Vrijwilligersbeleid MHC Forescate Mei 2011 Versie1.4
Vrijwilligersbeleid MHC Forescate Geen enkele sportclub kan zonder de inzet van vrijwilligers. Immers, er zijn vele taken te verrichten en daarbij vormen de leden met een vrijwilligersfunctie de ruggengraat van de vereniging. Nu en in de toekomst zal de club voor haar succes afhankelijk zijn en blijven van de inzet van vrijwilligers. Omdat vrijwilligers zo belangrijk zijn, is het gewenst een duidelijke visie vast te stellen waarmee Forescate verzekerd is van vrijwilligers voor alle taken en functies.
Taken en functies Bij MHC Forescate maken we onderscheid tussen taken en functies. Voorwaarde voor het lidmaatschap bij de vereniging is het vervullen van frequent voorkomende taken, te weten: bardiensten, rij- en fluitbeurten door alle seniorleden en ouders van jeugdleden. Deze beurten worden niet tot het vrijwilligerswerk van de vereniging gerekend. Voor bepaalde functies (coach, frequent fluiten) geldt dat wanneer een seniorlid of ouder van een jeugdlid besluit om deze te vervullen binnen MHC Forescate, de verplichting vervalt tot het verrichten van bardiensten. Voor coaches geldt bovendien - uit praktische overwegingen - dat fluitbeurten komen te vervallen wanneer zij als enige voor het team staan, tenzij hij of zij heeft aangegeven in aanmerking te willen komen voor het fluiten van wedstrijden. De partner van de coach is overigens niet gevrijwaard van bardiensten.
Taken (behoren nadrukkelijk niet tot het vrijwilligerswerk) Bardiensten Seniorleden en ouders van jeugdleden worden door de barcommissie ingedeeld voor het verrichten van een bardienst. Bij verhindering dient het opgeroepen lid zelf zorg te dragen voor ruiling of vervanging van de dienst. Het eenvoudigst is om hiervoor een teamgenoot of andere ouder uit het team van het jeugdlid te benaderen. De barcommissie dient bovendien op de hoogte te worden gesteld via bar@mhcforescate.nl, zodat voorkomen wordt dat leden te vaak worden opgeropen voor de bardienst. Bij het niet verschijnen voor een bardienst ontvangt de opgeroepen ouder of het seniorlid een bericht vanuit het bestuur (lid ouders & vrijwilligers) waarin hij of zij wordt gewezen op het verplichte karakter van de bardienst. In dit bericht wordt ook vermeld dat de betreffende ouder of het seniorlid andermaal zal worden ingedeeld. Bij een tweede keer niet verschijnen zal een bestuurslid een gesprek aangaan. Rijbeurten Ouders van jeugdleden zullen bij toerbeurt worden benaderd door de coach van het elftal waarin het eigen kind speelt om zich beschikbaar te stellen voor het vervoer van de spelers naar een uitwedstrijd. Fluitbeurten Van alle leden wordt verwacht dat zij periodiek een wedstrijd fluiten. Seniorleden en jeugdleden boven de 15 jaar dienen in het bezit te zijn van een KNHB-scheidsrechterskaart. De vereniging (scheidsrechterscommissie) organiseert zeer frequent scheidsrechterscursussen voor zowel spelers als ouders van jeugdleden. De cursus wordt afgesloten met het KNHB-scheidsrechtersexamen. Alle (ouders van) leden met een scheidsrechterskaart worden door de scheidsrechterscommissie opgeroepen voor het fluiten van wedstrijden. Niet spelende ouders van jeugdleden worden gestimuleerd om ook de scheidsrechterscursus te volgen om een rol als arbiter te kunnen vervullen. Het beleid rondom inzet van scheidsrechters is vastgesteld in het beleidsplan arbitrage.
Functies Zoals geschreven maken we bij Forescate onderscheid tussen taken (zoals hierboven beschreven) en functies. Voor zowel de taken als de functies zijn de leden en vrijwilligers even hard nodig. Het verschil tussen de twee zit met name in de frequentie waarmee de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Taken hebben een incidenteel karakter, terwijl de functies een repeterend, vaak wekelijks karakter hebben. Gebleken is dat het voor sommige functies niet eenvoudig is vrijwilligers te vinden. Oproepen op internet, mailings of advertenties leveren niet tot nauwelijks reacties op. Om te voorkomen dat functies binnen Forescate onbemenst zijn en blijven, dient de vrijwilligerscommissie, onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid ouders & vrijwilligers, een aantal stappen te zetten die verandering teweeg brengen in het denken over vrijwilligers en het vervullen van functies. Acties De vrijwilligerscommissie inventariseert allereerst welke vrijwilligersfuncties er binnen MHC Forescate zijn (bijlage 1), onder welke commissie de functie valt en welke (ouders van) leden hierin een rol vervullen. Hieruit moet ook blijken welke functies onbemenst zijn. Om alle functies goed in te kunnen vullen, is het noodzakelijk dat duidelijk is wat er van de vrijwilliger in een bepaalde functie verwacht wordt (werkzaamheden) en welke tijd daarmee gemoeid is. Commissieleden (of eventueel bestuursleden) dienen daarom een kort profiel op te stellen van de diverse functies die onder de eigen commissie vallen. Op de site van Forescate komt een duidelijk overzicht van alle functies die binnen de club van toepassing zijn en welke daarvan vacant zijn. Voor openstaande functies worden clubleden persoonlijk benaderd door commissie- en bestuursleden. Persoonlijk contact is prettiger dan een advertentie op het internet en het belang van de functie kan beter verduidelijkt worden. Het belang en het doel van de vrijwilligerscommissie (bestaand plan, bijlage 3) wordt duidelijk(er) onder de aandacht van de leden gebracht.
