ALV 2 oktober 2013 HOCKEYCLUB BERLICUM Verslag algemene ledenvergadering 2 oktober 2013 Clubhuis Sportpark De Brand Aanvang: 20.00 uur Opening: Rien heet allen aanwezigen welkom op de ALV. Ingekomen stukken: Geen Mededelingen: Robbert Rijnders kan vanavond niet aanwezig zijn. Afgelopen jaar hebben we helaas afscheid moeten nemen van twee oud bestuursleden: Jan Derwig (voorzitter) en Albert van Eekert (penningmeester). Ernest Nooij is vertrokken als voorzitter TC. Nieuwe voorzitter TC aangesteld: Marc Bekker. Maar hij heeft de functie ook langs zich neergelegd. Dus afgelopen seizoen geen voorzitter TC gehad. Vertrouwenspersoon aangesteld: Ilse van Hensbeek. Notulen vorige vergadering: Kopie van notulen ALV 3 oktober 2012 is aangereikt aan de aanwezigen. Er zijn geen op- en aanmerkingen op de notulen. Vanuit de actiepunten van de notulen: - Trainersvergoedingen worden binnenkort vermeld op de site. Zodat iedereen weet wat de vergoeding is en er geen misverstanden kunnen ontstaan. - Lamp van het oude miniveldje is afgesloten. - Voor zaalhockey wordt er waarschijnlijk door de Gemeente nog een zaal ter beschikking gesteld. Financiën voorgaand seizoen: De penningmeester geeft toelichting op de financiële gegevens van afgelopen seizoen, die zichtbaar zijn op de sheets zoals deze worden gepresenteerd. Bij de toelichting op de financiële stukken wordt gelijk aan voorgaand jaar onderscheid gemaakt tussen de realisatie op basis van de liquiditeitsbegroting 2012/2013 en de winst & verliesrekening 2012/2013. De liquiditeitsbegroting laat zien dat er afgelopen seizoen meer geld is binnengekomen dan dat er aan kosten zijn gemaakt (een positief saldo van 231,=), de W&V rekening laat een iets lager positief resultaat zien van 9.915). Het verschil in resultaat tussen de liquiditeitsbegroting en de W&V rekening wordt voornamelijk veroorzaakt doordat er in het afgelopen seizoen best veel investeringen hebben plaatsgevonden, de investeringen raken wel de liquiditeiten, maar raken de komende 5 of 10 jaar de W&V rekening door de afschrijvingen (veel minder zwaar dus). Het afgelopen seizoen is voor ruim 11.000 geïnvesteerd, daarnaast is het 35 jarig bestaan gevierd, waarvoor ook een bedrag gereserveerd was 7.500. Wederom een positief resultaat dit seizoen wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere sponsoropbrengsten en de hoge baropbrengst in 2012/2013. Er is een goede sponsorcommissie Pagina 1 van 5
actief bij Berlicum en door het invoeren van de hockeysundays heeft de bar omzet zich zeer positief ontwikkelt (met dank aan de mensen die zich daar afgelopen seizoen voor hebben ingezet). De belangrijkste verschillen ten opzichte van de begroting worden besproken en toegelicht door Lonneke. Hieruit volgen geen vragen of onduidelijkheden die niet kunnen worden verklaard. Afgelopen jaar heeft er een kascontrole op de cijfers plaatsgevonden, door Bert Verhagen en Peter Paul Gras. Zij geven een korte toelichting van hun bevindingen en geven hierbij aan dat ze geen bijzonderheden hebben geconstateerd. Gedurende de vergadering is geen nieuwe kascontrole commissie voor volgend jaar aangesteld. Na afloop van de vergadering heeft Peter Paul Gras zich opnieuw gemeld om volgend jaar de kascontrole uit te voeren, hierover is geen officieel besluit genomen. Vertrekkende bestuursleden: Robbert Rijnders verlaat het bestuur als horeca man. Robbert wordt bedankt voor zijn inzet en Alfred den Besten wordt voorgesteld als nieuwe horeca man van HCB. Lonneke van Roosmalen geeft opnieuw aan dat zij haar taken als