Het Time sheets project bij de hoven van beroep

Transcriptie

1 Het Time sheets project bij de hoven van beroep Studiedag Werklastmeting voor gerechten Brussel, Albertina, 11 december 2007 C. De Vel Eerste voorzitter van het Hof van Beroep te Antwerpen 1

2 Inleiding In het eerste gedeelte zal ik de doelstellingen en de historiek van de projecten werklastmeting van de hoven van beroep kort weergeven. In het tweede gedeelte zal ik de methodiek van het time sheets project nader toelichten en de resultaten bespreken. In een derde gedeelte wordt de praktische bruikbaarheid van deze resultaten naar personeelsplanning toe onderzocht en tenslotte worden enkele conclusies getrokken naar een mogelijke verderzetting van dit project in de hoven van beroep. 1. Historiek werklastmeting: Op zoek naar productiviteitsmodules en werklastmodules Waarom een werklastmeting? België heeft tot op vandaag geen wetenschappelijk onderbouwde methode van werklastmeting, die bruikbaar is als meet- en prognose-instrument voor het bepalen van de capaciteitsbehoeften van hoven en rechtbanken. In het verleden werd de benodigde capaciteit aan personele middelen, magistraten en griffiers, vastgesteld op basis van parameters zoals het bevolkingscijfer, het aantal uitspraken en het aantal nieuwe zaken. Deze werkwijze werd bekritiseerd. Wie de vergelijkende tabellen met de verdeling van de personele middelen over de hoven en rechtbanken aandachtig analyseerde, kwam vaak tot de vaststelling dat deze parameters niet tot relevante en juiste resultaten leidden. Toen de gerechtelijke achterstand in de hoven van beroep tot kaderuitbreiding noopte, kwam onvermijdelijk de vraag naar de doelmatige inzet van de bestaande middelen. Budgettaire beperkingen verscherpten nog de vraag naar verantwoording. Het zoeken naar een valide en objectieve personeelsbehoeftenberekening werd dan ook onafwendbaar en zelfs urgent, temeer daar op internationaal vlak reeds meetmethoden gangbaar waren om de kaders van hoven en rechtbanken op een grondig bestudeerde en transparant toegepaste wijze vast te leggen. Historiek van de initiatieven MUNAS en TIME SHEETS bij de hoven van beroep Op 29 november 2001 (BS van 8/12/2001) keurde de Kamer van volksvertegenwoordigers een tijdelijke personeelsformatie voor de hoven goed om de gerechtelijke achterstand weg te werken. Voor het eerst werd door de wetgever voorzien dat de Minister(raad) zou kunnen beslissen om deze tijdelijke magistraten na drie jaar verder te behouden, indien een werklastmeting op grond van een uniform registratiesysteem intussen zou uitwijzen dat dit nodig en dus gerechtvaardigd was. 2

3 In het hoofdstuk VI van het Gerechtelijk wetboek werd een art. 352 bis ingevoerd luidend als volgt: De Koning stelt, na advies van de Hoge Raad voor de Justitie, de wijze vast waarop de werklast van de rechter en van het openbaar ministerie wordt geregistreerd, alsook de wijze waarop deze geregistreerde gegevens worden geëvalueerd. Concrete initiatieven vanwege de wetgever en/of de minister van Justitie bleven echter uit, tenminste wat de zetel betreft. De hoven van beroep, waarvan de historische achterstand nog gestaag toenam, stonden dan ook letterlijk met de rug tegen de muur en namen dan maar zelf het initiatief om de prangende nood aan meer magistraten en griffiers op cijfermatige en transparante wijze te objectiveren. In het jaar 2000, nog voor het nieuwe art 352 bis Ger.W., startten de vijf hoven van beroep met een productiviteitsberekening, thans beter gekend als het MUNAS-metingsysteem. MUNAS (afkorting van Moyennes Unitaires Nationales Activités Sectorielles ) staat voor productiviteitsmeting. Het MUNAS-systeem berekende de gemiddelde productiviteit van de vijf hoven van beroep over drie gerechtelijke jaren ( , ; ). Het gaf voor de vijf hoven van beroep het gemiddelde aantal afgehandelde zaken onder de vorm van tussenarresten en eindarresten weer. Men maakte hierbij onderscheid tussen vijf zaakcategorieën: Burgerlijke zaken, inclusief handels- en fiscale zaken Burgerlijke jeugdzaken Correctionele zaken Correctionele jeugdzaken + beschermingsmaatregelen Zaken van de kamer van Inbeschuldigingstelling Enkel de arresten met intellectuele inbreng werden meegerekend (geen arresten van doorhaling, afstand van beroep e.d.). Op deze basis werden voor de onderscheiden categorieën van zaken nationale gemiddelden berekend van de output (aantal arresten) per magistraat op jaarbasis. Categorie van zaken MUNAS globaal gemiddelde arresten met intellectuele inbreng MUNAS gemiddelde eindarresten of output 1. Burgerlijk 113,74 92,25 2. Jeugd - burgerlijk 236,84 121,89 3. Correctioneel 104,05 85,34 4. Jeugd - bescherming 248,42 211,3 5. KI 487,96 477,64 Deze MUNAS gemiddelden komen overeen met het aantal arresten en eindarresten welke de magistraten van de vijf hoven jaarlijks gemiddeld per voltijds equivalent produceren. De gemiddelde cijfers van eindarresten (zie tweede kolom) wordt als coëfficiënt gebruikt om het aantal magistraten te berekenen dat nodig is om de input aan nieuwe zaken te verwerken. 3

