Referentiearchitectuur

Referentiearchitectuur Dit werk valt onder een CCL licentie.0 Nederland. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/.0/nl/ Naamsvermelding: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie NietCommercieel Gelijkdelen. Versie 1. 1 /

Documenthistorie Colofon Auteur Status Projectbureau SGGV ondernemingsdossier Definitief Project Datum ondernemingsdossier juli 0 Organisatie Rubricering SGGV Openbaar Titel Redactieteam R.F. Gooszen EMIM Dr.ir. W.J.C. Bakkeren J. Rasser Onderstaande experts hebben door deelname aan de marktconsultatie in 0 een actieve bijdrage geleverd in de totstandkoming van de referentiearchitectuur versie 1.0 E. vd Maas M. Pijpelink J. Baarda E-J Couperus R. Streekstra J. Verbeek M. van Rijk A. Vermeulen A. Cnossen J. Kleijn E. Berends W. Engbers V. van der Lelij T. Ten Cate W. Van Stokkum J.P.M. Van der Meer R.H.W. Scherrenburg M.W.J. Van Zuijlen R. Van Oostrom A. Brienen R. Hurkmans J. Campschoer J. de Vries B. Koster M. Van der Ven R. Duivenvoorde Afstemming Onderstaande organisaties zijn geconsulteerd bij de totstandkoming van de referentiearchitectuur 1.0. VNO/NCW en MKB Nederland Vereniging Nederlandse Gemeenten en KING Regiegroep regeldruk Bureau inspectieraad Programma e-inspecties Programma e-herkenning voor bedrijven Programma Antwoord voor bedrijven Branchevereniging NRK Koninklijke Horeca Nederland Forum Standaardisatie Ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie Programma LEGIS Versie 1. /

Historie Datum Versie Wijziging Status Verwerkt door 0-01-0 0.1 eerste opzet concept Gooszen -0-0 0. verwerken consultatie werkgroepen concept Gooszen 1-0-0 0. verwerken werkgroep maart en ontwikkelingen PvA ondernemingsdossier concept Gooszen -0-0 0. diverse wijzigingen concept Gooszen/Bakkeren -0-0 0. diverse wijzigingen concept Gooszen/Bakkeren 1-0-0 0. diverse wijzigingen concept Gooszen/Bakkeren -0-0 0. diverse wijzigingen concept Gooszen/Bakkeren -0-0 0.0 diverse wijzigingen concept Gooszen/Bakkeren -0-0 0. ervaringen horeca digitaal en interne toets concept Gooszen/Bakkeren 0-0-0 1.0 Aangepast domeinmodel, en overwegingen toegevoegd def concept Gooszen -0-0 1.0 inzichten PvE ondernemingsdossier-basis verwerkt definitief 1--0 1.1 domeinmodel aangepast en koppelvlakken concept Gooszen 01-01-0 1. voortschrijdend inzicht Q 0 verwerkt concept Gooszen 01-0-0 1. Aanpassing huisstijl, NTA verwijzing, voortschrijdend inzicht domeinmodel, eherkenning, digitale agenda.nl concept Gooszen 01-0-0 1. redactionele wijzigingen EL&I definitief Gooszen Gooszen/Bakkeren Distributielijst Datum Distributie Presentatie Versie 0-01-0 Deelnemers werkgroepen 0.1 01-0-0 Deelnemers werkgroepen 0. 1-0-0 SGGV intern 0. -0-0 EL&I 0. -0-0 Sggv Intern 0. -0-0 Sggv team ondernemingsdossier 1.0 concept 01-0-0 Sggv team ondernemingsdossier en extern 1.0 definitief 1--0 Koploperbranches 1.1 01-01-0 SGGV intern 1. 01-0-0 NTA deelnemers en EL&I voor publicatie 1. 01-0-0 Publicatie op sggv.nl 1. definitief Disclaimer Deze publicatie is met zorg samengesteld maar aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Referten Digitale Agenda.nl, kamerstukken II, 0-0,1-1 Visiedocument ondernemingsdossier december 0 NEN NTA nr 00 delen 1- Versie 1. /

Inhoud Voorwoord... 1 Inleiding... 1.1 Doel van dit document... 1. Doelgroep en leeswijzer... 1..1 Voor wie is dit document geschreven?... 1.. Leeswijzer... 1. Bij versie 1. van de referentiearchitectuur... 1. Beheer van dit document... 1. Architectuurbeschrijvingsmodel... 1. Terminologie en Typografie... 1 1..1 Terminologie... 1 1.. Typografie... 1 Begripsdefinities en afkortingen... 1 Aanleiding en context... 1.1 Aanleiding... 1. Streefbeeld : het ondernemingsdossier-concept... 0. Overwegingen bij de toepassing van het ondernemingsdossier-concept.... Doelstelling van het ondernemingsdossier-concept.... Kosten en baten.....1 Voor de onderneming..... Voor de Overheden.... Verantwoordelijkheidverdeling.... Van nu naar het streefbeeld: groeiscenario ondernemingsdossier.....1 Koploperbranches..... Groei van een ondernemingsdossier... 0. Het ondernemingsdossier in zijn omgeving... 1..1 eherkenning... 1.. Eigen administratiesystemen en ondernemingsdossier..... Omgevingsvergunningen (inclusief AIM en milieumelding)..... "LNV Loket" van Dienst Regelingen..... Tendernet en het eloket van Agentschap NL..... Belastingdienst en SUWI keten..... Antwoord voor bedrijven en Ondernemersplatform..... Berichtenbox bedrijven en Digipoort als communicatie-infrastructuur..... Toezicht: Inspectieview, Digikoppeling, SUWINET..... Basisregistraties.... Beheer en financiering van een ondernemingsdossier-toepassing.... Juridische aspecten, eigenaarschap en aansprakelijkheid... Ondernemingsdossier-concept uitgangspunten en leidende ontwerpprincipes....1 Uitgangspunten en resulterende Randvoorwaarden.... Leidende ontwerpprincipes... Procesmodel, Domeinmodel en afsprakenstelsel ondernemingsdossier... 0.1 Procesmodel... 0.1.1 Procesmodel en rollen... 0.1. Deelproces regels afleiden....1. Deelproces toestemming verkrijgen....1. Deelproces Toezicht ondergaan... Versie 1. /

. Domeinmodel ondernemingsdossier-concept.....1 Wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerp..... Thema, regeling en bestuursorgaan..... Wettelijke eis en maatregel..... Nalevingsactie, nalevingsresultaat en bestuurlijke uitspraak.... Ondernemingsdossier-afsprakenstelsel... 1. Koppelvlakken en onderdelen... Ondernemingsdossier-regelhulp....1 Werking.... Ontwerpprincipes regelhulp.... Semantiek en syntax.... Functionele componenten van het onderdeel.... Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel... Ondernemingsdossier Aanvraag....1 Werking.... Principes.... Semantiek en syntax... 1. Functionele Componenten van het onderdeel... 1. Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel... 1 Ondernemingsdossier toezicht....1 Werking.... Principes.... Semantiek en syntax.... Functionele componenten van het onderdeel.... Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel... Ondernemingsdossier kernonderdeel....1 Werking.... Principes.... Semantiek en syntax ondernemingsdossier-inhoud.... Functionele Componenten van het kernonderdeel.....1 Gebruikersinterface..... Autorisatiemodule en eherkenning..... Gegevens- en documentenbeheer..... Gegevensuitwisseling/communicatiemodule..... Bepalen en bewaken van nalevingsacties.... Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel.... Algemene eisen voor een ondernemingsdossier-toepassing... Bijlagen....1 Overzicht van randvoorwaarden en ontwerpprincipes.... Autorisatiebeheer in het ondernemingsdossier.....1 Autorisatiebeheer intern..... Autorisatiebeheer in eherkenning.... Ondernemingsdossier-toepassing realiseren.... Overwegingendocument ondernemingsdossier.....1 Overwegingen uit de marktconsultatie 0..... Overwegingen bij internationale ontwikkelingen..... Overwegingen voor realiseren van alleen deelfunctionaliteit van de ondernemingsdossier-toepassing... Versie 1. /

