Toolkit media-aandacht Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Stappenplan 3. Tips & trics voor interviews 4. Social Media 5. Feiten en cijfers 6. Bijlagen a. Persbericht met kader voor persoonlijke verhaal b. Begeleidende brief voor media (voor WTG) c. Persbericht met kader voor persoonlijke ervaringsverhaal WTG d. Begeleidende brief voor media (na WTG) Hoofdstuk 1: Inleiding In aanloop naar én na afloop van de komende World Transplant Games is het belangrijk om zoveel mogelijk media-aandacht te genereren. Aandacht van de media ondersteunt ons doel om te laten zien dat orgaandonatie belangrijk is. Een nieuw orgaan kan namelijk de start van een nieuw leven betekenen. Met de WTG krijgen we de kans om een positief beeld te geven over het leven na een (orgaan)transplantatie. De spelen laten zien dat (top)sportprestaties weer tot de mogelijkheden behoren. Het vertellen van je persoonlijke verhaal, in combinatie met het profileren van Stichting Sport en Transplantatie, zorgt voor meer naamsbekendheid, dat weer tot een groeiend ledenaantal en meer sponsoring kan leiden. Deze toolkit is bedoeld om je zoveel mogelijk ondersteuning en kennis te geven bij contacten met media. Toolkit media-aandacht! 1
Hoofdstuk 2: Stappenplan Fase 1: Voorbereiding (per direct) Persoonlijk artikel In bijlage 6a + 6c tref je persberichten aan met kaders die je kunnen helpen bij het samenstellen van je persoonlijke verhaal. Kies een goede kwaliteit (sport)foto van jezelf Medialijst Selecteer welke lokale media jij wilt gaan benaderen om jouw artikel te plaatsen om aandacht te besteden aan de World Transplant Games. Vraag familieleden en vrienden welke tijdschriften, kranten, huis aan huis-, verenigings-, personeelsbladen en websites zij geschikt vinden voor jouw verhaal. Vraag familieleden en vrienden of zij jouw artikel ook doorsturen naar bekenden. Bovenstaande uitkomst vormt jouw persoonlijke medialijst met hierop de namen en e-mailadressen van contactpersonen. Fase 2: Uitvoering (vanaf half februari) Persbericht voorafgaand aan de WTG Document 6a (persbericht, aanvullen met je persoonlijke verhaal) kun je, samen met de begeleidende brief voor media (6b), versturen naar de contacten op jouw persoonlijke medialijst in periode voordat de WTG begonnen zijn. Stuur een goede kwaliteit (sport)foto van jezelf (bv. tijdens een training) als bijlage mee. Persbericht na afloop van de WTG Document 6c (persbericht, aanvullen met je persoonlijke ervaring) kun je, samen met de begeleidende brief voor media (6d), versturen naar de contacten op jouw persoonlijke medialijst als follow-up zodat men weet hoe jij de WTG in Zuid Afrika beleefd hebt. Stuur een goede kwaliteit sportfoto van jezelf tijdens de WTG in Durban mee. Toolkit media-aandacht! 2
Planning Periode Omschrijving Aktie Document > nu Bekendmaking selectie WTG benaderen lokale media individueel door sporters 6 april Teamdag SET Centraal vanuit communicatie commissie april - juli Voorbereiding op WTG benaderen lokale media individueel door sporters 25 juli Vertrek Durban Centraal vanuit communicatie cie. 28 juli Start WTG - SA Website/facebook/twitter centraal en indiviudeel 4 augustus Einde WTG - SA Via website - centraal vanuit communicatie cie. 5 augustus Aankomst WTG team per bus Centraal persmoment in Nederland 6 a en b n.v.t. 6 a en b n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. > 5 augustus Ervaringsverhalen WTG (resultaat) benaderen lokale media individueel door sporters 6 c en d?? Reünie Centraal vanuit SET n.v.t. Fase 3: Jouw verhaal wordt geplaatst Goed nieuws je wordt benaderd en je verhaal wordt geplaatst. Bij lokale media kan het gebeuren dat je niets hoort, maar jouw verhaal toch geplaatst blijkt te zijn! Praktische tips wanneer je een interview hebt gegeven: Vraag of je het artikel mag lezen voordat het wordt geplaatst zodat je kunt controleren of de feiten juist zijn en of er is geschreven wat jij bedoelde te zeggen. Check of de website in het artikel genoemd wordt: www.sportentransplantatie.nl Stuur het artikel aan webmaster@sportentransplantatie.nl zodat jouw artikel ook op de website verschijnt. Vermeldt medium en de datum van plaatsing. Noem geen transplantatie-datum, dit kan gerelateerd worden aan de donor. De keuze om te weten wie de ontvangers zijn is aan de nabestaanden. Houd deelname aan de WTG positief. Het interview heeft als doel om mensen bewust te maken van de positieve gevolgen na donatie om ze zodoende aan te zetten tot registratie als donor. Toolkit media-aandacht! 3
