Code blauw Bouwstenen voor een regionaal communicatieplan Code Blauw Grafisch Ontwerp Meester Ontwerpers, Amsterdam boekje Code blauw 7,3 x 10,5 cm Augustus 2007 Auteur Marloes Wittink vts Politie Nederland / npi
Het communicatieplan omvat de volgende onderwerpen 1 Situatieschets 2 Analyse vanuit communicatieperspectief 3 Rol van de afdeling Communicatie bij de implementatie 4 Inzet communicatiemiddelen 5 Landelijke ondersteuning bij de regionale communicatie 6 Overzicht van de landelijke communicatieacties Inleiding Het document Bouwstenen voor een regionaal communicatieplan laat zien welke communicatieve aspecten en consequenties belangrijk zijn bij de implementatie van de landelijke 7 waarden uit Code Blauw. Deze informatie is bedoeld als bouwsteen voor een regionaal communicatieplan. Het document is onderdeel van de toolkit en de persoonlijke begeleiding die ter ondersteuning bij de regionale implementatie worden aangeboden. 2
1 Situatieschets 2 Analyse vanuit communicatieperspectief Ieder politiekorps kent een integriteitsbeleid. De waarden in Code Blauw zijn herkenbaar en feitelijk niets nieuws voor de politie in Nederland. Er is gekozen voor een concernbrede implementatie om de 7 waarden leidend te laten zijn voor invulling van beleid, houding en gedrag van alle politiemedewerkers. In Code Blauw is een vertaling gemaakt van de waarden naar bejegening. Daarmee worden meer handvatten geboden om de waarden te kunnen interpreteren. In de eerdere versie van de beroepscode, die in 2005 is vastgesteld, is deze vertaalslag niet gemaakt. In een aantal korpsen lopen al trajecten, gericht op het professionele gedrag van de medewerkers, waar Code Blauw een ondersteunende rol in kan spelen. Het verdient aanbeveling om de implementatie van Code Blauw een onderdeel te laten zijn van een dergelijk traject. Een apart implementatietraject is dan minder effectief. Communicatie over Code Blauw en de implementatie daarvan wil politiemedewerkers informeren en motiveren. Met als doel bewustwording en herkenning bij de politiemedewerkers over wat de waarden in de praktijk nu werkelijk betekenen. Zij relateren deze waarden aan hun eigen waarden en willen ze ook zichtbaar uitdragen. Waarden zijn waar je voor staat, niet alleen in je werk maar ook in de privé-sfeer. Alle medewerkers kunnen en mogen zich regelmatig afvragen of hun optreden het vertrouwen van de burger(s) in de politie versterkt en in hoeverre dit gedrag leidt tot meer gezag. Omdat waarden mensen in het hart raken, kan de dialoog hierover gevoelig liggen. Bij bejegening gaat het om denken, gedrag en handelen. Waarden kunnen mensen plaatsen voor dilemma s en dit kan in de praktijk risico s met zich meebrengen. Een belangrijk uitgangspunt bij de communicatie is daarom veel ruimte te bieden voor interactie en feedback tussen de verschillende doelgroepen. Door mogelijke dilemma s en risico s in bejegening bespreekbaar te maken, kunnen politiemedewerkers beter invulling geven aan de betekenis van de waarden. Dit heeft weer een positieve uitwerking, zowel op het vergroten van het draagvlak voor deze waarden als voor de gewenste beïnvloeding van houding en gedrag. Het biedt voor de toekomst tevens een stimulans voor doorontwikkeling van de waarden bij een veranderende maatschappij. Zo blijven de waarden levend. De voorbeeldfunctie die het managementteam en de andere leidinggevenden in een korps hebben, geeft ze een belangrijke rol bij het uitdragen van de waarden. Juist voor het creëren van het nodige draagvlak ligt de focus in de communicatie bij voorkeur sterk op deze groep. Zij kunnen een veilige omgeving scheppen voor het bespreken van en aanspreken op waarden en voeren het management van verwachtingen. Zaken die een interactieve en open dialoog stimuleren. 3
