Project X (EG-Pb nr.: 200X/XXX-XXXXXX)

XIV. Biedingsfase Bijlage II Voorbeeld Biedingsprotocol Project X (EG-Pb nr.: 200X/XXX-XXXXXX)

DATUM Uitsluitend voor de interne projectorganisatie Project X 2

Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. Regels en documenten die voor de beoordeling van belang zijn... 4 3. Indienen biedingen... 4 4. Organisatie van de beoordeling... 5 4.1. De Aanbestedende Dienst... 5 4.2. De projectleider... 5 4.3. Team openingen eerste check... 5 4.4. Het Aanbevelingsteam... 6 4.5. Het team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten... 6 4.6. De technische, financiële en juridische beoordelingsteams... 7 4.7. Uitbreiding van een team met derden/externen en vervanging teamleden... 8 5. Beoordelingsproces... 8 5.1. Het proces... 8 5.2. Verslaglegging... 11 5.3. Planning... 11 5.4. Onverwachte situaties... 11 5.5. Vertrouwelijkheid... 11 6. Communicatie... 12 6.1. Interne communicatie... 12 6.2. Externe communicatie... 12 Bijlage A: ontvangstbevestiging... 14 Bijlage B: Proces-verbaal opening biedingen... 15 Bijlage C: Vragenlijsten beoordelingsteams en team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten voor Aanbevelingsteam... 17 Bijlage D: Vragenlijst Aanbevelingsteam voor Inschrijvers... 18 Bijlage E: Samenstelling beoordelingsteam... 19 Bijlage F: Overzicht te beoordelen minimumeisen onderdelen technisch beoordelingsteam... 20 Bijlage G: Overzicht te beoordelen onderdelen financieel beoordelingsteam minimumeisen... 24 Bijlage H: Overzicht te beoordelen onderdelen juridisch beoordelingsteam minimumeisen... 27 Bijlage I: Overzicht te beoordelen Optie Varianten per beoordelingsteam... 30 Bijlage J: Overzicht vervanging... 31 Bijlage K: Overzicht beoordeling Optie Variant per Inschrijver... 32 Vergunningen...32 Uitstel / vertraging... 33 Vandalisme... 33 Bijlage L: Overzicht beoordeling minimumeisen... 37 Bijlage M: Overzicht schaalbare criteria technisch beoordelingsteam... 38 Bijlage N: Overzicht schaalbare criteria financieel beoordelingsteam... 41 Bijlage O: Totaal overzicht beoordeling schaalbare criteria... 42 Bijlage P: Totaal overzicht beoordeling... 43 Bijlage Q: Rangschikking... 44 Bijlage R: Codenamen... 45 Bijlage S: Planning... 46 3

1. Inleiding In dit selectieprotocol beoordeling biedingen DBFM-contract Project X wordt de interne procedure beschreven die de projectorganisatie volgt bij de ontvangst en de selectie van de biedingen (Basisbieding, Alternatieve Biedingen en Optie Bieding). In beginsel worden de biedingen van twee Inschrijvers geselecteerd. Deze Inschrijvers ontvangen een uitnodiging tot onderhandelen. Inschrijvers die een bod hebben uitgebracht dat niet is geselecteerd, krijgen een schriftelijke afwijzing, dan wel een verzoek zich ter beschikking te houden. Het selectieprotocol beoordeling biedingen DBFM-contract Project X is uitsluitend voor intern gebruik van de projectorganisatie. In dit selectieprotocol beoordeling biedingen DBFM-contract Project X wordt voor de woorden die met een hoofdletter beginnen verwezen naar de definities in de aanbestedingsdocumentatie. 2. Regels en documenten die voor de beoordeling van belang zijn De Aanbestedende Dienst maakt gebruik van de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, zoals vastgelegd in de Europese Richtlijn werken (richtlijn 93/37/EEG zoals gewijzigd bij Richtlijn 97/52/EG en Richtlijn 2001/78/EG). De volgende documenten zijn de voornaamste documenten die ten grondslag liggen aan de biedingsfase: Bekendmaking Aanbesteding Selectieleidraad inclusief bijlagen Consultatieleidraad inclusief bijlagen Biedingleidraad inclusief bijlagen Nota s van inlichtingen 3. Indienen biedingen Op datum vanaf XXXX uur is de projectleider aanwezig om de biedingen in ontvangst te nemen en een ontvangstbevestiging (zie bijlage A) in te vullen en af te geven aan de aanbieder van de biedingen. De tijd van binnenkomst wordt schriftelijk bij gehouden. Biedingen die na XXXX uur worden ingediend, krijgen wel een ontvangstbevestiging, maar worden niet in behandeling genomen en uiteindelijk ongeopend geretourneerd aan de desbetreffende Inschrijver. 4

De persoon die de biedingen (Basisbieding/Alternatieve Bieding/Optie Bieding)/zending inlevert, ontvangt van de projectleider een ontvangstbevestiging. Een kopie van de ontvangstbevestiging wordt aan ieder exemplaar van de biedingen (Basisbieding/Alternatieve Bieding/Optie Bieding)/zending gehecht. De originele biedingen (Basisbieding/Alternatieve Bieding/Optie Bieding) worden bewaard op kantoor van (naam) op een plaats die bekend is bij de projectleider. Indien er voor datum en uur biedingen ingediend/afgegeven worden bij de receptie van de (naam kantoor), dan zal de projectleider nadat zij deze biedingen ontvangen heeft per fax een ontvangstbevestiging naar de desbetreffende Inschrijver sturen. 4. Organisatie van de beoordeling Het doel van de beoordeling is de advisering van de Aanbestedende Dienst ten behoeve van de selectie van de Inschrijvers, waarmee de onderhandelingsfase wordt ingegaan. 4.1. De Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst draagt eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling van de biedingen, zoals beschreven in dit protocol en beslist formeel welke biedingen en daarmee Inschrijvers voor de onderhandelingsfase uitgenodigd worden. De Aanbestedende Dienst kan schriftelijk gemotiveerd, na overleg met de projectorganisatie, afwijken van het advies van het beoordelingsteam. Alle correspondentie naar Inschrijvers wordt in concept opgesteld door de projectorganisatie Project X en wordt, nadat de daartoe bevoegde ambtenaar van de Aanbestedende Dienst (Naam) eventuele wijzigingen heeft doorgevoerd en met de inhoud van het concept heeft ingestemd, ondertekend en verzonden door de daartoe bevoegde ambtenaar (Naam) van de Aanbestedende Dienst. 4.2. De projectleider De projectleider (naam) van Project X is in het kader van dit protocol verantwoordelijk voor een goede uitvoering van dit protocol, de complete coördinatie, externe communicatie, tijdschema, planning etc. De projectleider is voorzitter van het Aanbevelingsteam. 4.3. Team openingen eerste check Dit team bestaat uit De projectleider en eventueel (naam). Het team opent de biedingen en stelt een proces-verbaal op (zie bijlage B). Hiernaast heeft dit team als taak om, indien er vragen zijn, vragenlijsten op te stellen ten aanzien van de biedingen (zie bijlage C). Het team deelt haar bevindingen mee aan het Aanbevelingsteam. 5