Commitment en overeenkomst Om meer garantie te hebben op continuïteit in de invulling van functies, vragen we de vrijwilliger zich voor een vaste periode te verbinden aan de betreffende functie. De maximale duur van een verbintenis is drie jaar, met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging van nog eens drie jaar. De verlenging wordt alleen verleend na instemming van de vrijwilliger en toestemming van de vereniging (het bestuur). Met het instellen van deze maximale duur wordt voorkomen dat te veel kennis en ervaring bij één persoon terecht komt, waardoor de kwetsbaarheid van de vereniging toeneemt en weet de functionaris waar hij of zij aan toe is. Bovendien wordt op deze manier ook andere leden de kans geboden om de functie te gaan vervullen. Tegen het eind van het verstrijken van de afgesproken verbintenis wordt de vrijwilliger gevraagd een actieve rol te vervullen bij het zoeken van een opvolger. Elke nieuwe vrijwilliger ontvangt bij aanvang van de werkzaamheden een email waarin de aard van de werkzaamheden wordt opgenomen, de gewenste duur van de verbintenis en onder wiens verantwoordelijkheid de functie vervuld wordt (commissie- en bestuurslid). Waardering Een vrijwilligersfunctie is nimmer vrijblijvend. Er wordt op de functionaris gerekend. Zonder hem of haar ontstaan er hiaten in de continuïteit van de sportbeoefening. Het is daarom van groot belang dat de vrijwilliger zich gewaardeerd voelt. Om zich gewaardeerd te voelen moet de vrijwilliger weten bij wie hij of zij terecht kan bij vragen of problemen, wordt regelmatig het gesprek aangegaan over de invulling van de functie, is er aandacht voor persoonlijke omstandigheden en wordt jaarlijks een dag (-deel) georganiseerd voor alle vrijwilligers. Het vrijwilligerswerk krijgt aandacht door een maandelijkse column op de site waarin (het werk van) een vrijwilliger in het licht wordt gezet en jaarlijks wordt de vrijwilliger van het jaar verkozen (bijlage 2). Op de vrijwilligersdag ontvangt hij of zij een (extra) blijk van waardering. Voor alle leden van Forescate (en dus ook voor de vrijwilliger) is duidelijk hoe de vereniging is opgebouwd en wat de doelstellingen en verwachtingen zijn omdat er open en transparant wordt gecommuniceerd.
Stagiaires Leerlingen vanuit middelbaar of beroepsonderwijs die een (maatschappelijke) stage verrichten bij MHC Forescate zijn potentiële vrijwilligers van en voor de toekomst. Om deze groep warm te houden voor het verrichten van het vrijwilligerswerk, dient de stagiair goed begeleid te worden. Aandacht voor het vrijwilligerswerk kan vorm krijgen in begeleidingsgesprekken.
Bijlage 1, Overzicht van functies Trainer jeugdteam Trainer seniorenteam Coach jeugdteam Coach seniorenteam Manager seniorenteam (i.c. Heren 1 of Dames 1) Lijncoördinator (jeugdteams meisjes, jeugdteams jongens, G-hockey, senioren- en trimhockey) Evenementencommissie Redactie website Sponsorcommissie Barcommissie Baroudste Materiaalcommissie Ledenadministratie Evenementencommissie Onderhoud terrein en accommodatie Bestuurslid Wedstrijdsecretariaat Ondersteuning wedstrijdsecretariaat Scheidsrechterscommissie (opleidingen, indelingen, wedstrijdtafel) Commissie sportiviteit
Bijlage 2, Verkiezing vrijwilliger van het jaar Jaarlijks wordt binnen MHC Forescate de vrijwilliger van het jaar gekozen. Hij of zij wordt op de vrijwilligersborrel extra in het zonnetje gezet en ontvangt een attentie. De vrijwilliger van het jaar wordt gekozen door de leden van de vereniging, nadat een vijftal kandidaten door het bestuur is voorgedragen. De kandidaten worden bekend gemaakt op de site van Forescate, waarna er -onder vermelding van het lidmaatschapsnummer- gestemd kan worden op één van de kandidaten via mail of de site. De kandidaat die op een vastgestelde datum de meeste stemmen heeft gekregen, wordt verkozen tot vrijwilliger van het jaar.
Bijlage 3, Doel vrijwilligerscommissie Doel van vrijwilligerscommissie De vrijwilligerscommissie heeft als doel om de contacten met bestaande vrijwilligers te onderhouden en nieuwe vrijwilligers te vinden. Daarnaast willen we voorwaarden scheppen om de vrijwilligerstaken op een plezierige manier te kunnen uitvoeren. Uitgangspunt is dat vrijwilligers zich alleen betrokken voelen bij Forescate als er goede informatie beschikbaar is over het reilen en zeilen van de club, maar ook van de activiteiten die worden uitgevoerd, wat ze inhouden en de tijdsbesteding. Onze taken zijn onder meer: - Opzet en onderhoud van een databank vrijwilligers/vacatures - Assistentie verlenen bij de werving van vrijwilligers - Contact onderhouden met de commissies - Betrokkenheid onder (nieuwe)vrijwilligers stimuleren - Communiceren over vrijwilligers - Organisatie jaarlijkse vrijwilligersborrel De vrijwilligerscommissie bestaat uit: * Desiree Cortenbach * Vacature * Vacature De vrijwilligerscommissie valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid ouders & vrijwilligers. E-mail: vrijwilligers@mhcforescate.nl