Kracht. Prestatie. Passie. Gedragscode Leveranciers Holcim Group Support Ltd Aankoop en duurzame ontwikkeling
Inhoud 1. Duurzame aankopen bij Holcim: inleiding 3 2. Onze verbintenis ten aanzien van onze Leveranciers 4 2.1 Gedragsregels 4 2.2 Strategische bevoorrading en relatiebeheer met de Leveranciers 4 3. Wat wij verwachten van onze Leveranciers 5 3.1 Gezondheid-Veiligheid 5 3.2 Werkvoorwaarden 5 3.3 Vrijheid van vereniging en beleid van niet-vergelding 5 3.4 Dwangarbeid 5 3.5 Kinderarbeid 6 3.6 Niet-discriminatie 6 3.7 Respect voor de milieuregelgeving 6 3.8 Beheer van de milieu-impact 6 3.9 Corruptie 6 4. Modaliteiten van rekrutering 7 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 2
1. Duurzame aankopen bij Holcim: inleiding Holcim streeft ernaar waarde te creëren voor álle partners. De beginselen van duurzame ontwikkeling (waardeschepping, milieubewuste duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid van het bedrijf) maken volwaardig deel uit van de strategie van ons bedrijf. Onze kijk op duurzame ontwikkeling omhelst ook onze relaties met onze Leveranciers 1. «De beginselen van duurzame ontwikkeling (waardeschepping, milieubewuste duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid van het bedrijf) maken volwaardig deel uit van de strategie van ons bedrijf.» Bij Holcim volgt het beleid van het duurzaam aankopen de regels die zijn uitgestippeld in het Wereldpact van de Verenigde Naties en in de volgende interne beleidsmaatregelen en richtlijnen: Omschrijving van de missie van Holcim (Holcim Mission Statement) Gedragscode van de Holcim Groep (Holcim Code of Conduct) Milieubeleid van de Holcim Groep (Holcim Environmental Policy) Beleid inzake gezondheid en veiligheid op het werk van de Holcim Groep (Holcim Group Occupational Health and Safety (OH&S) Policy) Beleid inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid van de Holcim Groep (Holcim Corporate Social Responsibility Policy) De verbintenis van duurzame ontwikkeling is ingebed in onze aankoopstrategie, in onze dagelijkse manier van werken en in onze relaties met onze Leveranciers. Alle ondernemingen van de Groep Holcim zijn verplicht te anticiperen op de risico's die in hun bevoorradingsketen verband houden met gezondheid-veiligheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid en leefmilieu en deze risico's ook te voorkomen en aan te pakken. 1 Het begrip Leveranciers verwijst naar de leveranciers van goederen en diensten. Het kan zijn dat er meer gedetailleerde bepalingen over die aspecten ten aanzien van de Dienstverleners bestaan of dat dergelijke bepalingen zijn opgenomen in de contracten met de leveranciers van goederen. Geen enkele bepaling van deze Code kan echter voorrang hebben op meer specifieke regels. 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 3
2. Onze verbintenis ten aanzien van onze Leveranciers Holcim streeft ernaar met zijn Leveranciers langetermijnrelaties uit te bouwen die gericht zijn op een duurzame ontwikkeling. Wij willen met onze Leveranciers partnerships tot stand brengen die ervoor zorgen dat wij kunnen aankopen tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding voor onze Groep en voor onze klanten en dat wij onze verantwoordelijkheden in het beheer van de bevoorradingsketen kunnen opnemen. «Holcim streeft ernaar met zijn Leveranciers langetermijnrelaties uit te bouwen die gericht zijn op een duurzame ontwikkeling.» 2.1 Gedragsregels Wanneer zij activiteiten uitvoeren die kaderen in aankoopfuncties, moeten alle medewerkers van Holcim de Leveranciers in kennis stellen van het feit dat de Groep de meest veeleisende juridische, ethische en morele waarden wenst te respecteren. Onze Code voor goede aankooppraktijken (Code of Practice for Procurement) bepaalt de gedragsnormen die moeten worden gevolgd wanneer het gaat om commerciële geschenken, belangenconflicten, corruptie, concurrentierecht en vertrouwelijke informatie. De medewerkers van Holcim worden sterk aangemoedigd om deze ethische regels continu voor ogen te houden en erover te praten. De opleidingsprogramma's voor medewerkers die actief zijn in aankoopfuncties van de Groep Holcim besteden trouwens ruime aandacht aan het aspect ethiek. 