Het Time sheets project bij de hoven van beroep Studiedag werklastmeting gerechten Brussel, Albertina, 11 december 2007 Presentatie: C. De Vel, Eerste voorzitter Hof van Beroep Antwerpen
Structuur van de presentatie Historiek werklastmeting: op zoek naar productiviteitsmodules en werklastmodules Methodiek en resultaten van het Time sheets project Praktische bruikbaarheid van de tijdmetingen voor het vaststellen van personeelsbehoeften Volgende stappen naar werklastmetingsysteem Slotbeschouwingen Hof van beroep Antwerpen 2
1. Historiek werklastmeting Op zoek naar productiviteitsmetingen en werklastmetingen Waarom een werklastmeting? Historiek van de initiatieven MUNAS en TIME SHEETS bij de hoven van beroep Hof van beroep Antwerpen 3
A. Het MUNAS-metingsysteem Moyennes Unitaires nationales Activités Sectorielles Categorie van zaken MUNAS globaal gemiddelde arresten met intellectuele inbreng MUNAS meet de gemiddelde productie van de 5 hoven in 3 gerechtelijke jaren (1998-2001) /aantal magistraten MUNAS gemiddelde definitieve eindarresten of output 1. Burgerlijk 113,74 92,25 2. Jeugd - burgerlijk 236,84 121,89 3. Correctioneel 104,05 85,34 4. Jeugd - bescherming 248,42 211,3 5. KI 487,96 477,64 Aantal nodige magistraten wordt berekend door voorraad nieuwe zaken te delen door de MUNAS-coëfficiënt. Voorbeeld: 500 nieuwe jeugdzaken /121,89 = 4 VTE of voltijds equivalenten Hof van beroep Antwerpen 4
B. Time sheet project Op zoek naar reële werktijden/ haalbare werklast van magistraten per soort zaak Op zoek naar objectieve behoefte aan magistraten (Cfr. art. 352bis Ger.W.) Wat is verschil met MUNAS? Time sheet meet longitudinaal : film die werktijd meet van inleiding tot arrest MUNAS is dwarsdoorsnede : foto van het aantal eindarresten einde jaar Hof van beroep Antwerpen 5
Wat meten Time sheets? Fictief voorbeeld: Inleiding (nazicht & controle dossier) Zitting (voorbereiding & beraad) Redactie tussenarrest Redactie eindarrest 19/11/03: 10/10/04: 10/11/04: 25/02/05: 20 120 90 370 Magistratentijd, nodig om deze zaak af te werken= 600 Hof van beroep Antwerpen 6
2. Methodiek Hoe kwam het instrument tot stand? Vele vragen: Wat was de focus van de meting? Waarvoor wilde men de resultaten gebruiken? Welke indeling van zaakmateries? Hoe moeilijkheidsgraad definiëren? Wat met assisenzaken en megazaken die gemiddelde tijden van strafzaken vertekenen? Hof van beroep Antwerpen 7
2. Methodiek Ook praktische uitvoering riep vragen op: Moest de registratie verplicht gesteld worden? Hoe zou men deze oefening communiceren naar de magistraten toe? Hoe zou men hen overtuigen om hieraan mee te werken? Hoe verzekeren dat de magistraten loyaal zouden meewerken en getrouw registreren? Hof van beroep Antwerpen 8
2. Methodiek Eenvormig model van registratiefiches voor 5 hoven: 1 model Burgerl/ 1 Correct / 1 KI Wat werd ingevuld? Soort zaak of zaakcategorie Soort activiteit: voorbereiding, zitting, redactie Moeilijkheidsgraad: 1 tot 5 (precieze instructies) Caseload: aantal partijen, aantal en omvang procedurestukken, aantal (pp) tussenvonnissen, conclusies, deskundigenonderzoeken, eindvonnis Onderscheiden doorlooptijden per fase enz Hof van beroep Antwerpen 9
2. Methodiek Hoe diende men te registreren? Elke fiche krijgt code per zaakcategorie Eén n code per zaak, nl. hoofdcategorie Registratie enkel voor volledige trajecten Registratie werktijd magistraat per tussenkomst in de zaak Wie registreert: zittingsgriffier Registratie in minuten, behalve tussenkomsten van minder dan 5 Hof van beroep Antwerpen 10
