Wim Rutsaert, Bedrijfsrevisor Patrik Van Cauter, Bedrijfsrevisor IBR, vrijdag 4 december 2009 Pagina 1
INHOUDSTAFEL 1. Wettelijk kader 2. De aanpassingen aan de bestaande VZW-wet 3. De boekhoudkundige verplichtingen van kleine VZW s 4. De boekhoudkundige verplichtingen van grote en zeer grote VZW s 5. De commissaris en de VZW 6. Special topics 1. Wettelijk kader Pagina 2
Wettelijk kader Welke wetteksten moeten in verband worden gebracht met de vernieuwde VZW-wetgeving? (onvolledige lijst) 1. De wet van 2 mei 2002 tot aanpassing van de bestaande VZWwet (i.c. Wet 27 juni 1921) (geconsolideerd) 2. Wet inzake de kruispuntbank van ondernemingen (wet van 16 januari 2003) 3. K.B. inzake uitvoeringstermijnen en overgangsmaatregelen (K.B. van 2 april 2003) 4. K.B. betreffende vereenvoudigde boekhouding van kleine VZW s (K.B. van 26 juni 2003) (geconsolideerd) 5 Wettelijk kader Welke wetteksten moeten in verband worden gebracht met de nieuwe VZW-wet? 5. K.B. betreffende de openbaarmaking van akten en stukken (K.B. van 26 juni 2003) (geconsolideerd) 6. M.B. m.b.t. de bekendmakingskosten van akten en stukken van verenigingen (M.B. van 30 juni 2003) (geconsolideerd) 7. K.B. betreffende dubbele boekhouding van grote en zeer grote VZW s (K.B. van 19 december 2003) 8. Programmawet: rechten en plichten van de commissaris en inzagerecht van de leden (wet van 9 juli 2004) 9. 6 Pagina 3
Inwerkingtreding van de nieuwe VZW-wetgeving Alle VZW s dienen momenteel de gewijzigde of vernieuwde VZW-wet te respecteren. 7 Inwerkingtreding van de nieuwe VZW-wetgeving De inwerkingtreding was als volgt: Startdatum bij Pas opgerichte VZW s Bestaande VZW s In drie fasen (verlengde) Overgangsperiode 8 Pagina 4
Inwerkingtreding van de nieuwe VZW-wetgeving Pas opgerichte VZW s: start in drie fasen 1. 1 juli 2003: alles, behalve 2. en 3. 2. Boekhouding : Het boekjaar dat aanvangt op of na 1 januari 2004 3. Inzagerecht van de leden : 1 januari 2005 Bestaande VZW s (voor 1 januari 2004 rechtspersoonlijkheid verworven hebben): 1 januari 2006 9 2. De aanpassing van de bestaande VZW-wet (via gecoördineerde wet van 2 mei 2002) De belangrijkste wijzigingen Pagina 5
Wat is er allemaal vernieuwd en/of gewijzigd? 1. Een naamswijziging en een strengere definitie van een VZW 2. Uitbreiding van het aantal bepalingen dat ten minste in de statuten moet voorkomen 3. De term toegetreden leden 4. Opneming in de wet van het beperkt aantal gevallen waarin een VZW kan worden nietig verklaard 5. Moment verkrijging rechtspersoonlijkheid 6. Regels omtrent werking van de algemene vergadering 11 Wat is er allemaal vernieuwd en/of gewijzigd? 7. De bestuursorganen 8. Het register van leden 9. De bijzondere aansprakelijkheid voor wie handelt in naam van de VZW 10. De versoepeling van de voorwaarden voor VZW s om giften of legaten te ontvangen 11. De verplichting tot het aanleggen van een VZW-dossier 12. Nieuwe formulieren 12 Pagina 6
Wat is er allemaal vernieuwd en/of gewijzigd? 13. Het bezit van onroerende goederen 14. Het inzagerecht 15. De boekhouding en de jaarrekening 16. De benoeming van een commissaris 17. Nieuwe rechtsvormen 13 Indeling van de VZW s 1. Belgische VZW s 2. Buitenlandse VZW s 3. Internationale VZW s 14 Pagina 7
1. De Belgische VZW s 1. Een naamswijziging en een strengere definitie van een VZW Vroeger: De vereniging zonder winstgevend doel is die, welke niet nijverheids- of handelszaken drijft OF welke niet tracht een stoffelijk voordeel aan haar leden te verschaffen Nu: De vereniging zonder winstoogmerk is die, welke niet nijverheidsof handelzaken drijft EN welke niet tracht een stoffelijk voordeel aan haar leden te verschaffen De wettekst is aangepast aan de rechtspraak 16 Pagina 8
2. Uitbreiding van het aantal bepalingen dat ten minste in de statuten moeten voorkomen In de oude VZW-wet was er reeds sprake van een verplichte inhoud. Nieuw daarbij zijn o.a. : 1. Naam en het adres van de zetel van de VZW, alsook de vermelding van het gerechtelijk arrondissement waaronder zij ressorteert 2. De duur van de VZW indien zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan 17 2. Uitbreiding van het aantal bepalingen dat ten minste in de statuten moeten voorkomen Opmerkingen en herinneringen 1. Statuten moeten slechts in twee exemplaren worden opgemaakt (ingeval van onderhandse akte) 2. Steeds minimum drie oprichters! 3. Het beroep, de nationaliteit, de geboortedatum en - plaats van de stichters moeten niet worden vermeld 18 Pagina 9
2. Uitbreiding van het aantal bepalingen dat ten minste in de statuten moeten voorkomen Noot : De rechtbank kan op verzoek van: - een lid - een belanghebbende derde - het Openbaar Ministerie de ontbinding van de VZW uitspreken indien: a) De VZW minder dan 3 leden telt b) In ernstige mate in strijd handelt met de statuten, of in strijd handelt met de wet of de openbare orde c) Er geen precieze omschrijving van het doel is 19 3. Toegetreden leden Naast de werkelijke leden (veelal oprichters) zijn er ook toegetreden leden. Het gaat om sympathisanten welke een band hebben met de VZW. (ze zijn er bij betrokken ) Het moet uitdrukkelijk in de statuten zijn toegelaten. Bepalingen van rechten en plichten VZWwet Statuten Werkelijke leden X X Toegetreden leden X 20 Pagina 10
4. Opneming van een beperkt aantal gevallen waarin de VZW kan worden nietig verklaard Twee gevallen: a) Indien de statuten volgende info niet bevatten: naam, adres van de zetel van de vereniging, alsook de vermelding van het gerechtelijk arrondissement preciese omschrijving van het doel of doeleinden waarvoor zij is opgericht b) Indien één van de statutaire doeleinden strijdig is met de wet of met de openbare orde 21 5. Nieuwe regeling volgens dewelke een VZW rechtspersoonlijkheid verkrijgt Oude wet: Datum waarop de oprichtingsakte wordt gepubliceerd in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad Nieuwe wet: Vanaf de datum dat de statuten en akten betreffende de benoeming van bestuurders en personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen worden neergelegd in het VZW-dossier 22 Pagina 11
5. Nieuwe regeling volgens dewelke een VZW rechtspersoonlijkheid verkrijgt Mogelijkheid om verbintenissen aan te gaan vooraleer VZW rechtspersoonlijkheid heeft (zgn VZW in oprichting ) Persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk indien Rechtspersoonlijkheid niet wordt verkregen binnen de twee jaar Verbintenis niet na zes maanden na verkrijging rechtspersoonlijkheid wordt overgenomen 23 6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Er moeten minstens drie effectieve leden zijn Effectieve leden zijn stemgerechtigd: zij kunnen zich laten vertegenwoordigen door een ander lid (of indien de statuten het toelaten door een persoon die geen lid is) Ontslag: elk lid is vrij uit te treden door indiening van zijn ontslag bij de Raad van Bestuur een lid dat zijn bijdrage niet betaalt, kàn geacht worden ontslag te nemen Uitsluiting: kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met een meerderheid van 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden 24 Pagina 12
6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW De bevoegdheden van de algemene vergadering Oude Nieuwe 1. Wijziging van de statuten X X 2. Benoeming en afzetting van bestuurders X X 3. Benoeming en afzetting van de commissaris en bepaling van diens bezoldiging (indien toegekend) 4. Kwijting aan de bestuurders en commissarissen 5. Goedkeuring van de begroting en de jaarrekening X X X X 25 6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Oude Nieuwe 6. De ontbinding van de VZW X X 7. De uitsluiting van een lid X 8. Omzetting van een VZW in een vennootschap met sociaal oogmerk 9. Alle gevallen waar de statuten dat vereisen X X Opmerking: al deze bevoegdheden moeten uitdrukkelijk worden opgenomen in de statuten. 26 Pagina 13
6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Procedure bij een bijeenroeping van de algemene vergadering 1. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door de raad van bestuur a) Voor hoger opgesomde gevallen b) Indien 1/5 van de werkelijke leden het verzoekt 2. Er moet steeds een oproeping zijn welke wordt verstuurd aan de leden: minstens 8 dagen voor de algemene vergadering bevat de agenda Er mag van de agenda niet worden afgeweken tenzij de statuten zulks uitdrukkelijk toelaten. 27 6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Procedure bij een bijeenroeping van de algemene vergadering 3. Ieder lid heeft gelijk stemrecht. 4. Volmachten (vertegenwoordiging) zijn toegelaten door ander lid (of door derde indien statuten het toelaten). 5. In principe worden beslissingen genomen bij meerderheid van stemmen, behalve in de gevallen waar statuten of wet anders bepalen. Bijzondere gevallen : a) Statutenwijziging b) Doelswijziging 28 Pagina 14
6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Procedure bij een bijeenroeping van de algemene vergadering a) Statutenwijziging: wijziging uitdrukkelijk vermeld in de oproeping ten minsten 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd meerderheid van 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden 29 6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Procedure bij een bijeenroeping van de algemene vergadering b) Doelswijziging: wijziging uitdrukkelijk vermeld in de oproeping ten minsten 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd meerderheid van 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden 30 Pagina 15
