CBR Bastille, kamer 316 Postbus 217 7500 AE Enschede T: 06-10445227 I: www.cbr.utwente.nl E: info@cbr.utwente.nl Rabobank: 14.20.82.597 K.v.K. te Enschede: 41030397 BETREFT NOTULEN BEWONERSOVERLEGAVOND 2 JULI 2009 TIJD 20.00 UUR PLAATS ATRIUM, BASTILLE AAN AANWEZIGE BEWONERS (19) KENMERK N2009-07-02-BOA 1. Opening Stephan opent de vergadering. Hij vraagt de bewoners of zij nog extra agendapunten willen aandragen. De bewoners hebben geen extra agendapunten. 2. Mededelingen a) Het jaarverslag van 2008 is beschikbaar op de website Deze was al enige tijd klaar, maar we wachtten nog op het financiële deel dat nog niet klaar was. b) Het te presenteren beleidsplan is beschikbaar op de website, echter nog niet vertaald in het Engels c) Rare Acasa brieven We horen regelmatig dat bewoners rare brieven van Acasa krijgen. De CBR vindt het belangrijk dat dat soort brieven doorgegeven worden aan hen zodat zij eventueel actie kunnen ondernemen en weten wat er aan de hand is. Veel bewoners doen er niets op uit, de CBR vindt het echter belangrijk dat er eventueel iets mee gedaan wordt. d) Complex Vertegenwoordiging De complex vertegenwoordiging is een groepje mensen die in de wijk waar zij wonen gaan inventariseren wat er verbeterd kan worden. Voor de Campuslaan en Calslaan is de CBR nog op zoek naar actieve mensen hiervoor. Aanmelden kan na de vergadering.de CV s worden ook wel eens opgeroepen om de CBR te helpen met het rondbrengen van flyers, brieven etc., het benaderen van mensen in de wijk als er iets belangrijks aan de hand is en als aanspreekpunt voor de wijk zelf. Zo worden eventuele problemen sneller opgemerkt. Wat de vergadering betreft: Er wordt verder gevraagd de mobiele telefoons op stil te zetten, eventuele vragen behorende bij een agendapunt tot het eind van dat besproken punt te bewaren en dat vragen in het Nederlands gesteld mogen worden. 3. Presentatie beleidsplan a) Communicatie met de bewoners De bewoners zullen hebben gemerkt dat voorgaande jaren de CBR niet veel van zich liet horen. Dit willen zij graag verbeteren, want veel mensen hebben bijvoorbeeld m.b.t. de huurvoorwaarden zwaar geklaagd over het feit dat ze daar niet voor benaderd zijn. Doelen: 1) Meer direct contact met bewoners stimuleren en de zichtbaarheid van de CBR vergroten. 2) Verbeteren van het zicht van de CBR op problemen De CBR wil ook meer overzicht wat er op de campus gaande is, daarom is het ook belangrijk dat zij (rare) brieven van Acasa te zien krijgen. 3) Het beter informeren van bewoners betreffende belangrijke ontwikkelingen op de campus Bijvoorbeeld, als de verhuurder iets van plan is of als er iets gebeurd vanuit het bestuur van de Universiteit (College van bestuur, afgekort CvB), bijvoorbeel route 14, dan worden bewoners daarvan op de hoogte gesteld. 4) Het verbeteren van de interactie met international studenten Er is weinig wederzijds contact tussen de CBR en internationale bewoners. De CBR hoort dan ook weinig van eventuele problemen die international bewoners hebben. De CBR is ondertussen al bij een paar internationale groepen langs geweest en hoort daar andere N2009-07-02-BOA.doc 1 van 6
problemen, o.a. de kosten van gemeubileerde kamers en communicatie vanuit de Veste/Acasa die toch nog steeds vaak in het Nederlands plaatsvindt. 5) Gehoor geven aan kritiek die bewoners hebben Mocht er kritiek zijn op de werkwijze van de CBR, dan horen zij dat graag. Implementatie: De gestelde doelen worden als volgt geïmplementeerd: Per week worden twee woongroepen bezocht. Er wordt random een groep gekozen die wordt opgebeld of zij behoefte en tijd hebben voor een gesprek van ongeveer een uur met de CBR. Dit wordt als positief ervaren en werkt erg goed. Mocht er een probleem zijn dat aan de CBR gecommuniceerd is dan zal iemand van de CBR langskomen om het probleem te bespreken en eventueel met eigen ogen te kunnen bekijken Het organiseren van een BewonersOverlegAvond (zoals deze) minstens eenmaal per jaar, of vaker als dat nodig mocht zijn. Helaas is de opkomst deze keer niet erg hoog. Op zo n