Bijlage 7: Concept contract overeenkomst FMIS inzake Levering, implementatie en onderhoud van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) De ondergetekenden: 1. Veiligheidsregio Noord- Holland Noord gevestigd en kantoorhoudende aan de Hertog Aalbrechtweg 5, 1823 DL te Alkmaar en in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Algemeen Directeur, de heer J.V.T.M Stierhout, hierna te noemen VR NHN, en 2. <volledige naam en rechtsvorm contractant>, (statutair) gevestigd te <plaats>, te dezen vertegenwoordigd door <functie> <naam ondertekenaar> hierna te noemen: Opdrachtnemer, Overwegende dat: Organisatie en doelstelling van VR NHN a. VR NHN is een veiligheidsregio met taken zoals bedoeld in Art. 10 Wet Veiligheidsregio s; b. VR NHN in het kader van de uitoefening van zijn taak behoefte heeft aan één integraal FMIS om het facilitaire proces te ondersteunen en te ontzorgen; Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 1 van 11
INHOUDSOPGAVE Concept contract... 1 Artikel 1. Begrippen... 3 Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst... 3 Artikel 3. Contactpersonen en rapportage... 4 Artikel 4. Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst... 4 Artikel 5. Aflevering en Oplevering... 4 Artikel 6. Acceptatie... 5 Artikel 7. Vergoeding... 6 Artikel 8. Facturering, verschuldigdheid en betaling... 8 Artikel 9. Algemene en bijzondere voorwaarden... 8 BIJLAGE 1 Contactpersonen... 10 BIJLAGE 2 Acceptatieprocedure... 11 Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 2 van 11
Komen overeen: Artikel 1. Begrippen In de Overeenkomst wordt een aantal begrippen (al dan niet met een beginhoofdletter) gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan is gegeven in de Offerteleidraad, in combinatie met onderstaande begrippenlijst: Vergoeding Financiële compensatie. Fatale Termijn Gebreken Prestatie Overeenkomst Uiterste tijdslimiet waarbinnen een feitelijke handeling of een rechtshandeling dient plaats te vinden. Levering van het product dat niet conform het in A1, B1 en C1 gestelde is. Door Opdrachtnemer uit te voerden opdracht conform Offerteleidraad Dit contract. Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst 2.1 Partijen sluiten hierbij een Overeenkomst waarbij Opdrachtnemer zich tegen de in Artikel 7 bedoelde Vergoeding verbindt tot het verrichten van de Prestatie zoals beschreven in de Offerteleidraad, die in hoofdlijnen bestaat uit: - het leveren van het Product / de Producten: Volg nummer A1 Onderwerp Installatie van een Facilitair Management Informatie Systeem. Aantal Conform in Offerteleidraad opgenomen eisen, wensen en case. - het uitvoeren van de Opdracht / de Opdrachten: Volg nummer B1 Onderwerp Implementeren en onderhouden van het door Opdrachtnemer geoffreerde FMIS, conform in de Leidraad genoemde eisen, wensen en case. Aantal Conform in Offerteleidraad opgenomen eisen, wensen en case. - het verstrekken van één of meer Gebruiksrechten: Volg nummer C1 Onderwerp Benodigde licenties, toegang en soortgelijke gebruiksrechten, welke noodzakelijk zijn om conform in Leidraad opgenomen eisen, wensen en case te kunnen werken in het FMIS. Aantal Conform in Offerteleidraad opgenomen eisen, wensen en case. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 3 van 11
één en ander teneinde VR NHN in staat te stellen daarvan het Overeengekomen gebruik te maken. 2.2 De navolgende stukken vormen gezamenlijk de Overeenkomst. Voor zover deze stukken met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde stuk boven het later genoemde: 1) De definitieve overeenkomst (definitieve contract); 2) de Service Level Agreement SLA; 3) de Vragenlijst; 4) de Offerteleidraad; 5) het (concept) contract; 6) de door Opdrachtnemer aan VR NHN uitgebrachte offerte van <datum>, met kenmerk <kenmerk>. Artikel 3. Contactpersonen en rapportage 3.1 De personen die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhouden zijn opgesomd in de BIJLAGE 1 Contactpersonen. 