Project Nieuwbouw IJburg College 2 te Amsterdam Projectnummer 1517402 Aanbestedende dienst Stichting Samenwerkingsschool ABVO Perceel 1 (B) / 2 (W) / 3 (E) Onderwerp Vragen, antwoorden en mededelingen Nota van Inlichtingen Selectieleidraad Datum 20 jan 2015 Nr. Onderdeel * Vraag Antwoord / Mededeling 1. 1. Inleiding pag. 4 Van de opdrachtnemer wordt uiteindelijk verwacht dat hij in interactie met de opdrachtgever in nevenaanneming bijdraagt aan Van wie is de opdrachtnemer een nevenaannemer? Van de opdrachtnemers van de andere (2) Percelen 2. 4. Procedure en bijbehorende planning Par. 4.2.3. Vragen/ Par. 4.2.4. Aanmelding pag. 10/11 Dienen de vragen en de aanmelding allebei zowel via chapoo te worden ingediend als per e-mail naar Hevo? Vragen (NvI) mogen via Chapoo en/of mail. De aanmelding kan alleen via Chapoo worden ingediend. 3. Par 3.5.2 (indien van toepassing) Bewijsmiddel (derde/onderaannemer) indienen als bijlage 7 ipv bijlage 6a 4. 3/3.5.2 Dienen wij hier aan te geven of wij derde(n) nodig hebben om te voldoen aan de geschiktheidseisen of voor de uitvoer van de opdracht? Indien voor de technische expertise (hoofdstuk 5 Selectieleidraad) gebruik wordt gemaakt van kennis, projecten en/of ervaring van derden/onderaannemer, dient bijlage 7 te worden ingediend. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 1 van 9 Hugo de Grootlaan 11 Postbus 70501 T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl KvK Brabant 16029774 5223 LB 's-hertogenbosch 5201 CB 's-hertogenbosch F +31 (0)73 6 410 118 ISO 9001-gecertificeerd BTW 0011.60.461.B01
5. 3/3.5.2 Indien wij hier derden moeten opvoeren en benoemen, nodig voor de uitvoer van de opdracht dan hebben wij volgende opmerking: Het is ongebruikelijk en niet prijsgunstig om in het selectiestadium partijen reeds aan elkaar te binden. Gaat u er mee akkoord dat in de Eigen Verklaring onder 8.2 wordt aangegeven voor welke werkzaamheden een beroep op derden wordt gedaan? Het betreft hier niet de opgave van onderdaannemers sec, maar die waarvoor in de aanmelding gebruik wordt gemaakt van referentieprojecten en/of projectbeheersing en/of risicoanalyse. 6. Par 3.5.3 (indien van toepassing) Bewijsmiddel (onafhankelijke inschrijving) indienen als bijlage 6a ipv bijlage 7 7. 4.2.1. Kan Annex 1: aanmeldingsformulier als invulbestand beschikbaar gesteld worden? Is in Chapoo als invulbestand (word) beschikbaar. 8. 4.3.2 De Aanbestedingswet verbindt aan de keuze voor een gunning op de laagste prijs de restrictie dat een motivering moet worden verstrekt. De selectieleidraad geeft ook de redenen weer waarom is gekozen voor een gunning op laagste prijs. Deze zijn plausibel voor wat betreft de beheersing van de kosten voor het bouwen van de school. Daarna treedt de gebruiksfase in, waarin u rekeningen zult moeten betalen voor energieverbruik, onderhoud en reparaties. Wij zien het als een gemiste kans dat ondernemers niet worden uitgenodigd om optimalisaties te bedenken die uitzicht bieden op lagere gebruikskosten. Wij merken dit op omdat juist in de scholenbouw vaak wordt gegund op economisch meest voordelige inschrijving en niet op laagste prijs. Wij adviseren u de keuze voor gunning op laagste prijs te heroverwegen. Met het oog op de financiële randvoorwaarden voor het project hebben wij bewust voor gunning op laagste prijs gekozen. Wij handhaven dit standpunt. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 2 van 9