Confidentieel aan de Eerste Voorzitter van het Hof van Beroep Moeilijkheidsgraad: (schaal 1 tot 5) Tijd besteed aan de behandeling der zaak Voorbereiding (in staat stellen, beschikkingen, nazicht en studie dossier, onverenigbaarheden) Terechtzitting (in staat stellen, voortzettingen, pleidooien, na heropening debatten, ) Beraad (tijdens behandeling, na sluiten debatten, na redactie project, ) Opzoekingen (rechtspraak, rechtsleer) Redactie (voorlopig rn/of definitief project, verwerken en nazicht opmerkingen, ) Uitspraak (collationeren, corrigeren, ondertekenen: tussenarrest en eindarrest) Subtotalen: BURGERLIJK GEGEVENS EIGEN AAN DE AARD VAN DE ZAAK Kamer: Alleenzetelend Codes aard van zaak Aantal vaststellingen: Collegiaal (schrappen wat niet past) Magistraat Magistraat 2 Magistraat 3 Referendaris(sen) Griffier(s) verslaggever Fiches werklastmeting Hof van beroep Antwerpen Hof van beroep Antwerpen 11
Partijen Advocaten: DOSSIERGEGEVENS Totaal: Aantal partijen met een onderscheiden belang: In persoon: Aantal: DOORLOOPTIJD 1. Inleiding hoger beroep 2. zaak in staat = aanvraag rechtsdag 3. eerste fixatie om te pleiten (datum effectieve rechtsdag) 4. laatste fixatie om te pleiten (datum effectieve rechtsdag) 5. sluiting debatten 6. uitspraak DATUM: PROCEDURESTUKKEN Aantal Aantal bladzijden Tussenvonnissen Eindvonnis Verzoekschrift hoger beroep Besluiten hoger beroep Hoger beroepen (principaal en incidenteel) en incidentele vorderingen in graad van hoger beroep Beschikkingen (747 ) Advies Openbaar Ministerie Tussenarresten Eindarrest Bewijsstukken (geïnventariseerd) Overtuigingsstukken VERKLARENDE NOTA: 1. bij de verwerking van de gegevens wordt alles geanonimiseerd (zo wordt ook het rolnummer en de kamer weggelaten) 2. de registratie gebeurt in minuten als tijdseenheid 3. tussenkomsten welke minder dan 5 minuten in beslag nemen, worden niet vermeld 4. wanneer op de terechtzitting geen der partijen verschijnt, wordt daar geen melding van gemaakt op de fiche 5. de registratie "aard van de zaak" geschiedt volgens de bijgevoegde codes Hof van beroep Antwerpen 12
2. Methodiek Hoe lang gebeurde deze registratie van werktijden? HOVENVANBEROEP jan-juni '02 sept-dec '02 jan-juni '03 sept-dec '03 jan-juni '04 Antwerpen 1-03-02 30-06-04 Brussel 1-10-03 30-06-04 Gent 1-03-02 30-06-04 Liège 1-10-03 30-06-04 Mons 1-10-03 30-06-04 Hof van beroep Antwerpen 13
3. Resultaten van het Time sheet project Hoe werden de verzamelde gegevens per hof/ voor de 5 hoven verwerkt? Samen 21.886 fiches (14.608 civiele + 7.278 correctionele) In Access databank, omgezet in Excel Verwerkt tot statistieken (aantal zaken, moeilijkheidsgraden, gemiddelde tijden, zaakcategorie) Gewogen gemiddelden berekend per hof en voor 5 hoven KI werd niet verwerkt om haalbaarheidsredenen Alleen magistratentijd verwerkt, niet referendaristijd en griffierstijd Hof van beroep Antwerpen 14
3. Resultaten: A. Burgerlijke zaken Samenvattende resultaten 5 hoven Code - Materie Aantal (N) fiches Gem.tijd A1. Staat der personen 225 496,16 A2. Echtscheidingsprocedure 1511 534,31 A3. Zakenrecht 272 612,65 A4. Intellectuele rechten 80 848,44 A5. Familiaal vermogensrecht 81 612,52 A6. Erfenissen, testamenten enz.. 213 682,15 A7. Overeenkomsten (gn bouwzaken, pacht, transport ) Enz 44 zaakcategorieën vlg Agoranomenclatuur 3411 581,61 14.608 566,31 Hof van beroep Antwerpen 15
3. Resultaten: B. Correctionele zaken Samenvattende resultaten 5 hoven Code - Materie Aantal fiches Gem.tijd BB 1. Afhandeling burgerlijke belangen 497 546,23 BS 1. Chequewet 49 388,67 BS 2. Mensenhandel 54 1073,50 BS 3. Racisme 18 497,17 BS 4. Geneeskunde 16 588,44 BS 5. Geneesmiddelen 17 560,65 BS 6. Persoonsgegevens 12 626,67 Enz 41 zaakcategorieën correctioneel 7.278 539,37 Hof van beroep Antwerpen 16
3. Resultaten: hoe berekend? Wat wordt verstaan onder: Aantal fiches? Gemiddelde tijd? Gemiddelde moeilijkheidsgr.? Wat is het gewogen gemiddelde? A.1 3,142 HOF 1 HOF 1 HOF 2 HOF 2 HOF 3 HOF 3 HOF 4 HOF 4 HOF 5 HOF 5 GLOB 1 0 0 0 0 0 0 1 115 1 115 2 17 85 1 135 4 393 3 258 25 157,04 3 81 484 25 375 6 458 20 353 132 442,33 4 36 783 4 780 3 1177 6 618 49 786,67 5 2 703 1 920 0 0 1 970 4 824 Total 136 516,5 31 437,1 13 603,9 31 407,3 14 526 225 496,2 Globale gem tijd burgerlijke z.= 566,31 min (9,5u) Globale gem tijd correctionele z. = 539,37 min (9u) Hof van beroep Antwerpen 17