6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW Procedure bij een bijeenroeping van de algemene vergadering Indien minder dan 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een 2de algemene vergadering worden bijeengeroepen: meerderheid van 2/3 of 4/5 ongeacht aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden MAAR: 2de algemene vergadering mag niet binnen de 15 dagen volgend op de 1ste algemene vergadering 31 6. Nieuwe regels inzake de algemene vergadering van een VZW De jaarlijkse algemene vergadering Binnen de zes maanden na afsluiting: geen verplichting om dezelfde datum jaarlijks te houden en deze datum vast te leggen in de statuten Worden vastgelegd door Raad van Bestuur Goedkeuring van de jaarrekening (voorbije jaar) / begroting (volgend jaar) Benoeming en kwijting van de bestuurders/commissaris Noot: De Raad van Bestuur is niet verplicht een jaarverslag op te maken 32 Pagina 16
7. De bestuursorganen Vroeger : Raad van beheer ; Nu : Raad van bestuur! Er zijn drie mogelijke bestuursorganen : Oude Nieuwe Raad van bestuur X X Dagelijks bestuur* X Orgaan van vertegenwoordiging* X * Facultatieve organen 33 7. De bestuursorganen 7.1 De Raad van bestuur Opm. Minstens 3 personen (behalve indien slechts 3 leden, dan bestaat Raad van Bestuur uit slechts 2 personen) Steeds minstens één lid minder dan het aantal werkelijke leden Vormt een college en beslissing bij meerderheid Heeft een residuaire bevoegdheid (alles wat niet aan de algemene vergadering werd toegekend) Statuten kunnen bevoegdheden beperken Onverminderd artikel 26 septies wet 27/6/21 gaan de bestuurders geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat De wet bepaalt niks over de wijze van bijeenroeping en de werking van de Raad van Bestuur. 34 Pagina 17
7. De bestuursorganen 7.2 Het dagelijks bestuur Facultatief orgaan (moet in de statuten voorzien zijn) Dagelijks bestuur = handeling nodig voor het dagelijks leven van vereniging. Kan opgedragen worden aan één of meer personen (al dan niet bestuurder of lid) die ofwel alleen, gezamenlijk of in college optreden. Regels worden statutair vastgelegd. Kan m.a.w. bv. een bediende zijn 35 7. De bestuursorganen 7.2 Het dagelijks bestuur Wordt (in beginsel) samengesteld door de Raad van Bestuur. Mandaat van bepaalde of onbepaalde duur Interne beperkingen inzake vertegenwoordigingsbevoegdheden taakverdeling en beperkingen: niet tegenwerpbaar aan derden Publicatie in Belgisch Staatsblad is vereist 36 Pagina 18
7. De bestuursorganen 7.3 Orgaan van vertegenwoordiging Kan opgedragen worden aan één of meer personen Moeten geen lid of bestuurder zijn Kunnen alleen gezamenlijk of als college optreden Dezelfde vertegenwoordigingsbevoegdheid als de Raad van Bestuur 37 7. De bestuursorganen 7.4 Publicatie in het Belgisch Staatsblad bij benoeming en ambtsbeëindiging van Bestuurders Persoon gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen Persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen 38 Pagina 19
7. De bestuursorganen Minimale vermelding van: Natuurlijke personen: - naam - voornamen - woonplaats - geboortedatum en -plaats Rechtspersonen: - naam (incl. vast vertegenwoordiger) - rechtsvorm - BTW-identificatienummer - zetel Omvang van hun bevoegdheden Wijze waarop ze de bevoegdheden uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college) 39 8. Verplichting om op de zetel een register van leden bij te houden Dit vervangt de huidige ledenlijst. Worden erin opgenomen: Naam, voornamen en woonplaats van de werkelijke leden (natuurlijke personen of rechtspersonen) Alle beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden Doel: nationaliteitsvereiste na te gaan (maar die is opgeheven!) Moeten up to date worden gehouden door toedoen van de Raad van Bestuur (binnen 8 dagen nadat zij in kennis worden gesteld) Spiegelt zich aan het aandeelhoudersregister in de privé-sector 40 Pagina 20
8. Verplichting om op de zetel een register van leden bij te houden Er is geen standaardformulier ontworpen; getypt document moet vermelden: Benaming Rechtsvorm Adres en zetel Ondernemingsnummer Bijgewerkte ledenlijst moet bij wijziging samenstelling leden NIET MEER worden neergelegd ter griffie van de Rechtbank van Koophandel (binnen één maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten). Het document blijft wel bestaan! Kan op elk moment worden opgevraagd door elk ander werkelijk lid én door de overheden en gerechtelijke instanties 41 8. Verplichting om op de zetel een register van leden bij te houden Reden afschaffing: De neerlegging wordt aanzien als een overbodige activiteit. Waarom behouden? Identificatie van de VZW en het belang van de lijst bij oneigenlijk gebruik van de VZW-structuren 42 Pagina 21
9. Bijzondere aansprakelijkheid Voor wie meewerkt aan en in naam van een VZW waarbij het stuk (factuur, aankondiging, akte, ) : Niet de naam van de vereniging vermeldt Waarin de benaming niet wordt voorafgegaan door VZW Het adres van de zetel niet wordt vermeld Kan persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor alle of gedeelte van de verbintenissen verbonden aan dit stuk 43 10. Giften Oude wetgeving: Koninklijke machtiging nodig wanneer de vereniging giften of legaten wil ontvangen, tenzij het gaat om giften van roerend goed met waarde < EUR 10.000 Nieuwe wetgeving: 1. Er is geen machtiging nodig voor handgiften, ongeacht het bedrag 44 Pagina 22
10. Giften 2. Er is wél nog machtiging van Minister van Justitie voor elke gift onder levenden of bij testament > EUR 100.000 (ongeacht het gaat om roerend of onroerend goed). De gift is gemachtigd indien Minister van Justitie niet heeft gereageerd binnen de 3 maanden (te rekenen vanaf het aan hem gerichte verzoek tot machtiging) Minister van Justitie bepaalt de nodige stukken welke ter beschikking moeten worden gesteld Indien toegezonden dossier niet volledig is: opschorting van de termijn van 3 maanden Machtiging kan niet worden verleend indien: a) de VZW niet heeft voldaan aan artikel 3 (moment rechtspersoonlijkheid) b) de VZW niet heeft voldaan aan artikel 9 (herbenoemingen en beëindigingen bestuurders) c) Jaarrekeningen laatste 3 jaren niet neergelegd 45 11. De verplichting tot het aanleggen van een VZW-dossier Wat werd onder de oude wetgeving aan de buitenwereld bekendgemaakt? De ledenlijst ter griffie van de burgerlijke rechtbank Volgens de nieuwe wet wordt het VZW-dossier neergelegd bij de rechtbank van koophandel Dit dossier wordt flink uitgebreid. Daarenboven is een publicatie in het Belgisch Staatsblad soms noodzakelijk. 46 Pagina 23
11. De verplichting tot het aanleggen van een VZW-dossier Moeten in het dossier worden opgenomen: In dossier Publicatie BS 1. Statuten van de VZW evenals de statutenwijziging X X 2. Gecoördineerde statuten X 3. Iedere benoeming of ambtsbeëindiging - van bestuurders - van personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen - van personen aan wie dagelijks bestuur is opgedragen - van commissarissen - van vereffenaars 4. Een kopie van het register van de leden (éénmaal per jaar een kopie van het gewijzigde register) 5. Beslissingen betreffende de nietigheid, ontbinding of vereffening van de VZW 6. De jaarrekening van de VZW X X X X X X 47 12. Nieuwe formulieren (niet in de wet van 2 mei 2002 bepaald) Voor publicaties in Belgisch Staatsblad en inschrijvingen in Kruispuntbank zijn specifieke formulieren ontworpen : a) Aanvraagformulier I: tot inschrijving en/of tot bekendmaking in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad b) Aanvraagformulier II: tot wijziging van inschrijving 48 Pagina 24
12. Nieuwe formulieren Voorbeelden: a) Oprichting van een VZW Eén exemplaar van de oprichtingsakte en akte van de benoeming bestuurders (voor het VZW-dossier) Formulier I - luik A (identificatie) Formulier I - luik B (publicatie Belgisch Staatsblad) Formulier I - luik C (bijkomende gegevens bij eerste neerlegging KBO) Kostprijs: EUR 148,83 (incl. BTW) 49 12. Nieuwe formulieren b) Wijziging samenstelling raad van bestuur Eén kopie van de akte voor het VZW-dossier Formulier I - luik A (identificatie) Formulier I - luik B (publicatie Belgisch Staatsblad) Formulier II - luik A en C Kostprijs: EUR 112,41 (incl. BTW) 50 Pagina 25
12. Nieuwe formulieren Aan wie de documenten doorsturen? Steeds aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel Aanvraagformulier I: 3-voud 1. Griffie 2. Belgisch Staatsblad 3. Wordt afgestempeld teruggestuurd Aanvraagformulier II: 2-voud 1. Griffie 2. Wordt afgestempeld teruggestuurd 51 13. Het bezit van onroerende goederen Een VZW mag in onroerende goederen bezitten, ook al zijn deze niet nodig voor het bereiken van het doel (beleggingen). 52 Pagina 26
14. Het inzagerecht De werkelijke leden kunnen inzage nemen in: Register van de leden Notulen en beslissingen van Algemene vergadering Raad van bestuur Personen die al dan niet met bestuursfunctie voor rekening van de VZW een mandaat bekleden Alle boekhoudkundige stukken MAAR niet van toepassing indien een commissaris is benoemd Opmerking: commissaris is een beschermde titel en moet steeds lid zijn van het IBR 53 15. De boekhouding en de jaarrekening van de VZW In eerse instantie bepaald naar de aard en de omvang van de VZW Zie hierna bij: a) Boekhoudkundige verplichtingen van kleine VZW's b) Boekhoudkundige verplichtingen van grote en zeer grote VZW's 54 Pagina 27
16. De benoeming van de commissaris Benoeming en ambtsbeëindiging vermelding van: Natuurlijke personen: - naam - voornamen - woonplaats - geboortedatum en -plaats Rechtspersonen: - naam - rechtsvorm - ondernemingsnummer - [vertegenwoordiger] - zetel 55 17. Nieuwe rechtsvormen De stichting en de instelling van openbaar nut zijn in het leven geroepen. 56 Pagina 28