4.4. Het Aanbevelingsteam Het Aanbevelingsteam bestaat uit de projectleider (voorzitter) en de voorzitters van de beoordelingsteams. De juridisch adviseur is vanuit aanbestedingsrechtelijk perspectief aanwezig. Het Aanbevelingsteam kan, indien dat gewenst is, (al dan niet tijdelijk) worden uitgebreid met andere personen. Het Aanbevelingsteam stelt in concept adviezen op voor de Aanbestedende Dienst en de eventuele vragenlijsten die naar de bieders worden gestuurd. Het Aanbevelingsteam heeft onder meer tot taak: - Adviseren van de Aanbestedende Dienst of Inschrijvers worden uitgenodigd om onvolledige, ingediende documenten te complementeren of om onduidelijke (delen van) biedingen te verduidelijken (zie bijlage D). - Coördineren van verzoeken aan Inschrijvers om onvolledige stukken te complementeren of om onduidelijke (delen van) biedingen te verduidelijken - Controleren van de beoordeling van de beoordelingsteams - Beoordelen welke biedingen c.q. Inschrijvers wel of niet uitgesloten moeten worden van verdere procedure in verband met ongeldigheid of onconformiteit van de biedingen. - Indien nodig; de beoordelingsteams begeleiden en instructies en aanwijzingen geven - waarderings- en rangschikkingsproces - Adviseren Aanbestedende Dienst over het al dan niet in aanmerking nemen van een Optie Bieding dan wel een (of meer) in de Optie Bieding opgenomen Optie Varianten (zie paragraaf II.3.2.3. van de Biedingleidraad). - Centraal aanspreekpunt voor de beoordeling. - Adviseren Aanbestedende Dienst over uitkomsten van de beoordeling. 4.5. Het team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten Het team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten bestaat uit de voorzitters van de beoordelingsteams. De taken van het Optie team zijn onder meer om op basis van de beoordeling van de beoordelingsteams: - Bepalen of de Optie Varianten van een Optie Bieding conform bijlage F van de Biedingleidraad is ingediend en of een Optie Bieding al dan niet als een bieding onder voorwaarden moet worden beschouwd. - Vragenlijsten op te stellen ten aanzien van biedingen (zie bijlage C). - Op basis van de bevindingen die de technische, financiële en juridische beoordelingsteams gedaan hebben bepalen van het objectieve economische nadeel van de Optie Varianten en bepalen van het objectieve voordeel van de Optie Varianten. Het objectieve voordeel wordt bepaald door op het door de Inschrijver geboden voordeel af te zetten tegen het aldus 6

vastgestelde objectieve nadeel. Indien de aanbestedende dienst ervoor kiest om het objectieve economische nadeel van te voren aan te geven, dient in het protocol een bijlage met een overzicht van het economische nadeel opgenomen te worden. - Om het Aanbevelingsteam te adviseren een Optie Variant voor een Inschrijver al dan niet ter zijde te leggen. - Het Aanbevelingsteam adviseren om een Optie Variant buiten beschouwing te laten ten aanzien van alle Inschrijvers. In de Biedingleidraad staat dat de Aanbestedende Dienst gerechtigd is om een Optie Variant buiten beschouwing te laten ten aanzien van alle Inschrijvers. 4.6. De technische, financiële en juridische beoordelingsteams Het technische team beoordeelt het technische deel van de bieding, het juridische team beoordeelt het contractuele deel van de bieding en het financiële team beoordeelt het financiële deel van de bieding. In Bijlage E staat welke leden van het beoordelingsteam in welke beoordelingscommissie zitten en wie de voorzitters van de beoordelingsteams zijn. Het technische team, het juridische team en het financiële team beoordelen individueel de onderdelen van de biedingen die hun discipline betreffen. Hierbij gaat het om: Het voldoen aan de minimum eisen (volledigheid en conformiteit) van de biedingen (Basisbieding, Optie Bieding en Alternatieve Bieding). Zie paragraaf III.1.1. van de Biedingleidraad. Het beoordelen van de biedingen conform de schaalbare gunningcriteria. Zie paragraaf III.1.2. van de Biedingleidraad. In bijlage F (Technisch Team), G (Financieel Team) en H (Juridisch team) zijn overzichten gevoegd met de (onderdelen van) de minimumeisen van de biedingen die de desbetreffende teams moeten beoordelen vanuit hun discipline. In bijlage I is een overzicht toegevoegd met de toegestane Optie Varianten (zie bijlage F van de Biedingleidraad) die de desbetreffende teams conform bijlage K moeten beoordelen en waarvan de uitkomsten door de voorzitter mee worden genomen naar het team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten. Hiernaast hebben de beoordelingsteams als taak om vragenlijsten op te stellen ten aanzien van de biedingen. De beoordelingsteams delen hun bevindingen, naast de bevindingen ten aanzien van de Optie Varianten die aan het team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten worden meegedeeld, mee aan het Aanbevelingsteam. 7

