NIEUWE INLOGPROCEDURE INTERVAT Wat houdt deze nieuwe procedure in? Vanaf 11 februari 2014 zal de inlogprocedure voor Intervat via FEDIAM (Federaal Identity en Access Management) in werking treden. Dit houdt in dat er geverifieerd zal worden of u het recht heeft om in te loggen in Intervat voor een bepaalde onderneming en de btw-documenten in te dienen. U maakt dan voor het inloggen uitsluitend gebruik van uw elektronische identiteitskaart (eid). Welke mogelijke situaties kunnen er zich voordoen? Btw-belastingplichtige (onderneming natuurlijke persoon) dient zelf in via Intervat: er moeten geen nieuwe stappen ondernomen worden. U heeft rechtstreeks toegang tot Intervat. Btw-belastingplichtige (onderneming rechtspersoon) dient zelf in via Intervat : u zal een rol moeten toekennen aan de medewerkers van uw onderneming die door u gedelegeerd worden om de btw-documenten in te dienen (zie verder 3. Delegeren aan interne werknemers van een onderneming voor meer info). Deze personen hebben dan toegang tot Intervat. Er moet in dat geval geen mandaat worden aangemaakt. Btw-belastingplichtige doet beroep op een externe boekhoudfirma om documenten in te dienen via Intervat : er moet een elektronisch mandaat aangemaakt worden tussen de mandaatnemer (boekhouder) en de mandaatgever (btw-belastingplichtige). Beide partijen moeten zich akkoord verklaren alvorens het mandaat uitwerking kan hebben. De mandaatnemer beschikt vanaf dan over de nodige rechten om btw-documenten in te dienen via Intervat (zie verder 2. Aanmaken mandaten ) Btw-belastingplichtige doet beroep op een natuurlijke persoon (bvb. familielid) om documenten in te dienen via Intervat : er moet een elektronisch mandaat aangemaakt worden tussen de mandaatnemer (bvb. familielid) en de mandaatgever (btw-belastingplichtige). Beide partijen moeten zich akkoord verklaren alvorens het mandaat uitwerking kan hebben. De mandaatnemer beschikt vanaf dan over de nodige rechten om btw-documenten in te dienen via Intervat (zie verder 2. Aanmaken mandaten ) 1
Welke voordelen biedt deze nieuwe inlogprocedure en het aanmaken van de mandaten? Grotere transparantie zowel voor de boekhouder als voor de belastingplichtige : zowel de mandaatgever als de mandaatnemer beschikken over de rechten om btw-documenten te consulteren in MyMinfin (ontvangstbevestigingen Intervat, uittreksels uit de btw-rekening- courant, bijzondere rekening). Dit houdt concreet in dat : o De boekhouder toegang heeft tot Intervat voor die ondernemingen voor wie hij een elektronisch mandaat heeft en daar de ontvangstbevestigingen kan consulteren. o De boekhouder toegang heeft tot MyMinfin voor die ondernemingen voor wie hij een elektronisch mandaat heeft en daar de ontvangstbevestigingen Intervat kan consulteren maar ook de uittreksels uit de btw-rekening-courant en de bijzondere rekeningen. o De btw-belastingplichtige die een elektronisch mandaat geeft aan zijn boekhouder, ook zijn ontvangstbevestigingen Intervat zal kunnen consulteren via MyMinfin alsook zijn uittreksels uit de btw-rekening-courant en de bijzondere rekeningen. De btw-belastingplichtige behoudt overigens te allen tijde het recht om zelf zijn aangiften via Intervat in te dienen. o De consultatie is niet langer gebonden aan die ene eid waarmee de documenten werden ingediend in Intervat : indien er meerdere rollen van Mandaatuitvoerder voor BTW-applicaties of BTW-Delegatie werden toegekend, dan hebben al deze rollen dezelfde rechten in Intervat en MyMinfin. o De ontvangstbevestigingen in MyMinfin opgesplitst zullen zijn per btw-belastingplichtige, zelfs al werden zij ingediend via een meervoudig bestand. Soepele overgang naar het