Alles over visitatie bij de NVVP

Transcriptie

1 Alles over visitatie bij de NVVP Wat is visitatie? Visitatie betekent letterlijk: bij collega s op bezoek gaan. Het belangrijkste doel van visitatie is een verbeterproces op gang te brengen, de kwaliteit van de praktijkvoering te verhogen en waar nodig aan te scherpen. Via visitatie ontdekt u de sterke en zwakke kanten van uw praktijkvoering. De Commissie Kwaliteit van de NVVP organiseert de visitatie van vrijgevestigde gz-psychologen, psychotherapeuten en klinisch psychologen. De NVVP wordt bij de opzet van de visitatie begeleid door het CBO, een landelijk kwaliteitsinstituut voor de gezondheidszorg. Is visitatie verplicht? Voor NVVP-leden is 5-jaarlijkse visitatie een verplicht onderdeel van het lidmaatschap, als toetsinstrument en borging van de kwaliteitseisen verwoord in de NVVP-brochure Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk. Visitatie is een cyclisch proces en dient na elke 5 jaar herhaald te worden. Hoe ziet een NVVP-visitatie er uit? Een visitatie vindt groepsgewijs plaats en bestaat uit twee voorbereidende bijeenkomsten van elk tweeënhalf uur met de gevormde visitatiegroep en één visitatiedag, met een algemeen deel voor de hele groep en een specifiek deel, waarbij twee van tevoren uit de visitatiegroep gekozen praktijken daadwerkelijk worden bezocht door een koppel van twee visiteurs. Aan het eind van de visitatie ontvangen alle deelnemers een visitatieverslag. De visitatie is gebaseerd op de Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk van de NVVP, die een weerspiegeling zijn van de wettelijke vereisten. Waartoe leidt visitatie? Iedere gevisiteerde ontvangt een visitatieverslag. Het ondertekende losse voorblad van het visitatieverslag vormt het bewijs dat visitatie heeft plaatsgevonden en dat de praktijk in voldoende mate aan de gestelde criteria voldoet. In het verslag zelf komen de sterke kanten en de mogelijke verbeterpunten aan de orde. In uitzonderlijke gevallen moet geconstateerd worden dat een praktijk onvoldoende aan de gestelde criteria voldoet en is de deelnemer verplicht zich binnen een half jaar te laten hervisiteren, waarbij hij/zij in staat wordt gesteld om concrete verbeterpunten in de praktijkvoering aan te brengen. Wat gebeurt er met de visitatieverslagen? Elke gevisiteerde dient zelf zijn/haar visitatieverslag te bewaren; de inhoud ervan vormt de basis voor een vervolgvisitatie na 5 jaar. De NVVP houdt alleen bij wie gevisiteerd zijn en of een eventuele verplichte hervisitatie heeft plaatsgevonden, maar bewaart niet de inhoudelijke verslagen. Wie kan deelnemen aan visitatie? Elk NVVP-lid kan zich bij het NVVP-bureau opgeven voor visitatie via [email protected] aan de hand van de deelnamelijsten op het ledendeel (Mijn NVVP)van de NVVP-website. Gz-psychologen, psychotherapeuten of klinisch psychologen die geen NVVP-lid zijn, kunnen zich melden om op vrijwillige basis te worden gevisiteerd, tegen de gebruikelijke prijs vermeerderd met de kosten van een jaar lidmaatschapscontributie.

