Tevredenheidsonderzoek Overstapservice Onderwijs 2015/2016 Maaike Caarels & Martin Siebelhoff Augustus 2016 SET1500-7
Inhoudsopgave 1. Management Summary Achtergrond steekproef 4 Gebruik OSO 4 Redenen geen gebruik OSO 5 Tevredenheid OSO 5 2. Uitgebreide Resulaten Wijze gebruik overstap naar OSO 8 Wijze gebruik indien geen OSO 9 Achtergrond niet gebruik OSO eindtoetsresultaten 10 Sterke/zwakke punten OSO 11 Grootste plezier/frustaties OSO 12 Toelichting ontevredenheid aspecten OSO 13 Rapportcijfer OSO 14 Verbetersuggesties OSO 15 Achtergrond 2
01.Management Summary
Tevredenheid Overstapservice Onderwijs Management Summary Sinds 2013 hebben scholen de mogelijkheid om met de Overstapservice Onderwijs (OSO) veilig en betrouwbaar gegevens uit te wisselen als een leerling overstapt naar een nieuwe school. Sinds 2015 wordt deze dienst gefaciliteerd door Stichting Kennisnet. Om inzichtelijk te maken in hoeverre de gebruikers tevreden zijn, heeft The Choice in opdracht van Stichting Kennisnet in de maanden mei en juni 2016 een kwantitatief gebruikerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Achtergrond steekproef In totaal hebben 1.620 medewerkers van verschillende scholen uit het basisonderwijs en voortgezet onderwijs, speciaal en praktijkonderwijs meegewerkt aan het onderzoek. De verdeling naar de verschillende onderwijsinstellingen is als volgt: - po: 72% - vo: 29% - praktijkonderwijs: 3% - speciaal voortgezet onderwijs 2% De meeste respondenten zijn werkzaam in een administratieve functie (51%) gevolgd door docenten (18%), ICT ers (15%) en interne begeleiders (14%). De meeste gebruikers hebben in het voorgaande schooljaar of - jaren tevens gebruik gemaakt van OSO. Voor 31% was het schooljaar 2015/2016 de eerste ervaring met OSO. Inhoudelijk zijn de meeste gebruikers betrokken bij het klaarzetten/opvragen van overstapdossiers (73%). Tevens fungeren zij vaak als contactpersoon (47%) en/of zijn ze betrokken bij de plaatsing/inschrijving van leerlingen. Gebruik OSO In totaal maakt 84% van de scholen gebruik van OSO. Voor de po-vo overstap maakt 79% gebruik van OSO, voor de po-po overstap 37% en de vo-vo overstap 6%. Opvallend is dat veel onderwijsinstellingen meerdere overstapservices hanteren. Naast OSO wordt tevens nog veelvuldig gebruik gemaakt van de papieren overstapservice (57%) en DOD (45%). Mail wordt eveneens nog vaak gebruikt: 30%. Voor de po-vo overstap wordt nog veelvuldig gebruik gemaakt van papier door 36% en het Digitale Overdrachts Dossier (DOD) door 21%. Voor de po-po overstap wordt DOD door 36% nog gebruikt en tevens wordt de papieren overdracht nog veelvuldig gebruikt (27%). Management Summary 4
Tevredenheid Overstapservice Onderwijs Management Summary Het gebruik van OSO voor overdragen of ontvangen van de resultaten van de verplichte eindtoets, blijkt al redelijk gemeengoed te zijn: 44% heeft dit inmiddels gedaan en 36% is dit nog plan. Desalniettemin geeft 20% aan dit niet te hebben gedaan. Redenen hiervoor zijn andere wijze(n) van overdracht en dat het teveel moeite kost om het via OSO te verrichten. Op po-vo regioniveau wordt door tweederde van OSOgebruikers afspraken gemaakt over het gebruik van OSO. Hierdoor kunnen processen en planningen goed op elkaar worden afgestemd. Redenen geen gebruik OSO De scholen die geen OSO gebruiken (16%), geven als belangrijkste redenen aan dat de medewerkers nog te onbekend zijn met OSO (42%) of dat niet alle scholen binnen de regio waren aangesloten (29%). Het wachten op een directiebesluit is in 16% van de gevallen de oorzaak. Tevredenheid OSO Het algemeen rapportcijfer dat de gebruikers OSO geven, komt uit op een 7. De gebruikers binnen het po