ARCHIEF VAN RADEN EN COMMISSIES INZAKE GEZONDHEIDSZORGBEROEPEN

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 50 ARCHIEF VAN RADEN EN COMMISSIES INZAKE GEZONDHEIDSZORGBEROEPEN ONDERSTEUND DOOR HET DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

ARCHIEF VAN RADEN EN COMMISSIES INZAKE GEZONDHEIDSZORGBEROEPEN ONDERSTEUND DOOR HET DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6

WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan dhr. Michel Van Hoegaerden, directeurgeneraal van het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD Volksgezondheid, en aan de ambtenaren van DG2 belast met het secretariaat van de raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen, die ik in de loop van de voorbije weken contacteerde. Ondanks hun drukke agenda maakten zij tijd vrij voor een interview over de werking en de archiefvorming van deze organen. Dit geldt in het bijzonder voor dr. Wim Haenen, federaal gezondheidsinspecteur te Antwerpen, en voor dhr. Henk Vandenbroele, hoofd van de cel Planning van het Aanbod van de Gezondheidsberoepen, die mij heel wat interessante documenten over de Provinciale Geneeskundige Commissies en over de Planningscommissie Medisch Aanbod ter beschikking stelden. Kathleen Devolder februari 2010 7

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF 7 INHOUDSTAFEL 9 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN 11 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN 13 INLEIDING 15 1. DOEL EN STRUCTUUR VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST 15 2. HOE GAAT U CONCREET TE WERK? 15 3. DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST 16 DE ARCHIEFVORMERS 17 DE ARCHIEFVORMING 19 1. DE VOORNAAMSTE ARCHIEFREEKSEN 19 2. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN 19 ARCHIEFSELECTIELIJSTEN 21 Provinciale Geneeskundige Commissies 21 Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening 29 Commissies Dringende Geneeskundige Hulpverlening 35 Hoge Raad van Geneesheren-Specialisten en van Huisartsen 41 Erkenningscommissie van huisartsen 47 Erkenningscommissies van geneesheren-specialisten 53 Federale Raad voor de Huisartsenkringen 59 Raad van de Tandheelkunde 65 Erkenningscommissies tandartsen (algemeen tandarts, orthodontie, parodontologie) 71 Erkenningscommissie voor ziekenhuisapothekers 77 Nationale Raad voor de Kinesitherapie 83 9

Erkenningscommissie voor kinesitherapeuten 89 Commissie van beroep 95 Nationale Raad voor de Paramedische Beroepen 101 Technische Commissie voor de Paramedische Beroepen 109 Federale Raad voor de Vroedvrouwen 115 Federale Raad voor Verpleegkunde 121 Technische Commissie voor Verpleegkunde 127 Erkenningscommissie van de Nationale Raad voor Verpleegkunde 133 Planningscommissie Medisch Aanbod 139 10

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (http://www.health.fgov.be). GEDRUKTE BRONNEN Dialoog. Jaarverslag 2005. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2006. 1996. De Gezondheid in België. La Santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier SA Media Belgium International NV, 1996. Op uw gezondheid. [Jaarverslag 2003]. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2004. Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2005. Jaarstatistieken gezondheidsberoepen in België: aantal beroepsbeoefenaars 31/12/2008 en instroom 2008, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, augustus 2009. De planning van het medisch aanbod in België. Jaarverslag 2006 van de Planningscommissie- Medisch Aanbod. Versie 1.0, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 10/12/2007. De planning van het medisch aanbod in België. Jaarverslag 2007 van de Planningscommissie- Medisch Aanbod. Versie 1.0, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. Professionnels des soins de santé en Belgique. Statistiques annuelles au 31/12/2007. V1.0, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, juni 2008. Rapport scénario de base Médecins 2009. Numéro du scénario S_000040. Version 1.0. Document technique, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, april 2009. Statistiques annuelles des professionnels des soins de santé en Belgique. Nombre de professionnels au 31/12/2008 et influx 2008. V. 1.0, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, augustus 2009. Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007. WERKEN COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Bestuur van de medische expertise (Medex). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. 11

DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse). DEVOLDER K., Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Archiefselectielijsten, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse). DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG2). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse). De federale gezondheidsinspectie. Aanspreekpunt voor volksgezondheid op provinciaal vlak, Brussel, FOD VVVL, 2009. [brochure] JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. LEFÈVRE J.-N., Archives de l Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. STRUBBE F., Inventaris van het deelarchief van de Nationale Raad voor Verpleegkunde, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010. VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. VELLE K., Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin] in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 413-426. VELLE K., Parastatalen die afhingen van het voormalige Ministerie van volksgezondheid in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 632-635. 12

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN BBB BBT CDGH DG FAGG FOD KB NRK PGC RIZIV TCV VVVL bijzondere beroepsbekwaamheid bijzondere beroepstitel Commissie Dringende Geneeskundige Hulpverlening directoraat-generaal Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten federale overheidsdienst koninklijk besluit Nationale Raad voor de Kinesitherapie Provinciale Geneeskundige Commissie Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Technische Commissie voor Verpleegkunde (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 13

INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 1, dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de algemeen rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. 1 Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009. 15

Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten). 2 Andere richtlijnen inzake de archivering van websites bijvoorbeeld zijn in voorbereiding. Een archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst in overleg met het Algemeen Rijksarchief up-to-date te houden. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijsten Dit werk maakt deel uit van een reeks selectielijsten voor de archieven van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. In 2008-2009 werden de archieven van de horizontale diensten van de voorzitter en van de Hoge Gezondheidsraad, van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (het vroegere DG3) en van Medex op systematische wijze in kaart gebracht. Begin dit jaar volgden de archieven van DG1 en de archieven van de overlegstructuren inzake gezondheidszorg die door DG1 ondersteund worden. Het eerste contact met het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer dateert van november 2009. Na een verkennend gesprek met dhr. Mahieu, diensthoofd Management Office, bezocht ik in de periode december-januari tijdens een vijftiental zendingen de verschillende diensten van DG2. Uit de interviews met de medewerkers bleek dat in DG2 net zoals in DG1 naast de eigen archiefreeksen, ook archieven bewaard worden van enkele tientallen raden en commissies waarvan het secretariaat wordt waargenomen door ambtenaren van DG2. Naar analogie van de werkwijze voor DG1 werd besloten om de archiefselectielijsten van deze raden en commissies niet op te nemen in de lijst van DG2, maar om ze te bundelen in een aparte publicatie. 2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. 16

DE ARCHIEFVORMERS In België beschikken de meeste gezondheidszorgberoepen over een nationale (of federale) raad. Zo is er de Hoge Raad van Geneesheren-Specialisten en van Huisartsen, de Raad van de Tandheelkunde, de Nationale Raad voor de Kinesitherapie, de Federale Raad voor de Verpleegkunde enzovoort. Het betreft organen die de minister bevoegd voor volksgezondheid adviseren voor alle aangelegenheden in verband met het beroep (beginselkwesties, algemene aangelegenheden ) en in een aantal gevallen ook over de erkenningscriteria voor de gezondheidszorgbeoefenaars en over de aanvragen tot erkenning als stagemeester of stagedienst. Daarnaast is per beroepsgroep en voor de geneesheren-specialisten per geneeskundige specialiteit een erkenningscommissie actief die de minister advies verstrekt over de stageplannen en over de aanvragen tot erkenning als gezondheidszorgbeoefenaar. In deze raden en commissies zetelen vertegenwoordigers van de betrokken beroepsgroep(en). Het secretariaat wordt waargenomen door ambtenaren van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, meer in het bijzonder van het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer. Ambtenaren van DG2 bieden ook administratieve en inhoudelijke ondersteuning aan een aantal gemengde raden en commissies, d.w.z. organen die vertegenwoordigers bevatten van verschillende categorieën en beroepen van de gezondheidszorg. Het betreft de Commissies Dringende Geneeskundige Hulpverlening en de Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening waarin alle partners van de dringende medische hulpverlening gelijkmatig vertegenwoordigd zijn, en de Planningscommissie Medisch Aanbod. Deze laatste heeft als opdracht de behoeften inzake medisch aanbod na te gaan en op een continue wijze de weerslag te evalueren van de evolutie van deze behoeften op de toegang tot de studies voor de gezondheidsberoepen. In de schoot van de Planningscommissie zijn 5 beroepsgebonden werkgroepen actief: de werkgroep artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, verpleegkundigen en ten slotte de wetenschappelijke werkgroep. Last but not least verzekeren ambtenaren van DG2, met name de federale gezondheidsinspecteurs, het secretariaat van de Provinciale Geneeskundige Commissies. Deze commissies zijn gevestigd in de provinciehoofdplaatsen en samengesteld uit vertegenwoordigers van de verschillende beroepsgroepen en ambtenaren (de federale gezondheidsinspecteur en de farmaceutisch inspecteur, een ambtenaar van het FAGG). Ze hebben meerdere opdrachten, maar fungeren o.a. als controleorgaan van de gezondheidszorgberoepen. De gezondheidsinspecteurs vervullen namens de PGC een rist aan taken zoals het viseren van diploma s, het toezicht houden op de uitoefening van het beroep, het toezicht houden op de wachtbeurten van huisartsen enzovoort. In dit werk zijn de archiefselectielijsten gebundeld van de diverse raden en commissies die onder DG2 ressorteren en/of door deze administratie ondersteund worden. Voor elk orgaan wordt voorafgaand aan de eigenlijke selectielijst, een korte schets gegeven van de wettelijke basis, van de samenstelling en van het takenpakket. 17

