BREEAM NL InUse faciliteert een integrale benadering op duurzaamheid voor bestaande bouw met drie onderdelen (asset, beheer en gebruik) met doorrekening op de negen aandachtsgebieden. Om een gefundeerde beoordeling te geven dienen per onderdeel meerdere vragen en deelvragen beantwoord te worden. Bij certificering dient tevens per vraag bewijsmateriaal aangeleverd te worden. Voor de module asset worden 72 vragen gesteld, voor beheer 52 en voor gebruik 52. Het hieronder omschreven stappenplan biedt ondersteuning om er efficiënt mee om te gaan. Indien de juiste personen en gebouwinformatie beschikbaar zijn kan in een halve dag middels de selfassessment een score berekend worden. Het stappenplan ziet er in basis als volgt uit: 1. Het bepalen van de ambitie en doelstellingen op hoofdlijnen 2. Het betrekken van benodigde personen 3. Het verzamelen van gegevens voor de door te rekenen modules 4. Het invoeren van een selfassessment voor één of meerdere modules Bij certificering aanvullend de volgende stappen: 5. Het certificeren van één of meerdere modules middels een assessor 6. Jaarlijks KPI s verzamelen en herberekening score 7. Driejaarlijks hercertificeren (reassessment) Schematisch komt het op het volgende neer: 1. BREEAM NL InUse doel bepalen In eerste instantie is het belangrijk te bepalen wat de organisatie met duurzaamheid en BREEAM wil. Het intern willen bepalen waar je staat op Asset om de komende jaren stappen te maken of het certificeren op alle drie onderdelen maakt nogal verschil in tijdsbesteding en kosten. Concrete keuzes die waardevol zijn om te maken: Kies welke modules (asset, beheer, gebruik) in eerste instantie worden doorgerekend; Bepaald of een selfassessment voldoende is of dat er gecertificeerd gaat worden; Met de uitgevoerde selfassessment kan een ambitie vastgesteld worden op basis van de mogelijkheden van het gebouw en de organisatie. Versie 1.1 juli 2014 Pagina 2 van 7 Dutch Green Building Council
2. Betrekken van de juiste personen De gegevens zijn veelal verspreid beschikbaar bij de eigenaar, beheerder en/of gebruikers. Deze kunnen veelal verkregen worden bij de volgende functies: Eigenaar en/of belegger Extern beheerder Facilitair manager of coördinator ter plekke Product en/of contractmanagers beheer en onderhoud en facilitair MVO, milieu of duurzaamheidsverantwoordelijken, dan wel inkoop verantwoordelijke Het is aan te raden om de personen vroegtijdig te betrekken en op ruim voor het beantwoorden van de vragenlijst te laten weten welke documenten gewenst zijn. Het betrekken van een BREEAM NL InUse expert (intern of extern) kan dit proces versoepelen. Ervaring leert dat het boven tafel krijgen van gegevens bij bestaande bouw tijd kan kosten. 3. Gegevens verzamelen Om de vragen goed te kunnen beantwoorden is het van belang dat beschikbare gegevens op voorhand worden verzameld. De hoeveelheid varieert aan de hand van de door te rekenen modules. Met onderstaande gegevens kunnen veel vragen beantwoord worden, ze zijn ingedeeld per module omdat de vragenlijst veelal separaat worden behandeld. De gegevens zijn afhankelijk van de situatie beschikbaar via bovengenoemde organisaties (eigenaar, beheerder, gebruiker). Asset: Gebouwgegevens, adres, plattegrond perceel, oppervlakteverdeling (bv NEN2580), aantal medewerkers, plattegronden afvalinzameling, liftspecificaties energiezuinigheid, fietsenstalling en parkeerplaatsen, OV bereikbaarheid, sanitaire voorzieningen (spoelvolumes toiletten, urinoirs) Energielabel en Energiebesparingsonderzoek Milieubelasting gebouw, bijvoorbeeld een schaduwprijsberekening met