GEMEENTERAAD - ONTWERPBESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 13 oktober 2015 Besluit nummer: 2015_GR_00789 Onderwerp: Subsidieovereenkomst houdende een structurele samenwerking in het kader van het zusterschap met Weihai (China) - Goedkeuring Beknopte samenvatting: Op 24 september 2013 ondertekenden Gent en Weihai (China) een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst engageren beide steden zich om elkaar te versterken in de zoektocht naar oplossingen voor uitdagingen die gepaard gaan met het proces van verstedelijking. Vlaams-Chinese Kamer van Koophandel vzw (VCKK) heeft via het China-platform (UGent, Provincie Oost-Vlaanderen, Stad Gent) en via haar uitgebreid netwerk in China een jarenlange samenwerking opgebouwd met het Chinese bedrijfsleven. VCKK is de geschikte partner om de Stad Gent te faciliteren in de samenwerking met Weihai. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan de subsidieovereenkomst tussen de Stad Gent en VCKK vzw waarbij jaarlijks en gedurende de volgende 5 jaren een forfaitair bedrag van 3.000 euro,- wordt toegekend aan VCKK. Bevoegd: Mathias De Clercq Bestemd voor: Commissie Haven, Economie en Financiën DE GEMEENTERAAD AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1. De beslissing wordt genomen op grond van: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2. Bijgevoegde bijlage(n): Overeenkomst Stad Gent - Vlaams Chinese Kamer van Koophandel Financiële bijlage (informatief) Gesigneerde intentieverklaring samenwerking Stad Gent / Weihai (informatief) Gesigneerde overeenkomst Stad Gent-Stad Weihai (informatief) p 1 van 8
MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Op 24 september 2013 ondertekenden Gent en Weihai (China) een overeenkomst tot samenwerking. In het kader van deze zusterschap tussen de Stad Gent en Weihai bouwen de Vlaams-Chinese Kamer van Koophandel vzw en de Stad Gent een verdere samenwerking uit. De Vlaams-Chinese Kamer van Koophandel (VCKK) werd opgericht door een groep belangrijke investeerders in China, zoals Agfa-Graphics, Ageas, Ahlers, Barco, Bekaert, Belgacom, Deme, AB InBev, KBC Bank, Picanol en Umicore. Het doel van de VCKK is om enerzijds Vlaamse bedrijven te ondersteunen bij het zakendoen met China en anderzijds Chinese bedrijven te assisteren die wensen te investeren in ons land. De VCKK speelt o.a. een belangrijke rol bij de ontvangst van Chinese delegaties, organiseert China-conferenties, verschaft zakelijk advies, publiceert een wekelijkse nieuwsbrief en een driemaandelijkse nieuwsbrief opgesteld in het Chinees. VCKK biedt mogelijkheden om de Stad Gent te ondersteunen in deze samenwerking met Weihai. De stad Gent wenst dan ook de VCKK structureel in te schakelen bij de realisatie van de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad en Weihai. De subsidieovereenkomst, in bijlage bij dit raadsbesluit, bevat alle details. Deze subsidieovereenkomst voldoet aan de voorwaarden van de Wet van 14 november 1983, artikel 3, artikel 4, artikel 5, 2 en artikel 7, 1 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. De toelage bedraagt jaarlijks 3.000 euro en loopt van bij de ondertekening in 2015 tot 30 september 2020. De middelen zijn voorzien op de reguliere werkingsmiddelen van de Dienst Economie, activiteit AC34353000. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: Tijdens de voorbereiding van het bezoek aan Weihai werd de samenwerking tussen de Stad Gent en VCKK intensiever. Hieruit blijkt de meerwaarde van samenwerking op andere vlakken zoals het ontvangen van Chinese investeerders. VCKK nodigt Stad uit om structurele partner te worden om deze opportuniteiten verder uit te bouwen. Beslist het volgende: VOORSTEL Artikel 1: Keurt goed de subsidieovereenkomst tussen de Stad Gent en de Vlaams-Chinese Kamer van Koophandel vzw, waarbij gedurende 5 jaar jaarlijks een bedrag van 3.000 euro wordt toegekend aan VCKK met het oog op een structurele samenwerking in het kader van het zusterschap met Weihai (China), zoals gevoegd in bijlage en die integraal deel uitmaakt van deze beslissing. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Departement Duurzame Stedelijke Ontwikkeling en Ondernemen Dienst Economie p 2 van 8
