JAARVERSLAG FACULTEITSRAAD FACULTEIT der SOCIALE WETENSCHAPPEN Zittingsperiode 2012-2013 Neline Ritsma 4 november 2013
2
3 1. Inleiding Het jaarverslag geeft een overzicht van punten waarover de raad zich heeft gebogen in het verslagjaar 2012-2013. De faculteitsraad heeft in de zittingsperiode zeven keer vergaderd met het faculteitsbestuur. Eén van de belangrijkste punten in de afgelopen zittingsperiode was het voorstel voor een Centrale Onderwijsbalie. Hierover heeft veel overleg plaatsgevonden. De invalshoek van studenten en personeel was verschillend, waar de ene partij voordeel in de voorgestelde constructie zag, waren er voor de andere partij zorgen om de arbeidsomstandigheden van de betrokken personeelsleden. Daarnaast was er aandacht voor de overschotproblematiek van de faculteit. Een punt waarover ook op andere overlegtafels is gesproken. Reden voor de faculteitsraad om regelmatig te informeren naar de ontwikkelingen. Op onderwijsgebied speelde de Instellingsaudit van de Universiteit Leiden, waarbij om inbreng vanuit de faculteitsraad is gevraagd. Puntsgewijs wordt ingegaan op de zaken die het afgelopen jaar speelden. 2. Bezetting faculteitsraad 2012-2013 De faculteitsraad FSW bestaat uit 14 leden, gelijk verdeeld onder personeel en studenten. In het verslagjaar waren er verkiezingen voor de personeels- en studentengeleding. De samenstelling was als volgt: Personeelsgeleding Naam Partij Instituut Dr. Simone Akerboom Psychologie Psychologie Dr. Winnie Gebhardt Psychologie Psychologie Dr. Marius de Geus Sociaal Culturele Wetenschappen Politieke Wetenschap Dr. Jan Jansen Sociaal Culturele Wetenschappen Culturele Antropologie Willy Noteboom Psychologie Psychologie Drs. Silvia Richter Pedagogische wetenschappen Pedagogiek Drs. Kees Verduin Psychologie Psychologie Studentengeleding Naam Partij Opleiding Martine de la Haye SGL Politieke Wetenschap Femke Kapteijn LVS Psychologie Marie-Louise de Kruiff LVS Politieke Wetenschap Lisa Kuiper CSL Psychologie Nick Peulen* BeP Politieke Wetenschap Jasmijn Verbeek SGL Politieke Wetenschap Carolien de Wit BeP Psychologie * Nick Peulen heeft per 1 januari 2013 zijn zetel overgedragen aan Jeffrey van Gelder BeP Psychologie
4 De decaan is voorzitter van de faculteitsraad. Het voltallige faculteitsbestuur is in principe bij de raadsvergaderingen aanwezig. Het decanaat is per 1 januari 2013 overgaan van Prof. Spinhoven naar Prof. Swaab. Voor het eerst in zijn bestaan heeft de faculteitsraad een vrouwelijke voorzitter. In de decembervergadering neemt de raad afscheid van Spinhoven. Hij is vijf jaar tot volle tevredenheid van de raad voorzitter geweest. Eén van de raadsleden noemt in zijn afscheidswoord de coachende wijze van opereren die een positieve invloed heeft gehad op het functioneren van de raad. Er volgt in deze vergadering een kennismaking met Hanna Swaab, de nieuwe decaan c.q. voorzitter van de raad. 3. Onderwijszaken 3.1 Onderwijs- en examenregelingen De faculteitsraad heeft instemmingsrecht over de onderwijs- en examenregelingen (OER en) van de bachelor en masteropleidingen in de faculteit. Aan de raad zijn 12 regelingen voorgelegd, die zonder grote wijzigingen zijn aangenomen. 3.2 Gids onderwijskwaliteitszorg De gids geeft een beschrijving van alle bestaande zaken op het gebied van onderwijs en geeft inzicht in de manier waarop de faculteit het onderwijs verzorgt en omgaat met de kwaliteitszorg. De instellingsaudit van de Universiteit Leiden schrijft voor dat alle faculteiten over een dergelijke gids moeten beschikken. De raad maakt opmerkingen over het expliciteren van de doelgroep voor wie de gids bestemd is en de raad vindt dat er aandacht besteed moet worden aan de carrieremogelijkheden van de groep docenten. De opmerkingen zijn verwerkt in de definitieve versie van de gids onderwijskwaliteitszorg. 3.3 Verslag Toetsingscommissie BKO FSW 2011-2012 Eén van de prestatieafspraken die met het CvB is vastgelegd is dat het percentage docenten met een BKO (Basiskwalificatie Onderwijs) verhoogd moet worden naar 80% op 31-12-2015. De raad krijgt uitleg over deze prestatieafspraak en de financiële middelen die het CvB beschikbaar stelt om de doelstelling te bereiken. De BKO-verplichting geldt voor alle docenten. 3.4 Studieplekken De studentengeleding heeft een voorstel ingediend over de studieplekken in het gebouw. De studenten stellen voor het aantal ruimtes te vergroten. Verder willen zij dat het bestuur het gebruik van laptops gaat stimuleren. Hiervoor moeten extra stopcontacten aangelegd worden. Het ISSC heeft al aangekondigd dat er een onderzoek wordt uitgevoerd naar de huidige werkplekken. Dit onderzoek wordt afgewacht voordat het bestuur wijzigingen wil doorvoeren. Dit onderzoek gebeurt in de volgende raadsperiode. Het bestuur zal hierbij het stimuleren van laptopgebruik betrekken.