De leden van de beoordelingsteams moeten in beginsel overeenstemming bereiken over de beslissingen. Ieder lid van een beoordelingsteam beoordeelt de biedingen zelfstandig op de in de Biedingleidraad vastgestelde criteria. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de verschillende teams om afzonderlijke standpunten van de teamleden met het team te verwerken tot een gezamenlijke en door het team gedragen beoordeling. De beoordelingsteams verrichten hun werkzaamheden zoveel mogelijk onafhankelijk van de andere beoordelingsteams. Indien overleg met een ander beoordelingsteam noodzakelijk is, vindt er overleg plaats. De aanwezigen bij dit overleg zullen de uitkomsten aan hun team terugkoppelen. 4.7. Uitbreiding van een team met derden/externen en vervanging teamleden Indien een team, al dan niet tijdelijk, uitbreiding nodig heeft zal zij een verzoek met redenen doen bij de projectleider. De projectleider stemt het verzoek af met het Aanbevelingsteam en beslist z.s.m. In Bijlage J is aangeven wie in het geval van verhindering in eerste instantie als vervanger van de in dit protocol genoemde personen optreedt. Mocht deze vervanger niet beschikbaar zijn, dan zal de projectleider in samenspraak met het Aanbevelingsteam een andere vervanger aanwijzen. 5. Beoordelingsproces 5.1. Het proces Hieronder staan op hoofdlijnen de stappen van het proces. Stap 1: Na datum en uur worden de biedingen geopend, wordt een proces verbaal opgesteld (zie bijlage B) en worden de biedingen verspreid naar de leden van de beoordelingsteams en de projectleider. Originele biedingen worden door de projectleider op een bij haar bekende plaats weggeborgen. Stap 2: Na het lezen van (het voor hun beoordeling relevante deel van) de biedingen zullen de individuele leden van de beoordelingsteams de biedingen beoordelen op de minimumeisen, die hun team moet beoordelen (zie bijlagen F, G, H ) en een lijst met mogelijke vragen opstellen. In een bijeenkomst van de desbetreffende beoordelingsteams worden de bevindingen en vragen per Inschrijver besproken en wordt per Inschrijver een lijst met vragen opgesteld (zie bijlage C). 8

Tevens zullen de beoordelingsteams de aan het desbetreffende beoordelingsteam toegewezen Optie Varianten bekijken (zie bijlagen I en K). Stap 3: Wanneer de beoordelingsteams de biedingen op de minimumeisen hebben beoordeeld, vindt er een sessie plaats van het Optieteam. In deze sessie worden de Optie Biedingen op het voldoen aan de minimumeisen (zie bijlagen F, G, H, K) beoordeeld en worden de overige bevindingen en de vragen besproken. Indien van toepassing wordt per Inschrijver een lijst met mogelijke vragen opgesteld (zie bijlage C). Stap 4: Er vindt een voltallige evaluatie sessie van het Aanbevelingsteam plaats. In deze sessie worden de eerste bevindingen/beoordelingen van de biedingen op de minimumeisen doorgesproken (zie bijlage L). Tevens vindt een inventarisatie plaats van de (in de beoordelingsteams) gerezen vragen en wordt bepaald of er verzoeken om benodigde verduidelijking/aanvulling moeten worden gedaan richting Inschrijvers (zie bijlage D). Stap 5: De voorlopige bevindingen, de stand van zaken van de beoordeling e.d. worden door de projectleider met de aanbestedende Dienst (Naam) besproken. De projectleider kan leden van één of meerdere beoordelingsteams verzoeken hierbij aanwezig willen zijn. Stap 6: Terwijl de Inschrijvers de eventueel gestelde vragen beantwoorden kunnen de individuele beoordelingsteams ondertussen verder gaan met de inhoudelijke beoordeling van de biedingen, het formuleren van eventuele nadere vragen en het toekennen van punten op basis van de schaalbare criteria (zie Bijlage M en N). Stap 7: Wanneer de antwoorden van de Inschrijvers binnen zijn, worden deze door De projectleider naar de leden van de beoordelingsteams gestuurd en bekijken de individuele leden van de beoordelingsteams de antwoorden en worden de antwoorden en de stand van zaken van de beoordeling in de beoordelingsteams besproken. Stap 8: Vervolgens vindt er een tweede sessie plaats van het Optie team over de Optie Biedingen. In deze sessie worden de antwoorden op de eventueel gestelde vragen met betrekking tot de Opties en de nadere bevindingen en eventuele nadere vragen ten aanzien van de Optie Biedingen doorgesproken. 9

Stap 9: Er vindt een tweede evaluatie sessie van het Aanbevelingsteam plaats, In deze sessie worden de nadere bevindingen (o.a. score op basis van schaalbare gunningscriteria) doorgesproken. Tevens vindt er een inventarisatie plaats van de (in de beoordelingsteams) gerezen vragen op basis van de antwoorden op de eerste vragen en de nadere beoordeling. Er wordt bepaald of er tweede verzoeken om benodigde verduidelijking/aanvulling moeten worden gedaan richting Inschrijvers. Tevens wordt de keuze gemaakt om dit schriftelijk te doen of om de Inschrijvers voor een bijeenkomst uit te nodigen. Stap 10: De voorlopige bevindingen, de stand van zaken van de beoordeling, de keuze om al dan niet een Optie Variant voor alle Inschrijvers uit te sluiten e.d. worden door de projectleider (De projectleider) en het Kenniscentrum PPS met de Aanbestedende Dienst (Naam) besproken. De projectleider kan leden van één of meerdere beoordelingsteams verzoeken hierbij aanwezig willen zijn. Stap 11: Terwijl de Inschrijvers de eventuele nadere vragen beantwoorden kunnen de beoordelingsteams ondertussen verder gaan met de inhoudelijke beoordeling van de biedingen en het toekennen van punten op basis van de schaalbare criteria. Stap 12: Na ontvangst van de antwoorden van de Inschrijvers en wanneer deze door de leden van en in de verschillende beoordelingsteams bekeken zijn, vindt er een derde sessie plaats van het Optieteam. In deze sessie wordt de definitieve beoordeling van de Optiebiedingen gedaan (bijlage K). Stap 13: Na de definitieve beoordeling van de Optie Biedingen maken ook de beoordelingsteams hun definitieve beoordeling op (bijlage K). Stap 14: Vervolgens vindt er een sessie van het Aanbevelingsteam plaats. In deze sessie wordt de definitieve beoordeling van het Optie team, per beoordelingscommissie en de totale beoordeling doorgesproken (bijlagen K, L, M, N,O). Vervolgens wordt een totaal overzicht gemaakt (bijlage P) en worden de biedingen gerangschikt (bijlage Q). Het Aanbevelingsteam stelt de rangorde van de biedingen vast. Vervolgens zal het Aanbevelingsteam de hoogst gerangschikte biedingen vergelijken met de PSC. Hierna adviseert het Aanbevelingsteam de Aanbestedende Dienst welke inschrijvers uitgenodigd zouden moeten worden voor de onderhandelingsfase. 10