2.2 Strategische bevoorrading en relatiebeheer met de Leveranciers Holcim heeft methoden ingevoerd die als leidraad gelden in de strategische bevoorradingen en in de relaties met de Leveranciers. Met deze aanbevelingen in het achterhoofd voeren onze medewerkers een proces van billijke, concurrentiële en transparante onderhandelingen, in lijn met ons beleid en met onze waarden. 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 4
3. Wat wij verwachten van onze Leveranciers Holcim stelt alles in het werk om zeer strikte maatschappelijke, ecologische, welzijn en veiligheidsgerelateerde normen na te leven en verwacht van zijn Leveranciers hetzelfde. Onze Leveranciers moeten de lokale en nationale wet- en regelgeving respecteren en bovendien de volgende regels naleven 2 : 3.1 Gezondheid-Veiligheid (OH&S) De Leveranciers moeten een veilige en gezonde werkplek ter beschikking stellen van hun personeel. De Leveranciers moeten de lokale en nationale wet- en regelgeving inzake welzijn en veiligheid naleven en bij de lokale en nationale overheden de vereiste vergunningen, licenties en toelatingen aanvragen. De Leveranciers moeten een beleid en/of procedures rond welzijn en veiligheid opstellen en invoeren en moeten zich omringen met de nodige infrastructuur en uitrusting. De Leveranciers die een licht tot matig bevonden risico voor welzijn en veiligheid vertonen moeten een erkend systeem voor de aanpak van welzijn en veiligheid invoeren. Wanneer zij actief zijn op de vestigingen van Holcim, moeten de Leveranciers zich volledig schikken naar de vigerende beleids- en richtlijnen van Holcim. 3.2 Werkvoorwaarden De Leveranciers moeten erover waken dat ze continu billijke werkvoorwaarden in stand houden. Hun medewerkers moeten een bezoldiging krijgen die minstens gelijk is aan het tarief dat lokaal wordt toegepast in de betrokken sector of het minimumloon dat is bepaald in de nationale wetgeving, waarbij de meest gulle optie primeert, en gedekt zijn door een stelsel van sociale bescherming dat beantwoordt aan de nationale normen. 3.3 Vrijheid van vereniging en beleid van niet-vergelding De Leveranciers mogen niet tussenkomen in de vrijheid van vereniging van hun medewerkers. De Leveranciers moeten zich eveneens onthouden van elke vorm van vergelding, onder de vorm van discriminatie of ontbinding van de arbeidsovereenkomst, ten aanzien van personeelsvertegenwoordigers die eventueel hun rechten als loontrekkende doen gelden, eisen voorleggen, deelnemen aan vakbondsactiviteiten of vermoedens van inbreuken op het recht rapporteren. 3.4 Dwangarbeid De Leveranciers mogen geen beroep doen op arbeid die wordt uitgevoerd onder dwang of onder dreiging van een sanctie, inclusief in het kader van verplichte overuren, mensenhandel, schuldslavernij, dwangarbeid in opsluiting of toestanden van slavernij of dienstbaarheid. 2 Deze regels zijn gebaseerd op de beginselen van het Wereldpact van de Verenigde Naties. 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 5
3.5 Kinderarbeid De Leveranciers mogen geen kinderen in dienst hebben die de schoolplichtige leeftijd hebben. Zij mogen geen kinderen te werk stellen die jonger zijn dan 15 jaar of jonger dan de wettelijke minimumleeftijd ingeval deze leeftijd hoger is. Ze mogen evenmin minderjarigen (jonger dan 18 jaar) in dienst hebben om gevaarlijke werken uit te voeren of werken die de gezondheid, de veiligheid of de moraliteit aantasten. 3.6 Niet-discriminatie In hun rekruteringsbeslissingen mogen de Leveranciers geen enkel onderscheid maken tussen de personen op basis van geslacht, seksuele geaardheid, ras of religie. 