DE ARCHIEFVORMING De voornaamste archiefreeksen De archiefvorming van de raden en commissies gezondheidszorgberoepen is vrij stereotiep. Ze omvat: briefwisseling, dossiers inzake de vergaderingen van het bureau, inzake de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van de werkgroepen (telkens uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken), eventuele activiteitenverslagen en adviezen. Het feit dat de raden en commissies soortgelijke reeksen aanmaken, betekent echter niet dat ze inhoudelijk op dezelfde leest geschoeid zijn. Er bestaan grote verschillen tussen de kwaliteit en de gedetailleerdheid van de notulen van de vergaderingen van de raden. De notulen van de Hoge Raad van de Geneesheren-Specialisten en van Huisartsen zijn letterlijke transcripties van de vergaderingen en tellen soms wel 50 pagina s; andere verslagen zijn veel beknopter en sommen enkel de besluiten op. Vooral de kwaliteit van de verslagen van de werkgroepen, die in een aantal gevallen niet meer opgesteld worden door de secretaris van de raad maar door één van de leden van de werkgroep, is zeer variabel. Ook de dossiers inzake vergaderingen van de erkenningscommissies verschillen onderling. De erkenningscommissies genieten immers een grote autonomie qua werking. De archieven bevatten geen individuele dossiers. De originele, papieren dossiers gezondheidszorgbeoefenaars, stagemeesters en stagediensten worden beheerd door de administratie, met name door de dienst Gezondheidsberoepen van DG2. 3 De Provinciale Geneeskundige Commissies zijn een buitenbeentje onder de raden en commissies gezondheidszorgberoepen. Hun archieven bevatten naast de klassieke dossiers inzake vergaderingen van het bureau en van de commissie verscheidene andere archiefreeksen die voortvloeien uit het zeer heterogeen takenpakket van de gezondheidsinspecteur namens de PGC (het viseren van diploma s, toezicht op de wachtbeurten van huisartsen en tandartsen, toezien op de voorschriften van artsen aan drugsverslaafden enz.). De selectie van de archieven In de inleiding wezen we op het belang van overheidsarchieven. Dit betekent echter niet dat deze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in hun geheel in aanmerking komen voor definitieve bewaring. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks (bewaren of vernietigen) gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of documenten die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring; documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening 3 K. DEVOLDER, Archieven van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG2). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010. 19

