunten voortkomen. Behandel ze zoals je afgesproken hebt in het systeemelement rond werken aan verbetering (fiche 17 ). 207 Niet conformiteit Als deze werkwijze wordt aangehouden, krijg je gegarandeerd problemen (of misschien heb je ze al). Observatie Klein detail, op zich geen echt probleem, maar misschien de voorbode van een heus probleem. In de gaten houden, dus. Verbeterpunt Loopt op zich al goed, maar tijdens de audit kwam er nog een idee ter verbetering op tafel. Procedure Hoe, wat en door wie er wordt geauditeerd, wordt vastgelegd in een auditprocedure. Wat beschrijf je in de procedure? 1. Het opmaken van een auditprogramma 2. Het kwalificeren van auditoren 3. Het voorbereiden van audits 4. Het uitvoeren van audits 5. Het schrijven, goedkeuren en verdelen van auditrapporten 6. De overgang naar maatregelen 7. De opvolging van maatregelen 8. (Link naar) ondersteunende tools (model auditverslag, ) 19
208 De norm 4.5.5 Interne audit De organisatie moet ervoor zorgen dat interne audits van het arbomanagementsysteem met geplande tussenpozen worden uitgevoerd om: a) vast te stellen of het arbomanagementsysteem: voldoet aan de geplande maatregelen voor arbomanagement, met inbegrip van de eisen van deze OHSAS-norm; en goed is geïmplementeerd en wordt onderhouden, en doeltreffend is in het voldoen aan het beleid en de doelstellingen van de organisatie; b) het management van informatie te voorzien over de resultaten van audits. De organisatie moet (een) auditprogramma( s) plannen, vaststellen, implementeren en bijhouden, op basis van de resultaten van risicobeoordelingen van de activiteiten van de organisatie, en de resultaten van eerdere audits. (Een) auditprocedure( s) moet(en) worden vastgesteld, geïmplementeerd en bijgehouden met aandacht voor: a) de verantwoordelijkheden, bekwaamheden en eisen voor planning en uitvoering van audits, rapporteren van resultaten en bewaren van de hiermee samenhangende registraties, en b) het vaststellen van auditcriteria, -reikwijdte, -frequentie en -methoden. De keuze van auditors en de uitvoering van audits moet de objectiviteit en de onpartijdigheid van het auditproces waarborgen. Belangrijkste eisen Een procedure die het auditproces beschrijft Een link tussen de auditfrequentie en de risico s Competente auditoren Onafhankelijk uitgevoerde audits 19
Meer lezen? Bestel het volledige boek! Mijn keuze Ja, ik bestel het boek "Preventie. Hoe doe je dat? Klein handboek voor groots veiligheidsmanagement" aan de prijs van 48 euro (BTW in). Excl. Verzendingskosten (5,30 euro in België). Ik wil graag meerdere boeken bestellen, contacteer me voor een aangepaste offerte Noot: je kan het boek ook bestellen via http://www.chezkonsilo.org (klik op de banner bovenaan), of via de uitgever http://www.innipublishers.com/preventie-hoe-doe-jedat.html. Mijn facturatiegegevens Naam & voornaam: e-mailadres: Bedrijf: BTW-nummer: Adres: Betaling en levering Betaalwijze Ik ben particulier. Na aanvaarding van mijn bestelling (je krijgt een mail) betaal ik het verschuldigde bedrag vooraf via storting op rekeningnummer BE 31 0689 0357 7255. Het boek wordt verstuurd na ontvangst van de betaling. Ik ben particulier. Ik betaal cash en neem het boek meteen mee. Ik bestel in naam van een bedrijf/organisatie: het boek wordt samen met de factuur verzonden. Leveradres Het leveradres is hetzelfde als het bovenstaande adres Het leveradres is anders dan het bovenstaande adres, ik vul alle gegevens ivm het leveradres hieronder in: Konsilo bvba sprl (Rue) Albert Stainierstraat 1 BE 0891 542 638 Twitter: (@konsilo)(@prevkronkels) B 3001 Leuven BE31 0689 0357 7255 preventiekronkels.wordpress.com
Inhoudsopgave Dankwoord 5 Voorwoord 11 Scope en doel van dit boek 13 Deel I MOEDER, WAAROM LEVEN WIJ? Over het hoe en waarom, de zin en onzin van veiligheidsmanagementsystemen 17 1 Wat zien bedrijven toch in veiligheidsmanagement - systemen? 18 Niets nieuws onder de zon? 18 Hoofddoel: beheersing van risico s 20 De weg naar beheersing: borgen en verbeteren 24 Wat kan ik aanvangen met zo n veiligheidsmanagementsysteem? 32 2 Zou je dat nu wel doen? 36 Wanneer je er beter niet aan begint 36 Toch begonnen? 10 manieren om onderweg verloren te lopen 38 Waarom het ook achteraf niet allemaal rozengeur en maneschijn is? 48
