Visitatie reglement KNGF V1.0 1 mei 2017 Visitatie Visitatie maakt onderdeel uit van het KNGF kwaliteitssysteem genaamd Masterplan Kwaliteit in Beweging (MKIB). De afgelopen jaren is in opdracht van het KNGF een wetenschappelijk onderbouwd methodiek ontwikkeld die bewezen de kwaliteit van de praktijkvoering verhoogt. Visitatie is een proces van continu verbeteren, waarin de praktijk en medewerkers geïnformeerd worden over de kwaliteit van de praktijkorganisatie, de praktijkvoering en de professionele ontwikkeling binnen de praktijk. De ruimte voor ontwikkeling binnen de praktijk staat tijdens de visitatie centraal. Uitgangspunt bij deze vorm van visitatie is formatief met daarbij vanzelfsprekend ook toetsing op bestaande wet en regelgeving. De bevindingen worden in een visitatierapport vastgelegd. Indien daartoe aanleiding is, wordt de praktijk in de gelegenheid gesteld om verbeteracties door te voeren en kan hervisitatie plaatsvinden. Bij deelnemers aan het KNGF Plusprogramma is een hervisitatie bij scores lager dan een 3 verplicht en kan het uiteindelijk niet voldoen aan visitatie gevolgen hebben voor de deelname. Afhankelijk of de praktijk een actueel HKZ of Pluscertificaat (van een andere zorgverzekeraar dan Zilveren Kruis) heeft en ervoor kiest deze wel of niet te combineren met een audit, kan de variant van de visitatie verschillen: standaard, verkort of combinatievisitatie. Een standaard of verkorte visitatie wordt uitgevoerd door twee door het KNGF opgeleide visiteurs. Minimaal één van de twee visiteurs is materiedeskundig fysiotherapeut. Bij een combinatie visitatie met HKZ en/of plusaudit (voor de zorgverzekeraars die deze vorm hanteren) volstaat 1 visiteur. Varianten van Visitatie Er zijn drie varianten van visitatie mogelijk: Standaard visitatie: voor praktijken die geen HKZ en/of Pluscertificaat hebben of deze is niet geldig op de dag van de visitatie. Deze visitatie mag door alle visiteurs die de KNGF visiteurscursus hebben gevolgd uitgevoerd worden en wordt uitgevoerd door 2 visiteurs. Verkorte visitatie: voor praktijken met een HKZ en/of Pluscertificaat geldig op de dag van de visitatie, die deze niet willen of kunnen combineren met een audit. Deze mag door alle visiteurs die de KNGF visiteurscursus hebben gevolgd uitgevoerd worden en wordt uitgevoerd door 2 visiteurs. Combinatie visitatie met audit: voor praktijken met een HKZ en/of Pluscertificaat geldig op de dag van de visitatie en deze graag willen combineren met de HKZ en/of Plus audit. Deze mag alleen door visiteurs worden uitgevoerd die de KNGF verkorte visiteurscursus voor auditoren hebben gevolgd en auditor zijn bij een instantie die deze documenten mag afgeven. Visiteurs Visiteurs zijn opgeleid door daartoe geschoolde opleiders in opdracht van het KNGF. Visiteurs kunnen na het afronden van de cursus zelfstandig in tweetallen visitaties in het land gaan uitvoeren. Naast het visiteren volgt een visiteur minimaal één keer per twee (2) jaar een verplichte bijscholing in de vorm van terugkom activiteiten. Dit om te voldoen aan eisen rondom de kwaliteitsborging van de visiteur. Het KNGF draagt er zorg voor dat alleen Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 1