nieuwe systeem Om de overgang naar het nieuwe systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen, zal het nog mogelijk blijven om gebruik te maken van de oude manier van inloggen (m.b.v. eid of digitaal certificaat klasse 3). Boekhouders die wensen om hiervan verder gebruik te maken, zullen niet beschikken over de voordelen hierboven opgesomd. Er kan vanaf nu reeds gestart worden met het aanmaken van de mandaten door de boekhouders en btw-belastingplichtigen via de applicatie mandaten. Ook de applicatie Rollenadministratie is reeds toegankelijk voor het aanmaken van de nodige rollen (zie verder 2. Aanmaken mandaten voor meer info). Wanneer een mandaat door beide partijen is aanvaard, zal dit bij de overgang naar het FEDIAM systeem op 11 februari 2014 onmiddellijk geïntegreerd zijn. 2
1. HOE ZAL HET INLOGGEN CONCREET VERLOPEN? Er zijn verschillende mogelijkheden, die hieronder worden uitgelegd. U logt in met eid en kiest voor Onderneming. Dit is de nieuwe manier van toegang. Er zal geverifieerd worden of u wel over de nodige rechten beschikt. Wanneer maakt u gebruik van deze optie? U bent zelf btw-belastingplichtige en wil uw eigen btw-aangifte indienen : uw btw-nummer wordt getoond en u kan enkel voor uw eigen onderneming documenten indienen. U bent werknemer en wil de btw-documenten indienen van de onderneming waarvoor u werkt (en u heeft de rol btw-delegatie gekregen) : het btw-nummer van de betreffende onderneming wordt getoond en u kan enkel voor die onderneming indienen. U bent boekhouder of fiscaal raadgever en u heeft een geldig mandaat : dan worden de btw-nummers waarvoor mandaten werden aangemaakt in de applicatie Mandaten, getoond. U kiest voor welke onderneming u een btw-document wenst in te dienen. u bent zowel mandataris als btw-belastingplichtige : er zal eerst een scherm getoond worden dat zal vragen of u documenten wil indienen voor uw klanten of voor uzelf. U logt in met eid en kiest voor Burger. Dit is de vroegere manier van toegang. U komt in Intervat terecht zoals voorheen en u dient btw-documenten in zoals voorheen. Wanneer maakt u gebruik van deze optie? U bent boekhouder maar er werd nog geen elektronisch mandaat aangemaakt of aanvaard. 3
U bent btw-belastingplichtige en er werd nog geen rol van BTW-delegatie toegekend aan de interne medewerkers. U wil een meervoudig bestand indienen dat zowel documenten bevat voor belastingplichtigen voor wie u een mandaat heeft als documenten voor wie u nog geen mandaat heeft. Uitzonderlijk dient er iemand anders uw document in via Intervat. U logt in met digitaal certificaat klasse 3 Dit is de vroegere manier van toegang. U komt in Intervat terecht zoals voorheen en u kan uw btw-documenten indienen zoals voorheen. Wanneer maakt u gebruik van deze optie? U beschikt niet over een eid (bvb. buitenlandse belastingplichtige). Uw boekhouder beschikt niet over een eid (bvb. buitenlandse boekhouder). U wil een meervoudig bestand indienen dat zowel documenten bevat voor belastingplichtigen voor wie u een mandaat heeft als documenten voor wie u nog geen mandaat heeft. Uitzonderlijk dient er iemand anders uw document in via Intervat. 4