4 Een voorbeeld: Een hof van beroep heeft gemiddeld nieuwe burgerlijke zaken tijdens de laatste drie gerechtelijke jaren (bvb ). De MUNAS-coëfficiënt voor burgerlijke zaken is 92,25. Dit hof heeft 5.000/92,25 magistraten nodig om deze instroom van zaken te verwerken, namelijk 54,20 VTE (voltijds equivalenten). Deze MUNAS-gemiddelden zeggen enkel iets over de productiviteit van de hoven, maar nog niets over de werklast noch over de meting van de werklast. Enkel focussen op de productie van de magistraten geeft inderdaad nog geen beeld over de tijd die effectief besteed wordt voor de afhandeling van het rechtsprekende werk van de magistraten. De weergave van de naakte cijfers van de statistieken houdt immers het gevaar in dat deze reële werkbelasting onvoldoende of zelfs helemaal niet onderkend wordt. Vandaar de erkende noodzaak om op macroniveau een nieuw instrument tot stand te brengen om te kunnen bepalen welk personeelsequivalent vereist is om een bepaald volume x af te handelen, hierbij rekening houdend met de effectieve werklast die dat volume met zich meebrengt of tenminste op voorspelbare wijze met zich kan meebrengen (calculated guess). Het kan immers niet voldoende benadrukt worden dat een werklastmetingsinstrument niet kan losgekoppeld worden van de effectieve tijd die nodig is om het werk af te handelen. Dit is overigens de gemene deler van haast alle thans reeds bestaande werklastmeetsystemen en ik verwijs hier o.m. naar Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Noorwegen en Zweden. Het Time sheet project was dan ook een tweede logische stap om invulling te kunnen geven aan de vereisten van art. 352 bis van het Ger.W. Na kennis genomen te hebben van de gevolgde methodologie van het Lamicie metingsysteem in Nederland werd het project binnen de vijf hoven van beroep opgestart. Deze methode meet longitudinaal de reële magistratentijd die nodig is om tot een eindarrest te komen. Het is als een film die het ganse proces volgt vanaf de inleiding in hoger beroep tot het eindarrest. Een fictief voorbeeld: Inleiding (nazicht en Zitting (voorbereiding, Totaal Redactie Redactie behandeling ter zitting en aantal controle dossier) tussenarrest eindarrest beraad) minuten 19/11/ /10/ /11/ /02/ ' 120' 90' 370' 600' Dit in tegenstelling tot de MUNAS-meetmethode die een dwarsdoorsnede maakt en het aantal eindarresten telt dat op het einde van een kalenderjaar afgewerkt is. Het initiatief werd in 2001 gunstig onthaald door het parlement en door de Minister van Justitie. Helaas werden geen financiële middelen noch wetenschappelijke bijstand toegekend om het project te ondersteunen zodat wij volledig aangewezen waren op eigen middelen. 4

5 2. Gevolgde methodiek en resultaten van het Time sheets project Hoe kwam het instrument tot stand? Het project startte met het gelijkstemmen van de violen van de vijf hoven voor wat de doelstellingen, de methode en de registratieformulieren betrof. Tal van vragen moesten eerst beantwoord worden. Wat was de focus van de meting? Waarvoor wilde men de resultaten juist gebruiken? Welke indeling van zaakmateries hanteren, hoe de moeilijkheidsgraad definiëren? Wat met assisenzaken en megazaken die veel meer tijd in beslag nemen en de gemiddelde tijden van strafzaken vertekenen? Ook over de praktische uitvoering moest men het eens worden. Moest de registratie verplicht gesteld worden? Hoe zou men deze oefening communiceren naar de magistraten toe? Hoe zou men hen overtuigen om hieraan mee te werken? Hoe verzekeren dat de magistraten loyaal zouden meewerken aan het tijdschrijfonderzoek en de te registreren gegevens getrouw zouden invullen? Al snel kwam men tot de consensus dat het tijdschrijfonderzoek op anonieme wijze diende te gebeuren. De ingewonnen gegevens van de magistraten, op grond van time sheets, moesten inderdaad volstrekt naamloos blijven, zoniet zou de vrees kunnen worden gewekt dat ze als een controlemiddel zouden worden gebruikt, wat helemaal niet het opzet was van het project. De vergaarde gegevens beoogden enkel een personeelsbehoeftenberekening tot stand te brengen en mochten dus in geen enkel geval als een individuele prestatiemeting worden aangewend ter controle van de magistraten. De werkgroep vond overeenkomst over het gebruik van eenvormige modellen van registratiefiches, één voor de burgerlijke en correctionele zaken en één voor zaken van de Kamer van Inbeschuldigingstelling. 5