5 4. Bestuurlijke zaken 4.1. Vorming één onderwijsbureau. In de vergadering van oktober staat het onderwijsbureau voor de eerste keer op de agenda. Daarna komt het punt iedere vergadering terug, totdat het plan in de vergadering van juni voor instemming aan de raad wordt voorgelegd. De raad is in eerste instantie verdeeld: de studentengeleding ziet allerlei voordelen, mits de kennis van de medewerkers goed op peil gehouden wordt. Enkele studenten worden betrokken bij de inrichting van de onderwijsbalie. De raad vindt het positief dat hierover gesproken wordt met de studenten, maar vindt het zorgelijk dat een dergelijk gesprek niet eerst met de betrokken medewerkers heeft plaatsgevonden. De medewerkers die namelijk bij de onderwijsbalie moeten gaan werken en de docenten, worden slecht geïnformeerd. Hierdoor ontstaat er steeds meer onrust binnen de instituten over dit onderwerp. Het bestuur is zich bewust van dit gegeven, maar de complicerende factor is het ontbreken van consensus binnen de stuurgroep en de werkgroep over de plannen. De raad dringt er tijdens het hele proces op aan om beter te communiceren met de medewerkers voor het krijgen van draagvlak. Onzekerheid en gebrek aan transparantie geven veel onrust op de werkvloer. De personeelsgeleding is bang dat door alle vertragingen het steeds onaantrekkelijker zou worden om bij de centrale balie te gaan werken. Verder verzoekt de raad om er voor te waken dat er balies bij de instituten komen. Het bestuur neemt het advies van de raad ter harte. Met de medewerkers van de instituten worden gesprekken gevoerd en er vinden aanpassingen plaats in de ontwerptekeningen. Met hulp van één van de leden van de faculteitsraad stelt het OBP (ondersteunend en beheerspersoneel) van Psychologie een reactie op met een aantal kanttekeningen. Deze reactie wordt als handleiding gebruikt wanneer het rapport voor instemming aan de raad wordt voorgelegd. Het bestuur verzekert de raad dat het, samen met de kwartiermaker, alles in het werk zal stellen om het project te laten slagen. De raad stemt uiteindelijk unaniem in met het Ontwerp Centraal Onderwijsbureau. 4.2. Bestuursafspraken CvB Faculteitsbestuur Het CvB maakt prestatieafspraken met de minister van OCW en vertaalt dit door naar bestuursafspraken met de faculteiten, onderverdeeld in 16 parameters. Met de raad wordt gesproken over de haalbaarheid van deze parameters. 4.3. Instellingsaudit Universiteit Leiden De raad wordt geïnformeerd over de instellingsaudit, m.n. over de trials die plaatsvinden bij de faculteiten en opleidingen. Zo wordt het instituut Psychologie door de auditcommissie gehoord over het personeelsbeleid in relatie tot onderwijs en onderzoek. De vice-rector stuurt na afloop van de instellingsaudit, die voor de universiteit positief is verlopen, een bedankbrief aan alle betrokkenen. 5. Personele zaken 5.1. R&O-gesprekken Het bestuur overlegt met de raad over het optimaliseren van de resultaat- en ontwikkelingsgesprekken. Het bestuur streeft naar een percentage van 80% gevoerde
6 gesprekken. Dit percentage wordt in dit verslagjaar niet gehaald en stabiliseert zich op een percentage van ca. 70%, soms iets lager. Met de raad wordt gesproken over manieren om de R&O systematiek te optimaliseren. De raad blijft er bij het bestuur op aandringen om actie te ondernemen richting veelplegers, leidinggevenden die systematisch achterblijven bij het voeren van R&O-gesprekken. 5.2. Uitvoer maatregelen Arbo-veiligheid en Milieujaarplan 2012 / jaarplan 2013 De raad heeft instemmingsrecht over het Arbo-veiligheid en milieujaarplan. Jaarlijks geeft de arbo- en milieucoördinator van de faculteit uitleg over arbo- en milieuzaken. Voordat er instemming wordt gegeven aan het milieuverslag en jaarplan stelt de raad kritische vragen en geeft nuttige suggesties voor verbeteringen op het gebied van arbo en milieu. Zo worden er dit keer vragen gesteld over de brandveiligheid van kleine elektrische apparaten, het geven van voorlichting over werkhouding achter de pc en de instelbaarheid van meubilair, aanpassingen aan het gebouw, vluchtplan voor studenten en medewerkers met een lichamelijke beperking. De raad is kritisch op het terrein van het milieu. Hier zijn nog veel besparingen te realiseren. Zo wordt er op voorstel van de raad een milieuwerkgroep ingesteld. Eén van de personeelsleden stelt zich beschikbaar om bij te dragen aan initiatieven op het gebied van het milieu. 