CLOUD ACCOUNTING Informatief magazine voor ondernemingen die met hun tijd meegaan Jaargang 1 nummer 1
VOORWOORD Magazine,,Cloud Accounting is een initiatief van CMS Associates. CMS Associates wil door middel van dit informatief magazine een platform creëren om de ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden van innovatief administreren in de Cloud op de voet te volgen. Het toepassen van Software As A Service in de Cloud leidt tot een complete transformatie van het voeren van de boekhouding. Deskundigen en ondernemers geven hun visie op voor- en nadelen van werken in de Cloud. Valkuilen worden inzichtelijk gemaakt, ervaringen en trends worden gedeeld. Thema s in dit nummer: Pag 3 Administreren in de Cloud De visie van Huib van Santen Pag 6 Het nieuwe Werken Ontwikkelingen en aandachtspunten door Maud van Aalderen Pag 9 Risico s bij Cloud Accounting Juridische aspecten door Frank van t Geloof Cloud Accounting is een uitgave van: CMS Associates BV Luzernestraat 15 2153 GM Nieuw-Vennep www.cloudaccounting.nu Cloud Accounting wordt gratis verspreid bij circa 4000 MKB bedrijven Een artikel schrijven of een advertentie plaatsen? Telefoon: 020 82 00 372 Mail: info@cloudaccounting.nu Het magazine of nieuwsbrieven voortaan per mail ontvangen? Laat ons dat even per e-mail weten Aan de inhoud van dit magazine kunnen geen rechten worden ontleend. Het auteursrecht van de artikelen in dit nummer worden door de uitgever voorbehouden Jaargang 1 nummer 1 Advertentie CFO
De kans is groot dat u al in de cloud werkt Werken in de Cloud is inmiddels voor veel bedrijven al de normaalste zaak van de wereld. Bij een aantal bedrijven binnen de VAZO (Bedrijvenvereniging Amsterdam Zuidoost), zien we al sterke ontwikkelingen richting de Cloud. De kans is groot dat ook u al in de Cloud werkt. Als u internet betalingen doet zit u in de Cloud, uw e- mail is een toepassing in de Cloud. Cloud Computing geniet inmiddels een wijdverbreide toepassing en is langzaam maar zeker de nieuwe norm aan het worden. De traditionele businessapplications en platforms zijn altijd erg duur. Er is een datacentrum noodzakelijk met kantoorruimte, energie, koeling, een netwerk, servers en opslagcapaciteit. Plus een IT staf en een team experts om de software te laten draaien. U moet zelf ontwikkelen, testen, implementeren, beveiligen, uw productie draaien en een back-up faciliteit regelen. Bovendien moet u om problemen op te lossen terugvallen op uw eigen supportafdeling. Ieder bedrijf doet eigen upgrades met alle kosten en risico s daaraan verbonden. Cloud computing maakt vele van bovenstaande zaken overbodig. U runt uw applicaties niet langer op een eigen server, maar in een datacenter dat u deelt met anderen. U plugt in alsof u de stekker in het stopcontact steekt en kunt direct beginnen. Belangrijke voordelen van Cloud computing Kosten: Eigen servers en software zijn niet langer noodzakelijk, daardoor worden kosten veel meer afhankelijk van verbruik, bijvoorbeeld door af te rekenen op gebruikte minuten. U heeft minder IT personeel nodig en de werknemer kan gebruik maken van veel eenvoudiger pc s en laptops. Veilige opslag van data: U hoeft zelf niet meer te zorgen voor veilige opslag van uw data. De data wordt opgeslagen bij grote datacenters en providers zorgen voor een goede back-up. De gevolgen van diefstal van een laptop of pc blijven beperkt tot het verlies van een stuk hardware, de data blijft bewaard. Beschikbaarheid: De provider zal er alles aan doen om maximale uptime te realiseren. Storing treft vele klanten tegelijkertijd, een risico dat de provider volledig wil uitsluiten. Bereikbaarheid en het nieuwe werken: De meeste Cloud aanbieders werken