Financieel jaarverslag 2014 Mama Alice Kansarme kinderen krijgen een betere toekomst Iedere Euro geïnvesteerd in onderwijs levert het 10 tot 15 voudige op in de economie van Peru
Financiën Deze jaarrekening is opgesteld volgens de richtlijn 650 Fondsenwervende instellingen 1.1 Financieel beleid Stichting Mama Alice voert een doorzichtig financieel beleid. Uitgangspunten zijn integriteit en transparantie. Daarnaast is het belangrijk dat continuïteit gewaarborgd is. Hiervoor voeren we een adequaat financieel beheer zowel in Nederland als in de uitvoeringsorganisatie in Peru. Binnen Mama Alice is dit geborgd in een Handboek Administratie. Besteding aan de doelstelling Mama Alice streeft er jaarlijks naar tenminste 85% van de lasten rechtstreeks aan de doelstellingen in Peru te besteden. Dit is de zogenaamde bestedingsratio lasten. Ondanks de noodzakelijke organisatorische kosten zijn we met name door de inzet van enthousiaste vrijwilligers in staat om dit percentage te realiseren. Voor 2014 was de doelstelling voor Kosten eigen fondswerving 8,1% % en voor Kosten beheer en Administratie 5,66% % en dus voor Besteding aan de doelstellingen 86,24% We zijn ons ervan bewust dat een organisatie alleen kan draaien bij goed beheer en een transparante communicatie over kosten. De noodzakelijke organisatorische kosten houden we zo laag mogelijk: De bestuursleden werken geheel op vrijwillige basis zonder enige onkostenvergoedingen; Dienstverleners verrichten veelal diensten tegen een gereduceerd tarief. Begroting Het financiële boekjaar van Mama Alice loopt gelijk aan het kalenderjaar. De begroting voor een kalenderjaar wordt vastgelegd in de voorafgaande novembermaand. Indien er achteraf nog aanvullende donaties of fondsen worden toegezegd, dan wordt in het voorjaar een aangepaste begroting opgesteld. De conceptbegroting wordt opgesteld door de penningmeester, de voorzitter van het Nederlandse bestuur, de projectadviseur en de directie in Peru. Vervolgens wordt deze in de algemene bestuursvergadering vastgesteld. Opbouw reserves Om onvoorziene kosten te dekken streven wij naar een continuïteitsreserve van 5 maanden projectkosten. Onze continuïteitsreserve bedraagt ultimo 2014 105.000 euro en de overige reserve bedraagt 205.038 euro. Het streven naar meer structurele donaties en meer diversiteit aan inkomsten wordt voortgezet, zodat onze liquide situatie gezond blijft. Gelden staan op de spaarrekening. Het overschot wordt niet belegd. 2
1.2 Financieel Verslag De begroting 2014 was 247.000. Begroot voor 2014 was een nihil resultaat. De opbrengsten zijn hoger uitgevallen, de kosten lager dan begroot. Zodoende is er een positief resultaat van 49.590,-. Baten De baten waren begroot op 247.000 euro. Uiteindelijk is in totaal een bedrag van 278.907 euro aan baten behaald. In Nederland waren de baten licht lager, zowel de baten eigen fondswerving als de baten uit acties van derden. De verhoging komt door teruggaven in Peru van ziektekosten en BTW en door het winnen van de Transparantprijs 2014 van 25.000 euro. Lasten en Financiële Prestatie Indicatoren Onderstaand overzicht geeft inzicht in hoe iedere ontvangen euro is besteed besteed in percentage lasten begroot werkelijk begroot werkelijk werkelijk 2015 2014 2014 2013 2012 Bestedingsratio lasten 84,5% 87,3% 86,24% 86,23% 88,84% Kosten eigen fondswerving 9,5% 5,2% 8,10% 8,55% 5,58% kosten beheer en admie 6,1% 7,5% 5,66% 5,22% 5,58% Totale lasten 100% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% Kosten eigen fondswerving/ Baten eigen fondswerving 11,3% 5,8% 9,30% 10,40% 6,35% Bestedingsratio baten 84,46% 71,78% 86% 88,6% 90,6% Bestedingsratio lasten De bestedingsratio lasten is in 2014 iets gunstiger dan de begroting en dan die van 2013. Een percentage van meer dan 85% waar we zeer trots op zijn. Kosten eigen fondswerving Hieronder is opgenomen de kosten van fondswerving in relatie tot de totale kosten in 2014. Begroot was een percentage van 8.1%, in werkelijkheid is slechts 5,2% aan eigen fondswerving uitgegeven. Wij zijn ons ervan bewust dat dit betekent dat we in 2014 niet voldoende aan 3