penningmeester graag wil overdragen. Op dit moment is er nog geen geschikte vervanger gevonden, zodra de club deze heeft gevonden, zal zij haar functie neerleggen. Tot de tijd dat een vervanger is gevonden, blijft zij haar taken uitvoeren, maar zal niet minder actief deelnemen als zijnde bestuurslid. Financiën komend seizoen: De penningmeester presenteert de begroting voor het komend seizoen. Per post wordt kort toegelicht waarom voor deze begroting is gekozen. De begroting is positiever dan de begroting voorgaand seizoen. Er worden meer inkomsten verwacht doordat de club zich uitbreidt wat betreft de jeugd, daarnaast zijn er nieuwe sponsorcontracten gesloten en is de sponsoring aangepast aan de realisatie voorgaand jaar. Wat betreft kosten worden hogere kosten verwacht door investeringen in de jeugd van HCB. De technische commissie is bezig met het verbeteren van het jeugdplan en zal hierdoor ook meer uitgeven. Vooralsnog is de begroting voor komend seizoen op basis van de huidige en handhaving van de contributies. Het kan wel zijn dat komend seizoen hier verandering in kan gaan komen. Contributies en overige: Bijna alle leden worden geïncasseerd via automatische incasso. De andere leden betalen 10,- extra aan administratiekosten. Leden die maar half seizoen of minder hockeyen, apart tarief. Er komt een tweede incasso ronde, voor mensen die zich pas vanaf december e.d. aanmelden. Contributies blijven ongewijzigd. Volgend jaar wordt dit opnieuw beoordeeld (zoals ook al reeds eerder besproken). Declaratieformulieren gebruiken, losse bonnen en/of mailtjes worden niet meer in behandeling genomen. Dit wordt bij de penningmeester gedeclareerd, en niet contant uit de kassa gepakt. Mireille vraagt: zij krijgt veel vragen over de Grote Club Actie, waarom geen contributieverhoging en afschaffing Grote Club actie. Wij zullen dit meenemen in onze overwegingen komend jaar. Zoals reeds gepresenteerd in de begroting, kan het zijn dat we in verband met verbeteringen van het jeugdplan van de club en de investeringen die we als club daarmee van plan zijn, ook een contributieverhoging zullen doorvoeren. De liquiditeitsbegroting en winst en verlies rekening 2011/2012, de contributie en de begroting 2012/2013 worden door de ALV goedgekeurd en aan het bestuur wordt decharge verleend voor het afgelopen seizoen. Pagina 2 van 5
Technische commissie Terugblik seizoen 2012/2013 Rien geeft complimenten aan de voortgang van indeling teams en trainingstijden/velden. Afgelopen jaar vooral bezig geweest met beleidsmatige plannen. Uitbreiding van TC door diverse personen. Beter jaar dan het jaar ervoor. Vooruitblik seizoen 2013/2014 Opleidingsplan wordt verder uitgewerkt per leeftijdsgroep. We zijn gestart met circuit training voor de F-jes. Waardoor veldbezetting beter wordt en ze per station iets nieuws leren. Coachavonden worden vaker per seizoen gegeven. Keeperschool is opgestart door Henny van Zijl en Christy van den Broek. Paar trainers gestart met een trainersopleiding. Bij eerste lijnsteams zijn we van start gegaan met trainer/coach functie. Trainers coördinator aangesteld, André van Ombergen. Hij heeft zich voorgesteld op de site en het bestuur wenst hem veel plezier en geluk toe. We zijn vanaf nu aangesloten bij Hockey Factory. Codes worden verstrekt door Jasper. Er komt een trainingscursus voor eigen trainers en coaches. Vacatures TC Vacature voorzitter TC staat nog steeds open. Dit is mede een bestuursfunctie. Scheidsrechterscommissie Terugblik: Rien geeft dank aan Peter-Paul Gras en Peter Brösel voor de goede