Dit besluit kadert in volgende activiteit: AC34353 Bijdragen aan opzetten en versterken van samenwerkingsverbanden Visum van de financieel beheerder: Het visum nummer 5615500488 werd verleend op 01/09/2015 Financiële informatie: Voorgestelde uitgaven: Volgende budgetten zijn nodig en beschikbaar: Budgetplaats Budget Subsidie MJP MJP MJP MJP MJP totaal Positie Code 2015 2016 2017 2018 2019 343530000 6491000 Niet_relevant 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 15.000 EUR Verwachte ontvangsten: Niet van toepassing. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Overeenkomst Stad Gent - Vlaams Chinese Kamer van Koophandel p 3 van 8
Overeenkomst Stad Gent - Vlaams Chinese Kamer van Koophandel Subsidieovereenkomst Stad Gent - VCKK Tussen enerzijds Stad Gent, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Botermarkt 1, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen de heer Mathias De Clercq, Eerste Schepen en schepen van de Haven, Economie en Ondernemen en de heer Paul Teerlinck, Stadssecretaris, hierna Stad Gent genoemd en de Vlaamse Chinese Kamer van Koophandel vzw, met zetel te Koning Albert II-laan 37, 9000 Brussel, en ondernemingsnummer 087122292, vertegenwoordigd door dhr. Bert De Graeve, voorzitter VCKK en mevr. Gwenn Sonck, algemeen directeur VCKK. hierna VCKK genoemd, Wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1. Voorwerp De Stad Gent kent binnen de perken van de kredieten voor deze overeenkomst en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarden en modaliteiten zoals hierna vastgesteld, een subsidie toe aan VCKK, die aangewend moeten worden in het kader van de structurele samenwerking tussen de Stad Gent en de VCKK en dit in het kader van het zusterschap tussen de Stad Gent en Weihai. De samenwerking loopt vanaf de ondertekening van deze overeenkomst tot 30 september 2020.. Artikel 2. Verbintenissen VCKK In het kader hiervan verbindt VCKK zich tot het volgende: 1. Samenwerking Stad Gent-Weihai - De opdrachten en werkzaamheden passen binnen de planning en de algemene coördinatie van het lokaal partnerschap dat de bestuurlijke samenwerking met Weihai aanstuurt; de coördinerende dienst is bedrijfsvoering : internationale relaties en netwerken; - Meewerken aan en ondersteuning verlenen aan de ontvangst van Chinese delegaties Weihai - Afhankelijk van de programmatie zelf of mee voorbereiden en deelname aan Gentse delegaties naar Weihai in het kader van leggen van contacten en faciliteren. - Evalueren van en informeren over ontvangsten, het initiëren van ontvangsten alsook het uitwerken van een meerjarigprogramma, (inclusief bedrijfsbezoeken) samen met de Stad. 1 p 4 van 8
- Weihai office in Gent. Dit is een permanent en vaak geconsulteerd aanspreekpunt voor vragen uit Weihai aan adres van Stad Gent/Gents bedrijfsleven en vice versa. Via deze weg komen vragen bij VCKK en vandaaruit gedispatched naar relevante partners en de Stad Gent. - Over de voortgang en resultaten van de samenwerking zal jaarlijks worden gerapporteerd aan de stad Gent; - De stad Gent kan de meerjarige planning tussentijds en na overleg bijsturen. 2. Communicatie - Logo van de stad Gent onder structurele partners op website VCKK met link naar de website van de Stad Gent - Logo op uitnodigingen VCKK - Logo op wekelijkse nieuwsbrief VCKK (verspreiding: 1000 geadresseerden) - Publicatie nieuwsartikels gerelateerd aan Gent - China in de VCKK nieuwsbrieven - Presentatie activiteiten Stad Gent op website VCKK in het Engels en in het Chinees onder hoofdstuk partnerships - Informatie over investeren in Gent driemaandelijkse nieuwsbrieven die opgesteld zijn in het Chinees. Deze nieuwsbrieven worden gericht aan Chinese bedrijven gevestigd in Vlaanderen en een netwerk opgebouwd door VCKK via Chinese partners, ontvangsten van Chinese delegaties, missies naar China, etc.. - Over de communicatie strategie wordt geregeld overlegd met de stad Gent, waaronder de diensten economie, communicatie en stadsmarketing 3. Ondersteuning acquisitie Chinese ondernemers - Contacten met uitgebreid netwerk bedrijven actief in China en doorgeven interessante contacten aan de Stad Gent. - Organisator of mede-organisator