met internetoplossingen. Die zorgen er voor dat de software vanaf bijna iedere plaats ter wereld toegankelijk is. Werken in de Cloud geeft dan ook de mogelijkheid om uw medewerkers vanuit huis te laten werken. Of voor u te laten werken op andere plaatsen in de wereld. Bijvoorbeeld vanuit landen waar de best opgeleide mensen zitten, of waar de kosten lager zijn. Duurzaamheid: Grote datacenters hebben behoefte aan veel energie. Daardoor onstaat er een grote behoefte om de energiekosten te drukken. Daardoor worden er steeds meer speciale voorzieningen gebouwd voor de energievoorziening bij de datacenters. Er worden bij deze centers speciale windmolens gebouwd als energiebron voor de datacenters. Maar er zijn natuurlijk ook nadelen Veiligheid opslag van data en juridische gevolgen: Door de enorme hoeveelheid aan data zijn de datacenters eerder het doelwit van hackers. De providers zullen meer dan uzelf investeren in de beveiliging, maar u moet wel de zekerheid krijgen dat de leverancier aansprakelijk is voor storingen of het verlies van data. De gebruikersovereenkomst moet helder en duidelijk zijn. Voor sommige branches moet zeker worden gesteld dat de opslag plaatsvindt in eigen land of binnen de EU. C l o u d A c c o u n t i n g 3
Voor MKB bedrijven is veelal nog één extra stap nodig Overdraagbaarheid gegevens: Er moet goed geregeld worden dat de data gemakkelijk kunnen worden overgezet naar een andere provider, of kunnen worden teruggenomen, bij beeindiging van het contract. Nieuwe software: Voor de nieuwste software ontstaat afhankelijkheid van de provider. In de overeenkomst moeten duidelijke prestatie eisen met de provider overeengekomen worden, zodat altijd recente software wordt ingezet. Kosten: Bestaande bestanden moeten meestal worden overgezet naar de Cloud.De hieraan verbonden kosten kunnen in bepaalde gevallen flink oplopen. Cloud accounting biedt de mogelijkheid de kosten voor uw administratie aanzienlijk te verlagen Door de ontwikkelingen van Cloud computing hebben de aanbieders van boekhoudsoftware ingezien dat er voor bedrijven erg veel voordelen te behalen zijn bij administreren in de Cloud. Zij zijn SAAS oplossingen gaan aanbieden die het mogelijk maken vanuit de Cloud te werken. SAAS staat voor Software As A Service, software wordt een dienst. Deze SAAS oplossing maakt het voor bedrijven mogelijk de boekhouding voortaan in de Cloud uit te voeren. U koopt of huurt dus niet langer eigen software en een eigen server, u logt in met uw eigen inlogcode en gebruikt een voor u afgescheiden deel van de server. Voordelen van administreren in de Cloud Data is veilig opgeslagen in grote datacenters buiten uw bedrijf. U werkt met recente software, waarmee u kunt beginnen zonder grote investeringen. Overal en 24 uur per dag, zeven dagen in de week heeft u inzage in uw cijfers. Uitbreiden of inkrimpen is snel te realiseren. Medewerkers kunnen vanuit huis werken of u kunt gebruik maken van medewerkers in Shared Service Centers die uw administratie op afstand doen. Kostenbesparingen door minder eigen investeringen en verwerking in Shared Service Centers. Cloud Accounting maakt werken met Shared Service Centers nu ook mogelijk voor het MKB Administreren in de Cloud biedt de mogelijkheid vanuit huis te werken of vanuit elke plaats ter wereld. Grote multinationals hebben eigen Shared Service Centers opgericht om de administratie efficiënter, beter en goedkoper te laten uitvoeren. Het ligt voor de hand om, dankzij het ontstaan van Cloud Accounting, ook voor het MKB de administratie vanuit een Shared Service Center te laten doen. Voor MKB bedrijven is veelal nog één extra stap nodig. Om gegevens op afstand in Shared Service