3.7 Respect voor de milieuregelgeving De Leveranciers moeten de bepalingen van de milieuregelgeving op alle niveaus (lokaal, provinciaal en nationaal) naleven. Ze moeten de milieulicenties en milieuvergunningen hebben verkregen die voor al hun activiteiten vereist zijn. 3.8 Beheer van de milieu-impact De Leveranciers moeten systematisch al hun vormen van milieu-impact beheren met betrekking tot energie, water, afval, chemische producten, luchtvervuiling en biodiversiteit en doelstellingen en doelwaarden vooropstellen om die impact in te dijken. Bij de Leveranciers van wie de milieuimpact te hoog wordt bevonden, moet een erkend milieubeheersysteem zijn geïmplementeerd. 3.9 Corruptie De Leveranciers mogen geen gebruik maken van smeergeld noch corruptie in de uitvoering van hun activiteiten. Ze mogen rechtstreeks noch onrechtstreeks geldelijke of andere ongepaste voordelen bieden of verkrijgen, laten krijgen of aanvaarden ten einde enig commercieel, contractueel, reglementair of persoonlijk voordeel te bereiken, te bewaren, te betrachten of te bewerkstelligen of ten einde een derde in staat te stellen zo'n voordeel te bereiken, te bewaren, te betrachten of te bewerkstelligen. Dit verbod geldt voor alle financiële en andere gunsten die worden toegekend of gevraagd met het oog op de uitvoering van een opdracht van een overheidsdienst of van een commerciële activiteit die ongepast zou zijn. 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 6
4. Modaliteiten van rekrutering Deze Gedragscode geldt voor alle huidige Leveranciers van Holcim en wordt meegedeeld aan de potentiële en bestaande Leveranciers. In het kader van het kwalificatieproces worden de nieuwe leveranciers onderworpen aan een evaluatie om na te gaan of zij beantwoorden aan de regels van deze Code. De volgorde van prioriteit voor de evaluatie van de bestaande Leveranciers wordt bepaald op basis van het potentiële risico voor de duurzaamheid dat inherent is aan de geleverde goederen en diensten en op basis van de relaties met Holcim. «Holcim geeft er de voorrang aan te werken met Leveranciers die zich inzetten voor de duurzame ontwikkeling.» Voor de prioritaire Leveranciers evalueert Holcim de risico's op regelmatige tijdstippen onder de vorm van zelfevaluaties, enquêtes of audits, volgens hetgeen de aankoopfuncties op het lokale niveau vereisen. Holcim geeft aan zijn Leveranciers richtlijnen die aangeven hoe zij moeten inspelen op de verwachtingen van de Groep en hoe zij worden geëvalueerd. Wanneer een Leverancier niet beantwoordt aan onze vereisten, moet een bijsturend actieplan worden ingevoerd op basis van een duidelijk omschreven agenda (volgens de ernst van het probleem) en zal Holcim de evolutie van de genomen maatregelen opvolgen. Holcim kan de Leveranciers bijstaan om hun capaciteiten te ontwikkelen en hun prestaties te verbeteren. Holcim behoudt zich het recht voor een einde te stellen aan zijn relaties met de Leveranciers die deze Gedragscode herhaalde keren met de voeten treden en weigeren verbeteringsplannen door te voeren. In het kader van aanbestedingen behoudt Holcim zich het recht voor de Leveranciers uit te sluiten die de lokale, nationale of internationale wet- en regelgeving niet naleven. Holcim hecht veel waarde aan transparantie en dialoog met zijn partners. Wij volgen de resultaten van onze activiteit duurzaam aankopen op en wij geven er rekenschap van in de vorm van een scorebord dat alle aankoopfuncties binnen de Groep bundelt. De Leveranciers moeten de beginselen die in dit document aan bod komen verspreiden en de toepassing ervan in hun eigen bevoorradingsketen bevorderen. 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 7
Holcim Group Support Ltd Aankoop Im Schachen CH 5113 Holderbank Zwitserland procurement@holcim.com www.holcim.com Telefoon +41 58 858 9163 Telefax +41 58 858 9149 2011 Holcim Group Support Ltd Alle rechten voorbehouden 8