gehouden met het bewaarniveau, 4 met de ouderdom van de stukken, de omvang van de reeksen en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden. De Hoge Raad van Geneesheren-Specialisten en Huisartsen speelt een belangrijke rol in de organisatie van een kwaliteitsvolle geneeskunde in België. Ook de andere raden zoals de Raad van de Tandheelkunde, de Raad van de Verpleegkunde, de Federale Raad voor de Vroedvrouwen zijn belangrijke organen voor beleidsanalyse en beleidsadvies. Het is dan ook evident dat de dossiers inzake de vergaderingen van deze raden (plenaire vergaderingen, bureau- en werkgroepvergaderingen) en hun adviezen in aanmerking komen voor overdracht en definitieve bewaring in het Algemeen Rijksarchief. De dossiers inzake de vergaderingen van de tientallen erkenningscommissies zijn van een heel andere aard. De erkenningscommissies geven adviezen over de stageplannen van de kandidaten, ze oefenen toezicht uit op de uitvoering van het stageplan en ze verstrekken adviezen over de aanvragen tot erkenning en over de waarde van de stagemeesters en stagediensten (met het oog op hun erkenning). Ze staan m.a.w. in voor een correcte naleving van de wetgeving betreffende de erkenning van de gezondheidszorgbeoefenaars en van bijzondere beroepstitels en bijzondere bekwaamheden. Hun dossiers kregen in deze archiefselectielijsten eveneens de definitieve bestemming bewaren. De individuele erkenningsdossiers die door de administratie aan de commissies worden voorgelegd, zullen na het overlijden van de betrokken gezondheidsbeoefenaars worden vernietigd. 5 Door de verslagen van de erkenningscommissies te bewaren, evenals de federale databank van de gezondheidszorgbeoefenaars die wordt beheerd door DG2, zal de meest relevante informatie uit de dossiers in de toekomst toch beschikbaar blijven. In de archieven van de PGC s ten slotte dient een selectie doorgevoerd te worden. Naast de klassieke vergaderdossiers, werden volgende reeksen geselecteerd voor permanente bewaring en overdracht naar het Rijksarchief: - de jaarlijkse rapporten aan de minister - de steekkaarten van de gezondheidsbeoefenaars - de registers met toegekende visumnummers (in de gezondheidsinspectie Antwerpen troffen we registers aan teruggaand tot de jaren 30) - dossiers inzake illegale geneeskunde - dossiers inzake gezondheidsbeoefenaars opgeroepen om te verschijnen voor de PGC - dossiers toxicomanie artsen - briefwisseling met het parket. De overige reeksen mogen na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd worden. 4 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44. 5 Enkel van de dossiers huisartsen, specialisten en tandartsen zal een steekproef bewaard worden. K. DEVOLDER, op. cit., p. 80-81. 20