Centers te laten verwerken moeten de documenten digitaal beschikbaar zijn. Naast,,traditionele oplossingen om documenten te digitaliseren zijn daarvoor inmiddels ook SAAS oplossingen beschikbaar. Binnenkomende fakturen worden gescand en gaan vervolgens een workflow in. De workflow stuurt de documenten via een vooraf vastgelegde goedkeuringsroute naar geautoriseerde personen en maakt de fakturen beschikbaar voor de boekhoudsoftware. Door in te loggen op internet kunt u fakturen goedkeuren. Middels OCR (Optical Character Reading) wordt een groot deel van de fakturen gelezen door de computer en automatisch geboekt. De niet automatisch te verwerken fakturen worden door het Shared Service Center handmatig verwerkt. 4 C l o u d A c c o u n t i n g
Administreren in de Cloud biedt de mogelijkheid vanuit huis te werken of vanuit elke plaats ter wereld De combinatie van Cloud Accounting met het werken in Shared Service Centers biedt extra voordelen Lagere kosten door efficiency en schaalvoordelen Minder eigen personeel Verwerking door specialisten Bijeenkomsten bedrijvenvereniging VAZO De genoemde technologische ontwikkelingen bieden nieuwe mogelijkheden om uitvoering van administratie naar het niveau te tillen waar de 21 e eeuw om vraagt: Digitaal, maximaal gebruik van technologie en automatisering, meer controle, altijd up to-date informatie en lagere administratieve lasten. Wij willen bedrijven de mogelijkheid geven meer kennis op te doen op dit gebied en zullen onder de vlag van Vazo enkele bijeenkomsten organiseren waar gespecialiseerde bedrijven de ontwikkelingen en mogelijkheden zullen presenteren. Voor meer informatie over de datum van de bijeenkomsten kunt u contact opnemen met het secretariaat van de VAZO, telefoon 020 69 67 536 of per e-mail vazo@vazo.nl. U van harte welkom bij ons op kantoor. Vazo directeur Huib van Santen Administreren in de Cloud heeft vele voordelen Bedrijvenvereniging VAZO Ruim 400 bedrijven ten zuiden van Amsterdam zijn lid van de meest dynamische bedrijvenvereniging in de regio. De VAZO behartigt de belangen van de lidbedrijven met onderwerpen zoals veiligheid, bereikbaarheid, leefbaarheid en promotie van dit moderne eigentijdse werk- en woongebied. Naast het behartigen van de belangen voor haar leden organiseert de VAZO veel netwerkbijeenkomsten zoals themaontbijten, ledenlunches en de fameuze maandelijkse ledenborrel waar iedere laatste donderdag van de maand ruim honderd ondernemers aanwezig zijn. Ieder bedrijf is van harte welkom om lid te worden van deze unieke bedrijvenvereniging. Voor meer informatie of een kennismakingsgesprek bent u van harte welkom bij ons op kantoor. Bel voor een afspraak met het secretariaat van de VAZO 020 69 67 536
HNW flexibiliteit zonder grenzen De afgelopen tijd kwam de term "het nieuwe werken"( HNW) vaak in het nieuws. Je kunt geen krant of tijdschrift openslaan of je leest een artikel over dit thema. Er worden congressen georganiseerd en er is zelfs een wet over flexibel werken in de maak. Onder het nieuwe werken wordt verstaan dat er plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt wordt. Dus qua timing flexibel, met een flexibele werkplek en ondersteund door internet. Vanuit werkgevers wordt HNW meestal gestimuleerd vanuit de gedachte aan een efficiencyslag en kostenverlaging, voor werknemers lonkt de flexibiliteit die hoort bij het integreren van werk en verantwoordelijkheden thuis. Een consequentie is dat de scheidslijn tussen werk en privé vervaagt: het kan lastig zijn om een grens te trekken en je telefoon niet aan te nemen, of je laptop dicht te doen. Uit recente onderzoeken (*) blijkt dat de rbeidsproductiviteit door HNW omhoog gaat