6 Wat diende hierop ingevuld te worden: het soort zaak of de categorie waartoe de zaak behoorde (megazaken zouden buiten categorie geregistreerd en verdisconteerd worden) de reëel gespendeerde tijd aan de afwerking van de zaken opgedeeld naar het soort activiteit (voorbereiding, zitting, beraad, redactie arrest enz ) de tijd gespendeerd door alle actoren van de kamer: de magistraat verslaggever, de andere magistraten van de kamer, de referendaris, de griffier de moeilijkheidsgraad (1 tot 5), te beslissen volgens precieze instructies beschreven in een handleiding de caseload: weergave van het aantal partijen in de zaak met onderscheiden belangen en advocaten, het aantal en de omvang van de procedurestukken zoals onder meer tussenvonnissen, conclusies, deskundigenonderzoeken en eindvonnissen de onderscheiden doorlooptijden per fase van verwerking én de globale doorlooptijd vanaf inleiding tot datum uitspraak. De vijf fasen die werden voorzien waren: inleiding hoger beroep tot pleitdatum, pleitdatum tot sluiting debatten, datum sluiting debatten tot datum uitspraak en de totale duur van de procedure in het hof (dit laatste geeft een indicatie van de gerechtelijke achterstand). Hoe diende men de gegevens te registreren? Er was een handleiding voorzien met registratievoorschriften, namelijk de wijze waarop en wanneer zaken moesten geregistreerd worden, zoals: de aard van de zaak werd (in burgerlijke kamers) ingevuld volgens de Agoracodering, dit is een uniforme nomenclatuurlijst (44 zaakcategorieën) voor de hoven van beroep; voor de correctionele kamers werd een andere logische indeling van materies gebruikt (41 zaakcategorieën) wanneer de zaak meerdere rechtstakken bestreek, werd slechts één hoofdcategorie aangeduid, dus slechts 1 registratiefiche per zaak registratie mocht enkel gebeuren voor zaken die het volledige traject aflegden, m.a.w. voor alle hangende zaken waarin nog geen tussenarrest gewezen was. De meting was m.a.w. outputgebonden en moest dus slaan op elke magistratenactiviteit in de zaak tot en met het eindarrest de zittingsgriffier noteerde de gevraagde gegevens en het tijdsverbruik op de registratiefiche op basis van de informatie van de magistraten. De fiche bleef in het gerechtsdossier om elke verdere tussenkomst te kunnen registreren. Tussenkomsten van minder dan 5 werden niet geregistreerd (vb. eenvoudige vraag tot uitstel). 6

7 Hoe lang gebeurde deze registratie van werktijden? De pilootfase ging gelijktijdig van start in het Hof van Beroep te Antwerpen en te Gent rond 1 maart 2002 om te eindigen eind juni 2004 in Antwerpen. De drie andere hoven begonnen met hun tijdschrijfonderzoeken op 1 maart 2003, een jaar later dus en eindigden hiermee eind juni HOVEN VAN BEROEP jan-juni '02 sept-dec '02 jan-juni '03 sept-dec '03 jan-juni '04 Antwerpen Brussel Gent Liège Mons Hoe gebeurde de verwerking van de verzamelde gegevens? In totaal werden timesheets ( civiele en correctionele) verwerkt, wat een hele opgave was. De hoven hadden geen extra personeel verkregen om een dergelijk omvangrijk project uit te voeren, zodat beroep werd gedaan op vrijwilligers die met veel goodwill aan de slag gingen. Om haalbaarheidsredenen werden alleen de timesheets van de burgerlijke en correctionele zaken verwerkt. Hiervan werden enkel de gegevens van de benodigde magistratentijd per zaakcategorie en per moeilijkheidsgraad in een Access databank opgeslagen en later omgezet in Excel en verwerkt tot statistieken. Omdat er spijts aandringen geen wetenschappelijke ondersteuning ter beschikking was werd na de verwerking omstreeks einde 2005, aan Professor Depré van het Instituut voor de Overheid Leuven, om advies gevraagd. Dit was de aanzet om het begonnen werk te finaliseren om aldus de gewogen gemiddelde tijdseenheden te berekenen van de vijf hoven van beroep, dit wil zeggen zowel rekening houdend met het aantal zaken per zaakcategorie als met de geregistreerde moeilijkheidsgraden per zaakcategorie. Presenteren we nu eerst de resultaten. 7

8 TABLEAU DE SYNTHESE CHAMBRES CIVILES SAMENVATTENDE TABEL BURGERLIJKE KAMERS 5 COURS D'APPEL - 5 HOVEN VAN BEROEP Nbre de fiches Temps moyen Aantal fiches Gem. Tijd A.1 Etat des personnes - Staat der personen ,16 A.2 Echtsch.procedure - Procedure en divorce ,31 A.3 Les biens - Zakenrecht ,65 A.4 Droits intellectuels - Intellect. Rechten ,44 A.5 Droit Patrim. + de la famille - famil. vermogensrecht ,52 A.6 Libéralités, success. & test. - Erfenissen enz ,15 A.7 Conventions - Overeenk.(gn bouwz, pacht, transp,, ,61 A.8 Baux - Huurcontracten ,48 A.9 Droit dl Constr. - Bouwz. uitgez. Openb. Aanbest ,30 A.10 Assurances - Verzekeringen ,04 A.11 Litiges avec l'autor. Publ. - Betwist. met de overheid ,54 A.12 Responsabilité prof. - Beroepsaansprakelijkheid ,35 A.13 Responsab. Quasi delictuelle - Aanspr.onrechtm daad ,97 A.14 Réparation du dommage - Schade en schadeloosst ,43 A.15 Pratiques du commerce - Handelspraktijken ,01 A.16 Droit des sociétés - Vennootschappen ,83 A.17 Droit bancaire - Bankwezen ,71 A.18 Faillites - Faillissement ,37 A.19 Concordat juridiciaire - Gerechtelijk akkoord ,08 A.20 Transport des biens - Transport van goederen ,89 A.21 Droit maritime - Zeerecht ,89 A.22 Récusation - Wrakingsprocedure ,94 A.23 Saisies - Beslagprocedure ,66 A.24 Réalisation du gage - Pandverzilvering 4 785,00 8