Het motto Waakzaam en dienstbaar en Code Blauw zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het motto geeft met twee woorden aan waar de politie voor staat en de 7 waarden geven mede intern betekenis aan dit motto. De landelijke communicatiestrategie wil deze verbinding duidelijk laten zien en elkaar laten versterken. De regionale communicatie kan daarop aansluiten. Tegelijkertijd kan de vertaalslag gemaakt worden met mogelijke andere waarden die al in een eerder traject binnen de regionale organisatie zijn geïmplementeerd. 3 Rol van de afdeling Communicatie bij de implementatie 4 Inzet communicatiemiddelen Het is belangrijk dat het implementatietraject van Code Blauw breed gedragen wordt en de waarden ervaren worden als de waarden van het hele korps. Om dit te waarborgen en ook te voorkomen dat de waarden worden gezien als waarden van een bepaalde afdeling (bijvoorbeeld de afdeling Integriteit of de afdeling P&O), is het advies de regionale afdeling Communicatie vanaf het begin te betrekken bij het implementatietraject. Deze kan goed inschatten met welke communicatiemiddelen de medewerkers bereikt en gestimuleerd kunnen worden. Bij de communicatie over de implementatie is het raadzaam gebruik te maken van de bij het korps bestaande communicatiemiddelen en -kanalen. Deze zijn vertrouwd bij de medewerkers en verhogen de kans dat de boodschap ook gelezen of gehoord wordt. Investeringen in nieuwe communicatiemiddelen of een hogere frequentie van de inzet van bestaande communicatiemiddelen zijn dan vooral bedoeld om de dialoog of interactie tussen leidinggevenden en medewerkers over de waarden te stimuleren. Op de regionale intranetsite kunnen bijvoorbeeld pagina s gepubliceerd worden over Code Blauw met een download naar documenten en artikelen en verwijzing naar Politie Kennis Net (PKN) en Politie Discussie Net (PDN). In de diverse reguliere overlegvormen, zoals werkoverleg, trainingen en briefing-, werving-, selectie- en coachingsgesprekken, kan Code Blauw een vaste plek op de agenda krijgen. Eventueel nieuwe communicatiemiddelen die ingezet kunnen worden tijdens de implementatie zijn bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief Integriteit of een regionaal forum voor een open dialoog met medewerkers. Een dergelijk forum kan als start dienen voor een discussie die verdere interactie bevordert. Het kan tevens als managementinstrument worden ingezet bij het bepalen van de verdere implementatiestrategie. Folders en posters kunnen worden ingezet als ondersteunende middelen, evenals blauwe stickers en teksten op of bij spiegels in de bureaus, 4
5 Landelijke ondersteuning bij de regionale communicatie Het Landelijk programma HRM politie adviseert waar gewenst en waar mogelijk bij communicatievraagstukken gerelateerd aan de implementatie van Code Blauw. Met vragen over de communicatie kunt u terecht bij de volgende personen: Marja Visser, projectleider integriteit van het Landelijk programma HRM Politie / T 06-506 831 52 / E marja.visser@npi.politie.nl Francie van de Beek, hoofd communicatie (wnd) NPI T 06-250 120 12 / E francie.van.de.beek@npi.politie.nl Meer informatie kunt u vinden op Politie Kennis Net (PKN>Personeel>Organisatiezaken>Integriteit) Het schema op de volgende pagina s geeft een overzicht van landelijke communicatieacties ter ondersteuning van de landelijke implementatie van Code Blauw en geeft suggesties voor regionale communicatieacties die daarbij kunnen aansluiten. 