netwerkmomenten Gentse en Chinese bedrijven. - Ad hoc dienstverlening en informatieverstrekking, in relatie tot investeren in China of Chinees kapitaal aantrekken. Artikel 3. Verbintenissen Stad Gent Stad Gent verbindt zich ertoe om gedurende een periode van 5 jaar, jaarlijks een forfaitair bedrag te betalen aan de VCKK. Deze vergoeding is vastgesteld op 3.000 euro per jaar. Het bedrag van 3000 euro wordt voor de eerste maal betaald na ondertekening van deze overeenkomst in 2015. De volgende 4 jaren wordt het activiteitenverslagverslag schriftelijk bezorgd aan Dienst Economie, t.a.v. Mevr. Els Pandelaere, Botermarkt 1, 9000 Gent ingediend op volgende ogenblikken: - 1 november 2016 voor de periode 1 oktober 2015/30 september 2016-1 november 2017 voor de periode 1 oktober 2016/30 september 2017-1 november 2018 voor de periode 1 oktober 2017/30 september 2018-1 november 2019 voor de periode 1 oktober 2018/30 september 2019 Na goedkeuring van het activiteitenverslag door de dienst Economie wordt de bijdrage gestort. 2 p 5 van 8
Artikel 4. - Subsidie De jaarlijkse subsidie van 3.000,00 euro zoals bepaald in artikel 3 wordt door de Stad gestort op rekeningnummer BE76 7330 25313895 van VCKK met vermelding van Partnership Stad Gent VCKK, (jaartal) en dit in het jaar 2015, 2016,2017, 2018 en 2019 VCKK verbindt er zich toe de Stad onverwijld op de hoogte te brengen van de wijziging van desbetreffend rekeningnummer. Alle correspondentie dient te worden gericht aan: Stad Gent, dienst Economie, Botermarkt 1, 9000 Gent. Artikel 5. - Inhoudelijke en financiële controle De VCKK dient bij zijn aanvraag om een toelage zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de stad over te maken, alsook een activiteitenverslag waarin gerapporteerd wordt over de verbintenissen opgenomen in art. 2. De Stad heeft het recht aanvullende informatie en/of stukken op te vragen of, indien nodig, ter plaatse de vereiste controles uit te voeren inzake de aanwending van de subsidie. Bij verhindering van deze controle, kan de Stad overgaan tot terugvordering van de reeds uitgekeerde subsidie. De Stad heeft het recht de subsidie terug te vorderen indien de financiële en inhoudelijke verantwoordingsdocumenten niet worden voorgelegd en wanneer de subsidie wordt aangewend voor andere doeleinden dan waarvoor ze werd toegekend. In geval zou blijken dat de activiteit niet gerealiseerd wordt zoals bepaald in deze overeenkomst, kan de Stad ofwel de betaling van het nog verschuldigde bedrag tijdelijk of definitief opschorten, ofwel het uitbetaalde bedragen terug te vorderen. De toegekende subsidie mag door de uitvoerder niet in pand gegeven worden aan een derde. Elke vastgestelde onregelmatigheid geeft bij de Stad Gent aanleiding tot een deel of de geheel uitgekeerde middelen terug te vorderen en/of de overige subsidies niet uit te betalen. Artikel 6. - Non-discriminatieclausule VCKK verbindt zich ertoe: - geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden. - toegankelijk te zijn voor iedereen. - elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen. 3 p 6 van 8
- de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven. - indien men beroep doet op derden onderhavige code aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van de toepasselijke overeenkomst. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de Stad - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen. Artikel 7.- Betwisting De Stad Gent kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst. Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch Recht. In geval van betwisting zijn de hoven en rechtbanken van Oost-Vlaanderen, afdeling Gent bevoegd. Artikel 8. Inwerkingtreding en duur Deze overeenkomst treedt in werking op moment van ondertekening van deze overeenkomst door beide partijen en eindigt op 30/09/2020. Aldus overeengekomen te Gent op 2015 en opgemaakt in twee originele exemplaren waarvan elke partij verklaart een exemplaar ontvangen te hebben. Voor de Stad Paul Teerlinck, Voor de burgemeester, Stadssecretaris cfr. delegatiebesluit van 16 juni 2014 Mathias De Clercq Schepen voor de Haven, Economie en Ondernemen Voor VCKK 4 p 7 van 8
Gwenn Sonck Algemeen Directeur 5 p 8 van 8