Samenwerking afdelingen belastingen HHD en HHSK Beleidsveld: Belastingen Vergaderdatum: 20 november 2008 Aard voorstel: Besluitvormend Agendapunt: B.08 Kenmerk VV: 711444 Aantal bijlagen: 1 Aan de verenigde vergadering van Delfland, Ontwerpbesluit: Aan de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland wordt gevraagd om in te stemmen met de bijgevoegde intentieverklaring voor de oprichting van een gemeenschappelijk belastingkantoor, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin in eerste instantie het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard deelnemen. In 2009 zal dan een definitief besluit worden voorgelegd aan de verenigde vergaderingen van het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Probleemstelling: Een aantal ontwikkelingen op het terrein van belastingheffing en -inning heeft voor het Hoogheemraadschap van Delfland en het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard aanleiding gegeven om zorgvuldig naar de toekomstige opzet en organisatie te kijken van de afdelingen belastingen. De belangrijkste ontwikkelingen van invloed op de huidige belastingprocessen zijn: verdergaande digitalisering en automatisering bieden ruimte voor nieuwe ideeën en mogelijkheden in de samenwerking met andere overheden; verdergaande samenwerkingsvormen (heffingskantoren) leiden tot schaalvoordelen en lagere perceptiekosten; steeds meer worden authentieke basisregistraties leidend; verandering wetgeving vraagt om meer specifieke kennis. Om deze redenen wordt voorgesteld om per 1 januari 2010 een gemeenschappelijk belastingkantoor in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling op te zetten waarin het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard zullen deelnemen en waarin de functies en taken van de afdelingen belastingen van beide Hoogheemraadschappen zullen worden ondergebracht. Beoogd effect: Dit besluit dient ertoe de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland de intentie te laten uitspreken om een gemeenschappelijk belastingkantoor op te richten in de vorm van een GR en voorbereidingen te gaan treffen om de oprichting daarvan te realiseren. 1
VV voorstel Inleiding Na onderzoek en verkenning van een aantal varianten stellen de dagelijkse besturen van het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard voor om een gemeenschappelijk belastingkantoor op te zetten op basis van een nieuwe juridische entiteit in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (GR). Hierin zijn het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard in eerste instantie de deelnemers. De doelstelling is dat het nieuwe gemeenschappelijke belastingkantoor per 1 januari 2010 operationeel is. Dit voorstel tot instemming met de intentieverklaring wordt ook aan de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard voorgelegd op 26 november 2008. Kader Met het oog op deze ontwikkelingen en om te komen tot een robuuste en efficiënte uitvoeringsorganisatie hebben de beide waterschappen een visie ontwikkeld voor gezamenlijke opzet van de belastingheffing en -inning. Bij het opzetten van de Gemeenschappelijke Regeling tussen het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard wordt tevens ingezet op verdere uitbreiding van het samenwerkingsverband door het actief betrekken van gemeenten uit de beheersgebieden van beide waterschappen. Met deelname van een aantal gemeenten uit de beheersgebieden kunnen verdergaande (schaal)voordelen worden gerealiseerd, onder andere door verdere opschaling van de uitvoering en het uitwisselen van kennis. Tenslotte behoort het ook tot de mogelijkheden om als volgende stap samenwerking met, of deelname in de GR te zoeken met andere gemeenschappelijke regelingen (bijvoorbeeld SVHW waarin al een aantal gemeenten uit het beheersgebied van HHSK zijn vertegenwoordigd) In de lijn van de bovenstaande visie zijn reeds verkennende gesprekken gevoerd met een 10- tal gemeenten over verdere samenwerking. Hoewel deze gesprekken de indruk hebben gegeven dat de meeste gemeenten geen voornemens hebben om op korte termijn in de vorm van deelname aan een GR samen te werken, is door het merendeel positief gereageerd om op korte termijn op deelgebieden samenwerking met de waterschappen op te starten. Hierbij hebben de gemeenten vooral enthousiasme getoond voor samenwerking op de gebieden van dwanginvordering, kadastrale administratie en één gezamenlijk loket voor kwijtschelding en bezwaar. Toelichting De verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland spreekt hierbij de intentie uit voor een verdergaande samenwerking op het gebied van belastingheffing en - invordering met het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Hierbij is het doel een samenwerkingsverband op te richten met ingang van 1 januari 2010 in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (GR). Vanaf de start wordt in de samenwerking ingezet op het betrekken van gemeenten uit het beheersgebied van beide waterschappen, gericht op uitbreiding van de GR. Als volgende stap kan samenwerking worden gezocht met andere gemeenschappelijke regelingen. Dit biedt op termijn de meeste voordelen voor zowel de klant, de Hoogheemraadschappen en de gemeenten. 2