.. Overweging ondernemingsdossier regelhulp als samenspel van alle stakeholders... 0. Template voor wijzigingsvoorstellen.... Handreiking Beheermodel.... Ondernemingsdossier domeinmodel en autorisatiemodel... Versie 1. /

Voorwoord Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is wet- en regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. De uitgebreide informatieverplichtingen zorgen voor de nodige ergernis en kosten veel tijd. Het Ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Om eenmalige gegevensaanlevering te kunnen realiseren is ketenomkering noodzakelijk. Dit sluit aan bij het advies van de Commissie Regeldruk Bedrijven (de Commissie Wientjes ) van mei 00 om regeldruk aan te pakken via de zogenaamde ketenomkering; de overheid sluit bij de digitale gegevensuitvraag aan op de primaire processen en de gegevens van bedrijven in hun administratie. De Commissie Wientjes heeft aangegeven dat het Ondernemingsdossier hiervan een goede uitwerking is en dat het Ondernemingsdossier met kwalitatief hoogwaardige en actuele informatie een stimulans zal zijn voor het efficiënter en effectiever organiseren van toezicht. Deze referentiearchitectuur is een onderdeel van de aanpak voor het Ondernemingsdossier. Die aanpak is het resultaat van de samenwerking tussen bedrijfsleven en overheid, ondersteund door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie (EL&I). De referentiearchitectuur geeft samen met de standaarden (NEN) voor de aansluiting op de omgeving en het programma van eisen invulling aan het Ondernemingsdossier, zoals opgenomen in de actielijn van de Digitale Agenda.nl "meer ruimte voor ondernemers om slimmer te werken". Het is een manier om regie te kunnen voeren op de invulling van het ondernemingsdossierconcept en de afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek met een ondernemingsdossier-toepassing. In 0 is na een intensieve periode van consultatie en samenwerking met vele betrokken partijen een eerste versie van de referentiearchitectuur Ondernemingsdossier opgesteld. Vervolgens is een programma van eisen geschreven waaraan een ondernemingsdossiertoepassing moet voldoen in lijn met de referentiearchitectuur. Tenslotte is in 0, volgens een proces van het NEN, samen met de betrokken partijen de formele aansluitstandaard vastgesteld. Deze referentiearchitectuur vormt zo het uitgangspunt en het toetsingskader bij het maken van het detailontwerp van een ondernemingsdossier-toepassing voor een specifieke doelgroep. Dit document geeft daarmee richting voor de realisatie van het ondernemingsdossierconcept op een zodanige manier dat sprake is van samenhang met bestaande voorzieningen en een ontwikkeling die convergeert. Hiervoor bevat het document: Versie 1. /

Een eenduidige beschrijving van het ondernemingsdossier-concept en bijbehorende begrippen Uitgangspunten en (inrichtings)principes voor de implementatie van het ondernemingsdossier-concept Generieke functionaliteiten en verwijzing naar NEN standaarden voor elke ondernemingsdossier-toepassing. Een opsomming van de keuzen die nog gemaakt moeten worden bij het ontwerp van een specifieke ondernemingsdossier-toepassing (voor een branche cq. Wetsdomein) Voor de zelfstandige leesbaarheid van dit document is in hoofdstuk een korte samenvatting van de context beschreven. Dit is gedaan om de lezer beeld te geven bij de omgeving waarin het concept tot wasdom kan komen. Dit document is niet het eindpunt maar het begin van verdere ontwikkeling. De status van het document is dat deze versie voldoende draagvlak heeft bij de betrokken belanghebbenden om als referentie te kunnen dienen voor de komende tijd van implementatie. Deze versie zal na ervaringen met de eerste implementaties van het ondernemingsdossier in 01 worden aangevuld en verbeterd. Het legt zo steeds de kennis vast die op dat moment is opgedaan en kan dienen voor volgende implementaties. Zowel bedrijfsleven als overheden zijn betrokken bij en verantwoordelijk voor de totstandkoming en het onderhoud van de afspraken over de invulling van het ondernemingsdossier-concept, uitgangspunten voor de implementatie en generieke functionaliteiten zoals deze in de Referentiearchitectuur worden beschreven. Het ministerie van EL&I ondersteunt in de beginfase de ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept en de uitrol hiervan, onder andere via procesbegeleiding. Ik nodig de lezer dan ook uit om in dialoog met het projectbureau verbeteringen aan te dragen. Mark Brugman Programmamanager. Versie 1. /

1 Inleiding 1.1 Doel van dit document 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Het is voor de ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept tot werkende ondernemingsdossier-toepassingen van groot belang een uniform beeld van het ondernemingsdossier-concept te beschrijven. Om daarnaast te voorkomen dat bij iedere ontwikkeling van een ondernemingsdossiertoepassing opnieuw het wiel moet worden uitgevonden en te borgen dat de ontwikkeling past in de omgeving van bestaande toepassingen is de totstandkoming van een afsprakenstelsel gewenst op basis waarvan processen en bijbehorende ICT-toepassingen op elkaar aansluiten. Door een ondernemingsdossier-toepassing te implementeren die voldoet aan het afsprakenstelsel is zeker gesteld dat een set van afspraken wordt gevolgd die al zijn gemaakt, dat hergebruik mogelijk is van eerder gebouwde onderdelen, sluit de ondernemingsdossiertoepassing aan op de IT-toepassingen van overheid en bedrijf die al bestaan en hoeft er minder uitzoekwerk te worden gedaan voordat met het ontwerp en de bouw kan worden begonnen. Een referentiearchitectuur is een manier om het ondernemingsdossier-concept en de afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek te beschrijven op generiek niveau. Een referentiearchitectuur vormt het uitgangspunt bij het maken van het detailontwerp van een ondernemingsdossier-toepassing voor een specifieke doelgroep. Daarnaast is de referentiearchitectuur een communicatiehulpmiddel in de dialoog en