visiteurs die voldoen aan de opleiding- en accreditatie-eisen in de ICT omgeving Compass vermeld staan. Er zijn twee groepen visiteurs: 1. Visiteurs die de standaard visiteursopleiding hebben gevolgd Deze groep visiteurs mogen praktijken visiteren die kiezen voor de standaard of verkorte visitatie. 2. Visiteurs die de verkorte visiteursopleiding voor auditoren hebben gevolg Deze groep visiteurs mogen een standaard visitatie, verkorte of combinatie visitatie uitvoeren. De combinatie visitatie mag echter alleen uitgevoerd worden door auditoren van een certificerende instantie die de KNGF verkorte visiteurscursus hebben gevolgd. Taken visiteur De visiteur beoordeelt de kwaliteit van eerstelijns fysiotherapiepraktijken door middel van praktijkvisitatie. De visitatie wordt door twee visiteurs uitgevoerd, waarvan tenminste één fysiotherapeut is. De visitatie richt zich op de ontwikkeling van de praktijk als organisatie, waarbij de professionele ontwikkeling van de medewerkers een onderdeel is. De intercollegiale visitatie heeft een informerende functie op basis van vooraf bekende kwaliteitsindicatoren en geeft aan waar de praktijk staat en waar nog ruimte voor ontwikkeling is. Input voor deze informatie is het praktijkportfolio dat -voorafgaand aan de visitatie - door de te visiteren praktijk beschikbaar wordt gemaakt voor de visiteur. Tijdens de intercollegiale visitatie beoordelen de visiteurs het praktijkportfolio, voeren een ad random dossiertoets uit en worden rondgeleid door de praktijk. Het praktijkportfolio wordt vergeleken met regionale en landelijke gegevens over proces en uitkomsten van fysiotherapeutische zorg (benchmark). Eventuele afwijkingen van regionale en landelijke gemiddelden zijn input voor gesprek tijdens de visitatie. Op basis van de visitatie stelt de visiteur samen met de collega visiteur een rapport op dat ter beschikking wordt gesteld voor de praktijk. Profiel visiteur Een visiteur: Is werkzaam als fysiotherapeut in de patiëntenzorg of een niet fysiotherapeut met relevante werkervaring op het gebied van visitatie (met name gericht op formatief visiteren) Heeft aantoonbare kennis van en ervaring met kwaliteitssystemen in de zorg Heeft kennis van ontwikkelingen in de beroepsgroep fysiotherapie op gebied van dossiervoering, richtlijnen, beroepsprofiel en praktijkvoering Is in staat om leiding te geven aan de visitatie en groepsprocessen te sturen Beschikt over goede gesprekstechnieken en is in staat om door te vragen Heeft de hiervoor ontwikkelde opleiding tot visiteur van het KNGF met succes afgerond Is integer en betrouwbaar Heeft een reflectieve attitude Heeft goede verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 2
Praktijkvertegenwoordiger De praktijkvertegenwoordiger is een door de praktijk aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor het aanleveren van de kwaliteitsinformatie voorafgaand aan de visitatie. De praktijkvertegenwoordiger is de contactpersoon van de praktijk naar het visitatiepanel toe en begeleidt het visitatiepanel tijdens de visitatie. Idealiter is dit een praktijkeigenaar, maatschapslid of medewerker kwaliteitsbeleid. Per praktijk zijn tijdens de visitatie maximaal 2 praktijkvertegenwoordigers aanwezig. Overeenkomst De visiteurs en de te visiteren praktijk sluiten een overeenkomst van visitatie af, voorafgaand aan de visitatie. Deze overeenkomst is minimaal 14 dagen voor de visitatiedatum ondertekend door alle partijen. Deze overeenkomst is een getekende overeenkomst door de praktijkvertegenwoordiger en de beide visiteurs. Op de overeenkomst staan o.a. de datum van visitatie en de kosten en de vermeld. Daarnaast dient er een door de visiteurs ondertekende geheimhoudingsovereenkomst met de te visiteren praktijk te zijn. Dit kan onderdeel uitmaken van de eerder genoemde overeenkomst, maar mag ook naar wens van de visiteur of praktijk een aparte overeenkomst zijn. Borging kwaliteit van de visitatie De kwalitatieve borging van de visitatie ligt bij de visiteurs zelf. De kwaliteit van de