2. AANMAKEN MANDATEN Een volmacht BTW wordt afgesloten tussen een mandaatgever (btw-belastingplichtige) en een mandaatnemer (boekhouder, fiscaal raadgever) en geeft aan de mandaatnemer het recht om via Intervat de btw-documenten in te dienen voor de mandaatgever alsook het recht om bepaalde btw-documenten te consulteren via MyMinfin. Om deze volmachten aan te maken, beschikt u over een elektronische applicatie Mandaten (applicatie die o.a. ook gebruikt wordt om de mandaten TOW aan te maken). Welke stappen moet u doorlopen om mandaat aan te maken? Ik ben mandaatnemer (boekhouder of fiscaal raadgever) Indien u een natuurlijk persoon bent (boekhouder of anders), dan hoeft u stap 1 en 2 niet te doorlopen. U heeft rechtstreeks toegang tot de applicatie mandaten voor het aanmaken van de mandaten. Stap 1 : Registratie Sociale Zekerheid 1.1 Registreer, voor zover dit nog niet is gebeurd, uw onderneming en duid een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aan binnen uw bedrijf. 1.2 Activeer de hoedanigheid Dienstverlener Financiën en duid een (co-) lokaal beheerder aan (na aanmelden kan de VTE dit uitvoeren). Link voor registratie bij de Sociale Zekerheid : https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/employer_onss/registration_gen/register/register.htm Problemen bij registratie of wijziging van VTE of lokaal beheerder? Neem contact met het contactcenter Eranova Sociale Zekerheid https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/general/contactcenter/index.htm 5
Stap 2 : Rollenadministratie Om toegang te krijgen tot de applicatie mandaten enerzijds en tot Intervat anderzijds, is het nodig om rollen aan te maken voor u en de medewerkers van uw kantoor. Deze rollen worden aangemaakt in de elektronische toepassing Rollenadministratie door de lokale beheerder van uw onderneming (Opgelet : wanneer u een lokale beheerder wil toevoegen of wijzigen, dan moet dit gebeuren op de site van de Sociale Zekerheid). De lokale beheerder kan er 2 soorten rollen toekennen : FODFin Mandaatnemer : Krijgt toegang tot de applicatie Mandaten. Daar kan hij mandaten aanmaken, stopzetten en aanvaarden. Deze rol kan zowel worden toegekend aan een zaakvoerder, bestuurder, als aan werknemers van de onderneming. Mandaatuitvoerder voor btw-applicaties : Krijgt toegang tot Intervat voor het indienen van btw-documenten voor die klanten waarvoor een volmacht btw werd aangemaakt via de applicatie Mandaten. Krijgt ook toegang tot MyMinfin voor het raadplegen van de beschikbare btw-documenten van die klanten(bvb. uittreksel Btw R/C). Link naar de toepassing Rollenadministratie : https://rolesadmin.services.belgium.be/welcome/role_management_web_approver/nl/lr_so/welcome.jsp Hulp nodig? Voor meer informatie over het gebruik van de applicatie Rollenadministratie, kunt u terecht op de bovenvermelde website. Als de rollenadministratie nieuw is voor u, raden we u aan daar de Quickview te raadplegen. U kunt er ook altijd de Handleiding en de FAQ raadplegen (zie site Rollenadministratie balk rechts bovenaan). 6
Stap 3 : Aanmaken en beheren van de btw-mandaten voor mijn onderneming. Het aanmaken en het beheren van de volmachten BTW gebeurt op elektronische wijze tussen de contracterende partijen : mandaatgever (uw cliënt) en mandaatnemer (boekhouder, fiscaal raadgever, ) via de applicatie Mandaten. Binnen de onderneming van een boekhouder, fiscalist, is het de persoon die de rol van FODFin Mandaatnemer heeft gekregen in de Rollenadministratie (zie stap 2) die de mandaten kan aanmaken en beheren, alsook de wettelijk vertegenwoordiger. Bent u echter een boekhouder-fysiek persoon (d.w.z. geen rechtspersoon) dan heeft u rechtstreeks toegang tot de applicatie Mandaten. U kan kiezen om in te loggen met de elektronische identiteitskaart (eid en pincode) of token. Vervolgens kiest u voor de toegang als Onderneming. De applicatie mandaten laat toe om : - Mandaten aan te maken, te wijzigen en stop te zetten op een efficiënte manier - Mandaten aan te maken voor bepaalde of onbepaalde duur - Mandaten aan te maken met een startdatum in de toekomst - Een groep mandaten over te zetten van een onderneming A naar onderneming B Zodra het mandaat door beide partijen is ondertekend, beschikt u over de nodige rechten voor toegang tot Intervat en Myminfin. Link naar de toepassing Mandaten : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/extern/ Hulp nodig bij problemen met het aanmaken of het beheer van de mandaten? https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/extern/static/help/nl/flashhelp/edocproject.htm of contacteer de servicedesk ICT op het nummer 0257/257.57 of via het mail-adres info.intervat@minfin.fed.be 7