doordat mensen geneigd zijn om eerder meer dan minder te werken. De elektronische bereikbaarheid speelt hierbij een grote rol: je kunt altijd en overal werken. Een voordeel van elektronische bereikbaarheid is dat er efficiënte en effectieve communicatie plaatsvindt en dat er sprake is van constante bereikbaarheid en beschikbaarheid. Daarnaast stimuleert het verbondenheid en gaat het isolatie tegen. Een nadeel is de continue onderbrekingen, het stoort mensen in hun concentratie en daarmee in hun werk. De voordelen van HNW zijn duidelijk; er is sprake van een positief effect op werksatisfactie, efficiency en prestaties. Vanuit psychologisch oogpunt is het interessant om te voorspellen welke mensen goed kunnen omgaan met HNW. Een aantal persoonlijkheidskenmerken gebaseerd op de Big Five (*) dat naar voren komt als positief zijn emotionele stabiliteit, zorgvuldigheid en extraversie. Emotionele stabiliteit werkt positief omdat stabiele personen eerder geneigd zijn om verantwoordelijkheid te nemen, zelfstandigheid is een vereiste bij HNW. Extraverte mensen zoeken anderen op om te delen, geïnspireerd te raken of voor erkenning. Een handige eigenschap in een wereld waarin regelmatig fysiek contact niet standaard op het programma staat. Een verklaring voor het positieve effect van consciëntieus werken is dat plannen, organiseren en structuur aanbrengen in het werk belangrijke factoren zijn in HNW. Een andere belangrijk aspect is de competentie samenwerken. Mensen die samenwerkingsgericht zijn, zullen anderen opzoeken en uitnodigen om nieuwe samenwerkingsvormen aan te gaan. Zoals eerder genoemd speelt elektronische bereikbaarheid en internet een grote rol bij HNW. Niet alleen kun je nu altijd en overal werken, maar er zijn talloze mogelijkheden op vele gebieden. Op het gebied van informatie inwinnen (snuffelen in een universiteitsbibliotheek in de US) maar ook in het aangaan van zakelijke contacten. De wereld ligt voor je open! Wat weerhoudt je om zaken te doen met een partner aan de andere kant van de wereld? Het tijdsverschil hoeft geen rol meer te spelen, je kunt te allen tijde en overal werken. Een interessant fenomeen: een zakelijke verbintenis aangaan met iemand die je nog nooit in levende lijve gezien hebt. Hoe ga je daarmee om? Hoe win je vertrouwen en hoe weet je dat de ander te vertrouwen is? De regels en wetten waarmee je in het buitenland te maken krijgt, zijn relatief makkelijk te achterhalen via de Kamer Van Koophandel. 6 C l o u d A c c o u n t i n g
Bewustwording van het cultuurverschil is een eerste stap in de juiste richting Maar de contacten en omgangsvormen zijn een ander verhaal. Nederlanders staan al eeuwenlang bekend om hun handelsgeest; ondernemen, risicobereid zijn en open staan voor anderen zijn competenties die hierbij meespelen. Het is belangrijk om je te verdiepen in de cultuur van je zakenpartner. In de samenwerking tussen twee culturen, kan naast de taalbarrière het cultuurverschil (verschillende normen, waarden of gewoonten) de samenwerking stroef laten verlopen. Bewustwording van het cultuurverschil is een eerste stap in de juiste richting. Een effectieve strategie ontwikkelen of de juiste houding aannemen een volgende stap. Ook daarbij is kennis verwerven een sleutelwoord. Ik zal kort ingaan op een aantal aspecten van culturen en hoe daarmee om te gaan en het cultuurverschil juist voor je te laten werken. Over het algemeen kan gesteld worden dat het met de arbeidsmoraal in landen als China en India meer dan goed zit. Mensen werken er hard, zijn er vaak goed opgeleid, zetten zich er optimaal in voor hun werkgever en zijn er bereid tot the extra mile. Deze landen zijn veelal westers georiënteerd