3.2 Opdrachtnemer rapporteert conform gestelde SLA over de wijze van uitvoering van de Overeenkomst. SLA is opgenomen in de Offerteleidraad. Artikel 4. Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst 4.1 De Overeenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend. 4.2 De Overeenkomst heeft een looptijd van 6 jaar, -1, -1 jaar en eindigt van rechtswege op 1 december 2020. 4.3 VR NHN kan de Overeenkomst door opzegging beëindigen. Indien hij van dit recht gebruik maakt, doet hij mededeling van de schriftelijke opzegging aan Opdrachtnemer waarbij een opzegtermijn van 6 maanden in acht wordt genomen. Artikel 5. Aflevering en Oplevering 5.1 Opdrachtnemer draagt zorg voor Aflevering van de Producten op de in onderstaande tabel aangegeven datum en plaats. Genoemde data zijn Fatale termijnen. Volgnummer A1 Onderwerp Afleveradres Afleverdatum Installatie van een Facilitair n.t.b. 1 december 2014 Management Informatie Systeem. 5.2 Opdrachtnemer draagt zorg voor Oplevering op de in de onderstaande tabel vermelde wijze, datum en plaats. Genoemde data zijn Fatale termijnen. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 4 van 11
Artikel 6. Acceptatie 6.1 De Acceptatie van de Prestatie vindt als volgt plaats: Volgnummer Onderwerp Wijze van Oplevering Adres en datum B1 Ondersteuning en onderhoud. Implementeren van het door Opdrachtnemer geoffreerde 1 december 2014, adres n.t.b FMIS, conform in de Leidraad genoemde eisen, wensen en case. C1 Gebruiksrechten (op Standaardprogrammatuur). Beschikbaarstelling FMIS 1 december 2014, adres n.t.b Volgnummer Onderwerp Acceptatie Uiterste datum van mededeling van (non-) Acceptatie A1 Installatie van een Facilitair Management Informatie Systeem. Na uitvoering Acceptatie procedure (zie Bijlage 2). 14 dagen na Aflevering (11.2 ARBIT 2010). B1 Ondersteuning en onderhoud. Overeenkomstig het bepaalde in de SLA. 14 dagen na Aflevering (11.2 ARBIT 2010). Overeenkomstig het bepaalde in de SLA. C1 Gebruiksrechten (op Standaardprogrammatuur). Na uitvoering Acceptatieprocedure (zie Bijlage 2). 14 dagen na Aflevering (11.2 ARBIT 2010). Combinatie van de bovenstaande Prestaties waarbij Acceptatie afhankelijk is van de werking van het geheel. Na uitvoering Acceptatieprocedure (zie Bijlage2). 14 dagen na Af- en Oplevering (11.2 ARBIT 2010). 6.2 Indien VR NHN de Prestatie accepteert ondanks de aanwezigheid van één of meer Gebreken houdt VR NHN een bedrag in van 10% van de opdracht, op de Vergoeding totdat de Gebreken zijn hersteld. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 5 van 11
Artikel 7. Vergoeding 7.1 Partijen komen de navolgende Vergoeding overeen: Prijzenblad aanbesteding FMIS nr P.1 Jaarlijkse (licentie) kosten FMIS Q* P Prijs p. jaar P1.1 All-in pakket jaarlijkse licentiekosten inclusief modules: 100 - Algemeen technisch - Meldingen - werkorders - Reserveringen - Planmatig onderhoud - Middelen- en voertuigenbeheer - Huisvestingbeheer - Contract- en leveranciersmanagement - Documentmangement - Financieel - Rapportages en Monitoring P1.2 Zelf Service portaal op intranet 1800 P1.3 Smartphone applicatie 1800 P1.4 Inkoop (bestellen tot betalen) - Bestellingen - inkooporders plaatsen 500 - Bestellingen - inkooporders plaatsen, goedkeuren en vrije tekst orders behandelen 100 P1.5 Helpdesk Inschrijver incl.: onderhoud Applicatie, en onderhoud koppelingen Totaal jaarbasis P.1 Jaarlijkse (licentie) kosten FMIS: nr P2. Implementatiekosten Q P Eenmalige kosten P2.1 Begeleidingskosten inrichting 2.1.1 Consultancy / technische begeleiding 2.1.2 Trainingen / Opleidingen Training x Training x P2.2 Realiseren koppelingen 2.2.1 Qlikview 2.2.2 Active Directory 2.2.3 Financieel pakket (inkoop binnen FMIS) 2.2.4 Webshops (online, betreft hier bijvoorbeeld een OCI koppeling) per koppeling P2.3 Overige eenmalige kosten, indien van toepassing bij implementatie 2.3.1 2.3.2 Totaal eenmalige kosten P2. Implementatiekosten: nr P3. Tariefstelling dienstverlening "Op afroep" Q P Tarief p.uur P3.1 Consultancy op afroep (na implementatie, bijv. wijzigingen management) per uur Totaal eenmalige kosten P3. Tariefstelling dienstverlening "Op afroep" Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 6 van 11
