Nota van Inlichtingen levering verpakkingsmaterialen Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: levering verpakkingsmaterialen Inkoop Uitvoeringscentrum Dienst Justitiële Inrichtingen (IUC DJI) SSC DJI/INKEA/LvH/2015-2 Omschrijving: leveren van verpakkingsmaterialen voor professionele doeleinden Toelichting: Betreft n.a. 1 Vraag )Een uitgebreide artikelspecificatie ontbreekt in de aanvraag; -Krimpfolie; materiaalsoort/dikte van de folie, breedte van de folie, lengte per eenheid, uitvoering van de folie(vlag, buis, halfbuis), krimpverhouding van de folie(biaxiaal/monoaxiaal) -Buisfolie; Dikte materiaal, Breedte-, dikte- en lengte van de folie, stroef- of gladde kwaliteit -Dozen karton; Gramsgewicht van het papier per laag, soort papier(kraftliner/testliner), de uitvoering van het materiaal (Soort golf bijv.,b,c,d golf) Wij verzoek u de gewenste artikelspecificaties op te nemen in de nota van inlichtingen. - krimpfolie:dji kan geen verdere specificatie opgeven gezien de diversiteit van folie die nu wordt afgenomen en die in de toekomst afgenomen gaat worden. De DJI wenst derhalve een kiloprijs te ontvangen. - buisfolie:dji kan geen verdere specificatie opgeven gezien de diversiteit van folie die nu wordt afgenomen en die in de toekomst afgenomen gaat worden. De DJI wenst derhalve een kiloprijs te ontvangen. - dozen: kraftliner, +/-3mm enkele golf, met een draagvermogen van ongeveer 15kilogram, Betreft n.a. 2 Vraag De jaarvolumes van elke aangevraagde specificatie ontbreekt. Om een goed aanbod te doen zijn de essentieel. Wij verzoeken u de volumes per specificatie lasnog te publiceren. Deze zijn vermeld in bijlage 9, hierbij zijn fictieve aantallen als jaarafname benoemd. Betreft label 3 Vraag Mag de grammage van de label iets afwijken? Bijv. kartonnen labels (225 gr) Afm.: L 60 x B 120 mm met versterkt oog Ja dit mag, Betreft Retouren Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 1 of 10
4 Vraag Indien er goederen retour moeten worden gehaald omdat ze verkeerd besteld zijn, hoe gaat men dan om met de kosten die hiermee zijn gemoeid? "Opdrachtnemer mag hiervoor een maximaal tarief van 20,- in rekening brengen. Dit tarief is exclusief Btw doch inclusief alle bijkomende kosten (waaronder, doch niet beperkt tot, reisen verblijfskosten/uren, voorrijkosten, portokosten, belasting, accijnzen, transportkosten, advieskosten, projectkosten, administratiekosten.) welke door de opdrachtnemer worden gemaakt om de gevraagde producten retour te nemen. De concept Overeenkomst wordt aangepast. Zie hiervoor de nieuwe versie bijlage 7 conceptovereenkomst welke is toegevoegd aan de Map ""Nota van Inlichtingen." Betreft Logistiek 5 Vraag Hebben alle locaties beschikking over een heftruck? Zo niet, is er dan een dock aanwezig? Ja, alle locaties hebben de beschikking over een heftruck. Betreft Schuimfolie 6 Vraag Mogen de afmetingen van de schuimfolierollen afwijken? Bijv. Schuimfolie - 2 mm - 120 cm x 500 meter - per rol Ja, prijzen dienen echter wel verdisconteerd te worden conform het gestelde in bijlage 6 "invulinstructie prijsopgavemodel." Betreft Afleverlocaties 7 Vraag Hoeveel afleverlocaties zijn er? DJI kent ongeveer 40 locaties. zie tevens bijlage 11 Betreft dozen / karton 8 Vraag Dient het handvat van de verhuisdozen aangestanst te zijn? Ja, dit is correct. Betreft dozen / karton 9 Vraag Welke fefco model dienen de verhuisdozen te hebben? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 2 of 10
Fefco 0208 Betreft dozen / karton 10 Vraag Mogen de Amerikaanse vouwdozen iets afwijken in formaat? Bijv. Amerikaanse vouwdoos - enkele golf - bruin - 305 x 220 x 250 mm ja, een Amerikaanse vouwdoos mag in formaat minimaal afwijken. Deze afwijking is echter wel ter beoordeling aan DJI. Betreft dozen / karton 11 Vraag Mogen de golfkarton palletplaat iets afwijken in formaat? Bijv. golfkarton palletplaat 1200 x 1000mm Ja dit mag, Betreft tassen 12 Vraag Kunt u het type handvat van de papieren tas specificeren? Platte papieren handgrepen. Betreft Tassen 13 Vraag Wat is de grammage van de papieren tas? +/- 80 gram per m2 Betreft Pakpapier 14 Vraag Mag de grammage en het formaat van het pakpapier afwijken? Bijv. Gebleekt kraft papier op rol - 50 grs kraft 50 cm x 360 meter per rol Nee, dit mag niet. Het betreft hier een standaard artikel. Tevens wordt de afwijking van ruim 25% als groot bestempeld. Betreft Tape 15 Vraag Mag het formaat van de tape iets afwijken? Bijv. Tape PVC bruin 50 mm x 66 meter doos á 36 rollen Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 3 of 10