de DGBC materialentool of GPR Gebouw Documentatie ten aanzien van de brandveiligheid, informatie over de brandmeldinstallatie Gezondheidsgegevens gebouw, ventilatievoorzieningen Bodemonderzoek Asbestonderzoek Ecologische onderzoeken flora en fauna en maatregelen flora en fauna, groenvoorziening Beheer: Milieubeleid met doelen en streefgetallen, vastgelegd in MVO plan, duurzaamheidsverslag of milieujaarverslag (ook voor gebruik) Gebruikshandleiding gebouw en bedieningsvoorschriften voor gebruikers Conditiemeting van het gebouw (bv NEN2767) Onderhoudsbeleid of onderhoudscontract, Meerjaren onderhoudsplan (MJOP voor B, E en W) Inkoopbeleid ten aanzien van milieucriteria, materialen en duurzaamheid Certificaten volgens ISO14001, of gegevens van ISO26000 Regelingen voor vervoer; woonwerk, zakelijk en eventueel transport goederen Dutch Green Building Council Versie 1.1 juli 2014 Pagina 3 van 7
Procedures over de omgang met milieurisico s (vervuiling naar lucht, licht en bodem) Gebruik: KPI s gebruiksgegevens van het afgelopen kalenderjaar voor; energie, waterverbruik, hoeveelheden afval, transportkilometers woonwerk, zakelijk en goederen. CO2 berekeningen van verbruik indien beschikbaar Afvalinzamelingsbeleid, besparingsbeleid, contract met afvalverwerker Milieubeleid met doelen, streefgetallen en verbruiksgegevens, vastgelegd in MVO plan, duurzaamheidsverslag of milieujaarverslag Medewerkers tevredenheidsonderzoek ingaande op het gebouw en het klimaat Klachtenprocedure ingaande op lichtvervuiling, klimaat en oplossingsprocedure. 4. SelfAssessment Selfassessments kunnen gratis geregistreerd en uitgevoerd worden via de Assessmenttool van de DGBC. Er kan gekozen worden voor de invoer van één, twee of drie modules afhankelijk van de gekozen doelen. Eigenaren kiezen veelal voor de assetmodule en gaan vervolgens met de beheerder en huurder om de tafel om die modules door te rekenen. Als gebruiker (huurder) kan uiteraard ook de gebruikmodule doorgerekend worden om vervolgens de eigenaar aan te sporen tot doorrekening en verduurzaming. Het voordeel van het werken met de DGBC Assessmenttool is voor de gebruiker dat er altijd gewerkt wordt met de actuele versie en de officiële data, het voordeel voor de DGBC is dat er inzichtelijk is welke projecten zijn doorgerekend en er een betere benchmark van verbruiksgegevens (KPI s) beschikbaar komt. Een selfassessment kan alleen uitgevoerd worden met de dan geldende versie. Registratie projecten BREEAM NL InUse: http://inuse.assessmenttool.nl De handleiding voor de invoer; http://www.assessmenttool.nl/upload/breeam-nl%20inuse%20handleiding.pdf Over de resultaten van een selfassessment mag beperkt extern gecommuniceerd worden. Er mag extern gecommuniceerd worden dat er een selfassessment is uitgevoerd, de scores op de onderdelen mogen niet gecommuniceerd worden. Daarvoor dienen de gegevens gecontroleerd te woren middels een certificering. Het project komt op de projectensite van de DGBC, zonder vermelding van de scores. Advies is om bij de beantwoording van de vragen in het achterhoofd te houden of het beschreven bewijsmateriaal beschikbaar en aan te leveren is. Hiermee wordt voorkomen dat bij een certificering de score afwijkt van de selfassessment. Daarnaast is het aan te bevelen om meteen bij de beantwoording van de vragen te bepalen of er verbetering (bv binnen 3 jaar) gerealiseerd kan of gaat worden. Hiermee kan meteen inzichtelijk gemaakt worden welke potentie er nog is. Als er bijvoorbeeld beleid geschreven gaat worden in het komende jaar terwijl dat er nu niet is, kan dat de score bij gebruik en beheer beïnvloeden. Als er een grote renovatie gepland staat waarbij het energielabel wordt aangepast kan dit ook invloed hebben. Ook kan hiermee bepaald Versie 1.1 juli 2014 Pagina 4 van 7 Dutch Green Building Council