geven een significant hogere waardering dan binnen het vo, namelijk een 7,1 versus een 6,7. Verder blijkt dat de groep 1 e jaar OSO gebruikers een 6,8 geven. De scholen waarbij het OSO al langer wordt toegepast, ligt de waardering op een 7,0. Mogelijke onervarenheid met OSO lijkt de oorzaak van deze lagere waardering te zijn. Het meest te spreken zijn de gebruikers over de inhoud (volledigheid) van de overstapdossiers (60% (zeer) tevreden). De documentatie op de website www.overstapserviceonderwijs.nl wordt eveneens goed gewaardeerd met 44% (zeer) tevreden gebruikers. De helpdesk en de mogelijkheid van het plaatsen van verbeteringen stemmen tevens tot tevredenheid. Alleen dient hierbij te worden opgemerkt dat circa de helft van de ondervraagden over deze twee aspecten geen oordeel heeft gegeven aangezien men naar alle waarschijnlijkheid hiervan nooit gebruik heeft gemaakt. Verder blijkt dat gebruikers binnen het po significant meer tevreden zijn over de onderdelen mogelijkheid tot plaatsen suggesties/wensen ter verbetering OSO over de inhoud (volledigheid) van het overstapdossier. Uit het onderzoek kan niet direct een aanwijsbare oorzaak worden herleid. Management Summary 5
Tevredenheid Overstapservice Onderwijs Management Summary Verder zijn de gebruikers over het algemeen tevreden over de verschillende OSO functionaliteiten binnen het eigen LAS/RI. Alle functionaliteiten scoren hoger dan 70% tevredenheid. De vindbaarheid van de OSO functionaliteit scoort het hoogst met 84% (zeer) tevreden gebruikers gevolgd door klaarzetten overstapdossier (77%), inlezen leerlinggegevens (76%), de helpdesk (76%) en de documentatie/handleidingen (75%). Op de open vraag naar de sterke punten van OSO blijkt dat de meeste gebruikers vooral het gebruiksgemak, de vermindering van de werkdruk, tijdsbesparing en de integratie binnen de LAS/RI als meest positief beschouwen. Aandachtpunten ter verbetering zijn vooral van technische en inhoudelijke aard: de integratie van OSO binnen de verschillende LAS/RI verloopt niet overal vlekkeloos en verkeerde invoer en/of foutieve gegevens (input) leidt tot foutieve output. Verder blijkt het lastig om te traceren waar binnen OSO fouten worden gemaakt en door wie: de verstrekkende partij of de ontvanger? En dat OSO niet door alle onderwijsinstellingen wordt gebruikt zorgt voor frustraties. Hierdoor is men gedwongen om op een andere manier leerlinggegevens uit te wisselen. De nieuwe functionaliteiten binnen het OSO die in het afgelopen jaar zijn doorgevoerd, worden allen gezien als een (sterke) verbetering. Het opnemen van de resultaten Eindtoets Basisonderwijs in het dossier wordt gezien als sterkste verbetering. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat een hoog percentage gebruikers geen mening kan vormen aangezien zij niet op de hoogte waren van de verbeteringen. Management Summary 6
02.Uitgebreide Resultaten
Wijze gebruik overstap naast OSO OSO gebruikers maken tevens veel gebruik van een papieren overdracht en DOD (Q7) Kanaal verzenden overdracht Basis: Gebruikers OSO (n=1.362; 84%) Gebruikers OSO Papier: 57% DOD: 45% Mail: 30% Digitaal Formulier: 15% Anders: 7% Uitgebreide resultaten 8
Wijze gebruik indien geen OSO Niet gebruikers van OSO (16%) doen overdracht vooral via DOD en papierendossiers (Q7) Kanaal verzenden overdracht Basis: Niet gebruikers OSO (n=258 ;16%) Niet gebruikers OSO DOD: 67% Papier: 62% Mail 28% Digitaal formulier: 28% Anders: 14% Uitgebreide resultaten 9