Houd het belang voor andere mensen, die een transplantatie hebben ondergaan of daarop wachten, in de gaten. Vermijd uitspraken die het hogere doel niet dienen, zoals: eventuele teleurstelling over je prestatie, organisatie, je gesteldheid, enz. je reis is een sportreis en geen vakantie; het evenement is bedoeld om mensen bewust te maken van het belang van orgaandonatie en het stimuleren van orgaanregistratie. meld, indien dit ter sprake komt, dat eventuele vakantie op eigen kosten gaat. Deze YouTube filmpjes met voorbeelden zijn ook erg verhelderend: Koefnoen, mediatraining Balkenende: http://www.youtube.com/watch?v=lj15hf7wjge Rowan Atkinson en John Cleese: http://www.youtube.com/watch?v=ogfz9gt0-fc Secrets of media training: http://www.youtube.com/watch?v=zvwebcbemuq De wereld draait door: http://www.youtube.com/watch?v=todrhfvchr0 Lachende interviewer: http://www.youtube.com/watch?v=3rit6ubekt4 How to prepare for media interviews: http://www.youtube.com/watch?v=pqlofqbjlvg&feature=related Getting ready for a media interview: http://www.youtube.com/watch?v=pqlofqbjlvg&feature=related At ease with the media: online media training: http://www.youtube.com/watch?v=yfxxpoqx5xq&feature=related Toolkit media-aandacht! 4
Hoofdstuk 3: Tips & tricks voor interviews Zorg dat je alle feitelijke informatie beschikbaar hebt tijdens het interview Zorg dat je weet welke boodschap je wilt vertellen Verdiep je in de lezers/luisteraars/kijkers: wie zijn zij en wat is voor hen interessant? Bepaal je eigen grens: dat wat je niet wilt vertellen, hoef je niet te vertellen. Als de journalist vasthoudt, kun je in je antwoord een andere weg inslaan Bereid je voor: welke vragen kun je verwachten en hoe ga je daarop reageren? Hoe preciezer je formuleert, hoe groter de kans is dat het ook zo in het verhaal terugkomt Zorg voor een voorgesprek met de journalist om helder te krijgen wat hij of zij voor ogen heeft met het interview: wat wordt de sfeer of de invalshoek van het verhaal, interviewt hij/zij nog anderen? Maak afspraken over voorinzage van de tekst. Het is gebruikelijk dat je een interview mag checken op feitelijke onjuistheden. Wees voorzichtig met meningen of standpunten geven tijdens een interview. Als ze op schrift staan komt het soms erg stellend over. Meestal is het erg moeilijk om het dan nog aangepast te krijgen, je hebt het tenslotte zelf gezegd. Je mag best even nadenken voor je een vraag beantwoordt. Neem die ruimte en als je een antwoord niet weet: zeg dat je het uit gaat zoeken en dat je het antwoord via e-mail nastuurt. Voor feitelijke informatie kun je de interviewer ook altijd doorverwijzen naar Sport en Transplantatie (contactpersoon voor media: Mijke Smit (06-1439 4513). Als een journalist jou spontaan belt met een paar vragen, hoef je niet meteen te antwoorden. Zeg dat je hem of haar graag te woord wilt staan, maar dat je je even wilt voorbereiden. Soms is het een tactiek van de journalist om je te overvallen, omdat mensen spontaan vaak meer zeggen dan ze eigenlijk kwijt willen ʻOff the recordʼ bestaat niet. Besef dat de journalist ook informatie in zijn/haar artikel kan verwerken die hij/zij heeft vergaard tijdens het napraten na afloop van het interview. Zeg dus ook dan niets wat je niet gepubliceerd wilt hebben De kunst van het weglaten. Een interview geven over een onderwerp dat je zo persoonlijk raakt, vergt veel van je zelfbeheersing. Het liefst wil je alles kwijt, waarschijnlijk kun je zo twee uur praten. Bedenk dat de journalist maar beperkte ruimte heeft voor het verhaal. Blijf daarom bij je hoofdboodschap. Als de journalist zelf moet selecteren uit een lang en gedetailleerd betoog, bestaat de kans dat er een heel ander verhaal gepubliceerd wordt, dan je eigenlijk zou willen. Specifiek voor radio en tv: formuleer kort en bondig. Toolkit media-aandacht! 5
De luisteraar of kijker zal je verhaal waarschijnlijk maar één keer horen en/of zien. Breng het dus helder onder woorden. Specifiek voor tv-interviews: beweeg niet te veel, dat leidt erg af houd bewegingen klein, heftige handgebaren en heftig schudden of knikken met je hoofd heeft meestal geen functie, maar valt wel erg op draag geen kleding die heel fel of opvallend gekleurd is draag geen kleding met kleine ruitjes, streepjes, of stippeltjes Gebruik je eigen woorden, laat je geen woorden in de mond leggen. Als de journalist een stelling poneert en jij bevestigt die, dan komt die stelling misschien in het verhaal alsof jij die woorden hebt gebruikt. Beter is het om de stelling in jouw eigen woorden te herhalen. Let op de reactie van de journalist. Check af en toe bijvoorbeeld even of hij of zij je kan volgen. En als je ziet (of bij een telefonisch interview: hoort) dat hij/zij iets opschrijft of intypt, wacht dan even met praten. Je voorkomt zo dat de interviewer dingen mist Neem gerust het initiatief om een punt aan de orde te brengen of te benadrukken dat jij belangrijk vindt. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld iets te zeggen als: ʻIk wil hier graag nog iets aan toevoegenʼ of ʻwat ook heel belangrijk isʼ of ʻmag ik nog een ander punt noemenʼ Luister naar jezelf, met andere woorden: wees je bewust van wat je zegt en hoe dat overkomt Leer van anderen. Kijk of luister bijvoorbeeld eens kritisch naar interviews in kranten, op tv of op de radio. Wat past bij jou en wat absoluut niet? Wat vind je als luisteraar, lezer of kijker van het interview en waarom? Ook op youtube of via uitzending gemist kun je veel interviews terugkijken. En bovenal: blijf jezelf en ga het interview ontspannen in. Het interview is eigenlijk een ruil. De journalist wil graag interessante informatie van jou en geeft jou in ruil daarvoor aandacht in zijn/haar krant of programma. Toolkit media-aandacht! 6
Hoofdstuk 4: Social Media De meeste sporters zijn aanwezig op diverse Social platforms zoals Facebook en Twitter. Ook de Stichting Sport en Transplantatie kun je hier vinden, dus like onze pagina op Facebook voor de meer algemene berichten en sluit je aan bij de group voor de meer privacy-gevoelige berichten. Ons Twitter-account is @sportentranspl Om extra publiciteit te genereren is deelname aan één of meerdere platforms aan te raden, net als het opzetten van een blog. Zorg ervoor dat je regelmatig nieuwe informatie hierop vermeldt om het voor volgers interessant te maken en te houden. Het zou heel fijn zijn als alle blogs, websites en dergelijke bekend zijn bij de Communicatie commissie. Dit om elkaar, via de website van Sport en Transplantatie, zoveel mogelijk te helpen verwijzen naar elkaars paginaʼs. Geef deze informatie door aan stuifbergen@sportentransplantatie.nl of oudeman@sportentransplantatie.nl Ook voor vragen en hulp kunnen je bij Joachim en Martijn terecht. Toolkit media-aandacht! 7
Hoofdstuk 5: Feiten en cijfers Over Sport en Transplantatie: Stichting Sport en Transplantatie, die volledig bestaat uit vrijwilligers, coördineert vanaf 1993 de Nederlandse deelname aan de World Transplant Games. De missie van Sport en Transplantatie is het bewerkstelligen van positieve beeldvorming over orgaantransplantatie en zo donorregistratie te bevorderen. Sport en Transplantatie is een landelijke stichting en biedt actieve sportbeoefening voor mensen na een (orgaan)transplantatie op zowel recreatief als competitief nationaal en internationaal niveau. Contactpersoon voor media: Mijke Smit, smit@sportentransplantatie.nl, M 06-1439 4513 Over de World Transplant Games: Van 28 juli tot 4 augustus 2013 vinden de WTG plaats in Durban - Zuid Afrika. De WTG worden sinds 1978 elke twee jaar gehouden, onder verantwoordelijkheid van de World Transplant Games Federation (WTGF). De ene keer vinden de spelen plaats in een Europees land, de andere keer in een niet Europees land. Doel van de WTG: De wereld tonen dat mensen na een (orgaan)transplantatie een normaal en gezond leven kunnen leiden en volwaardig in de maatschappij kunnen functioneren. Hoop geven aan mensen die in afwachting zijn van een transplantatie Dankbaarheid tonen aan levende orgaandonoren en nabestaanden van post-mortale donoren. Mensen stimuleren om zich te registreren als orgaandonor. Het aantal deelnemers aan de WTG ligt rond de 1800 sporters uit zoʼn 50 landen Toolkit media-aandacht! 8
Deelname aan de WTG is mogelijk na een hart-, long, lever, nier, of stamceltransplantatie. De sporten die beoefend worden tijdens de WTG: Atletiek Badminton Golf Squah Tafeltennis Tennis Volleybal Wielrennen Zwemmen Demonstratiesport: Lawn bowls Nederlandse deelname aan de WTG wordt mogelijk gemaakt door sponsors. Zie website voor het overzicht van onze sponsors (wordt binnenkort op de site gepubliceerd). Sporters betalen een eigen bijdrage om deel te nemen. Cijfers: Voor de actuele stand van de wachtlijst, het aantal transplantaties en verdere informatie zie: www.transplantatiestichting.nl Toolkit media-aandacht! 9
Hoofdstuk 6: Bijlagen a. Persbericht voor start van WTG met kader voor persoonlijke verhaal b. Begeleidende brief voor media (voor WTG) c. Persbericht na afloop van WTG met kader voor persoonlijke ervaringsverhaal d. Begeleidende brief voor media (na WTG) Toolkit media-aandacht! 10