2. De buitenlandse VZW s 1. Definitie & identificatie Vereniging zonder winstoogmerk die op geldige wijze in het buitenland is opgericht overeenkomstig de wet van de Staat waartoe zij behoort en in België een centrum van werkzaamheden heeft. Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van een centrum moeten vermelden : naam en adres van het centrum naam en aders van de zetel van de vereniging waarvan het centrum afhangt 58 Pagina 29
2. VZW-dossier Op de griffie van de rechtbank van koophandel moet iedere buitenlandse VZW die in België een centrum heeft in het desbetreffend gerechtelijk arrondissement een VZW-dossier geopend Noot : indien meerdere centra hoeft slechts één VZW-dossier worden geopend ; die plaats moet in de briefwisseling en akten worden vermeld. Alle stukken worden opgesteld of vertaald in de taal of één van de officiële talen van de rechtbank waar het dossier wordt gehouden. 59 2. VZW-dossier Moeten in het dossier worden opgenomen Dossier Publicatie 1. Statuten van de vereniging X X 2. - Adres van de zetel van de vereniging - Opgave van de doeleinden en van de activiteiten - Adres van de centra van werkzaamheden (en naam indien die verschillend zijn) X 60 Pagina 30
2. VZW-dossier Moeten in het dossier worden opgenomen Dossier Publicatie 3. iedere benoeming en ambtsbeëindiging van : - personen gemachtigd om de vereniging ten aanzien van derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen voor de activiteiten van de centra van werkzaamheden - personen belast met het dagelijks bestuur -zij worden allen gelijkgesteld met bestuurders Noot : in tegenstelling tot gewone VZW s dient de benoeming van de commissaris NIET te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad X X 61 3. De internationale VZW s Pagina 31
1. Definitie Vereniging welke geen nijverheids- of handelsdaden drijft en welke niet tracht aan haar leden een stoffelijk voordeel te verschaffen Streven een niet-winstgevend doel (dat niet strijdig is met de wet of openbare orde) van internationaal nut na Hebben hun zetel in België 63 2. Statuten Oprichting steeds bij authentieke akte Minimuminhoud door wet bepaald, o.a. naam, adres formaliteiten van toetreding en uittreding van de leden rechten en plichten van de leden bevoegdheden van het algemeen leidinggevend orgaan bevoegdheden van het bestuursorgaan... 64 Pagina 32
3. Statutenwijzigingen a) wijziging van het doel : moet door de Koning worden goedgekeurd b) overige (bv. bevoegdheden leidinggevend orgaan) : via authentieke akte 65 4. Rechtspersoonlijkheid De statuten moeten worden medegedeeld aan de Minister van Justitie, met het verzoek de rechtspersoonlijkheid te verlenen en de statuten goed te keuren. De rechtspersoonlijkheid wordt verkregen op datum van het koninklijk besluit waarbij zij wordt erkend. Tevens de mogelijkheid om reeds verbintenissen aan te gaan als : IVZW in oprichting (idem Belgische VZW). 66 Pagina 33
5. VZW-dossier Moeten in het dossier worden opgenomen: In register Publicatie BS 1. Statuten van de VZW evenals de statutenwijziging X X 2. Gecoördineerde statuten X 3. Iedere benoeming of ambtsbeëindiging - van bestuurders - van personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen - van personen aan wie dagelijks bestuur is opgedragen - van vereffenaars 4. Beslissingen betreffende de nietigheid, ontbinding of vereffening van de VZW 5. De jaarrekening van de VZW X X X * X X 67 5. VZW-dossier * Noot: In tegenstelling tot de gewone VZW s wordt de benoeming van commissaris niet gepubliceerd in het Belgisch staatsblad 68 Pagina 34
3. De boekhoudkundige verplichtingen van kleine VZW s 1. De Belgische VZW s Pagina 35
Inhoudstafel Inleiding 1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? 2. Wat is een enkelvoudige boekhouding? 3. Hoe ziet het dagboek van ontvangsten en uitgaven er uit? 4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 5. Specifieke aandachtspunten 6. Staat van ontvangsten en uitgaven 7. Wat is de samenstelling van de jaarrekening? 71 Inhoudstafel 8. Budget 9. Relatie met vermogensstaat 10. Boekjaar 11. Inwerkingtreding 12. De ontbinding van de VZW 13. Praktijkvoorbeeld 72 Pagina 36
Inleiding Doelstelling: doorzichtigheid in de werking van de VZW Intern Extern In de oude VZW-wet was weinig vermeld over de boekhouding, behalve dat: Wijze waarop rekening (= boekhouding) werd gevoerd in de statuten moest worden opgenomen De rekening door de Raad van Beheer moest worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering Gevolg: heel grote vrijheid, maar aan banden gelegd door o.a. subsidiërende overheden en bepaalde sectoren ontstaan van gereglementeerde VZW s 73 1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? a) De boekhouding moet steeds aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten b) VZW Klein Grote en zeer grote Enkelvoudige bh Dubbele bh 74 Pagina 37
1.1. Wat is een kleine VZW? Criteria: géén of één van deze drie onderstaande criteria overschrijden bij de afsluiting van het boekjaar 1. Gemiddeld over het jaar minstens een equivalent van 5 VTE ingeschreven in het personeelsregister 2. Minstens EUR 250.000 per jaar aan ontvangsten hebben (uitgezonderd de uitzonderlijke ontvangsten en excl. BTW) 3. Een balanstotaal hebben van minstens EUR 1.000.000 75 1.1. Wat is een kleine VZW? Opmerkingen Het wettelijk kader is vastgelegd in het K.B. van 26 juni 2003 (B.S. 11 juli 2003) (geconsolideerd) Formaliteiten van andere wetgevingen (o.a. BTW) laten we hier buiten beschouwing voor berekening van het aantal VTE : enkel diegenen die een arbeidscontract hebben met de VZW (niet diegenen effectief werken voor de VZW, maar betaald worden door andere instantie) 76 Pagina 38
2. Wat is een enkelvoudige boekhouding? Definitie: Een kasboekhouding, waarbij de mutaties van de liquide middelen (= contant geld of op rekeningen) moeten worden weergegeven. In eerste instantie is er weinig verschil met de huidige situatie, MAAR: Verplicht schema opgelegd, waarin boekingen volgens regels moeten worden opgenomen, nl. het dagboek van ontvangsten en uitgaven Géén minimaal schema meer (sinds september 2006) 77 2. Wat is een enkelvoudige boekhouding? Vanaf 1 januari 2004: verplichte informatie te geven volgens vast schema, nl. in de jaarrekening (voor bestaande VZW s was het pas vanaf 1 januari 2006) Hoe moeten die mutaties worden weergegeven? Zonder vertraging Getrouw Volledig Naar tijdsorde ingeschreven 78 Pagina 39
2. Wat is een enkelvoudige boekhouding? Opmerkingen: 1. Het is steeds toegelaten om te opteren voor een dubbele boekhouding, ook al valt de VZW nog binnen de criteria van een kleine VZW. Voorwaarden: a) Ten minste 3 opeenvolgende jaren conform wetgeving grote VZW s b) Beslissing vermelden en verantwoorden van de toelichting 79 2. Wat is een enkelvoudige boekhouding? Opmerkingen: 2. Het KB inzake de vereenvoudigde boekhouding is niet van toepassing voor zover zij ten minste gelijkwaardig aan een regelgeving zijn onderworpen Inzake de term gelijkwaardigheid : zie later (advies CBN) 80 Pagina 40
3. Hoe ziet het dagboek van ontvangsten en uitgaven er uit? Zie model A uit publicatie BS Opsplitsing naar uitgaven en ontvangsten Noot : gebruikte terminologie, zoals Goederen en diensten Diensten en diverse goederen MAAR : Géén verplicht minimaal schema meer!! ( staat van ontvangsten en uitgaven) 81 3. Hoe ziet het dagboek van ontvangsten en uitgaven er uit? Verplichte velden: Nummer document Datum registratie Bankrekening of kas waar transactie plaatsvindt en haar volgnummer Soort ontvangst of uitgave 82 Pagina 41
3. Hoe ziet het dagboek van ontvangsten en uitgaven er uit? In het Belgisch Staatsblad is een minimaal model weergegeven : dit mag steeds worden uitgebreid! De uitbreiding wordt ook sterk aanbevolen om van de boekhouding weldegelijk een beheersinstrument te maken. 83 4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 1. De boekingen moeten zonder vertraging, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek Er is maar één dagboek: er is géén opsplitsing naar: Aankoopdagboek Verkoopdagboek Financieel dagboek Divers dagboek 84 Pagina 42
4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 2. De dagboeken kunnen : ingebonden of ingenaaid geïnformatiseerde systemen zijn 2.1. Het ingebonden of ingenaaid dagboek is genummerd en wordt geïdentificeerd door de naam van de VZW (geen visum rechtbank, wél ondertekend door de personen die ten aanzien van derden de VZW vertegenwoordigen) Bij eerste gebruik en Vervolgens ieder jaar 85 4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 2.2. Elektronisch dagboek versoepeling (sinds september 2006): inplakken van Excelsheets in ingenaaid boek mag nog steeds de databestanden moeten onveranderlijk zijn en de toegankelijkheid ervan moet verzekerd zijn gedurende de volledige bewaringstermijn (7 jaar te rekenen vanaf 1 januari vanaf het jaar volgend op de afsluiting) 86 Pagina 43
4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 3. Het dagboek wordt bijgehouden naar tijdsorde, zonder witte vlakken, noch weglatingen. Bij correctie moet oorspronkelijke boeking zichtbaar blijven. Het originele dagboek moet gedurende 7 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting 87 4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 4. Elke boeking gebeurt op basis van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar moet worden verwezen. 1. Externe verantwoordingsstukken 2. Interne verantwoordingsstukken 88 Pagina 44