1 Code Blauw is de werkterm die de politieregio Utrecht heeft bedacht bij hun regionale implementatie van de beroepscode. Deze naam bleek in de praktijk zo aansprekend, dat met toestemming van de regionale afdeling Communicatie deze naam is overgenomen voor gebruik bij de landelijke implementatie van de beroepscode. Code is kort voor beroepscode. Blauw staat voor de politie. Om de regionale communicatie verder te kunnen ondersteunen zijn naast dit document nog enkele landelijke middelen ontwikkeld die tegen betaling te verkrijgen zijn, t.w.: Boekje Code Blauw 1 (borstzakformaat 7,3 x 10,5) Hierin zijn de waarden van de beroepscode helder en handzaam samengevat en wordt de verbinding met het motto Waakzaam & Dienstbaar gemaakt. Het is mogelijk om dit boekje tegen meerkosten op het eerste schutblad te voorzien van de eigen korpsnaam. Het boekje kan aan alle medewerkers worden uitgereikt. Een goed moment voor uitreiking aan nieuwe medewerkers is bijvoorbeeld de beëdiging. Het boekje is rechtstreeks te bestellen bij het Landelijk Programma HRM Politie / T 030 634 84 44 / T 030 634 84 99, E ellen.de.jong@npi.politie.nl. Een exemplaar kost 3,50. Meerkosten voor een eigen logo en/of tekst op het eerste schutblad worden vooraf overeen gekomen. DVD DILEMMA?! De exacte kosten zijn op dit moment nog niet bekend. Korpsen die hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van de DVD kunnen vrij hierover beschikken. Voor andere belangstellenden moet nog een regeling getroffen worden. 5
Overzicht van de landelijke communicatieacties ter ondersteuning van de landelijke implementatie van Code Blauw en suggesties voor regionale communicatieacties die daarbij kunnen aansluiten voor de periode vanaf juni 2007. Periode Doelgroep(en) Landelijke communicatie/ Suggesties regionale implementatieacties communicatieacties mei - juli Korpschefs en diegenen die door de Rondje maken langs alle regio s. Verslag van gesprek per email 2007 korpschef zijn uitgenodigd deel te Doelen: kennis maken, infomeren versturen naar belanghebbenden. nemen aan het overleg (geldt voor alle partijen) en Laatste nieuws publiceren op intranet. ondersteuning aanbieden (verwijzen naar toolkit, vraagbaak en website). Communicatiemiddel: Overleg en presentatie. Uitreiking toolkit op Cd-rom. juni - COP Informeren over Code Blauw en draagvlak september creëren voor implementatie. Verzoek 2007 boodschap verder te verspreiden naar regionale ondernemingraden. Communicatiemiddel: Overleg met een afvaardiging uit het COP op uitnodiging van de vts Politie Nederland en het Landelijk Programma HRM Politie. Presentatie voor het voltallige COP in september. 19 juli 2007 CGOP Overleg over Code Blauw in Uitkomst communiceren naar aanwezigheid van de landelijke contactpersonen portefeuillehouder integriteit juni-juli Korpschefs, hoofden P&O, Informeren over het resultaat van het Doorsturen email(s)/nieuwsbrief naar 2007 hoofden Communicatie en overleg met het COP en verder nieuws. belanghebbenden binnen het korps en hoofden Integriteit/BZ Communicatiemiddel: email of digitale deel van de tekst publiceren als nieuwsnieuwsbrief van het HRM-programma feit op intranet. (Nieuwsflits). juni-september Korpschefs, hoofden P&O, Regelmatig Infomeren over de laatste Periode van voorbereiding plan van 2007 hoofden Communicatie en stand van zaken van het implementatie- aanpak regionale implementatie. Advies hoofden Integriteit/BZ traject. Communicatiemiddel: wanneer er is om een bijbehorend regionaal nieuws te melden is, dit op regelmatige communicatieplan op te stellen. tijden versturen per email, mogelijk in de vorm van een nieuwsbrief. Tussentijds informeren over de voortgang aan belanghebbenden. voorjaar Politieambtenaren die taken hebben Informeren over de stand van zaken, Verslag bijeenkomst delen met belang- 2008 in de implementatie van Code Blauw motiveren, kennis delen en mogelijkheid hebbenden in het korps en vermelden binnen hun korps tot landelijke feedback, dialoog en op intranet. netwerken creëren. Communicatiemiddel: landelijke bijeenkomst Een verslag van deze landelijke bijeenkomst wordt aan de regio s toegestuurd. Communicatiemiddel: email en/of nieuwsbrief. 6