visiteurs wordt bewaakt door middel van de intrinsieke scholing en de vanuit het KNGF verplichte terugkombijeenkomsten, waarbij visiteurs bijscholing volgen en kunnen leren van elkaar. Een visitatie mag alleen verricht worden door daartoe opgeleide KNGF visiteurs die in Compass vermeld staan. Kwaliteitsborging visiteurs Binnen een kwaliteitssysteem is borging een noodzakelijke voorwaarde. Het continue evalueren en verbeteren dat gevraagd wordt van de praktijken binnen een visitatiecyclus dient ook te gelden voor visiteurs. Uitgangspunten voor de borging van kwaliteit van de visiteurs zijn: Ingeschreven staan als KNGF visiteur in Compass Eén maal per twee jaar een verplichte terugkombijeenkomst volgen (cyclus om het jaar) Minimaal 4 visitaties per jaar verrichten Verplichting zichzelf te laten evalueren door de gevisiteerde praktijken en een up to date persoonlijk verbeter/ ontwikkelplan te hebben, dat tenminste één keer per jaar geactualiseerd wordt De visiteurs dienen elkaar te evalueren na afloop van een visitatie Eventueel verplichte toetsen met een voldoende afsluiten Indien een visiteur niet voldoet aan de uitgangspunten van de kwaliteitsborging dan wordt de visiteur uit Compass verwijderd en is dan niet meer beschikbaar voor praktijken om visitaties te verrichten volgens het KNGF visitatiemodel. Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 3
Tarieven visitatie Een visitatie wordt uitgevoerd door 2 visiteurs (m.u.v. de combinatie visitatie). Het KNGF adviseert een uurtarief van maximaal 75,00 per uur per visiteur. Dit is inclusief BTW en exclusief reiskosten à 0,19 cent p/km. Voor de combinatievisitatie kunnen afwijkende tarieven gelden. Dit is aan de certificerende instantie zelf. Annulering visitatie Indien de praktijk om gegronde redenen de visitatie annuleert geldt hiervoor als uiterste termijn 5 werkdagen voorafgaand aan de visitatiedatum. Bij een te late annulering worden de visitatiekosten door de visiteurs in rekening gebracht bij de praktijk Tijdsinvestering De richtlijn voor de tijdsinvestering in uren is; Verkorte visitatie voorwerk Visitatie praktijk nawerk verbetertraject totaal uren per visiteur HKZ/pluscertificaat 1 2 1 p.m. 4 Standaard visitatie voorwerk visitatie praktijk nawerk verbetertraject Totaal uren per visiteur Standaard 1 4 1 p.m. 6 Let op: dit is een indicatie van de tijdsinvestering! De werkelijke tijd is afhankelijk van bijvoorbeeld het tijdig en volledig aanleveren van documentatie en de omstandigheden tijdens de visitatie zelf Inzetmogelijkheden van de visiteurs Visiteurs kunnen zich aanbieden op verschillende manieren; Als zelfstandig aanbieder In dienst van marktpartijen die visitaties aanbiedt aan fysiotherapiepraktijken Andere organisaties/samenwerkingsverbanden die visitaties voor hun leden organiseren Vanuit een rechtsvorm samen met andere visiteurs Etc. Een visiteur kiest zelf in via welke weg hij/zij zijn diensten aan wil bieden. Belangrijk: het één sluit het ander niet uit! Een marktpartij heeft geen exclusiviteit wanneer een visiteur besluit zich daar aan te sluiten. Aanvragen van een visitatie als praktijk Praktijken die deelnemen aan het KNGF Plusprogramma kunnen op dit moment gebruik maken van de KNGF visitatie. Voor deze praktijken is visitatie met een frequentie van 1 keer per twee jaar verplicht. Praktijken kunnen hun standaard en verkorte visitatie aanvragen via visitatie@kngf.nl. De combinatie visitatie wordt door de praktijk afgestemd met de betreffende instantie, die vervolgens alle benodigde gegevens doorstuurt aan visitatie@kngf.nl. N.B. praktijken die dit willen dienen wel eerst er zorg voor te dragen dat alle medewerkers intervisie hebben gevolgd en de praktijk aangesloten is op de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF) en daadwerkelijk data aanlevert. Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 4