Alle in dit contract genoemde bedragen dienen exclusief BTW te worden genoemd. 7.2 De Vergoeding kan na de eerste contracttermijn van 4 jaar, éénmaal per navolgend jaar per 1 januari worden bijgesteld met een percentage tot maximaal het <<'CBS-prijsindexcijfer CAO lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening'>>. Hierbij wordt telkens het maandcijfer van de voorafgaande maand januari gehanteerd, waarbij het indexcijfer van december 2018 wordt gesteld op 100%. 7.3 Indien de Prestatie als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer niet voldoet aan de Service levels, vindt korting plaats op de in artikel 7 genoemde Vergoeding (voor P.1 + P.2 + P.3) overeenkomstig onderstaande tabel: Service levels KPI Norm Korting Ondersteuning Response, behandel- en 95% wordt binnen gestelde tijd behaald. 10% doorlooptijden meldingen per prioritering. Ondersteuning 95 % bereikbaarheid helpdesk. 5 keer niet bereikbaar 10% Ondersteuning Kwaliteit medewerkers. 0 keer gebruikersvragen niet kunnen 10% beantwoorden binnen de maximale behandeltijd. Ondersteuning 100 % bereikbaarheid 0 keer niet bereikbaar. 10% noodnummer. Beheer en Onderhoud wordt altijd vooraf 0 keer niet voorgelegd en afgestemd 10% onderhoud voorgelegd en afgestemd met VR NHN. met VR NHN. Klanttevredenheid Klanttevredenheid beoordeling Rapportcijfer ten minste 8 (schaal 1-10% door Contractmanager. 10). Wijzigingen & Wijzigingen worden conform 100 % conform afgesproken KPI. 10% Innovatie afgesproken proces en termijnen opgepakt en afgehandeld. Wijzigingen & Een gebruikersgroep overleg 1 overleg per jaar. 5% Innovatie wordt geïnitieerd door Opdrachtnemer. Wijzigingen & Innovatie Ontwikkeling en innovatie wordt tijdens strategisch overleg vanuit Opdrachtnemer actief besproken inclusief onderbouwende verbetervoorstellen. 1 keer per jaar. 10% Vanaf 2016 vindt korting plaats op de in artikel 7 genoemde Vergoeding voor P.1 + P.3, overeenkomstig bovenstaande tabel. Naast genoemde vergoedingen behoudt VR NHN zich het recht voor na herhaaldelijke klachten het contract te mogen ontbinden. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 7 van 11
7.4 Indien de Prestatie als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer niet op de overeengekomen datum is Op- c.q. Afgeleverd, wordt een bedrag van <bedrag - zie wens 14.W1> gekort op de Vergoeding voor elke dag dat de vertraging in de Op- c.q. Aflevering voortduurt, tot een maximum van <bedrag - zie wens 14.W1>. 7.5 Indien de Op- c.q. Afgeleverde Prestatie door VR NHN wordt afgekeurd, wordt een bedrag van <bedrag - zie wens 14.W1> gekort op de Vergoeding voor elke dag dat herstel van de geconstateerde Gebreken uitblijft, tot een maximum van <bedrag - zie wens 14.W1>. Artikel 8. Facturering, verschuldigdheid en betaling 8.1 De Vergoeding is verschuldigd vanaf: Volgnummer Onderwerp Tijdstip van verschuldigdheid A1 Installatie van een Facilitair Management Informatie Systeem 01 December 2014 of na Acceptatie B1 Ondersteuning en onderhoud per live datum (01 December 2014 of na Acceptatie C1 Gebruiksrechten (op Standaardprogrammatuur) per live datum (01 December 2014 of na Acceptatie Combinatie van de bovenstaande Prestaties waarbij Acceptatie afhankelijk is van de werking van het geheel per live datum (01 December 2014 of na Acceptatie 8.2 Een factuur dient de volgende gegevens te bevatten: - factuurdatum - hoogte van de Vergoeding - verschuldigde BTW - contractnummer - verplichtingennummer Opdrachtnemer zendt de factuur met vermelding van de gegevens als bedoeld in dit artikel aan het centrale aanleverpunt voor facturen, email: digitalefactuur@veiligheidsregio-nhn.nl. Artikel 9. Algemene en bijzondere voorwaarden 9.1 De toepasselijkheid van algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer dan wel van door Opdrachtnemer bij het verrichten van de Prestatie te betrekken derden, is uitgesloten. 9.2 In afwijking van artikel 9.1 en onverminderd het bepaalde in artikel 2.2, zijn tevens de licentievoorwaarden van Opdrachtnemer dan wel van door Opdrachtnemer bij het verrichten van de Prestatie te betrekken derden van toepassing indien en voor zover: - de toepasselijkheid daarvan niet in de leiddraad is uitgesloten; Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 8 van 11