en men spreekt er goed engels. Klinkt als een ideale voedingsbodem voor een goede, zakelijke verstandhouding. Toch is er ook een aantal lastige punten, zoals initiatief nemen. In onze cultuur wordt het nemen van initiatieven over het algemeen gewaardeerd en van jongs af aan gestimuleerd, onder andere op school. In Aziatische landen oogst je vooral waardering door bescheidenheid, geduld en een afwachtende houding. Zie hier het verschil: zelfdenkende en zelfsturende teams kun je er niet verwachten! Ook bij het geven van instructies is het belangrijk om in detail uit te leggen en regelmatig te vragen of alles duidelijk is. Hier komen we wel gelijk op het volgende aandachtspunt: is ja ja en nee nee? Iemand tegenspreken wordt in Aziatische culturen als onbeleefd ervaren. Het is dus belangrijk om te checken of je vraag of verzoek ook wordt opgevolgd! In India gebeurt het regelmatig dat er bevestiging wordt gevraagd. Dit heeft te maken met het niet gewend zijn van het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Het is dan veiliger om keer op keer om bevestiging te vragen. Tijd is ook een interessant gegeven; het is een rekbaar begrip in sommige landen. Een afspraak kan 20 tot 30 minuten later beginnen dan is afgesproken! Er zijn legio voorbeelden: Chinezen bijvoorbeeld stellen de gevoelens en belangen van het individu ondergeschikt aan die van de groep. Er is een hiërarchie die bepaalt welke beslissingen genomen worden, maar ook hoe de tafelschikking is of wie het eerst een zaal binnen gaat. Wanneer je deel uit wilt maken van de kring van vertrouwden, is het belangrijk om veel Chinese contacten te hebben en kennis van de Chinese taal, cultuur en geschiedenis. Relaties zijn daarmee belangrijker dan kennis of het meest innovatieve product! Zelfs kleuren kunnen een rol spelen zoals rood en goud. Dit zijn positieve kleuren die geluk brengen. Wanneer je gebruik maakt van Skype of video conferencing, maak dan ook gebruik van de nonverbale signalen van je gesprekspartner. Lichaamstaal wordt beschouwd als een belangrijke vorm van communicatie bij het vaststellen van onderlinge relaties, omdat emoties veelal non-verbaal worden overgebracht volgens de amerikaanse onderzoeker A. Mehrabian(*). C l o u d A c c o u n t i n g 7
Door supersnelle internetverbindingen ligt de wereld voor je open Bij het verwoorden van emoties bestaat 55% uit lichaamstaal, 38% door de stemklank en 7% wordt door middel van woorden overgebracht. Hieruit kun je dus ook aflezen hoe je verzoek of idee valt. Realiseer je dat jouw eigen houding achter de computer ook effect heeft op je boodschap: een actieve houding versterkt je verhaal. Bovenstaande kennis en weetjes spelen natuurlijk een rol, maar vanuit de invalshoek van een psycholoog denk ik dat de competentie samenwerken cruciaal is. Deze competentie speelt, zoals eerder genoemd, een belangrijke rol in het welslagen van het nieuwe werken. Onder deze competentie vallen onder andere sociale vaardigheden, sociale eigenschappen en het gericht zijn op gezamenlijkheid. Bij de sociale vaardigheden kun je denken aan overtuigingskracht, beïnvloeden en assertiviteit. Tact, empathisch vermogen en sensitiviteit zijn sociale eigenschappen die de samenwerking met anderen positief beïnvloeden. Het goede nieuws is dat bovenstaande zaken te ontwikkelen zijn! Door supersnelle internetverbindingen ligt de wereld voor je open en wanneer je aandacht besteedt aan en je verdiept in je zakenpartner en zijn cultuur, kan het nieuwe werken een ware verrijking zijn. Leren van en met elkaar en het creëren en benutten van kansen zijn dan mogelijk. Wij kunnen leren van de spiritualiteit, gastvrijheid en geduld. Belangrijk is om