9. 5. Geschiktheidseisen en selectiecriteria Par.5.2.1 Financiële draagkracht pag. 16 U vraagt de laatste 3 jaarverslagen te overleggen? Mogen dit ook verkorte jaarrekeningen zijn, waarin de gevraagde eisen zijn opgenomen? 10. 5.2.3 Wij kunnen over 2014 nog geen controle verklaring afgeven, wel een eigen verklaring met de gefactureerde omzet. Wordt dit als voldoende beschouwd? Ja. Opgave omzeteis (ook 2014) komt te vervallen. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 3 van 9
11. 5.2.3 Artikel 2.90.3 van de Aanbestedingswet verbiedt het stellen van een omzeteis aan ondernemingen tenzij de aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten motiveert. Wij signaleren dat voor deze aanbesteding wel omzeteisen zijn gesteld, maar geen enkel argument wordt opgegeven waarom dit noodzakelijk en proportioneel zou zijn. En daar blijft het niet bij, want er zijn ook nog eens eisen gesteld aan solvabiliteit, rentabiliteit en current ratio. De Gids Proportionaliteit stelt ten aanzien van deze financiële ratio s dat het afwijkende eisen zijn waar terughoudend mee om dient te worden gegaan. Wij treffen dienaangaande wel een uitgebreide toelichting aangaande de wijze van beoordeling, die weliswaar het beeld oproept dat deze eisen niet lichtzinnig zijn gesteld, maar ook hier ontbreekt een motivering van de noodzakelijkheid van de gestelde eisen. Tezamen met de bankgarantie, die eveneens verplicht is gesteld, worden er maar liefst vijf eisen gesteld aan de financiële draagkracht van ondernemingen. Deze stapeling van eisen achten wij disproportioneel. Wij vragen u het aantal financiële eisen terug te brengen en de gehandhaafde eisen deugdelijk te motiveren. Desgewenst kunnen financiële parameters worden omgezet in een selectiecriterium waaraan punten worden toegekend. De omzetverklaring zoals gevraagd in paragraaf 5.2.3 vervalt. Deze was ingegeven om een minimale bedrijfsgrootte/- continuïteit te waarborgen. Bij nader inzien geeft het scoreverloop met betrekking tot vraag 5.4.1 (ervaring met werkzaamheden van vergelijkbare projecten) eenzelfde waarborg. De overige 4 financiële eisen (solvabiliteit, rentabiliteit, current ratio en bankgarantie) zijn nodig omdat door de crisis de markt momenteel instabiel is. Daarnaast dienen voor het IJburg College 2 de tijdelijke huisvestingskosten tot een minimum beperkt te blijven, temeer omdat het IJburg College 2 over een negatief eigen vermogen beschikt. Om deze reden is het belangrijk dat de uitvoerende partij een omvang heeft om mogelijke tegenvallers in het project op te kunnen vangen en financieel gezond is, teneinde de planning leidend te laten zijn. Om bovenstaande reden is ook een bankgarantie van 5% nodig, omdat het gewenst is zekerheid te hebben bij problemen, waaronder faillissement. Door de bankgarantie kan de schade beperkt blijven. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 4 van 9
12. 5. Geschiktheidseisen en selectiecriteria Par. 5.3.1 Kerncompetentie 4 pag.17 Kerncompetentie 4 is een project gerealiseerd in nevenaanneming. Wat bedoelt u hier precies mee? 13. 5/5.3.1 U geeft aan dat het ontwerp + de realisatie vh project o.b.v. een taakstellend normbudget onderwijs is. Dit impliceert in de meeste gevallen dat niet gekozen wordt voor een (relatief) dure oplossing als een bollenvloer. Kunt u dit aub onderbouwen? 14. 5/5.3.1 Daar de vraag voor een bollenvloer i.v.m. de hoge kosten relatief weinig voorgeschreven wordt, verzoeken wij u de datum van oplevering te verruimen naar de afgelopen zeven jaar vanaf de datum van aanmelding. 15. 5.3.1. Wat bedoelt u precies met project gerealiseerd in nevenaanneming? 16. 5.3.1 Onder competentie 2 wordt utiliteitsbouw genoemd. Omvat utiliteitsbouw onder andere de volgende gebouwen: scholen, zorgcentra en appartementencomplexen? Dat er sprake is van meerdere percelen. Is integraal met andere bouwonderdelen beoordeeld. Nee, we handhaven de randvoorwaarden. Dat er sprake is van meerdere percelen. Appartementencomplexen vallen niet onder utiliteitsgebouwen; zorgcentra en scholen wel. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 5 van 9