4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? 5. De verantwoordingsstukken of een afschrift ervan worden methodisch opgeborgen en zeven * jaar bewaard, te rekenen vanaf 1 januari volgend op de afsluiting ervan. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden: drie jaar. * Gebeurde pas bij KB van 27 september 2009 (met ingang vanaf 22 oktober 2009) voor ondernemingen, grote en zeer grote VZW s gebeurde dit reeds eerder! 89 4. Welke regels zijn er allemaal opgelegd? Ter info: Elektronische bankuittreksels Zijn aanvaardbare verantwoordingsstukken indien zij onuitwisbaar zijn en toegankelijk gedurende de bewaartermijn 90 Pagina 45
5. Specifieke aandachtspunten 1. Compensatie is niet toegelaten : ontvangsten moeten steeds van uitgaven gescheiden blijven 2. Schenkingen in natura worden niet geregistreerd (in het dagboek van ontvangsten en uitgaven) 3. Termijnrekeningen zijn geen zichtrekeningen 91 6. Staat van ontvangsten en uitgaven = Samenvatting van het ongesplitst dagboek Vloeit voort uit ongesplitst dagboek Hier nog steeds minimaal schema zoals voorgeschreven in BS (minimaal hier niet geschrapt!) Geen vergelijkende cijfers met vorig jaar Maakt deel uit van de jaarrekening 92 Pagina 46
7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? Bij kleine VZW s: Jaarrekening Staat van ontvangsten en uitgaven Toelichting 93 7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? 1. Staat van ontvangsten en uitgaven 2. Toelichting (= bijkomende informatie bij de vereenvoudigde boekhouding) a) Waarderingsregels van de inventaris b) Melding van aanpassing van waarderingsregels en het effect van deze wijziging c) Bijkomende inlichtingen d) Staat van het vermogen e) Belangrijke rechten en verplichtingen 94 Pagina 47
7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? a) Waarderingsregels van de inventaris 1. Bestaande waarderingsregels kunnen blijven gelden indien deze, voorzichtig, oprecht en te goeder trouw zijn. 2. Bij een eerste inventaris moet de staat van het vermogen worden opgesteld volgens de reële waarde, welke nauw aanleunt bij de marktwaarde. - voor materiële bezittingen die men reeds jaren heeft en waar niet onmiddellijk een marktwaarde voor is, kan dit problemen opleveren - voor materiële bezittingen die slechts enkele jaren geleden werden verworven, kan beroep gedaan worden op de recente aankoopfacturen - voor vorderingen, schulden, liquide middelen: nominale waarde - indien moeilijke waardering: 1 EUR op pro memorie en in de toelichting vermelden 95 7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? a) Waarderingsregels van de inventaris In latere jaren moet de staat van het vermogen steeds worden aangepast aan de actuele situatie. Materiële bezittingen kunnen: - constant gehouden worden, op voorwaarde dat de bezittingen een constante waarde vertegenwoordigen - jaarlijks worden afgeschreven Noot: geen enkele verwijzing naar terminologie of artikels uit KB van 30 januari 2001 96 Pagina 48
7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? b) Melding van aanpassing van waarderingsregels en het effect van deze wijziging c) Bijkomende inlichtingen, voorbeelden: - vergelijking met budget - overige cijfermatige overzichten (analytisch getint) - 97 7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? d) Genormaliseerd schema van de staat van het vermogen (<> balans), met daarin vermelding van - moet onmiddellijk voortvloeien uit de inventaris en de staat van ontvangsten en uitgaven - bezittingen en schulden - onderscheid tussen volle eigendom en overige - rechten en verplichtingen (hypotheken, gegeven waarborgen, beloofde subsidies, ) - geen eigen vermogen - geen algemeen totaal e) Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven 98 Pagina 49
7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? In de toelichting zijn heel wat termen opgenomen die hun oorsprong vinden in de dubbele boekhouding - Waarderingsregels - Netto-boekwaarde - 99 7. Wat is de samenstelling van een jaarrekening? Opmerkingen : De Raad van Bestuur is verplicht de jaarrekening op te maken. Zij zijn echter niet verplicht een jaarverslag op te stellen. De jaarrekening moet worden publiek gemaakt, nl. neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel. Ook publiek maken binnen 30 dagen? 100 Pagina 50
8. Budget (voormalige begroting) Het budget is ook nog steeds een wettelijk verplicht op te maken document van de VZW. Nergens in de financiële rapportering zijn (officieel) velden voorzien om deze cijfers in te vullen. Parlementaire vraag over goedkeuring van de begroting (door Stefaan Vercamer, dd. 14 juli 2009) Goed bestuur vereist dat een begroting vóór aanvang van een jaar wordt goedgekeurd 101 9. Relatie met de vermogensstaat De saldi van de kas- en bankrekeningen worden opgenomen in vermogensstaat! 102 Pagina 51
10. Boekjaar Geen verplichting om boekjaar te laten gelijklopen met kalenderjaar Een boekjaar kan niet langer duren dan 12 maanden Indien een boekjaar korter is dan 12 maanden, proratering criterium inzake ontvangsten 103 11. Commissarisverslag Een kleine VZW die vrijwillig een dubbele boekhouding voert en een commissaris benoemt, is niet verplicht het verslag van de commissaris neer te leggen. 104 Pagina 52
12. Ontbinding van de VZW De rechtbank kan op verzoek van : - Een lid - Een belanghebbende - Het openbaar Ministerie De ontbinding uitspreken van de VZW indien gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen conform art. 26novies, 1, 2 e lid (= VZW-dossier ter griffie van de rechtbank van koophandel), tenzij de ontbrekende jaarrekening worden neergelegd vooraleer debatten worden gesloten. 105 13. Praktijkgeval Zie brochure over kleine VZW s in bijlage (Noot : in deze brochure is nog gewerkt conform het minimale schema in het ongesplitst dagboekl: dit is inmiddels versoepeld) 106 Pagina 53
4. De boekhoudkundige verplichtingen van grote en zeer grote VZW s Inhoudstafel 1. Welk soort soort boekhouding moet worden gevoerd? 2. Wettelijk kader omtrent de boekhoudkundige verplichtingen van grote en zeer grote VZW s 2.1 Aangepaste wet van 17 juli 1975 2.2 Aangepast en gedeeltelijk KB van 30 januari 2001 2.3 Minimumindeling van een Algemeen Rekeningstelstel 2.4 Een aangepaste jaarrekening 3. De openingsbalans 4. Publicatie van een jaarrekening 108 Pagina 54
1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? a) De boekhouding moet steeds aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten b) VZW Klein Grote en zeer grote Enkelvoudige bh Dubbele bh 109 1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? A. Wat is een kleine VZW? Criteria: géén of één van deze drie onderstaande criteria overschrijden bij de afsluiting van het boekjaar 1. Gemiddeld over het jaar minstens een equivalent van 5 VTE ingeschreven in het personeelsregister 2. Minstens EUR 250.000 per jaar aan ontvangsten hebben (uitgezonderd de uitzonderlijke ontvangsten en excl. BTW) 3. Een balanstotaal hebben van minstens EUR 1.000.000 B. Wat is een grote VZW? Méér dan één van bovenstaande criteria overschrijden. 110 Pagina 55
1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? C. Wat is een zeer grote VZW? 1. Gemiddeld over het jaar meer dan het equivalent van 100 voltijdse werknemers tewerk stellen (ondernemingsraad) 2. Ten minste twee van de volgende drie criteria overschrijden a) Gemiddeld over het jaar 50 voltijdse werknemers b) Totaal van EUR 6.250.000 ontvangsten (excl. BTW en exclusief uitzonderlijke ontvangsten) c) Een balanstotaal van EUR 3.125.000 Er moet dan ook een commissaris-bedrijfsrevisor (IBR) worden aangesteld. 111 1. Welk soort boekhouding moet worden gevoerd? 1) De bedragen van jaaromzet en balanstotaal werden niet geïndexeerd. Bij vennootschappen : Jaaromzet: 7.300.000 EUR Balanstotaal: 3.650.000 EUR 2) Ontvangsten komt overeen met opbrengsten (jaarverslag IBR 2008) 112 Pagina 56
2. Wettelijk kader omtrent de boekhoudkundige verplichtingen van grote en zeer grote VZW's Welke wettekst ligt aan de basis van het dubbel boekhouden voor VZW s? Het K.B. van 19 december 2003, welk leidt tot: 1. Een aangepaste wet van 17 juli 1975 2. Een aangepast en gedeeltelijk KB van 30 januari 2001 (voormalig KB van 8 oktober 1976) 3. Minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel 4. Een aangepaste jaarrekening 5. Specifieke bepalingen omtrent schenkingen en legaten in natura 113 2.1. Aangepaste wet van 17 juli 1975 1. Elke VZW voert een voor de aard en omvang van haar bedrijf een passende boekhouding 2. Alle verrichtingen gebeuren Zonder uitstel Getrouw Volledig Naar tijdsorde en worden ingeschreven in een opgesplitst dagboek (of hulpdagboek) 114 Pagina 57
2.1. Aangepaste wet van 17 juli 1975 2. Er gebeurt ten minste eens per maand een samenvattende boeking in een centraal dagboek. 3. Er is een minimumrekeningstelsel opgelegd; uitbreiding is steeds mogelijk. 4. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en 10 jaar bewaard (behalve stukken die geen bewijs zijn jegens derden: 3 jaar). 115 2.1. Aangepaste wet van 17 juli 1975 5. De boeken worden per blad genummerd en vormen in hun soort een doorlopende reeks. Welke boeken? a) Inventarisboek b) Centraal dagboek Het inventarisboek omvat: a) Jaarrekening (als samenvatting van de inventaris) b) waarderingsregels De boeken moeten worden bijgehouden naar tijdsorde, zonder enig wit vlak of enige weglating De boeken moeten worden bijgehouden gedurende 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari volgend op de afsluiting De boeken moeten niet worden geviseerd door de rechtbank, wel door de bestuurders. 116 Pagina 58