tijd te nemen om elkaar te leren kennen, op individueel niveau maar ook op bedrijfsniveau vertrouwen op te bouwen door het tonen van goede intenties. Dan is er sprake van wederzijds commitment en kun je profiteren van elkaars potentieel. Maud van Aalderen Registerpsycholoog NIP Arbeid en Gezondheid Dijk en Van Emmerik BV Bronnen: Argyle, Michael, Veronica Salter, Hilary Nicholson, Marylin Williams & PhilipBurgess (1970): The communication of inferior and superior attitudes by verbal and non-verbal signals. British journal of social and clinical psychology 9: 222-231. Brummelhuis, L. ten, Bakker, A.B., Hetland, J. en Keulemans, L.(2012). Do new ways of working foster work engagement? Psicothema 2012. Vol.24, no.1, 113-120. Hill, E.J., Ferris, M. & Märtinson, V.(2003). Does it matter where you work? A comparison of how three work venues (traditional office, virtual office, and home office) influence aspects of work and personal/family life. Journal of Vocational Behavior, 63, 220-241. Michel, J.S., Clark, M.A.& Jaramillo, D.(2011,).The role of the Five Factor Model of personality in the perceptions of negative forms of work-nonwork spillover: A meta-analytic review. Journal of Vocational Behavior, 79,191-203. Mehrabian, Albert & Susan R. Ferris (1967): Inference of attitudes from nonverbal communication in two channels. Journal of consulting psychology 31 (3): 248-252.
Soms zal de cloud zelfs meer veiligheid kunnen bieden Zekerheid De boekhouding doen in de cloud heeft diverse voordelen. In de andere artikelen van deze uitgave wordt daaraan de nodige aandacht besteed. Cloud Accounting roept echter ook vragen op. Immers, een boekhouding bevat informatie die voor een concurrent, bepaalde leveranciers of bepaalde klanten buitengewoon nuttig kan zijn. En zo nuttig dat voor hen is, zo schadelijk is het voor de onderneming om wiens gegevens het gaat. Gaat de boekhouding dus buiten de deur, dan is zekerheid vereist dat anderen er niet plotseling toegang toe kunnen krijgen. Omgekeerd is voor ondernemingen van enige omvang de boekhouding een belangrijke gegevensbron voor het management. De frequentie waarmee belangrijke rapportages uit de boekhouding komen wisselt per type bedrijf. Zodra rapportages uit de boekhouding een bedrijfskritische functie vervullen, moeten die rapporten er ook zijn op het moment dat ze nodig zijn. Met andere woorden, het moet wel werken, het moet op tijd werken, wat soms betekent: altijd werken. Nu bestaat absolute zekerheid in het leven niet. Een bedrijf dat Cloud Accounting overweegt, doet er goed aan de bestaande situatie als uitgangspunt te nemen bij het beoordelen van de zekerheden die de nieuwe situatie zal bieden. Onzekerheden die door de verandering ontstaan en die in de huidige situatie niet bestonden moeten worden onderzocht, terwijl ook onzekerheden die nu wel en straks niet meer bestaan in de vergelijking betrokken moeten worden. Verboden voor onbevoegden Toegang tot boekhoudgegevens moet beperkt blijven tot bevoegden. Dit valt uiteen in twee stukken: Wie mogen er functioneel bij de boekhoudgegevens, en in hoeverre? Wie hebben er feitelijk toegang omdat zij de infrastructuur voor de boekhouding beheren? Wie functioneel bevoegd is, is vaak in gebruikersautorisaties geregeld. Dat is in huis of in de cloud niet verschillend. Een andere vraag is of mensen van buitenaf bij de systemen kunnen komen en toegangsprocedures kunnen kraken. Vaak zal blijken dat het verhuizen naar de cloud ook op dit punt niet veel invloed heeft. Immers, de meeste bedrijven zijn al op internetverbindingen aangesloten, en of de inbreker nu richting eigen servers en software aanvalt, of op die van een cloud provider, dat