worden wat de maximaal haalbaar score is, indien het energielabel niet verandert, kunnen hier ook geen extra punten worden verkregen. Het is aan te raden om een lijst met de potentievragen bij te houden. 5. Initiële certificering Indien na de selfassessment gekozen wordt voor certificering dient dit aangemeld te worden, het benodigde bewijsmateriaal in de Assessmenttool opgeladen worden en beoordeeld te worden door een assessor. Deze assessor wordt gecontracteerd door de aanvragende partij. De DGBC controleert vervolgens steekproefsgewijs en geeft bij goedkeuring het certificaat af. Ook dit kan voor één, twee of drie modules. In principe wordt er gecertificeerd volgens de dan geldende versie van BREEAM NL InUse. Het moment van registreren bepaalt de versie waarmee wordt gewerkt. Binnen 6 maanden na lancering van een nieuwe versie kan gecertificeerd worden volgens de vorige versie, bijvoorbeeld als met de voorgaande versie een selfassessment is uitgevoerd. Aan het certificeren van onderdelen zijn kosten verbonden aan de assessor (beoordeling) en de DGBC (registratie, de beoordeling en het certificaat). Indien de omvang en karakterstieken van het te beoordelen object sterk wordt aangepast door bijvoorbeeld een renovatie of aanpassing van het betrokken gebruikte oppervlakte) is een initiële certificering (of overstap naar BREEAM NL Nieuwbouw) van toepassing. Het project moet voor certificering aangemeld te worden bij de DGBC. Een gebouw moet minimaal 2 jaar oud zijn om gecertificeerd te kunnen worden volgens BREEAM NL InUse. Het is niet verplicht om alle modules (tegelijk) te certificeren. Voor een object kan echter maar één certificaat worden afgegeven, er worden geen aparte certificaten opgesteld. Het bewijsmateriaal dient per vraag ingevoerd te moeten worden in de Assessmenttool van de DGBC. Na afronding wordt een assessment aangevraagd bij de assessor. Een betrokken Assessor beoordeelt het gebouw tijdens een inspectie en beoordeelt of het geleverde bewijsmateriaal voldoet aan de ingevulde antwoorden. De DGBC controleert steekproefsgewijs via de Assessmenttool en geeft bij goedkeuring het certificaat af. Mogelijk kan hier ook een officiële uitreiking van plaatsvinden. Het project komt automatisch op de projectensite van de DGBC met vermelding van de behaalde scores. Dit certificaat is een jaar geldig en kan maximaal 2 maal voor een jaar verlengd worden indien aan de jaarlijkse verplichtingen wordt voldaan. 6. Jaarlijkse aanlevering van herberekening score en KPI s In principe wordt certificering voor periodes van drie jaar aangegaan, dit betekent certificering en driemaal aanleveren van verbruiksgegevens en een herberekening van de score. De volgende stappen dienen doorlopen te worden. Jaarlijks levert de gecertificeerde partij de volgende gegevens aan: Dutch Green Building Council Versie 1.1 juli 2014 Pagina 5 van 7