Stap 15; Het advies van het beoordelingsteam wordt door de projectleider met de Aanbestedende Dienst (Naam) besproken. De projectleider kan leden van één of meerdere beoordelingsteams verzoeken hierbij aanwezig willen zijn. Stap 16: De uitkomst van de selectie wordt door de Aanbestedende Dienst richting de partijen verzonden. 5.2. Verslaglegging Ieder team legt de beraadslagingen op hoofdlijnen schriftelijk vast in een kort verslag. Uit dit verslag, dat door de leden van het betreffende team goedgekeurd moet worden, dient in ieder geval afgeleid te kunnen worden op basis van welke (dragende) argumenten het team tot een besluit is gekomen. Voor de interne beoordelingsdocumentatie moet er met codenamen voor de Inschrijvers verslag worden gelegd. Overzicht codenamen zie Bijlage R. Het is aan de voorzitters van de verschillende teams om te bepalen wie de verslaglegging verzorgt. 5.3. Planning Bijlage S bevat een indicatieve planning. De beoordelingsteams dienen ernaar te streven de indicatieve planning in acht te nemen. De voorzitters van de beoordelingsteams zijn verantwoordelijk de benodigde informatie op tijd aan te leveren. Het staat de voorzitters vrij te bepalen wanneer de beoordelingsteams bijeenkomen. Echter, zij moeten wel zorg dragen dat het werk dat voor de bijeenkomsten van het Optie Team en het Aanbevelingsteam op tijd gereed is. 5.4. Onverwachte situaties In gevallen waarin de aanbestedingsdocumentatie niet voorziet of indien zich situaties voordoen die niet kunnen worden opgelost aan de hand van de regels in dit protocol, zal dit worden voorgelegd aan de projectleider. De projectleider beslist, in samenspraak met het Aanbevelingsteam, welke acties er worden ondernomen. 5.5. Vertrouwelijkheid De biedingen zijn in principe uitsluitend beschikbaar voor de leden van het Aanbevelingsteam en de beoordelingsteams voor de periode van evaluatie. 11

6. Communicatie 6.1. Interne communicatie Voor de interne beoordelingsdocumentatie moet er met codenamen voor de Inschrijvers verslag worden gelegd. Overzicht codenamen zie Bijlage R. 6.2. Externe communicatie Gedurende het beoordelingsproces zal er tussen de projectorganisatie (in eerste instantie de projectleider) of Aanbestedende Dienst en de inschrijvers in beginsel schriftelijk gecommuniceerd kunnen worden. De procedure, in aansluiting op paragraaf 5.1, stap 16, is als volgt: a. Alle Inschrijvers worden schriftelijk op de hoogte gesteld van het resultaat van de selectie van de biedingen en indien zij afgewezen worden, worden de redenen van afwijzing vermeld. b. Direct nadat de brieven naar de Inschrijvers worden gestuurd, zal de projectleider de Inschrijvers alvast telefonisch op de hoogte stellen van de selectie. De projectleider zal, indien mogelijk, zorgen dat er tevens een getuige mee zal luisteren met het gesprek. In het telefoongesprek wordt niet inhoudelijk ingegaan op de selectie. Aangegeven wordt dat in de verstuurde brief de afwijzingsgronden staan. Bij deze telefonische gesprekken dient de nodige terughoudendheid te worden betracht. Van ieder gesprek stelt de projectleider een kort schriftelijke verslag op. c. Afgewezen inschrijvers hebben natuurlijk altijd de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de afwijzing en extra toelichting te vragen. De juridisch adviseur stelt in dat geval een conceptreactie op en stemt deze reactie af met het aanbevelingsteam. Vervolgens wordt de reactie door de projectleider gezonden naar de Aanbestedende Dienst. d. Spant een afgewezen Inschrijver een kort geding aan (of wordt daarmee gedreigd) dan vindt overleg plaats met de juridisch adviseur en de projectleider. Naar aanleiding van dit overleg kan de Aanbestedende Dienst besluiten om de onderhandelingen te starten of extra tijd te nemen voordat de onderhandelingen starten. 12

Bijlagen selectieprotocol beoordeling biedingen d.d. 13

Bijlage A: ontvangstbevestiging 1. Betreft Europese Aanbesteding DBFM-contract Project X Publicatienummer 200X/XXX- XXXXXX Kenmerk: indiening bieding(en) 2. Afzender Naam, adres en Inschrijver Afgegeven door dhr/mevr: 3. Datum en tijdstip ontvangst 4. Aantal en soort goederen 5. Paraaf en naam ontvangstnemer 14

Bijlage B: Proces-verbaal opening biedingen Op datum, uur en locatie, is namens de Aanbestedende Dienst door mij, naam projectleider, in aanwezigheid van XX, overgegaan tot het openen van de ontvangen biedingen n.a.v. de Europese aanbesteding onder publicatienummer 200X/XXX-XXXXXX. Er zijn in totaal XX biedingen ontvangen, waarvan de onderstaande staat is opgemaakt. Inschrijver (code naam) Tijd Aantal en soort biedingen Bijzonderheden 1 [ ] Basis bieding [ ] Alternatieve Bieding 1 [ ] Alternatieve Bieding 2 [ ] Optiebieding 2 [ ] Basis bieding [ ] Alternatieve Bieding 1 [ ] Alternatieve Bieding 2 [ ] Optiebieding 15

3 [ ] Basis bieding [ ] Alternatieve Bieding 1 [ ] Alternatieve Bieding 2 [ ] Optiebieding Aan of ten behoeve van de Inschrijvers die bieding(en) bij het kantoor van (naam locatie) hebben ingeleverd of laten bezorgen is een bevestiging van ontvangst overhandigd. Aldus naar waarheid opgemaakt en te Plaats en datum, Naam: Naam: Functie: Functie: Handtekening:... Handtekening:... 16

Bijlage C: Vragenlijsten beoordelingsteams en team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten voor Aanbevelingsteam Opgesteld door:.. Codenaam Inschrijver:.. Nummer Betreft bieding (Basisbieding, Alternatieve Bieding 1 of 2, Optiebieding) Vraag Toelichting/opmerking voor of van Aanbevelingsteam 17

Bijlage D: Vragenlijst Aanbevelingsteam voor Inschrijvers Deze vragenlijst komt mede tot stand op basis van aangeleverde vragenlijsten van beoordelingsteams en team beoordeling Optie Biedingen en Optie Varianten. Opgesteld door:.. Codenaam Inschrijver:.. Nummer Betreft bieding (Basisbieding, Alternatieve Bieding 1 of 2, Optiebieding) Vraag 18

Bijlage E: Samenstelling beoordelingsteam FINANCIEEL TECHNISCH JURIDISCH OPTIES Aanbevelingsteam Rangschikking Aanbevelingsteam 19