hoeft niet veel verschil te maken. Soms zal de cloud zelfs meer veiligheid kunnen bieden. Bij het technische deel brengt verhuizen naar de cloud meer veranderingen mee. Als de boekhouding op eigen hardware draait die door eigen mensen beheerd wordt, dan kunnen die mensen meestal overal bij, dus ook bij de boekhouding. Deze functies vallen door de verhuizing naar de cloud weg. Er blijven echter mensen die het technische beheer doen op de systemen, en die mensen blijven ook toegang houden tot alle gegevens. Alleen zijn dat nu geen werknemers meer. Vragen die dit opwerpt zijn bijvoorbeeld: wie zijn dat dan wel? Hoe snel kunnen de mensen die toegang hebben wisselen? Is er zicht en controle op die wisselingen? Hebben de mensen die toegang hebben allemaal wel afdwingbare geheimhoudingsovereenkomsten getekend? Toegang tot gegevens door technisch personeel kan aanzienlijk worden bemoeilijkt door gegevens gecodeerd op te slaan. Dit wordt encryptie genoemd. Daarmee kan je zorgen dat alleen uitdrukkelijk aangewezen personen de sleutel tot de code en dus tot de gegevens krijgen. Dat is echter een oplossing die veel extra hardware, software en de nodige extra procedures vereist. Daardoor is het een relatief dure methode. C l o u d A c c o u n t i n g 9
Een Service Level Agreement (SLA) met de cloud- of internet provider is nodig Als een bedrijf niet voor encryptie kiest, dan kan het contractueel met de cloud provider afspreken wat de procedure is bij het aannemen en toelaten van personeel tot faciliteiten waarmee de gegevens uitgelezen kunnen worden. Dat kan de boekhoudapplicatie zijn, maar ook directe toegang tot de database ingeval van bijvoorbeeld programmeurs. Zorg dat die afspraken verifieerbaar zijn door audit trails van de toegang tot de systemen te verlangen. Zorg voor recht op audits op alle procedures en systemen, en spreek effectieve boeteclausules af als zou blijken dat de cloud provider zich niet aan de procedureafspraken houdt. Ook dit vereist de nodige organisatie, en een cloud provider zal hiervoor mogelijk een vergoeding vragen. Wat het risico is dat het technisch personeel er met een kopie van de boekhouding vandoor gaat en daar dan ook iets mee kan doen, is de kernvraag op dit punt. Dat risico is meestal erg klein, en voor veel bedrijven daardoor acceptabel. Naarmate het belang van derden bij de informatie groter is, zal ook het diefstalrisico toenemen tegelijk met het beschermingsbelang. Afgewogen moet dus worden welk beschermingsniveau de gegevens waard zijn. Altijd beschikbaar Beschikbaarheid valt uiteen naar: Beschikbaarheid in normale omstandigheden Beschikbaarheid ingeval van calamiteiten Beschikbaarheid na faillissement van (één van de) cloud dienstverleners Ook hier begint het met een inventarisatie van hoe het nu is: Hoe vaak en hoe lang is de boekhouding niet bereikbaar? Hoe snel kan bij diverse calamiteiten de boekhouding weer operationeel zijn, en wat is het risico op gegevensverlies daarbij? Vaak is het zo dat een verhuizing naar de cloud ervoor zorgt dat het risico van uitvallen van computers van een duidelijk aanwezig risico verandert naar een risico dat bijna nul is, en alleen nog bij extreme calamiteiten bestaat. Daartegenover staat dat externe dataverbindingen noodzakelijk worden voor het functioneren van de boekhouding, terwijl dat vaak bij in huis systemen niet het geval is. Een Service Level Agreement (SLA) met de cloud- of internet provider is nodig. Daarin moet de beschikbaarheid van systemen inclusief dataverbindingen afgesproken worden. Een SLA zonder garanties op de dataverbindingen is niet erg waardevol. De overeenkomst waarbinnen de SLA functioneert, moet voorzien in heldere afspraken