2 Hoe groot is de visitatiegroep? U kunt zich individueel of als groep (intervisiegroep of groepspraktijk) opgeven voor visitatie. Een visitatiegroep bestaat uit 6 tot 8 NVVP-leden, zo mogelijk uit eenzelfde regio. Indien nodig zullen bij een aanmelding als groep -met het oog op de kosten- enkele collega s worden toegevoegd, totdat een groepsgrootte van 6 tot 8 gz-psychologen, psychotherapeuten of klinisch psychologen is bereikt. Leden van een groepspraktijk kunnen er ook voor kiezen om in verschillende visitatiegroepen te worden ingedeeld. Wie visiteren? Het visitatietraject van een visitatiegroep wordt begeleid door een koppel van twee visiteurs. Een visiteur is een collega die zelf is gevisiteerd, getraind tot visiteur en voldoet aan de gestelde voorwaarden (zie onderstaande bijlage). Gestreefd wordt naar een dusdanige samenstelling van visiteurkoppels dat tenminste één van hen praktiseert of heeft gepraktiseerd in vergelijkbare omstandigheden als de te visiteren leden (bijv. solopraktijk, groepspraktijk of praktijk voor kinder- en jeugdpsychotherapie). Gezien de grootte en diversiteit van de visitatiegroep en het beschikbare aantal visiteurs zal het niet altijd mogelijk zijn hier in alle opzichten aan te voldoen. Er wordt getracht te voorkomen dat de visiteurs werkzaam zijn in dezelfde regio als de te visiteren praktijken. Leden van het NVVP- of een RVVP-bestuur of een commissie/werkgroep van de NVVP/RVVP kunnen -om ongewenste vermenging van functies te voorkomen- geen visiteur zijn. Tenminste drie weken vóórdat de eerste voorbereidende bijeenkomst plaatsvindt, maakt het NVVPbureau de namen van de visiteurs bekend aan de leden van de visitatiegroep. Een te visiteren praktijk kan vervolgens tot twee weken van tevoren tegen één of meer visiteurs (via het NVVP-bureau) bezwaar maken bij de Visitatiecommissie i.o. en indien deze het bezwaar gegrond acht, wordt (worden) de betreffende visiteur(s) vervangen. Wat houden de voorbereidende bijeenkomsten in? De daadwerkelijke visitatie wordt voorafgegaan door twee voorbereidende bijeenkomsten van elk tweeënhalf uur, die volgens een vast protocol verlopen. De bijeenkomsten worden bij voorkeur in de praktijk van een visitatiegroepslid gehouden. De visiteurs zijn op deze avonden nog niet aanwezig. Uiterlijk twee weken voor de eerste bijeenkomst wijzen de groepsleden een voorzitter uit hun midden aan, die de voorbereidende bijeenkomsten leidt aan de hand van de protocollen. Als door de groep geen voorzitter gekozen is, zal het bureau iemand uit de groep verzoeken deze taak op zich te nemen. Een van de visiteurs neemt -voor de eerste voorbereidende bijeenkomst- contact op met de voorzitter om eventuele vragen te beantwoorden. De leden van een visitatiegroep ontvangen voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst een visitatiemap met daarin de visitatievragenlijst, de 360-graden-feedbackvragenlijst, de checklist dossieronderzoek en een formulier voor de verbeterplannen. De eerste voorbereidende bijeenkomst: Op deze eerste bijeenkomst worden met uitzondering van de 360-graden-feedbackvragenlijst- alle volledig ingevulde vragenlijsten in de visitatiegroep besproken. Via deze papieren oriëntatie wordt eerst gekeken naar het belang dat ieder hecht aan de verschillende kwaliteitscriteria en de mate waarin hij/zij zelf aangeeft hieraan te voldoen. Ook neemt ieder twee willekeurig gekozen, zo mogelijk geanonimiseerde cliëntdossiers uit zijn eigen praktijk mee. In koppels wordt aan de hand van de checklist dossieronderzoek bekeken in hoeverre deze dossiers voldoen aan de kwaliteitscriteria en waar men afwijkt. De tweede voorbereidende bijeenkomst van een visitatiegroep (opnieuw zonder visiteurs) staat in het teken van reflectie op het eigen functioneren met behulp van de ingevulde 360-gradenfeedbackvragenlijst, het zelf formuleren van suggesties voor verbetering, het zelf stellen van prioriteiten hierin en het op basis hiervan opstellen van een verbeterplan. Deze zaken worden voorafgaand aan de tweede bijeenkomst door alle groepsleden op papier geformuleerd. Per invalshoek/thema worden de verbeterplannen onderling besproken.