afstemming met alle betrokken partijen. De referentiearchitectuur richt zich op de modelmatige generieke beschrijving van WAT het ondernemingsdossier-concept en een ondernemingsdossier-toepassing functioneel is (het beschrijvende deel) en HOE de koppelvlakken tussen ondernemingsdossier-toepassing, bedrijfssystemen en overheidstoepassingen eruit zien (NEN NTA norm). De referentiearchitectuur beschrijft een streefbeeld en doet geen uitspraken over de inrichting (het WAARMEE) van de functionaliteiten zelf en geeft hooguit mogelijke scenario's aan. Binnen de diverse implementaties van het ondernemingsdossier-concept kan een zekere variëteit aan systeemarchitecturen en systeeminvullingen worden toegepast. Dit is een eigen verantwoordelijkheid van aanbieder/afnemer van een ondernemingsdossiertoepassing. Vergelijk dit met een bestemmingsplan waarin bepaalde keuzes al zijn gemaakt maar de invulling nog vrijheden heeft. De ontwerper gaat op basis van het bestemmingsplan de specifieke vraag van de opdrachtgever nader invullen binnen de kaders van het bestemmingsplan en rekening houdend met de stand van de techniek van dat moment. In dit document zijn ook de aanleiding en context beschreven van hoe het ondernemingsdossier-concept tot stand gekomen is en welke uitgangspunten ten grondslag liggen aan het concept. Dit is overgenomen uit het visiedocument ondernemingsdossier zodat dit document zelfstandig leesbaar is. Versie 1. /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 1. Doelgroep en leeswijzer 1..1 Voor wie is dit document geschreven? Dit document richt zich primair op de inhoudelijke deskundige (business analist, architect, ontwerper etc) die de implementatie van een specifieke ondernemingsdossier-toepassing gaat voorbereiden en begeleiden. Het document geeft inzicht in het ondernemingsdossier-concept en de daarmee samenhangende begrippen, modellen en componenten en de koppelvlakken met de elementen die wel onderdeel zijn van het ondernemingsdossier-concept maar niet altijd onderdeel zijn van de te bouwen ondernemingsdossier-toepassing zelf. Daarnaast helpt het document om samen met alle stakeholders te komen tot : Inventarisatie van wensen en behoeften; Besluitvorming over de te kiezen oplossingsrichting en inrichting; Samenwerking voor een beter resultaat Een eenduidig beeld van het ondernemingsdossier 1.. Leeswijzer Dit hoofdstuk benoemt doel en doelgroep van het document en de conventies over de structuur. Hoofdstuk licht de belangrijkste begrippen toe die een rol spelen bij het ondernemingsdossier-concept en deze referentiearchitectuur. Daarmee is een gemeenschappelijke taal gedefinieerd. Hoofdstuk beschrijft kort de aanleiding en context zoals die ook in het visiedocument staan beschreven en hoofdstuk richt zich op de randvoorwaarden om een ondernemingsdossiertoepassing succesvol te implementeren en de resulterende leidende ontwerpprincipes. In hoofdstuk wordt de essentie van het ondernemingsdossier-concept vertaald naar een procesmodel, een domeinmodel en wordt beschreven uit welke hoofdonderdelen een ondernemingsdossier-toepassing bestaat en welke koppelvlaken in het kader van een ondernemingsdossier-toepassing nodig zijn. In de hoofdstukken t/m worden deze onderdelen en koppelvlakken verder uitgewerkt naar de beoogde werking voor het onderdeel, de ontwerpprincipes voor het onderdeel, de bijbehorende functionele componenten en koppelvlakken en benodigde semantische afspraken. Hierbij wordt verwezen naar de geformaliseerde NEN norm voor het ondernemingsdossier. Vervolgens wordt afgesloten met een aantal bijlagen. Voor lezers die alleen een globaal inzicht willen in het ondernemingsdossier-concept en de belangrijkste uitgangspunten is lezing van hst, en voldoende. Voor lezers die een ondernemingsdossier-toepassing willen ontwerpen en implementeren is het hele document verplichte kost. Versie 1. /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 1. Bij versie 1. van de referentiearchitectuur In de Digitale Agenda is als actielijn opgenomen dat vanaf het vierde kwartaal 0 het Ondernemingsdossier wordt ingevoerd in de horeca, recreatie en rubber- en kunststofindustrie. De referentiearchitectuur geeft samen met de standaarden (NEN) voor de aansluiting op de omgeving en het programma van eisen invulling aan de actielijn in de digitale agenda.nl "meer ruimte voor ondernemers om slimmer te werken". Dit document is gebaseerd op de kennis van augustus 0 en de afstemming met alle betrokken partijen tot dat moment. Het is een vertrekpunt om mee aan de slag te gaan in het kader van de Digitale Agenda.nl. In het document zijn de uitkomsten van de marktconsultatie met ICT leveranciers in 0 verwerkt en van het NEN traject om te komen tot enkele standaarden in 0. Het document is gebruikt bij het opstellen van een programma van eisen voor een basis ondernemingsdossier-toepassing. Daarnaast wordt het document nu gedeeld met alle belanghebbenden om het begrip en draagvlak van het concept te vergroten. De beschrijvingen van de koppelvlakken die onder regie van het NEN met marktpartijen tot stand zijn gebracht (zogenaamde NTA's (Nederlandse Technische Afspraak)) zijn als toevoeging op de referentiearchitectuur beschikbaar bij NEN. De referentiearchitectuur is een levend document. Nieuwe inzichten en ervaringen bij de implementatie kunnen aanleiding zijn voor een herziening. In 01 is in elk geval een herziening gepland die de geleerde lessen en eerste ervaringen met implementatie bevat. Bij de totstandkoming van dit document is ook gekeken naar ontwikkelingen buiten Nederland en of daaruit lessen zijn te trekken. In de bijlage.. Overwegingen is aangegeven welke ontwikkelingen zijn gesignaleerd en hoe die zijn beoordeeld op relevantie voor het ondernemingsdossier. 1. Beheer van dit document Deze referentiearchitectuur is momenteel in beheer bij het projectbureau ondernemingsdossier binnen het programma Sggv. Aan de hand van de ervaringen bij de uitvoering en de eerste ervaringen met de ontwikkeling van een ondernemingsdossier-toepassing zal het document verder worden verfijnd en gevalideerd. Een moment daarvoor is begin 01. Na overdracht aan een nog te kiezen beheerpartij zal een releasekalender worden vastgesteld. Voor het doen van wijzigingsvoorstellen is het sjabloon van bijlage. beschikbaar. 