over de consequenties van overtreding van de SLA. Het meest gebruikelijke is boeteclausules. Dergelijke afspraken kosten uiteraard weer wat, en zijn niet zo hard nodig als het niet zo vreselijk is als de boekhouding af en toe een dag of wat onbereikbaar is. Wel van belang is, dat dit risico een bewust genomen risico is en er geen paniek uitbreekt als zich een dergelijke situatie voor doet. Blijft over het risico dat één van de dienstverleners failliet gaat. Het is van belang goed te kijken welke rechtspersonen noodzakelijk zijn voor het beschikbaar blijven van de boekhouding in de cloud. Data in een boekhouding valt onder het databankrecht, en de gegevens zijn en blijven van het bedrijf dat de boekhouding aanlegt. De narigheid is, dat als die data bij een derde staan en die derde gaat failliet, de curator een vergoeding kan vragen voor het teruggeven van de data. Bovendien is er een aanzienlijk continuïteitsrisico, omdat de curator de activiteiten stil kan zetten. Zorg dus dat de data steeds gekopieerd wordt naar eigen servers of die van een onafhankelijke derde. 10 C l o u d A c c o u n t i n g
Vertrouwen is mooi, garanties zijn beter Voor de software ligt faillissementsrisico nog gevoeliger. Immers, de rechten daarvan komen toe aan de cloud provider, al dan niet doordat de cloud provider een licentie heeft verkregen van een derde. In ieder geval is de software niet van de cloud gebruiker. Gaat de cloud provider failliet, dan kan de software stoppen met werken. Als de could provider licentienemer is, dan kan een overeenkomst met een andere licentienemer of de auteursrechthebbende worden aangegaan, welke in voortzetting van beschikbaarheid van de software voorziet. Als de cloud provider auteursrechthebbende is, kan een ESCROW regeling een oplossing zijn. De software wordt dan bij een onafhankelijke derde ondergebracht en er komt een driepartijenovereenkomst waarin staat dat, als de cloud provider in surseance of faillissement raakt, de software wordt overhandigd aan de gebruiker ervan. Die kan dan zelf de cloud software installeren en gebruiken. Operationeel draait het nu door. Aan Escrow regelingen van dit soort zitten echter wel wat juridische haken en ogen. Let er op dat, als de cloud provider licentienemer is, hij zelf zodanig georganiseerd is dat hij beschikking houdt over de software, mocht zijn licentiegever en de auteursrechthebbende failliet gaan. Verliest hij immers beschikking over de software, dan verliezen zijn klanten die ook. Conclusie Bij een verhuizing van de boekhouding naar de cloud vallen een aantal bestaande risico s weg, maar daarvoor komen enkele andere risico s in de plaats. Of een bedrijf het de kosten en de moeite waard vindt om die risico s te beperken hangt van de situatie af. Vaak is dat niet nodig, maar als het wel nodig is, dan is het meestal wel mogelijk. Zekerheid kost echter geld en moeite, en naarmate de eisen aan zekerheid hoger zijn, zullen ook de daaraan verbonden kosten hoger zijn. Meestal kan de boekhouding in de cloud echter net zo veilig zijn als in huis. Frank van t Geloof, auteur van dit artikel, is ICT advocaat en partner bij Adriaanse De Meijer Advocaten te Amsterdam
Uw eigen Cloud Accountant In ons Shared Service Center Geen toekomst maar realiteit! Dagelijks verwerking van transacties 24/7 online inzicht Schaalbaar model Papierloos kantoor Focus op uw core business Lagere kosten door efficiency en schaalvoordelen Meest recente software zonder investering Beveiligde back-up Wilt u weten wat de mogelijkheden van Cloud Accounting zijn voor úw onderneming? Bel of mail ons dan voor een vrijblijvende afspraak. 020 82 00 372 info@cloudaccounting.nu www.cloudaccounting.nu