Google Sites Handleiding
Inhoud Inleiding... 1 Handleiding... 2 Aanmaken Google Site... 2 Aanpassen uiterlijk Google Site... 3 Configureren Google Site... 3 Uitnodigen mede eigenaren, bijdragers en kijkers... 3 Opmaken menustructuur... 4 Sjabloon voor inrichting... 7 Plan van aanpak... 7 Projectdocumentatie... 7 Planning... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. In ontwikkeling... 7 Tips... 8
Inleiding Google Sites is een online toepassing die het maken van een teamwebsite even gemakkelijk maakt als het bewerken van een document. Met Google Sites kunnen mensen snel een grote hoeveelheid gegevens op één plaats verzamelen inclusief video's, agenda's, presentaties, bijlagen en tekst en deze gemakkelijk delen met een kleine groep, hun volledige bedrijf, de hele school of de hele wereld om deze te bekijken of bewerken. Dit is een concept handleiding, deze handleiding zal tijdens het in de praktijk brengen van Google sites in omvang en diepgang toenemen. 1
Handleiding In deze handleiding zal beschreven worden hoe men een Google site aan kan maken. Alle mogelijkheden van Google sites zullen aan bod komen. Aanmaken Google Site Om een Google site aan te maken gaat u naar http://sites.google.nl. Klik hier op aanmelden voor sites en vul de gevraagde gegevens in. Na het registreren kan er begonnen worden met het aanmaken van de Google site. Men wordt gevraag om onderstaande informatie in te vullen. Figuur 1 Aanmaken van Google Site Klik na het invullen van de informatie op site aanmaken. De site is nu aangemaakt. 2
Aanpassen uiterlijk Google Site De eerste stap op weg naar een mooi en goed platform voor samenwerking is het aanpassen van de huisstijl zodat deze goed past bij de organisatie. Ga naar de aangemaakte site en klik boven in beeld op Site instellingen en vervolgens op Uiterlijk wijzigen. Figuur 2 Uiterlijk Google site wijzigen Ik zal hier niet de opties voor het aanpassen van het uiterlijk niet doornemen. Dit omdat het naar mijn mening allemaal voor zich spreekt. Iets wat eigenlijk op al de producten van Google van toepassing is. Configureren Google Site Nu het uiterlijk van de site is aangepast kan men beginnen met het daadwerkelijk configureren van de site. Wat bedoel ik met configureren? 1. Uitnodigen mede eigenaren, bijdragers en kijkers. 2. Opmaken menustructuur. Uitnodigen mede eigenaren, bijdragers en kijkers Google Sites is bedoeld om samen te werken via het internet. Om daadwerkelijk samen te kunnen gaan werken moet men in Google sites leden uitnodigen. Onder deze leden zijn 3 gradaties te maken nl. 'Owners' [Eigenaren], 'Collaborators' [Bijdragers] en 'Viewers' [Kijkers]. 3
Eigenaren kunnen: andere eigenaren, bijdragers of kijkers uitnodigen sitethema's en opmaak wijzigen de naam van de site wijzigen de site verwijderen alles doen wat een bijdrager kan Bijdragers kunnen: pagina's maken, bewerken, verwijderen pagina's verplaatsen bijlagen toevoegen opmerkingen toevoegen pagina's toevoegen aan/verwijderen uit de zijbalknavigatie zich abonneren op sitewijzigingen en paginawijzigingen Kijkers kunnen: uitsluitend pagina s bekijken Deze gebruikersstructuur is voor een groot deel hetgeen dat Google sites zo geschikt maakt voor het online samenwerken aan bijv. projecten. Men kan deze gebruikers toevoegen door boven in beeld te klikken op Site instellingen en vervolgens op Deze site delen. Figuur 3 De site delen Hier kan men het email adres en het soort gebruiker definiëren en vervolgens diegene uitnodigen. Opmaken menustructuur Om de site overzichtelijk te maken is het mogelijk om een menustructuur aan te maken. Het menu is te zien als een aantal pagina s. Onder deze pagina s kan met weer nieuwe pagina s aanmaken waardoor er een boomstructuur ontstaat. 4
Er zijn een aantal verschillende pagina s (en dus menu items) die in Google sites aangemaakt kunnen worden namelijk : 1. Webpagina 2. Dashboard 3. Mededelingenpagina 4. Archiefpagina 5. Lijstpagina In onderstaand kader de uitleg die Google geeft over de mogelijkheden en eigenschappen van de verscheidene pagina s. Wat is een webpagina? Een Webpagina is een ongestructureerde pagina waarop u tekst, afbeeldingen en tabellen kunt plaatsen en waaraan u spreadsheets, presentaties, video's en meer kunt toevoegen. De Webpagina bevat standaard besturingselementen voor opmaak, zoals vet, cursief, onderstrepen, lettertypekeuze, tekstkleur en tekstmarkering. U kunt lijsten met opsommingstekens en genummerde lijsten maken en eenvoudig linken naar andere pagina's binnen uw site. Onder aan de pagina kunt u documenten toevoegen vanaf uw vaste schijf en u kunt andere bijdragers aan de site toestaan op uw pagina's te reageren. Omdat Google Sites is gebouwd op een wiki basis, worden alle versies van uw document opgeslagen. Dit betekent dat u altijd terug kunt gaan naar eerdere versies van het document en wijzigingen