Stap 4 : Indienen via Intervat en consultatie via MyMinfin Nadat u de voorgaande stappen succesvol heeft doorlopen, zal u vanaf 11 februari 2014 btw-documenten kunnen indienen via Intervat en consulteren via MyMinfin voor de btw-belastingplichtigen voor wie u een geldig mandaat heeft. In Intervat kiest u dan voor inloggen via E-id en nadien voor inloggen als Onderneming. 8
Ik ben mandaatgever (btw-belastingplichtige) Indien u een btw-belastingplichtige natuurlijk persoon bent (dus geen rechtspersoon) dan hoeft u stap 1 en stap 2 niet te doorlopen. U heeft rechtstreeks toegang tot de applicatie mandaten. Stap 1 : Registratie Sociale Zekerheid 1.1 Registreer, voor zover dit nog niet is gebeurd, uw onderneming en duid een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aan binnen uw bedrijf. 1.2 Activeer de hoedanigheid Dienstverlener Financiën en duid een (co-) lokaal beheerder aan. Link voor registratie bij de Sociale Zekerheid : https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/employer_onss/registration_gen/register/register.htm Problemen bij registratie of wijziging van VTE of lokaal beheerder? Neem contact met het contactcenter Eranova Sociale Zekerheid https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/general/contactcenter/index.htm Stap 2 : Rollenadministratie Om toegang te krijgen tot de applicatie mandaten, waar u een mandaat kan geven aan uw externe boekhouder, is het nodig om een rol aan te maken als FOD FIN mandaatgever voor u of één van uw medewerkers. Deze rol wordt aangemaakt in de elektronische toepassing Rollenadministratie door de lokale beheerder (Opgelet : wanneer u een lokale beheerder wil toevoegen of wijzigen, dan moet dit gebeuren op de site van de Sociale Zekerheid). De lokale beheerder kent de rol FODFIN mandaatgever toe : diegene die beschikt over deze rol kan in de applicatie Mandaten het mandaat aanmaken, stopzetten of aanvaarden. Deze rol kan worden toegekend aan de zaakvoerder, een bestuurder of ook werknemers van de onderneming. Link naar de toepassing Rollenadministratie : https://rolesadmin.services.belgium.be/welcome/role_management_web_approver/nl/lr_so/welcome.jsp 9
Hulp nodig? Voor meer informatie over het gebruik van de applicatie Rollenadministratie, kunt u terecht op de bovenvermelde website. Als de rollenadministratie nieuw is voor u, raden we u aan daar de Quickview te raadplegen. U kunt er ook altijd de Handleiding en de FAQ raadplegen (zie site Rollenadministratie balk rechts bovenaan). Stap 3 : Aanmaken en beheren van de btw-mandaten voor mijn onderneming De aanmaak van een volmacht BTW gebeurt op elektronische wijze tussen de contracterende partijen : mandaatgever (u als btw-belastingplichtige onderneming) en mandaatnemer (boekhouder, fiscaal raadgever, ). Binnen uw onderneming is het de persoon die de rol van FODFIN Mandaatgever heeft gekregen in de Rollenadministratie (zie stap 2) die de mandaten kan aanmaken en beheren alsook de wettelijk vertegenwoordiger. Bent u echter een onderneming-fysieke persoon (dus geen rechtspersoon) dan heeft u rechtstreeks toegang tot de applicatie Mandaten. U kan kiezen om in te loggen