Bijlage F: Overzicht te beoordelen minimumeisen onderdelen technisch beoordelingsteam A) Basisbieding Codenaam Inschrijver Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens Volledigheid bieding: Gevraagde Volledigheid bieding: Voldaan aan Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de Outputspecificatie, met Conformiteit bieding: voldoet bieding aan aanbestedingsdocumentatie Opmerkingen bijgesloten bij de documenten gestelde eisen VO uitzondering van de bieding en voldoen aan in bijlage J van de subhoofdstukken Sfeer, voorgeschreven beschrijving zoals Biedingsleidraad Relaties met ander functies, indeling: check of is gesteld in Bijlage Functionaliteiten en Milieu voldaan aan indeling G van de uit hoofdstukken 7 en 8 van en aanleveren Biedingsleidraad, de Outputspecificatie documenten conform. punt 5. alsmede met uitzondering Bijlage G, punt 5 van de in hoofdstuk 12 van (Technisch deel de Outputspecificatie bieding) genoemde Opties 20

B) Alternatieve biedingen Codenaam Inschrijver en nummer alternatieve bieding Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij de bieding en voorgeschreven indeling Bijlage G van de Biedingsleidraad, Volledigheid bieding: Gevraagde documenten voldoen aan beschrijving zoals gesteld in Bijlage G van de Conformiteit bieding: Beoordeling of de alternatieve is toegestaan (betreft het een onderdeel, paragraaf, zoals genoemd in Beoordeling of de alternatieve bieding in kwaliteit tenminste een gelijkwaardige oplossing vormt t.o.v. hetgeen op dat punt is voorgeschreven in het concept Contract Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de Outputspecificatie, met uitzondering van de subhoofdstukken Sfeer, Relaties met ander functies, Functionaliteiten en Milieu uit hoofdstukken 7 en 8 van Conformiteit bieding: voldoet bieding aan aanbestedingsdocu mentatie Opmerkingen punt 5 en punt 8. Biedingsleidraad, II.3.2.2. van de (II.3.2.2. van de de Outputspecificatie punt 5 en punt 8. Biedingsleidraad). Biedingsleidraad) en alsmede met uitzondering of dit ook wordt van de in hoofdstuk 12 van aangetoond c.q. de Outputspecificatie gemotiveerd door de genoemde Opties en met Inschrijver, in het uitzonderen ten aanzien bijzonder door het waarvan alternatieve aangeven van de oplossingen worden wijzigingen t.o.v. de aangedragen Outputspecificatie. 21

Codenaam Inschrijver en nummer alternatieve bieding Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij de bieding en voorgeschreven indeling Bijlage G van de Biedingsleidraad, Volledigheid bieding: Gevraagde documenten voldoen aan beschrijving zoals gesteld in Bijlage G van de Conformiteit bieding: Beoordeling of de alternatieve is toegestaan (betreft het een onderdeel, paragraaf, zoals genoemd in Beoordeling of de alternatieve bieding in kwaliteit tenminste een gelijkwaardige oplossing vormt t.o.v. hetgeen op dat punt is voorgeschreven in het concept Contract Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de Outputspecificatie, met uitzondering van de subhoofdstukken Sfeer, Relaties met ander functies, Functionaliteiten en Milieu uit hoofdstukken 7 en 8 van Conformiteit bieding: voldoet bieding aan aanbestedingsdocu mentatie Opmerkingen punt 5 en punt Biedingsleidraad, II.3.2.2. van de (II.3.2.2. van de de Outputspecificatie 8.(technisch deel punt 5 en punt 8. Biedingsleidraad). Biedingsleidraad) en alsmede met uitzondering bieding) of dit ook wordt van de in hoofdstuk 12 van aangetoond c.q. de Outputspecificatie gemotiveerd door de genoemde Opties en met Inschrijver, in het uitzonderen ten aanzien bijzonder door het waarvan alternatieve aangeven van de oplossingen worden wijzigingen t.o.v. de aangedragen Outputspecificatie. 22

C) Optiebieding Codenaam Inschrijver Overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij de bieding en voorgeschreven indeling Bijlage G, punt 5 en punt 7 Gevraagde documenten voldoen aan beschrijving zoals gesteld in Bijlage G van de Biedingsleidraad, punt 5 en punt 7. Conformiteit bieding: Beoordeling of de bieding is toegestaan (II.3.2.3. en bijlage F van de Biedingsleidraad). Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de Outputspecificatie, met uitzondering van de subhoofdstukken Sfeer, Relaties met ander functies, Functionaliteiten en Milieu uit hoofdstukken Conformiteit bieding: voldoet bieding aan aanbestedingsdocumentatie Opmerkingen 7 en 8 van de Outputspecificatie alsmede met uitzondering van de in hoofdstuk 12 van de Outputspecificatie genoemde Opties en met uitzondering van de benutte Optie Varianten, waarbij de voorgeschreven afwijkingsmogelijkheden in acht zijn genomen. 23

Bijlage G: Overzicht te beoordelen onderdelen financieel beoordelingsteam minimumeisen A) Basisbieding Codenaam Inschrijver Volledigheid bieding: Overzicht Volledigheid bieding: Gevraagde Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de Opmerkingen documenten/gegevens documenten voldoen het DBFM-contract aanbestedingsdocumentatie bijgesloten bij de bieding en aan beschrijving (financiële (o.a. financiële aannames in voorgeschreven indeling bijlage H. onderdelen) paragraaf II.3.1. Bijlage G, check of is Biedingsleidraad). voldaan aan indeling en aanleveren documenten conform punt 6 (Financieel deel bieding) 24

B) Alternatieve biedingen Codenaam Inschrijver en nummer alternatieve bieding Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij de bieding en voorgeschreven indeling Volledigheid bieding: Gevraagde documenten voldoen aan beschrijving bijlage Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan het DBFM-contract (financiële onderdelen) Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de aanbestedingsdocumentatie (o.a. financiële aannames in paragraaf II.3.1. Opmerkingen Bijlage G, check of is H. Biedingsleidraad). voldaan aan indeling en aanleveren documenten conform punt 6 (Financieel deel bieding) 25

Codenaam Inschrijver en nummer alternatieve bieding Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij de bieding en voorgeschreven indeling Volledigheid bieding: Gevraagde documenten voldoen aan beschrijving bijlage Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan het DBFM-contract (financiële onderdelen) Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de aanbestedingsdocumentatie (o.a. financiële aannames in paragraaf II.3.1. Opmerkingen Bijlage G, check of is H. Biedingsleidraad). voldaan aan indeling en aanleveren documenten conform punt 6 (Financieel deel bieding) C) Optiebieding Codenaam Inschrijver Volledigheid bieding: Overzicht documenten/gegevens Volledigheid bieding: Gevraagde Conformiteit bieding: Beoordeling of de Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan het DBFM-contract (financiële Conformiteit bieding: voldoet de bieding aan de aanbestedingsdocumentatie Opmerkingen bijgesloten bij de bieding documenten bieding is onderdelen) met (o.a. financiële aannames in en voorgeschreven voldoen aan toegestaan uitzondering van de benutte paragraaf II.3.1. indeling Bijlage G, punt 6 beschrijving (II.3.2.3. en bijlage Optie Varianten, waarbij de Biedingsleidraad). (Financieel deel bieding) bijlage H. F van de voorgeschreven Biedingsleidraad). afwijkingsmogelijkheden in acht zijn genomen 26