3. Resultaten: hoe berekend? Formule berekening gewogen gemiddelde verwerkingstijd per zaakcategorie per moeilijkheidsgraad (bvb. A.1) voor de 5 hoven: 1=(1*115) (slechts 1 fiche met moeilijkheidsgraad 1)= 115 2 = (17*85) + (1*135) + (4*393) + (3*258) = 157,04 3 = (81*484) + (25*375) + (6*458) + 20*353) = 442,33 4 = (36*783) + (4*780) + (3*1177) + (6*618) = 786,33 5 = (2*703) + (1*920) + (1*970) = 824 Hof van beroep Antwerpen 18
3. Resultaten: hoe berekend? Formule berekening totale gewogen gemiddelde tijd van de vijf hoven per zaakcategorie (bvb. A.1): Formule: ((136*516,49)+(31*437,1)+(13*603,92)+(31*407,32)+ (14*526))=111.635 minuten/225 fiches = 496,16 Dit is de gewogen gemiddelde verwerkingstijd van Hof 1 (136 fiches*516,49 ), + Hof 2 (31*437,1)+ Hof 3 enz tot en met Hof 5, gedeeld door het totale aantal fiches (225) Dit is 496 gemiddeld voor deze zaakcategorie. Hof van beroep Antwerpen 19
4. Praktische bruikbaarheid voor berekening personeelsbehoeften 1. Wat is het volume aan zaken (input)? 2. Welke is totale tijd om dit productievolume af te handelen? Volume x normtijd = totale tijd 3. Hoeveel tijd heeft een magistraat om dossiergebonden te werken? (netto besteedbare productietijd) 4. Totale tijd nodig om productievolume af te handelen, gedeeld door dossiergebonden tijd van 1 VTE = aantal VTE magistraten nodig om het productievolume af te handelen Hof van beroep Antwerpen 20
4. Praktische bruikbaarheid voor berekening personeelsbehoeften Een voorbeeld: Zaakcategorie A: Volume = 1000 zaken Indien de normtijd = 12 uren Totale benodigde tijd = 12.000 uren Als dossiergebonden tijd = 1.200 uren Dan is aantal VTE = 12.000/1.200 = 10 Hof van beroep Antwerpen 21
4. Praktische bruikbaarheid voor berekening personeelsbehoeften Hoe berekent men de beschikbare netto werktijd voor het dossiergebonden magistratenwerk? Voorbeelden EG LAND BRUTO WERKTIJD BESCHIKBARE WERKTIJD NETTO WERKTIJD DOSSIERGE- BONDEN ACTIVITEITEN Nederland 1872 (52 weken x 36u) 1497,6 (1872 20%) 1123,2 uur (1497,6 25%) Spanje 1950 uur 1650 uur 1320 uur (52 weken x 37,5) (1950 300) (1650 20%) Duitsland 2080 uur 1704 uur? (52 weken x 40) (2080 376) Oostenrijk 2080 uur 1720 uur? (52 weken x 40u) (2080 360) Hof van beroep Antwerpen 22
4. Praktische bruikbaarheid voor berekening personeelsbehoeften Gaan we terug naar ons fictieve voorbeeld: Recente afspraak in Nederland: dossiergebonden werktijd per VTE magistraat = 1.225 uren/ jaar In zaakcategorie A is het volume gelijk aan 1.000 zaken Indien normtijd = 12 uren, is totale tijd = 12.000 uren Als dossiergebonden werktijd = 1.225 uren Dan is het aantal VTE = 12.000/1.225 = 9,8 VTE i.p.v. 10 Hof van beroep Antwerpen 23
Een veel gehoorde vraag: Komt kwaliteit niet onder druk te staan? Kwantiteits-kwaliteitsdebat moet gevoerd In Nederland: RechtspraaQ = tegengewicht voor Lamicie Overkoepelend kwaliteitsysteem voor gerechten In België: HRJ bezint zich hierover Hof van beroep Antwerpen 24
5. Stappen naar een coherent werklastmeetsysteem Stap 1: Validatie van de huidige resultaten door expertencomités Stap 2: Bepalen gemiddelde beschikbare netto werktijd dossiergebonden activiteiten Stap 3: Methode van ijking ijking van instrument in de toekomst: periodieke kleinschalige tijdschrijfonderzoeken Hof van beroep Antwerpen 25
Slotbeschouwingen Werklastmetingsysteem: best vertrekken vanuit rechterlijke orde Niet top-down opleggen aan magistraten van de zetel Communicatie met alle magistraten is van wezenlijk belang voor welslagen Toepassing per type gerecht Representatieve organen dienen betrokken (HRJ, CM, ARM ) Hof van beroep Antwerpen 26
Slotbeschouwingen Samen zoeken naar passende invulling van art. 352 bis, Ger.W. is eerlijke plicht van magistratuur Een goed uitgebouwd, goed bruikbaar en realistisch werklastmetingsysteem zal toelaten om de middelenallocatie binnen Justitie te objectiveren! Hof van beroep Antwerpen 27