PROVINCIALE GENEESKUNDIGE COMMISSIES

Provinciale Geneeskundige Commissies (PGC) 6 De oorsprong van de Provinciale Geneeskundige Commissies gaat terug tot 1818, toen afstanden nog te voet of te paard afgelegd dienden te worden en nog geen beroep kon gedaan worden op snelle communicatiemiddelen. De commissies werden geconcipieerd als antennes van het centraal bestuur die lokaal het gezondheidsbeleid implementeerden. De zetel van de commissie bevindt zich steeds in de provinciehoofdplaats. De wettelijke basis voor de huidige organisatie en werking van de PGC s wordt gevormd door het KB nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de gezondheidsberoepen en het KB van 7 oktober 1976. 7 De commissies zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van het werkveld (dus gezondheidsbeoefenaars) en van de administratie. De leden die niet ambtshalve in de PGC zetelen, worden door de koning benoemd voor een periode van 6 jaar. Ze worden voorgedragen door de representatieve beroepsorganisaties. Per erkende en te viseren beroepsgroep worden 2 leden en 2 plaatsvervangers benoemd. Het gaat om: 2 (+ 2) artsen, tandartsen, apothekers, veeartsen, vroedvrouwen, verpleegkundigen en kinesisten. Er is ook voorzien in de aanwijzing van vertegenwoordigers van de paramedische beroepen, doch tot op heden gebeurde dit nog niet. De voorzitter en de ondervoorzitter van de PGC zijn beide artsen, benoemd door de koning, na voordracht uit een dubbele lijst door de Orde van Geneesheren. Daarnaast zijn er de ambtshalve leden: - de federaal gezondheidsinspecteur, die tegelijk secretaris is; - de farmaceutisch inspecteur, een ambtenaar van het FAGG. 8 Ook ambtenaren van het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid kunnen uitgenodigd worden voor de vergaderingen. Deze wettelijk voorziene link is een belangrijk element in de garantie dat de overheid bij een crisis die de volksgezondheid treft, op alle mogelijke manieren beschermend kan optreden naar de bevolking toe en regulerend naar de beroepsbeoefenaars toe. De PGC kan zich ten slotte ook laten bijstaan door experten die ze voor een vast omlijnde opdracht benoemt. De voorzitter, ondervoorzitter en secretaris vormen samen het bureau dat de dagelijkse werking van de PGC verzekert. Het bureau vergadert wekelijks en bereidt de vergaderingen van de commissie een maandelijkse commissievergadering met wisselende samenstelling en een jaarlijkse algemene vergadering voor alle leden voor. De opdrachten van de PGC zijn duidelijk opgesomd in het KB nr. 78. De commissie: doet aan de overheid alle mogelijke voorstellen om de volkgezondheid te bevorderen; zorgt ervoor dat de geneeskundigen meewerken aan de uitvoering van de maatregelen die door de overheid worden getroffen om quarantaineziekten (gele koorts, pest, cholera) of overdraagbare ziekten (van bacteriële, virale, parasitaire oorsprong) te voorkomen of te bestrijden; is het controleorgaan van de gezondheidszorgberoepen; ziet toe op de organisatie van de wachtdiensten. 6 Gebaseerd op: Basisnota bevoegdheden van de dienst. PGC Algemeen overzicht, verstrekt door dr. W. Haenen, federaal gezondheidsinspecteur te Antwerpen; en de folder De federale gezondheidsinspectie. Aanspreekpunt voor volksgezondheid op provinciaal vlak, Brussel, FOD VVVL, 2009 (www.health.fgov.be > gezondheidszorg > incidenten en crisisbeheer >gezondheidsinspecties). 7 Koninklijk besluit van 7 oktober 1976 betreffende de organisatie en de werkwijze van de geneeskundige commissies. Belgisch Staatsblad, 04.02.1977. 8 FAGG: Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. 23

Namens de commissie is het de taak van de federaal gezondheidsinspecteur om: samen met de erkenningscommissies het dossier te beheren van de pas gediplomeerden die een gezondheidsberoep willen gaan uitoefenen; het vereiste visum af te leveren aan de gezondheidsbeoefenaars die zich in de provincie willen vestigen om er hun beroep uit te oefenen (indien deze personen zonder visum werken is dit een onwettige uitoefening van het beroep); er op toe te zien dat de beoefenaars hun beroep volgende de geldende wettelijke voorschriften uitoefenen; toezicht te houden op de wachtbeurten van artsen, apothekers en tandartsen; beroepsbeoefenaars op de hoogte te brengen van beslissingen over de uitoefening van het beroep die werden getroffen door de commissie zelf, door de medische beroepscommissie, de betrokken bevoegde orden en/of rechtbanken; nauwlettend toe te zien op de voorschriften van artsen aan drugsverslaafden, waarbij zij zelfs om een rechtvaardiging moeten vragen als het om onrechtmatige voorschriften lijkt te gaan; beperkingen aan het visum op te leggen of het visum in te trekken wanneer een beoefenaar fysisch of psychisch niet meer geschikt is om zijn beroep uit te oefenen; beroepsfouten van beoefenaars te melden aan de betrokken orde; illegale praktijken of andere misbruiken aan het parket te melden; toezicht te houden op openbare verkopingen van geneesmiddelen (dit komt echter slechts zelden voor). De Provinciale Geneeskundige Commissies rapporteren jaarlijks aan de minister van volkgezondheid. In dit rapport bespreken ze de activiteiten van het jaar en geven een overzicht van gedane uitgaven. 24

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefreeksen, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De PGC weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Reekscode Archiefstuk Datering Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de PGC en drukt uit hoe lang de commissie het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 25

Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen PROVINCIALE GENEESKUNDIGE COMMISSIES (PGC) A.001 Dossiers inzake de vergaderingen van het bureau Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen en bijhorende stukken A.002 Dossiers inzake de vergaderingen van de PCG (met wisselende samenstelling) en van de Algemene Vergadering (eenmaal per jaar voor alle leden) Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen en bijhorende stukken A.003 Jaarlijkse rapporten aan de minister van volksgezondheid In dit rapport wordt de activiteiten van het jaar besproken en een overzicht gegeven van de gedane uitgaven jaren 1960 heden jaren 1960 heden jaren 1960 - heden 30 jaar bewaren 30 jaar bewaren 10 jaar bewaren A.004 Steekkaarten van gezondheidsbeoefenaars jaren 1960 heden tot substitutie bewaren De gegevens van de fiches werden opgenomen in de federale databank van de gezondheidszorgbeoefenaars. Indien de administratie niet langer gebruik maakt van de fichiers, moeten ze worden overgebracht naar het Rijksarchief. A.005 Registratieformulieren van de beoefenaars van de verpleegkunde, vroedvrouwen, apothekers en dierenarts (voorheen ook dokters en tandartsen)? heden 3 jaar na invoer in Net CMP (de federale databank) vernietigen 26

Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A.006 Registers met toegekende visumnummers Bevatten: visumnummer, naam, voornaam, geboortedatum, universiteit, datum diploma, datum visum, datum afhaling en handtekening A.007 Kopieën van geviseerde diploma s van buitenlanders niet-eer die gelijkstelling bekwamen (met kopie van identiteitskaart) jaren 1930 - heden jaren 1990- heden tot substitutie bewaren 5 jaar vernietigen A.008 Dossiers artikel 54bis Bevatten: aanvraagformulier, certificaat (dit blijft levenslang geldig) 1994-heden tot einde loopbaan van de betrokkene vernietigen A.009 Databank artikel 54bis 1994-heden even lang als de dossiers vernietigen A.010 Lijsten van ingeschreven geneesheren, apothekers en dierenartsen van resp. de Orde der Geneesheren, de Orde der Apothekers en de Orde der Dierenartsen A.011 Inkomende briefwisseling inzake waarschuwingen, berispingen en schorsingen van gezondheidsbeoefenaars door de bevoegde orden A.012 Dossiers inzake illegale geneeskunst (het verrichten van geneeskundige handelingen op onwettige basis) A.013 Dossiers inzake gezondheidsbeoefenaars opgeroepen om te verschijnen voor de PGC jaren 1990- heden jaren 1990- heden jaren 1990- heden jaren 1960- heden 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 5 jaar bewaren 30 jaar bewaren A.014 Dossiers toxicomanie artsen jaren 1960- heden 30 jaar bewaren 27

Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A.015 Databank voor de opvolging van de dossiers toxicomanie artsen?-heden tot substitutie bewaren ( PGC win ) A.016 Registratieformulieren toxicomanie 2004-heden 5 jaar vernietigen Formulieren waarmee arts melding maakt aan de PGC van het begin van een ontwenningsbehandeling (met methadon bijvoorbeeld) A.017 Briefwisseling met het parket jaren 1990- heden 10 jaar bewaren A.018 Lijsten van vonnissen wegens onwettige uitoefening der geneeskunde uitgesproken door de correctionele rechtbank, en vonnisuittreksels A.019 Meldingen van schorsingen van gezondheidsbeoefenaars door andere PGC s jaren 1990- heden jaren 1990- heden 5 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen A.020 Databank van depotnummers toegekend aan dierenartsen?-heden tot substitutie vernietigen A.021 Dossiers inzake aanvragen van dierenartsen voor het houden van een geneesmiddelendepot?-heden 10 jaar vernietigen A.022 Lijsten van huisartsenwachtdiensten jaren 1990- heden A.023 Dossiers inzake klachten over wachtdiensten jaren 1990- heden 3 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 28