2.1. Aangepaste wet van 17 juli 1975 6. Minstens eens per jaar moet een inventaris plaatsvinden. 7. Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de inventaris, worden ze samengevat en beschreven in een staat, zijnde de jaarrekening. 117 2.1. Aangepaste wet van 17 juli 1975 Besluit: Er zijn enkel paragrafen en artikels weggelaten uit de oorspronkelijke wettekst. Vb. - kasboekhouding - werking CBN 118 Pagina 59
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Inhoudstafel van het aangepast KB van 30 januari 2001 (enkel boek II) I. Jaarrekening: a) Algemene principes b) Waarderingsregels Algemene beginselen Bijzondere regels per rubriek c) Structuur van de jaarrekening 119 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001: algemene principes Inhoud: 1. Algemene principes van de jaarrekening, waaronder: Jaarrekening omvat balans, resultatenrekening en toelichting (in EURO) Jaarrekening moet getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap Geen compensatie Balans wordt opgesteld na toewijzing 120 Pagina 60
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001: waarderingsregels 2. Waarderingsregels: Vastgelegd door de Raad van Bestuur Going on principe versus discontinuïteit Algemene beginselen, waaronder: - Consistentieprincipe - Aanschaffingswaarde opm. : er is bij VZW s geen inbrengwaarde - Afschrijvingen - Waardeverminderingen - Voorzieningen - Herwaarderingsmeerwaarden opm.: kunnen niet in kapitaal worden omgezet Bijzondere regels per rubriek 121 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001: Bijzondere waarderingsregels: Oprichtingskosten Wijziging : Bij hertructureringskosten spreken we niet van een gunstige en duurzame invloed op de rentabliteit, maar van gunstige en duurzame invloed op de activiteit 122 Pagina 61
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Immateriële vaste activa Schrapping : Geen versneld afschrijvingsplan mogelijk. 123 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Materiële vaste activa (MVA) Schrapping : Geen versneld afschrijvingsplan mogelijk. Toevoeging : Wanneer de functionaliteit van de materiële vaste activa constant is, kan beslist worden om deze MVA niet af te schrijven, en de onderhouds- en vervangingskosten op zich te nemen. Voorwaarden : beslissing door Raad van Bestuur melding in de toelichting 124 Pagina 62
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Financiële vaste activa Ongewijzigd 125 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Vorderingen > 1 jaar Wetgeving bij vennootschappen : Via overlopende rekeningen verwerken : a) rente die in de nominale waarde is begrepen b) verschil tussen aanschaffingswaarde en de nominale waarde c) disconto op renteloze of abnormaal laag rentende vorderingen ( ) 126 Pagina 63
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Vorderingen > 1 jaar (deel 2) Toevoeging : Er mag afgeweken worden van c) mits : - melding en verantwoording in de toelichting - toelichting moet overzicht bevatten van overzicht waarop dit betrekking heeft maar, toepassing mag geen inbreuk vormen op het beginsel van het getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie en het resultaat 127 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Voorraden Toevoeging : De grond- en hulpstoffen, het gereed product, de handelsgoederen en de voor verkoop bestemde ontvangen gebouwen worden gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde of tegen marktwaarde op balansdatum als die lager is. (zie later) 128 Pagina 64
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Bestellingen in uitvoering Ongewijzigd 129 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Geldbeleggingen en liquide middelen Ongewijzigd 130 Pagina 65
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Uitgestelde belastingen Volledig geschrapt. Gevolg : geen opsplitsing bij o.a. ontvangen kapitaalsubsidies 131 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Schulden Ongewijzigd 132 Pagina 66
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Bestanddelen verworven in het kader van fusie Volledig geschrapt. 133 2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Bestanddelen verworven in het kader van een splitsing Volledig geschrapt 134 Pagina 67
2.2. Aangepast KB van 30 januari 2001 Bijzondere waarderingsregels: Bestanddelen verworven in het kader van een inbreng van een bedrijfsafdeling of van eenalgemeenheid van goederen Volledig geschrapt 135 2.3. Minimumindeling van een Algemeen rekeningenstelsel Bijlage van KB van 19 december 2003 Gesteund op het MAR van vennootschappen, aangepast aan de sector Nieuwe rekeningen (o.a. bestemde fondsen, ) Bepaalde rekeningen weggelaten (o.a. kapitaal, uitgestelde belastingen) 136 Pagina 68
137 2.4. Een aangepaste jaarrekening a) volledig schema b) verkort schema - grote VZW s : verkort schema of volledig schema indien zij dit verkiezen - zeer grote VZW s : volledig schema Opmerkingen : a) Bij vennootschappen : - principe van 2 opeenvolgende jaren de criteria overschrijden vooraleer veranderd wordt van schema - op geconsolideerde basis berekend b) Gewijzigd schema: geen gebruik meer van Romeinse cijfers voor aanduiding van de rubrieken 2.4. Een aangepaste jaarrekening Identificatieblad van de jaarrekening - geen sprake van een jaarverslag van de Raad van Bestuur - facultatieve vermeldingen : ook melding maken indien lid BIBF: - de boekhouding heeft gevoerd - de jaarrekening heeft opgesteld Het lid BIBF kan niet : - verifiëren van de jaarrekening - corrigeren van de jaarrekening 138 Pagina 69
2.4. Een aangepaste jaarrekening Balans: 20. Oprichtingskosten - kunnen worden geactiveerd - hebben betrekking op : - kosten van oprichting - kosten bij uitgiften van leningen - andere oprichtingskosten - herstructureringskosten - hebben géén betrekking op kosten van kapitaalsverhoging 139 2.4. Een aangepaste jaarrekening 21. Immateriële vaste activa Géén verschil met vennootschappen 140 Pagina 70
2.4. Een aangepaste jaarrekening 22/27. Materiële vaste activa Overal, behalve bij de subrubriek leasing en vooruitbetalingen, opsplitsing naar : - volle eigendom - overige Wat zijn overige? bezittingen waar de VZW wél juridisch eigenaar is, maar waar de vereniging beperkingen kent van haar eigendomsrechten, waaronder : - het (ontbreken) van vruchtgebruik - verbod op vervreemding - verplichting om wederafstand te doen indien VZW niet meer aan bepaalde voorwaarden voldoet (enkel indien het om belangrijke bedragen gaat) 141 2.4. Een aangepaste jaarrekening 4.5.1. Financiële vaste activa Vennootschappen VZW s A. Verbonden ondernemingen 1. Deelnemingen 2. Vorderingen B. Ondernemingen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat 1. Deelnemingen 2. Vorderingen C. Andere financiële vaste activa 1. Aandelen 2. Vorderingen in borgtochten ontvangen A. Verbonden entiteiten 1. Verbonden vennootschappen deelnemingen en aandelen 2. Vorderingen B. Andere vennootschappen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat 1. Deelnemingen en aandelen 2. Vorderingen C. Andere financiële vaste activa 1. Deelnemingen en aandelen 2. Vorderingen 142 Pagina 71
2.4. Een aangepaste jaarrekening 4.5.1. Financiële vaste activa (toelichting) Vennootschappen VZW s A. Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen A. Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere vennootschappen B. Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van aansprakelijk vennoot of lid B. Entiteiten waarvoor de vereniging onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van aansprakelijk vennoot of lid - C. Andere verbonden entiteiten 143 2.4. Een aangepaste jaarrekening 29. Vorderingen op meer dan één jaar Opsplitsing van de overige vorderingen naar al dan niet rentedragend of gekoppeld aan abnormaal lage rente. 144 Pagina 72
2.4. Een aangepaste jaarrekening 3. Voorraden en bestellingen in uitvoer Ongewijzigd 145 2.4. Een aangepaste jaarrekening 40/41. Vorderingen op ten hoogste één jaar Opsplitsing van de overige vorderingen naar al dan niet rentedragend of gekoppeld aan abnormaal lage rente. 146 Pagina 73
2.4. Een aangepaste jaarrekening 50/53. Geldbeleggingen De subrubriek Eigen aandelen werd geschrapt. 147 2.4. Een aangepaste jaarrekening 54/58. Liquide middelen 490/1. Overlopende rekeningen Geen verschillen 148 Pagina 74
2.4. Een aangepaste jaarrekening 10/15. Fondsen van de vereniging Gebruikt i.p.v. kapitaal. Kan worden onderverdeeld in : a. Beginvermogen b. Permanente financiering Noot : de rubriek II. Uitgiftepremies bestaat niet bij VZW s. Zie ook special topics 149 2.4. Een aangepaste jaarrekening 12. Herwaarderingsmeerwaarden Geen verschillen Opmerking : - Bij herstructurering werd het woord rentabiliteit vervangen door activiteit - Bij herwaardering wordt het woord niet vervangen. - Herwaarderingsmeerwaarden kunnen niet worden geïntegreerd in Fondsen 150 Pagina 75
2.4. Een aangepaste jaarrekening 12. Herwaarderingsmeerwaarden Let op: ook recent advies inzake de rentabiliteitsvoorwaarde van CBN (dd 14 maart 2009) is van toepassing! 151 2.4. Een aangepaste jaarrekening 13. Bestemde fondsen - gevormd vanuit het positieve resultaat dat een vereniging haalt en waaraan zij een specifieke bestemming wenst te geven. - Specifieke vermelding als het om fondsen bestemd om een sociaal passief te dekken gaat. Daarenboven dienen de waarderingsregels te worden vermeld die werden gekozen om het bestemde bedrag te bepalen. Noot : Bij vennootschappen staan reserves. 152 Pagina 76