17. 5.3.1 Voorschrift 3.5.G.1 van de Gids Proportionaliteit verbiedt aanbestedende diensten meer dan 1 referentiewerk te vragen per kerncompetentie. Voor perceel 1 worden vijf kerncompetenties uitgevraagd, voor perceel 2 vier competenties en voor perceel 3 drie competenties. Hieraan is het voorschrift gekoppeld dat uitsluitend referentiewerken worden geaccepteerd waarin minimaal drie van de opgegeven competenties van toepassing waren en dat drie referentiewerken moeten worden opgegeven. Dit voorschrift schendt enerzijds het verbod om meer dan 1 referentiewerk per kerncompetentie te vragen en brengt anderzijds met zich mee dat een gegadigde voor perceel 1 of 2 zou kunnen kwalificeren zonder een referentie in te brengen voor enkele van de opgegeven competenties. Wie drie referenties indient met daarin telkens competentie 1, 2 en 3, voldoet, ook al is dan geen ervaring aangetoond in competenties 4 en 5. Uit de puntentelling kunnen wij herleiden dat competenties 4 en 5 kennelijk van mindere importantie zijn, want er wordt slechts 1 punt aan toegekend. Dit roept de vraag op of competenties 4 en 5 wel zijn aan te merken als kerncompetentie of gekwalificeerd dienen te worden als nader selectiecriterium. Wij verzoeken u het voorschrift van 1 referentie per kerncompetentie in acht te nemen en uw eisen daarop aan te passen. 18. 5.3.1. Kunnen de bijlagen Annex 3a-3b en 3c als invulbestand beschikbaar worden gesteld? De vraag naar 3 referentieprojecten (5.3.1) in combinatie met de weging daarvan (5.4.1) is bewust laagdrempelig gehouden opdat zo veel mogelijk partijen hieraan kunnen voldoen. Het aanleveren van 3 referentieprojecten geeft inzage in de continuïteit van het bedrijf en de wegingsfactoren waarborgen de projectbeheersing inzake projectomvang en gewenste specialisaties. Is in Chapoo als invulbestand (word) beschikbaar. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 6 van 9
19. 5.4.1 Voor het toepassen van een Baopt-ventilatiesysteem kan 1 punt behaald worden. Is dit wel een reële puntentoekenning aangezien de installateur het Baopt systeem uitsluitend installeert en de randvoorwaarden bewaakt. Het inregelen, de levering en het schrijven van de software wordt door Baopt zelf verzorgd. Bent u, gezien bovenstaande, bereid de puntenwaardering voor het Baopt systeem te laten vervallen? 20. 5/5.4.3 Verlangt u hier de van te voren opgestelde risicoanalyse per ref. project of wilt u weten hoe wij bij de realisatie van het project met genoemde risico s zijn omgegaan? 21. hoofdstuk 5.4.3 Er wordt van elk ingediend referentieproject een risicoanalyse gevraagd. Als bewijsmiddel dienen wij in maximaal 2 A4 pagina s aan te geven wat de reguliere werkmethode is. Geldt hier max 2 A4 per referentieproject of totaal 2 A4 voor de referentieprojecten? Nee, dat een installateur ervaring heeft met het installeren en bewaken van de randvoorwaarden van het BaOpt-systeem heeft ons inziens meerwaarde Wij ontvangen graag de tijdens de uitvoering opgestelde en bewaakte risico-analyses van de referentieprojecten. De globale omschrijving werkmethoden zoals gevraagd in 5.4.2 mag bestaan uit maximaal twee A4-tjes. De risicoanalyse (5.4.3) mag per project uit maximaal twee A4-tjes bestaan. 22. Annex 1: aanmeldingsformuli er Wij willen als combinatie inschrijven. Op pagina 21 staat dit formulier geldt voor elke gegadigde (dus voor ondernemingen etc.) en op de checklist, pagina 23, staat alle combinanten dienen het Aanmeldingsformulier te ondertekenen. Dienen wij nu het aanmeldingsformulier beide in te vullen (dus 2 formulieren) of dient er 1 formulier ingediend te worden met beide handtekeningen? Het aanmeldingsformulier in enkelvoud, maar ondertekend door alle combinanten. Per combinant dient een eigen verklaring te worden ingediend. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 7 van 9