fondswerving hebben gedaan en mede dientengevolge de baten eigen fondswerving in Nederland lager zijn uitgevallen dan begroot. Kosten beheer en administratie Dit betreft kosten die de organisatie moet maken in het kader van de beheersing, administratievoering, externe controle en verantwoording aan derden. Dit jaar waren deze kosten 7,5 %. Licht hoger dan begroot en dan in 2013. Op zich lagen de kosten van de administratie goed op koers maar doordat de kosten voor de doelstelling en voor fondswerving lager waren dan begroot werd dit percentage licht hoger. De kosten voor administratie zijn niet snel te verlagen zonder verlies aan zorgvuldigheid en controles. Kosten eigen fondswerving in % baten eigen fondswerving De kosten eigen fondswerving waren dit jaar slechts 5,8% ten opzichte van de baten eigen fondswerving terwijl begroot was een percentage van 9.3%. Aangezien we minder aan fondswerving hebben uitgegeven dan begroot denken we dat we omzet hebben laten liggen. Wij streven dan ook niet naar een te laag percentage omdat hiermee op termijn de baten eigen fondswerving in een negatieve spiraal zouden belanden. Bestedingsratio baten Hier wordt berekend de kosten besteed aan de doelstelling ten opzichte van de totale baten. Dit percentage is lager dan begroot namelijk 71,78% omdat enerzijds de kosten besteed aan de doelstelling lager waren en anderzijds de totale baten hoger waren dan begroot. 4
1.3 Geconsolideerde balans per 31 december 2014 5
1.4 Geconsolideerde Staat van Baten en Lasten over 2014 6
7
8
1.5 Model toelichting lastenverdeling, specificatie en verdeling kosten naar Bestemming 1.6 Waarderingsgrondslagen, grondslagen voor resultaatbepaling en kostentoerekening Algemeen De richtlijnen en deze jaarrekening hebben tot doel belanghebbenden een meer transparant inzicht te geven. Richtlijnen Vanaf 1 januari 2012 heeft Mama Alice het CBF keurmerk voor kleine goede doelen. De jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de Richtlijn 650 Fondsenwervende instellingen zoals gepubliceerd door de Raad voor de jaarverslaggeving. Het hanteren van de richtlijn 650 is een belangrijke voorwaarden voor het verkrijgen en behouden van het CBF-certificaat voor kleine goede doelen. In 2014 heeft het CBF aan Mama Alice opnieuw het certificaat toegekend. In de jaarrekening is ook de richtlijn Financieel Beheer goede doelen gevolgd, van VFI branche organisatie van goede doelen. Deze aanvullende richtlijn op het CBF-Certificaat geeft onder andere aan hoe goede doelen om moeten gaan met reserves en fondsen, en het verantwoord beheer daarvan. Stelselwijziging Gedurende het verslagjaar hebben zich geen stelselwijzigingen voorgedaan. Activa en passiva De activa en passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde. 9
Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde onder aftrek van een afschrijving die is bepaald op grond van schattingen van de economische levensduur. Voor de waarde van de activa wordt per ultimo boekjaar een reserve activa bedrijfsvoering/doelstelling aangehouden. Eigen vermogen Het vermogen van de stichting wordt aangewend in het kader van de doelstelling van de stichting. Buitenlandse valuta Voor alle transacties in Peruaanse soles is 0,279 euro per sol aangehouden. Deze koers is gebaseerd op de gemiddelde koers over 2014. Alle vorderingen, schulden en transacties in buitenlandse valuta zijn omgerekend naar euro s op basis van de koers per einde jaar. Contributies, donaties en schenkingen De inkomsten zijn de opbrengsten uit contributies, donaties, schenkingen en andere inkomsten die toe te kennen zijn aan het desbetreffende boekjaar. Nalatenschappen Baten uit nalatenschappen