9 A.25 Exequatur 9 357,33 A.26 Scheidsrechterlijke uitspraak ,40 A.27 Référé - Kort geding, gn. voorl.maatr. in echtscheiding ,96 A.28 Requête civile - Herroeping gezag van gewijsde ,50 B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 B.6 B.7 B.8 C.1 C.2 D.1 Relations personnelles - Persoonlijk contact ,77 Autorité parentale - Ouderlijk gezag ,79 Part contributive - Bedrag alimentatie ,24 Relations pers. Gr-parents - Pers. contact grootouders ,91 Autorisation de mariage - Toestemming huwelijk 4 255,25 Adoption - Adoptie 7 303,00 Homologation d'adoption - Homologatie adoptie 3 420,00 Abandon d'enfants - Verlating kind 0 0,00 Impôts directs - Directe belastingen ,71 Impôts indirects - Indirecte belastingen ,66 Loi électorale - Kieswetgeving 1 805,00 E.1 Tuchtzaken 0 0,00 F.1 Environnement - Milieuzaken ,90 G.1 Requête en assist. Judiciaire - Verzoek rechtsbijstand 76 61,29 H.1 Calamités naturelles - Natuurrampen ,18 Y. 1 Code provisoire - Voorlopige code ,44 Nombre de fiches / Aantal fiches- TOTA(A)L ,31 9

10 TABLEAU DE SYNTHESE CHAMBRES CORRECTIONNELLES SAMENVATTENDE TABEL CORRECTIONELE KAMERS 5 COURS D'APPEL 5 HOVEN VAN BEROEP Nbre de fiches Aantal fiches Temps moyen Gemiddelde tijd BB. 1: Afhandeling burgerlijke belangen / Intérêts civils BS 1: Chequewet / Loi sur chèques BS. 2: Mensenhandel / Traite êtres humains BS.3 Racisme BS.4 Geneeskunst / Médecins BS.5 Geneesmiddelen / Médicaments BS.6 Persoonsgegevens / Données personnelles BS.7 Stedenbouw / Construction BS.8 Ruimtelijke ordening / Urbanisme BS.9 Hormonenmisdrijven / Infractions liées aux hormones BS.10 Drugsmisdrijven / Stupéfiants BS.11 Jachtmisdrijven / Délits de chasse BS.12 Verzekering / Assurances BS.13 Wapens / Armes BS.14 Andere (Bijzonder strafrecht) / Autres FS.1 Fiscale fraude / Fraude fiscale FS.2 Fiscale valsheid / Faux fiscal FS.3 Douane en accijnzen / Douanes et accises FS.4 Andere (Fiscaal strafrecht) / Autres GS.1 Misdrijven tegen de veiligheid van de staat / Infractions contre la sûreté de l' Etat GS.2 Misdrijven die door de Grondwet gewaarborgde rechten schenden / Infractions qui portent atteinte aux droits garantis par la Constitution GS.3 Misdrijven tegen de openbare trouw / Infractions contre la foi publique , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,45 10

11 GS.4 Misdrijven tegen de openbare trouw / Infractions contre l ordre public, commis par des personnes occupant une fonction publique ,51 GS.5 Misdrijven tegen de openbare orde, door bijzondere personen gepleegd / Infractions contre l ordre public, commis par des particuliers ,37 GS.6 Misdrijven tegen de openbare veiligheid / Infractions contre la sécurité publique ,90 GS.7 Misdrijven met betrekking tot het nemen van gijzelaars / Infractions relatives à la prise d otages GS.8 Misdrijven tegen de orde der familie en tegen de openbare zedelijkheid / Infractions contre l ordre des familles et contre la moralité publique GS.9 Misdrijven tegen personen / Infractions contre les personnes GS.10 Misdrijven tegen eigendommen / Infractions contre les propriétés GS.11 Vernieling, beschadiging,aanrichting van schade / Destructions, dégradations, dommages , , , , ,93 GS.12 Misdr. tg vertrouwelijkhd, integriteit, beschikbhd van inform. systemen v.d. geg... / Infractions contre la confid., l'intégrité, disponib. des syst.inform. de données 3 560,00 GS.13 Bankbreuk en bedrieglijk onvermogen / Banqueroute et insolvabilité frauduleuse ,00 SS.1 Belemmering toezicht / Obstacle à la surveillance SS.2 Collectieve arbeidsovereenkomsten / Conventions Collectives de travail SS.3 Bestaanszekerheid / Sécurité d existence SS.4 Loon / Rémunération SS.5 Sociale documenten / Documents sociaux SS.6 Werkloosheid / Chômage SS.7 Andere (Sociaal recht) / Autres (droit social) JZ.1 Art.36.4: MOF - zaak/ mineur auteur des faits JZ.2 Art.38: POS - zaak / mineur en danger TOTAL , , , , , , , , , ,37 11