23. Annex 3: model bijlage referentieprojecten 24. Annex 3 model bijlage referentieprojecten pag. 35 Er dient een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever te worden verstrekt met daarop minimaal vermeld de planning en m2 bvo. Wij hebben tevredenheidsverklaringen van onze opdrachtgevers, maar de planning en m2 bvo staan hierop niet vermeld. De planning en m2 bvo dienen wij ook te vermelden op annex 3. Mogen wij volstaan met onze huidige tevredenheidsverklaringen en de uitgewerkte gegevens op annex 3, zodat wij onze opdrachtgevers niet nogmaals om een tevredenheidsverklaring hoeven te vragen? Op de tevredenheids-verklaring dient minimaal de planning te staan. Bedoelt u hiermee de start- en opleveringsdatum? 25. Annex 3 U vraagt een tevredenheidsverklaring voor ieder project. Hoe dienen wij om te gaan met een tevredenheidsverklaring van een project waarvan de uitvoering is gestart maar nog niet is opgeleverd? Ons inziens is dit wel gebruikelijk. Maar indien u reeds een tevredenheidsverklaring hebt liggen, dan kunt u deze toevoegen en hoeft u niet alsnog een gewijzigde aan te vragen. Indien nodig zullen wij eea nader controleren. Ja. Indien het project nog niet is opgeleverd vervalt de eis voor een tevredenheidsverklaring. Indien nodig zullen wij eea (startdatum project) controleren. 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 8 van 9
26. Annex 3 Er wordt gevraagd naar een tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever waarop de planning en de m2 BVO op vermeld staan. Het is niet gebruikelijk dat deze gegevens op de tevredenheidsverklaring vermeld staan, en wij willen onze opdrachtgevers niet lastig blijven vallen voor gespecificeerde tevredenheidsverklaringen op het moment dat deze al eerder een tevredenheidsverklaring afgegeven hebben. Kan deze eis vervallen zodat het voldoende is dat een standaard tevredenheidsverklaring ook voldoet? 27. Bijlage 2 U vraagt hier naar de gegevens over 2014. U zult begrijpen dat de cijfers over 2014 nog niet bekend zijn. Wat te doen? 28. Bijlage 2 Jaarverslagen 29. Bijlage 4 Omschrijving werkwijze 30. Bijlage 5: Risicoanalyse 31. Bijlage 7: Verklaring derde(n) Kan de bijlage als invulbestand beschikbaar worden gesteld? Kan de bijlage als invulbestand beschikbaar worden gesteld? Kan de bijlage als invulbestand beschikbaar worden gesteld? Kan de bijlage als invulbestand beschikbaar worden gesteld? Ons inziens is dit wel gebruikelijk. Maar indien u reeds een tevredenheidsverklaring hebt liggen, dan kunt u deze toevoegen en hoeft u niet alsnog een gewijzigde aan te vragen. Indien nodig zullen wij eea nader controleren. De gegevens met betrekking tot 2014 betrof alleen omzetgegevens; dit komt te vervallen. Er hoeven dus alleen gegevens (jaarverslagen, nettowinst, current ratio en solvabiliteit) van 2013/2012/2011 te worden aangeleverd. Is in Chapoo als invulbestand (word) beschikbaar. Geen invulbestand van toepassing. Mag op eigen format. Geen invulbestand van toepassing. Mag op eigen format. Geen invulbestand van toepassing. Mag op eigen format. Graag een zo nauwkeurig mogelijke locatieaanduiding opnemen (bijvoorbeeld bestek+par+art, of tekening+benaming onderdeel+as) 1517402-0421.1.0, d.d. 20 januari 2015 Pagina 9 van 9