avond wordt verteld wat er allemaal speelt bij de CBR en het beleidsplan wordt toegelicht (eenmaal per jaar). Belangrijker nog is dat de CBR op deze manier direct feedback van bewoners krijgt. De website up to date houden. Voorheen werd dit minder actief gedaan en stonden er soms zeer verouderde informatie op. Het betrekken van international bewoners door alle uitgaande communicatie te vertalen. De website wordt ook in het Engels vertaald en op Engelse mails wordt in het Engels geantwoord. De BewonersUpdate is, voor zover bekend waar zij wonen, ook aan internationale studenten in het Engels verstrekt. b) Het beleid van de verhuurder (Acasa/de Veste) Dit betreft de beleidspunten van de verhuurder. Doelen: 1) Op een juiste manier de belangen van de bewoners behartigen 2) Goed geïnformeerd zijn over wat er speelt als er besluiten worden genomen met betrekking tot beleid (bijv. juridische zaken) Implementatie De CBR zal alle voorgestelde beleidswijzigingen evalueren en met een kritische blik benaderen en bewoners hierover informeren middels een brief. Als het nodig is zal een derde partij ingeschakeld worden, bijvoorbeeld een advocaat. Momenteel is de CBR bezig met een jurist om te kijken naar de huurvoorwaarden. Het bestuur van de CBR zal nooit beleidswijzigingen goedkeuren als bewoners hierin niet betrokken zijn of als bekend is dat zij het er niet mee eens zijn. c) Het opdringerige gedrag van de verhuurder Dit betreft de manier waarop de verhuurder zich bemoeid met bewoners omtrent hun leefomgeving en dagelijkse doen en laten. Met name op de Calslaan is het nu behoorlijk aan de orde (theedoeken over de verwarming etc.) Voor veel bewoners gaat dit te ver. De CBR is het hier mee eens. Doelen: 1) Het bemoeizuchtige gedrag van de verhuurder zoveel mogelijk inperken. Implementatie: Dit gebeurd in eerste instantie juridisch en de bewoners worden door de CBR zo nodig geïnformeerd over bepaalde ontwikkelingen. d) Advies geven aan bewoners Veel bewoners kennen hun rechten niet. Veel mensen waren tot voor kort ervan overtuigd dat medewerkers van Acasa altijd binnengelaten moeten worden. Dit hoeft dus niet. Als het bezoek van de betreffende medewerker niet gewenst is mag hij weggestuurd worden. Om onwetendheid in het vervolg te voorkomen zal de CBR: 1) Individuele klachten worden in behandeling genomen en bewoners worden geïnformeerd over hun opties. Vaak komt een lid van de CBR dan langs om het probleem te bespreken en kijken wat er gedaan kan worden. Helaas is er niet altijd wat aan te doen. 2) Campusbrede gevallen worden algemeen aangekondigd. Bewoners worden geïnformeerd hoe met een bepaald vaak voorkomend geval om te gaan middels een brief en/of op de website. N2009-07-02-BOA.doc 2 van 6
3) Met de verhuurder overleggen om problemen te voorkomen. Dit gaat op dit moment erg moeilijk omdat ze niet met ons willen praten omdat wij op het moment enkele juridische vraagstukken open hebben staan. Ook op schriftelijke verzoeken wordt niet of negatief gereageerd. 4) Een jurist raadplegen als dit nodig is. e) Toezicht houden op de verhuurder Dit gaat met name over administratieve zaken zoals de servicekosten en samenstelling van de huurprijzen op de campus. 1) De CBR wil volledige inzage in de berekening en samenstelling van de servicekosten van 2008 Hier is in de afgelopen jaren veel fout gegaan, al dan niet opzettelijk. Recent zijn hier een paar zaken over gewonnen bij de huurcommissie. Hier kunnen bewoners zich toe richten als ze geld kunnen terugkrijgen maar ook als ze een specificatie van hun servicekosten willen zien en Acasa dit niet wil geven. 2) De CBR wil een overzicht van alle huurprijzen op de campus om deze onderling en met kamers in de stad te kunnen vergelijken. Er zijn signalen dat er nogal een verschil zit in huurprijzen, met name de kamers van internationale studenten. De belangrijkste verklaring is hiervoor dat de kamers van die bewoners gemeubileerd zijn, maar een verschil van 100 per maand is erg veel. Dit wil de CBR gaan uitzoeken. 