Bijlage H: Overzicht te beoordelen onderdelen juridisch beoordelingsteam minimumeisen A) Basisbieding Codenaam Is Volledigheid bieding: Volledigheid bieding: Volledigheid Conformiteit bieding: In Conformiteit Opmerkingen Inschrijver Aanbiedingsbrief Overzicht Verklaring bieding: overeenstemming met bieding: rechtsgeldig documenten/gegevens gestanddoeningstermijn Verklaring alle bepalingen van het In ondertekend bijgesloten bij de (II.1/Bijlage C) geldende wet- en concept Contract,. overeenstemming (II.3.3./Bijlage I) bieding en regelgeving met de overige voorgeschreven III.2/Bijlage L aanbestedings- indeling. Check Bijlage documentatie. G, punten 1t/m4 en punten 7 t/m 9. 27

B) Alternatieve Bieding(en) minimumeisen Codenaam Is Volledigheid bieding: Volledigheid bieding: Volledigheid Conformiteit bieding: Conformiteit bieding Opmerkingen Inschrijver Aanbiedingsbrief Overzicht Verklaring bieding: In overeenstemming In rechtsgeldig documenten/gegevens gestanddoeningstermijn Verklaring met alle bepalingen van overeenstemming ondertekend bijgesloten bij de (II.1/Bijlage C) geldende wet- en het concept Contract met de overige (II.3.3./Bijlage I) bieding en regelgeving aanbestedings- voorgeschreven III.2/Bijlage L documentatie (o.m. indeling. Bijlage G, fiscale aannames punten 1t/m4 en punten Biedingsleidraad) 7 t/m 9. Codenaam Is Volledigheid bieding: Volledigheid bieding: Volledigheid Conformiteit bieding: Conformiteit bieding Opmerkingen Inschrijver Aanbiedingsbrief Overzicht Verklaring bieding: In overeenstemming In rechtsgeldig documenten/gegevens gestanddoeningstermijn Verklaring met alle bepalingen van overeenstemming ondertekend bijgesloten bij de (II.1/Bijlage C) geldende wet- en het concept Contract met de overige (II.3.3./Bijlage I) bieding en regelgeving aanbestedings- voorgeschreven III.2/Bijlage L documentatie (o.m. indeling. Bijlage G, fiscale aannames punten 1t/m4 en punten Biedingsleidraad) 7 t/m 9. 28

C) Optiebieding minimumeisen Codenaam Is Volledigheid bieding: Volledigheid bieding: Volledigheid Conformiteit Conformiteit bieding: In Conformiteit Opmerkingen Inschrijver Aanbiedingsbrief Overzicht Verklaring bieding: bieding: overeenstemming met bieding: rechtsgeldig documenten/gegevens gestanddoeningstermijn Verklaring Beoordeling of de alle bepalingen van het In ondertekend bijgesloten bij de (II.1/Bijlage C) geldende bieding is concept Contract, met overeenstemming (II.3.3./Bijlage I) bieding en wet- en toegestaan uitzondering van de met de overige voorgeschreven regelgeving (II.3.2.3. en benutte Optie Varianten aanbestedings- indeling. Bijlage G, III.2/Bijlage L bijlage F van de waarbij de documentatie. punten 1t/m4 en Biedingsleidraad). voorgeschreven (o.m. fiscale punten 7 t/m 9. afwijkingsmogelijkheden aannames van het contract in acht Biedingsleidraad) zijn genomen. 29

Bijlage I: Overzicht te beoordelen Optie Varianten per beoordelingsteam technisch beoordelingsteam financieel beoordelingsteam Juridisch beoordelingsteam Beoordeling Optie Variant 14. Optiebieding Beoordeling Optie Variant: 1 t/m 5 (waarvan 4 en 5 i.s.m. financiële beoordelingscommissie). Beoordeling en schaling technisch deel bieding. Beoordeling Optie Varianten: 4 t/m 13 (waarvan 4 en 5 i.s.m. technische beoordelingscommissie). Beoordeling en schaling financieel deel bieding. 30

Bijlage J: Overzicht vervanging Persoon Vervanger 31

Bijlage K: Overzicht beoordeling Optie Variant per Inschrijver NB; wordt ingevuld n.a.v. beoordelingen individuele beoordelingsteams Codenaam Inschrijver: Optie Aanduiding Afwijkingsmogelijkheid/heden Optie wordt in Conform Bijlage F Geboden economisch Objectieve TOTAAL Variant beschouwing (ja/nee) voordeel economische nadeel economische genomen (ja/nee t.o.v. Basisbieding voordeel/nadeel plus toelichting) in (subtotalen) 1 Gefaseerde 1.A Gefaseerd opleveren gebouw en inventaris oplevering I.B Gefaseerd opleveren gebouw en inventaris I.C Gefaseerd opleveren inventaris 2 Vergunningen - vergunning: - vergunning: - vergunning:.. Subtotaal Vergunningen: 3 Informatie, - risico bouwrijpe grond, geschiktheid, - risico kabels en leidingen - risico.. 32

etc. Subtotaal Optie Variant 3: Optie Aanduiding Afwijkingsmogelijkheid/heden Optie wordt in Conform Bijlage F Geboden economisch Objectieve TOTAAL Variant beschouwing (ja/nee) voordeel economische nadeel economische genomen (ja/nee t.o.v. Basisbieding voordeel/nadeel plus toelichting) in (subtotalen) 4 Uitstel / - risico:. vertraging - risico:.. - risico: Subtotaal Optie Variant 4: 5 Vandalisme Opdrachtgever het risico voor vandalisme aan de buitenzijde van het gebouw. 6 Gas, water en De kosten van het gebruik van gas, water en elektra elektra, 50% -50% verdeeld. 7 Telefoon De kosten voor het gebruik van telefoon en fax inclusief de abonnementskosten 100% voor Opdrachtgever. 8 Internet De kosten voor het gebruik van internet inclusief de abonnementskosten 100% voor Opdrachtgever. 33