Hervisitatie Een hervisitatie vindt plaats binnen 6 maanden na de visitatie, waarbij binnen 3 maanden na de visitatie een verbeterplan beschikbaar is gesteld aan de visiteurs door de gevisiteerde praktijk. Bij een hervisitatie zijn altijd de visiteurs die de oorspronkelijke visitatie gedaan hebben opnieuw de visiteurs, tenzij de praktijk hiertegen schriftelijk bezwaar gemaakt heeft binnen 1 maand na de oorspronkelijke visitatie. Een hervisitatie, afhankelijk op welke indicatoren en onderdelen daarbinnen onvoldoende werd gescoord, kan fysiek of op afstand plaatsvinden. Binnen het MKIB (nog niet beschikbaar voor niet deelnemers KNGF Plusprogramma); Indien de praktijk er prijs op stelt om op basis van de feedback naar aanleiding van de visitatie een hervisitatie te krijgen, behoort dat tot de mogelijkheden. Deze hervisitatie kan beperkt zijn tot de indicatoren waarin tekortkomingen waren geconstateerd. Deze hervisitatie dient wel binnen 6 maanden plaats te vinden en de kosten van de hervisitatie worden in onderling overleg tussen visiteurs en praktijk vastgesteld. Dit is mede afhankelijk van het aantal indicatoren wat opnieuw getoetst dient te worden. Een verbeterplan dient dan wel binnen 3 maanden na de visitatie beschikbaar te zijn voor de visiteurs. Deelnemers KNGF Plusprogramma; Er vindt een verplichte hervisitatie plaats bij een score lager dan 3 op één of meerdere de te toetsten 6 indicatoren. De praktijk dient binnen 3 maanden na de visitatie een verbeterplan te schrijven op basis van de conclusies in het definitieve visitatierapport. De visiteur dient het KNGF Plusprogramma op de hoogte te stellen van de uitkomst van de hervisitatie visitatie@kngf.nl. Deze hervisitatie op de onvoldoende gescoorde indicatoren dient binnen 6 maanden plaats te vinden. De uitkomst dient dan 3 of hoger te zijn. Compass: online omgeving voor visitatie Compass (https://kngf.exata.nl) is het online systeem waar intervisiedeelnemers en intervisiecoaches rondom intervisie, en praktijken en visiteurs rondom visitatie met elkaar documenten delen en elkaar online kunnen beoordelen. Alleen geaccrediteerde intervisiecoaches en visiteurs staan in Compass; zij voldoen dus aan de opleidingseisen en de aanvullende eisen om geaccrediteerd te zijn/blijven. Handleidingen voor de webomgeving Compass voor intervisiecoaches, intervisiedeelnemers, praktijken en visiteurs zijn online te vinden op Compass (https://kngf.exata.nl). Klik voor de handleiding na inloggen op de paarse tegel Handleidingen en overige documenten. Voor het in stand houden en blijven verbeteren van Compass betaalt het KNGF op jaarbasis een fee. Daarnaast vraagt het KNGF de diverse gebruikers van Compass allen financieel bij te dragen aan het hebben, in stand houden en vernieuwen van het ICT systeem voor Intervisie en Visitatie (Compass). Met gebruikers wordt bedoeld: iedere CKR geregistreerde fysiotherapeut vanuit CKR gelden, de intervisiecoaches vanuit de jaarlijkse registratiegelden en de visiteurs vanuit de jaarlijkse registratiegelden. De bijdrage voor intervisiecoaches en visiteurs wordt voor de eerste keer gevraagd in het jaar nadat zij hun cursus hebben gevolgd en afgesloten Met uitzondering voor: (1) de groep intervisiecoaches die tussen augustus 2016 en 10 maart 2017 zijn gestart met de intervisiecoachcursus. Zij zijn akkoord gegaan met andere voorwaarden en zullen gevraagd worden bij te dragen met ingang van 2019. Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 5