3) f) Communicatie met bewoners vanuit de verhuurder Bewoners vinden de communicatie vanuit de verhuurder vaak vervelend, omdat: 1) Er wordt vaak te weinig informatie gegeven, of helemaal geen. 2) Er worden brieven gestuurd die inhoudelijk niet erg sociaal zijn en autoritair. 3) Genomen besluiten worden niet of nauwelijks beargumenteerd en er is geen discussie mogelijk. Een goed voorbeeld hiervan is het verbouwen van de woonkamers op de begane grond van de Witbreuksweg. De CBR wil de verhuurder informeren als bewoners niet tevreden zijn met de verschafte informatie. De CBR hoopt dan dat de verhuurder hier ook echt iets aan gaat doen. g) Het gebruik van de naam van de CBR In het verleden is de naam van de CBR door de verhuurder vaak gebruik om besluiten te rechtvaardigen. Er wordt dan vanuit de verhuurder gezegd Met goedkeuring van de CBR. Of die goedkeuring daadwerkelijk verleend is of niet is vaak twijfelachtig of niet eens het geval. In het verleden is daar niet hard tegen opgetreden. Het is dit bestuursjaar eenmaal voorgekomen. Hierop heeft de CBR gereageerd maar hier is niets op uit gedaan. De CBR zal gerechtelijke stappen ondernemen als de naam van de CBR wordt gebruikt voor beleidsgerelateerde mededelingen zonder goedkeuring h) Relatie met de Universiteit De laatste jaren is er geen direct contact meer geweest met zowel het Facilitair bedrijf (FB) en het CvB. Het FB is verantwoordelijk voor de groenvoorziening en wegen tot 1 meter buiten de flats. Tussen de verhuurder en het FB is dan ook vaak enige discussie als er bestrating aangepast moet worden wie hier voor verantwoordelijk is. Wij hebben het vermoeden dat het wellicht beter gaat als we een persoon van het FB direct benaderen. Wat betreft het CvB proberen wij wederzijds contact op te bouwen zodat we goed geïnformeerd worden over belangrijke ontwikkelingen op de campus. Betreffende route 14 zijn na namelijk alleen maar benaderd vanuit UReka en de Student Union. VRAGEN Als jullie het hebben over juridische stappen en rechtszaken, hoever zijn jullie bereid te gaan? De CBR heeft er budget voor, dus zij kunnen bijvoorbeeld de juridische status laten checken van de huurvoorwaarden. De CBR heeft al met het juridisch loket gepraat. Er werd geadviseerd eerst af te wachten en pas bij een conflict een rechtszaak aan te spannen. Zolang er geen conflict ontstaat op de campus die doorgedragen wordt door studenten is er geen zaak. Ons plan is dat we het laten uitzoeken en een rechter uitspraak laten doen. Zo weten we zeker wat wel en niet mag in de desbetreffende huurvoorwaarden. Er staan namelijk erg aparte dingen in, waaronder dat de huurvoorwaarden zichzelf semi mogen wijzigen nadat een bewoners het contract heeft getekend. IN de voorwarden zelf staat met betrekking tot het binnentreden waarvan het juridisch loket zei dat ze hier geen uitspraak over konden doen omdat het net op het randje was. Nogmaals het advies om het uit te laten zoeken bij een rechter. N2009-07-02-BOA.doc 3 van 6
Welke termijn denken jullie aan? Ligt er een beetje aan. De CBR is nu bezig een advocaat te zoeken. Hoelang een rechtszaak erover doet om opgestart te worden heeft de CBR eigenlijk geen idee van. Het ligt er ook aan wat voor zaak het wordt. Als het kantongerecht wordt benaderd kan het lang gaan duren. Er kan ook een conceptuitspraak gedaan worden waarin het alleen gaat om de inhoud van het contract en niet het conflict er om heen. Dit zou sneller kunnen. De CBR gaat nog advies inwinnen over wat verstandig is. Over de servicekosten: Daar zijn nu de eerste uitspraken over gedaan en gewonnen. Zijn jullie van plan om meerdere huurders daar naar toe te laten gaan? We hebben de laatste uitspraak van de Calslaan afgewacht. Deze kregen ook een positieve uitspraak dus er is nu vanuit twee wijken bevestiging dat er geld terug te vragen valt. Het plan is om een website op te zetten met standaard brieven en advies van mensen die er al ervaring mee hebben. Daar is onderling tussen de betreffende flats al het een en ander mee gedaan. Dit ging gedeelte via de newsgroups. Het fijne is dat