KPI s voorgaande kalenderjaar De KPI s van het afgelopen jaar volgens invulblad Assessmenttool. Deze gegevens hebben betrekking op de verbruiksgegevens van het voorgaande kalenderjaar en betreffen onder andere; energieverbruik van alle energiedragers, afvalhoeveelheden, waterverbruik, transportkilometers woonwerk, zakelijk en goederen. Herberekening score De DGBC vraagt jaarlijks via een melding om aanlevering van een herberekening van de scores. Deze mag zonder betrokkenheid van een assessor worden uitgevoerd. Het is gedurende drie jaar toegestaan om met de BREEAM NL InUse versie te werken van de initiële certificering. Het is mogelijk tussentijds (binnen de driejaarperiode) om over te stappen op een nieuwe versie, dit is echter niet verplicht. Bij overstappen naar een nieuwe versie is wel een beoordeling door een assessor en de DGBC volgens de initiële certificeringsprocedure nodig. Een hercertificering kan in principe op elke moment worden aangevraagd, bijvoorbeeld op een moment dat relevante aanpassingen zijn doorgevoerd en er behoefte bestaat om deze terug te zien in de score. Dit kan dan bijvoorbeeld gebruikt worden voor verslaglegging over duurzaamheid. Een hercertificering met betrokkenheid van een assessor en een nieuw certificaat wordt opgevat als een initiële certificering en de driejaarsperiode start dan opnieuw. Richtlijnen scoreveranderingen hercertificering Indien de verandering onder de 5% per module is, kan dit schriftelijk worden verklaard door degene die het certificaat beheert en hoeft de gehele herberekening niet ingediend te worden. De aangepaste scores (binnen 5% per module) worden verwerkt op het nieuwe certificaat. Dit kan in principe ook een verandering in het aantal verkregen sterren betekenen. Indien de scoreverandering groter is dan 5% naar boven kan gekozen worden voor een re- assessment met betrokkenheid van de assessor, dit is niet verplicht. Hiermee kan de officiële score aangepast worden op het certificaat voor het volgende jaar. Indien een reassessment niet gewenst is kan een nieuw certificaat aangevraagd worden, hierop wordt de scoreaanpassing (boven 5%) niet verwerkt. Indien de score meer dan 5% op één van de modules is gedaald dient altijd een hercertificering uitgevoerd te worden met betrokkenheid van een assessor. Na afloop van de driejarenperiode is aanpassing van het certificaat middels een hercertificering verplicht om een nieuw certificaat (met eventueel aangepaste scores) te verkrijgen. Indien er aan een eerdere certificering één of meerdere modules worden toegevoegd wordt deze opgenomen in het bestaande certificaat, dit kan niet apart. Er dient wel verklaard te worden dat de eerder gecertificeerde modules niet relevant zijn aangepast. Versie 1.1 juli 2014 Pagina 6 van 7 Dutch Green Building Council
Op basis van de herberekening van de score en goedkeuring door de DGBC wordt een nieuw certificaat afgegeven voor opnieuw één jaar. Indien de benodigde gegevens niet voor de afloopdatum van het certificaat worden afgegeven verloopt het certificaat automatisch en kan een nieuwe initiële certificering aangevraagd worden. 7. Driejaarlijks hercertificeren (reassessment) Een BREEAM NL InUse certificaat is een jaar geldig en kan maximaal twee maal voor een jaar verlengd worden. Na deze periode is in ieder geval hercertificering nodig voor de gecertificeerde modules met een assessment door de assessor. Minimaal eens per drie kalenderjaren dient een assessor een reassessment uit te voeren en opnieuw een gebouwronde uit te voeren. Het uitgangspunt hierbij is dat de getroffen maatregelen ter verduurzaming dan verwerkt en erkend kunnen worden. Wel is het zo dat dan ten opzichte van de dan geldende versie gecertificeerd dient te worden. Er kunnen wijzigingen optreden tussen versies met consequenties voor de vragen, het puntenaantal het benodigde bewijsmateriaal. Hierdoor kan ook de score veranderen. De DGBC ziet erop toe dat het verschil tussen versies acceptabel blijft, met als uitgangpunt maximaal 5% per versie per module. Dutch Green Building Council Versie 1.1 juli 2014 Pagina 7 van 7