2.4. Een aangepaste jaarrekening 15. Kapitaalsubsidies Idem als bij vennootschappen 153 2.4. Een aangepaste jaarrekening 16. Voorzieningen voor risico s en kosten - Voorzieningen voor risico s en kosten : idem als bij vennootschappen - Bij VZW s geen uitgestelde belastingen - Nieuwe rubiek bij VZW s : voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht. 154 Pagina 77
2.4. Een aangepaste jaarrekening 17. Schulden op meer dan één jaar Overige schulden wordt gedetailleerder opgenomen en opgesplitst in : 1. Rentedragend 2. Niet-rentedragend of gekoppeld aan een abnormaal lage rente 3. Borgtochten ontvangen in contanten 155 2.4. Een aangepaste jaarrekening 42/48. Schulden op ten hoogste één jaar Diverse schulden wordt gedetailleerder opgenomen en opgesplitst in : 1. Vervallen obligaties, coupons en borgtochten ontvangen in contanten 2. Rentedragend 3. Niet-rentedragend of gekoppeld aan een abnormaal lage rente 156 Pagina 78
2.4. Een aangepaste jaarrekening 492/3. Overlopende rekeningen Geen verschillen 157 2.4. Een aangepaste jaarrekening Resultatenrekening 70/74. Bedrijfsopbrengsten Bijkomende rubriek lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies. Opsplitsing gewenst in de toelichting, behalve indien een uitsplitsing niet relevant is ten aanzien van het getrouw beeld. 158 Pagina 79
2.4. Een aangepaste jaarrekening 60/64. Bedrijfskosten Geen verschilpunten. 159 2.4. Een aangepaste jaarrekening 75 en 65. Financiële opbrengsten en kosten In de toelichting geen opsplitsing van de andere financiële opbrengsten naar door de overheid toegekende subsidies, aangerekend op het resultaat : - kapitaalsubsidies - interestsubsidies 160 Pagina 80
2.4. Een aangepaste jaarrekening 76 en 66. Uitzonderlijke opbrengsten en kosten Geen verschilpunten 161 2.4. Een aangepaste jaarrekening Bestaat er niet: Géén : - onttrekkingen en overboekingen aan/naar de uitgestelde belastingen - geen belastingen op het resultaat - onttrekkingen en overboekingen aan/naar belastingvrije reserves - resultaatverwerking 162 Pagina 81
2.4. Een aangepaste jaarrekening RPB vs Venb MAAR Een VZW is niet automatisch onderworpen aan de rechtspersonenbelasting! Talrijke VZW s vallen ook onder de vennootschapsbelasting! 163 2.4. Een aangepaste jaarrekening RPB vs Venb Opmerking Een VZW onderworpen aan Venn.B. moet ook het rekeningstelsel aanpassen en het standaardschema van de jaarrekening vervangen door een aangepast schema dit schema moet neergelegd worden als een niet genormaliseerd schema Ook in de toelichting de nodige info opnemen!! 164 Pagina 82
2.4. Een aangepaste jaarrekening Toelichting Ook hier geen Romeinse cijfers Bedrijfsopbrengsten: lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies opsplitsen Opmerking: er wordt enkel gesproken over kapitaal- en interestsubsidies (#736) IBR adviseert om rekening 739 te gebruiken voor bedrijfssubsidies Alles met betrekking tot kapitaal en aandelen is eruit gelaten Voorzieningen: uitsplitsing van voorziening voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht 165 2.4. Een aangepaste jaarrekening Toelichting Belastingen: geen details over geraamde bedragen, supplementen, belastinglatenties, etc. Er wordt gesproken over: Verbonden entiteiten ipv verbonden ondernemingen Vennootschappen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat ipv ondernemingen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat 166 Pagina 83
3. Publicatie van een jaarrekening Volgens welk schema de jaarrekening neerleggen? Ofwel verkort ofwel volledig schema Uitzondering: Indien de Raad van Bestuur oordeelt dat de jaarrekening welke voortvloeit uit de bijzondere wetgeving als gelijkwaardig kan worden beschouwd Laten voorafgaan door identificatieblad van verkort of volledig schema (Behalve als dit reeds bestaat. Voorbeeld: VSKO-model) 167 3. Publicatie van een jaarrekening De algemene jaarvergadering is steeds binnen 6 maanden na afsluitdatum Binnen 30 dagen na goedkeuring door de Algemene Vergadering: neerlegging bij de Nationale Bank van België (NBB) Gelijktijdige neerlegging Lijst met namen bestuurders en commissarissen in functie Het verslag van de commissaris (lid van het IBR) 168 Pagina 84
3. Publicatie van een jaarrekening Noot : De groottecriteria moeten voor elke VZW apart worden berekend Uitz. : buitenlandse VZW met centra van werkzaamheden in België 169 3. Publicatie van een jaarrekening Jaarrekening gaat dus naar NBB VZW-dossier bij de Rechtbank van Koophandel (wordt automatisch doorgestuurd) Noot: ook hier is een bijdrage voorzien voor CBN 170 Pagina 85
3. Publicatie van een jaarrekening Sinds boekjaar 2007 kunnen VZW s elektronisch de jaarrekening neerleggen via PDF-bestand. Vanaf 2008 kunnen zij dat ook in de vorm van een XBRLbestand. Dit is goedkoper! Tarieven XBRL PDF Papier 68,78 EUR 123,28 EUR 129,29 EUR (zowel voor verkort als volledig schema) 171 3. Publicatie van een jaarrekening De rechtbank kan op verzoek van : - Een lid - Een belanghebbende - Het openbaar Ministerie de ontbinding uitspreken van de VZW indien gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen conform art. 26novies, 1, 2 e lid (= VZW-dossier ter griffie van de rechtbank van koophandel), tenzij de ontbrekende jaarrekening worden neergelegd vooraleer debatten worden gesloten. 172 Pagina 86
3. Publicatie van een jaarrekening Opmerking De VZW s rond de politieke partijen moeten de jaarrekening niet neerleggen. 173 2. De buitenlandse VZW s Pagina 87
1. Boekhouding Zelfde regels als voor de Belgische VZW s enkelvoudige boekhouding dubbele boekhouding maar ook hier : regelgeving niet van toepassing indien gelijkwaardigheid (wegens aard van hun hoofdactiviteit onderworpen aan bijzondere, uit de wetgeving of een overheidsreglementering voortvloeiende regels betreffende het houden van hun boekhouding en betreffende hun jaarrekening) 175 1. Boekhouding Een centrum van werkzaamheden van een buitenlandse VZW moet dus de Belgische rechtsregels inzake het voeren van een boekhouding naleven! 176 Pagina 88
2. Jaarrekening Voor de berekening van de drempels worden alle centra van eenzelfde buitenlandse vereniging in België beschouwd als één geheel In tegenstelling tot bijkantoor van buitenlandse ondernemingen met bijkantoor in België, moeten buitenlandse VZW s met centrum van werkzaamheden in België enkel de jaarrekening van dit centrum van werkzaamheden openbaar maken! 177 2. Jaarrekening De jaarrekening heeft dezelfde vorm als deze van een Belgische VZW. Binnen 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering wordt de jaarrekening van grote en zeer grote verenigingen neergelegd bij NBB. 178 Pagina 89
2. De internationale VZW s 1. Boekhouding enkelvoudige boekhouding dubbele boekhouding idem Belgische VZW maar ook hier : regelgeving niet van toepassing indien gelijkwaardigheid kan worden aangetoond. 180 Pagina 90
2. Jaarrekening Een IVZW dient haar jaarrekening niet bij de NBB neer te leggen, maar wél ter griffie van de rechtbank van koophandel. Noot : er is niet bepaald dat de algemene vergadering binnen de 6 maanden na afsluitdatum hoeft te vallen. 181 5. De commissaris en de VZW Pagina 91
Inhoudstafel 5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. 5.2 Welke bepalingen van W. Venn. zijn niet van toepassing 5.3 Vademecum IBR 5.4 Neerlegging van het verslag van de commissaris 5.5 Problematiek verslaggeving 5.6 Enkele bijzondere revisorale aspecten 183 5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. Via programmawet (22 december 2003) die de wet van 2 mei 2002 vervolledigt Opgenomen in artikel 17 7 wet 2 mei 2002 Rechtbank van koophandel = rechtbank van eerste aanleg 184 Pagina 92
5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. Art. 130: benoeming door de algemene vergadering Art. 131: aanstelling van tijdelijke vervanger door voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg Art. 132: aanduiding van vaste vertegenwoordiger Art. 133: onafhankelijkheid (andere taak, opdracht of mandaat) Art. 134 1: bezoldiging is vast en wordt bij het begin van het mandaat vastgelegd Art. 134 3: commissaris mag geen enkel voordeel genieten buiten zijn bezoldiging 185 5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. Art. 135 : mandaattermijn is drie jaren Ontslag enkel om wettige redenen Gewichtige persoonlijke redenen Art. 136 : procedure bij ontslag Art. 137 : bevoegdheden van de commissaris Alle info opvragen die nuttig is voor het controleren van de financiële toestand van de VZW Meerdere commissarissen : college Nazicht halfjaarlijkse staat van actief en passief Confirmaties opvragen bij derden 186 Pagina 93
5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. Art. 139: commissarissen kunnen zich, op hun kosten, laten bijstaan door derden Art. 140: aansprakelijkheid jegens de vennootschap voor tekortkomingen Art. 142: Controle op: - financiële toestand - de jaarrekening - regelmatigheid ten aanzien van de wet en de statuten Art. 143: omstandig schriftelijk verslag 187 5.1 Artikels waarnaar wordt verwezen in W. Venn. Art. 144 1, 2, 3, 6 : inhoud van het commissarisverslag - hoe controle taak verrichten en inlichtingen bekomen - boekhouding gevoerd en jaarrekening opgesteld in overeenstemming met toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften - getrouw beeld - kennis van beslissingen of verrichtingen in overtreding van de wet of de statuten 188 Pagina 94