Periode Doelgroep(en) Landelijke communicatie/ Suggesties regionale implementatieacties communicatieacties december Betrokkenen bij INK-kwaliteitsaudits Code Blauw en bejegening meenemen in Regionaal kan onderzocht worden in 2007 de INK-kwaliteitsaudits die in de korpsen hoeverre de implementatie van de worden gehouden (integratie auditor- waarden van Code Blauw gemeten kan trainingen). Communicatiemiddel: overleg worden, bijvoorbeeld intern in medewerkertevredenheidsonderzoek en extern in burgertevredenheidsonderzoek. Binnen de gekozen implementatiestrategie kan een richtlijn zijn geformuleerd voor een integratie van de waarden in diverse P-instrumenten zoals aanstellings-, beoordelings- en functioneringsgesprekken. Belangrijk is de resultaten te blijven delen met medewerkers van het korps zodat Code Blauw blijft leven. Juli 2008 Contactpersonen regionale Tussentijdse evaluatie van de landelijke Verspreiden van deze informatie binnen implementatie Code Blauw implementatie van Code Blauw. het korps, bijvoorbeeld via intranet. Communicatiemiddel: email, brief en/of nieuwsbrief. december 2008 Contactpersonen regionale Evaluatie landelijke implementatie van Verspreiden van deze informatie implementatie Code Blauw Code Blauw. Communicatiemiddel: landelijk email/brief en/of nieuwsbrief 7
Overzicht van de reeds gerealiseerde landelijke communicatieacties ter ondersteuning van de landelijke implementatie van Code Blauw en suggesties voor regionale communicatieacties die daarbij kunnen aansluiten in de periode voorafgaand aan juni 2007 Periode Doelgroep(en) Landelijke communicatie/ Suggesties regionale 2007 implementatieacties communicatieacties januari 2007 RHC RHC heeft op 24 januari Code Blauw De korpschef informeert het MT goedgekeurd en opdracht gegeven over over in de Raad genomen besluiten te gaan tot implementatie met het verzoek Code Blauw te verbinden aan het motto Waakzaam & Dienstbaar. februari-maart Korpschefs (incl. directeuren vtspn Informeren en motiveren over Code Blauw, Korpschef bespreekt Code Blauw en 2007 en Politieacademie de implementatie, toolkit en rondje van implementatie met MT en overige de landelijke coördinator Implementatie belanghebbenden en spreekt af wie bij Code Blauw langs alle regio s. het gesprek met de landelijke project- Communicatiemiddel: brief + email coördinator Implementatie Code Blauw (digitale versie beroepscode) (Marja Visser) aanwezig zal zijn. februari-maart Hoofden P&O, hoofden Communicatie Informeren over Code Blauw en de Aankondiging op intranet over Code 2007 en hoofden Integriteit/BZ inhoud van de brief naar de korpschefs. Blauw en de landelijke implementatie. Communicatiemiddel: email. april 2007 Directeur Politie en minister van BZK Informeren over de beroepscode en start implementatietraject. Communicatiemiddel: Brief maart-mei Korpschefs, hoofden P&O, Informatie digitaal beschikbaar stellen, 2007 hoofden Communicatie en hoofden zoals Code Blauw, implementatieplan, Integriteit/BZ en andere toolkit. Communicatiemiddel: Eerst op geïnteresseerden extranet van NPI, daarna definitief inrichten op Politie Kennis Net (PKN) maart-april Secretariaten korpschefs Afspraken maken voor rondje regio s. OR wordt door de korpschef geïnfor- 2007 Communicatiemiddel: Telefonisch, meerd over Code Blauw en bezoek van eventueel met vooraankondiging per Marja Visser aan de regio. email april - augustus Politieacademie en werkgroep Afstemmen met de Politieacademie hoe 2007 Leerlijn Integriteit Code Blauw en bejegening geïntegreerd kunnen worden in het initieel en postinitieel onderwijs. Communicatiemiddel: overleg 9 mei RHC Officieel startsein voor het implementatietraject, informeren over de stand van zaken van het landelijke project. Communicatiemiddel: presentatie door de portefeuillehouder Integriteit tijdens vergadering van de Raad van Hoofdcommissarissen. mei Korpschefs, Hoofden P&O, Informeren over officiële start Doorsturen informatie naar hoofden Communicatie en implementatie Code Blauw en belanghebbenden binnen het korps en hoofden Integriteit/BZ aankondigen bezoek aan de regio. deel van de tekst publiceren Communicatiemiddel: email. als nieuwsfeit op intranet. 8