Achtergrond niet gebruik OSO voor eindtoetsresultaten De resultaten van de verplichte eindtoets po worden door de meeste gebruikers doorgegeven via OSO (Q12) In hoeverre heeft uw school/uw scholen in het schooljaar 2015/2016 de resultaten van de verplichte eindtoets basisonderwijs overgedragen of ontvangen via OSO? Basis: (n=1.283) 0% 80% Ja, overgedragen/ontvangen 44% Enkele citaten: Onbekendheid Ik wist niet dat deze mogelijkheid er is. Ook dacht ik: 'De dossiers zijn al uitgewisseld, kan ik na ontvangst ook nog de Eindtoets delen?' Het is nu al via de mail gebeurd. We hebben geprobeerd toets resultaten op te halen via OSO maar kennelijk is deze functie nog niet bekend bij de basisscholen. We kregen alles op papier of per mail aangeleverd. Nog niet, maar wel van plan Nee, ook niet van plan 20% 36% Afwachtend/in ontwikkeling We wachten de ontwikkelingen binnen het samenwerkingsverband af. Tot nu toe is gebleken dat er weinig VO-scholen gebruik hebben gemaakt van de overdracht via OSO. Op dit moment heeft het dus weinig zin om de gegevens van de Eindtoets via OSO over te dragen. (Q13) Kunt u toelichten waarom uw school/uw scholen de resultaten van de eindtoets niet van plan zijn om via OSO over te dragen of te ontvangen? (n=253; 20%) De belangrijkste redenen om geen gebruik te maken van OSO zijn andere wijze(n) van overdracht (34%), dat men het teveel moeite vindt (11%) of (logischerwijs) dat men geen eindtoets hanteert (10%). Het advies van de basisschool is doorslaggevend, dat krijgen we eind maart, daar baseren we de organisatie op. De Citotoets leidt slechts in een enkel geval tot veranderingen, we kunnen daar niet op wachten. Nog geen definitief standpunt, alles moet dan weer opnieuw klaargezet, weer werk voor leerkrachten groep 8 Geen afname eindtoets SBO hoeft (nog) geen eindtoets afnemen. Andere wijze gekozen: Ouders zorgen zelf voor overdracht naar VO. Het is per mail gegaan. Dit op vraag van de ontvangende VO school. Uitgebreide resultaten 10
Sterke/zwakke punten OSO Vergemakkelijking van werkzaamheden genoemd als sterk punt, zwakke punt omvat voornamelijk de werking van de OSO (Q15) Sterke punten (n=1.362) Gebruiksgemak Zeer gemakkelijk in het gebruik. Geen dubbel typewerk, en (bijna) alle gegevens direct op de juiste plek, snelheid. Als alles werkt dan kun je in een paar klikken informatie bekend maken aan mensen die die informatie nodig hebben. Bij ons werkt de koppeling tussen ons LAS en OSO helaas lang niet altijd. Nu hebben we ook dingen via een DOD in ons administratiesysteem gezet. Vermindering werkdruk Tijdsbesparing i.v.m. het invoeren van gegevens en dossiers zijn completer. Sneller verwerken van inschrijvingen, verkleinen van foutieve gegevens. Vermindering Administratieve werkdruk. Veilige overdracht van privacy gevoelige informatie. Integratie LAS/RI en OSO Inlezen van gegevens is voor het VO makkelijker. Overdracht is overal gelijk via een beschermde omgeving. Doordat OSO gekoppeld is aan het LAS is overdracht snel en vlot te regelen (druk op de knop principe), fijn dat er uitbreiding is m.b.t. aanvinken verslagen, notities, toetsen, enzovoort. (Q16) Zwakke punten (n=1.362) Werking Dat je maar 1x de gegevens over kan zetten en als er daarna nog extra gegevens door de basisschool ingezet worden, dan kan ik dit niet overzetten en moeten ze het op papier naar ons toesturen. Veel verschillende manieren van gegevens wat je binnenkrijgt, er is niet 1 standaard. Nu worden alle toetsen maar uitgewisseld die ooit zijn afgenomen terwijl je daar als VO-school niet veel aan hebt en juist een enorme zoekpartij oplevert naar de juiste gegevens. Misschien duidelijker afspreken wat je wel en wat je niet wilt ontvangen en op welke wijze. Foutieve gegevens Werkt nog niet feilloos. Krijg veel opmerkingen over missen gegevens van lln. die wel in het LAS aangevinkt zijn. Niet duidelijk waar dit probleem