- Opdrachtnemer (a) de toepasselijkheid daarvan expliciet heeft bedongen (b) een exemplaar van de betreffende voorwaarden bij de Inschrijving is gevoegd en (c) deze daarvan expliciet onderdeel uitmaken, en; - het Overeengekomen gebruik daardoor niet wordt uitgesloten of beperkt en; - Opdrachtnemer kan aantonen dat de rechten van VR NHN uit hoofde van de Overeenkomst daardoor niet worden verminderd dan wel diens uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen daardoor niet onredelijk worden verzwaard. 9.3 De voor het gebruik van de Prestatie vereiste acceptatie van algemene of bijzondere voorwaarden, zoals bijvoorbeeld bij shrink-wrap - en click-wrap licenties, bindt VR NHN niet. Opdrachtnemer vrijwaart VR NHN dat dergelijke acceptaties niet leiden tot enige beperking op het Overeengekomen gebruik. 9.4 Het bepaalde in artikel 59 ARBIT is niet van toepassing. 9.5 Een exemplaar van de Inkoopvoorwaarden Arbit 2010, is bij de Overeenkomst gevoegd. Aldus overeengekomen op <datum> en ondertekend in tweevoud door: Veiligheidsregio Noord- Holland Noord Naam: J.V.T.M Stierhout Functie: Algemeen Directeur OPDRACHTNEMER Naam: <naam Opdrachtnemer> Functie: <functie> Handtekening: Handtekening: Datum: Datum: Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 9 van 11
BIJLAGE 1 Contactpersonen VR NHN De Algemeen Directeur, thans J.V.T.M Stierhout is bevoegd VR NHN te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Overeenkomst. De inkoper, Bianca Beerse, is contactpersoon aangaande dit contract. Opdrachtnemer De <functie>, thans <naam> is bevoegd Opdrachtnemer te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Overeenkomst. De <functie>, <naam> is contactpersoon aangaande dit contract. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 10 van 11
BIJLAGE 2 Acceptatieprocedure De Acceptatie van de Prestatie vindt per onderdeel plaats Volgnummer A1 B1 B1 C1 Onderwerp Installatie van een Facilitair Management Informatie Systeem Ondersteuning en onderhoud > Onderdeel ondersteuning Ondersteuning en onderhoud > Onderdeel onderhoud Gebruiksrechten (op Standaardprogrammatuur) Combinatie van de bovenstaande Prestaties waarbij Acceptatie afhankelijk is van de werking van het geheel. Wijze van Acceptatie Het systeem dient On Premise bij VR NHN geïnstalleerd te worden. Het On Premise te installeren FMIS systeem dient geheel gelijk te zijn aan het door Opdrachtgever goedgekeurde On Premise FMIS testsysteem. Ondersteuning dient tijdens de implementatie fase geheel conform Plan van Aanpak van Opdrachtnemer uitgevoerd te worden. Plan van Aanpak dient door VR NHN geaccepteerd en geaccordeerd te worden alvorens Opdrachtnemer start met implementatie. Ondersteuning ná de implementatiefase dient per ondersteuningsgeval al dan niet geaccepteerd te worden. Onderhoud wordt in de regel niet opgeleverd ter Acceptatie, zodat goedkeuring van de dienstverlening en de voor betaling vereiste Acceptatie hier afwijkend zijn geregeld. De beoordeling van de kwaliteit van Onderhoud door of namens VR NHN vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in de SLA. Na acceptatie van de in A1 en B1 genoemde producten dient C1 conform geleverd te worden, waardoor A1 en B1realiseerbaar zijn. Producten A1, B1 en C1 zijn in zijn geheel afhankelijk van elkaar, en onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Zonder acceptatie van een van 3 producten is volledige acceptatie niet mogelijk. Bijlage 7 - Concept contract 'Overeenkomst FMIS'.docx pagina 11 van 11