NOTULEN VAN DE JAARVERGADERING VAN 17 NOVEMBER 2016 Domburg, 18 november 2016 De (jeugd)voorzitter heet alle aanwezigen welkom op deze jaarvergadering. Hij geeft aan de jaarvergadering te zullen leiden omdat we er nog niet in zijn geslaagd een voorzitter te vinden. Om te beginnen worden zoals gebruikelijk de afmeldingen voor deze jaarvergadering opgesomd. Onder de afwezigen met kennisgeving ook scheidend bestuurslid Micha Bernard waardoor het bestuur vanavond met drie personen vertegenwoordigd is. Dit is ook de samenstelling van het bestuur na deze jaarvergadering wanneer er geen nieuwe bestuursleden gevonden zullen worden. Hierna geeft hij een korte terugblik op het afgelopen seizoen. Voor de resultaten van de teams verwijst hij naar het jaarverslag van de secretaris. Het terugtrekken van het 3 e elftal en de situatie bij de oudste jeugd baart het bestuur toch wel zorgen. Afgelopen seizoen zijn 10 jeugdleden uit deze categorie gestopt om diverse redenen waardoor de aansluiting naar de senioren steeds lastiger zal gaan worden. Ook zijn we hierdoor genoodzaakt om in de JO-17 (voorheen B-junioren) een samenwerking aan te gaan met V.V. Oostkapelle. Deze samenwerking verloopt overigens prima. De notulen van de jaarvergadering van 17 oktober 2015 geven geen aanleiding tot het maken van opmerkingen en worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. Ook op het jaarverslag zijn geen opmerkingen en/of aanvullingen. Ook het jaarverslag wordt hierbij goedgekeurd en vastgesteld. De kascontrole heeft voor de controlecommissie bestaande uit Martijn Minderhoud en Rick van den Driest vragen opgeleverd over de kantine inkomsten. Nadat hiervoor een extra overleg is geweest tussen het bestuur, de kantinecommissie en de kascontrolecommissie is de kascontrole akkoord bevonden en door beide heren getekend. Het grote verschil is veroorzaakt doordat er minder teams en dus minder wedstrijden zijn gespeeld. Hierdoor levert een wedstrijddag gemiddeld tussen de 200,- en 400,- euro minder op per week. Daarnaast hebben we afgelopen seizoen geen 45+ 7x7 toernooi gehad en is er geen hardloopwedstrijd geweest. Hiermee is het ontstane verschil te verklaren. De boekhouding van de sponsorcommissie is gecontroleerd door Jan de Roos en Michiel Bernard en Johan van den Berg. Bij het punt jaarrekening 2015-2016 aangekomen geeft de penningmeester een toelichting op diverse (afwijkende) posten. Jan Minderhoud vraagt of de nieuwe leden verplicht worden tot een automatische incasso. Bij het inschrijfformulier vragen we meteen het gedeelte van de automatische incasso in te vullen. Dit kunnen we echter niet verplichten. Chiel Maranus vraagt of de contributie bij leden met meerdere kinderen op de voetbal ook in delen afgeschreven kan worden. Deze mogelijkheden zijn er binnen de vereniging. We hebben besloten dit niet op de site te zetten en te communiceren maar willen aan de hand van het betalingsgedrag van de leden hier coulant mee omgaan. Zoals tijdens de vorige jaarvergadering is toegezegd hebben we een bijlage op de stukken met de uitnodiging verzonden. Ook hebben we hier in de uitgaven een verdeling gemaakt tussen de