12 3. Wat betekenen deze resultaten? Wat wordt verstaan onder Aantal Fiches? Het aantal fiches per zaakcategorie dat in de vijf hoven van beroep samen opgemaakt werd per aard van de zaak. Indien dit aantal bv. zeer klein is kunnen de cijfers toch valide zijn, namelijk als in werkelijkheid deze materie zeer weinig voorkomt. Indien er toevallig in deze materie weinig registraties zouden zijn, terwijl de materie in werkelijkheid vaker voorkomt, zijn deze cijfers wellicht minder representatief. Een werkgroep van experten zou zich kunnen buigen over de representativiteit van deze cijfers. Het aantal verwerkte rechtzaken, strafzaken en burgerlijke zaken is alleszins een zeer groot staal waaruit naar alle waarschijnlijkheid representatieve resultaten kunnen afgeleid worden. Wat betekent gemiddelde tijd? Deze cijfers van de gemiddelde tijden zijn de nationale gewogen gemiddelden van de vijf hoven van beroep. Met gewogen gemiddelden bedoelen we dat er rekening werd gehouden met de gemiddelde moeilijkheidsgraad van elke materie en met het aantal zaken dat in deze materie voorkwam tijdens de metingen (cfr voorbeeld met gehanteerde formule hierna). Een voorbeeld: Moeil.hd.gr. N Fiches Gem. T. N Fiches Gem. T. N Fiches Gem. T. N Fiches Gem. T. N Fiches Gem. T. N Fiches Gem. T. A.1 3,142 HOF 1 HOF 1 HOF 2 HOF 2 HOF 3 HOF 3 HOF 4 HOF 4 HOF 5 HOF 5 GLOB , , , Total , , , , ,16 De formule voor het berekenen van de gewogen gemiddelde tijd van deze zaakcategorie (A.1) per moeilijkheidsgraad: Volgen we hiertoe de horizontale lijnen van de tabel om het gewogen gemiddelde per moeilijkheidsgraad (van 1 tot 5) voor de vijf hoven samen te berekenen: - Moeilijkheidsgraad 1: gemiddelde verwerkingstijd voor zaken = (1*115)= 115 minuten. In dit voorbeeld is er inderdaad slechts 1 fiche gemaakt met moeilijkheidsgraad 1. - Moeilijkheidsgraad 2: gemiddelde verwerkingstijd voor deze zaken = (17*85) + (1*135) + (4*393) + (3*258) = 157,04 minuten - Moeilijkheidsgraad 3: gemiddelde verwerkingstijd voor deze zaken = (81*484) + (25*375) + (6*458) + 20*353) = 442,33 minuten - Moeilijkheidsgraad 4: gemiddelde verwerkingstijd voor deze zaken = (36*783) + (4*780) + (3*1177) + (6*618) = 786,33 minuten - Moeilijkheidsgraad 5: gemiddelde verwerkingstijd voor deze zaken = (2*703) + (1*920) + (1*970) = 824 minuten 12

13 Om nu de totale gewogen gemiddelde verwerkingstijd van de vijf hoven samen en van de vijf moeilijkheidsgraden samen, te berekenen voor de zaken van categorie A1., volgen we de onderste horizontale lijn. Het gewogen gemiddelde van de vijf gewogen gemiddelden van de vijf hoven werd gedeeld door het totale aantal fiches. Deze formule ziet er zo uit: (( 136*516,49)+(31*437,1)+(13*603,92)+(31*407,32)+(14*526) = /225= 496,16 minuten. In dit voorbeeld is de gemiddelde magistratentijd die nodig is om een zaak van deze soort af te werken dus 496minuten of 8u14. In de resultatenlijst is dus de Gem. tijd het gemiddelde aantal minuten dat aan elke categorie zaken besteed werd door de magistraten: voorbereidingstijd, zittingstijd, beraadtijd en tijd om het arrest volledig te redigeren, inclusief tussenarrest(en). De globale gewogen gemiddelde tijd voor alle geregistreerde burgerlijke zaken bedraagt 566,31 minuten per zaak of 9u26. De globale gewogen gemiddelde tijd voor alle geregistreerde correctionele zaken bedraagt 539,37 minuten per zaak of 9u. 4. Praktische bruikbaarheid van de tijdmetingen naar personeelsbehoeften toe Wanneer men weet hoeveel tijd gemiddeld nodig is om een bepaald type zaak in hoger beroep te behandelen kan men de benodigde tijd voor de volledige verwerking van een aantal dossiers op een beredeneerde wijze ramen door het aantal dossiers per aard van de zaak te vermenigvuldigen met de gemiddelde normtijd om dossiers in deze materie af te werken. M.a.w. wanneer we zowel het productievolume als de normtijd kennen voor de afhandeling van een specifieke zaakcategorie, dan is: Productie volume x normtijd = totale tijd om productievolume af te handelen Om nu te kunnen berekenen welke de personeelsbehoeften zijn in functie van de totale vereiste tijd om een bepaald productievolume af te handelen, dient nagegaan welke de netto besteedbare productietijd is van de magistraten voor hun rech tsprekende activiteiten. Wanneer de dossiergebonden tijd (of de netto besteedbare productietijd) van één voltijds equivalent gekend is, kan het aantal voltijdse equivalenten berekend worden dat nodig is om het productievolume af te handelen. De berekening gebeurt dan als volgt: 13