zit. De LAS leverancier zegt bij het VO, VO zegt bij de LAS leverancier. Niet alle gegevens worden in ons administratieve programma op de juiste plaats neergeschreven. Basisscholen voeren telefoonnummers e.d. op een andere wijze in dan wij, dat moet dus gecontroleerd worden. Niet alle basisscholen hebben hun administratie up to date waardoor er foutieve gegevens meekomen. Communicatie tussen systemen Als het niet werkt, is het heel lastig te achterhalen waar de fout zit, omdat wij de systemen van de basisscholen niet kennen en zij ons systeem niet. Basisscholen zijn nog niet zo vertrouwd hiermee, administraties niet altijd bezet, als het niet werkt, weten ze vaak geen oplossing waardoor het toch handmatig moet. Uitgebreide resultaten 11
Grootste plezier/frustratie OSO Gebruiksgemak en vermindering werkzaamheden genoemd als grootste plezieren, grootste frustraties omvatten foutieve gegevens en dat OSO niet overal gebruikt wordt (Q21) Grootste plezier m.b.t. OSO (n=1.362) Gebruiksgemak Het is gemakkelijk en een veilige manier van het overdragen van gegevens. Makkelijk om gegevens digitaal te kunnen overdragen aan derden. Tijdbesparing Het scheelt veel invoerwerk en fijn dat er nu een structuur is voor het aanleveren van de gegevens. De tijdbesparing. Niet meer losse dossiers op papier verzamelen of nogmaals o.a. alle NAW gegevens weer moeten intypen. (Q22) Grootste frustratie m.b.t. OSO (n=1.362) Onduidelijkheden Wanneer het fout gaat, dat je niet weet waar je moet zoeken en aan welke kant de fout zit. Bij de vertrekkende school of bij de nieuw school. Niet weten wanneer je dossiers binnen kunt halen. Zou fijn zijn als je een melding krijgt dat er dossiers klaar staan. Fouten gegevens Veel gegevens nog moeten worden aangepast, handmatig. Alle persoonlijke gegevens nagekeken moeten worden en moeten worden aangepast. Gegevens worden niet juist aangeleverd door po. Duidelijkheid Duidelijkheid van opzet en tijdwinst t.o.v. uitwisseling met papieren Eenduidigheid en geen dubbel werk Vermindering werkzaamheden Minder handelingen nodig om dossiergegevens binnen te halen. Digitaal gegevens inkloppen en daardoor efficiënter te kunnen werken. Geen kopieerwerk meer als de vo scholen geen papieren versie van de dossiers zouden eisen. Uitgebreide resultaten Niet alle gegevens staan in OSO; het moeilijk toevoegen en inlezen van pdf formulieren. Het aflezen van de gegevens zou wat mij betreft sneller mogen. Nu veel handelingen, maar ook verschil tussen hoe die handelingen zijn wanneer gegevens via het ene of andere LAS binnen komen. OSO niet overal gebruikt Nog niet volledig uitwisselbaar met alle scholen; je bent afhankelijk van het feit of scholen wel of niet met OSO werken. Afhankelijkheid van andere partijen en het ontbreken van een goede controle op nieuwe/gewijzigde gegevens. 12
Toelichting ontevreden aspecten OSO Daarnaast ook voornamelijk ontevredenheid over de inhoud (volledigheid) van het overstapdossier (Q18) Kunt u toelichten waarom u (zeer) ontevreden bent over dit aspect? Toelichting ontevredenheid Helpdesk OSO (n=18) Voor acute vragen is het niet mogelijk direct contact te krijgen. Omdat ze niet duidelijk konden maken wat ik moest doen bij een probleem dat ik ondervond. Kastje muur verhaal. Geen reactie op e-mail vanuit onze leverancier van het administratiesysteem. Er is geen telefonische helpdesk, hiervoor dien je het landelijke telefoonnummer te bellen. Toelichting ontevredenheid Documentatie website OSO (n=27) Er is geen overzicht te vinden van welke gegevens er via het OSO doorgegeven worden. Handleidingen mis ik ook. Moeilijk te begrijpen. Ik ben er nog steeds niet achter hoe OSO precies werkt, ook niet na