1. Architectuurbeschrijvingsmodel Het vertrekpunt is de beoogde werking van het ondernemingsdossier-concept zoals beschreven in de paragraaf.. Daaruit is eerst een domeinmodel en hoofdprocesmodel afgeleid en beschreven dat resulteert in het kunnen aanduiden van een aantal te onderscheiden onderdelen en koppelvlakken van een ondernemingsdossier-toepassing. Deze onderdelen zijn op hun beurt nader uitgewerkt en beschreven met een architectuurmodel dat de minimale versie en de te bereiken streefsituatie weergeeft. Versie 1. /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 Voor de uitwerking van de onderdelen is gekozen uit te gaan van een eenvoudig model, dat aansluit bij gangbare en praktische beschrijvingsmethodieken voor architectuur. Per onderdeel worden de relevante principes genoemd, vervolgens wordt afgeleid welke componenten (of functionaliteiten) nodig zijn en hiervan worden de koppelvlakken beschreven. 1. Terminologie en Typografie 1..1 Terminologie Hoewel deze referentiearchitectuur geen specificatie is in de zin van de RFC moeten de woorden geschreven in hoofdletters vanaf hoofdstuk MOET, MAG NIET, ZOU MOETEN, ZOU NIET MOETEN, en MAG worden geïnterpreteerd gelijk aan hun Engelstalige equivalenten ( MUST","MUST NOT / SHALL NOT", "SHOULD","SHOULD NOT", and "MAY") als beschreven in RFC ( http://www.ietf.org/rfc/rfc.txt ). De betekenis van deze woorden is: MOET: een absolute vereiste MAG NIET: een absoluut verbod ZOU MOETEN: sterke wens, tenzij er valide reden is in specifiek geval af te wijken ZOU NIET MOETEN: ongewenst, tenzij er valide reden is om het in specifiek geval toe te laten MAG: een vrije keuze, een optie 1.. Typografie De woorden MOET, MAG NIET, ZOU MOETEN, ZOU NIET MOETEN, en MAG worden altijd in hoofdletters genoteerd. Alle begrippen die zijn opgenomen in de begrippenlijst worden vanaf hoofdstuk onderstreept genoteerd. Verwijzingen naar andere documenten (URL) worden in blauw onderstreept genoteerd. Voorbeelden worden in een kader genoteerd. Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Begripsdefinities en afkortingen Voor een goed begrip van de volgende hoofdstukken is het van belang een eenduidig begrippenkader te hanteren. Er is een belangrijk onderscheid tussen algemeen aanvaarde begrippen (externe bron) en begrippen die alleen in de context van een ondernemingsdossier een bepaalde betekenis hebben en in dit document worden gedefinieerd. De laatsten worden in dit document onderstreept genoteerd. Van de algemeen aanvaarde begrippen is de bron genoemd. De begrippen worden hierna beschreven in de vorm van een definitie en een toelichting. Een synoniem is tussen [ ] haken gezet. Een bronvermelding tussen ( ) haken --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Aanvraag (AWB art 1:) = het verzoek van een belanghebbende een besluit te nemen. In het kader van het ondernemingsdossier concept is de belanghebbende de onderneming of zijn gemachtigde. Het besluit (beschikking van een bestuursorgaan) gaat om toestemming of ontheffing voor bepaalde bedrijfsactiviteiten. Het verzoek bevat tevens de door het bestuursorgaan gevraagde informatie om het besluit te kunnen nemen (indieningsvereisten). Het initiatief voor een aanvraag ligt bij de onderneming. Als een aanvraag met de ondernemingsdossier-toepassing wordt gedaan is dat een type ondernemingsdossier-transactie Het besluit dat volgt op de aanvraag wordt gezien als een nalevingsresultaat. Administratieve last (ACTAL) = de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen uit de regelgeving. Administratieve last is een onderdeel van de regeldruk en omvat verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Voorbeelden van informatieverplichtingen zijn het verplicht bijhouden van een mestboekhouding, het aanvragen van een bouwvergunning, het rapporteren over de uitkomst van emissiemetingen en het tonen van diploma s. Het betalen van leges wordt niet tot informatieverplichtingen gerekend. Autorisatielabel = kenmerk van ondernemingsdossier inhoud waarmee toegang tot die inhoud wordt bepaald. Naast de autorisatielabels "openbaar" en "intern" worden labels gekozen die passen bij de gekozen thema's. Bedrijfsgebeurtenis [life event] = een verandering die betrekking heeft op een bedrijfsonderwerp. Een bedrijfsgebeurtenis kan aanleiding zijn om opnieuw regelhulp te doorlopen en tot nieuwe maatregelen te komen. Bedrijfsonderwerp [bedrijfsprofielelement]= een voorkomen (exemplaar) van een wettelijk onderwerp binnen de onderneming waarover in een ondernemingsdossier gegevens worden vastgelegd. Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Er zijn twee typen bedrijfsonderwerpen te onderkennen: bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Bedrijfsactiviteit [activiteit] = Handelingen van de onderneming die als wettelijk onderwerp zijn benoemd. Bijvoorbeeld "café X uitbaten (horecabedrijf)" of "restaurant uitbaten (bereiden van voedingsmiddelen)". (Voor een clustering van samenhangende bedrijfsactiviteiten kan worden aangesloten bij de SBI http://www.kvk.nl/download/standaard%0bedrijfs%0indeling%0%sbi%%0 00%0_tcm-11.pdf ) Bedrijfsobject = Object (of subject (persoon)) van de onderneming dat als wettelijk onderwerp is benoemd. Bijvoorbeeld "Jan Jansen (in zijn rol van leidinggevende)", "dieselgenerator (stookinstallatie)". Komt ook vaak overeen met het object waarop in het kader van wet- en regelgeving toezicht gehouden dient te worden (het inspectieobject). Bedrijfsprofiel = de verzameling van wettelijke onderwerpen van een onderneming. Het bedrijfsprofiel geeft inzicht in de wetgeving die op de onderneming van toepassing is. Bestuursorgaan (AWB art 1:1) = een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed Bestuurlijke uitspraak = Beschikking, reactie of rapport van een bestuursorgaan op een nalevingsresultaat. Inspecteur = Een medewerker van een toezichthouder (organisatie) die namens die organisatie het toezicht uitoefent. Ketenomkering (brief MINEZ ET/IT/001 100) = de Overheid sluit bij de (digitale) gegevensuitvraag aan op de primaire processen en de gegevens van bedrijven in hun administratie. Locatie (NHR) = adres waar de maatschappelijke activiteiten van de onderneming plaatsvinden (adres van de vestiging). Maatregel = concrete invulling van een wettelijke eis. Het is de vertaling van een juridisch geformuleerde eis naar een concreet uitvoerbare maatregel om aan die eis te voldoen. De wetgever schrijft immers niet altijd concreet voor wat je moet doen. Om aan één wettelijke eis te voldoen zijn soms meerdere maatregelen nodig (en/en) of kan gekozen worden uit verschillende opties (of/of), de ondernemer of de branche moet dan een keuze maken. Een maatregel heeft altijd een relatie met een wettelijke eis en dus met een wettelijk onderwerp. Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Melding = verplichting om informatie over een bedrijfsonderwerp aan de overheid te melden. Het is een type ondernemingsdossier-transactie. Het verschil met een aanvraag is dat de overheid geen besluit neemt maar op basis van de verstrekte informatie eerst beoordeelt of actie noodzakelijk is (en bijvoorbeeld alsnog een aanvraag moet worden ingediend). Op de plicht om te melden kan toezicht worden gehouden. Het initiatief voor een melding ligt bij de onderneming. Nalevingsactie [taak] = De handeling die in een ondernemingsdossier-toepassing wordt gepland en bewaakt om aan een maatregel te voldoen en die een nalevingsresultaat oplevert. Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen (exemplaren van een wettelijk onderwerp) van toepassing. Afhankelijk van de maatregel is dan per bedrijfsonderwerp een nalevingsresultaat nodig of is de keuze om voor de groep een nalevingsactie te plannen. Bijvoorbeeld : maatregel <een opslagtank moet jaarlijks gekeurd worden> Een bedrijf heeft opslagtanks. De onderneming kiest ervoor om nalevingsacties te plannen om voor elke tank een keuringsrapport (nalevingsresultaat) op te laten maken. Nalevingsresultaat [bewijs] = de informatieve weerslag (een document) van het voldoen aan een maatregel. Voorbeelden van een nalevingsresultaat zijn; een verstrekte vergunning, een afgegeven certificaat, een ingevuld logboek of gegevensoverzicht, een veiligheidsplan, een melding etc. Ondernemingsdossier-concept [ondernemingsdossier] = een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen onderneming en overheden met als doel de regeldruk te verminderen. Het ondernemingsdossier wordt bezien vanuit de optiek van vergunningverlening, toezicht en handhaving maar ook subsidieverlening en subsidietoezicht vallen binnen het concept Het begrip omvat de beleidmatige uitgangspunten en vooronderstellingen die ten grondslag liggen aan het concept voor het ondernemingsdossier. Vergelijk dit met het begrip van "Openbaar vervoer". In dit document wordt voor de duidelijkheid als dat nodig is expliciet onderscheid gemaakt tussen het ondernemingsdossier-concept en de ondernemingsdossier-toepassing. Als het evident is over welk begrip wordt gesproken wordt volstaan met het begrip ondernemingsdossier. In dit document wordt het begrip ondernemingsdossier afgekort tot ONDS. Ondernemingsdossier-inhoud = Alle (gestructureerde en ongestructureerde) gegevens, documenten en de metagegevens daarover betreffende één onderneming die in een ondernemingsdossier-toepassing worden samengebracht. Vergelijk dit in het openbaar vervoer met de "reiziger". Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Ondernemingsdossier-toepassing [ondernemingsdossier] = de technische faciliteit die nodig is om het ondernemingsdossier-concept en de functionaliteiten voor een specifieke branche en benoemd wetsdomein in te vullen. Vergelijk dit met een toepassing als "taxi" in het openbaar vervoer. ondernemingsdossiertoepassing is te beschouwen als een klasse waarvan meerdere verschijningsvormen kunnen zijn. Vergelijk bij openbaar vervoer de klassen bus, trein, metro, taxi etc. Ondernemingsdossier-transactie = de (geformaliseerde) overdracht van een nalevingsresultaat aan de overheid middels de ondernemingsdossier-toepassing (volgens een uitwisselingsprotocol). Dit zal zijn in het kader van een aanvraag of melding. Regeldruk (programma regeldruk bedrijven 0-01) = de totale last die een onderneming ondervindt als gevolg van de regelgeving. Regeldruk omvat naast administratieve last, toezichtlast, last van gebrekkige dienstverlening en kosten voor verplichte maatregelen. De laatste zijn bijvoorbeeld kosten voor leges of een verplicht roetfilter. Regelhulp= toepassing in het ondernemingsdossier-concept die een onderneming geautomatiseerd ondersteunt bij het achterhalen en ontvangen van een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen, bijbehorende wettelijke eisen en de daarbij behorende maatregelen. Regelhulp is de geautomatiseerde vorm van compliance assistance. Handmatige compliance assistance zoals van Antwoord voor Bedrijven of een adviesorgaan valt er dus niet onder. Regelhulp als toepassing maakt geen deel uit van de ondernemingsdossier-toepassing maar werkt ermee samen. Regeling (Aanwijzingen voor de regelgeving )= omvat alle algemeen verbindende voorschriften, interne regelingen en beleidsregels. Feitelijk iedere vorm van formele regelgeving door de (decentrale) overheid; wetten, AmvB, decentrale regelgeving en dergelijke. In de context van het ondernemingsdossier wordt de term regeling opgerekt om ook eigen branche of bedrijfspecifieke regelgeving te omvatten. Wettelijke onderwerpen en wettelijke eisen kunnen dan ook worden gezien als onderwerpen en eisen in eender welk voorschrift of handboek. Snapshot = een verzameling nalevingsresultaten voor een bepaald tijdstip. Thema ([toezichtsgebied],[wetsdomein]) = Groepering van wettelijke onderwerpen De onderneming kan in het ondernemingsdossier vanuit het perspectief van een bepaald thema worden beschouwd. Het ondernemingsdossier bevat dus 1-n ondernemingsperspectieven (bijvoorbeeld brandveiligheid, voedselveiligheid, arbeidsomstandigheden, milieubescherming ). Dit valt niet perse samen met de groepering in de wet. Er kunnen Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 meerdere wetten bij een thema horen. Een thema is niet hetzelfde als een branche of sector. Middels een thema wordt de ondernemingsdossier-inhoud ingedeeld of gegroepeerd om overzicht te houden en om autorisaties aan te koppelen (autorisatielabel). Toezicht (Kaderstellende visie op toezicht, Tweede Kamer, vergaderjaar 000-001, 1, nr. 1)= Het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. In het kader van het ondernemingsdossier gaat het om een handeling of zaak van een onderneming (nalevingstoezicht). Dit i.t.t. uitvoeringstoezicht (op uitvoering van publieke taken) en interbestuurlijk toezicht (tussen overheden). Toezichthouder (AWB artikel : )[inspecteur] = een organisatie of persoon bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. In dit document gebruiken we toezichthouder om de organisatie aan te duiden en inspecteur om de natuurlijke persoon aan te duiden. In de AWB zijn de onderstaande bevoegdheden toegekend. Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden. Hij is bevoegd van de gegevens en bescheiden kopieën te maken. Indien het maken van kopieën niet ter plaatse kan geschieden, is hij bevoegd de gegevens en bescheiden voor dat doel voor korte tijd mee te nemen tegen een door hem af te geven schriftelijk bewijs. Bij de uitoefening van zijn taak draagt een toezichthouder een legitimatiebewijs bij zich, dat is uitgegeven door het bestuursorgaan onder verantwoordelijkheid waarvan de toezichthouder werkzaam is. Toezichtlast = onderdeel van de regeldruk dat te maken heeft met ondergaan van toezicht. Binnen de toezichtlast kan sprake zijn van administratieve last (als het gaat om informatieverplichtingen, vaak de kwantitatieve toezichtlast genoemd) en van gebrekkige dienstverlening (vaak aangeduid als de kwalitatieve toezichtlast). Vergunning (IVW) = verleende toestemming door een bestuursorgaan aan een bedrijf om activiteiten te verrichten, nadat toetsing heeft plaatsgevonden of aan de wettelijke eisen is voldaan. Vestiging (NHR) = gebouw of een complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van activiteiten van een onderneming plaatsvindt. De vestiging van een onderneming moet men opvatten als een (kleinste eenheid) bundeling van economische activiteiten op een locatie. Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 Wettelijke eis [eis of voorschrift] = een dwingende eis die van toepassing is op een wettelijk onderwerp. Wettelijk onderwerp= classificatie van een onderwerp in de werkelijkheid waarover een regeling uitspraken doet. Die uitspraken zijn in de vorm van één of meer wettelijke eisen. Een Wettelijke onderwerp definieert voor een bepaalde regeling een onderwerpsoort en heeft betrekking op één of meer bedrijfsonderwerpen van die soort maar heeft vaak een andere benaming waardoor eerst moet worden nagegaan welk bedrijfsonderwerpen precies worden bedoeld. Bijvoorbeeld: in de wet milieubeheer wordt gesproken over een stookinstallatie. Dit wettelijk onderwerp heeft betrekking op het bedrijfsonderwerp "CV ketel in gebouw 1", "de dieselgenerator in gebouw "en de "CV in gebouw ". Een wettelijk onderwerp kan ook als homoniem bestaan. Dezelfde benaming maar in verschillende regelingen met verschillende betekenis. Merk op dat met de gehanteerde brede definitie van regeling (ook een private regeling zoals een bedrijfseigen handboek) een wettelijk onderwerp ook een onderwerp kan zijn in een private regeling. Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Aanleiding en context.1 Aanleiding Ondernemers zijn op basis van wet- en regelgeving verplicht informatie aan te leveren aan de overheid. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om informatie voor het verkrijgen van vergunningen, meldingen aan een toezichthouder of het CBS maar ook om informatie over naleving van regelgeving op basis waarvan een inspectie toezicht uitoefent. Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is wet- en regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. Vaak sluit de wettekst niet aan bij de belevingswereld van de ondernemer en zijn bedrijf. De ondernemer moet ook nog vaak dezelfde informatie meerdere malen verstrekken omdat deze door de overheid niet bewaard of hergebruikt wordt of kan worden. En inspecties zijn nog onvoldoende afgestemd om de ondernemer te ontlasten. Het gevolg is dubbel werk, ergernis en inefficiëntie. De overheid neemt dit probleem serieus en werkt daarom met ondernemers aan vermindering van de regeldruk en de verbetering van de elektronische dienstverlening aan bedrijven. Ook het kabinet Rutte spreekt in het regeerakkoord de ambitie uit om met een faciliterend en stimulerend beleid de regeldruk voor bedrijven verder te laten dalen. Het ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Daarnaast sluit het concept aan op de ambitie van het Kabinet om bedrijven die over eigen kwaliteitssystemen beschikken en goed naleefgedrag laten zien minder zwaar met inspectiebezoeken te belasten (inspectievakantie). Door het toegankelijk maken van bedrijfseigen informatie vanuit het ondernemingsdossier kan een fysieke inspectie op locatie verschuiven naar een minder belastend regiem, zoals systeemtoezicht of inspectie op afstand. Om eenmalige gegevensaanlevering te kunnen realiseren is ketenomkering noodzakelijk. Dit sluit aan bij het advies van de Commissie Regeldruk Bedrijven (de Commissie Wientjes ) van mei 00 om regeldruk aan te pakken via de zogenaamde ketenomkering; Maak een fundamentele omslag in beleid, uitvoering en regelgeving door uit te gaan van de primaire processen en de gegevens in de administraties van bedrijven, werk van buiten naar binnen Versterk de regie op de omkering van de informatieketen en werk dit uit via concrete projecten De Commissie kleurt deze aanbeveling verder in met het voorstel om een aantal concrete projecten met ketenomkering en ketensamenwerking in regeldichte domeinen uit te voeren, waar bedrijven te maken hebben met een stapeling van wet- en regelgeving vanuit verschillende overheden. De Commissie denkt daarbij aan voorbeelden op het gebied van Transport, Voedsel en Waren, Milieu en Bedrijfsvoering (financiële verslaglegging). Versie 1. 1 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 In haar reactie op het advies van november 00 neemt de toenmalige staatssecretaris van Economische Zaken de omkering van de informatieketen als uitgangspunt over en pleit voor een intensieve samenwerking met het bedrijfsleven om deze verder vorm te geven. Tevens geeft het Kabinet aan dat dit uitgangspunt via een stap voor stap aanpak gerealiseerd moet worden: Vanwege de complexiteit van vraaggericht werken en ketenomkering en het grote aantal betrokken partijen staat het ministerie van EL&I een stap voor stap aanpak voor ogen gebaseerd op de realisatie van concrete voorbeeldprojecten en leermomenten voor alle betrokken partijen. Immers, de realisatie van het genoemde centrale principe in complexe ketens met overheidspartijen staat nog in de kinderschoenen en de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en overheden in ketens is veelal nog niet toereikend gedigitaliseerd en gestandaardiseerd In de Kabinetsreactie wordt een aantal voorbeelden genoemd van concrete uitwerkingen in sectoren en wordt het ondernemingsdossier als generiek dienstenconcept voor het bedrijfsleven geïntroduceerd. In een recent uitgebracht advies over ICT en Regeldruk (april 0) geeft de Commissie Wientjes aan dat zij verwacht dat het ondernemingsdossier een positieve bijdrage kan leveren aan de vermindering van regeldruk. De Commissie ziet uit naar invoering en opschaling