worden opgenomen in het boekjaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. De omvang van een bate uit nalatenschap kan betrouwbaar worden vastgesteld als, op grond van het stadium waarin de afhandeling van de nalatenschap zich bevindt, een redelijke schatting van de ontvangst kan worden gemaakt Resultaatbepaling Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Salarissen en vergoedingen Bestuursleden en vrijwilligers ontvangen geen salarissen. Mama Alice vergoedt gemaakte onkosten aan vrijwilligers tegen maximaal fiscaal toegestane normen. De medewerkers op het secretariaat in Nederland ontvangen salaris tegen het minimum loon. Het salaris van projectadviseur Frederique Kallen is in onderstaand overzicht te zien: 10
Bruto Salaris 2.200 Ziektekostenverzekering -/-182 Pensioen -/-162 Belasting -/-278 Totaal 1.479 Kostentoerekening Wij hanteren een constante methodiek bij het toerekenen van kosten. De directe uitvoeringskosten worden direct toegekend aan de doelstellingen. De indirecte kosten worden toegerekend aan de hand van de volgende maatstaven: a) directe toerekening aan doelstelling, jaarverslag, fondsenwerving, beheer en administratie, mits er een direct oorzakelijk verband aanwezig is. b) alle kosten (salarissen en overige kosten) die in Peru gemaakt worden, zijn direct toe te wijzen aan de doelstellingen van de stichting c) de kosten van bestuur, toezicht, certificering en externe controle vallen volledig onder de kosten van beheer en administratie 1.7 Toelichting op Geconsolideerde Balans Materiele Vaste Activa Hieronder zijn de materiele vaste activa opgenomen die in gebruik zijn voor de doelstelling in Peru. Dit betreft met name meubilair, computers, audiovisuele apparatuur en machines ten behoeve van de vakopleidingen. Momenteel is geen auto aanwezig. Vorderingen en overlopende activa 2014 2013 Waarborgsom huur Peru 335 996 Stichting derdengelden/ geefgratis 0 967 Rente Spaarrekening NL 2.266 741 NTO toegekende transparantprijs 25.000 Totaal 27.601 2.704 11
Liquide Middelen 2014 2013 Stand Dagafschriften: Saldo Spaarrekening ING 189.300 168.559 Saldo Betaalrekening ING 79.842 67.547 BCP Algemeen Peru 33.766 24.431 Totaal 302.908 260.537 Kortlopende schulden Pensioenvoorziening 16.200 Voorziening projecten 14.182 Omzetbelasting NL 2.076 Loonheffing 331 Voorziening vakantiegeld 907 Arbeidsduurverkorting Peru 1.284 Cheques reeds uitgeschreven Peru 7.563 Diversen 267 Totaal 42.810 Reserves en fondsen 01-01-2014 onttrekking toevoeging 31-12-2014 continuïteitsreserve 105.000 0 0 105.000 Algemene reserve 155.448 0 49.590 205.038 Totaal 260.448 0 49.590 310.038 Streven van Mama Alice is om 5 maanden de kosten voor de doelstelling te kunnen dekken uit de continuïteitsreserve. De algemene reserve is verhoogd met de winst uit 2014. 12
1.8 Toelichting op Staat van Baten en Lasten Aan de baten uit eigen fondswerving zijn de volgende inkomsten toegerekend: - contributies, donaties, giften en schenkingen - eenmalige periodieke donaties - acties van particulieren, scholen verenigingen, bedrijven en kerkelijke instellingen - verkoop van goederen - eigen acties Baten 2014 2013 Donaties en giften 144.063 265.596 Donaties met bestemming: - ecolodge 8.114 - opleiding metaalbewerking 15.000 - gidsenopleiding 20.000 Nalatenschappen Verkoop Goederen 16.340 17.606 Baten uit acties Derden 27.141 32.701 Rentebaten 2.266 2.760 Overige baten (terugg. btw en ziektekosten) 45.983 17.527 Totaal 278.907 336.190 Aangetekend dient te worden dat genoemde verkopen de bruto verkopen zijn. Inkoop was 3.117 euro waardoor de netto verkopen 13.223 euro zijn. Een opvallende teruggang is te zien in de reguliere donaties en giften in Nederland ten opzichte van 2013. In 2015 is een verbetering van deze post als speerpunt opgenomen. 13