5.3. Horen van de raad over voorgenomen voordrachten leden faculteitsbestuur De raad is gedurende de zittingsperiode gehoord over de benoeming van de nieuwe decaan per 1-1-2013 en over de herbenoeming van de assessor per 1-9-2013. In beide gevallen heeft de raad een positief advies uitgebracht. 5.4. Regeling vertrouwenspersoon FSW De raad adviseert positief over de voordracht voor een vertrouwenspersoon voor facultaire personeelsaangelegenheden. De raad vindt het belangrijk dat er een onafhankelijk persoon wordt aangesteld, zodat de drempel laag ligt om bij deze persoon aan te kloppen. De raad adviseert om grote bekendheid te geven aan de regeling vertrouwenspersoon FSW. 6. Financiën / Meerjarenbegroting FSW 2014-2017 In de vergadering van augustus wordt traditioneel de concept-meerjarenbegroting voor advies aan de raad gepresenteerd. Deze begroting geeft naast een cijfermatig overzicht ook het inhoudelijke beleid weer. De raad krijgt de begroting gepresenteerd met het advies van de Commissie Planning en Begroting. De faculteit heeft een gezonde financiële positie, de facultaire reserves zijn op peil (soms zelfs bovenmatig zoals in de loop van het jaar is gebleken), het investeringsfonds wordt goed besteed en de instituten presteren goed. De instroom in de bacheloropleidingen van FSW is met circa 300 studenten gestegen. De stijging van het facultaire budget wordt grotendeels ingezet voor het realiseren van de prestatieafspraken. Gedurende het verslagjaar is er discussie over de grote reserves van de faculteit. In de U-raad worden kritische vragen gesteld. De raad informeert meerdere malen naar de stand van zaken m.b.t. de reserve problematiek. De hoge reserves zijn o.a. ontstaan door het binnenhalen van EU-subsidies en verschuivingen die hierdoor optreden in de personeelsbezetting. Het bestuur heeft de instituten opgedragen om bestedingsplannen te maken, waarin staat aangegeven hoe
7 de opgebouwde reserves worden besteed. Het bestuur overlegt regelmatig met de instituten over de uitvoer van deze plannen. Het bestuur geeft de raadsleden het advies om via de instituutsraden zeggenschap uit te oefenen over de bestedingen. Veel documenten zijn openbaar en binnen de instituutsraden kunnen kritische vragen worden gesteld en kan worden geïnformeerd naar maatregelen ter verlichting van de werkdruk. De raad geeft nogmaals aan dat er genoeg is gespaard, vacatures moeten worden ingevuld, zodat de werklast over meer mensen verdeeld kan worden. 7. Conclusie Er is veel interactie geweest tussen de raad en het bestuur. Adviezen en ideeën uit de raad zijn ter harte genomen door het bestuur. De actieve houding van raadsleden wordt op prijs gesteld. Het slagen van de Centrale Onderwijsbalie is een gezamenlijke wens van bestuur en raad, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De raad vervult een controlerende functie. De inbreng van de raad wordt gewaardeerd en is waardevol geweest. Door toedoen van ideeën uit de raad zijn er in het verslagjaar enkele initiatieven gerealiseerd of in werking gezet. Het plaatsen van kluisjes in de werkkamers van de medewerkers, ter voorkoming van diefstal. Er wordt gekeken naar de studentenwerkplekken. Een ander voorbeeld van realisatie van een initiatief dat door toedoen van de faculteitsraad in gang is gezet, is het realiseren van de nieuwe liften in het gebouw. Een verfraaiing van het gebouw, die zijn oorsprong heeft in de volhardende manier van optreden van de faculteitsraad.