Ja dit mag, Betreft Tape 16 Vraag Kunt u de dikte van de verschillende tapes benoemen (aantal mµ) De dikte van de tape is ongeveer 35mµ. Betreft dozen / karton 17 Vraag Op welke hoogte dienen de handvatten van de verhuisdozen te zitten? De onderzijde handvat begint bij 17 cm vanaf de onderzijde van de doos Betreft Dozen / Karton 18 Vraag Welke grammage dient het golfkarton te hebben? +/- 155 gram per m2 Betreft product specs 19 Vraag Machinestretchfolie: Mag er een iets afwijkend formaat worden aangeboden? Bijv. Machine stretchfolie - transparant 23my - 50 cm x 1500 meter rek 150% Ja dit mag, prijzen dienen echter wel verdisconteerd te worden conform het gestelde in bijlage 6 "invulinstructie prijsopgavemodel." Betreft Productspecs 20 Vraag Handwikkelfolie: Mag er een iets afwijkend formaat worden aangeboden? Bijv. stretchfolie transparant - 23 my - 50cm x 300 meter? doos a 6 rollen? ja dit mag, prijzen dienen echter wel verdisconteerd te worden conform het gestelde in bijlage 6 "invulinstructie prijsopgavemodel." Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 4 of 10
Betreft Verpakkingseenheid 21 Vraag Mogen de verpakkingseenheden afwijken van degene die genoemd zijn? ja dit mag, prijzen dienen echter wel verdisconteerd te worden conform het gestelde in bijlage 6 "invulinstructie prijsopgavemodel." Betreft Aantallen 22 Vraag kunt u de aantallen verder specificeren per artikel? Graag ook een check want bijvoorbeeld 200 palletplaten op jaarbasis lijkt ons wat erg weinig. "In bijlage pagina 3 staat in de onderste alinea het volgende: De prijzen, die zijn ingevuld in het prijzenblad (bijlage 6), zullen in de beoordeling integraal worden beoordeeld. Waarbij de ingevulde prijzen worden vermeerderd met fictieve aantallen welke benoemd zijn in de matrix. Deze matrix is op de volgende pagina weergegeven. " Betreft Pallets 23 Vraag Op wat voor een tupe pallet dient er uitgeleverd te worden? DJI heeft hier geen voorkeur voor. Categorie Planning Betreft pallets 24 Vraag Wat is de maximale pallethoogte? De maximale pallethoogte bedraagt ongeveer 180cm, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Betreft Advies 25 Vraag Heeft de accountmanager de mogelijkheid om de locaties te bezoeken om advies uit te brengen? Deze mogelijkheid bestaat zie hiervoor tevens bijlage 5 wens 1. Betreft Prijzen 26 Vraag Is het mogelijk om voor artikelen die gevoelig zijn voor grote schommelingen in grondstofprijzen (lees folies en dozen), een hausse-baisse clausule te hanteren? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 5 of 10
Nee, dit is niet mogelijk. DJI handhaaft zijn methodiek. Betreft Financiele en economische draagkracht 27 Vraag Voor de financiele en ecomonische draagkracht maken wij gebruik van onze holding, middels een 403 verklaring. Deze getekende verklaring kunnen wij toevoegen aan de inschrijving, als bewijslast. Is het ook noodzakelijk om een de holding een eigen verklaring te laten tekenen of is de getekende 403 verklaring voldoende. "Voor de winnende Inschrijver welke een beroep doet op een derde geldt het volgende: Ingeval een beroep wordt gedaan op de middelen van de holding dan wordt ook een van de volgende verklaringen, mits rechtsgeldig ondertekend blijkende uit bijgevoegde relevante uittreksels uit de Kamer van Koophandel, geaccepteerd: -Een verklaring op basis van artikel 2:403 BW. -Een concerngarantie, waaruit blijkt dat de holding of het moederconcern zich bij gunning van de Opdracht aan Inschrijver, volledig en zonder voorwaarden garant stelt voor de nakoming van alle verplichtingen, die voortvloeien uit de voor de Opdracht te sluiten (Raam)Overeenkomst(en)." Betreft Financiele draagkracht, pagina 31 van 39 28 Vraag Voor de financiele en ecomonische draagkracht maken wij gebruik van onze moeder. Kunt u specifiek aangeven waar wij dit in de eigen verklaring moeten aangeven? "Ingeval door Inschrijver een