met de elektronische identiteitskaart (eid en pincode) of token. Vervolgens kiest u voor de toegang als Onderneming. De applicatie mandaten laat toe om : - Mandaten aan te maken, te wijzigen en stop te zetten op een efficiënte manier - Mandaten aan te maken voor bepaalde of onbepaalde duur - Mandaten aan te maken met een startdatum in de toekomst Van zodra het mandaat door beide partijen is ondertekend, beschikt uw boekhouder over de nodige rechten voor toegang tot Intervat en Myminfin. U blijft uiteraard ook over de nodige rechten beschikken om documenten in te dienen via Intervat en om te consulteren via MyMinfin. Link naar de toepassing Mandaten : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/extern/ 10
Hulp nodig bij het aanmaken of het beheer van de mandaten? https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/extern/static/help/nl/flashhelp/edocproject.htm of contacteer de servicedesk ICT op het nummer 0257/257.57 of via het mail-adres info.intervat@minfin.fed.be Stap 4 : Indienen via Intervat en consultatie via MyMinfin Nadat u de voorgaande stappen succesvol heeft doorlopen, zal uw boekhouder vanaf 11 februari 2014 uw btw-documenten kunnen indienen via Intervat via de nieuwe toegangsprocedure. Hij zal ook in MyMinfin de btw-documenten kunnen consulteren. U zal zelf ook de ontvangstbevestigingen en andere btw-documenten kunnen consulteren via MyMinfin. 11
3. Delegeren aan interne werknemers van een onderneming Wanneer u als btw-belastingplichtige beroep doet op werknemers van uw eigen onderneming (m.a.w. interne boekhoudafdeling of interne fiscalist) dan moet u in de applicatie Rollenadministratie aan die medewerkers de rol van BTW-delegatie toekennen. Volgende stappen moeten daarvoor worden doorlopen : Stap 1 : Registratie Sociale Zekerheid 1.1 Registreer, voor zover dit nog niet is gebeurd, uw onderneming en duid een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aan binnen uw bedrijf. 1.2 Activeer de hoedanigheid Dienstverlener Financiën en duid een (co-) lokaal beheerder aan. Link voor registratie bij de Sociale Zekerheid : https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/employer_onss/registration_gen/register/register.htm Problemen bij registratie of wijziging van VTE of lokaal beheerder? Neem contact met het contactcenter Eranova Sociale Zekerheid https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/general/contactcenter/index.htm Stap 2 : Rollenadministratie De rol BTW-delegatie wordt aangemaakt in de elektronische toepassing Rollenadministratie door de lokale beheerder (Opgelet : wanneer u een lokale beheerder wil toevoegen of wijzigen, dan moet dit gebeuren op de site van de Sociale Zekerheid). De werknemers aan wie u deze rol heeft toegekend, zullen gemachtigd zijn om de btw-documenten van uw onderneming zelf in te dienen via Intervat en ook te consulteren via MyMinfin. 12
Link naar de toepassing Rollenadministratie : https://rolesadmin.services.belgium.be/welcome/role_management_web_approver/nl/lr_so/welcome.jsp Hulp nodig? Voor meer informatie over het gebruik van de applicatie Rollenadministratie, kunt u terecht op de bovenvermelde website. Als de rollenadministratie nieuw is voor u, raden we u aan daar de Quickview te raadplegen. U kunt er ook altijd de Handleiding en de FAQ raadplegen (zie site Rollenadministratie balk rechts bovenaan). Stap 3 : Indienen via Intervat en consultatie via MyMinfin Nadat u de voorgaande stappen succesvol heeft doorlopen, zal uw medewerker vanaf 11 februari 2014 uw btw-documenten kunnen indienen via Intervat via de nieuwe toegangsprocedure. Hij zal ook in MyMinfin de btw-documenten kunnen consulteren. 13