1.9 Kostentoerekening Alle kosten die betrekking hebben op de programma s in Peru worden toegerekend aan de doelstelling. De overige kosten worden toegerekend naar kosten eigen fondswerving en kosten beheer en administratie. Zie ook paragraaf 6.2 voor een toelichting op deze kosten. 1.10 Meerjarenbegroting inclusief ratio s Lasten 2015 2016 2017 Besteding aan Project Peru 250.000 268.000 275.000 Fondswerving Peru 9.000 10.000 10.000 Kosten Nederland -Besteding Fondswerving 19.000 20.000 21.000 -Besteding Administratie en Beheer 18.000 18.000 18.000 Totale lasten 296.000 316.000 324.000 Baten 2015 2016 2017 Baten Eigen Fondswerving - donaties en giften 228.000 246.000 253.000 - verkoop goederen 20.000 22.000 22.000 - overige baten 15.000 15.000 15.000 Baten Acties Derden 30.000 30.000 31.000 Baten uit Beleggingen 3.000 3.000 3.000 Totale Baten 296.000 316.000 324.000 Ratio s Werkelijk 2014 Begroot 2015 Begroot 2016 Begroot 2017 - doelstelling (bestedingsratio) 87,3% 84,5% 84,8% 84,9% - kosten eigen fondswerving 5,2% 9,5% 9,5% 9,6% - kosten beheer en admie 7,5% 6,1% 5,7% 5,6% Totale lasten 100% 100% 100% 100% 14
Kosten eigen fondswerving in % baten eigen fondswerving Besteed aan doelstelling t.o.v. baten totaal 5,8% 11,3% 11,2% 11,3% 71,78% 84,46% 84,81% 84,88% Voor de meerjarenbegroting is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: Het realistisch begroten van donaties en kosten. Streven is om de intern gestelde normen ten aanzien van de ratio s te realiseren. De begroting voor 2015 en volgende jaren is hoger dan de uitkomst van 2014 door het zware accent dat we zowel in Nederland als in Peru zullen leggen op fondsenwerving. Risico s kansen en bedreigingen in de meerjarenbegroting Steeds meer fondsen en donateurs verbinden zich niet meer voor een langere periode maar kiezen ervoor om na een of twee jaar weer een ander project te ondersteunen. Daarnaast is een blijvend risico de daling van de euro ten opzichte van de Sol. Naast de continuïteitsreserve is een behoorlijke vrije reserve aanwezig waardoor de genoemde risico s niet onmiddellijk tot problemen zullen leiden. 15
16
17
TOP 10 niet financiële prestatie indicatoren: Aantal kinderen dat aan ons onderwijsprogramma meedoet: Gepland 2014: > 600 Werkelijk 2014: 581 Gepland 2015: > 600 Het percentage regulier komende kinderen naar ons onderwijsprogramma: Gepland 2014: > 70% Werkelijk 2014: 62% Gepland 2015: > 70% Aantal kinderen begeleid door zowel Maatschappelijk werk als door Psychologie: Gepland 2014: > 50 kinderen per discipline Werkelijk 2014: 54 kinderen maatschappelijk werk, 51 kinderen psychologie Gepland 2015: > 50 kinderen begeleid per discipline Aantal begeleide gezinnen door zowel Maatschappelijk werk als Psychologie: Gepland 2014: > 10 Werkelijk 2014: 12 Gepland 2015: > 10 Aantal preventieve workshops vanuit Welzijn: Begroot 2014: 30 Werkelijk 2014: 32 Begroot 2015: 30 Aantal succesvolle jongeren vakopleiding: Gepland 2014:>=25 Werkelijk 2014: 25 Gepland 2015: >=22 18
Aantal reguliere Mamitas Gepland 2014: >= 8 Werkelijk 2014: 6 Gepland 2015: >= 8 Aantal chats van Cuenta Conmigo Gepland 2014: > 2.000 Werkelijk 2014: 2.200 Gepland 2015: > 2.300 Aantal donateurs met automatische incasso: Gepland 2014: > 100 Werkelijk 2014: 76 Gepland 2015: > 100 Aantal mensen dat onze nieuwsbrief ontvangt: Gepland 2014: > 900 Werkelijk 2014: 877 Gepland 2015: >1.000 Top 6 financiële prestatie indicatoren: Bestedingsratio lasten: Begroot 2014: 86,24% Werkelijk 2014: 87,3% Begroot 2015: 84,5% Kosten eigen fondswerving: Begroot 2014: 8,10% Werkelijk 2014: 5,2% Begroot 2015: 9,5% 19
Kosten beheer en administratie: Begroot 2014: 5,66 % Werkelijk 2014: 7,5% Begroot 2015: 6,1% Kosten eigen fondswerving tov baten eigen fondswerving: Begroot 2014: 9,3% Werkelijk 2014: 5,8% Begroot 2015: 11,3% Bestedingsratio baten: Begroot 2014: 86% Werkelijk 2014: 71,78% Begroot 2015: 84,46% Begroot aan fondswerving: Begroot 2014: 247.000 Werkelijk 2014: 278.907 (113%) Begroot 2015: 296.000 20