NATIONALE RAAD VOOR DRINGENDE GENEESKUNDIGE HULPVERLENING

Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening De Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening werd opgericht bij koninklijk besluit van 5 juli 1994, 9 gewijzigd bij KB van 4 juli 2004. 10 De Nationale Raad is gelijkmatig samengesteld uit partners van de dringende medische hulpverlening. Hij bestaat uit: - 4 artsen voorgedragen door de representatieve wetenschappelijke verenigingen van huisartsen; - 4 artsen voorgedragen door de representatieve verenigingen van urgentiegeneeskunde en van rampengeneeskunde; - 4 leden voorgedragen door de representatieve verenigingen van verzorgingsinstellingen; - 4 verpleegkundigen voorgedragen door de representatieve wetenschappelijke verenigingen van verpleegkundigen; - 4 ambulanciers voorgedragen door de representatieve beroepsverenigingen van ambulanciers; - 2 vertegenwoordigers van de oproepcentra 100; - 2 vertegenwoordigers van de hulpdiensten van het Belgische Rode Kruis; - 2 officieren-geneesheren voorgedragen door de geneeskundige dienst van het leger. De voorzitters van de Commissies voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening, opgericht bij KB van 10 augustus 1998, mogen de vergaderingen van de Nationale Raad met raadgevende stem bijwonen. Elk lid van de raad heeft een plaatsvervanger. De leden en de plaatsvervangers worden door de minister van volksgezondheid benoemd voor een periode van zes jaar uit een lijst van twee kandidaten per te begeven ambt. De minister stelt een voorzitter aan voor een termijn van 6 jaar en benoemt twee ondervoorzitters onder de raadsleden. Hij benoemt tevens een ambtenaar van de FOD VVVL tot secretaris. Het bureau, samengesteld uit de voorzitter, de twee ondervoorzitters en de secretaris, is verantwoordelijk voor de goede werking van de Nationale Raad. De raad moet minstens 2 maal per jaar samenkomen. Hij kan in zijn midden werkgroepen oprichten belast met een wel omschreven opdracht en het advies inwinnen van deskundigen naar keuze. De Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening heeft tot taak aan de minister bevoegd voor volksgezondheid, hetzij op diens verzoek, hetzij op initiatief van het bureau, advies te verstrekken over alle aangelegenheden met betrekking tot: de organisatie, de werking, de opleiding en de voorlichting van personen, functies en diensten die hetzij aan de dringende geneeskundige hulpverlening, hetzij aan het niet-dringend ziekenvervoer meewerken, in dit laatste geval voor wat betreft de aspecten die een invloed hebben op de dringende geneeskundige hulpverlening; de inzameling en de registratie van de gegevens met betrekking tot de dringende medische hulpverlening, zowel wat betreft het concept als wat betreft de feedback, het gebruik en de evaluatie; de toetsing van de kwaliteit en de evaluatie van de praktijk, op basis van wetenschappelijk verantwoorde criteria; de erkenningsnormen van de ambulancediensten zoals bedoeld in artikel 3bis van de wet van 8 juli 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening en de criteria die van toepassing zijn voor de programmatie van deze diensten. De Nationale Raad werd na een periode van inactiviteit, terug ingesteld in 2007. 9 Koninklijk besluit van 5 juli 1994 tot oprichting van een Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening. Belgisch Staatsblad, 16.09.1994. 10 Koninklijk besluit van 4 juli 2004 tot wijziging van het koninklijk besluit van 5 juli 1994 tot oprichting van een Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening. Belgisch Staatsblad, 01.10.2004. 31

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefreeksen, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Reekscode Archiefstuk Datering Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de Nationale Raad voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening en drukt uit hoe lang de raad het archiefstuk nodig heeft om zijn goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 33

Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen NATIONALE RAAD VOOR DRINGENDE GENEESKUNDIGE HULPVERLENING B.001 Dossiers inzake de vergaderingen van het bureau (tweemaandelijks) 1994-heden 30 jaar bewaren De Nationale Raad is een aantal jaren inactief geweest, maar werd in 2007 opnieuw ingesteld. B.002 Dossiers inzake de plenaire vergaderingen (tweemaandelijks) 11 1994-heden 30 jaar bewaren B.003 Dossiers inzake de werkgroepen van de Nationale Raad 1994-heden 30 jaar bewaren Momenteel zijn er 5 werkgroepen actief. B.004 Adviezen van de Nationale Raad 1994-heden 30 jaar bewaren B.005 Stukken betreffende de betaling van presentiegelden, reis- en verblijfkosten 1994-heden 5 jaar vernietigen B.006 Jaarlijkse begroting nodig voor de uitvoering van de opdrachten 1994-heden 5 jaar vernietigen 11 Er is elke maand een vergadering: de ene maand een bureauvergadering, de volgende maand een plenaire vergadering. 34

COMMISSIES DRINGENDE GENEESKUNDIGE HULPVERLENING

Commissies Dringende Geneeskundige Hulpverlening (CDGH) Bij KB van 10 augustus 1998 werd in elke provincie en binnen de geografische omschrijving van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad een Commissie voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening opgericht, ressorterend onder het toenmalige Bestuur van de Gezondheidszorgen (nu: DG2). 12 Deze commissies zijn samengesteld uit: - 2 vertegenwoordigers van de brandweerdiensten van de in het ambtsgebied van de commissie gelegen gemeenten, met name de dienstchef en de officier van het centrum; - een vertegenwoordiger van elke ambulancedienst; - een arts, vertegenwoordiger van elke spoedgevallendienst; - een arts, vertegenwoordiger van elke mobiele urgentiegroep; - een verpleegkundige, vertegenwoordiger van elke mobiele urgentiegroep; - een vertegenwoordiger van elke huisartsenwachtdienst; - een vertegenwoordiger van de hulpdienst van het Rode Kruis; - de provinciegouverneur of zijn vertegenwoordiger. Elk lid heeft een plaatsvervanger. De leden én de plaatsvervangende leden worden door de minister benoemd voor een hernieuwbare periode van vier jaar. De federale gezondheidsinspecteur van het ambtsgebied van de CDGH is voorzitter van de Commissie Dringende Geneeskundige Hulpverlening. Hij heeft raadgevende stem. De commissies, die minstens één keer per jaar vergaderen, hebben als taak: het bewerkstelligen van de samenwerking en het formaliseren van afspraken tussen alle instanties vertegenwoordigd in de commissie voor de organisatie en de uitvoering van de dringende geneeskundige hulpverlening; toezicht te houden op de opleiding van de hulpverleners-ambulanciers van het ambtsgebied van de commissie; het bewerkstelligen van de samenwerking van alle personen die instaan voor de dringende hulpverlening aan slachtoffers van collectieve noodsituaties; het waken over het goed beheer en de verwerking van de medische oproepen in het eenvormig oproepstelsel (hulpcentrum 100); het formuleren van adviezen over de materies die onder het toepassingsgebied van de wet of haar uitvoeringsbesluiten vallen. De gezondheidsinspecteur maakt ook deel uit van het bureau, het beheersorgaan van de Commissie voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening. Het bureau vergadert minstens viermaal per jaar. Het staat in voor de goede werking van de commissie (opmaak van de agenda van de vergaderingen, voorbereiding van de dossiers), 13 en heeft in het bijzonder als taak: adviezen te geven aan de provinciale en gemeentelijke overheden i.v.m. de organisatie van de dringende medische hulpverlening ter voorbereiding van risicovolle manifestaties; in geval van hoogdringendheid de adviesbevoegdheid van de commissie uit te oefenen. 12 KB van 10 augustus 1998 tot oprichting van de Commissies voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening. Belgisch Staatsblad, 02.09.1998. 13 Het bureau omvat, behalve de voorzitter van de commissie (de gezondheidsinspecteur) ook de ondervoorzitter, een vertegenwoordiger van de brandweerdienst, een vertegenwoordiger van de ambulancediensten, een artsvertegenwoordiger van de spoedgevallendiensten, een arts-vertegenwoordiger van de mobiele urgentiegroepen, een verpleegkundige-vertegenwoordiger van de mobiele urgentiegroepen en een vertegenwoordiger van de wachtdiensten. 37