van het Ondernemingsdossier naar meer sectoren waarvoor in elk geval een positieve businesscase aanwezig is. Het huidige kabinet sluit hierop aan door in de Digitale Agenda 0 als actielijn op te nemen dat vanaf het vierde kwartaal 0 het Ondernemingsdossier wordt ingevoerd in de horeca, recreatie en rubber- en kunststofindustrie en dat na evaluatie wordt besloten in hoeverre voor de periode 01 01 de aanpak wordt verbreed naar andere regeldichte (top)sectoren. Er start een verkenning naar mogelijkheden voor invoering van het ondernemingsdossier in topsectoren, zoals agrofood, tuinbouw en creatieve industrie.. Streefbeeld : het ondernemingsdossier-concept In deze referentiearchitectuur wordt het ondernemingsdossier-concept beschreven als streefbeeld voor de toekomst. Als gesproken wordt over het ondernemingsdossier-concept wordt hiermee verwezen naar de generieke uitgangspunten en modellen die aan het concept ten grondslag liggen en die in hoofdstuk en worden gedetailleerd. Daarnaast wordt gesproken over een ondernemingsdossier-toepassing (ook wel het dossier of ondernemingsdossier). Dit refereert aan de technische faciliteit die nodig is om het concept en de functionaliteiten voor een branche in te vullen. De ondernemingsdossier-toepassing wordt in de hoofdstukken t/m nader uitgewerkt Het ondernemingsdossier-concept steunt op: - Samenwerking tussen bedrijven en overheden gebaseerd op vertrouwen - Digitale gegevensuitwisseling op basis van overeengekomen standaarden ondersteund door een gebruiksvriendelijke ondernemingsdossier-toepassing - Regelhulp: slimme uitleg van wat ondernemer moet doen om regels na te leven Versie 1. 0 /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 Het ondernemingsdossier-concept vraagt om intensieve samenwerking tussen bedrijven en overheden. Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en de bereidheid om over de grenzen van de eigen organisatie en werkprocessen heen te kijken. Het ondernemingsdossierconcept geeft invulling aan de uitgangspunten van vernieuwing toezicht, te weten een omkering van toezicht uit wantrouwen naar vertrouwen (high trust), werken met risicoprofielen, betere afstemming tussen toezichthouders en minder fysieke controles. Daarbij zijn de uitgangspunten : Het integraal ondersteunen van de onderneming in zijn nalevingverplichtingen staat centraal en niet de regelgeving en naleving per bevoegd gezag. Ketenomkering; de overheid sluit bij het maken van wet- en regelgeving en de uitvraag van gegevens meer aan bij bedrijfsgegevens en bedrijfsbegrippen zodat een bedrijf de regels beter begrijpt en de gewenste gegevens gemakkelijker kan leveren vanuit de eigen bedrijfsadministratie. De onderneming kan eenvoudiger de toepasselijke regelgeving achterhalen en vereisten vastleggen door middel van een regelhulp en het voldoen aan de eisen bewaken. Efficiënte gegevensuitwisseling noodzaakt om de gehele keten in samenhang te bezien; vanaf het verkrijgen van informatie over de regelgeving naar het aanvragen van vergunningen/subsidies, het verkrijgen van toestemming tot en met toezicht. Hiertoe wordt een gedeeld dossier ingericht voor door de onderneming geautoriseerde deelnemers. Samenwerking tussen bedrijven en overheden gaat op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. De ondernemer stelt aan door hem geautoriseerde overheden informatie beschikbaar over het bedrijf op basis waarvan toezichthouders zich een beeld vormen van het voldoen aan de wettelijke eisen. De samenwerking tussen bedrijven en overheden moet voor beiden kostenvoordelen opleveren, bijvoorbeeld doordat de onderneming gegevens slechts één keer hoeft te overleggen en toezicht gerichter en meer op afstand gebeurt. Daarnaast spelen overwegingen als gemak, meer transparantie en kwaliteitsverbetering een belangrijke rol. In het ondernemingsdossier-concept gaat de digitale gegevensuitwisseling tussen ondernemers en overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen als volgt verlopen met gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing: 1- Op basis van de kennis over het bedrijf (het bedrijfsprofiel) kan de onderneming uit een externe bron een op haar toegesneden overzicht van wettelijke onderwerpen en eisen afleiden en de bijbehorende maatregelen en deze vastleggen in het ondernemingsdossier, idealiter door een aantal vragen te beantwoorden en het resultaat te bewaren, we noemen dit regelhulp gebruiken. - De onderneming plant vervolgens het voldoen aan deze maatregelen, bewaakt de uitvoering door middel van signaleringen en legt het bewijs vast in de ondernemingsdossiertoepassing. Zo verzamelt de onderneming nalevings-informatie, die mede uit de eigen administratiesystemen komt. - Door middel van actief aanbieden van die informatie (bijvoorbeeld bij een aanvraag) of toegang verlenen tot die informatie aan door de onderneming geautoriseerde Versie 1. 1 /

toezichthouder(s) (dossier inzien) maakt de onderneming zijn nalevingsresultaat eenvoudig beschikbaar aan de betrokken instanties. - Deze controleren de informatie, nemen hierop actie (een besluit) en melden de uitkomst aan de onderneming. Deze uitkomst kan bijvoorbeeld bestaan uit een onderzoeksrapport of een vergunning die wordt bewaard in de ondernemingsdossier-toepassing. Schematisch is dit proces als volgt weer te geven (het wordt in hst gedetailleerd): 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 Figuur 1. ondernemingsdossier-concept werking De Commissie Wientjes doet daarbij de volgende aanbeveling: Ontwikkel slimme digitale regelhulpen die overheidsregelgeving op een dusdanige manier uitleggen dat ze de ondernemer in staat stellen om sectorspecifieke regels na te leven (bijvoorbeeld de internetmodule voor het Activiteitenbesluit)". Digitale regelhulpen van de overheid dragen bij aan standaardisatie en duidelijkheid over de invulling van het Ondernemingsdossier voor een sector. Indien regelhulpen via de markt beschikbaar zijn (bijvoorbeeld branchemiddelen, zoals een arbo-catalogus), kan hierbij aangesloten worden. Regelhulp van een overheid heeft niet tot doel om ondernemers te adviseren. Regelhulp vertelt de ondernemer wat hij moet doen om de regels na te leven, niet hoe hij dit moet doen, dat blijft zijn eigen verantwoordelijkheid. Slimme regelhulpen dragen bij aan kostenbesparingen en betere naleving. Versie 1. /