3 Na deze tweede bijeenkomst zenden de leden van de visitatiegroep alle ingevulde vragenlijsten en verbeterplannen aan het NVVP-bureau, die deze kopieert, aan de leden van de visitatiegroep retourneert en aan de betreffende visiteurs stuurt ten behoeve van de bespreking op de visitatiedag. Wat gebeurt er op de visitatiedag? Na de voorbereidende bijeenkomsten wordt onder leiding van de visiteurs de visitatiedag gehouden. In het ochtenddeel vindt reflectie plaats op de ingevulde vragenlijsten en de verbeterplannen van alle individuele deelnemers. Aan de hand van de visitatievragenlijsten wordt gesproken over o.a. de thema s diagnostiek, indicatiestelling en behandelplan, alsmede over de verbeterplannen m.b.t. de dossiervoering. In de middag bezoeken de visiteurs twee willekeurig gekozen praktijken, waarbij onder meer wordt nagegaan hoe de papieren informatie in de praktijk is geregeld. Welke twee praktijken bezocht worden, wordt twee weken van tevoren doorgegeven aan de visitatiegroep. Het al dan niet bezocht zijn door de visiteurs heeft geen invloed op de status van het visitatieverslag. Wat zijn de kosten van een visitatie? De reële kosten van een visitatie bedragen 554,24 exclusief BTW en 684,25,= inclusief BTW. In overleg met de belastinginspectie wordt bezien of de BTW-heffing kan vervallen vanwege de koppeling aan het NVVP-lidmaatschap. De kosten voor niet-leden bedragen 684,25 vermeerderd met de kosten van de jaarcontributie voor het gewone lidmaatschap. Het gaat hier om beroepskosten die fiscaal aftrekbaar zijn. Waaruit bestaat het visitatieverslag? In het uiteindelijke visitatieverslag zijn opgenomen: de visitatievragenlijst: de sterke punten, de verbeterpunten en de conclusies met betrekking tot de volgende thema s: (1) intake en indicatiestelling, (2) behandeling / professioneel handelen, (3) afronding van de behandeling, (4) informatieverstrekking, (5) randvoorwaarden beroepsuitoefening en (6) verbeterplan ( slotvragen visitatievragenlijst); het dossieronderzoek: sterke punten, verbeterpunten, conclusies; de 360-graden-feedbackvragenlijst: sterke punten, verbeterpunten, conclusies m.b.t. (1) samenwerking met feedbackvrager, (2) door feedbackgevers genoemde resultaten waaraan de gevisiteerde een relevante bijdrage heeft geleverd en (3) door feedbackgevers genoemde persoonlijke kwaliteiten of competenties. Ook is aangegeven door welke derden (naar keuze van gevisiteerde) feedback is gegeven, waarbij functies en relatie tot feedbackvrager worden genoemd. het eventuele praktijkbezoek: in hoeverre is de papieren oriëntatie (vragenlijsten) in overeenstemming met de daadwerkelijke praktijk en zijn er eventuele verbeterpunten te formuleren? aanbevelingen en eindconclusie. Wat als de gevisiteerde het niet eens is met het visitatieverslag? Indien de gevisiteerde het niet eens is met het visitatieverslag, kan schriftelijk bezwaar worden aangetekend bij de Visitatiecommissie i.o. met het verzoek om een gesprek. Correspondentie en bezwaren kunnen desgewenst aan het visitatieverslag worden toegevoegd. Wat is de rol van de Visitatiecommissie i.o. bij het visitatieverslag? Het visiteurkoppel legt zijn bevindingen, aanbevelingen en adviezen voor iedere gevisiteerde vast in een visitatieverslag, dat ter bespreking wordt voorgelegd aan de Visitatiecommissie i.o. (zie bijlage). De Visitatiecommissie i.o. bespreekt de door de visiteurs opgestelde visitatieverslagen en geeft in een begeleidend schrijven aan de gevisiteerde haar algemene indruk weer. Het visitatieverslag wordt toegestuurd aan de gevisiteerde praktijk; er wordt geen kopie bewaard tenzij een hervisitatie wordt aanbevolen. Wel bewaart de NVVP c.q. de Visitatiecommissie i.o. een