tussen verschillende versies kunt vergelijken. Abonnee's van de pagina ontvangen een bericht wanneer de pagina is bijgewerkt. Wat is een Dashboard? Een Dashboardpagina is een uit twee kolommen bestaande Webpagina met vier placeholder gadgets waarmee het gemakkelijk is een informatieoverzicht te maken. U kunt een Dashboardpagina maken met behulp van een Webpagina door de lay out te wijzigen in twee kolommen en gadgets aan de pagina toe te voegen. Wat is een mededelingenpagina? Een Mededelingenpagina is een pagina die door een individu of groep gemakkelijk kan worden gebruikt voor het plaatsen van chronologische informatie, zoals nieuws, statusupdates of opmerkelijke evenementen. De pagina kan worden gebruikt voor het plaatsen van bedrijfsberichten of projectupdates, het aankondigen van nieuwe versies, het plaatsen van interessante links van internet, als een gewone blog en meer. Pagina abonnees worden op de hoogte gehouden van nieuwe berichten en updates van bestaande berichten. Wat is een Archiefpagina? Met een Archiefpagina kunt u documenten die op uw vaste schijf staan beheren en ze in mappen ordenen. U kunt hiermee veelgebruikte documenten op één plek ordenen. Van uw documenten wordt versiegeschiedenis opgeslagen, zodat u altijd terug kunt gaan naar een eerdere versie. Pagina abonnees worden op de hoogte gehouden van nieuwe bestanden, bijgewerkte bestanden en verwijderde bestanden. 5
Wat is een Lijstpagina? Met Lijstpagina's kunt u moeiteloos informatielijsten bijhouden. U kunt kiezen uit een lijst van sjablonen of uw eigen aangepaste kolommen configureren. Items kunnen eenvoudig worden toegevoegd, bijgewerkt en verwijderd. Pagina abonnees worden op de hoogte gehouden van toevoegingen, verwijderingen en updates. Men maakt een pagina door linksboven te klikken op + Nieuwe pagina aanmaken. Vervolgens kan men kiezen voor een van de verschillende pagina s. Figuur 4 Nieuwe pagina toevoegen Tevens kan men kiezen op welk niveau de pagina geplaatst dient te worden, dit om de gewenste overzichtelijke boomstructuur te creëren. 6
Sjabloon voor inrichting Google Sites is zoals besproken compleet in te richten naar de wensen van de eigenaar. Om toch enige structuur te bieden aan de manier waarop men de sites en dus de projecten inricht, willen we de eigenaren een standaard sjabloon voor de inrichting van de site geven. Men is natuurlijk vrij om de site verder in te delen naar eigen smaak. Men moet in ieder geval de volgende onderdelen op de site hebben : 1. Plan van aanpak 2. Projectdocumentatie 3. Agenda 4. In ontwikkeling Plan van aanpak Dit item dient aangemaakt te worden als een webpagina met als titel plan van aanpak. Tevens is het gewenst dat er korte omschrijving van het project wordt gegeven. Als bijlage kan men vervolgens het plan van aanpak zelf toevoegen (document). Ideaal van Google sites bij dezen is het versiebeheer. Dit zorgt ervoor dat er een geschiedenis ontstaat, en men indien gewenst later kan terugkijken bij eerdere versies van het plan van aanpak. Een vereiste voor versiebeheer is echter dat het document dat wordt geupload dezelfde naam heeft als de eerdere versie. Projectdocumentatie Onder projectdocumentatie vallen alle afgeronde documenten met betrekking tot het project. De pagina van projectdocumentatie dient een archiefpagina te zijn (bestanden). In een dergelijke pagina kan men mappen aanmaken en documenten in de mappen plaatsen. Ook voor dit onderdeel geld weer dat er gebruik kan worden gemaakt van versiebeheer. Agenda Om de agenda voor iedereen in het project beschikbaar te maken dient men een pagina aan te maken als een webpagina. Hier kan de eigenaar een Google agenda invoegen welke vervolgens door iedereen bekeken kan worden. Wanneer de eigenaar deze agenda aanpast zullen deze wijzigingen automatisch ook te zien zijn op de Google Site. Hoe men een agenda via Google aan kan maken is te vinden in het document Google_Calendar_Handleiding.doc In ontwikkeling Onder in ontwikkeling vallen alle documenten met betrekking tot het project die nog niet afgerond, en dus niet in projectdocumentatie staan. De pagina van in ontwikkeling dient een archiefpagina te 7
zijn. In een dergelijke pagina kan men net als bij projectdocumentatie mappen aanmaken en documenten in de mappen plaatsen. Natuurlijk is versiebeheer hier ook van toepassing. Tips Tips voor derden ontstaan tijdens het gebruik. Dit is de reden waarom wij Google Sites in de praktijk gaan brengen. Wij verwachten in de definitieve versie van dit verslag een aantal handige tips te hebben voor toekomstige gebruikers. Voor alle vragen met betrekking tot Google Sites kan men natuurlijk ook terecht op de help pagina van Google Sites hier staan alle functies en mogelijkheden van Google site duidelijk beschreven. Men kan bij de help pagina komen door te navigeren naar http://sites.google.com/support/. 8