5.2. Welke bepalingen van het Wetboek van vennootschappen zijn NIET van toepassing Art. 138: discontinuïteit Art. 144, eerste lid 4 : bepalingen m.b.t. het jaarverslag Art. 144 eerste lid 5 : winstbestemming in overeenstemming met statuten en/of wet (Noot : nu 6 en 7 ) 189 5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Wettelijke basis De verenigingen moeten één of meer commissarissen belasten met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. 190 Pagina 95
5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Criteria met betrekking tot de grootte Criteria: zie eerder bij definities van kleine, grote en zeer grote VZW s. Kleine VZW s: - kasboekhouding Grote en zeer grote VZW s: - dubbele boekhouding - jaarrekening VKT en VOL als slotstuk 191 5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Uitzondering op de toepassing van de schema s van de NBB voor de neerlegging van de jaarrekening: Indien de raad van bestuur oordeelt dat de boekhoudkundige verplichtingen gelijkwaardig zijn, dan mag de vzw of de stichting het tot nu toe gebruikte jaarrekeningschema neerleggen in plaats van één van de gestandaardiseerde schema s voor vzw s en stichtingen. 192 Pagina 96
5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Benoeming van een commissaris Enkel zeer grote verenigingen moéten een commissaris aanstellen. Uitoefening mandaat in overeenstemming met mandaat van de commissaris bij vennootschappen. A. Facultatieve benoemingen De verenigingen die niet wettelijk verplicht zijn een commissaris te benoemen, kunnen een controleur van de rekeningen benoemen. Er is wel bescherming van de titel van commissaris in de verenigingen. B. Sancties bij gebrek aan benoeming er werd niet voorzien in een specifieke strafmaatregel 193 5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Specificiteiten met betrekking tot het toepassingsgebied van de controle in de verenigingen. De bepalingen die zijn opgenomen in het Wetboek van vennootschappen met betrekking tot: consolidatie inlichtingen betreffende verbonden ondernemingen, zijn niet van toepassing op verenigingen. 194 Pagina 97
5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Uitoefening van het mandaat De revisor zal alle regels en normen die hij in het kader van een vennootschap zou hebben toegepast, moeten naleven. De uitoefening van het mandaat brengt geen enkele bijzonderheid met zich mee. 195 5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Bezoldiging Drie aandachtspunten: vastgestelde bezoldiging voor de duur van het mandaat van commissaris moet voldoende zijn om een controle uit te kunnen voeren, de revisor mag geen bijzondere schenking, compensatie of bedrijfsmatige tegenprestatie in het vooruitzicht stellen, een te lage bezoldiging zal het voorwerp zijn van een bijzondere aandacht van de toezichtorganen. 196 Pagina 98
5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Controleverslag In principe zal het verslag van de commissaris benoemd in een vereniging zeer identiek zijn aan het verslag opgesteld in het kader van een vennootschap. Het is mogelijk af te wijken van de nieuwe boekhoudkundige regels op voorwaarde dat men onderworpen is aan een ten minste gelijkwaardige wetgeving: De bestuursorganen beoordelen de gelijkwaardigheid onder hun eigen verantwoordelijkheid en onder het toezicht van de optredende commissaris, De commissaris zal in zijn verslag melding maken van zijn mening over de gelijkwaardigheid. 197 5.3. De controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen (zie Vademecum) Ontoepasselijkheid van artikel 138 van het Wetboek van vennootschappen De toepassing van artikel 138 is niet mogelijk op de vzw bij gebreke aan specifieke bepalingen met betrekkingen tot het risico van continuïteit van de verenigingen. Gedeeltelijke toepassing van het artikel 144 van het Wetboek van vennootschappen De vermeldingen vereist in het artikel 144 van het Wetboek van vennootschappen zullen moeten worden opgenomen in het verslag, met uitzondering van de controles die betrekking hebben op: het jaarverslag, de winstbestemming. 198 Pagina 99
5.4. Neerlegging van het verslag van de commissaris Verslag wordt neergelegd bij de Nationale Bank samen met de jaarrekening en met de lijst van bestuurders en commissarissen in functie Noot: voor kleine VZW s: zie eerder 199 5.4. Neerlegging van het verslag van de commissaris Tot slot: Commissaris is steeds benoemd voor 3 jaar Bij een contractuele opdracht bepalen de partijen de duur van de opdracht. 200 Pagina 100
5.5. Problematiek verslaggeving (1) Diverse wetgevingen en reglementeringen Ziekenhuizen Bejaardenvoorzieningen Hogescholen Gelijkheidsprincipe Getrouw beeld over vermogen, financiële toestand en resultaat van het jaar 201 5.5. Problematiek verslaggeving (2) Duidelijk juridische kader vermelden waaronder commissarisverklaring is opgesteld 202 Pagina 101
5.5. Problematiek verslaggeving (3) Verslag van de commissaris bestemd voor andere dan de leden van de VZW Vb. - ziekenhuissector Commissaris moet twee verslagen opmaken a) Enkel bestemd voor Raad van bestuur en Federale overheid: -> zich uitspreken over de naleving van de boekhoudkundige voorschriften van de ziekenhuiswet b) Voor de leden van de Algemene vergadering: -> zich uitspreken over het getrouw beeld Aanbeveling: bestemmelingen steeds vermelden en benadrukken dat het niet voor andere doeleinden is bestemd 203 5.6. Enkele bijzondere revisorale aspecten (1) Kan de VZW een commissaris vroegtijdig afzetten? Ja, mits betaling van een schadevergoeding (niet alleen honoraria van het niet verlopen deel van het mandaat, maar tevens honoraria die werden gederfd op prestaties die buiten het mandaat vielen) 204 Pagina 102
5.6. Enkele bijzondere revisorale aspecten (2) Omzetting van een VZW (art. 26 bis en 26 ter) Omzetting in een vennootschap met een sociaal oogmerk (art. 661 W.Venn.) Verslag van de Raad van Bestuur Staat van activa en passiva die niet ouder is dan drie maanden Revisor of accountant brengen verslag uit over deze staat: de toestand van de vereninging is op volledige, getrouwe en juiste wijze weergegeven. 205 6. Special Topics Pagina 103
Inhoudstafel 1. Gelijkwaardigheid 2. Tegemoetkomingen aan VZW s 2.1. Subsidies in cash 2.2. Schenkingen en subsidies ovv goederen in natura 2.3. Gratis ter beschikking gestelde goederen 3. Vrijwilligerswerk 4. Volledig gesubsidieerde bezoldigingen 5. Classificatie werkingssubsidies 6. Fondsen van een vereniging 7. Erfpacht 8. Interne controle en deugdelijk bestuur 9. Auditcomité 10. Fiscale aspecten 207 1. Gelijkwaardigheid Aanbevelingen inzake de gelijkwaardigheid van boekhoud- en jaarrekeningregels opgelegd door sectorale regelgevingen met de gemeenrechtelijke boekhoud- en jaarrekeningregels voor VZW s, IVZW s en stichtingen. Zie reeds eerder in deze cursus! 208 Pagina 104
1. Gelijkwaardigheid : inhoudstafel 1.1. Inleiding 1.2. Voorwaarden en beperkingen van de gelijkwaardigheid 1.3. Aanbevelingen voor kleine verenigingen en stichtingen 1.4. Aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen 209 1. Gelijkwaardigheid : inleiding kleine VZW s: vereenvoudigde boekhouding neerlegging ter griffie rechtbank van koophandel mogelijkheid tot voeren dubbele boekhouding grote & zeer grote VZW s: dubbele boekhouding neerlegging NBB 210 Pagina 105
1.1. Gelijkwaardigheid : inleiding specifieke regelgeving voor verenigingen en stichtingen betreffende het houden van boekhouding en jaarrekening voor zover deze regels minstens gelijkwaardig zijn aan de gemeenrechtelijke bepalingen. Voorbeeld: onderwijs -> creatie eigen boekhoudregels en jaarrekeningmodel (VSKO-model) Veel sectoren bijzondere regels als gevolg van ontbreken gemeen recht inzake boekhouding en jaarrekening van VZW s en stichtingen. kwam pas tot stand met uitvoeringsbesluiten van 26 juni 2003 en 19 december 2003. 211 1.1. Gelijkwaardigheid : inleiding geen overzicht beschikbaar van de problematiek van gelijkwaardigheid taak van het bestuursorgaan om gelijkwaardigheid na te gaan op basis van aanwijzingen CBN en onder toezicht optredend commissaris belang harmonisatie sectorale regelgeving en gemeen boekhoudrecht 212 Pagina 106
1.2. Gelijkwaardigheid: voorwaarden en beperkingen van de gelijkwaardigheid gelijkwaardigheid enkel voor voeren boekhouding en opstellen jaarrekening, niet openbaarmaking of eventuele controle bestuursorgaan oordeelt over gelijkwaardigheid indien geen gelijkwaardigheid: zowel sectorale regelgeving als gemeen recht toepassen bevoegde overheid moet naar oplossingen zoeken om conflicten tussen de regels op te heffen CBN oordeelt gelijkwaardigheidsconcept op eerste zicht niet bruikbaar indien verschillende sectorale regelgevingen van toepassing 213 1.3. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor kleine verenigingen en stichtingen uit grondig onderzoek blijkt dat >95% een volledige patrimoniale boekhouding wordt opgelegd als een kasboekhouding verplicht is, kan deze enkel als gelijkwaardig aan de vereenvoudigde boekhouding beschouwd worden wanneer de sectorale regelgeving: hetzij uitdrukkelijk en zonder voorbehoud verwijst naar wet van 27 juni 1921 en haar uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003 hetzij ten minste vereist dat: verrichtingen geboekt worden o.b.v. verantwoordingsstukken en een staat van ontvangsten en uitgaven wordt opgesteld een inventaris en een staat van het vermogen wordt opgesteld de waarderingsregels toegepast voor de inventaris in de toelichting bij de jaarrekening worden vermeld 214 Pagina 107