jeugd en de senioren zoals ook is toegezegd tijdens de voorgaande jaarvergadering. De penningmeester geeft aan dat de hypotheekrente tot 1028 vast staat. Giel van de Linde geeft aan dat er mogelijkheden zijn om de hypotheekrente al eerder over te sluiten. De mogelijkheden hiervoor zal de penningmeester bekijken. Omdat we dit jaar geen inkom heffen vraagt Jan Minderhoud of er meer lootjes verkocht worden door de Supportersvereniging. Wanneer dit het geval zou zijn, zouden we hier wellicht een verdeelsleutel in kunnen voorstellen om het verschil in recettes op te vangen. Helaas blijkt dat er niet meer lootjes worden verkocht. Bij het opstellen van het jaarverslag en de Winst en Verliesrekening heeft Jan de Roos hulp gehad van Mark Maranus. Mark Maranus geeft hierbij aan ook volgend jaar beschikbaar te zijn om waar nodig assistentie te verlenen bij het opstellen van de financiële stukken. Bij de verkiezing van een nieuw lid van de kascontrolecommissie neemt Rutger Bimmel plek in van Martijn Minderhoud. Rick van den Driest zal volgend jaar de boekhouding van de vereniging samen met Rutger Bimmel controleren. Bij de begroting stelt de penningmeester voor om de lonen en sociale lasten wat bij te stellen. Krijn Maljaars geeft aan dat de begroting bij deze vastgesteld moet worden. Dat doen we inderdaad tijdens deze vergadering. De begroting stellen we hierbij vast. Aangekomen bij het punt bestuursverkiezing vertelt de secretaris meer over de werkzaamheden en de samenstelling van de Denktank. Deze Denktank is tijdens de vorige jaarvergadering in het leven geroepen om de kans op het vinden van een nieuwe voorzitter te vergroten. Helaas moeten we constateren dat dit niet tot een resultaat heeft weten te leiden. Daarnaast zal Micha Bernard vanavond het bestuur verlaten na één jaar invulling te hebben gegeven aan de post Technische Zaken. We danken hem hierbij voor zijn inzet en kunde. De termijnen van Penningmeester en Jeugd Voorzitter zijn aflopend. Jan de Roos en Ramon Vader hebben zich hiervoor herkiesbaar gesteld. Na een schriftelijke stemming waarbij Hans Geertse en Giel van de Linde de stemmen tellen worden beide bestuursleden met een ruime meerderheid herkozen en zullen ze de komende 3 jaar als bestuurslid voor onze vereniging actief blijven. Omdat er in de vergadering verder geen kandidaten naar voren komen zal het bestuur na vanavond uit drie bestuursleden bestaan. Hierdoor heeft het bestuur zijn handen vol en is het soms lastig om alles te doen wat we eigenlijk allemaal willen doen. We doen hierbij nogmaals een beroep op de vergadering om actief uit te blijven kijken naar mogelijke bestuursleden. Bij het punt Bestuursmededelingen wordt melding gemaakt van de volgende zaken: wegens wanbetaling stellen we de vergadering voor tot het royeren van Ricardo Hendrikse; Hij loopt inmiddels twee jaartermijnen contributie achter. We hebben de opgestelde procedure contributiebetaling stap voor stap doorlopen. Daarbij zijn verschillende afspraken met Ricardo Hendrikse gemaakt welke hij steeds niet is nagekomen. Volgens de statuten volgt hierover een stemming waarbij een meerderheid van ⅔ noodzakelijk is om het lid te mogen royeren. Na een schriftelijke stemming is de uitslag 24 stemmen voor en 1 stem tegen het royeren van Ricardo Hendrikse. Bij deze zullen we hem als lid royeren en hem hiervan schriftelijk op de hoogte brengen.