8 3 Wat zien bedrijven toch in certificatie? 51 Wat is certificatie? 51 Certificeren: waarom zouden we? 52 Certificaat = veilig bedrijf? 54 Hoeveel bedrijven zijn al gecertificeerd? 54 Hoe ver moeten we staan? 55 Offertes vragen 57 Hoe verloopt de certificatie 58 Wat te verwachten tijdens een externe audit 60 4 Als het dan toch moet: 4 trajecten om te komen tot een certificeerbaar veiligheidsmanagementsysteem 61 Welk model is voor mij mogelijk? 61 Het neem-je-tijd-model 63 Het recht-op-doel-model 65 Het kaas-met-gaten-model 67 Het don t-try-this@home-model 69 Deel II VOORUIT MET DE GEIT Systeembouw alle elementen van OHSAS 18001: 2007 uitgespit 71 Fiche 0 Gebruiksaanwijzing voor dit deel van het boek 73 Fiche 1 Wegwijzer naar een levend systeem 77 Fiche 2 Beleid 84 Fiche 3 Gevaren en risico s beoordelen 93 Fiche 4 Wettelijke en andere vereisten 111 Fiche 5 Doelstellingen en actieplannen 115 Fiche 6 Rollen, taken en middelen 124 Fiche 7 Competentie & bewustmaking 131 Fiche 8 Communicatie 138 Fiche 9 Participatie en overleg 143 Fiche 10 Documentatie 146 Fiche 11 Documentenbeheer 153 Fiche 12 Beheersing van de werkzaamheden 161 Fiche 13 Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties 168
Fiche 14 Prestatiemeting en monitoring 173 Fiche 15 Evaluatie van de wetgeving 178 Fiche 16 Ongevallen en incidenten 182 Fiche 17 Corrigerende en preventieve maatregelen 189 Fiche 18 Beheer van gegevens 195 Fiche 19 Interne audits 201 Fiche 20 Directiebeoordeling 210 9 DEEL III GLUREN BIJ DE BUREN Voorbeelden van documenten en werkwijzen 215 0. Inleiding 217 1. Systeembouw 218 2. Beleidsverklaring 223 3. Risicobeoordeling 225 4. Opvolging van wetgeving 231 5. Doelstellingen en zorgprogramma s 236 6. Verantwoorde lijk- heden en bevoegdheden 239 7. Opleidingen en competentie 242 8. Communicatie 246 9. Participatie en overleg 248 10. Documenteren 250 11. Documentbeheer 252 12. Beheersing van de werkzaamheden 254 13. Noodsituaties 258 14. Prestatiemetingen 259 15. Conformiteit met de wetgeving 260 16. Ongevallen onderzoek 266 17. Werken aan verbetering 271 18. Registraties 274
10 19. Interne audits 275 20. Directiebeoordeling 283 DEEL IV EN ZE LEEFDEN NOG LANG EN GELUKKIG Over de toekomst van (veiligheids)managementsystemen 287 De toekomst van managementsystemen: plug & play 291 OHSAS 18001 wordt (eindelijk) ISO-norm 291 Een kleine stap naar MVO? Dreaming allowed 294 Nawoord 297 Referenties 299 Voor de liefhebbers 303 Bijlage 1. Lexicon België-Nederland 303 Bijlage 2. Definities uit OHSAS vs de Belgische wetgeving 304 Bijlage 3. Afkortingen 311
Meer lezen? Bestel het volledige boek! Mijn keuze Ja, ik bestel het boek "Preventie. Hoe doe je dat? Klein handboek voor groots veiligheidsmanagement" aan de prijs van 48 euro (BTW in). Excl. Verzendingskosten (5,30 euro in België). Ik wil graag meerdere boeken bestellen, contacteer me voor een aangepaste offerte Noot: je kan het boek ook bestellen via http://www.chezkonsilo.org (klik op de banner bovenaan), of via de uitgever http://www.innipublishers.com/preventie-hoe-doe-jedat.html. Mijn facturatiegegevens Naam & voornaam: e-mailadres: Bedrijf: BTW-nummer: Adres: Betaling en levering Betaalwijze Ik ben particulier. Na aanvaarding van mijn bestelling (je krijgt een mail) betaal ik het verschuldigde bedrag vooraf via storting op rekeningnummer BE 31 0689 0357 7255. Het boek wordt verstuurd na ontvangst van de betaling. Ik ben particulier. Ik betaal cash en neem het boek meteen mee. Ik bestel in naam van een bedrijf/organisatie: het boek wordt samen met de factuur verzonden. Leveradres Het leveradres is hetzelfde als het bovenstaande adres Het leveradres is anders dan het bovenstaande adres, ik vul alle gegevens ivm het leveradres hieronder in: Konsilo bvba sprl (Rue) Albert Stainierstraat 1 BE 0891 542 638 Twitter: (@konsilo)(@prevkronkels) B 3001 Leuven BE31 0689 0357 7255 preventiekronkels.wordpress.com