1.4. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen kasboekhouding nooit gelijkwaardig sectorale reglementering enkel gelijkwaardig aan KB 19 december 2003, voor zover de sectorale reglementering: hetzij uitdrukkelijk en zonder voorbehoud verwijst naar wet van 27 juni 1921 en haar uitvoeringsbesluit van 19 december 2003 hetzij ten minste vereist dat: patrimoniale boekhouding wordt gevoerd met inachtneming van de regels van het dubbel boekhouden een verbod op compensatie wordt nageleefd behalve in bepaalde gevallen geboekt wordt o.b.v. een gedagtekend verantwoordingsstuk 215 1.4. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen een passend rekeningstelsel wordt gebruikt de balans en resultaatrekening voortvloeien uit de balans van desbetreffende rekeningen opgemaakt na overeenstemming met inventaris waarderingsregels overeenstemmen of verenigbaar zijn met voorschriften KB 19 december 2003 216 Pagina 108
1.4. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen de jaarrekening omvat de balans, resultaatrekening en toelichting de voorstelling en structuur van de jaarrekening tenminste overeenstemt met KB 19 december 2003 bepalingen die de overgang van een kasboekhouding naar een patrimoniale boekhouding regelen gelijkwaardig zijn aan bepalingen KB 19 december 2003 217 1.4. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen in een aantal gevallen verwijst de sectorale regelgeving naar het gemeen recht inzake ondernemingen dateert van voor totstandkoming gemeen recht verenigingen verenigingen dienen specifieke situatie te toetsen op het eerste zicht geen significante problemen gelijkwaardigheid overheid dient te onderzoeken of op korte termijn verwijzingen kunnen vervangen worden 218 Pagina 109
1.4. Gelijkwaardigheid: aanbevelingen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen Voorbeeld: basis en secundaire scholen van de Vlaamse Gemeenschap in VZW-vorm Hebben een eigen wetgeving en jaarrekening ontworpen VSKO stelt dat indien het schoolbestuur het VSKOjaarrekeningmodel toepast, de Raad van bestuur dan deze gelijkwaardigheid formeel moet vastleggen in de notulen. 219 2. Tegemoetkomingen aan de VZW Tegemoetkomingen aan de VZW Schenkingen en legaten in natura Vrijwilligersprestaties Subsidies in cash Gratis ter beschikking gestelde goederen 220 Pagina 110
2.1. Subsidies in cash Subsidies in cash Stichting of schaaluitbreiding A: cash @ P: Fondsen van de vereniging Met als doel actief te verwerven Netto bedrijfskapitaal ondersteunen (gewone ondersteuning activiteit) A: cash @ RR: Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies Zonder vermelding bestemming A: cash @ RR: Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies vast vlottend 221 A: cash @ P: subsidies in kapitaal A: cash @ RR: Lidgeld, schenkingen legaten en subsidies 2.2. Schenkingen en legaten in natura Stichting of schaaluitbreiding A: vaste activa @ P: Fondsen van de vereniging (1) Schenkingen en legaten in natura Om als vast actief gebruikt te worden A: vaste activa @ P: subsidies in kapitaal (1) Netto bedrijfskapitaal ondersteunen (2) *A: vlottende activa @ RR: Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies (1) Niet bestemd voor de werking maar om gerealiseerd te worden Om gratis te worden uitgedeeld Vermelding in de toelichting *A: vaste of vlottende activa @ RR: Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies (2) 222 (1) waarderingsmethode: marktwaarde of gebruikswaarde (2) waarderingsmethode: vermoedelijke realisatiewaarde op inventarisdatum * indien op balansdatum aanwezig Pagina 111
2.3. Gratis ter beschikking gestelde goederen Gratis ter beschikking gestelde goederen Welke geen opbrengst genereren Welke een opbrengst genereren Vermelding in de toelichting *Vaste activa (1) *Vlottende activa (1) A: vast activa @ P: subsidies in kapitaal A: vlottende activa @ RR: Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies 223 (1) waarderingsmethode: marktwaarde of gebruikswaarde * indien op balansdatum aanwezig 3.Vrijwilligerswerk : vergoedingen Onkostenvergoeding aan vrijwilligers en bestuurders ; 3 mogelijkheden: 1. Forfaitaire wijze 2. Bewijzen van de onkosten 3. Combinatie De VZW moet de vrijwilliger inlichten of kosten worden terugbetaald, en zo ja, volgens welk systeem 224 Pagina 112
3. Vrijwilligerswerk : vergoedingen Bij forfaitaire terugbetaling kan de terugbetaling gebeuren zonder verantwoording. Deze bedragen zijn niet onderworpen aan belastingen of sociale zekerheid, indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan, nl. Max 30,22 EUR per dag Max 1.208,72 EUR per jaar Bijhouden van een nominatieve lijst met uitbetaalde bedragen 225 3. Vrijwilligerswerk : vergoedingen Geen fiscale fiches nodig Ook mogelijk voor statutair onbezoldigde bestuurders De vrijwilliger mag geen andere of gelijkaardige activiteiten uitoefenen in dezelfde vzw in het kader van en arbeidsovereenkomst, statutaire aanstelling of aannemingsovereenkomst. Niet voor sectoren waar reeds een regeling bestaat (vb. voetbal) Vrijwilligerskaart bijhouden (nog niet van toepassing) 226 Pagina 113
3. Vrijwilligerswerk : vergoedingen Bij bewijzen van onkosten : geen grensbedragen, maar alle onkosten moeten bewezen worden! Combinatie kan voor forfaitaire onkosten en reële vervoerskosten : max 2.000 km per jaar per vrijwilliger 227 3.Vrijwilligerswerk: boekhoudkundige verwerking Vrijwilligerswerk Die ten gelde gemaakt kunnen worden (of ten bezwarende titel benut kunnen worden) Waaruit een vast actief voortvloeit dat opbrengsten genereert * A: voorraden @ RR: Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies (1) A: vaste activa @ P: subsidies in kapitaal (2) (1) waarderingsmethode: vermoedelijke realisatiewaarde (2) waarderingsmethode: marktwaarde of realisatiewaarde * indien op balansdatum aanwezig 228 Pagina 114
4. Bezoldigingen volledig gesubsidieerd personeel Personeel tewerkgesteld door een VZW dat volledig wordt gesubsideerd door de openbare overheid, moet worden opgenomen Toelichting VOL-VZW 4.9 (detaillering van de bedrijfsresultaten) moet worden aangevuld met geheel van bezoldigingen, inclusief deze gesubsidieerd door openbare overheid Opname in de sociale balans (voor zover mogelijk)! Indien niet mogelijk: melden in de waarderingsregels! 229 5. Classificatie subsidies In het algemeen rekeningstelsel is enkel 736 Kapitaal- en interestsubsidies voorzien Raad van het IBR stelt voor om de diverse werkingssubsidies (vb. Subsidiesalarissen) te boeken op #737 tot 739 230 Pagina 115
6. Fondsen van een vereniging Beginvermogen (= resultaat van de openingsbalans) kan negatief zijn Permanente financiering (= schenkingen, legaten en subsidies die enkel bestemd zijn om duurzaam bij te dragen tot de activiteit van de vereniging) kunnen niet negatief zijn Opmerking Indien activabestanddelen opgenomen in de beginbalans worden uitgeboekt (vb. tenietdoen van goederen), dan gebeurt dit via resultatenrekening. 231 7. Erfpacht : definitie Erfpachtgever geeft het gebruiksgenot aan een erfpachtnemer. Canon of Cijns: kan in geld of in natura Éénmalig of periodiek 232 Pagina 116
7. Erfpacht : definitie Tijdelijk zakelijk recht van volle genot Op een onroerend goed van een derde In ruil voor een jaarlijkse vergoeding (canon of cijns) Looptijd tussen 27 en 99 jaar 233 7. Erfpachtnemer : boekhoudkundig (eenmalige vergoeding) Normale vergoeding : 223X0 Overige zakelijke rechten op onroerende goederen Zeer lage vergoeding @ 55 Kredietinstellingen Eventueel rechtstreeks in kosten boeken Op passende wijze in de toelichting vermelden. Zeer hoge vergoeding 234 Dwz erfpachrechten + andere diensten Opsplitsing maken Pagina 117
7. Erfpachtnemer : boekhoudkundig (periodieke vergoeding) Contract = financiële leasing? Ja, indien Contractueel te storten termijnen = Wedersamenstelling kapitaal + Kosten + Intrest (marktconform) 235 7. Erfpachtnemer : boekhoudkundig (periodieke vergoeding) (2) Indien ja => financiële lease 25 Vaste activa in leasing of soortgelijke rechten Indien nee => Operationele lease 61 Diensten en diverse goederen @ 17 leasingschulden op meer dan 1 jaar 42 Leasingschulden op meer dan 1 jaar die binnen het jaar vervallen @ 55 Kredietinstellingen 236 Pagina 118
7. Erfpachtnemer : boekhoudkundig (periodieke vergoeding) (3) Zeer lage vergoeding: Geen wedersamenstelling kapitaal Dus operationeel Operationele leasing Passende vermelding in de toelichting nodig 237 7. Erfpachtgever (advies CBN 166-2) éénmalige vergoeding In erfpacht gegeven goed wordt geboekt op Overige Materiële Vaste activa Boeken als gedeeltelijke verkoop of uitzonderlijke afschrijvingen 238 Pagina 119
7. Erfpachtgever : periodieke vergoeding 1. Marktconforme vergoeding Vordering op LT boeken 2. Zeer lage vergoeding Rechtstreeks in resultaat 3. Zeer hoge vergoeding Opsplitsen en verwerken als 1 of 2 239 8. Interne controle en deugdelijk bestuur Iedere VZW heeft eigen activiteiten. Risico s moeten worden opgezocht en de controles moeten er naar worden gericht. Vb. scholen: Werkingstoelagen Verkoop verhuur van boeken Fundraising Zie ook : publieke en non-profitsector: interne controle en deugdelijk bestuur (ICCI, nr. 2 2008) 240 Pagina 120
9. Auditcomité Sommige (o.a. door Vlaamse Gemeenschap) gesubsidieerde VZW s worden een good governance charter opgelegd met introductie van een auditcomité. 241 10. Fiscale aspecten 1. RPB of Venb? 2. Onderworpen aan BTW? 3. Patrimoniumtaks Pagina 121
Pagina 122