het raadplegen van de website en informatie van het administratiesysteem Toelichting ontevredenheid Mogelijkheden plaatsen ter verbetering OSO (n=42) Dit is nu het tweede of derde jaar dat wij met OSO werken, en wij zien niet echt verbetering. Wij werken ook met een Elektronische leeromgeving (niet aangesloten op OSO) waar wij zeer tevreden over zijn. Ik ben hier niet van op de hoogte. Dat kan niet direct in het programma. Ik zou niet weten waar ik dit moet melden Toelichting ontevredenheid Inhoud (volledigheid) overstapdossier (n=153) Niet alle gegevens worden op de juiste manier weergegeven in het dossier, na inlezen zijn nummers en gegevens soms verwisseld. Ik mis duidelijk de mogelijkheid om de taak/werkhouding en sociaalemotionele ontwikkeling van een kind in te vullen. Deze zijn in vergelijk met de toets gegevens zeker niet minder belangrijk. We hebben hiervoor na overleg met het VO een apart document aangemaakt. De volledigheid en juistheid van gegevens is erg afhankelijk van de wijze waarop de administratie op de basisschool wordt geregeld. Uitgebreide resultaten 13
Rapportcijfer OSO Merendeel gebruikers geeft OSO een voldoende. Gemiddeld wordt OSO beoordeeld met 7,0. Het oordeel binnen het po significant hoger dan binnen het vo (7,1 vs. 6,8) (Q20) Alles overziend, hoe tevreden of ontevreden bent u dan over OSO uitgedrukt in een rapportcijfer? Basis: Gebruikers (n=1.362) 50% Gemiddelde rapportcijfer: 7 - po: 7,1 - speciaal po: 7 - vo: 6,7 - speciaal vo: 6,8 42% 28% 18% 0% 5% 3% 2% *% *% 1% *% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Uitgebreide resultaten 14
Verbetersuggesties OSO Suggesties te verbetering komen voor bij alle aspecten van de OSO (Q28) Heeft u ten slotte nog suggesties of opmerkingen over de Overstapservice Onderwijs, Stichting Kennisnet of iets anders? (Basis: n=168) Suggesties functionaliteiten Uitbreiding van de mogelijkheden in OSO zelf. Nu moeten we eerst een OKR maken, dan downloaden en dan weer uploaden. Dat kost best tijd en zou efficiënter kunnen. Het automatisch toevoegen van het OKR. Melding als er een OSO aanvraag binnenkomt Dat er notities toegevoegd kunnen worden aan het OSO dossier. Verbetering ondersteuning Zorg voor scholing voor leerkrachten, die weten wat er mee moet worden gestuurd met OSO Vragen stel ik via de ICT afdeling, maar duurt soms wel lang voordat ik hier een reactie op heb. De vraag wordt door hen aan onze LAS leverancier gesteld. Zou handig zijn als ik direct contact zou kunnen opnemen. Breng softwareleveranciers en scholen samen om te testen, te testen en nog eens te testen voor de daadwerkelijke uitwisseling gaat beginnen! Nog een jaar als dit is slecht voor alle partijen. Uitbreiding gebruik OSO onder scholen Zoveel mogelijk scholen zover krijgen om over te gaan op OSO. Misschien is het goed om te OSO toch wat meer onder de aandacht te brengen. Ik werk er niet mee. Ik moet ook eerlijk bekennen, ik heb de cursus gedaan, maar weet niet meer hoe het werkt. Primair onderwijs meer stimuleren om deel te nemen. Verplichten? Betere samenwerking LAS/OSO Binnen het LAS een keuze voor welke gegevens wel en niet in te lezen. Beter inlezen van de n.a.w. gegevens in het LAS en misschien een automatisch bericht als de OSO klaar staan van de school van herkomst. We hebben veel problemen gehad om de resultaten van de Centrale Eindtoets in te kunnen voeren in ons LAS. Ook de helpdesk kon ons niet de juiste informatie geven. Toch een betere afstemming met LAS leveranciers m.b.t. het de juiste velden vullen. Uitgebreide resultaten 15
Uitgevoerd door The Choice Sumatrakade 1299 1019 RM Amsterdam T 020 5210660 F 020 5210661 E info@thechoice.nl www.thechoice.nl