het niet zoveel haast heeft. Tot 1 juli 2010 kan er een zaak aangespannen worden. Jullie willen de bewoners beter gaan vertegenwoordigen. Hoe zijn jullie van plan de mening van bewoners te weten te komen over bepaalde zaken? Als er iets accuuts plaatsvindt dan zalde CBR dat persoonlijk per brief laten weten. De CBR informeert met de brief wat er van hen gevraagd is en er wordt dan gevraagd aan bewoners om hun mening kenbaar te maken aan de CBR, bijvoorbeeld per mail. Als het minder belangrijk is zal het op de website worden geplaatst. Ook worden er regelmatig berichten verstuurd over de mailinglist voor bewoners die graag op de hoogte blijven. Zo hoeven ze niet elke keer de site te checken. Aanmelden voor de mailinglist van via de website. Elke week gaat de CBR langs bij twee woongroepen. Er worden dan standaard vragen gesteld maar er is ook ruimte om te praten of discussiëren over andere onderwerpen/problemen. Er is in ieder geval regelmatig interactie met willekeurige bewoners. Zo zien de bewoners de CBR ook wat vaker in persoon. Zou het mogelijk zijn een vast contactmoment te kunnen creëren tussen de Veste en bewoners? Dit zou kunnen in de vorm van een algemene infoavond van de Veste. In de reguliere situatie heeft de CBR eens per maand ongeveer een overleg met de directeur van de Veste, Jan Sinke. Dit is niet voor bewoners. Zouden bewoners dit willen zou er een soort van Broodje met Sinke georganiseerd moeten worden. De CBR kan het voorstellen maar de vraag is of de Veste daar behoefte aan heeft/zin in heeft. PAUZE 4. Vacature nieuw bestuurslid De CBR is opzoek naar een extra bestuurslid of leden. De CBR is nu met drie leden en dat is niet heel ruim, vooral nu met alle ontwikkelingen: zaken omtrent Acasa/de Veste maar ook het bezoeken van woongroepen en rondbrengen van post. Het liefst zou de CBR twee extra leden willen. Bij interesse dit graag melden. Een bestuurslid is ongeveer 10 uur per week kwijt aan de CBR, met name s avonds. Vergadering met Acasa/de Veste vindt in een lunchpauze (+/- 12:30 13:30) plaats. 5. Opdringerig gedrag verhuurder Inmenging verhuurder in de leefomgeving van bewoners. Wat zijn de ervaringen/opmerkingen van de aanwezige bewoners met de verhuurder en wat zijn naast juridische stappen de beste manier(en) om dit aan te pakken. Bewoners: - Demonstratie voor Acasa. De vraag is of er zoveel mensen gemobiliseerd kunnen worden. - Etentje met Jan Sinke. Formeel uitnodigen voor een gezellig etentje op de Calslaan. Het feit dat de Veste niet met ons wil praten is al verboden. Er zijn meerdere documenten waarin staat dat ze verplicht zijn met de CBR overleg te plegen. In de wet staat dat dit minimaal twee keer per jaar moet. In de participatie overeenkomst staat dat als de CBR agendapunten aandraagt de CBR altijd een vergadering kunnen aanvragen. De wijze waarop de Veste nu handelt is dus niet toegestaan en dat heeft de CBR ook laten weten. Daarop hebben ze niet gereageerd. De CBR kreeg echter wel het argument dat zij een ramkoers varen en verwarrend zijn en zodoende hun beleid moest kenbaar maken. Het beleid van de CBR komt niet overeen met het beleid van de Veste. Zodoende vraagt de Veste de claims die de CBR heeft gedaan the bevestigen middels een accountant (servicekosten) en een jurist (huurvoorwaarden). N2009-07-02-BOA.doc 4 van 6
6. Internationalisatie (Route 14) De universiteit is van plan veranderingen aan te brengen in de huisvesting op de campus. Naar aanleiding van de discussiemiddag op 22 april is er een klankbordgroep opgericht. Bewoners konden hier zich voor aanmelden om te discussiëren over hoe de huisvesting dan zou moeten worden. De eerste bijeenkomst van de klankbord groep vond plaats op 17 juni. Helaas was de opkomst niet hoog, slechts 20 van de 43 ingeschreven bewoners zijn komen opdagen, zeer waarschijnlijk omdat de bijeenkomst eigenlijk een week eerder zou plaatsvinden maar op het laatste moment verzet werd naar de week erop. De CBR was wel aanwezig. De nadruk lag niet meer zozeer op internationale studenten maar op het verbeteren