14 (Totale tijd nodig om het productievolume af te handelen): (Dossiergebonden tijd van 1 voltijds equivalent) = aantal voltijds equivalenten nodig om het productievolume af te handelen. Een voorbeeld: In zaakcategorie A is het volume gelijk aan zaken. Indien de normtijd = 12 uren, Dan is de totale tijd = uren. Als de dossiergebonden tijd = uren, Dan is het aantal VTE = /1.200 = 10 In deze logica kan werklastmeting uitgroeien tot een instrument van personeelsplanning op macroniveau. Het laat toe om te berekenen hoeveel VTE 1 magistraten nodig zijn om een bepaald contingent van zaken af te handelen. In secundaire orde laten deze cijfers toe om op meso niveau de workload van een hof van beroep of zelfs van afzonderlijke kamers van het hof af te wegen om zo beter in de gelegenheid te zijn de werkvoorraad evenredig te spreiden en zo nodig te (her)verdelen. De vraag die wij tijdens het Time sheet project echter nog niet beantwoord hebben is: hoe de beschikbare netto werktijd voor het dossiergebonden magistratenwerk bepalen. Wij kunnen ons hiervoor steunen op enkele buitenlandse voorbeelden: In de meeste landen worden de werktijden opgedeeld in respectievelijk de brutoarbeidstijd, de beschikbare werktijd en de nettowerktijd voor specifiek de dossiergebonden activiteiten. Overzicht van enkele bruto en netto productie werktijden van magistraten van de zetel in Europa 2 LAND NEDERLAND BRUTO WERKTIJD 1872 uur (52 weken x 36u) NETTO WERKTIJD BESCHIKBARE VOOR WERKTIJD 3 DOSSIERGEBONDEN ACTIVITEITEN 1123,2 uur 1497,6 uur afgerond 1125 uur ( %) (1497,6-25%) SPANJE 1950 uur (52 weken x 37,5u) 1650 uur ( ) 1320 uur ( %) DUITSLAND 2080 uur 1704 uur? (52 weken x 40u) ( ) OOSTENRIJK 2080 uur (52 weken x 40u) 1720 uur ( )? 1 Voltijds equivalent = 1 magistraat die een volledig werkjaar ter beschikking is voor het hof. 2 Eigen tabel op basis van gegevens uit: Depré R., Plessers J., Hondeghem A., Managementhervormingen in Justitie, Van internationale ontwikkelingen tot dagelijkse praktijk, Overheidsmanagement 19, Die keure, Brugge, 2005, 425 pp 3 De beschikbare tijd is in deze definitie de theoretisch beschikbare werktijd verminderd met de onbeschikbaarheden zoals verlofdagen, feestdagen en gemiddeld aantal ziektedagen. De netto werktijd is de beschikbare tijd verminderd met een bepaald (beredeneerd geschat) % tijd, gespendeerd aan opleiding, management, werkoverleg enz 14

15 Internationale vergelijkingen van deze gedifferentieerde magistratentijd kunnen ons helpen om inzicht te krijgen in de gebruikelijke of de na te streven verhoudingen tussen dossier - en niet-dossiergebonden activiteiten. In Nederland worden normen gesuggereerd door de Adviescommissie Werklastmeting en Bekostiging, afgekort ACWB over de verhouding dossiergebonden / niet-dossiergebonden tijd. Deze Adviescommissie formuleert haar voorstellen op grond van expertmeetings waarbij de verhoudingen getoetst worden op hun realiteitsgehalte. De ACWB adviseert op haar beurt de Raad voor de Raad voor de rechtspraak over deze verhouding. Uit de laatste informatie blijkt dat de Commissie thans zou aansturen op een dossiergebonden tijd per VTE per jaar van uren voor de magistraten. Rest 25 % van de tijd die beschikbaar moet zijn voor het niet dossiergebonden werk. Gaan we terug naar ons fictieve voorbeeld: Nemen wij het nieuwe gemiddelde van de netto werktijden voor dossiergebonden activiteiten van magistraten in Nederland nl uren dan verkrijgen wij als resultaat: In zaakcategorie A is het volume gelijk aan zaken. Indien de normtijd = 12 uren, Dan is de totale tijd = uren. Als de dossiergebonden tijd = uren, Dan is het aantal VTE = /1.225 = 9,80 i.p.v.10 Uiteraard raakt de problematiek van het bepalen van de gemiddelde bruto en netto arbeidstijd van de magistraten van de zetel in België rechtstreeks het sociaal stat uut van de magistraten. Het spreekt voor zich dat hieromt rent een brede consensus tot stand d ient te komen binnen de rechterlijke orde. H oe wordt de kwalit eit bewaa kt, is een veel gehoorde vraag. Een veel gehoorde kritiek op een systeem van werklastmeting is dat er geen rekening gehouden wor dt met de kwaliteitsvereisten van het magistratenwerk. Het meetinstrument focust inderdaad alle en op kwantiteit. Met en van kwantiteit zonder kwaliteitstoetsing werpt dan ook terecht vragen op. Toch lijkt ons een werklastmetingsinstrument, bedoeld om de personeelsbehoeften te objectiveren, niet ten koste te moeten gaan van de kwaliteit van de gerechtelijke productie. Het kwantiteits-kwaliteitsdebat moet uiteraard kunnen gevoerd worden. Het is evident dat een kwaliteitsdimensie onder druk kan komen te staan vanuit kwantiteitsvereisten doch ook hier is voor de rechterlijke orde een taak weggelegd om naar een evenwichtige benadering van productie en kwaliteit te zoeken. Niets staat er in de weg om naast een werklastmetingmodel een parallel project van doeltreffende kwaliteitsmeting op te starten. De een en de ander zijn volstrekt complementair en beide systemen kunnen leiden tot uitruil tussen kwantiteit en kwaliteit. 15