1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1. Overwegingen bij de toepassing van het ondernemingsdossier-concept Het ondernemingsdossier-concept betekent niet dat er één centrale ondernemingsdossiertoepassing is. Gezien de verschillen in bedrijven en hun activiteiten en processen is er geen "one size fits all" ondernemingsdossier-toepassing. Het ondernemingsdossier-concept kan leiden tot verschillende verschijningsvormen van een ondernemingsdossier-toepassing, afhankelijk van de branche. Per ondernemingsdossier-toepassing zullen specifieke ketenafspraken moeten worden gemaakt die een nadere invulling zijn van het generieke concept. Wel zijn er generieke functionaliteiten te benoemen die bij het ondernemingsdossier-concept horen om de uitgangspunten in te vullen. Aan deze functionaliteiten is een ondernemingsdossier-toepassing te herkennen, ze worden in hoofdstuk en verder beschreven. Gebruik van een ondernemingsdossier is voorlopig vrijwillig. Ketenpartners, ondernemers en overheden, bepalen gezamenlijk of zij een ondernemingsdossier-toepassing als passende oplossing zien en implementeren die vervolgens. Deze vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid. Heldere afspraken over organisatie, verantwoordelijkheden en financiering zijn geboden. Er zullen voorlopig ondernemingen blijven die geen ondernemingsdossier-toepassing gebruiken. De verbeterde dienstverlening van de overheid wordt dus met een ondernemingsdossier niet minder belangrijk. Het verschil met een onderneming die ervoor kiest om wel een ondernemingsdossier-toepassing te gaan gebruiken is dat de onderneming zonder ondernemingsdossier afhankelijk is van het tempo van de overheid om de lasten te verlichten en de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast heeft een onderneming met een ondernemingsdossier een andere relatie met de toezichthouders die, bij een juist gebruik van het Ondernemingsdossier volgens de samenwerkingsafspraken, leidt tot minder toezichtslast. Alleen door de onderneming geautoriseerde deelnemers hebben, via internet, tijd- en plaatsonafhankelijk, toegang tot het ondernemingsdossier. Voor het functioneren van een ondernemingsdossier-toepassing is het dus niet nodig dat deelnemers op hetzelfde moment online zijn. Iedere deelnemer kan zo op elk moment en op elke locatie met een internetverbinding toegang krijgen tot de informatie in de ondernemingsdossier-toepassing. Dus ook via mobiele apparaten. Daarbij is het de onderneming die bepaalt welke informatie op welk moment beschikbaar is. De onderneming is altijd de schakel tussen de eigen administratie (de real-time informatie) en de ondernemingsdossier-inhoud (een snapshot). Voor een onderneming met meerdere vestigingen is het uitgangspunt dat per vestiging een subdossier wordt aangelegd omdat per vestiging een andere situatie en regelgeving (denk aan gemeenten) van toepassing kan zijn. Er is dan sprake van een algemeen deel in het ondernemingsdossier van die onderneming en onderdelen per vestiging. Binnen het ondernemingsdossier-concept wordt de ondernemingsdossier-toepassing gepositioneerd aan de private kant en dus niet als voorziening van de overheid (bijvoorbeeld bij Antwoord voor bedrijven). Dit is omdat een ondernemingsdossier-toepassing vraaggestuurd tot stand moet komen op basis van een business case, waarbij vooral de Versie 1. /

1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 onderneming zelf het uitgangspunt is. Ondanks de steeds uitgebreidere dienstverlening van de overheid is de eigen administratie rond nalevingsverplichtingen uiteindelijk een verantwoordelijkheid van de onderneming zelf. De ondernemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de gegevens en bepaalt welke overheidsorganisatie toegang heeft tot welke gegevens De overheid blijft zelf verantwoordelijk voor de informatie die ze over een onderneming wil vastleggen en de voorzieningen die ze daarvoor inricht. Positionering aan de private kant zorgt er ook voor dat sommige eisen die wel gesteld worden aan voorzieningen van de overheid niet van kracht zijn hetgeen meer vrijheid in de realisatie geeft. Achterhalen van de van toepassing zijnde wettelijke eisen en maatregelen wordt in het ondernemingsdossier-concept ondersteund met een aparte regelhulp die buiten de ondernemingsdossier-toepassing functioneert. Dit is gedaan omdat het komen tot een toepassing voor achterhalen van de van toepassing zijnde maatregelen een eigen, complexe, aanpak vergt. Bovendien is het idee dat één regelhulp voor meerdere ondernemingsdossiertoepassingen kan worden gebruikt om de maatregelen voor dat wetsdomein af te leiden. Bij het komen tot toepassingen voor regelhulp kan de overheid wel een belangrijke rol spelen (zie Antwoord voor bedrijven) omdat dit overleg met vele partijen vergt die vooral aan de overheidskant zitten (wetgever, toezichthouder en bedrijfschap of branchevereniging) Gebaseerd op de uitgevoerde praktijktesten is de verwachting dat het ondernemingsdossierconcept vooral meerwaarde heeft bij bedrijven die te maken hebben met regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties, die de administratie "erbij moeten doen" en die een lage automatiseringsgraad hebben. Bedrijven met uitgebreide administratiesystemen en dito afdelingen zullen minder snel baat hebben bij een ondernemingsdossier-toepassing. Het ondernemingsdossier-concept is een uitdagend concept omdat het om nieuwe manieren van samenwerking vraagt tussen overheid en bedrijfsleven. Om het te laten werken moeten daarom, naast de ondernemingsdossier-toepassing zelf, een aantal randvoorwaarden worden ingevuld. Deze zijn geen onderdeel van de referentiearchitectuur maar worden verder uitgewerkt als onderdeel van het invoeringsplan. Er schuilt een paradox in het toepassen van het concept. Gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het voldoen aan alle regels waardoor de noodzaak bij de overheid om die regeldruk te verlagen zou kunnen wegvallen. Daarnaast kan betere registratie en meer transparantie in potentie leiden tot meer ingrijpen door de overheid. Bij het toepassen van het ondernemingsdossier-concept moet daarom steeds het doel worden bewaakt en moeten goede afspraken worden gemaakt over de "bonus" op het gebruik. Het ondernemingsdossier-concept kan alleen maar vorm krijgen door intensieve samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven. Het veronderstelt diepgaande kennis van werkprocessen van het bedrijf en de verschillende overheden. Omdat het ondernemingsdossier-concept een samenwerkingsverband is tussen overheid en bedrijfsleven is ook een heldere verantwoordelijkheidsverdeling van belang. Versie 1. /