begeleiding. In januari zijn er weer 9 geslaagd, dus 9 nieuwe scheidsrechters erbij. Afgelopen jaar is het digitaal wedstrijdformulier ingevoerd, en hierom hebben wij besloten om een Ipad in het clubhuis op te hangen op de zaterdagen. Peter Brösel verzoekt om voeding van stroom terwijl de Ipad hangt. Vooruitblik Fors minder scheidsrechters. Dit komt doordat we minder senioren hebben en veel meer minioren en junioren. Hierdoor worden de oudere scheidsrechters meer belast. Mogelijkheden: ouders van jeugdleden vragen. Mireille Jetten stelt voor om een pot te maken, zodat je bijvoorbeeld je bardienst of scheidsrechter beurt kunt afkopen. Natasja Steenbergen geeft aan dat zij mensen kent die aan hebben gegeven graag te willen fluiten en die worden weinig ingedeeld. Zorg ervoor dat mensen die graag willen, ook wat vaker ingedeeld worden. Nieuwe scheidsrechters cursus start op 17 oktober 2013, met 18 leden, totaal 22 met ouders/coaches. En er komt ook nog een opfriscursus. Accommodatie Seizoen 2012/2013: Van de gemeente krijgen we elk jaar subsidie voor onze accommodatie. Afgelopen jaar hebben we deze voor de vervanging van douches gebruikt. Verschillende investeringen gedaan: bijvoorbeeld tractor voor het veldonderhoud. Ballenvanger van veld 1 vervangen met dank aan sponsoring van ING. We streven er naar het veld zo goed mogelijk heel het jaar door bij te houden. Warmte in kleedkamers anders geregeld, er is daar een ander systeem geplaatst, zodat de verwarming niet continu staat te draaien, maar pas op het moment dat er ook gebruik wordt gemaakt Pagina 3 van 5
van de kleedkamers. Bij de materialencommissie hebben we ingevoerd dat we elk jaar alle keepersmaterialen innemen, ook van de keepers die aankomend seizoen blijven. Dit doen we om alle materialen te controleren en op orde te houden. Daarnaast hebben we extra geïnvesteerd in trainingsmaterialen doordat we geld hebben ontvangen van de Grote Club Actie. Hier hebben we de sleeptafel van aan kunnen schaffen. Seizoen 2013/2014 We hebben subsidie van de Gemeente ontvangen voor vervanging CV ketel voor kleedkamers. Zonnepanelen worden geplaatst op het dak van clubhuis (sponsoring). Kristel Goossens gaat kijken naar inrichting van het complex (groenvoorziening). Om hier verandering in te brengen. De materialencommissie heeft het verzoek ontvangen vanuit het selectiebeleid om wat extra materialen te regelen. Het gaat hierbij met name om hesjes en trainersjassen. Dit seizoen hebben we aan alle trainers nieuwe hesjes gegeven. Doordat we nu ook een keepersschool hebben, blijkt de uitrusting voor de keepers nog niet helemaal op orde te zijn, dit proberen we te optimaliseren. We willen de aanleg van extra half veld realiseren. We hebben voorgaand seizoen vanuit TC al het signaal ontvangen dat we een te kort aan velden hebben voor de wedstrijden op zaterdag. Er is door bestuur plan opgezet om een half veld achter veld 2 te realiseren. Wij verwachten dit veld de eerste komende 5 á 6 jaar nog zeker nodig te hebben. Het zou er op neer komen dat de club en de gemeente beide een 100.000,- zouden investeren. De Gemeente heeft het plan afgewezen, omdat er geen geld is. Op dit moment spelen er ook ontwikkelingen bij voetbal en korfbal. Vervolgens hebben wij begin september het volgende idee geopperd aan de Gemeente: het miniveldje dat wij hebben weg moeten geven aan de korfbal, om daar een kunstgrasveld neer te leggen, wat door hockey en korfbal samen gebruikt kan worden. Binnenkort komen we met wethouder en de verschillende clubs bij elkaar. Daarnaast