16 Ook hier is het ongetwijfeld nuttig om te kijken hoe men in het buitenland met dit gegeven omgaat. Meer specifiek in Nederland bestaat bvb. als tegengewicht voor Lamicie, RechtspraaQ, een overkoepelend kwaliteitsysteem voor gerechten dat focust op criteria als juridisch inhoudelijke kwaliteit van de behandeling en de uitspraak, onpartijdigheid en integriteit, bejegening ter zitting, doorlooptijd van de behandelende zaken en eenheid van rechtspraak. Hiermede werden dimensies van kwaliteit van rechtspreken geformuleerd die op hun beurt onderverdeeld werden in een reeks kwaliteitsindicatoren en normen ten behoeve van het werklastmeetsysteem. Ook bij ons bezint de Hoge Raad voor de Justitie zich over een aangepast kwaliteitsysteem voor hoven en rechtbanken. 5. Volgende mogelijke stappen naar een coherent werklastmeetsysteem Hoe zou men de overgang kunnen maken van de Time-sheets naar een bruikbaar instrument van personeelsplanning? Stap 1 Validatie van de huidige resultaten Vertrekkende van de resultaten van de tijdschrijfonderzoeken dringt zich in de eerste plaats een validatie van deze resultaten op. Herkennen de magistraten zich vandaag nog in deze werktijden? Moeten de ontwikkelde normtijden, die slaan op de periode , eventueel herzien of bijgestuurd worden? Een herijking, bvb. door een comité van experten bestaande uit magistraten van de vijf hoven die werkzaam zijn in een bepaald vakgebied dat overeenstemt met bepaalde zaakcategorieën, lijkt de aangewezen methode om op deze vragen een sluitend antwoord te verkrijgen. Deze validatie lijkt een onontbeerlijke stap om een betrouwbaar meetinstrument tot stand te kunnen brengen. Bij vastgestelde afwijkingen tussen enerzijds de normtijden op basis van de Timesheets en anderzijds de resultaten van de expertencomités, zouden opnieuw zeer gerichte en in tijdsduur beperkte (nieuwe) tijdschrijfonderzoeken kunnen georganiseerd worden om de aanvankelijk geschatte normtijden daar waar nodig te kunnen corrigeren. In Nederland gebruikt men hiervoor een geëigende term Schaduwmeten. Deze werkwijze vermijdt dat te veel energie (en geld) zou worden besteed aan nieuwe langdurige tijdschrijfacties. Deze werkwijze zal bovendien het aanvaardingsproces door de zittende magistratuur in de hand werken. 16

17 Stap 2 het bepalen van de gemiddelde beschikbare netto werktijd voor dossiergebonden activiteiten Dit gegeven zou in een procentuele norm kunnen uitgedrukt worden in navolging van de beschikbare buitenlandse voorbeelden. Het lijdt geen twijfel dat de Belgische norm in het verlengde van deze van onze buurlanden zal komen te liggen. Ook wat dit aspect betreft zou een expertencomité diepgaander onderzoek kunnen verrichten om het niet-dossiergebonden werk van de magistraten in kaart te brengen en dit te meten. Deze bevraging is overigens al aan de gang in sommige hoven van beroep. Stap 3: Het verzekeren van de validiteit van het model in de toekomst Een werklastmeetsysteem is immers evolutief en dus moet de validiteit op regelmatige wijze getoetst worden bv. door periodieke kleinschalige tijdschrijfonderzoeken. De ontwikkeling van een instrument vereist voortdurend bijstellen en perfectioneren. Hoe exacter het model kan ingevuld worden, hoe bruikbaarder het ook zal zijn als intern managementinstrument. Het model zal daarom telkens moeten bijgesteld worden als hier aanleiding toe bestaat, bijvoorbeeld omdat er belangrijke parameters veranderen bv. nieuwe wetgeving met rechtstreekse impact op de tijdsbesteding. Slotbeschouwing Het is mijn overtuiging dat art 352 bis Ger W. vroeg of laat tot een werklastmeetinstrument zal leiden, of dit ons nu zint of niet. Een realistische kijk op de reeds in talrijke landen opgezette systemen van werklastmeting overtuigt mij ook dat hierbij best kan vertrokken worden vanuit de rechterlijke orde en dat zeker niet op een verder initiatief van de wetgevende of uitvoerende macht moet gewacht worden alvorens zelf het heft in eigen handen te nemen. Het vandaag besproken model van de Time sheets van de hoven van beroep heeft zeker niet de pretentie een wegwijzer te willen zijn voor alle geledingen van de rechterlijke orde. Het ligt voor de hand dat voor welk project van werklastmeting ook, men een draagvlak zal moeten vinden binnen de magistratuur. Het is ondenkbaar dat een werklastmetingmodel voor de zetel top-down zou opgelegd worden aan de magistraten. De communicatie naar alle magistraten lijkt mij dan ook van wezenlijk belang. Doorheen al zijn fasen zal het toekomstige werklastmetingsmodel van de hoven en rechtbanken de goedkeuring moeten verkrijgen van de rechterlijke orde. Het is slechts door te sensibiliseren dat hun actieve medewerking zal kunnen bekomen worden bij het opzetten en introduceren van een werklastmetingsysteem voor alle gerechten. Uiteraard zullen de Adviesraad van de magistratuur en de Hoge Raad voor de Justitie bij dit alles moeten betrokken worden. 17

18 Het lijkt ons dan ook wenselijk dat per type gerecht 4 een commissie werklastmeting opgericht wordt die, weliswaar onder centrale aansturing bv. door de Commissie Modernisering, de zaakcategorieën of kernproducten definieert en tijdschrijfoperaties organiseert die op hun beurt ter validatie voorgelegd worden aan de zogenaamde expertencomités die eveneens per type gerecht dienen opgericht te worden. Ik weet dat er over werklastmetingen in ons land nog zeer controversiële standpunten ingenomen worden. Wij moeten het debat zeker niet uit de weg gaan maar we moeten wel samen zoeken naar de passende invulling van art 352 bis Ger.W. Dit is onze eerlijke plicht. Het lijkt me dan ook gepast om mijn verhaal hier af te ronden en het aan de geëigende organen over te laten om hieruit desgevallend inspiratie te putten en om via de door hen gekozen weg op vrij korte termijn te komen tot een goed uitgebouwd, goed bruikbaar en realistisch werklastmeetsysteem dat eindelijk zou toelaten de middelenallocatie binnen Justitie te objectiveren. Christian De Vel Eerste Voorzitter Hof van beroep te Antwerpen 11/12/ We gaan er inderdaad van uit, anders dan bvb in Frankrijk, dat zaakcategorieën niet vergelijkbaar zijn over de verschillende typen gerechten heen. 18