beroep op derden wordt gegaan in het kader van de financiële en economische draagkracht dient dit door Inschrijver in punt 8 van de Eigen Verklaring te worden toegelicht." Betreft Eis 23: 29 Vraag Kunt u aangeven wat de tolerantie is bij de machinewikkelfolie? Nee DJI kan dit niet aangeven. DJI gaat derhalve uit van een minimale tolerantie, Betreft Eis 22 30 Vraag Kunt u aangeven wat de toleratie is van de handwikkelfolie Nee DJI kan dit niet aangeven. DJI gaat derhalve uit van een minimale tolerantie, Betreft eis 14 31 Vraag De slitsen dienen nagenoeg recht, haaks en rafelvrij te zijn. Kunt u aangeven wat de reden is dat dit rafelvrij moet zijn? En kunt u aangeven hoe u dit gaat controleren? Rafelvrij maken vergt namelijk een extra handeling in het productieproces, wat invloed heeft op de productiekosten. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 6 of 10
"In de tekst in eis 14 staat ""De slitsen dienen nagenoeg rechts, haaks en rafelvrij/afvalvrij te zijn en dienen tot maximaal de materiaaldikte van het karton voorbij het hart van de buiglijn te lopen"". Dit zal door DJI optisch worden gecontroleerd. Een weloplettende inschrijver zal lezen dat DJI in deze eis zegt dat slitsen nagenoeg recht, Haaks en rafelvrij/afvalvrij moeten zijn. " Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft NvI 32 Vraag Indien er nog ruimte na de NvI 1 voor het stellen van vragen, heeft dit dan invloed op de uiteindelijke inschrijfdatum? DJI gaat er vanuit dat de gegeven antwoorden in deze Nota van Inlichtingen voldoende informatie en verduidelijking verschaft, op basis waarvan de potentiële Inschrijvers in staat zullen zijn een Inschrijving op te maken en in te dienen. Mochten er echter toch vragen zijn die van zwaarwegend belang zijn, dit ter beoordeling van DJI, dan zal DJI deze beantwoorden en de wettelijke inschrijftermijn verschuiven tot minimaal 6 dagen, Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft NVI 33 Vraag Indien de NvI 1 nog verdere vragen oproept, is er dan nog ruimte voor verdere vragen te stellen? DJI gaat er vanuit dat de gegeven antwoorden in deze Nota van Inlichtingen voldoende informatie en verduidelijking verschaft, op basis waarvan de potentiële Inschrijvers in staat zullen zijn een Inschrijving op te maken en in te dienen. Betreft Bijlage 1 checklist deel 4 34 Vraag U vraagt het inschrijfformulier volledig in te vullen. Echter is onderdeel van de checklist dat we aan moeten geven wat het nummer van de bijlage / paginanummer van de inschrijving de desbetreffende bijlage vindbaar is. Bij een digitale inschrijving lijkt me dit niet mogelijk. Kunt u dit aanpassen. Dit wordt niet aangepast. Regulier Bestaat een Inschrijving uit een aanbiedingsbrief met hierachter de door DJI gevraagde bijlagen. De Checklist is een hulpmiddel zodat Inschrijvers zich bewust zijn van de minimaal in te dienen documenten. Betreft Eis 30 35 Vraag Inschrijver focust zich in haar bedrijfsvoering op duurzaam ondernemen en het terugdringen van vervoersbewegingen. Om deze reden wordt er gewerkt met vaste routedagen. In verband met deze routedagen ziet inschrijver de eis genoemd onder 30 aangepast naar 5 ipv 3 werkdagen. Is dit akkoord? Dit is niet akkoord, alhoewel DJI duurzaam ondernemen van belang acht is er echter ook een commercieel belang vanuit de zijde van DJI. Zij dient namelijk tijdig te produceren voor, en te leveren aan, haar opdrachtgever. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 7 of 10
Betreft Prijzenblad 36 Vraag Kunt u de tolerantie in de afmeting van de amerikaanse vouwdozen aangeven? Zie hiervoor eis 12 uit bijlage 4 Programma van eisen. Betreft prijzenblad 37 Vraag U heeft 50my tassen uitgevraagd. Gezien de afmeting lijkt dit ons erg dik. Kunt u een toelichting geven waarom u voor deze dikte gekozen heeft en wat het gebruikersdoel is van deze tassen? "In het prijzenblad met betrekking tot de tassen staan een tweetal fouten. Ten eerste staat het volgende artikel omschreven: Hemddraagtas LDPE, transparant, 50 my, 37 / 34 x 70cm, doos á 400 stuks, dit moet zijn:ldpe shopper, 45my 37+(2x17)x70cm transparant, doos á 400 stuks. ten tweede staat het volgende artikel beschreven: Hemddraagtas LDPE, transparant, 50 my, 27 + 12 x 