VV voorstel De belangrijkste voordelen van het opzetten van een gemeenschappelijk belastingkantoor in de vorm van een GR zijn: De perceptiekosten zullen substantieel teruglopen ten opzichte van de huidige situatie. De reeds gerealiseerde voordelen vanuit de huidige samenwerking op belastingterrein tussen het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard worden benut; De kwaliteit van de uitvoering is en blijft beter gewaarborgd dan in de huidige situatie. De samenvoeging van de afdelingen belastingen biedt met betrekking tot doorgroeimogelijkheden en eventuele taakverbreding van het personeel meer mogelijkheden dan in de huidige situatie; De autonomie en bestuurlijke zeggenschap blijven relatief groot en daarnaast blijft de identiteit en herkenbaarheid van de waterschappen voor de burgers groot; De bij een samenwerking achterblijvende overhead kan enigszins worden gereduceerd door afstemming tussen de nieuwe gemeenschappelijke regeling, het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard; De realisatietermijn is relatief kort en is haalbaar per 1 januari 2010. Voor een doorontwikkeling naar een verdergaande samenwerking met gemeenten zal meer tijd nodig zijn. Intussen kan echter reeds actieve samenwerking met gemeenten op deelterreinen worden opgestart (zoals gezamenlijke incasso activiteiten). Hierdoor worden gemeenten steeds meer bij de samenwerking betrokken en kunnen zij uiteindelijk deelnemen in de Gemeenschappelijk Regeling. Financiën Financieel Voorlopige berekeningen geven aan dat de komende drie jaar een gezamenlijke gemiddelde kostenreductie in de uitvoering kan worden gerealiseerd van 1 miljoen euro per jaar ten opzichte van de huidige situatie. Onderdeel van deze kostenreductie is een afbouw van de achterblijvende overheadkosten bij de waterschappen. Personele en organisatorische consequenties Personeel Het benodigde personeel voor de nieuwe belastingorganisatie wordt betrokken uit de beide moederwaterschappen. Het personeel van de Gemeenschappelijke Regeling behoudt de status van ambtenaar en komt in dienst van de nieuwe gemeenschappelijke regeling. De sociale gevolgen die voortvloeien uit de totstandkoming van de nieuwe belastingorganisatie worden voor de betrokken ambtenaren geregeld in een sociaal statuut. Het Sociaal statuut is bedoeld als basis om de sociale en financiële gevolgen voortvloeiend uit de vorming van een nieuwe gemeenschappelijke belastingorganisatie voor betrokken ambtenaren zorgvuldig te regelen. Overige consequenties Juridisch De belangrijkste juridische kenmerken van de op te zetten Gemeenschappelijke Regeling (GR) zijn: Gekozen wordt voor een GR in de vorm van een Openbaar Lichaam. In de GR zal aan beide waterschappen evenveel zeggenschap worden toegekend (gelijke stemverhouding). De opzet van de GR zal zodanig worden gekozen dat uitbreiding van het aantal deelnemers mogelijk is. Uitgangspunt van de op te zetten GR is dat de beide waterschappen de baten en de lasten die samenhangen met het opzetten van een GR (waaronder frictiekosten zoals huisvesting) en de exploitatie van de GR delen op basis van een fifty-fifty verhouding. 3
VV voorstel De exploitatiekosten van de GR na de oprichting zullen worden gedeeld door beide waterschappen volgens een kostentoerekeningssystematiek. De verhouding van de mate waarin de GR activiteiten verricht voor beide waterschappen is hierbij leidend. Besluitvormingstraject/vervolgtraject en communicatie De ondernemingsraden van het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard zijn gedurende het onderzoek voor het opzetten van een gemeenschappelijk belastingkantoor op de hoogte gesteld van de stand van zaken.bij het oprichten van een GR is instemming van de ondernemingsraad vereist. De planning is om medio 2009 de GR ter vaststelling aan uw vergadering aan te bieden. Getracht wordt om een bijzondere ondernemingsraad (BOR) vanuit het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard in te stellen, die wordt samengesteld uit leden van beide ondernemingsraden. Tevens zal een sociaal statuut moeten worden opgesteld, waarmee de sociale gevolgen die voortvloeien uit de totstandkoming van de nieuwe organisatie voor de betrokken ambtenaren worden geregeld. Het sociaal statuut moet worden vastgesteld door het georganiseerd overleg (GO) van beide organisaties. Bijlage(n) Bijlage 1: Intentieverklaring Advies Over dit voorstel is advies gevraagd aan de commissie(s): Commissie Bestuur & Organisatie. Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, de Secretaris, de Dijkgraaf, mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma 4
Samenwerking afdelingen belastingen HHD en HHSK Kenmerk VV: 711444 Vergaderdatum: 20 november 2008 Beleidsveld: Belastingen Agendapunt: B.08 De verenigde vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van d.d. 28 oktober 2008, kenmerk 712147; gelezen het advies van de commissie(s): Commissie Bestuur & Organisatie d.d. 4 november 2008; BESLUIT Aan de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland wordt gevraagd om in te stemmen met de bijgevoegde intentieverklaring voor de oprichting van een gemeenschappelijk belastingkantoor, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling waarin in eerste instantie het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard deelnemen. Dit voorstel tot instemming met de intentieverklaring wordt ook aan de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard voorgelegd op 26 november 2008. In 2009 zal dan een definitief besluit worden voorgelegd aan de verenigde vergaderingen van het Hoogheemraadschap van Delfland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Aldus besloten in de openbare vergadering van 20 november 2008 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma 1
Samenwerking afdelingen belastingen HHD en HHSK Kenmerk VV: 711444 Vergaderdatum: 20 november 2008 Agendapunt: B.08 KERNBOODSCHAP Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft het voornemen om per 1 januari 2010 gezamenlijk met het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard een belastingkantoor op te richten in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het doel is zo te komen tot een robuuste en efficiënte uitvoeringsorganisatie voor de belastingheffing en inning. 1