19 BIJLAGEN: De registratiefiches 1. Model burgerlijke zaken 2. Model correctionele zaken 19

20 Hof van beroep Antwerpen Fiche werklastmeting CONFIDENTIEEL Aan de Eerste Voorzitter van het Hof van beroep Moeilijkheidsgraad: (schaal van 1 tot 5) BURGERLIJK - GEGEVENS EIGEN AAN DE ZAAK Kamer: Alleenzetelend / Colle-giaal (overbodige schrappen) Aantal vaststellingen: Code(s) aard van de zaa k: Tijd besteed aan de behandeling van de zaak door : Voorbereiding (in staat stellen, beschikkingen, nazicht en studie dossier, onverenigbaarheden, ) Terechtzittingen (in staat stellen, uitstellen, voortzettingen, pleidooien, na heropening debatten, ) Beraad (tijdens behandeling, na sluiten debatten, na redactie project, ) Opzoekingen (rechtspraak, rechtsleer) Redactie (voorlopig en/of definitief project, verwerken en nazicht opmerkingen, ) Uitspraak (collationeren, corrigeren, ondertekenen: tussenarrest en eindarrest) SUBTOTALEN: Magistraatverslaggever Magistraat 2 Magistraat 3 Referendaris(sen) Griffier(s) 20

21 DOSSIERGEGEVENS Partijen Totaa l: Aantal partijen met een onderscheiden belang: In persoon: Advocaten: Aantal: Overtuigingsstukken DOORLOOPTIJD 1. Inleiding hoger beroep 2. zaak in staat = aanvraag rechtsdag 3. eerste fixatie om te pleiten (datum effectieve rechtsdag) 4. laatste fixatie om te pleiten (datum effectieve rechtsdag) 5. sluiting debatte n 6. uitspraak DATUM: PROCEDURESTUKKEN Aantal Tussenvonnissen E indvonnis Verzoekschrift hoger beroep B esluiten hoger beroep Hoger beroepen ( principaal en incidenteel) en incidentele vorderingen in graad van hoger beroep Beschikkingen (747 ) Advies Openbaar Ministerie T ussenarresten Eindarrest Bewijsstukken ( geïnventariseerd) Aantal bladzijden VERKLARENDE NOTA: 1. bij de verwerking van de gegevens wordt alles geanonimiseerd (zo wordt ook het rolnummer en de kamer weggelaten) 2. de registratie gebeurt in minuten als tijdseenheid 3. tussenkom sten welke minder dan 5 minuten in beslag nemen, worden niet vermeld 4. wanneer op de terechtzitting geen der partijen verschijnt, wordt daar geen melding van gemaakt op de fiche 5. de registratie "aard van de zaak" geschiedt volgens de bijgevoegde codes 21

22 Hof van beroep Antwerpen Fiche werklastmeting CONFIDENTIEEL Aan de Eerste Voorzitter van het Hof van beroep CORRECTIONEEL - GEGEVENS EIGEN AAN DE ZAAK Not.nr.: Kamer: Collegiaal Code(s) aard van de zaak: Moeilijkheidsgraad: Aantal vaststellingen: Tijd besteed aan de behandeling van de Magistraat Magistraat Magistraat Referendaris Griffier(s) zaak verslaggever 2 3 Voorbereiding: in staat stellen, beschikkingen, nazicht / studie dossier, onverenigbaarheden Terechtzittingen (in staat stellen, uitstellen, voortzettingen, pleidooien na heropen. debatten, ) Beraad (tijdens behandeling, na sluiten debatten, na redactie project, ) Opzoekingen (rechtspraak, rechtsleer) Redactie (voorlopig en/of definitief project, verwerken en nazicht opmerkingen, ) Uitspraak: collationeren, corrigeren, ondertekenen tssarrest en eindarrest) SUBTOTALEN: 22

23 DOSSIERGEGEVENS Partijen Advocaten: Totaal: Aantal partijen met een onderscheiden belang: In persoon: Aantal: DOO RLOOPTIJD DATUM: 1. Inleiding hoger beroe p 2. Datum laatste fixatie (welke aanleiding gaf tot sluiten debatten) 3. Datum sluiting deba tten 4. Datum uitspraak 5. Tot ale duur procedur e hof van beroep PROCEDURESTUKKEN Aantal Tussen vonnissen Eindvo nnis Verzoekschrift hoger beroep Besluit en hoger beroep Hoger beroepen (principaal en incidenteel) en incidentele vorderingen in graad van hoger beroep Beschikkingen (747 ) Advies Openbaar Ministerie Tussenarresten Eindarrest Bewijsstukken (geïnventariseerd) Overtuigingsstukken Aantal bladzijden VERKLARENDE NOTA: 6. bij de verwerking van de gegevens wordt alles geanonimiseerd (zo wordt ook het rolnummer en de kamer weggelaten) 7. de registratie gebeurt in minuten als tijdseenheid 8. tussenkomsten welke minder dan 5 minuten in beslag nemen, worden niet vermeld 9. wanneer op de terechtzitting geen der partijen verschijnt, wordt daar geen melding van gemaakt op de fiche 10. de registratie "aard van de zaak" geschiedt volgens de bijgevoegde codes 23