9 Geen projectfinanciering Optie Variant die niet uitgaat van projectfinanciering, waarbij het Contract op een aantal punten moet worden aangepast. 10 Eenmalige betaling Eenmalige investeringsbijdrage Optie Aanduiding Afwijkingsmogelijkheid/heden Optie wordt in Conform Bijlage F Geboden economisch Objectieve TOTAAL Variant beschouwing (ja/nee) voordeel economische nadeel economische genomen (ja/nee t.o.v. Basisbieding voordeel/nadeel plus toelichting) in (subtotalen) 11 Geen projectfinanci Combinatie optievariant 9 en 10. ering en eenmalige betaling 12 Duur van het 11.A Contract Contractsduur van 20 jaar 11.B Contractsduur van 25 jaar 13 14 Grenskorting en betalingsmec hanisme Overig juridisch De Grenskorting wordt in zijn totaliteit uit Bijlage 3 verwijderd. Afwijking van artikel 32.1 (Geval van Vergoeding) 34

Afwijking van artikel 32.4 (Financiële gevolgen van een Geval van Vergoeding) Afwijking van artikel 32.5 (Drempelbedrag) Afwijking van artikel 32.6 (Negatieve Wgvv) Afwijking van artikel 32.7 (Betaling) subtotaal artikel 32 Optie Aanduiding Afwijkingsmogelijkheid/heden Optie wordt in Conform Bijlage F Geboden economisch Objectieve TOTAAL Variant beschouwing (ja/nee) voordeel economische nadeel economische genomen (ja/nee t.o.v. Basisbieding voordeel/nadeel plus toelichting) in (subtotalen) 14 Overig Afwijking van art. 33.1 (Definitie Bijzondere juridisch Wetswijziging) Afwijking van art. 33.3 (Vergoeding) subtotaal artikel 33 Afwijking van art. 34.2.5 (Financiële gevolgen wijziging) Afwijking van art. 34.3 (Betaling). subtotaal artikel 33 Afwijking van art. 35.8 (Beëindiging wegens niet- 35

nakoming door Opdrachtnemer) Afwijking van art. 35.9 (Beëindiging wegens nietnakoming of opzegging door Opdrachtgever) Afwijking van art. 35.10 (Beëindiging bij een Geval van Overmacht) subtotaal art. 35 Afwijking van art. 37.6 (Betaling bij een Geval van Overmacht). subtotaal art. 37 Totaal optie 14 TOTAAL INSCHRIJVER n.v.t. n.v.t. 36

Bijlage L: Overzicht beoordeling minimumeisen V = Gegadigde heeft voldaan NV = Gegadigde heeft niet voldaan Codenaam Inschrijver Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding Totaal oordeel Volledig en conform - Gelijkwaardig - Gelijkwaardig Volledig en conform voldaan/niet voldaan - Volledig - Volledig - Conform - Conform 37

Bijlage M: Overzicht schaalbare criteria technisch beoordelingsteam NB: dit is geconsolideerde versie. De informatie in onderstaande tabellen is projectspecifiek. Per project zullen de categorieën en waarderingen bepaald moeten worden, afhankelijk van wat er uitgevraagd wordt. Opgesteld door: Codenaam Inschrijver: Ontwerp. Waardering Waarderin g/ van Tot onderdeel 1 Flexibiliteit ten aanzien van functionaliteit van ruimten 0 [max.punten voor dit onderdeel weergeven, bijv.195] 2 Indeelbaarheid en flexibiliteit ten aanzien van veranderende 0 verdeling tussen HAVO/VWO enerzijds en VMBO anderzijds. 3 Mogelijkheden tot inkrimping/uitbreiding van het ontwerp. 0 4 De relatie tussen het ruimtelijk concept en het ontwerp en de 0 creativiteit die hierin gebracht is. 5 De vertaling van de onderwijskundige visie, ambitie en 0 activiteiten naar ruimte. 6 Stedebouwkundige invulling van het ontwerp. 0 7 Vertaling van het credo 'leren van jezelf, leren met elkaar, leren in de wereld' naar de architectuur van het ontwerp. 0 Waardering Waarderi ng/ van Tot onderde el 1 Voldoen aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Sfeer. Waardering per functie:. 7.1.1 Bijvoorbeeld: 0 [max.punten voor dit 38

onderdeel weergeven, bijv.10] 7.1.4 Schoolleiding 0 7.1.5 Administratie 0 7.1.13 Repro 0 7.2.5 Ateliers beeldende vorming 0 7.2.9 Sport en spel 0 In principe worden alle punten verkregen, tenzij niet voldaan wordt aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Sfeer.. 2 Voldoen aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Relaties met andere functies. Waardering per functie: [functies invullen afhankelijk van wat er uitgevraagd wordt] In principe worden alle punten verkregen, tenzij niet voldaan wordt aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Relaties met andere functies. 3 Voldoen aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Functionaliteiten. Waardering per functie: [functies invullen afhankelijk van wat er uitgevraagd wordt] In principe worden alle punten verkregen, tenzij niet voldaan wordt aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Functionaliteiten... Waardering Waarderi ng/ van tot Onderde el. 0 [max.punten voor dit onderdeel weergeven, bijv.10] waardering Waarderi ng/ van tot onderde el. 0 [max.punten voor dit onderdeel weergeven, bijv.30] waardering Waarderi ng/ 39

4 Voldoen aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Milieu. Waardering per functie: [functies invullen afhankelijk van wat er uitgevraagd wordt] In principe worden alle punten verkregen, tenzij niet voldaan wordt aan de eisen zoals gesteld in de subhoofdstukken Milieu.. van tot onderde el. 0 Opties 1 Het invoegen van leerwerkplekken. De leerwerkplekken dienen daarbij aan te sluiten op de onderwijsdoelstellingen, waardering per 5 leerwerkplekken (met een maximum van punten) Waardering. Waarderi ng/ onderde el 2 Het toepassen van DUBO tot niveau B.. 3 Het toepassen van DUBO tot niveau A.. 5 Verzorgen van catering.. 6 Verzorgen van de repro.. 7 Samen te voegen/ op te splitsen van ruimte 7.1.1.. 8 Mogelijkheden voor alternatieve functies en te gebruiken als. foyer, ruimte 7.1.1. 9 Speloppervlak 12 x 22 m, ruimte 7.2.9.. 10 Al dan niet geconditioneerde tuin.. 11 Aparte toegang voor toeleveranciers.. 12 Overdekte parkeergelegenheid voor fietsen en scooters.. Waardering totaal 40