48cm, doos á 1000 stuks. dit moet echter zijn: Hemddraagtas LDPE, transparant, 30 my, 27 + 12 x 48cm, doos á 1000 stuks. De prijsopgavetabel wordt aangepast. Zie hiervoor de nieuwe versie bijlage 6 prijsopgavetabel en invulinstructie welke is toegevoegd aan de Map ""Nota van Inlichtingen." Betreft prijzenblad 38 Vraag Kunt u aangeven hoe u de aangeboden producten zult controleren op specficaties (met name lengte per rol en dikte van de folie) DJI kan, indien nodig, producten laten testen door een onafhankelijke externe instantie. Mocht hieruit blijken dat de producten niet voldoen aan hetgeen opgenomen is in het Beschrijvend document en zijn bijlage dan zal DJI over gaan tot ingebreke stelling mocht hierop geen verbetering plaatsvinden dan zal DJI overgaan tot ontbinding. DJI gaat er echter vanuit dat de opdrachtnemer zich gedraagt als goed opdrachtnemer en hetgeen levert wat is overeengekomen. Betreft prijzenblad 39 Vraag U heeft geen specificaties aangeven voor de krimpfolie. Kunt u deze alsnog vermelden? (lengte, breedte, dikte) DJI kan geen verdere specificatie opgeven gezien de diversiteit van folie die nu wordt afgenomen en die in de toekomst afgenomen gaat worden. De DJI wenst derhalve een kiloprijs te ontvangen. Betreft Prijzenblad Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 8 of 10
40 Vraag U heeft geen specificaties aangeven voor de buisfolie. Kunt u deze alsnog vermelden? (lengte, breedte, dikte) DJI kan geen verdere specificatie opgeven gezien de diversiteit van folie die nu wordt afgenomen en die in de toekomst afgenomen gaat worden. De DJI wenst derhalve een kiloprijs te ontvangen. Betreft Eis 57: 41 Vraag Is opdrachtgever bereid om het eerste half jaar van de overeenkomst te zien als implementatiefase, waarop de boete clausule niet van toepassing is? nee, echter zal zoals is gesteld in eis 57, over de eerste 6 maanden geen boete van toepassing zijn. Hiervan is pas sprake na de volgende periode van 6 maanden hierop volgend. Betreft Prijzenblad 42 Vraag U geeft in het beschrijvend document aantallen per productgroep aan. Om tot een juiste prijs per product te komen willen wij graag de aantallen per stuk per product ontvangen. deze zijn vermeld in bijlage 9, hierbij zijn fictieve aantallen benoemd Categorie Contractvoorwaarden Betreft Overeenkomst 10.2 43 Vraag Er staat in artikel 10.2 factureringsbetrouwbaardeid. Kunt u dit aanpassen naar factureringsbetrouwbaarheid. Dit wordt aangepast Categorie Contractvoorwaarden Betreft art. 2.3 overeenkomst 44 Vraag In artikel 2.3 schrijft u dat de overeenkomst, zonder opgave van reden, tussentijds door middel van en aangetekend schrijven kan worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal drie maanden. Feitelijk betekent dit dat u als opdrachtgever een overeenkomst sluit van drie maanden. Inschrijver vraagt u dit artikel te verwijderen uit de overeenkomst en anders vast te stellen bij welke redenen er deze mogelijkheid voor opdrachtgever is. Wanneer dit artikel in de overeenkomst blijft vragen wij u deze wederkerig te maken. "DJI gaat er van uit dat de overeenkomst voor minimaal 2 jaar wordt aangegaan en tussentijds niet zal worden opgezegd. DJI is evenwel een politiek gestuurde organisatie en onderhevig aan politieke koerswijzigingen, welke invloed hebben op het primaire proces van DJI welke weer invloed heeft op de behoefte (vraag) van DJI aan producten en/of diensten. DJI is om die reden van mening dat zij de mogelijkheid van tussentijdse opzegging dient te handhaven. DJI zal het artikel niet aanpassen dan wel laten vervallen. " Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 9 of 10
Categorie Contractvoorwaarden Betreft Overeenkomst in combinatie met 1.3 beschrijvend document 45 Vraag U geeft in het beschrijvend document (1.3) een overeenkomst van 4 jaar aan en in artikel 2.2 van de overeenkomst staat een overeenkomst van 2 jaar met 2 maal een verlengingsoptie van 1 jaar. Welke duur van de overeenkomst is de juiste? de juiste duur is 4 jaar. De Overeenkomst wordt hierop aangepast. Zie hiervoor de nieuwe versie bijlage 7 conceptovereenkomst welke is toegevoegd aan de Map "Nota van Inlichtingen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 20-08-2015 Pagina 10 of 10