4 lijst met gevisiteerde NVVP-leden en indien een hervisitatie is aanbevolen, wordt dit vermeld tot deze heeft plaatsgevonden. Zijn er criteria voor hervisitatie? Er zijn op dit moment nog geen harde criteria voor het aanbevelen van hervisitatie. Het uitgangspunt is dat iedere gevisiteerde in principe in voldoende mate aan de relevante wetgeving en de Beroepscode voldoet. Hervisitatie wordt aanbevolen indien een meerderheid van de Visitatiecommissie i.o. op grond van het visitatieverslag en in overleg met de betreffende visiteurs van mening is dat er sprake is van zodanige nalatigheid en/of overtreding van relevante wetgeving of Beroepscode dat schade kan ontstaan voor cliënten De gevisiteerde kan desgewenst aan het visiteurkoppel dan wel aan de Visitatiecommissie i.o. advies vragen hoe een en ander verbeterd zou kunnen worden.

5 Bijlage >> De visiteurs Een visiteur is een collega die daartoe binnen de NVVP is opgeleid en voldoet aan een aantal criteria. Hij/zij: is gewoon lid van de NVVP is minimaal 5 jaar werkzaam als vrijgevestigd gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog is minimaal 650 uur per jaar werkzaam in de eigen GGZ-praktijk onderschrijft de visie en werkwijze zoals omschreven in het Visitatiereglement is zelf gevisiteerd bij de NVVP heeft in de praktijk meegelopen met een ervaren visiteurkoppel van de NVVP. Om ongewenste vermenging van functies te voorkomen mogen visiteurs geen deel uitmaken van het bestuur, een commissie of werkgroep van de NVVP of een RVVP. >> Pool van visiteurs Bij de samenstelling van de pool van visiteurs wordt gekeken naar de volgende selectiecriteria: de gewenste grootte van de visiteurspool de verdeling over de verschillende regio s heeft de visiteur een solopraktijk of een groepspraktijk heeft de gevisiteerde een praktijk voor volwassenen of voor kinderen en jeugdigen evenwichtige verdeling van mannen en vrouwen een evenwichtige spreiding in leeftijd. Als er meerdere leden zijn die na toepassing van de bovenstaande criteria in aanmerking komen, wordt er geloot. Om het visitatiesysteem meer betrouwbaar voor buitenstaanders te maken wordt bekeken wat noodzakelijk is om de visitatie meer stevigheid te geven, waarbij tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de behoefte aan een veilige en vertrouwde sfeer om zelf verbeterpunten te benoemen en een verbeterplan op te stellen. Als al wordt besloten andere professionals bij de visitatie te betrekken zal dat pas op termijn zijn en dienen aspecten m.b.t. de bescherming van de privacy vooraf goed te worden geregeld. >> De Visitatiecommissie i.o. De Visitatiecommissie i.o. wordt door het NVVP-bestuur ingesteld en bestaat uit ten minste drie leden, waarvan twee tot visiteur zijn opgeleid. Het derde commissielid is lid van de Commissie Kwaliteit van de NVVP. De Visitatiecommissie i.o. legt jaarlijks aan het NVVP-bestuur verantwoording af over haar werkzaamheden, met vermelding van problemen van algemene aard die zich bij de visitaties hebben voorgedaan, alsmede een financiële verantwoording van de door haar t.b.v. de visitaties gemaakte kosten. In afwachting van de definitieve oprichting en installatie van de Visitatiecommissie worden haar taken uitgevoerd door de Commissie Kwaliteit van de NVVP.