van de campus. Dat kon de CBR wel waarderen. Er was geen discussie betreffende de extreme punten, zoals afschaffing van de coöptatie, maar we weten ook niet zeker of deze wel uit de plannen zijn geschrapt. Dit zal in september duidelijk worden als de resultaten van de klankbordgroep in de nieuwe semidefinitieve plannen zijn meegenomen. Deze moeten dan nog worden goedgekeurd door de U-Raad en de Universiteit. Vraag: Coöptatieregeling, de universiteit wil deze afschaffen. De universiteit heeft toch geen zeggenschap over de woningen, dan maakt het toch niet uit wat ze roepen? Ze kunnen wel hun visie aan de Veste kenbaar maken. De Veste staat hier helaas zeer waarschijnlijk niet onwelwillend tegen over omdat dit voor hen voordelen oplevert: Ze kunnen makkelijk hun kamers vullen en makkelijker regels opleggen omdat de kans op een gezellige groep en het mobiliseren van bewoners kleiner wordt. Ter geruststelling: In de participatieovereenkomst die de CBR heeft met de Veste staat dat de CBR het vetorecht heeft betreffende coöptatieregeling. Als de CBR dus niet tekent gaat dat niet door. Er zijn wat ideeën naar boven gekomen tijdens de bijeenkomst van de klankbordgroep. Betreffende het verbeteren van integratie van internationale studenten: Een KamerZoekDag voor internationale studenten. Zo kunnen ook zij in een woongroep wonen als ze willen en een passende groep zoeken. Het tijdelijk huisvesten van internationale studenten zodat ze daarna verder kunnen zoeken naar een leuke woongroep om in te wonen. Zo kunnen ze eerste settelen in een andere cultuur en oriënteren op de campus. Momenteel storen veel internationale studenten zich aan het al aanwezige meubilair in hun gehuurde kamer, en dat de huur fors hoger is door dat aanwezige meubilair. Een andere oplossing zou zijn dat meubilair gehuurd kan worden bij Acasa, dus dat eens student zelf kan bepalen wat er gehuurd wordt en eventueel zelf eigen meubilair in de kamer kan zetten. Stimuleren van lidmaatschap van verenigingen. Probleem is wel dat sommige verengingen moeite hebben met het voeren van een ALV in het Engels en daarbij behorende notulen. DE informatievoorziening over het kamer zoeken is allemaal in het Nederlands. Als internationale student loop je dan al gelijk tegen een probleem aan. Het zou dus handig zijn als relevante informatie hierover in het Engels wordt vertaald Betreffende het verbeteren van de campus in het algemeen: Veel mensen hebben gemerkt dat het tegenwoordig moeilijk is een flatfeest legaal te organiseren met alle regels die er nu zijn. Veel bewoners hebben er nu geen zin meer in om zoiets te organiseren, terwijl het juist bijdraagt aan de sfeer en contacten op de campus. Om dit weer te stimuleren zouden er minder regels moeten zijn hiervoor. Problematisch puntje (vooral voor bewoners op de WBW): het OV naar de stad en terug, vooral in de avonduren. Op de fiets gaan is met name in de winter niet ideaal. Een betere verbinding tussen de stad en campus is dus wenselijk. Betreffende het verbeteren van de sociale sfeer: De CBR heeft gemerkt dat er steeds meer individualisering plaatsvindt. Dit is vooral het gevolg van het aantal groeiende solitaire kamers, waar ook veel eerstejaars in gaan wonen. Deze mensen ervaren dus nooit hoe het is om in een woongroep te wonen en de daarbij behorende sociale sfeer en missen dus ook die contacten. Een idee was om eerstejaars te verbieden solitair te gaan wonen mits daar een goede reden voor is natuurlijk. Een ander punt is dat het ook soms goedkoper is omdat er dan huurtoeslag verkregen kan worden. De universiteit moet de greep op de verhuurder wat moet dichtknijpen. Vraag is hoever ze dit kunnen. Het wonen op de campus moet natuurlijk wel aantrekkelijk blijven. 7. W.v.t.t.k - 8. Rondvraag Er worden nog enkele vragen van de aanwezigen beantwoord. N2009-07-02-BOA.doc 5 van 6
9. Sluiting 21.34 uur Centrale BewonersRaad Drienerlo Bastille, kamer 316 Postbus 316 7500 AE Enschede T: 06-10445227 I: http://www.cbr.utwente.nl E: info@cbr.utwente.nl N2009-07-02-BOA.doc 6 van 6