hebben we het verzoek gedaan voor een waterijsbaan in de winter. Peter-Paul Gras vraagt naar de mogelijkheid van een grasveld in plaats van kunstgras. Nee, dit gaat niet met huidige technieken en schoeisel en dergelijke. Peter-Paul Gras vraagt: dames 2 speelt op zondag om 11 uur. Maar heeft geen mogelijkheid tot sproeien. Kan hier in gefaciliteerd worden. Dit gaat Ton regelen. Horeca Clubhuis is geschilderd met grote dank aan Nick van Driel. Dank aan keukenbezetting op zondag: Peter-Paul Gras en André Jetten. Nieuwe muziekinstallatie wordt deze week geïnstalleerd. Barbezetting: Alfred is bezig met het nieuwe plaatje voor de ideale barbezetting. Vrijwilligers in horeca en evenementen gezocht en de evenementenkalender komt eraan. Natasja Steenbergen vraagt of de bar op woensdag en vrijdag geopend kan worden. Dit heeft Alfred onder zijn aandacht. Sponsoring Intensief bezig met continu werven van nieuwe sponsors. De nieuwe sponsors zijn met naam genoemd op de ALV. Verzoek: als je mensen weet die iets willen doen, geef dit door aan Mireille Jetten en/of Ad van Berkel. Communicatie Afgelopen jaar bezig geweest om communicatieplan op te gaan stellen. Hiervoor zijn een aantal sessies geweest om plannen te maken. Voor 60% is dit plan ingevuld. De overige 40% zal dit jaar worden aangevuld. Pagina 4 van 5
Update van website gedaan, om alles overzichtelijker te maken. Nieuwsbrief is opnieuw geïntroduceerd. Mireille Jetten vraagt: of de nieuwsitems ook op de site komen te staan. Nieuwe media, zoals facebook, twitter en narrow casting worden ingezet. Glossy blijft elk jaar komen. Mireille Jetten en Natasja Steenbergen vragen om een smoelenboek. We gaan kijken wat hier de mogelijkheden in zijn. Algemene zaken Seizoen 2012/2013 We hebben ons aangesloten bij het programma: Positief coachen. En hebben hier verschillende sessies voor gehad met bestuur, trainers/coaches en ouders. Regels Top 10 HC Berlicum zijn geïntroduceerd. Evenementen die we afgelopen jaar hebben gehad: lustrum feest, commissie leden avond, Happy Hockey Sunday s, Sinterklaas, Minislotdag, V.F.K. toernooi, huldiging kampioenen. Seizoen 2013/2014 We starten met maandagavond hockey (competitie) voor dames. We gaan een sanctiebeleid/oplossing opstellen voor niet invullen van bardiensten/scheidsrechters. Evenementen die op de planning staan: Commissie leden avond, Happy Hockey Sunday s, huldiging kampioenen, diverse clinics, hockey kamp (vanuit CIOS), Sinterklaasfeest, minislotdag, V.F.K. toernooi en diverse feesten voor de verschillende leeftijdsgroepen. Peter-Paul Gras vraagt wat de club gaat faciliteren omtrent het WK Den Haag 2014. Over de invulling hiervan zijn we nog bezig. Rondvraag Mireille Jetten: kunnen de toiletten extra schoongemaakt worden? Vooral na de zaterdag, als er op zondag thuis gehockeyd wordt. Ton geeft aan dat we papierhouders/toiletrolhouders e.d.. Oplossing: misschien jonge meiden voor kleine vergoeding. Paul van Haaren: kan er in kleedkamer 2 een whiteboard met hockeyveld te komen hangen? Paul van Haaren: wat krijgen de coaches wel/niet aan materialen? Ton geeft antwoord: er komt een layout op de site te staan. René van Dijk: kunnen de magneetjes en stiften op het bord in bestuurskamer worden aangevuld? Peter Brösel: op zaterdag worden besprekingen door tegenstanders in onze bestuurskamer gehouden. Het Bestuur gaat dit meenemen, want dit moet niet kunnen. Bert regelt dit met Ward en Leander. Sluiting De ALV wordt om 22:05 gesloten en de voorzitter nodigt alle aanwezigen uit voor een afsluitende borrel. Pagina 5 van 5