aan het eind van dit seizoen zullen we afscheid nemen van onze hoofdtrainer Jacques Blijlevens. We gaan op zoek naar een ambitieuze trainer met redelijk wat voetbal bagage die dichtbij de groep staat. De voorkeur gaat uit naar een trainer die aan het begin staat van zijn trainersloopbaan; met de overige betaalde krachten zullen we op korte termijn de gesprekken over volgend seizoen inplannen; het beleidsplan zal na het aanbrengen van kleine nuances worden vernieuwd voor de periode van 2017 tot en met 2021; alle vrijwilligers worden bedankt voor hun inzet. Er is het afgelopen jaar weer veel werk verzet. Met name tijdens de zomermaanden is er veel aan het sportpark gedaan. Ramon Vader spreekt hierbij een woord van dank uit aan deze vrijwilligers waar onze vereniging niet zonder zou kunnen. Bij de rondvraag vraagt Jan Minderhoud naar de mogelijkheden om samen te werken met andere verenigingen uit Domburg en Aagtekerke. Omdat bijna alle verenigingen problemen hebben bij het vinden van bestuursleden en/of vrijwilligers lijkt het Jan Minderhoud een verstandig idee om de krachten waar mogelijk te bundelen. We zijn ons hier als bestuur van bewust en zullen komende jaren bekijken op welke manier we hier het beste invulling aan kunnen geven. Jan Minderhoud geeft aan dat er zeker bij de sportvereniging in Aagtekerke veel leden zijn die wellicht ook voor onze vereniging interessant kunnen zijn. Rutger Bimmel vraagt hoe we de vereniging over een aantal jaar zien. Door het teruglopende aantal leden zullen we wellicht in de toekomst steeds meer samen moeten werken met overige verenigingen. In de jeugd zijn we hier al mee begonnen door een samengesteld team met V.V. Oostkapelle te vormen. Het voordeel hiervan is dat de leden wel lid blijven van onze eigen vereniging. In de toekomst zullen we proberen zo lang mogelijk op eigen benen te blijven staan. Wanneer we genoodzaakt zijn om een samenwerking te zoeken zullen we onze ogen hier niet voor sluiten. Giel van de Linde vraagt of we de door de Denktank benaderde personen wellicht kunnen benaderen voor een andere bestuursfunctie. Dit is een mogelijkheid die we zeker zullen bekijken. Tenslotte vraagt Els Geertse naar de verduurzaming. Dit zou nog aan de orde komen maar is nog niet voorbij gekomen tijdens de jaarvergadering. Ramon Vader antwoord dat we hier graag mee aan de slag willen gaan. Er is door Peter Knippers een onderhoudsrapport gemaakt waarbij de prioriteit van de werkzaamheden erbij is aangegeven. De grootste prioriteit heeft het dak momenteel. Wanneer we dit aan zullen pakken proberen we meteen een stap te maken in het verduurzamen van het clubgebouw. We vragen hiervoor toestemming aan de vergadering om hiermee aan de slag te mogen gaan. De vergadering stemt hierin toe. De inkoop van de energie wordt momenteel bekeken of we dit gezamenlijk met de overige Walcherse voetbalverenigingen kunnen doen. We hopen hiermee een voordeel te kunnen behalen. Jan Minderhoud geeft aan dat we ook scherp moeten zijn op het verbruik. Als voorbeeld geeft hij aan
dat de waterboiler tijdens de zomermaanden continu verwarmd wordt terwijl dat dan niet nodig is. Wellicht kunnen we het sportpark eens laten doorlichten op verbeter en bespaarmogelijkheden. Ook hier willen we komend jaar meer aandacht aan gaan geven. Nadat alle vragen zijn beantwoord bedankt Ramon vader alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit hij de vergadering af. Vastgesteld in de jaarvergadering d.d...2017 Ramon Vader, jeugdvoorzitter Maurice Bernard, secretaris Namens het bestuur van VOETBALVERENIGING DOMBURG
AFWEZIG MET KENNISGEVING: Wilco van Eijzeren Afgemeld op 03-11-2016 Richard Koops Afgemeld op 04-11-2016 Micha Bernard Afgemeld op 04-11-2016 Martijn de Roos Afgemeld op 04-11-2016 Rinus van den Driest Afgemeld op 06-11-2016 Adri van Eijzeren Afgemeld op 07-11-2016 Ronald Bimmel Afgemeld op 07-11-2016 Rick van den Driest Afgemeld op 09-11-2016 Wim Louws Afgemeld op 12-11-2016 Robert-Jan Provoost Afgemeld op 12-11-2016 Martijn Minderhoud Afgemeld op 14-11-2016 Roel Willemse Afgemeld op 15-11-2016 Jochem de Korte Afgemeld op 15-11-2016 Hans Minderhoud Afgemeld op 15-11-2016 Ko Jan Provoost Afgemeld op 16-11-2016 Sjaak Goedegebure Afgemeld op 16-11-2016 Jos de Nooijer Afgemeld op 17-11-2016 Gillis Vader Afgemeld op 17-11-2016 Danny van Eijzeren Afgemeld op 17-11-2016