Bijlage N: Overzicht schaalbare criteria financieel beoordelingsteam Opgesteld door: Codenaam Inschrijver: Economische kosten 1 Iedere bieding die binnen de Financial Benchmark ligt krijgt maximaal een waardering van: Het maximum aantal punten voor de financiële onderbouwing bedraagt 100 punten. Het totaal aantal punten wordt verminderd met 25 punten per procent dat de Netto Contante Waarde van deze bieding hoger is dan de Netto Contante Waarde van laagste Bieding. 2 De biedingen die binnen de hierna geformuleerde marge vallen krijgen een waardering van maximaal: Het maximum aantal punten voor de financiële onderbouwing bedraagt 100 punten. Het totaal aantal punten wordt verminderd met 25 punten per procent dat de Netto Contante Waarde van deze bieding hoger is dan de Netto Contante Waarde van laagste Bieding. 3 Biedingen die boven de marge vallen krijgen een waardering van: De marge is het verschil tussen het budget en de op één-nalaagste bieding vermeerderd met 3%. Waardering. 0 0 -. 0 0.. Waardering/ onderdeel 41

Bijlage O: Totaal overzicht beoordeling schaalbare criteria INSCHRIJVER/BIEDING ECONOMISCHE KOSTEN ONTWERP OPTIES TOTAAL Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding INSCHRIJVER/BIEDING ECONOMISCHE KOSTEN ONTWERP OPTIES TOTAAL Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding 42

Bijlage P: Totaal overzicht beoordeling INSCHRIJVER/BIEDING Voldoen aan Minimumeisen (ja/nee) Punten op basis van Schaalbare criteria Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding INSCHRIJVER/BIEDING ECONOMISCHE KOSTEN ONTWERP OPTIES TOTAAL Basisbieding Alternatieve bieding I Alternatieve bieding II Optiebieding 43

Bijlage Q: Rangschikking RANG INSCHRIJVER BIEDING AANTAL PUNTEN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 44

Bijlage R: Codenamen 45

Bijlage S: Planning DATUM/WEEK WAT WIE In ontvangst nemen biedingen Projectleider Opening biedingen Projectleider Ophalen biedingen bij [plaats] Leden van de beoordelingsteams Lezen biedingen, beoordelen van toegewezen onderdelen minimumeisen, opstellen lijst met vragen, bekijken toegewezen onderdelen Optie- Bieding en opstellen mogelijke onderhandelingspunten. Leden van de beoordelingsteams en notulist. Eerste integrale sessie t.a.v. de Optie biedingen, doornemen voldoen aan minimumeisen, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Eerste plenaire evaluatiesessie t.a.v. biedingen; voldoen aan minimumeisen, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Voorzitters van de beoordelingsteams projectleider/procesbegeleider en verslaglegger. Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider en verslaglegger. 46

Vervolg eerste evaluatiesessie t.a.v. biedingen; voldoen aan minimumeisen, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Concept brieven Inschrijvers met vragen worden opgesteld Commentaar aanleveren op concept brieven met vragen voor Inschrijvers Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider en verslaglegger Verslaglegger voltallige evaluatiesessie i.s.m. juridisch adviseur Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider Verzenden brieven met vragen naar Inschrijvers projectleider levert aan, Aanbestedende Dienst (naam) verstuurt. Stand van zaken en inzet onderhandelingen (mandaat) met gemeente bespreken Projectleider en Aanbestedende Dienst en indien gewenst op verzoek adviseurs. Beoordelingsteams doen schaalbare beoordeling (eerst individueel dan in commissie), formuleren nadere vragen, bekijken de Optie-biedingen (op hun onderdelen) nader en noteren nadere onderhandelingspunten. Beoordelingsteams Antwoorden van Inschrijvers komen binnen en worden rondgestuurd naar leden beoordelingsteam (per e-mail) Antwoorden worden naar projectleider gestuurd 47

Beoordelingsteams bekijken antwoorden van Inschrijvers en ronden schaalbare beoordeling voorzover mogelijk af. Inclusief nadere vragen en nadere onderhandelingspunten. Beoordelingsteams Tweede integrale sessie t.a.v. de Optie biedingen, doornemen beoordeling, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Tweede plenaire evaluatiesessie t.a.v. biedingen; voldoen aan minimumeisen, schaling, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Indien nodig vervolg tweede integrale evaluatie sessie t.a.v. biedingen, voldoen aan minimumeisen, schaling, vragen en mogelijke onderhandelingspunten opstellen. Voorzitters van de beoordelingsteams projectleider/procesbegeleider en verslaglegger. Voorzitters van de beoordelingsteams projectleider/procesbegeleider en verslaglegger. Voorzitters van de beoordelingsteams projectleider/procesbegeleider en verslaglegger. Concept brieven Inschrijvers met vragen of uitnodiging voor sessie worden opgesteld Commentaar aanleveren op concept brieven Inschrijvers met vragen Verslaglegger integrale evaluatie sessie i.s.m. juridisch adviseur Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider Verzenden brieven met vragen naar Inschrijvers Stand van zaken en inzet onderhandelingen met gemeente bespreken Projectleider levert aan, Aanbestedende Dienst (naam) verstuurd. Projectleider en Aanbestedende Dienst (naam) en indien gewenst op verzoek adviseurs. 48

Indien nodig gaan de beoordelingsteams verder met hun beoordeling en mogelijk individuele sessies met Inschrijvers Antwoorden van Inschrijvers op vragen komen binnen en worden rondgestuurd naar leden beoordelingsteam (per e-mail) Laatste integrale sessie t.a.v. de Optie biedingen, en definitieve beoordeling. Beoordelingsteams bekijken antwoorden van Inschrijvers en doen definitieve beoordeling inclusief lijst met onderhandelingspunten. Beoordelingsteams Antwoorden worden naar de projectleider gestuurd Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider Beoordelingscommissie Laatste integrale sessie met definitieve beoordeling. Voorzitters van de beoordelingsteams, projectleider/procesbegeleider Check proces en rangschikking biedingen Projectleider/procesbegeleider Bespreken definitieve uitkomst in AWG en met [evt. met de gemeente] Definitief beoordelingsrapport, onderhandelingsleidraad en concept-brieven gereed Verzenden uitkomst beoordeling en onderhandelingsleidraad Projectleider en Aanbestedende Dienst (naam) en indien gewenst op verzoek adviseurs. Verslaglegger Aanbevelingsteam i.s.m. juridisch adviseur Aanbestedende Dienst 49