(2) de groep visiteurs die tussen oktober 2016 en 12 mei 2017 de cursus hebben afgerond. Zij zullen gevraagd worden bij te dragen met ingang van 2019. Gebruik inloggegevens visiteurs Het afgeven van uw inlogcode voor Compass raden we ten zeerste af. Uw inlogcode van ter beschikking staande ICT omgeving Compass is namelijk ook de inlogcode voor andere (persoonlijke) portals. Bij het afgeven van uw inlogcode van de ter beschikking staande ICT omgeving Compass komt de privacy van de praktijk en de visiteur in het geding. Het KNGF draagt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid. De eventuele gevolgen van het afstaan van uw persoonlijke Compass-inloggegevens aan marktpartijen zijn voor de individuele visiteur. Het Praktijkportfolio Het praktijkportfolio bestaat uit een verzameling aan kwaliteitsdocumentatie en informatie over de praktijkvoering. Het is een praktijkarchief waarin onder andere zijn opgenomen: documenten die betrekking hebben op de kwaliteit van de praktijkvoering zoals bijvoorbeeld een beleidsplan over het jaar waarin gevisiteerd wordt en een managementreview over het voorafgaande jaar. Daarnaast kwaliteitsinformatie zoals patiëntervaringen (PREMs) en patiënt-gerapporteerde gezondsheiduitkomsten (PROMs), een zelfevaluatie van de praktijk over de kwaliteit van de praktijkvoering, het team klimaat (TCI) rapport (waarin de gemiddelde scores van alle medewerkers op de team klimaat vragenlijst anoniem zijn samengevat), overzicht van deelname van medewerkers aan de intervisie en eventueel verbeterplannen op basis van voorgaande visitaties. Het praktijkportfolio wordt aangeleverd door de praktijkvertegenwoordiger(s) en is minimaal 10 dagen voorafgaand aan de visitatiedatum volledig beschikbaar voor de visiteurs. Rol van het KNGF onderdeel visitatie Het KNGF heeft voor het onderdeel visitatie de volgende rollen: Borging inhoudelijke kwaliteit lesmateriaal opleiding tot KNGF visiteur Borging van de kwaliteitscyclus bij partijen betrokken bij de visitatie Controleren dat alleen visiteurs die voldoen aan de opleiding- en accreditatie-eisen in ter beschikking staande ICT omgeving Compass vermeld staan Beschikbaar stellen en het doorontwikkelen van de ter beschikking staande ICT omgeving Compass Specifieke services met betrekking tot invoer visitaties in de ter beschikking staande ICT omgeving Compass Beheer van de mailbox visitatie@kngf.nl Borging inhoud en kwaliteit van de beschikbare indicatoren Samenvatting proces visitatie Het proces van visitatie staat beschreven in het document Standaard visitatie en het document HKZ/Plus visitatie op Compass. Deze is te vinden onder de tegel Handleidingen en andere documentatie. Accreditatie visitatie Er zijn geen accreditatiepunten verbonden aan het ondergaan of verrichten van een visitatie. Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 6
Gedragsregels De visitatie moet ter plaatse leiden tot een ideeënuitwisseling op basis van wederzijds respect en gelijkwaardigheid, en het bespreken van de door de praktijk ingebrachte documentatie. Alle informatie die de visiteurs tot zich nemen wordt vertrouwelijk behandeld. De visiteurs verrichten hun werkzaamheden zorgvuldig naar eer en geweten en naar beste kunnen. Zij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van de uitkomst van de visitatie. Contactgegevens KNGF visitatie Heeft u vragen of opmerkingen? Dan kunt u ons bereiken via: E-mail: visitatie@kngf.nl Telefoon: 033 4672929 Visitatie reglement KNGF (versie 012017) Pagina 7